FC 104/5

Comité financier

Table des matières

I. Introduction

II. Application du système de remboursement des dépenses d’appui

III. Proposition d’amendement de la politique en matière
de dépenses d’appui

a) Examen du barème des taux des coûts directs de fonctionnement des projets d’urgence
b) Demande d’exemption soumise par la Commission des thons de l’océan Indien concernant les dépenses d’appui des projets

IV. Conclusions

I. Introduction

1. Le présent rapport annuel a pour objet d’informer le Comité de la mise en œuvre de la politique appliquée par la FAO pour le remboursement des dépenses d’appui. Compte tenu des résultats obtenus, le Comité est invité à examiner des propositions d’amendement de cette politique ainsi qu’une demande de dérogation

II. Application du système de remboursement des dépenses d’appui

2. La politique de la FAO relative à la fixation des taux de la redevance pour les frais de soutien des projets (PSC) a été approuvée par le Conseil en novembre 2000¹ et de légères modifications ont été apportées en septembre 2001² et en septembre 2002³. Elle part du principe que cette redevance devrait être plus ou moins alignée sur les dépenses effectives, compte tenu des arrangements existants et de la nécessité d’une approche simple et claire.

3. Il peut arriver que le taux de la redevance pour les frais de soutien des projets financés par des fonds fiduciaires s’écarte du plafond de 13 pour cent lorsque les dépenses d’appui indirectes variables liées aux projets sont inférieures aux prévisions. Le Bureau du Programme, du budget et de l’évaluation est chargé d’évaluer les écarts par rapport aux taux normaux. Les catégories de projets auxquels les taux PSC s’appliquent sont les suivantes: assistance technique; activités normatives (y compris les activités et les commissions financées conjointement) et aide d’urgence. Dans chaque catégorie, les cas où il est possible que les taux de la redevance pour les frais de soutien des projets s’écartent des plafonds applicables sont clairement définis.

4. Cette politique et les conseils pour son application ont été largement diffusés à la FAO auprès des concepteurs et des responsables des projets. Elle a été affichée sur le site Intranet de la FAO et elle est décrite dans le Système d’information sur la gestion du Programme de terrain qui inclut également des réponses aux questions les plus fréquentes concernant les dépenses d’appui. Le personnel concerné a bénéficié de présentations portant sur cette politique et son application.

5. Les statistiques qui figurent au tableau ci-après couvrent la période allant du 1^er juin 2002 au 31 mai 2003 pendant laquelle la FAO a mis en chantier 306 projets financés par des fonds fiduciaires. Le tableau contient une ventilation par catégorie des taux appliqués à ces projets, indiquant le nombre de projets et le budget alloué pendant leur durée. Pour tous les projets, des taux conformes à la politique en vigueur ont été appliqués.

Tableau 1. Ventilation par catégorie des taux de remboursement des frais de soutien des projets

III. Proposition d’amendement de la politique en matière de dépenses d’appui

6. Deux cas appellent un examen et une décision du Comité financier:

a) l’examen du barème des taux applicables aux coûts directs de fonctionnement des projets d’urgence;

b) la demande d’exemption soumise par la Commission des thons de l’océan Indien concernant les dépenses d’appui des projets.

a) Examen du barème des taux des coûts directs de fonctionnement des projets d’urgence

7. La politique en vigueur stipule que les taux pour les projets d’aide d’urgence doivent être déterminés au cas par cas afin que soit remboursée l’intégralité des dépenses d’appui indirectes variables du projet; ces taux oscillent actuellement entre un minimum de 3 pour cent et un maximum de 6 pour cent. A sa session de septembre 2002, le Comité financier a été informé qu’à l’issue d’études de coûts récentes, des consultations internes ont été entreprises pour décider s’il convient de relever le plafond pour les projets d’urgence, ce qui les porteraient à des niveaux conformes à ceux qui sont appliqués par d’autres organisations. Ces consultations ont confirmé que plusieurs facteurs contribuent à accroître les dépenses de la FAO pour les opérations d’urgence. La modification de la structure et de la nature des opérations d’urgence découle en particulier de l’augmentation des volumes et de l’accroissement de la complexité des opérations (multiplication des activités de remise en état et activités visant à améliorer les liens entre opérations de secours, de remise en état et de développement) et notamment des demandes d’évaluations d’incidence de rapports et de suivi émanant des donateurs, qui accroissent les coûts. Il importe également de réajuster les coûts notamment parce que les volumes sont tels que des coûts qui pouvaient être considérés comme fixes doivent maintenant être considérés comme partiellement variables. Le Comité est donc invité à approuver une augmentation portant le plafond des taux appliqués pour les coûts directs de fonctionnement des activités d’urgence à 6,5 pour cent, niveau qui est conforme aux résultats des études récentes et aux taux appliqués par d’autres institutions.

b) Demande d’exemption soumise par la Commission des thons de l’océan Indien concernant les dépenses d’appui des projets

8. À sa sixième session, la Commission des thons de l’océan Indien a demandé à son Secrétariat d’écrire au Directeur Général de la FAO, au nom de son Président, pour demander une exemption des dépenses d’appui des projets. Après examen de cette demande, il a été jugé nécessaire de solliciter l’avis du Comité avant de communiquer une décision à la Commission des thons de l’océan Indien.

9. Selon la politique en vigueur les comptes de fonds fiduciaires à long terme (tels que les Commissions établies sous les auspices de la FAO) feront l’objet d’une estimation au cas par cas pour déterminer le niveau effectif des dépenses d’appui indirectes variables et seront facturés en conséquence. À cet égard, le taux applicable aux dépenses d’appui pour la Commission des thons de l’océan Indien est actuellement de 4,5 pour cent, conformément à l’étude de coûts qui a déterminé ainsi les dépenses variables indirectes des activités de la Commission. Etant donné que cette politique a été appliquée pour fixer le taux actuel et qu’elle ne prévoit aucune disposition permettant de fixer un taux inférieur au niveau actuel des dépenses d’appui indirectes variables, l’Organisation n’est pas en mesure d’apporter une réponse favorable à la demande de la Commission des thons de l’océan Indien.

10. Toutefois, certaines commissions, établies avant l’entrée en vigueur de la politique actuelle, ne doivent faire face à aucune dépense d’appui. Il a donc été jugé souhaitable de demander au Comité s’il désirait modifier la politique en vigueur afin d’autoriser à examiner des demandes de dérogation des commissions. Pour autoriser à soumettre de telles dérogations, il faudrait modifier la formulation de la politique actuelle: «les comptes de fonds fiduciaires à long terme (tels que les Commissions établies sous les auspices de la FAO) feront l’objet d’une estimation au cas par cas pour déterminer le niveau effectif des dépenses d’appui indirectes variables et seront facturés en conséquence, à moins que le Comité financier n’accorde une dérogation à la Commission». Il convient de signaler que la politique en vigueur a permis d’éliminer le concept de «dérogation» en adoptant, dès sa formulation, le principe du remboursement à l’Organisation des dépenses variables indirectes engagées pour appuyer les activités financées par des ressources extrabudgétaires. Le CCI a vivement apprécié cette méthode comme il l’a indiqué dans le récent rapport sur les dépenses d’appui qu’il a soumis pour information au Comité à sa cent deuxième session⁴.

11. Le Comité doit être conscient du fait que, si cette politique est modifiée et si la demande de la Commission des thons de l’océan Indien est acceptée, cela ouvrira la voie à d’autres demandes de commissions qui souhaiteront bénéficier du même traitement. L’impact financier sur l’Organisation, en cas d’acceptation de la demande de la Commission des thons de l’océan Indien serait relativement faible, car l’effet net de la fixation du taux des dépenses d’appui des projets au niveau zéro pour ce projet particulier correspondrait à une perte de recettes pour le remboursement de ces dépenses d’environ 40 000 dollars par an (par rapport à un montant moyen net de 900 000 dollars par an pour l’exécution du projet durant les trois dernières années).

12. Le Comité financier est donc invité, soit à conserver la politique sous sa forme actuelle, excluant ainsi la possibilité de demandes de dérogations de la part de commissions, soit à modifier cette politique en permettant que des demandes de dérogations soient soumises au Comité financier.

IV. Conclusions

13. Le Comité est invité à prendre note des résultats de l’application de la nouvelle politique relative au taux de remboursement des dépenses d’appui et à statuer sur les points suivants:

• Porter le plafond du taux applicable aux coûts directs de fonctionnement pour l’aide d’urgence, qui sera déterminé au cas par cas, dans le but de rembourser l’intégralité des dépenses d’appui indirectes variables des projets, de 6 pour cent à 6,5 pour cent, tout en maintenant la limite inférieure au niveau actuel de 3 pour cent.
• Soit i) conserver la formulation actuelle de la politique en ce qui concerne les commissions, excluant la possibilité de soumettre une dérogation pour les dépenses d’appui, soit ii) modifier comme suit la formulation de la politique: «les comptes de fonds fiduciaires à long terme (tels que les Commissions établies sous les auspices de la FAO) feront l’objet d’une estimation au cas par cas pour déterminer le niveau effectif des dépenses d’appui indirectes variables et seront facturés en conséquence, à moins que le Comité financier n’accorde une dérogation à la Commission». Si le Comité décide d’adopter cette dernière formulation, il devra déterminer s’il convient d’accepter ou non la dérogation demandée par la Commission des thons de l’océan Indien.

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¹ CL 119/13 Annexe II, Examen des dépenses d’appui – Résumé des propositions.

² CL 121/4, Rapport de la quatre-vingt-dix-septième session du Comité financier, paragraphes 21 à 23.

³ FC 100/5.

⁴ (CL 124/INF/10 – Sup.1 (JIU/REP/2002/3).