Dans leur ensemble les procédures existantes sont satisfaisantes. Elles permettent un suivi des transactions du projet. Elles sont recommandables pour l'après-projet.
Cependant pour pouvoir les améliorer efficacement et en garantir un contrôle interne et une comptabilisation adéquat nous estimons pour l'après-projet:
LES COMPTES BANCAIRES
que l'on maintienne les deux comptes de l'INCOME: le compte courant et le compte épargne,
que le principe de leur enregistrement, de leur classement et de leur indiçage soient bien défini,
LES CAISSES
Nous avons noté que la conception actuelle de la tenue des petites caisses les font partie intégrante des transactions des comptes bancaires qui les alimentent.
Nous estimons qu'il serait mieux indiqué d'envisager la tenue des livres et journaux auxiliaires des petites caisses et des caisses-recettes pour un meilleur recoupement comptable.
LES PROCEDURES COMPTABLES
qu'un classement systèmatique et uniformise devrait être instauré dans l'après-projet.
Nous estimons que le classement par source d'encaissements ou de décaissements serait le mieux indiqué. Il consite à référencer les pièces justificatives aux extraits bancaires ou aux postes des livres de caisse dans leur ordre chronologique et séquentiel sans exclure la possibilité de faire plusieurs copies pour d'autres classements adaptes à la gestion du projet.
que l'enregistrement systématisé des factures et autres correspondances receptionnées par le projet devrait être d'application dans l'après-projet pour faciliter le suivi de ses transactions et le circuit des pièces comptables.
que les pièces justificatives devraient porter toutes les indications permettant l'identification des lignes budgétaires et des imputations comptables des centres de coûts ainsi que le contrôle des visas et approbations exigés.
Nous recommandons l'utilisation d'un cachet qui pourrait être appose sur toutes ces pièces et où les responsables concernes matérialiseraient leurs contrôles, leurs approbations ainsi que leur comptabilisation.
En se basant sur l'organigramme de l'après-projet, l'organisation comptable devrait être agencée de façon à prendre en charge les transactions des centres de coûts ci-après:
UNITE DE DEVELOPPEMENT DE PECHE
Dans la détermination du résultat analytique d'exploitation de l'après-projet les dépenses du SIEGE seront reparties entre les autres cinq centres de coûts productifs.
Le traitement informatique de la comptabilité devrait être basé sur un logiciel simplifie et adapté intégrant les comptabilités analytiques et budgétaires dans la comptabilité générale.
DE LA GESTION DES MAGASINS ET DES STOCKS
que les procédures dans le posting des mouvements entrées soient renforcées par le classement et la conservation aux magasins des copies des bordereaux de réception des articles commandés ou des copies de leurs factures.
L'émission des bons d'entrée internes peut être également envisagé.
que les informations relatives à ces pièces citées ci- haut soient postées sur les fiches individuelles de stocks correspondantes.
que les mouvements de sortie des articles aux magasins vendus au comptant soient appuyés par des pièces justificatives dont les copies seront gardées et classées par les magasiniers et référencées sur les fiches individuelles.
DE LA GESTION DU PATRIMOINE DU PROJET
qu'un inventaire de tous les biens durables et immobilisés qui seront mis à la disposition de l'après- projet soit établi et que sa valorisation soit également envisagée.
que l'après-projet prenne une décision de réévaluation des actifs repris sur base de la note de la centrale comptable et organisation de la Présidence de la République Rwandaise du 20 Décembre 1990.
PRODUCTION
que l'émission des factures achats de la production en trois exemplaires soit envisagée en vue de permettre à tous les tiers et services du projet concernés de disposer des pièces justificatives garantissant un contrôle interne fiable.
qu'une fiche de suivi analytique de la transformation soit conçue pour pouvoir déterminer son coût réel complétant comptablement ainsi les fiches de stocks et de production déjà en place.
