SEGUIR MEJORANDO EL PROCESO DE GESTIÓN

Enfoque de la estrategia

845. En un período de tiempo relativamente breve, nuevas tecnologías y sistemas han revolucionado la forma en que la Organización realiza sus actividades y desempeña su misión. Gran parte de este cambio está relacionado con los sistemas de información (SI) y las tecnologías de información y comunicación (TIC). Apenas hace 10 ó 15 años sólo tenían computadoras algunos expertos que aplicaban sistemas administrativos o bases de datos estadísticos de alcance limitado. Actualmente, la computadora es un instrumento esencial en el despacho de prácticamente todos los miembros del personal, y los problemas con los servidores centrales pueden traducirse en miles de horas de productividad perdida. Las innovaciones relacionadas con los sistemas de información y las tecnologías de información y comunicación, como el correo electrónico, los sistemas distribuidos, el acceso a Internet y las videoconferencias, han dado lugar a un considerable aumento de la eficiencia y a mejoras en la calidad de los productos y servicios ofrecidos.

846. Este proceso de cambio continuará a medio plazo, lo que obligará a la FAO a:

1. a aprovechar los actuales sistemas administrativos de información y comunicación, y ampliar constantemente su alcance, introduciendo nuevas innovaciones y aprovechando las oportunidades en ese terreno;
2. continuar racionalizando los procesos administrativos cuando sea posible, y adoptar un proceso de descentralización y delegación de autoridad, y
3. gestionar los necesarios procesos de transición, con especial atención a las repercusiones del cambio y en los recursos humanos.

847. La estrategia actualizada que se presenta a continuación es un resumen selectivo de las principales medidas concretas; otros aspectos podrían considerarse incluidos dentro del "proceso de gestión". Ello no debe interpretarse como falta de atención a las mejoras en la gestión, que continuarán persiguiéndose en forma paralela. De hecho, se consideran dentro de otras estrategias, por ejemplo, Garantizar la excelencia y Multiplicar los efectos de los eecursos para la FAO y sus Miembros.

Medidas relacionadas con los sistemas de información

Nueva generación de sistemas integrados

848. Los sistemas administrativos institucionales de la FAO deben basarse en soluciones de sistemas comprobados y en sólidos principios de rendición de cuentas, que integren la autoridad, la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas. Deberán respaldar el proceso de gestión de manera eficaz en función de los costos, para atender las demandas flexibles de servicios en una gran organización con una amplia red de oficinas de campo, y para facilitar la realización de actividades interdisciplinarias.

849. La nueva generación de sistemas administrativos institucionales de la FAO se está introduciendo de forma gradual para atender las necesidades administrativas y financieras y apoyar la planificación e información sobre la ejecución de los programas. Está integrada por cinco componentes principales:

1. el sistema de Apoyo a la planificación, la supervisión de la ejecución y la evaluación del Programa (PIRES), que se ocupa de la planificación y gestión del Programa, incluida la preparación de documentos clave como el Plan a Plazo Medio y el PLB bienal, y los grandes informes institucionales, el Informe sobre la Ejecución del Programa (PIR) y el Informe sobre la Evaluación del Programa (PER);
2. el componente de Recursos humanos, que deberá estar basado en las funciones estándar de recursos humanos de Oracle, incluida la tramitación de la nómina. Respaldará la gestión, los servicios de administración de los recursos humanos;
3. el módulo de adquisición/activos fijos, basado en las funciones de adquisiciones y activos fijos de Oracle, recoge información sobre los proveedores (incluidos los consultores), transacciones de solicitudes y activos fijos registrados en el inventario de la Organización;
4. módulos financieros, que registran los aspectos de todas las transacciones financieras relacionados con el presupuesto, la contabilidad y los recursos en efectivo, y están basados en las funciones de los productos de Oracle Financials - Libro Mayor (GL), de cuentas por pagar (AP) y de cuentas por cobrar (AR), complementadas por módulos externos relativos a viajes (ATLAS), contabilidad sobre el terreno (FAS) y gestión y supervisión del presupuesto (BMM), y
5. el depósito de datos (DW), en cuanto acervo institucional de todos los datos presupuestarios, financieros, sobre recursos humanos y adquisición, en poder de la organización.

850. Dentro de este conjunto integrado, se han puesto ya en marcha los módulos sobre aspectos financieros y de adquisiciones/activos fijos y el depósito de datos; PIRES está en preparación; ha comenzado la labor básica para la introducción del módulo sobre recursos humanos.

851. La FAO entrará también en el período 2004-09 con una nueva red de amplio alcance (WAN) en funcionamiento. Esta red permitirá el acceso de los representantes de la FAO a los servicios de telecomunicaciones y sistemas administrativos de la Organización, lo que ofrecerá oportunidades de acceso en línea a los instrumentos y bases de datos centralizados. La red, junto con el mayor acceso a la Intranet desde las oficinas descentralizadas, contribuirá a agilizar el flujo de trabajo y el acceso en línea a los módulos de autoservicio. Además, la red permite la integración de las aplicaciones, procedimientos, documentos y actividades de capacitación en todos los lugares donde se encuentra la FAO, lo que puede mejorar significativamente los procesos de gestión.

852. Una vez concluidos a medio plazo, estos servicios grandemente reforzados de sistemas de información y tecnologías de información y comunicación tendrán repercusiones todavía más profundas en el entorno de trabajo y en la gestión de los recursos humanos.

853. Repercusiones en la Organización y en los recursos: Oracle y los módulos externos conexos son competencia del Departamento de Administración y Finanzas, mientras que PIRES se está desarrollando bajo el patrocinio de PBE. Los costos excepcionales para la elaboración de sistemas futuros se programan en el marco del presupuesto de capital. Los costos de desarrollo se estiman en 23,7 millones de dólares EE.UU. para Oracle y los de los módulos externos conexos en 1 millón de dólares EE.UU. para PIRES y otro millón de dólares EE.UU. para actualizar las redes de área local y de amplio alcance. Todo ese monto se financiaría con el pago de los atrasos del principal contribuyente.

Instrumentos de apoyo para aprovechar plenamente los datos disponibles

854. El depósito de datos ha sido un componente clave del anterior Proyecto de Nueva Generación, desde su comienzo en 1996. El acceso a información fácilmente disponible y actualizada sobre la gestión era desde hacía tiempo un tema pendiente para los sistemas administrativos de la FAO, y una de las principales razones de la sustitución de la generación anterior. Los principales objetivos son conseguir que los datos financieros y administrativos sean ampliamente accesibles a los administradores y al personal, eliminar la redundancia y contradicción entre los datos, estandarizar los productos y ofrecer información actualizada a los usuarios en todos los lugares donde se encuentra la FAO. Por ello, el depósito de datos se utiliza ampliamente en toda la Organización como principal instrumento para acceder a la información detallada y resumida. Su ámbito abarca todas las principales fuentes de datos administrativos, sean de carácter financiero, presupuestario o relacionado con los recursos humanos y las adquisiciones.

855. Un depósito de datos evoluciona normalmente a lo largo del tiempo, y el caso de la FAO no es ninguna excepción. Los informes de los depósitos de datos suelen contener sobre todo información financiera, pero se ampliarán para abarcar otros datos durante el período incluido en el plan a plazo medio. La Organización tratará de ajustar la capacidad de los depósitos de datos para tener en cuenta la creciente variedad de informes. Los usuarios tendrán además la capacidad de generar informes adaptados a sus necesidades.

856. Se ofrecerán otros instrumentos a través del Programa de Campo (FPMIS) y PIRES.

857. Repercusiones en la Organización y en los recursos: La Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información (AFI) elaborará nuevos informes en cooperación con los propietarios de los datos. Los costos habituales de mantenimiento pueden cubrirse dentro de los niveles presupuestarios actuales, pero las grandes mejoras exigirían financiación adicional.

Medidas en favor de una cultura basada en los resultados

Armonización de la autoridad y rendición de cuentas con la responsabilidad primaria por la gestión presupuestaria para los directores de programas

858. Una de las características fundamentales de los nuevos sistemas financieros introducidos en mayo de 1999, incluida la eliminación gradual de las dependencias de apoyo a la gestión en la Sede, fue el reconocimiento como responsables fundamentales del presupuesto de los directores de programas y proyectos. Los responsables del presupuesto deben rendir cuentas de la utilización eficiente de los fondos asignados y tienen autoridad para aprobar transacciones con cargo a esos fondos, con sujeción a las normas sobre topes máximos y otras disposiciones administrativas que se aplican a transacciones concretas.

859. Con el fin de consolidar la función de responsables del presupuesto en el contexto del Programa Ordinario, se emprenderán otras iniciativas para armonizar mejor la responsabilidad de los productos de programas y proyectos y la autoridad de gastar los fondos presupuestados. El objetivo general será reforzar el marco del responsable del presupuesto mediante la disponibilidad de información de más calidad y actividades de capacitación orientadas a ellos, como fundamento para una cultura eficaz basada en los resultados.

860. Ello supondrá un examen crítico continuado del apoyo a los procedimientos y sistemas en conformidad con las actualizaciones de los sistemas financieros y, en particular, las mejoras introducidas en las siguientes esferas:

1. orientación sobre los procedimientos acerca de la aprobación de transacciones y la gestión de presupuestos;
2. información sobre sistemas;
3. estrecha integración de la capacitación y el desarrollo de aplicaciones;
4. introducción de cartas de declaración;
5. información disponible para los responsables del presupuesto en las oficinas descentralizadas;
6. disponibilidad de aplicaciones básicas para todas las oficinas mediante una mejor conectividad electrónica (WAN), y
7. racionalización de los instrumentos de apoyo, incluido el apoyo administrativo, ofrecido a los responsables de los proyectos.

861. Este marco reforzado implicará también la necesidad de identificar niveles adecuados de autoridad delegada, junto con una rendición de cuentas basada en la presentación de informes comparativos con los planes de trabajo y las metas descritas más adelante en Medidas relacionadas con el desarrollo de los recursos humanos.

862. Repercusiones en la Organización y en los recursos: AF y PBE tendrían la responsabilidad fundamental en las tareas mencionadas, y podrían necesitarse recursos incrementales para varios proyectos de TI que deberán llevarse a cabo (nuevos sistemas y ampliación de los sistemas a todas las oficinas).

Formulación de actividades del Programa Ordinario y proyectos de campo con los principios de diseño más avanzados

863. El nuevo modelo de programación ratificado por los órganos rectores de la FAO se alejó todavía más de la insistencia tradicional en el control de los insumos (controles de las transacciones) para insistir en los productos y resultados. En conformidad con las medidas precedentes, incluida la consolidación del concepto de responsable del presupuesto, este modelo asume la responsabilidad de la ejecución de los resultados definidos de los programas y la autoridad para la gestión de los recursos con el fin de conseguir esos resultados.

864. La aplicación mejorada del modelo programático para las actividades del Programa Ordinario y la ejecución de otras metodologías avanzadas de diseño para los proyectos de campo requerirá, entre otras cosas, los siguientes elementos:

1. orientaciones actualizadas, teniendo en cuenta los problemas experimentados en anteriores ciclos de programación y las novedades en las publicaciones pertinentes, o los experimentos fructíferos realizados por los gobiernos en sus contextos nacionales;
2. utilización continuada de grupos de trabajo y personas especializadas, con inclusión de los "facilitadores" necesarios de fuera de la FAO, para ayudar al personal en general a aplicar esos principios;
3. cursos periódicos de capacitación en formulación de proyectos y programas, sobre todo para los funcionarios subalternos recién nombrados;
4. mecanismos para mejorar la participación del personal en las oficinas descentralizadas;
5. desarrollo continuo del sistema informatizado de planificación y seguimiento (PIRES), incluida una amplia capacitación informática y ayuda, adaptada al contexto, sobre la metodología y definiciones, y
6. desarrollo continuo de los sistemas para favorecer la ejecución de las actividades en las oficinas descentralizadas y proyectos de campo.

865. Repercusiones en la Organización y en los recursos: PBE, bajo la dirección de los órganos rectores y en asociación con AF (para las actividades de capacitación y con el fin de garantizar la interconexión con los sistemas administrativos fundamentales) continuará orientando la aplicación del nuevo modelo. No se prevé la necesidad de recursos adicionales.

Régimen de evaluación global, con inclusión de procedimientos formales de autoevaluación

866. La evaluación forma parte del régimen de supervisión de la FAO, y debe reforzarse para garantizar el valor y excelencia de los programas. Todos los programas y operaciones, cualquiera que sea su fuente de financiación e independientemente de que se lleven a cabo en la Sede o en oficinas descentralizadas, serán objetivo de evaluación en el contexto del Marco Estratégico y el Plan a Plazo Medio.

867. A medida que los programas se orientan progresivamente hacia los resultados, con indicadores y metas de resultados dentro de un marco cronológico en busca de los objetivos institucionales establecidos en el Marco Estratégico, debe introducirse un régimen adecuado de evaluación.

868. Este régimen de evaluación deberá examinar los resultados de los programas, o conglomerados de entidades programáticas, que contribuyan a los objetivos institucionales, así como el desempeño de las entidades programáticas concretas. Deberá evaluar también la ejecución de las estrategias para resolver los problemas interinstitucionales. El régimen propuesto comprenderá los siguientes elementos:

1. evaluaciones de proyectos de campo, con inclusión de evaluaciones externas y evaluaciones institucionales internas, en que se preste la debida atención a la difusión de las conclusiones de la evaluación;
2. autoevaluaciones - proceso sistemático de evaluación por los dirigentes con especial atención a los logros en relación con los objetivos del programa, pero contando también con exámenes realizados por homólogos;
3. evaluaciones de programas - evaluaciones individuales y colectivas en función de los objetivos estratégicos;
4. evaluaciones temáticas en que se consideren los temas que afectan a varios programas y fondos, y
5. evaluaciones sintéticas periódicas - evaluaciones agregadas de interés institucional basadas en las evaluaciones de orden inferior.

869. Repercusiones en la Organización y en los recursos: El Servicio de Evaluación de PBE respaldará el mencionado régimen de evaluación en coordinación con la Oficina del Inspector General, recursos de evaluación externa y otras dependencias, según convenga. Para ello, institucionalizará el uso de grupos de examen de homólogos para todas las evaluaciones con el fin de mejorar la calidad de los juicios profesionales. Los jefes de programa se encargarán del seguimiento y valoración de la evaluación previa y de las autoevaluaciones de los programas y proyectos que son de su responsabilidad. Si bien la mayor parte de la labor puede llevarse a cabo con los recursos disponibles, se propone para el bienio una cifra de 250 000 de dólares EE.UU. que se pondrán a disposición de PBE para los exámenes de homólogos.

Medidas relacionadas con el desarrollo de los recursos humanos

870. La FAO ha adoptado un planteamiento de la gestión de los recursos humanos y está preparando en ese terreno sistemas integrados en que se vincula más estrechamente la función de recursos humanos con las prioridades programáticas y direcciones estratégicas de la FAO. La responsabilidad de la toma de decisiones para las cuestiones relacionadas con los recursos humanos debería ser competencia cada vez más de los supervisores directos, mientras que la Dirección de Gestión de Recursos Humanos (AFH) se encargaría principalmente de la orientación, asesoramiento y apoyo normativos.

Contratación en el nivel de ingreso y oportunidades de carrera y desarrollo para renovar la capacidad del personal, con el fin de atender las cambiantes prioridades programáticas y contribuir a la diversidad lingüística

871. Durante el período del PPM se prevé una considerable renovación de personal como consecuencia de las jubilaciones, lo que supondrá la necesidad de sustituir a un gran número de funcionarios que dejan sus puestos. Ello ofrece una oportunidad de evaluar las necesidades futuras de dotación de personal en lo que respecta a su número y competencias, así como de renovar las competencias del personal actual, lo que aumentaría su capacidad en conformidad con las direcciones estratégicas de la FAO. Tomando como base las proyecciones de planificación de personal, la sustitución de competencias podría conseguirse para las categorías profesionales y de servicios generales, entre otros medios con la contratación selectiva de personal de servicios generales.

872. Para ello:

1. continuarán utilizándose los sistemas de planificación de personal elaborados durante el bienio de 2002-03, con el fin de reforzar las estrategias de gestión de los recursos humanos; estas estrategias abordarán temas como la sustitución de competencias que se están perdiendo, el desarrollo de estructuras laborales para tener en cuenta las nuevas formas de trabajo y los imperativos globales del equilibrio entre géneros y zonas geográficas;
2. el programa de reclutamiento y desarrollo de profesionales subalternos, basado en la experiencia de 2002-03, utilizará un reclutamiento selectivo para identificar candidatos idóneos y apoyarlos durante sus primeros años de servicio mediante el desarrollo de los conocimientos prácticos y las competencias básicas necesarias. Al analizar el período del PPM el programa de contratación de profesionales en el nivel de ingreso será una característica bien arraigada de la gestión de recursos humanos;
3. tomando como base el examen completado en 2002, continuará la labor sobre la reestructuración de los empleos en la categoría de servicios generales para garantizar que estén en consonancia con las necesidades de la Organización, teniendo en cuenta las repercusiones de la nueva tecnología ofimática y la necesidad de identificar conocimientos prácticos y competencias de nivel superior y las necesidades de mayor flexibilidad en el despliegue del personal de servicios generales; en este sentido, se prevé que la reestructuración de la categoría de servicios generales se habrá llevado a cabo para final de 2004;
4. se desarrollarán las competencias institucionales básicas para el personal profesional y de gestión, y se llevarán a cabo programas de desarrollo que permitan al personal adquirir las necesarias competencias y conocimientos para el desarrollo profesional, el progreso en el empleo y las oportunidades de movilidad, y
5. ello se llevará a cabo mediante iniciativas orientadas a atraer y reclutar personal excelente tal como se propone más arriba en la estrategia Garantizar la excelencia.

873. Repercusiones en la Organización y en los recursos: AFH, bajo la orientación del Comité de Recursos Humanos y en consulta con todas las dependencias y representantes del personal, tendrá la responsabilidad primaria de estas actividades, mientras que los recursos necesarios para la realización de las actividades de capacitación procederían del presupuesto incrementado para desarrollo del personal en todas las dependencias de la Organización, que ascendería del 1,25 al 1,5 por ciento de los costos de personal.

Dispositivos flexibles y eficaces en función de los costos para la adquisición y distribución de los recursos humanos

874. La flexibilidad necesaria en las respuestas institucionales para atender las nuevas necesidades programáticas y orientaciones estratégicas supone funciones de apoyo de base más amplia y un personal profesional que pueda aprovechar plenamente los conocimientos y competencias básicos.

875. Los sistemas para una distribución más flexible del personal, que permitirían por tanto lograr una combinación de personal con contratos de corta y larga duración, permitirían una mejor sintonía con las necesidades programáticas. En este contexto, las acciones previstas son las siguientes:

1. tras la introducción en 2002 de mecanismos más flexibles para la contratación de recursos humanos no incluidos en la plantilla, se mantendrá bajo examen la proporción entre personal con contrato de duración fija y permanente y los empleados con contratos de otro tipo; es también probable que ello suponga un uso creciente de recursos humanos no incluidos en la plantilla y con contratos de breve duración; los nuevos mecanismos contractuales para los empeados no pertenecientes al personal pueden requerir cambios que se llevarán a cabo en el próximo bienio;
2. las estructuras de empleo y de trabajo, sobre todo en lo que refiere al apoyo de los servicios generales, se revisarán para garantizar una mayor flexibilidad en la distribución del personal, y
3. se establecerá para 2006 un nuevo Sistema de información sobre la gestión de recursos humanos basado en las funciones de recursos humanos y personal de Oracle, en apoyo de la información sobre la gestión y la planificación de la mano de obra.

876. Repercusiones en la Organización y en los recursos: Bajo la supervisión del Comité de Recursos Humanos, y con aportaciones de otras partes interesadas, AFH dirigirá las mencionadas actividades, en cooperación con AFI en lo que respecta al sistema de gestión de los recursos humanos. La labor sobre los instrumentos contractuales se llevará a cabo con los recursos existentes, mientras que la aplicación del sistema de gestión de recursos humanos requerirá, probablemente, considerables recursos adicionales (véase, más arriba, la iniciativa Nueva generación de sistemas integrados).

Continuar estableciendo una cultura de gestión que favorezca la igualdad entre los géneros, promueva la iniciativa y el trabajo en equipo y defina claramente la rendición de cuentas sobre la gestión de los recursos humanos

877. Como la Organización concede cada vez más importancia a una gestión eficaz del desempeño, ésta ocupará un lugar fundamental en el establecimiento de sistemas. Un sistema eficaz de evaluación del desempeño debería hacer también posible el reconocimiento del desempeño adecuado, además de corregir el de calidad marginal o deficiente. Ello supondría una mayor delegación de facultades y una mayor flexibilidad para los administradores. Una delegación eficaz requiere mecanismos de rendición de cuentas claramente definidos y el apoyo a los administradores en el desempeño de sus funciones. Esa labor incluirá los siguientes elementos:

1. establecimiento de un sistema de gestión del desempeño basado en planes de trabajo que reflejen los objetivos generales de la Organización establecidos en el PPM y el PLP; el sistema vinculará el desempeño individual con el de las dependencias afectadas y las de rango superior, a través de la jerarquía orgánica, hasta las oficinas, direcciones y departamentos, y
2. estrategias de igualdad entre géneros para conseguir:
1. un equilibrio entre géneros en el personal de la Secretaría, mediante el asesoramiento y asistencia a los departamentos y oficinas en el reclutamiento y selección;
2. que los programas de desarrollo y capacitación del personal incluyan una perspectiva de género;
3. supervisión de los progresos e información sobre los indicadores de desempeño más importantes.

Aplicar prácticas óptimas de recursos humanos dentro del sistema de las Naciones Unidas

878. Para poder seguir siendo un empleador atractivo, la FAO debe velar por que las condiciones de servicios y laborales, y la forma en que se administran, le permitan atraer y conservar personal de calidad. Se adoptarán las siguientes medidas:

1. seguimiento de las novedades en el sistema común de las Naciones Unidas. Durante el período 2004-09, las organizaciones del sistema común continuarán actuando dentro del marco adoptado por la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI);
2. evaluación de los enfoques de los recursos humanos de la FAO en comparación con las prácticas óptimas adoptadas en otras instituciones del sistema común de las Naciones Unidas y en otras organizaciones internacionales. Se prevé que el sistema común continuará intentando agilizar la administración de las medidas de remuneración global del personal. Se adoptarán los nuevos planteamientos elaborados en el contexto del examen de la CAPI acerca de la remuneración y prestaciones durante 2002-03, lo que permitirá a cada organización adaptar aspectos específicos de la remuneración de las Naciones Unidas a sus propias necesidades y estrategias de recursos humanos, y
3. identificación de medidas (incluidas las cuestiones relativas a la vida laboral y la familia) que favorezcan la retención de profesionales de calidad.

879. Repercusiones en la Organización y en los recursos: AFH tendrá la responsabilidad primaria de esta labor, que se llevará a cabo con el nivel de recursos existentes.

Colaboración eficaz personal-administración mediante las consultas con el personal, en particular con las asociaciones de personal

880. La comunicación eficaz y las consultas entre el personal y la administración y la resolución temprana de los conflictos y diferencias son condiciones clave para aumentar la productividad. Se prevé crear un nuevo procedimiento de mediación, con insistencia en la resolución temprana de los problemas y conflictos y fuera del procedimiento formal de apelación. Las medidas previstas son las siguientes:

1. un programa de prevención de conflictos y diferencias, que permita sensibilizar a los administradores acerca de los planteamientos participativos, con especial atención al intercambio de información y comunicación con el personal, y
2. proceso continuado de consulta con los órganos reconocidos de representación del personal, con el fin de promover un diálogo abierto y alcanzar el consenso y la colaboración en la aplicación de las iniciativas de ordenación de los recursos humanos, en particular las siguientes: desarrollo del personal y perspectivas de carrera, introducción de sistemas de trabajo flexibles, gestión del desempeño y políticas sobre el trabajo y la familia.

881. Repercusiones en la Organización y en los recursos: AFH tendrá la responsabilidad primaria de esta labor, que deberá llevarse a cabo con los recursos existentes.