I.  引言和背景

1. 在2000年5月计委和财委的联席会议上，秘书处向两委员会提出了关于粮农组织新的财务系统项目（Oracle项目）的执行问题。该报告指出了在执行第一年期间构成主要执行问题的五个具体领域（实地会计系统、数据转换、清理帐目管理、连接问题和项目工作的系统支持），并提出为纠正这些问题在2000年财政年度余下时间里必须采取的具体行动。文件还指出：该项目从一开始就人员配备不足，资金不足，竭力获得足够的资源在使粮农组织无力处理和解决问题方面起了很大作用。
   
   
2. 成员们表示赞赏对迄今取得的进展进行的全面而坦率的介绍。成员对项目预算和执行问题进行了详细的询问。它们还注意Oracle项目对粮农组织的重要性，表示关切该项目落后于计划时间，资金不足。两委员会要求秘书处i) 在其9月会议上提交报告，并就要完成的工作的性质和工作量以及解决该项目未决问题的费用、时限和可能的资金来源提供进一步情况；ii) 呼吁提供自愿捐款，尽管总干事有权在现有预算批准内分配资金。
   
   
3. 本说明的目的是向财委和计委汇报5月会议以来为解决项目问题进行的工作，以及为解决在该项目执行和筹资方面遗留问题所计划或已安排的何种行动。本说明还叙述了在1999年11月大会讨论工作计划和预算过程中所预见的财务司的改革和加强的有关问题。
   
   
4. 本说明寻求两委员会支持本文件结论中确定的资助该项目的拟议方法。

II. Oracle项目

5. 在2000年5月财务和计委会议之后高级管理部门要求Oracle项目组对该项目进行全面审查，并拟定2000－01两年度余下时间的经修改的工作计划和预算；将解决最初执行问题的工作计划，使粮农组织会计业务职能正常化，为2001年将需要的Oracle项目大力改进铺平道路。^a/
   
   
6. 项目组拟定并经高级部门审定的工作计划和预算，定为三项主要工作：i) 以解决最初执行问题有关的工作和费用；ii) 确定粮农组织帐目和帐目登记问题的工作费用；iii) 升级使用Oracle 11.I版的工作。为此工作计划制定的预算概述在下表中，并在本报告正文中进行了更详细的讨论。

7. 上表表明2000年7月1日至2001年12月31日共18个月期间执行拟议工作计划的预算总额为750万美元。鉴于涉及的工作的量大，管理部门已对如何进行作出一些决定。具体说来总干事决定：

B. 2000－01两年度工作计划预算之外的资金

8. 为填补350万美元缺额的三种可能的资金来源：(i) 预算外自愿性捐款，(ii) 使用拖欠会费交款和/或(iii) 预算各章之间的内部转拨。
   

预算外自愿性捐款

9. 根据财政委员会的建议，已在6月向各捐助方呼吁提供捐助支持该项目，各捐助方响应消极或要求提供该项目的额外情况。将在9月份进一步努力寻求捐助方支持。
   
   

使用拖欠会费交款

10. 如1999年9月上届大会讨论的那样，在2000－01两年度内主要会费国可能缴纳拖欠会费。大会授权在收到拖欠会费，由计委和财委审查重点，随后经理事会批准之后使用这些拖欠会费交款。
    
    
11. 建议这类拖欠会费交款应部分用于本项目，两委员会在本届会议审议其使用的重点时（议题5和文件CL 119/19拖欠会费交款使用）应考虑这一问题。该文件提出：350万美元的全部短缺（以及第二阶段的资金）应用拖欠会费交款提供。
    

预算各章之间的转拨

12. 无法预测在2000－01两年度内是否可从预算外捐款筹集到足够资金，亦无预测本两年度内是否会收到预期的拖欠的会费交款。如果这两种来源均无法提供足够的资金，则需要通过预算各章之间的转拨，从工作计划和预算内为350万短缺额提供资金。尽管无法确定各章之间的精确影响，但必须寻求财政委员会本届会议原则上批准向第五章进行预算转拨。这是因为否则的话批准过晚，如果在2001年5月财政委员会会议之时才获得批准，则无法授权在2001年尽早开始这些系统的工作计划。
    
    
13. 因此总干事寻求委员会原则上批准进行必要的预算转拨，条件是：a) 尽量少用这类转拨；b) 将尽可能保护第二章技术计划和经济计划；c) 将用通常方式向委员会明年的会议提供拟议转拨的详细情况。
    
    

C. 工作计划－2000年6月至9月

14. 在总干事授权可以利用的资金范围，今年余下时间的工作重点是：

15. 有了这些决定以及总干事授权可以利用的额外资金，已有可能推动5月份提请委员会注意这些问题的议程，解决一些启动问题，实施工作计划的其它一些关键成分。即在6－9月期间：

D. 工作计划－2000年9月－12月

16. 这一期间的工作重点将是三项主要活动：进一步解决执行问题；完全解决粮农组织帐目的问题；完成对所有财务活动的全面审查和重新制定。这项活动将使财务司和信息系统及技术司开发将于2001年进行的Oracle 11i 版改装和移动工作的最新蓝图。解决执行问题意味着：

旅 差

1. 信息系统及技术司将接管目前由卖方处理的该系统的保持，将分配额外人员负责这项工作。这将有可能对软件变化作出更快的反应，保护粮农组织免受卖方对基本产品所作的无助于粮农组织的变化。
   
   
2. 将修改ATLAS软件，以反映关于每日生活费津贴制度的决定，纠正最初版本产品内在的会计事项管理问题。这项工作可在Oracle 11i 升级之前完成，因为旅差系统是一个非Oracle 系统。
   
   
3. 将聘用顾问编写旅差会计业务手册和工作人员旅差手册。

应付帐目和应收帐目

1. 在这两者会计业务中，必须解决详细帐目的核对问题。
   
   
2. 在这两种业务领域需要审查和重新规定有关系统、程序和报告，以作为对Oracle 11i 改建步骤的投入。
   
   
3. 需要完成/重新编制某些产出和报告，以使财务司能够启用该系统中的自动记帐规范。

总 帐

1. 在按Oracle 11i 版对总帐改建之前，必须审查和规定造成最初结构问题的程序。
   
   
2. 需要制定适当的每月和每季结帐程序，规定定期的财务报告。
   

项目会计

1. 需要审查与项目财务管理有关的程序问题和报告问题，并需要相应地修改项目会计手册。
   
2. 此外需要制定一项战略使粮农组织驻国家代表处、分区域办事处和联络处可以为项目管理和报告目的利用数据库。
   

改进数据库

1. 需要加强数据库（不是Oracle 11i 版升级的一部分），以使非财政数据集（即项目、人力资源数据、旅差和采购信息）能够达到全组织的管理信息系统报告要求。
   
   
2. 需要规划和颁发统一管理信息系统的报告（提供财务数据），以支持持续的管理信息。
   
   
3. 需要对项目管理和捐助方可选择的预选报告方案增加项目捐助方报告。
   

17. 信息系统及技术司在今年余下时间里为支持上述工作计划需要提供的技术工作将额外增加拨款57.5万美元。这些资金将用于数据库管理和系统保持活动以及采购和支持供粮农组织驻国家代表处在因特网上安全检索财务数据的硬件、软件许可证和安全模式。
    

E. 工作计划－2000年

18. 涉及2001年工作计划大多重点是Oracle 业务应用的改建和移动，因为业务将转入Oracle 财务－11i 版。如上指出，Oracle 已通知粮农组织：到2001年底它们不再支持粮农组织目前运作的10.7版。新版的Oracle 具有重要的新的和加强的功能，完全采用“万维网”技术。它在Oracle 产品与外部系统之间有更先进的连接，更便利用户。
    
    
19. Oracle 公司通知其用户：它们计划一个为期6月的设定软件的开发阶段，作出业务处理改进并适当试验新系统。
    
    
20. 这项改进不是一个小项目，在许多方面构成原先执行的改建，它还要求进行培训，教育用户方法和软件处理有何改变。Oracle 的指导意见是：各组织应当计划在执行改进方面花费它们在最初采用Oracle 系统所花的时间和款额的大约25％。
    
    
21. 在2000年下放完全发展改建蓝图之前，对2001年11i 改进工作转拨了资金260万美元。这一数额包括额外的软件25万美元，但不包括上述培训计划，该计划将向各用户司 。
    

III. 财务司的改革和加强

22. 1999年11月“大会获悉正在计划进一步的改建要求，在处理本文件之时尚未能确定，设想的解决方案不会对总的资源产生影响。这些要求特别涉及加强财政司，还将适时向财政委员会报告。”¹
    
    
23. 宜报告这项审查的结果，因为它们与全面支持Oracle 的必要性密切相关，还具有资源影响，尽管在预算总额内。若干因素要求目前审查和加强财政司的结构。这些包括：

• 为最佳利用Oracle 设施对特定的先进技术技能的需求；
  
  
• 改革部管理支持组和创建集中管理的支持处产生的经修改的工作流量；
  
  
• 因加强内部控制需要所产生的财务司的工作量增加（如付款控制、当地审计核查等）；
  
  
• 在最近的预算严重拮据期间财政司工作人员配备的预算大量削减（自1992－93两年度以来减少27％）。

24. 根据对现有结构的一项详细审查，认为支持人员与专业会计师的比例已不再适宜。第一步要求取消9名一般服务人员职位，已记入2000－01两年度工作计划和预算。然而业已证实审查专业人员需要较困难，因为要区分建立新系统和程序产生的短期需要与处理专业人员配备不足的长期应对措施存在问题。
    
    
25. 该司提出一项新的结构，包括增加11名专业人员职位和再撤销一名一般服务人员职位。这一新的结构经编制小组审查，小组建议接受有关建议。因此总干事已批准临时设立11个额外职位，为期3年。同时他授权2002－03两年度工作计划和预算建议增设这些职位，他要求行政及财务部助理总干事及时对该部的人员配备需要进行审查，以便将结果反映在2002－03两年度工作计划和预算中。他表示期望由于自然减员而产生职位空缺之时，或随着行政效率的提高，如通过执行Oracle而发生冗员时，该部可以撤销一些职位。
    
    
26. 请委员会注意并记录它赞同总干事关于财务司设立11个专业人员职位为期三年的决定，并获悉在2002－03两年度工作计划和预算中提出确定建议。
    
    
27. 当然这些建议将影响本两年度产生的费用额，并造成预算第五章和第九章的开支额增加，后者涉及大会为支付重新安置和离职费用批准的900万美元的额外授权。只有了解了任职和离职的日期之后才有可能提供精确的数字，但初步估计表明费用增加第五章大约140万美元，第九章大约100万美元。这两笔款额将由本组织的空缺职位产生的节约提供资金。这类节约将对计划执行产生影响，有关细节将在确定了具体空缺职位时提供。
    

IV. 结 论

28. 秘书处认为重新制定的工作计划以及通过两年度平衡预见的资金将使Oracle 项目走上轨道，使第一阶段圆满结束。
    
    
29. 提请注意为执行这一项目寻找足够资源方面还存在困难。作为1996－97两年度工作计划和预算的一部分，总干事提出了一项额外拨款2000万美元，为替换本组织财务行政系统（FINSYS/ PERSYS）提供资金。这项要求不仅为成员所否定，而且本组织1996－97两年度工作计划和预算还被削减5　690万美元，即削减8.5％，结果是要从正常计划预算中为这一必要的项目提供资金已被证明是一项不可能完成的任务。
    
    
30. 若要完全利用，额外预算将使项目总费用达到2　800万美元，比粮食署为其类似的SAP系统预算的开支额多大约300万美元。尽管执行这些主要系统的费用很高，但分配预算1000万美元执行如此规模和复杂的工作是绝非现实或合理的数字，因为它涉及高级技术、一体化的软件结构、最新工艺的硬件和通信技术、完全改造粮农组织所有的行政和财务过程、会计和报告。还应承认：粮农组织内部未掌握Oracle 的技能和专门知识，可以全部完成这项工作，而这一领域的外部专门知识过去和现在均非常昂贵。
    
    
31. 鉴于迄今的经验，请两委员会：

1. 注意和记录它们同意总干事按其权限作出的下列决定：

• 推迟Oracle 项目第二阶段，将腾出的资源用于强化第一阶段；
• 在财务司内设立11个临时专业人员职位，为期三年，并指出在2002－03两年度工作计划和预算中将作出更确定的建议；
  

2. 赞同进一步努力为全面执行Oracle项目寻求预算外支持，呼吁所有成员对Oracle项目第一阶段和第二阶段作出自愿捐款来协助本组织；
   
   
3. 赞同总干事关于根据大会第3/99号决议分配拖欠会费交款时优先重视这项活动的建议。

32. 此外，认识到上述b)项和c)项提出的行动可能无法促成为在本两年度完成Oracle的执行工作及时提供足够的资源，因此请财政委员会在已批准的2000－01两年度预算中原则上批准划拨：

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^a/ Oracle已通知其用户在2001年底之后将不再支持10.7版（粮农组织当前使用的Oracle财务应用）。新版本11i含有重要的新功能，并采用万维网站技术。

¹ C99/REP 第92段