CHAPITRE 6: CHARGES COMMUNES

553. Le présent chapitre couvre les coûts des charges communes, y compris le courrier et la valise diplomatique, la distribution de documents, l'organisation des archives, les achats, l'entretien des bâtiments et la sécurité au siège de l'Organisation, qui sont gérés par la Division des services administratifs (AFS). Il englobe aussi les coûts similaires des charges communes des Bureaux régionaux et sous-régionaux.

Variation des ressources

554. Comme indiqué dans le chapitre précédent et ci-après dans les sous-programmes pertinents, les variations de ressources tiennent essentiellement aux transferts provenant du Grand Programme 5.2.

Documents, archives centrales et communications: services aux utilisateurs

555. Le Sous-Programme 6.0.0.1 concerne le courrier, la valise diplomatique, la distribution des documents et les archives. Avec la mise en place d'un Système de gestion des archives numériques, le Groupe des archives fait face progressivement aux besoins courants de gestion des archives numériques.

Entretien des locaux

556. La priorité absolue du Sous-Programme 6.0.0.2 est de financer les services collectifs et les besoins d'entretien courant, notamment le nettoyage, la rénovation et la restauration des locaux, ainsi que les travaux d'entretien importants des bâtiments et d'installations techniques auxiliaires. Comme par le passé, les crédits alloués aux travaux d'entretien importants et à l'amélioration des installations restent limités. Pour ces derniers travaux, on compte plus que jamais sur l'aide du gouvernement italien ainsi que sur des donateurs publics ou privés. Les principales activités concernent le suivi de la construction de la nouvelle bibliothèque ainsi que d'importants travaux dans les bâtiments A (restructuration afin de respecter les normes de sécurité et de sûreté de l'UE) et D (climatisation et installations sanitaires) financés par le gouvernement du pays hôte et la réalisation de travaux importants (signalisation dans les bâtiments; systèmes de détection et d'extinction des incendies; comptoir de distribution des documents de séance).

Achats

557. Le Sous-Programme 6.0.0.3 couvre le Service des contrats et achats (AFSP) qui procède à des achats ou qui passe des contrats à l'issue de soumissions d'offres au plan national et international ainsi que pour les activités relatives aux achats dans le cadre des programmes ordinaire et de terrain. Du fait des urgences, l'importance des achats s'est considérablement accrue et l'on prévoit le maintien d'un volume important d'activités. Le Service des contrats et achats continuera à aider les bureaux décentralisés à organiser des achats sur place. Au cours de l'exercice 2002-2003, le suivi des procédures opérationnelles se poursuivra et les modifications nécessaires seront apportées sur la base des besoins relatifs à la mise en place d'Oracle et du Système de comptabilité de terrain. Ce Service évaluera aussi tous les gains d'efficience susceptibles de découler de l'utilisation d'Internet et d'autres outils et s'efforcera d'en tirer parti. La responsabilité du règlement des factures passe de la Division des finances (AFF) au Service des contrats et achats.

Sécurité et transport

558. Ce sous-programme est consacré à la protection des personnes, des biens et des locaux du siège et à la coordination de ces activités avec les autorités gouvernementales. Il comprend aussi la prévention des incendies et les transports officiels locaux. Toutes les fonctions concernant la délivrance de cartes d'accès aux bâtiments - dont certaines relevaient de la Division de la Conférence, du Conseil et du Protocole (GIC) sont maintenant du ressort de la Sous-Division de la sécurité et des transports. Un secteur important concerne la mise en place de nouveaux plans de sécurité, compte tenu des possibilités offertes par l'amélioration récente des installations et des nouvelles technologies disponibles et en mettant l'accent sur la prévention des incendies.

559. Le Sous-Programme 6.0.0.9 concerne maintenant l'ensemble du Bureau du Directeur de la Division des services administratifs (AFS) dont une partie relevait précédemment du Chapitre 5 (services de soutien). Le Bureau du Directeur s'occupe activement d'importantes opérations d'achats en Iraq, du suivi nécessaire des grands projets relatifs à l'infrastructure du siège, et de plus en plus d'activités visant à mobiliser des bailleurs de fonds.