FAO - FC 99ème session

Les membres du Comité financier trouveront ci-après, pour information, le Rapport du Bureau de l'Inspecteur général sur les activités réalisées en 2001.

I. Introduction

1. Lorsque le rapport annuel d'activité a été créé en 1995, il visait à fournir au Directeur général un aperçu des activités du Bureau de l'Inspecteur général. Il s'agissait en fait d'un récapitulatif des rapports trimestriels d'activité présentés durant l'année. Depuis 1996, le Directeur général transmet les rapports annuels du Bureau au Comité financier dont les membres peuvent ainsi s'informer de la nature du travail exécuté par le Bureau. Cette initiative ayant été positivement accueillie par les membres du Comité, elle figure désormais systématiquement à l'ordre du jour de sa session de mai. Voici donc le sixième rapport; il est présenté au Secrétaire du Comité pour traduction et diffusion en même temps qu'il est soumis au Directeur général.

2. Le rapport annuel suscite depuis lors un très vif intérêt et les membres ont à plusieurs reprises formulé des suggestions quant à la façon d'en améliorer la présentation. Ces suggestions ont été suivies dans la mesure du possible et on notera, par exemple, que le présent rapport fournit davantage de précisions sur les questions revêtant une importance particulière, même si l'objectif premier de cette section est toutefois d'indiquer le type et la nature des questions traitées dans les rapports présentant les résultats de vérifications exhaustives.

3. L'an passé, le Bureau a diffusé 88 rapports au total. On en trouvera la liste à l'Annexe A dont les sections correspondent aux différents groupes du Bureau. Cette présentation est conforme aux éléments de programme décrits dans le PTB. Les effectifs font l'objet de l'Annexe B. Le travail effectué par le Bureau s'inscrit dans les limites de la dotation nette (1.611.600 dollars) allouée pour la seconde année du Programme de travail et budget de l'exercice 2000-2001.

II. Questions revêtant une importance particulière

4. Cette section présente quelques-unes des questions importantes traitées par le Bureau en l'an 2000. Lorsqu'il y a lieu, on indique les mesures prises par la direction, à différents niveaux, pour y répondre.

5. La Charte est désormais considérée comme un élément à part entière des activités de surveillance de l'Organisation. Elle est fréquemment citée et mentionnée en rapport avec le travail du Bureau et tous les membres du personnel y ont accès. Présentée à l'origine dans un Bulletin du Directeur général, elle a depuis été intégrée au Manuel de la FAO, tous les nouveaux agents sont informés de son importance lors du programme d'orientation et elle est accessible en permanence sur l'Intranet.

6. La Charte du Bureau permet à l'Inspecteur général de soumettre tout rapport spécifique au Comité financier lorsqu'il le juge opportun et qu'il estime que la direction n'a pas apporté la réponse voulue à une question soulevée. Cette année encore, aucun rapport de ce genre n'a été jugé nécessaire.

7. Les vérificateurs internes en poste dans les quatre principaux bureaux régionaux et divers agents du siège en mission ont accordé une attention particulière aux nouvelles dispositions concernant le programme de terrain; aux nouveaux systèmes informatiques et aux procédures associées; à la gestion des ressources humaines; aux achats et à la passation des contrats; et à la gestion administrative et financière. En matière financière, les transactions sont, dans l'ensemble, autorisées, exécutées et enregistrées dans les livres et comptes conformément aux règles et procédures de la FAO. Lorsque des mesures de redressement ou d'amélioration ont été spécifiquement recommandées, les superviseurs ou directeurs concernés sont intervenus pour résoudre les problèmes dans le sens voulu.

8. Le Bureau profite généralement des missions de vérification auprès des représentants de la FAO pour procéder à l'examen de projets spécifiques qui visent fréquemment la coopération technique ou relèvent du Programme spécial pour la sécurité alimentaire.

9. L'application des nouvelles dispositions du programme de terrain s'étant poursuivie tout au long de l'année, les vérifications effectuées auprès des représentations de la FAO ont davantage été axées sur les délégations de responsabilité, concernant notamment le système comptable, l'établissement des budgets et la présentation de rapports. D'autres aspects ont en outre été examinés, au nombre desquels le cycle des projets, l'élaboration du programme de terrain, le contrôle financier, la présentation des rapports financiers, les questions d'administration et de personnel, les relations avec les gouvernements locaux et d'autres questions de liaison. On notera ici encore que les recommandations formulées ont été bien accueillies par les gestionnaires locaux et que la direction, au siège, a exercé énergiquement ses responsabilités en matière de suivi.

10. Le Bureau a procédé à un examen du système de contrôle interne visant à prévenir tout usage illicite des ressources de l'Organisation. À cette occasion, il a recensé dans l'ensemble de l'Organisation les utilisateurs et bénéficiaires potentiels des demandes d'aide sur une période de trois ans allant d'août 1998 à août 2001. Cet examen vise à donner suite au rapport du Commissaire aux comptes pour l'exercice 1998-99 que le Comité financier a examiné en mai 2001.

11. Cet examen a permis de conclure que l'Organisation a conçu et institué un système de contrôle interne globalement adéquat favorisant une utilisation correcte de ses ressources humaines et matérielles. Il convient toutefois d'en assurer une meilleure application et il a été recommandé à la direction de tenir le personnel régulièrement informé des pratiques jugées acceptables ou non par l'Organisation, de la conduite attendue des membres du personnel, du rôle du Bureau de l'Inspecteur général dans le système de contrôle interne, en rappelant notamment qu'il s'agit d'une voie confidentielle de communication à laquelle on peut s'adresser sans redouter de sanctions. Il a par ailleurs été suggéré d'actualiser les politiques et lignes directrices de base et de les colliger en un document officiel accessible à tous qui permettrait d'éviter les méprises.

12. Hormis quelques problèmes mineurs, l'étude relative au personnel n'a rien révélé de significatif. Elle a toutefois largement contribué à expliciter la conduite attendue des membres du personnel et la détermination que mettra l'Organisation à déceler et à éliminer toute activité irrégulière.

13. Le rapport annuel d'activité de l'Inspecteur général pour l'année 2000 indique que le Groupe des commissaires aux comptes des Nations unies, des institutions spécialisées et de l'Agence internationale de l'énergie atomique ont été consultés, afin d'obtenir des précisions quant à leur définition de la fraude et de la présomption de fraude. Leur réponse a été communiquée en 2001. La fraude y est définie comme étant " ... un acte intentionnellement commis par une ou plusieurs personnes appartenant à la direction ou au personnel ou par des tierces parties, se traduisant par la présentation d'informations inexactes dans les états financiers... La fraude peut impliquer la manipulation, la falsification ou l'altération de livres ou de documents, le détournement d'avoirs, la suppression ou l'omission des effets des transactions dans les livres de comptes, l'enregistrement de transactions dénuées de contenu et le détournement des politiques comptables". La présomption de fraude est quant à elle définie comme étant " ... une fraude que l'on n'a pas pu clairement imputer à un auteur sur la base des preuves documentaires et testimoniales mais qui entraîne néanmoins la perte de ressources précieuses pour l'Organisation".

14. Nous avons réexaminé les affaires soumises au Commissaire aux comptes pour l'exercice 1998-1999 à la lumière des définitions ci-dessus, n'avons aucune nouvelle observation à formuler et considérons ces affaires closes du point de vue de la vérification des comptes.

15. Deux rapports ont été présentés en 2001 qui font état de pertes de numéraire et de biens. Le premier concerne le vol à main armée de 6 000 dollars appartenant à un projet basé en Indonésie. L'enquête engagée par le Bureau a révélé que la négligence d'un membre du personnel avait facilité cette perte; les autorités légales ont cependant estimé que la preuve de la "négligence grave" n'était pas faite et l'affaire n'a pas pu être portée au-delà.

16. La deuxième enquête concerne la perte de numéraire, de billets d'avion et de matériel durable, évalués à 3 870 dollars, dans le cadre d'un projet basé en Angola. Un montant de 2 435 dollars a été recouvré auprès de l'agent administratif considéré comme principalement responsable de cette perte. Cette personne ne travaille plus pour l'Organisation. Le restant a été passé par pertes et profits car la responsabilité ne pouvait en être imputée à aucun fonctionnaire en particulier.

17. Le Bureau a examiné les lettres d'entente auxquelles l'Organisation a communément recours. Il s'agit d'instruments passés avec des organismes gouvernementaux, intergouvernementaux régionaux, parapublics ou sans but lucratif en vue de prestations de services ou de travaux particuliers. Elles concernent des engagements qui se chiffraient à plus de 25 millions de dollars en 2001 et représentent donc des charges importantes pour l'Organisation.

18. Six rapports spécifiques ont été présentés concernant quatre départements et deux Bureaux régionaux. Ils traitaient des politiques et lignes directrices en vigueur, de l'optimisation des ressources, de questions de suivi et du respect de certaines règles. On y signalait que le choix des organisations bénéficiaires était rarement accompagné de justifications, qu'il n'y avait pas ou peu de suivi ou d'évaluation des activités prévues dans les lettres d'entente et que leur contrôle financier laissait à désirer. Les réglementations applicables n'étaient pas toujours respectées, ce qui était jugé préoccupant, notamment lorsqu'on recourait à des lettres d'entente plutôt qu'à des instruments d'achat mieux adaptés et imposant des règles plus rigoureuses. Plusieurs recommandations ont été formulées: réviser les lignes directrices pour les clarifier, améliorer le suivi pour favoriser l'exécution des prestations dans les délais prévus, renforcer les contrôles financiers et les responsabilités comptables, faire jouer la concurrence dans la mesure du possible, justifier de manière adéquate le choix de l'organisme bénéficiaire et assurer le respect des règles prescrites. La direction étudie les questions soulevées dans ces rapports et le Bureau compte leur donner suite pendant l'exercice suivant.

19. Ce programme demeure une priorité de haut rang pour l'Organisation et continue à faire l'objet d'un intense effort de vérification. Suite à l'accroissement du volume et de la complexité de ce programme qui augmente les risques du point de vue de la vérification, l'Organisation a pris des mesures pour en renforcer l'administration, la gestion et le contrôle et a relevé le niveau de ses effectifs pour l'exercice 2000 - 2001. Un poste de vérificateur résident a été créé en Iraq tandis que le rôle et les responsabilités du vérificateur interne basé au Caire ont été renforcés.

20. Le Bureau a remis en 2001 huit rapports spécifiques sur diverses questions précisées à l'Annexe A iii). Des recommandations ont été émises pour accroître l'efficacité des mesures adoptées par la direction dans le but de résoudre certains problèmes concernant le recrutement, la gestion financière, la planification et l'évaluation des programmes, la sécurité et la protection du personnel, la sécurité et la gestion de la trésorerie, l'amélioration des contrôles internes, la mise en concurrence des fournisseurs, la transparence des achats locaux et enfin, l'efficacité et l'efficience du rôle d'observateur de la FAO dans le sud et le centre de l'Iraq. Les responsables ont prêté l'attention voulue à ces questions, tant au siège que sur le terrain. Les mesures correctives nécessaires ont été prises chaque fois que possible, sont en passe de l'être ou actuellement à l'étude.

21. La FAO applique des normes rigoureuses quant au niveau d'études des membres du personnel et le Bureau a consacré cette année un effort majeur au contrôle de cette question importante. De manière générale, les politiques, procédures et lignes directrices en la matière sont correctement appliquées, mais divers cas de falsification ou de fausses déclarations ont été mis en évidence. En conséquence, le Bureau a formulé des recommandations visant à la fois à renforcer les contrôles et à corriger les incidents détectés. Dans ses rapports, il fait état du rôle de l'Internet sur l'enseignement à distance et la prolifération des fameuses "usines à diplômes". Les recommandations émises visent en particulier à faire réviser la notice personnelle afin que les candidats mentionnent leurs qualifications avec plus de précision, sans chercher à leur trouver des équivalences avec les qualifications d'autres pays ou dans d'autres langues; à inciter les divisions techniques à déterminer la qualité et la pertinence des pièces justificatives fournies par les candidats; à promouvoir le rôle consultatif de la Division de la gestion des ressources humaines et à procéder à des évaluations plus transparentes et plus équitables du niveau d'études des différentes catégories de personnel. La direction a réagi de manière éminemment positive: l'ensemble des recommandations formulées ont été acceptées et sont déjà en cours d'exécution.

22. Reprenant les principaux rapports sur les activités de TeleFood au siège (Comptes bancaires du TeleFood, 1999 et Opérations du TeleFood, 2000), le Bureau a évalué les progrès enregistrés dans l'administration et le suivi des activités du TeleFood en 2001. Il a constaté une sérieuse rationalisation de ses aspects administratifs. Nombre des recommandations émises dans nos précédents rapports ont été mises en œuvre et d'autres sont en passe de l'être. Elles concernent des domaines comme l'amélioration des communications avec le terrain pour le bon déroulement du cycle du projet, le renforcement des responsabilités de gestion et de contrôle financier des micro-projets du TeleFood, l'application des méthodes comptables améliorées, l'efficacité et la responsabilité comptables du TeleFood, la présentation d'informations bancaires correctes sur l'Internet où les membres du public peuvent adresser leurs contributions, et la gestion des dons en numéraire au profit du TeleFood. Les recommandations ont été acceptées par la direction et sont en voie d'application.

23. Après plusieurs retards, échéances manquées et dépassements de crédits, le système financier Oracle qui remplace l'ancien système FINSYS est désormais pleinement opérationnel. Le Bureau a procédé en 2001 à une vérification financière et fonctionnelle complète du module des comptes créditeurs d'Oracle et de la gestion de l'unité responsable. Quatre rapports ont ensuite été présentés qui portent sur les questions d'organisation et de personnel, les procédures, la sécurité des données et des transactions et les aspects techniques du module des comptes créditeurs d'Oracle. Des recommandations ont été formulées concernant le niveau des effectifs, la gestion de la charge de travail et les heures supplémentaires, l'utilisation des ressources humaines hors personnel et la gestion des congés, les procédures ayant occasionné des retards ou des erreurs, la sécurité des transactions et des données - et notamment la séparation des tâches, le chemin de vérification, l'ouverture des sessions et le contrôle d'accès - et diverses questions techniques, dont l'interaction des utilisateurs et de l'interface graphique, la performance du système et la fonction d'impression. La direction a accepté ces recommandations dans leur principe et leur mise en oeuvre a démarré chaque fois que possible.

24. Le Groupe des ventes et de la commercialisation qui relève du Département des affaires générales et de l'information est chargé de la gestion de ce fonds qui cumule des déficits de trésorerie depuis près de six ans. Le Bureau a donc réalisé un examen de sa situation financière et des stratégies et initiatives adoptées par les gestionnaires du fonds en vue de son autofinancement. L'examen a principalement porté sur l'évaluation du plan de travail du Fonds pour 2000-2001.

25. Le Bureau a signalé que le plan de travail n'a été exécuté qu'en partie et que le fonds n'est toujours pas parvenu à combler son déficit; en fait, celui-ci s'est au contraire aggravé pendant les deux dernières années. Il a toutefois noté une amélioration sensible de l'organisation interne du Groupe qui devrait se faire sentir de manière positive à l'avenir. Des recommandations ont été émises pour mettre davantage l'accent sur la gestion, prendre diverses mesures visant à augmenter le potentiel commercial des publications, augmenter la marge de manœuvre du fonds pour le choix des titres à publier et renforcer la coopération et la coordination avec les départements techniques pour la conception et l'exécution des plans de publication. La direction a convenu de la nécessité de ces mesures auxquelles elle a commencé à donner suite.

26. Les bons de commande locaux sont utilisés pour acheter des articles de papeterie non stockés et de petits articles ne dépassant pas un certain plafond, sans devoir passer par le Service des achats. Le Bureau s'est penché sur l'utilisation de ces bons dans sept divisions ou départements au siège avant de conclure que les procédures en vigueur sont obsolètes, doivent être alignés sur la situation actuelle de l'Organisation et fournir des indications claires aux utilisateurs de ces bons. Il a toutefois été indiqué que les divisions et départements avaient appliqué dans l'ensemble des procédures d'achat convenables. Par ailleurs, le Service des achats doit assurer un meilleur suivi de l'utilisation des bons de commande et analyser ponctuellement les tendances d'achat pour faciliter la prise de décisions.

27. Pendant l'année, le Bureau a examiné certains aspects de la sécurité des technologies de l'information. Son examen a révélé qu'aucune évaluation approfondie des risques liés aux technologies de l'information n'avait été entreprise depuis 1991 et que la FAO pourrait fort bien ne plus être correctement protégée contre les risques actuels. Il a été recommandé d'engager une évaluation complète des risques et de la renouveler à intervalles réguliers. La direction est d'accord avec cette recommandation et est en train de définir le descriptif de cette évaluation.

28. Le 1^er janvier 2002, les pièces et les billets en euros sont venus remplacer les monnaies nationales de 12 pays de l'Union européenne. Au titre des préparatifs pour l'introduction de la nouvelle monnaie, le Bureau a examiné les dispositions en place à la FAO. L'étude effectuée portait sur les livres de paie, les transactions bancaires, les comptes créditeurs, Oracle, les comptes débiteurs, les voyages, le Programme monnaie et médailles, la Mutuelle de crédit, le Groupement d'achats et autres services disponibles sur place. Le Bureau a ultérieurement remis un rapport concluant selon lequel les principaux systèmes administratifs de la FAO seraient en mesure de traiter les transactions en euros dès janvier 2002. Quelques activités mineures de l'Organisation n'étaient pas complètement prêtes pour l'introduction de la nouvelle monnaie, la direction en a été avertie par ce rapport et les mesures requises ont été prises.

29. Une solide collaboration a perduré tout au long de l'année avec les autres institutions spécialisées des Nations unies. Le PAM a porté à l'attention de l'Inspecteur général un cas spécial concernant un membre du personnel en poste dans l'un des bureaux régionaux. La question a été rapidement traitée et résolue. L'examen effectué a mis en évidence une application incorrecte des procédures de recrutement, tenant essentiellement à des contrôles insuffisants auprès des répondants. À une autre occasion, le Bureau a sollicité l'aide des vérificateurs du PNUD pour régler une situation en souffrance relative à des achats sur le terrain. Leur intervention a donné lieu à un suivi rapide de la question et à un règlement inférieur à celui initialement prévu au contrat à l'étude. Le Bureau a par ailleurs collaboré avec le Bureau des services de contrôle interne des Nations unies à New York et avec l'AIEA à Vienne pour diverses affaires de personnel.

30. Comme nous l'avons déjà signalé l'année dernière et jugeons utile de le faire cette année encore, la FAO prend très au sérieux la "résolution concernant les vérifications". Le Sous-Directeur général/Directeur de Cabinet s'est vu confier la responsabilité de mettre en œuvre les recommandations découlant de la vérification. Il doit transmettre individuellement à chaque chef de programme les instructions du Directeur général concernant l'application des recommandations, fixer des dates précises pour la présentation d'informations sur les mesures prises et effectuer un suivi si nécessaire. Cette résolution constitue un instrument extrêmement puissant qui, conjugué au suivi habituellement mené par le Bureau, s'est révélé très efficace.

31. Les représentants des services de vérification interne des Nations unies et des institutions de financement multilatéral se sont réunis à Bangkok en juin 2001. L'Inspecteur général a profité de l'occasion pour visiter le Bureau régional de la FAO et rencontrer d'autres contacts professionnels en poste à Bangkok. Les séances régulières de cette instance permettent un large échange de vues et d'expériences des vérificateurs internes et des enquêteurs de la communauté internationale des spécialistes de la vérification. La Troisième conférence des enquêteurs des organismes des Nations Unies et des institutions de financement multilatéral organisée par la Banque mondiale à Washington et initialement prévue pour la semaine du 11 septembre 2001 a été annulée en raison des événements tragiques de cette semaine.

32. Le Bureau a organisé un séminaire très apprécié, "sur place" à Rome, sur les tendances de la vérification interne, les pratiques exemplaires et l'évaluation des risques ainsi qu'un symposium sur les fraudes complexes; ce séminaire a été organisé avec le concours d'experts internationalement reconnus de ces questions et la participation de tous les membres du personnel du Bureau ainsi que des agents de plusieurs organisations sœurs - dont le PAM, le FIDA, l'AIEA, l'ONUDI, l'UNESCO, l'OMS, L'UIT, l'ONUG et l'OSCE - qui participaient contre remboursement des frais. Par ailleurs, l'Inspecteur général a rencontré régulièrement ses homologues des organismes basés à Rome et a conservé des rapports étroits avec les chefs des services de vérification et d'enquête des autres organismes des Nations Unies et d'autres institutions internationales.

III. Opérations de vérification

33. Les actions de vérification du Bureau sont planifiées, organisées, gérées et décrites par élément de programme. Comme le Programme de travail et budget de la FAO, le plan de vérification est élaboré pour une période de deux ans. La planification est conçue comme une opération en ordre descendant, qui se réfère au Cadre stratégique, au Plan à moyen terme, au Programme de travail et budget, aux débats lors de la Conférence, du Conseil, du Comité du programme et du Comité financier et aux déclarations d'orientation générale et initiatives du Directeur général. Le plan est ensuite affiné par le Bureau, en ordre ascendant cette fois, et présenté au Directeur général pour examen et approbation. Il reste cependant souple et peut être modifié en fonction de l'évolution des circonstances à la demande de la direction générale ou de l'Inspecteur général lui-même.

34. Les actions de vérification donnent généralement lieu à des rapports spécifiques. Toutefois, la contribution du Bureau de l'Inspecteur général au processus global de contrôle de la gestion au sein de l'organisation va bien au-delà de la seule présentation de rapports officiels. Ces activités font l'objet des paragraphes suivants qui exposent la nature et l'ampleur des travaux effectués en cours d'année. On trouvera à l'Annexe A la liste des rapports spécifiques remis en 2001.

A. ACTIVITÉS AU SIÈGE

35. L'unité du siège est principalement chargée d'effectuer des vérifications complètes au sein du Département de l'administration et des finances. Les départements techniques représentent cependant une part croissante du travail de vérification réalisé par le Bureau. L'unité conserve pour fonctions premières les questions financières, comptables et de trésorerie, mais elle sert également de centre de liaison pour la bureautique, les systèmes d'information et les autres aspects du traitement électronique des données. Elle est par ailleurs chargée de la vérification des comptes annuels de la Mutuelle de crédit, du Groupement d'achats et de certains éléments du PAM, missions dont elle s'acquitte contre remboursement des frais.

36. Cette unité a remis cette année un total de 19 rapports dont la liste figure à l'Annexe A i).

B. ACTIVITÉS DÉCENTRALISÉES

37. Cette unité est responsable de l'ensemble des vérifications effectuées dans les bureaux régionaux et sous-régionaux, les bureaux de liaison, les représentations de la FAO et des projets particuliers sur le terrain. Le Programme pétrole contre vivres constitue la seule exception. En effet, en raison de sa taille, de sa complexité et des dispositions spéciales concernant ses effectifs, sa vérification a été déléguée au groupe chargé des missions spéciales confiées par la direction.

38. Outre le travail effectué par les vérificateurs en poste dans les quatre bureaux régionaux, les activités décentralisées couvrent des activités connexes gérées à partir du siège. Les tâches effectuées dans les bureaux régionaux englobent la gamme complète de mesures qu'implique une procédure exhaustive de vérification et notamment des prestations de conseils à la direction et aux unités techniques sur les questions financières, comptables et administratives, les effectifs, le recrutement et la sélection du personnel ainsi que sur les questions d'organisation, de contrôle interne et d'autres questions survenant de temps à autre.

39. Cette unité assure en outre un suivi attentif du travail des cabinets locaux de vérification engagés au titre des vérifications internes ou du mécanisme de contrôle interne géré par la Division des finances et fait régulièrement référence à leurs rapports dans ses fonctions de planification et de suivi. Leurs rapports sont également utilisés dans le cadre du programme d'information et d'orientation des nouveaux représentants de la FAO, pour les évaluations ultérieures de leurs prestations de service et lors de la passation de pouvoirs dans les Représentations de la FAO.

40. En 2001, cette unité a préparé 45 rapports, 15 ayant trait à divers aspects des bureaux régionaux et sous-régionaux, 16 aux représentations de la FAO et 14 à des projets spécifiques. On trouvera à l'Annexe A(ii) la liste complète de ces rapports.

C. MISSIONS SPÉCIALES CONFIÉES PAR LA DIRECTION

41. Ce groupe s'occupe de la quasi-totalité des demandes d'informations, d'inspections, de vérifications spéciales et d'enquêtes au sein du Bureau de l'Inspecteur général. Nombre d'entre elles proviennent de la Direction générale ou d'autres hauts fonctionnaires de la direction ou, à l'occasion, de tel ou tel fonctionnaire. Ces actions - notamment les enquêtes spéciales - ne donnent pas toujours lieu à des rapports officiels, mais se concluent le plus souvent par un exposé verbal ou une note de service confidentielle.

42. Il traite également les questions concernant la passation de marchés (notamment les demandes de dérogation à la procédure d'appel d'offres et les opérations du groupe des appels d'offres), les communications, les voyages, l'assurance-maladie et les prestations dont bénéficient les fonctionnaires. En outre, il représente la Direction générale au Comité de recours de la FAO. Dans le cadre du réalignement récent des responsabilités au sein du Bureau, il prête son concours à l'Inspecteur général en vue du traitement de nombreuses questions d'administration, de personnel et de gestion interne.

43. Il est également appelé à examiner la situation financière et les états mensuels de dépenses du Bureau rapproché du Directeur général, ainsi que les dépenses connexes imputées aux budgets des départements et à formuler une opinion en la matière.

44. Au total, 24 rapports spécifiques de vérification ont été établis pendant l'année, comme il est indiqué à l'Annexe A iii).

IV. Opérations du Groupe des appels d'offre

45. L'achat du matériel, des fournitures et des services est régi par les principes et procédures énoncés dans le Manuel de la FAO. Celui-ci dispose que le Bureau de l'inspecteur général est responsable de la réception, de l'ouverture, de l'enregistrement et de la conservation en lieu sûr de toutes les soumissions reçues en réponse aux appels d'offres. Cette procédure vise à garantir l'indépendance, l'objectivité, la sécurité et la transparence du processus de passation des marchés.

46. Pendant l'année écoulée, le Groupe des appels d'offres s'est réuni 127 fois et a traité 407 appels d'offres. Pour ces appels d'offres, 7 551 sociétés ont été invitées à soumissionner et 2 180 offres ont été reçues. Le volume d'activité s'est accru considérablement à tous égards par rapport aux années précédentes principalement en raison du Programme pétrole contre vivres, des activités au Kosovo ainsi que d'une volonté délibérée d'accroître la fréquence et d'élargir l'éventail des appels d'offre.

V. Activités de gestion

47. On a envisagé de rendre compte des activités visées par cette section en suivant le schéma conventionnel des éléments de gestion: planification, organisations, effectifs, direction et contrôle. Une présentation moins formelle a finalement été jugée mieux adaptée à un rapport d'activité tel que celui-ci.

48. Le Bureau est représenté dans un certain nombre de comités permanents importants de l'Organisation: Conseil de direction, Comité des technologies de gestion de l'information (et ses sous-comités), Comité WAICENT, Comité des achats, Comité consultatif sur l'assurance médicale, Comité des placements et son Comité consultatif, Comité directeur pour la mise en place d'Oracle, Comité mixte des services de restauration et Conseil d'administration de la Mutuelle de crédit. Il est également appelé à participer aux travaux des groupes d'étude ad hoc, équipes spéciales, groupes d'évaluation, etc., propres à l'Organisation. En outre, il suit avec attention les délibérations du Comité du Programme, du Comité financier, du Conseil et de la Conférence et tient de temps en temps des réunions avec des personnalités officielles et des représentants des États Membres, le commissaire aux comptes, le Corps commun d'inspection et des collègues occupant des fonctions de contrôle dans d'autres organisations des Nations Unies et institutions internationales.

49. Une présentation graphique de la situation des effectifs figure à l'Annexe B du présent rapport. Trois des quatre postes vacants du cadre organique sont sur le point d'être pourvus et le dernier fait l'objet d'un appel à candidatures. On pense donc que le Bureau fonctionnera bientôt à plein effectif, avec une équipe bien équilibrée de fonctionnaires du cadre organique et des services généraux hautement qualifiés et expérimentés. En 2001 cependant, le Bureau a de nouveau été pénalisé par le nombre des vacances de poste et les détachements aux autres divisions de la FAO. Il est néanmoins parvenu à faire face à la situation en ayant recours aux divers programmes de partenariat, aux contrats d'experts de courte durée et à des réaffections des tâches, selon le cas. L'Annexe B du présent rapport fournit des précisions sur la dotation en personnel avec quelques indications sur sa composition.

50. La formation et le perfectionnement demeurent un aspect important des activités de gestion du Bureau et comprennent trois éléments: formation professionnelle à la vérification des comptes, formation linguistique et formation à de la bureautique. Pour les fonctionnaires du cadre organique, le séminaire et le symposium organisés "sur place" et mentionnés à la section 2 - Activités extérieures - ont remporté un réel succès. Les moyens disponibles à la FAO pour assurer la formation linguistique et la formation à la bureautique ont été largement utilisés. Un vérificateur des comptes suit un programme d'enseignement à distance d'une université du Royaume-Uni et le personnel participe aussi de temps à autre à des programmes de formation organisés par la Division de la gestion des ressources humaines. Cet effort de formation et de valorisation du personnel se poursuivra en 2002.

51. Le Bureau continue d'organiser régulièrement pour les fonctionnaires des réunions thématiques au cours desquelles des experts de l'Organisation exposent au personnel des services de vérification l'évolution récente de leur spécialité. Outre les agents des finances et de l'administration qui sont traditionnellement concernés, ces réunions font principalement appel aux responsables des divisions techniques.

52. Le système de contrôle du temps, mis en place au Bureau, est un outil utile de gestion interne. Les agents enregistrent le temps consacré à leurs activités par unités de 30 minutes et les feuilles de pointage sont remises à l'Inspecteur général. L'effort de vérification peut ainsi être mesuré à l'aune de la cible fixée en début d'année. Pour 2001, l'objectif était de 30 pour cent pour les activités du siège, 40 pour cent pour les activités décentralisées et 30 pour cent pour les missions spéciales confiées par la direction. L'effort réel de vérification en 2001 était ventilé comme suit: 26 pour cent pour les activités du siège, 54 pour cent pour les activités décentralisées et 20 pour cent pour les missions spéciales confiées par la direction. L'écart par rapport à la cible tient à l'attention plus soutenue portée aux activités de terrain.

53. En conclusion, le Bureau tient encore une fois à adresser ses remerciements aux fonctionnaires de tous niveaux qu'il a contactés dans le cadre de son travail de vérification et tout particulièrement aux membres de la direction qui lui ont apporté leur soutien, leur accord, leur coopération et leur aide tout au long de l'année.

ANNEXE A i)

ANNEXE A ii)

ANNEXE A iii)

ANNEXE B (i)

		INSPECTEUR GÉNÉRAL G. Peter Wilson (D-2)

Personnel de secrétariat					Personnel administratif

V. Brooke K. Travers (80% G-4)	G-3 G-3				C. Bricknell M.T. Baiani (Bureau des dossiers courants)	G-6 G-4
			MISSIONS SPÉCIALES CONFIÉES PAR LA DIRECTION

ACTIVITÉS AU SIÈGE			A. Lo Faso	D-1	ACTIVITÉS DÉCENTRALISÉES
L. Elliot Poste vacant A. Barrow E. Pezzola M. Carbone	P-5 P-3 P-3 G-6 G-5		Poste vacant M. Abreu D. Ramirez D. Chiodi S. Saluja (Consultant)*	P-4 P-3 P-2 G-4 P-4	J. Cortés Y. Ogino (RAP) Poste vacant(RLC) E. Khalil (RNE) M. Smith-John (RAF) Poste** vacant(HQ) F. Zafar (HQ)	P-5 P-4 P-4 P-5 P-4 P-4 P-2

* En poste en Iraq auprès du Programme pétrole contre vivres - le poste deviendra permanent en janvier 2002
** Rapports relatifs au Programme pétrole contre vivres adressés au vérificateur en chef

N.B. Des mesures de recrutement sont en cours pour tous les postes vacants du Bureau de l'Inspecteur général.

ANNEXE B (ii)

* Comprend un poste temporaire de classe P-4 relevant du Programme pétrole-contre-vivres en Iraq; ce poste deviendra permanent en janvier 2002.

Table des matières
			Paragraphes
I.	Introduction		1-3
II.	Questions revêtant une importance particulière		4-32
III.	Opérations de vérification		33-34
	A.	Activités au siège	35-36
	B.	Activités décentralisées	37-40
	C.	Missions spéciales confiées par la Direction	41-44
IV.	Opérations du Groupe des appels d'offre		45-46
V.	Activités de gestion		47-53
	Annexe A -	Rapports de vérification interne
	(i)	Activités au siège
	(ii)	Activités décentralisées
	(iii)	Missions spéciales confiées par la Direction
	Annexe B -	Structure du Bureau
	(i)	Organigramme
	(ii)	Tableau d'effectifs

	Classe	Hommes	Femmes	Postes vacants	Total
Postes du cadre organique					16
1 Directeur	D2	1
1 Vérificateur en chef des comptes	D1		1
2 Vérificateurs principaux	P5	1	1
1 Vérificateur régional	P5	1
4 Vérificateurs régionaux *	P4	2	1	1
2 Vérificateurs	P4			2
3 Vérificateurs	P3	1	1	1
2 Vérificateurs	P2	2
Agents des services généraux chargés de la vérification					3
1 Assistant de vérification	G6	1
1 Commis à la vérification	G5		1
1 Commis à la vérification	G4		1
Personnel de secrétariat					2
1 Dactylographe bilingue (80%)	G3		1
1 Sténographe	G3		1
Autre personnel d'appui					2
1 Secrétaire du Directeur	G6		1
1 Commis aux registres	G4		1
		9	10	4	23

Pays	Cadre organique		Services généraux	Total
	Siège	Région
Brésil	1			1
Canada	1	1(RNE)		2
Inde*		1(Iraq)		1
Italie			4	4
Jamaïque		1(RAF)		1
Japon		1(RAP)		1
Pakistan	1			1
Espagne	1			1
Royaume Uni	2		3	5
États-Unis	2			2
Postes vacants	3	1(RLC)		4
	11	5	7	23

Quatre-vingt-dix-neuvième session

Rome, 6 - 10 mai 2002

Rapport annuel d'activité (2001) du Bureau de l'Inspecteur général

Table des matières

I. Introduction

II. Questions revêtant une importance particulière

III. Opérations de vérification

A. ACTIVITÉS AU SIÈGE

B. ACTIVITÉS DÉCENTRALISÉES

C. MISSIONS SPÉCIALES CONFIÉES PAR LA DIRECTION

IV. Opérations du Groupe des appels d'offre

V. Activités de gestion

ANNEXE A i)

ANNEXE A ii)

ANNEXE A ii)

ANNEXE A iii)

ANNEXE B (i)

ANNEXE B (ii)