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99º período de sesiones |
Roma, 6 - 10 de mayo de 2002 |
Informe sobre el proyecto Oracle |
Informe de la situación al final de diciembre de 2001
Marco del proyecto
1. El proyecto Oracle es un elemento fundamental para abordar la estrategia de toda la Organización tal como figura en el Marco Estratégico para 2000-15 refrendado por la Conferencia de la FAO, a fin de seguir mejorando el proceso de gestión. Además de tener el respaldo de soluciones experimentadas del sistema, el proyecto se basa en principios sólidos de rendición de cuentas, con un reajuste de la autoridad, la responsabilidad y la rendición de cuentas. Los sistemas administrativos y de información sobre la gestión que se derivan de ello tienen por objeto respaldar el proceso de gestión de manera eficaz en función de los costos, atender solicitudes flexibles de servicios en una organización grande con una amplia red de oficinas en los países y facilitar la realización de la labor interdisciplinaria.
Antecedentes y ámbito
2. El sistema Oracle se concibió como sistema integrado de toda la Organización en apoyo de las necesidades administrativas y financieras de ésta en la planificación, gestión y presentación de informes sobre la aplicación de su programa sustantivo. El sistema Oracle consta de cinco componentes principales: i) apoyo a la planificación, la supervisión de la ejecución y la evaluación del programa, ii) recursos humanos, iii) compras y activo fijo, iv) módulos financieros y v) base de datos. Cada uno de los componentes está plenamente integrado en un sistema global de toda la Organización.
Cuadro 1. Sistema Oracle de la FAO
Apoyo a la planificación, la supervisión |
Recursos humanos
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Compras y activo fijo
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Módulos financieros
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Base de datos
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3. El sistema de apoyo a la planificación, la supervisión de la ejecución y la evaluación del programa (PIRES) se ocupa de la planificación y gestión del programa, en particular la preparación del Plan a Plazo Medio (PPM), el Programa de Labores y Presupuesto (PLP) bienal y los principales informes de toda la Organización, como el Informe sobre la Ejecución del Programa (PIR) y el Informe sobre la Evaluación del Programa (PER).
4. El componente de recursos humanos, que está previsto que se base en la función normal de Oracle HR, con la inclusión de la tramitación de las nóminas, comprende el apoyo a la gestión, la prestación de servicios y la administración de los recursos humanos del personal.
5. El módulo de compras/activo fijo, que se basa en el uso de la función normal de compras y activo fijo de Oracle, contiene información sobre los proveedores (incluidos los consultores), las transacciones de pedidos y el activo fijo registrados en el inventario de la Organización.
6. Los módulos financieros, que controlan los aspectos presupuestarios, contables y de caja de todas las transacciones financieras, se basa en las funciones normales de Oracle Financials - Libro Mayor (GL), de cuentas por pagar (AP) y de cuentas por cobrar (AR), complementadas por módulos externos relativos a viajes (ATLAS), contabilidad sobre el terreno (FAS) y gestión y supervisión del presupuesto (BMM).
7. La base de datos es el depósito de todos los datos presupuestarios, de recursos humanos, de compras y financieros manejados por la Organización. La base de datos también recurre al uso de productos normales de información operativa de Oracle, que aprovecha los conocimientos de la estructura interna de la base de datos que respalda el conjunto integrado de recursos financieros y humanos de Oracle.
8. La integración del entorno de Oracle de la FAO permite un intercambio fácil de datos entre distintas aplicaciones operativas y por medio de una función de administración rigurosa de los datos tiene como objetivo eliminar su repetición, agilizar el flujo de trabajo y los procedimientos administrativos y delegar facultades en los encargados de la ejecución de los proyectos y programas.
9. El sistema descrito más arriba se está llevando a cabo de manera escalonada:
Necesidades de infraestructura
10. Durante la aplicación inicial del sistema Oracle mediante la realización de la Fase I se ha comprobado la necesidad de una infraestructura de comunicaciones mucho más sólida de lo que era la realizada en apoyo del sistema de mensajes de correo electrónico en 1996. Esta necesidad se puso de manifiesto cuando, además del primer bloque de descentralización hacia las Oficinas Regionales, se utilizó el sistema para respaldar un nivel más avanzado de descentralización, con la responsabilidad de la gestión de los proyectos delegada en las representaciones de la FAO.
11. Durante el año 2000 se convocó una licitación para los servicios mundiales de telecomunicaciones y correo electrónico entre oficinas en apoyo de una importante mejora de la infraestructura de la red de amplio alcance (WAN) y los servicios correspondientes de correo electrónico. El proyecto se aprobó y financió en julio de 2001 con una inversión total única de 1,4 millones de dólares EE.UU. y un aumento estimado de los costos en curso de hasta 1,8 millones de dólares al año como cifra constante desde 2004 en adelante.
12. La nueva infraestructura de telecomunicaciones constará de una red privada virtual (VPN) de procedencia externa, basada en los servicios de protocolo de Internet proporcionados por la solución por "Intranet Connect" de la SITA. La SITA es un importante proveedor de servicios de telecomunicaciones que respalda la WAN de varias organizaciones más de las Naciones Unidas. El sistema de correo electrónico pasará de Ms-Mail a Microsoft Exchange, con servidores locales instalados en cada Representación de la FAO y servicios centrales de directorio de correo electrónico proporcionados desde la Sede.
13. El enfoque seleccionado para la realización de este proyecto se basa en una extensión progresiva de "Intranet Connect" a las oficinas durante el bienio 2002-2003, con la introducción del correo electrónico al mismo tiempo que la WAN. En esta hipótesis se reducen al mínimo los costos globales, eliminando al mismo tiempo los riesgos asociados con una introducción acelerada. La introducción de "Intranet Connect" se realizará en tres fases, dividida en unidades manejables, lo cual permitirá examinar la experiencia de las fases anteriores e incorporar de manera periódica las prioridades establecidas por la OCD a la selección de las oficinas. Está previsto que la Fase I abarque todas las Oficinas Regionales/Subregionales/de Enlace y las oficinas en siete países (Camboya, Líbano, México, Togo, Cuba, Irán y Nepal) para su conclusión durante el año 2002. Las siguientes fases se llevarán a cabo a finales de 2002 y durante 2003.
Necesidades de recursos
14. La Fase II de Oracle comprende dos elementos: i) recursos humanos (HR) y nóminas (Payroll) y ii) planificación y supervisión del presupuesto (PIRES). En el Programa de Labores y Presupuesto para 2002-03 aprobado (C 2001/3) se han asignado 985 000 dólares EE.UU. a Oracle HR, 875 000 dólares a Oracle Payroll y 475 000 dólares a planificación y supervisión del presupuesto.
15. En virtud de la Resolución 6/2001 de la Conferencia, Utilización de atrasos, se incluye otra consignación de 24,7 millones de dólares EE.UU. para la preparación de los sistemas administrativos de toda la Organización cuando ésta disponga de fondos adicionales en forma de pagos de cuotas atrasadas, en particular por el principal contribuyente, destinándose 23,7 millones de dólares EE.UU. a los módulos de recursos humanos (HR) y nóminas y un millón de dólares EE.UU. a la planificación y supervisión del proyecto.
16. Además, se indicó al Comité de Finanzas en su 97º período de sesiones que se habían adelantado fondos para la compra de equipo y el mantenimiento de los programas informáticos de Oracle con cargo a la Cuenta del Fondo Común para Informática de la Dirección de Sistemas y Tecnología de la Información (AFI). Esos gastos adelantados estarían disponibles en el año 2002 en apoyo de la realización de la introducción de Oracle 11i.
17. El ámbito y el alcance del trabajo de mejoramiento de los sistemas que se ha de realizar en 2002-03 se ajustará a los recursos disponibles procedentes del presupuesto ordinario y de los atrasos. Sin embargo, no se pueden realizar los proyectos para mejorar y potenciar los sistemas administrativos de Oracle sin la asignación de recursos suficientes.
18. Basándose en la experiencia anterior, el enfoque que se ha adoptado para la introducción de un proyecto importante como Oracle HR y Payroll ha consistido en dividirlo en dos etapas: a) análisis y diseño, y b) elaboración y aplicación, quedando entendido que la segunda no se comenzará mientras el proyecto no tenga una financiación suficiente.
Antecedentes y ámbito
19. La Fase I del proyecto Oracle abarca todos los procesos de actividades financieras de la FAO en todo el mundo. Comprende todos los aspectos de la gestión de las transacciones operativas (generación, autorización, tramitación, prestación de servicios, control financiero, contabilidad y presentación de informes, para los donantes, los responsables del presupuesto, la administración superior y las autoridades encargadas de la reglamentación). Es de una gran amplitud y profundidad, puesto que entran en ella todos los sectores de actividades de la FAO, así como el personal y los consultores.
20. Tras un período inicial difícil (como se informó a los Comités del Programa y de Finanzas en sus reuniones conjuntas de julio y septiembre de 2000), correspondiente al primer año de funcionamiento, el Comité de Finanzas respaldó la solicitud del Director General de financiación adicional para abordar los problemas de la aplicación inicial y al mismo tiempo abrir el camino hacia la próxima mejora del programa informático de Oracle. Se proporcionó financiación para un período de 18 meses (de julio de 2000 a diciembre de 2001), a fin de:
Progresos durante 2001
21. Al final del año 2001 este programa de trabajo ya ha conseguido muy buenos resultados en las siguientes esferas:
Planes para 2002
22. La tarea programada con la máxima prioridad para 2002 es la mejora del programa informático de Oracle a la versión 11i. En la Parte III del presente documento figura un informe detallado del proyecto.
23. Además de la mejora de los módulos normales de Oracle, se prevén novedades importantes en los siguientes sectores:
Cuestiones y observaciones
24. El progresivo desplazamiento de las aplicaciones administrativas de toda la Organización hacia una tecnología basada en la web permitirá aprovechar la capacidad de la Organización para comunicarse y funcionar con eficacia. La mayor conectividad conseguida mediante el proyecto WAN permitirá a un número creciente de oficinas de la FAO acceder a las nuevas aplicaciones y utilizarlas.
Antecedentes Y ámbito
25. Oracle Corporation anunció a comienzos del año 2000 que dejaría de prestar apoyo a la versión del programa informático de Oracle utilizado en la FAO después de diciembre de 2002. Esto obligó a la FAO a mejorar el programa, introduciendo la última versión antes de diciembre de 2002, pero también ofreció la oportunidad de examinar la configuración del sistema actual, de manera que pudiera mejorarse la efectividad y la eficacia de los procesos operativos de la FAO.
26. El enfoque del proyecto comprendía los sectores de trabajo de aplicación y técnico, reuniendo una amplia gama de aportaciones de manera estructurada, procedentes de las oficinas operativas, el Servicio de Apoyo a la Gestión (MSS) y las oficinas en los países.
Progresos durante 2001
27. El primer semestre de 2001 se dedicó a un examen completo de las necesidades operativas en las diversas esferas del sistema. Se registraron algunos retrasos debido a la falta de recursos funcionales que pudieran asignarse al proyecto. Sin embargo, en la segunda mitad del año se realizaron progresos en la preparación de una especificación completa de los cambios de los sistemas financieros.
28. Durante el segundo semestre de 2001, el equipo técnico concluyo las pruebas del programa informático mejorado, durante las cuales se registraron y solucionaron 150 errores. En general, el funcionamiento normal fue correcto para los módulos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, Libro Mayor y activo fijo. Surgieron problemas en los módulos de compras y recursos humanos y en los módulos en los que había realizado adaptaciones la FAO, pero éstos se corrigieron básicamente durante las pruebas técnicas y no quedan pendientes cuestiones importantes.
29. Las pruebas funcionales iniciales han avanzado con el apoyo de la Dirección de Finanzas y el sistema 11i está ahora listo para la prueba de "integración y aceptación de los usuarios".
Planes para 2002
30. Las principales tareas del proyecto previstas para 2002 son las siguientes:
Cuestiones y observaciones
31. Si no se consigue formular y realizar pruebas completas y amplias, la FAO quedará de nuevo expuesta a problemas de aplicación como los registrados durante la Fase I. Hay que señalar también que, en el caso de que se produzcan nuevos retrasos en la introducción de la mejora, la Organización podría estar expuesta al riesgo de quedar como una versión anticuada del paquete, que ya no contaría con el apoyo de Oracle.
Antecedentes y ámbito
32. En 1997 y 1998 se realizó un estudio de "prueba teórica" para evaluar si Oracle HR y de nóminas podría proporcionar los requisitos necesarios y las funciones de tramitación de nóminas para satisfacer las necesidades de la FAO. La conclusión fue que, si bien podía, en esa fase los costos asociados con la adaptación del paquete Oracle HR se consideraban demasiado elevados para realizar este trabajo. Se decidió que el ámbito del proyecto era tal que los limitados recursos disponibles (financieros y humanos) sólo podían orientarse a la aplicación de Oracle Financials. Por consiguiente, en 1998 se decidió que la aplicación de los componentes de recursos humanos del proyecto Oracle, en particular los componentes de prestaciones del personal y nóminas, se habían de desglosar de la aplicación de Oracle Financials y pasarlos a una aplicación de la Fase II. Aunque inicialmente se presentó como la sustitución del PERSYS/Payroll existente, el proyecto Oracle HR tiene un alcance realmente mucho mayor, puesto que debe incluir las necesidades operativas de una nueva generación del sistema de gestión de los recursos humanos en la FAO.
Progresos durante 2001
33. La Dirección de Recursos Humanos encargó un estudio de consultoría para evaluar las diversas opciones disponibles con vistas a la introducción de la Fase II. En particular, se consideraba necesario determinar si había algún motivo para modificar la decisión original de utilizar los sistemas Oracle HR y de nóminas para la tramitación de las prestaciones del personal y las nóminas (por ejemplo, debido a los cambios de las funciones de los paquetes, las variaciones en los costos/beneficios de la estrategia básica, etc.). El estudio del consultor no pretendía elaborar o examinar los requisitos operativos de HR para la Fase II ni establecer la base para un plan del proyecto con destino a esta fase. Se trataba más bien de una evaluación o examen "con la debida diligencia" del entorno y los costos de los sistemas predominantes, a fin de determinar si había algún motivo para modificar la estrategia original de aplicación de Oracle HR como parte de una solución integrada global.
34. El informe del consultor llegó a la conclusión de que la decisión estratégica tomada en 1997 de adquirir un paquete integrado de recursos financieros/humanos de Oracle seguía siendo válida, aunque los productos presentes en el mercado internacional, y en particular las aplicaciones operativas de Oracle, habían cambiado considerablemente durante ese período. Recomendó que se prosiguiera la aplicación del componente HR/Payroll del sistema de planificación de recursos de empresa basado en Oracle, que se adaptaría a la especificidad de la FAO.
35. En octubre de 2001, el Comité de Gestión del Proyecto Oracle (OPMC) acordó recomendar la puesta en marcha en 2002 de la etapa de definición de requisitos de la Fase II (HR y nóminas) del proyecto Oracle, de cuyos resultados se derivaría el alcance del proyecto. El OPMC acordó establecer un pequeño equipo del proyecto formado por un director del proyecto, personal de diversas direcciones y apoyo de consultores externos para realizar la fase inicial del proyecto (agilización del proceso operativo y definición de las necesidades operativas en plena colaboración con el equipo encargado de la elaboración del nuevo sistema de apoyo a la planificación, la supervisión de la ejecución y la evaluación del programa (PIRES)).
36. A partir de octubre de 2001 se ha definido la estructura del equipo del proyecto y se ha contratado a su director.
Planes para 2002
37. La Organización tiene previsto comenzar a aplicar la Fase II en 2002-2003. El proyecto se dividirá en dos sectores de trabajo principales: funcional y técnico. Constará de cuatro fases: agilización del proceso operativo y definición de las necesidades operativas; desarrollo; aceptación de los usuarios y capacitación; e instalación y producción.
38. La fase inicial del proyecto (agilización del proceso operativo y definición de las necesidades operativas) comenzará en marzo de 2002, con el objetivo de concluirla para el final de este año. El análisis comenzará con un examen del sistema existente y el trabajo realizado anteriormente sobre el proyecto para las funciones de contratación, prestaciones y nóminas. Se determinarán las oportunidades de una ulterior organización del proceso operativo y de agilización de los procedimientos. El resultado de esta fase inicial será un documento detallado en el que se describan las necesidades operativas que han de cumplir Oracle HR, Oracle Payroll y la base de datos.
Cuestiones y observaciones
39. Nunca se puede insistir demasiado en la importancia de garantizar la asignación de recursos humanos y financieros suficientes al proyecto. En el PLP 2002-2003 figura una consignación de 985 000 dólares EE.UU. para Oracle HR y de 875 000 dólares EE.UU. para la parte de nóminas de la Fase II de Oracle. Como se ha indicado más arriba, se ha recomendado el establecimiento de un pequeño equipo del proyecto para realizar su fase inicial. El costo de la fase inicial se ha estimado en dos millones de dólares EE.UU. y está financiado casi en su totalidad con la consignación del PLP para 2002-2003. Sin embargo, la aplicación de la Fase II después de esta etapa inicial está sujeta a la disponibilidad de más recursos.
Antecedentes y ámbito
40. La finalidad del nuevo sistema de planificación y supervisión es sustituir los procedimientos y los sistemas de información actuales para la planificación, la supervisión de la ejecución y la evaluación del programa con una nueva solución integrada que refleje plenamente los conceptos que sirven de base al Marco Estratégico aprobado recientemente y el nuevo modelo de programación. En los objetivos del proyecto se subraya la importancia de una integración eficaz del Marco Estratégico y los resultados basados en los enfoques de la presupuestación en los procesos de planificación y gestión del programa de la Organización y se reconoce la importancia de trabajar con arreglo a las normas de los sistemas de información y las estrategias de gestión de datos de la Organización.
Progresos durante 2001
41. En el año 2001, se concedió prioridad a lo siguiente:
42. Se están examinando tres opciones informáticas amplias: 1) programa informático elaborado por otros organismos de las Naciones Unidas; 2) una solución en un paquete; y 3) elaboración de un programa informático adaptado. Una encuesta realizada en los sistemas de gestión de programas de otros organismos de las Naciones Unidas ha permitido descubrir conceptos e ideas útiles, pero no ha sido posible identificar una solución informática específica que pudiera incorporarse a la FAO de manera rentable. La investigación de soluciones en un paquete ha indicado que la introducción de un producto informático nuevo importante procedente de un tercer proveedor distinto de Oracle no resultaría rentable. Así pues, la estrategia informática para el PIRES consiste en lo siguiente:
43. El ámbito y la estrategia de la creación del nuevo sistema se documentó en una exposición y carta del proyecto, que examinó el Comité de Gestión del Proyecto de Oracle de la FAO en diciembre de 2001. Los elementos básicos del enfoque propuesto recibieron la ratificación del Comité y se ha procedido a la ejecución del proyecto.
Planes para 2002
44. El PIRES comenzará a funcionar en el año 2002, abarcando los siguiente procesos de planificación y presentación de informes de toda la Organización:
45. Además, se proporcionarán instrumentos del PIRES que contribuirán a mejorar la gestión del programa en su funcionamiento:
46. Por último, durante el año 2002 se abordaron cuestiones esenciales de integración con otros sistemas importantes de toda la Organización, como requisito previo para definir los procesos operativos con vistas a la planificación del trabajo y la renovación de los requisitos de diseño del PIRES para el módulo de presupuestación (en apoyo de la preparación del PLP 2004-05):
Cuestiones y observaciones
47. Todos los objetivos operativos fundamentales previstos para 2002 se pueden conseguir con el presupuesto de 475 000 dólares EE.UU. asignado al PIRES en los niveles de financiación aprobados del PLP 2002-03, debido en parte a que en la estrategia de elaboración de los sistemas se insiste en la utilización de personal interno y consultores privados en el proyecto, en lugar de los consultores de gestión externos, que resultan más costosos. Por ejemplo, el análisis de los requisitos y el diseño del sistema están en gran parte a cargo de personal interno. Sin embargo, en el presupuesto no hay suficiente financiación para la adquisición y aplicación del paquete de presupuestación del sector público de Oracle, en el caso de que en el último término éste sea necesario.
48. Los recursos adicionales para el proyecto procedentes de los pagos de atrasos se destinarían a los siguientes sectores:
Antecedentes y ámbito
49. La base de datos ha sido un componente estratégico del proyecto de ejecución de las aplicaciones de Oracle desde su comienzo en 1996. El requisito de información sobre la gestión fácilmente accesible y actualizada ha sido una de las cuestiones que durante mucho tiempo no se habían abordado en los sistemas administrativos de la FAO y uno de los principales motivos de su sustitución.
50. El principal objetivo de la base de datos de la FAO es que los datos financieros y administrativos estén fácilmente disponibles para la administración y el personal, a fin de eliminar la repetición y la incoherencia de los datos, normalizar los resultados y proporcionar información actualizada a todos los usuarios en todos los puntos de la FAO.
51. El ámbito de la base de datos comprende todas las principales fuentes de datos administrativos, a saber, financieros, de recursos humanos, de presupuesto y de compras. Dentro de estas categorías amplias, está prevista la disponibilidad de grupos de datos especializados más pequeños: viajes, cuentas por pagar y por cobrar, campo, proyectos.
52. Lo normal es que la base de datos evolucione con el tiempo, y la FAO no es una excepción. Tras la introducción de la base de datos financieros a finales de 1999, en el año 2000 se hizo un modificación importante de los principales informes. La introducción de un instrumento de presentación de informes basado en la web en el segundo semestre del año 2000 constituyó un paso importante hacia la disponibilidad de la información financiera para todas las oficinas de la FAO, incluidas las presentes en los países donde se dispone de conexión a Internet. Al mismo tiempo se estableció un acceso seguro criptado por Internet y la protección mediante clave.
53. La base de datos se utiliza ampliamente en toda la Organización como mecanismo fundamental para el acceso a la información financiera detallada y resumida. La utilización de estadísticas para el mes de mayo de 2001 indica un promedio de consultas de la base de datos superior a 600 al día. Los listados de transacciones financieras, los estados de cuentas y los informes sobre la situación de los proyectos de fondos fiduciarios son los informes más habituales utilizados, cada uno de ellos con más de 3 000 consultas al mes.
Progresos durante 2001
54. Durante el año 2001 se preparó la base de datos de "recursos humanos", que estaba lista para la realización de pruebas de usuarios en la segunda mitad del año. Una vez concluidas las pruebas de aceptación de los usuarios, se distribuirá durante el año 2002.
55. Está totalmente en marcha la preparación de un sistema de información sobre la gestión (MIS) para toda la Organización, que comenzó en el segundo semestre del año 2000. Se distribuirá para realizar pruebas de usuarios en el primer trimestre de 2002.
56. Hay que mejorar el programa informático en el que se basa la propia base de datos, pasando a una nueva versión como parte de la mejora de Oracle 11i. Los planes para la mejora están bastante avanzados y la nueva versión del programa informático de la base de datos se distribuirá en el año 2002 de manera totalmente coordinada con la versión 11i.
Planes para 2002
57. Además de los planes para la distribución general de la base de datos sobre recursos humanos, los informes del MIS para toda la Organización y el nuevo programa informático de la base de datos, para el año 2002 hay previstas varias novedades, a fin de ampliar el contenido de la base de datos. Entre ellas está la incorporación de datos sobre proyectos históricos y de referencia, ampliaciones a toda la gama de información sobre recursos humanos e incorporación de nuevos detalles procedentes de los libros mayores secundarios.
58. Se prevé que la preparación de informes basados en la información de la base de datos continuará al mismo ritmo del período anterior del año 2001, durante el cual se añadieron al conjunto básico alrededor de 60 informes más de la base de datos.
Cuestiones y observaciones
59. Hay grandes proyectos de sistemas de información que ya están utilizando o tienen previsto utilizar la base de datos como fuente de sus datos de toda la Organización. Es imprescindible que se mantenga este concepto de diseño del sistema tanto por parte de los usuarios de toda la Organización como de los departamentos, de manera que se garantice en todos los niveles la calidad y la coherencia de los datos y los resultados.