Comité financier

RAPPORT IN EXTENSO

Recommandation du Commissaire aux comptes

Priorité

Calendrier proposé par le Commissaire aux comptes

Mesures prises et situation

Observations du Commissaire aux comptes

QUESTIONS FINANCIÈRES

Mode de présentation des états financiers

Ajustements du Manuel

Je recommande que l'Organisation passe au crible le plan comptable pour identifier d'autres possibilités de réduire les ajustements manuels. [paragraphe 12]

Important

Avant la clôture de l'exercice 2002-03

Il est actuellement procédé à un examen du plan comptable dans le but de rationaliser les états comptables intérimaires et de fin d’exercice. Cette tâche devrait être achevée avant la fin du présent exercice.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ce domaine seront examinés lors de la vérification des états financiers de 2002-03.

Présentation de l’état I

Je recommande la présentation ci-après, plus conforme aux prescriptions de l'Annexe II des normes comptables des Nations Unies (UNAS) et à l'importance respective des montants financiers entrant en jeu:

• Les gains (ou pertes) de change seront enregistrés à part sur une ligne intitulée “ajustement de change”;
• Les recettes provenant de la vente de produits d'information et celles fournies par la publicité et le parrainage de ces produits feront l'objet d'une ligne séparée intitulée “activités génératrices de revenu”;
• Les contributions en espèces des gouvernements figureront séparément sur la ligne “contributions en espèces des gouvernements aux dépenses locales”;

La ligne intitulée “recettes accessoires” regroupera, ainsi que le prescrivent les articles 4.4. et 7.1. du Règlement financier, les obligations accumulées et devenues caduques et les autres recettes accessoires. [paragraphe 15]

Mérite attention

Pour les comptes 2002-03

Les comptes intérimaires pour la période prenant fin le 31 décembre 2002 comportent les présentations séparées ci-après pour les éléments suivants:

1. Gains/pertes de change;
2. Fonds spécial des publications,
3. Contributions en espèces des gouvernements; et
4. Recettes accessoires.

Situation: exécuté.

Vérifié.

Politique d’arrondissement

Je recommande qu'à partir de 2002-03, l'on ajoute aux états financiers une note concernant la procédure d'arrondissement, indiquant clairement son niveau. [paragraphe 18]

Mérite attention

Pour les comptes 2002-03

La procédure d'arrondissement applicable aux états financiers de l'Organisation fera l'objet d'une note ajoutée aux comptes de l'exercice biennal 2002-03.

Situation: En cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ce domaine seront vérifiés lors de la vérification des comptes 2002-2003.

Situation financière de l'Organisation

Règles et protocoles applicables pour l’emploi des retraités

Je recommande ce qui suit:

• Les directives et pratiques existantes concernant le réemploi des anciens membres du personnel qui ont été licenciés devraient être consolidées dans un protocole global couvrant en particulier les questions suivantes: délai minimum entre la cessation de services et le réemploi, durée maximale de l'emploi, nature de la mission, conditions financières et autres conditions d'emploi.
• Pour ce qui concerne le premier point, la règle standard des Nations Unies – à savoir le délai minimum de trois ans - me paraît bonne. Il conviendrait de la rappeler dans tous les accords de licenciement. Le Directeur général pourrait, bien entendu, toujours accorder une dérogation à cette règle, sur la base de justifications détaillées. La durée maximale de l'engagement pourrait être la même que pour les retraités (six mois).
• Une fois définies, les dispositions régissant le réemploi du personnel licencié devraient être incorporées dans la section 300 du Manuel de la FAO. [paragraphe 31]

Important

Début 2003

L'Organisation maintient que la pratique actuelle, telle qu'elle est énoncée dans le document administratif interne (Circulaire d'information – KIC 99/7 du 1^er juillet 1999) devrait rester applicable, c'est-à-dire que le réemploi d'un ancien membre du personnel ne peut être envisagé pendant la période couverte par l'indemnité de licenciement amiable. Des modifications sont apportées à la section pertinente du Manuel.

Situation: en cours d'exécution, sous les réserves susmentionnées.

Noté.

QUESTIONS DE GESTION

Mise en œuvre du programme "Pétrole contre nourriture"

Sécurité des espèces et des valeurs

Je recommande donc d'élaborer dans les meilleurs délais des règles et directives précises sur la gestion des liquidités et des valeurs à l'intention de tous les représentants de la FAO et que le cas spécifique de l'Iraq soit également traité. [paragraphe 56]

Important

D'ici à la mi-2003

Des directives détaillées pour une gestion sans risques des liquidités et des valeurs dans les bureaux de terrain ont été préparées et publiées. Dans le cas spécifique de l’Iraq, des dispositions ont été prises pour appliquer la recommandation.

Situation: exécuté.

Les progrès accomplis dans ce domaine seront vérifiés lors de la vérification des documents comptables de terrain en Iraq même.

Gestion des fonds constitués localement

Je recommande que l'Organisation continue de déployer tous les efforts nécessaires pour résoudre les problèmes en suspens concernant les procédures relatives aux fonds constitués localement et que les revenus et dépenses au titre de ces fonds soient dûment consignés dans les états financiers de la FAO pour l'exercice 2002-2003. [paragraphe 97]

Fondamental

Avant la clôture de l'exercice 2002-03

Des directives concernant les fonds constitués localement ont été préparées par le Bureau chargé du programme Iraq et transmises au bureau de la FAO en Iraq. Les questions en suspens mentionnées par le Commissaire aux comptes sont maintenant résolues. Les recettes et les dépenses au titre des fonds constitués localement seront inscrites dans les états financiers de la FAO pour l’exercice 2002-03.

Situation: en cours d’exécution sauf indication contraire ci-dessus.

Les progrès accomplis dans ce domaine seront vérifiés lors de la vérification des documents comptables de terrain en Iraq même.

Retards dans le processus d'achats

Je recommande de lancer une étude pour déterminer avec exactitude le moment et le stade où se produisent les retards et d'en chercher les causes afin de repenser le processus d'achats ou d'adapter la dotation en personnel, le cas échéant. [paragraphe 105]

Important

D'ici à la mi-2003

Une étude a été entreprise conformément à la recommandation du Commissaire aux comptes. La plupart des retards constatés dans les processus des achats étaient imputable aux importantes pénuries de personnel dans les unités concernées au cours de la période considérée. Toutefois, des dispositions avaient déjà été prises pour s’attaquer aux causes de ces retards durant le premier semestre 2002 au moyen d’un renforcement des effectifs

Situation: exécuté.

Noté.

EXAMEN DES CONTRÔLES INTERNES DE L’ORGANISATION

Organisation de la fonction globale de contrôle à la FAO

Règles et règlements applicables

Je recommande que le Règlement financier, qui constitue la Section 202 du Manuel de la FAO, et la Section 108, qui se rapporte au Département de l'administration et des finances, soient mis à jour dès que possible, afin notamment de donner une vue d'ensemble des fonctions de contrôle au sein de l'Organisation. [paragraphe 131]

Mérite attention

Avant la fin 2002

L’énoncé des fonctions relatif à la Division des finances (section 108 du Manuel) est actuellement mis à jour dans le cadre de la préparation du PTB pour l'exercice biennal 2004-05 tandis que la section 202 du Manuel est en cours de modification dans le cadre d’une révision de plus large portée des politiques et procédures comptables. Cette activité devrait se poursuivre tout au long de l’année 2004.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ce domaine seront vérifiés lorsqu’il aura été rendu compte de l’exécution.

Organisation générale et mandats respectifs

Je recommande que la FAO étudie la possibilité de fusionner le Bureau de l'Inspecteur général et le Service de l'évaluation dans le but de créer un bureau ou une division unique pour le contrôle. L’actuelle Sous-Division des contrôles qui a fonctionné à un niveau différent, pourrait rester dans la Division des finances. Toutefois, il faudrait établir formellement des relations de travail afin d'éviter le chevauchement des tâches. [paragraphe 137]

Mérite attention

Avant la fin 2003

Un document intitulé "Indépendance et emplacement du Service de l'évaluation" a été soumis à la Réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier en mai 2003. La question reste ouverte puisque la Réunion conjointe a demandé qu’un nouveau document sur cette question soit soumis à la session de septembre 2003.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ce domaine seront vérifiés après notification de l’exécution.

Examen du Bureau de l'Inspecteur général

Planification de la vérification des comptes

Je recommande qu'une évaluation des risques soit effectuée et régulièrement mise à jour (au moins une fois par exercice biennal). Son objectif global serait de collecter et d’analyser des données, tant quantitatives que qualitatives, pour décrire la forme, la dimension et les caractéristiques des risques auxquels l'Organisation est exposée. [paragraphe 156]

Important

D'ici à la mi-2003

Le Bureau de l’Inspecteur général a modifié du tout au tout sa conception de la planification de la vérification des comptes en ayant recours à des évaluations des risques pour déterminer les domaines et activités critiques devant donner lieu à vérification. Cette nouvelle approche permettra des examens mieux ciblés et une meilleure utilisation des ressources en personnel. À cet égard, le Bureau de l’Inspecteur général a déjà recruté un consultant de haut niveau, qui doit l’aider à concevoir l’application nécessaire en matière d’évaluation des risques et de planification. L’étude sera achevée au plus tard en octobre 2003 et le plan de vérification des comptes pour l’exercice 2004-05 sera établi sur la base de cette nouvelle approche.

Situation: en cours d’exécution.

Les progrès accomplis feront l'objet d'une vérification.

Formation

Je recommande que la formation soit intensifiée et axée en particulier sur la vérification des comptes du système d'information. En outre, il faudrait encourager certains vérificateurs des comptes à devenir des auditeurs informatiques ou des spécialistes d'Oracle agréés. [paragraphe 168]

Important

Pour le plan de formation 2003

La formation et le perfectionnement du personnel demeurent des éléments importants de la gestion globale du Bureau de l'Inspecteur général. Les activités dans ce domaine comportent trois volets:

• formation à la vérification professionnelle des comptes,
• formation linguistique, et
• formation à l'utilisation des techniques de bureautique.

Dans le cadre des activités de formation en cours, un cours sur la vérification des systèmes d’information, centré sur les applications Oracle de vérification des comptes, est actuellement organisé pour le mois de novembre 2003 à Rome, à l’intention de l’ensemble du personnel du Bureau. En outre, le personnel chargé de la vérification des comptes est encouragé à s’inscrire au programme de formation permettant de devenir Auditeur informatique agréé.

Situation: en cours d’exécution.

Noté.

Résultats des activités de vérification des comptes

Je recommande ce qui suit:

Il faudrait apporter de très importantes améliorations au manuel de vérification des comptes afin d'en faire un outil utile pour les vérificateurs. On donnera la priorité à l'incorporation de sections sur l'évaluation des risques, le sondage statistique et la pertinence. La section consacrée au Siège devrait être étoffée pour inclure le système d'information, les fonctions de trésorerie et les placements, les vérifications des achats et les ressources humaines [paragraphe 172].

Important

D'ici à la mi-2003

Le Bureau de l’Inspecteur général a commencé la mise à jour du manuel de vérification des comptes. Une section sur la méthode d’évaluation des risques a été élaborée en but d’être incluse dans le Volume 1 (Aperçu de la vérification des comptes) dans le Manuel, de même que:

a) les nouvelles Normes pour la pratique professionnelle de l'audit interne, qui ont été adoptées en juin 2002.

b) le guide sur le sondage statistique et la pertinence.

En outre, le Volume 2 (Programmes de vérification des comptes) du Manuel est constamment vérifié dans la mesure où le Bureau de l’Inspecteur général le met à jour à l’aide de programmes d’audit révisés ou nouveaux, selon le cas, chaque fois que des vérifications ou des examens sont effectués. À cet égard, avec l’application du système Oracle, il a fallu concevoir de nouveaux programmes de vérification des comptes pour les secteurs financiers et les achats. Plusieurs programmes de ce type ont déjà été établis et d’autres seront élaborés en liaison avec les vérifications des comptes réalisées dans les secteurs particuliers.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis feront l'objet d'une vérification.

Établissement de rapports et suivi des conclusions de la vérification

Je recommande que:

Pour chaque type de fonction de vérification, un rapport type soit élaboré. Il faudra surveiller de près sa conformité avec le contenu et le mode de présentation convenus.

Important

Effet immédiat

Le Bureau de l'Inspecteur général a achevé un examen comparatif des pratiques adoptées par d'autres institutions; il va étudier les avantages d’une standardisation de certains aspects du rapport. Toutefois, cette question doit encore être examinée de façon plus approfondie avant qu’une décision définitive puisse être prise.

Situation: En cours d’exécution.

Les progrès accomplis feront l'objet d'une vérification après notification de l’exécution.

Examen du contrôle interne sur l’utilisation des ressources de l’Organisation

Étant donné les lacunes de l'examen effectué et la non-fiabilité des résultats, je recommande qu'un autre examen soit fait dès que possible à l'aide d'une méthode appropriée, c'est-à-dire une évaluation des risques. L'évaluation devrait d'abord revoir les cas passés de fraudes et de mauvaise utilisation des ressources de l'Organisation afin de déterminer les facteurs qui ont favorisé ces manœuvres. Se fondant sur la manière dont les règles, règlements et procédures existants sont effectivement appliqués, l'évaluation devrait ensuite prévoir les risques possibles de mauvais emploi des ressources de l'Organisation et recommander des mesures pour les prévenir. [paragraphe 187]

Fondamental

En 2003

Le Bureau de l’Inspecteur général a débattu de sa conception de l’examen mentionné avec l’actuel Commissaire aux comptes et a commencé à travailler sur cette question au deuxième trimestre 2003. Cet examen devrait être achevé avant la fin de 2003.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis feront l'objet d'une vérification après notification de l’exécution.

Examen de la mise en place des contrôles dans Oracle

Processus de mise au point des systèmes

Je recommande que soient considérés comme prioritaires:

• l'officialisation d'une stratégie globale;
• l'adoption d'une méthodologie de projet ayant fait ses preuves à adopter pour les projets relatifs aux ressources humaines et au budget et tout autre projet futur;
• la finalisation et/ou la mise à jour de la documentation existante (en particulier les guides de tous les paramètres) et des procédures définies pour leur entretien;
• la documentation officielle de la réalisation de tous les contrôles effectués au niveau de la Division des systèmes et des techniques d'information et de la Sous-Division des contrôles. [paragraphe 195]

Fondamental

Avant la fin de 2002

Les procédures et les contrôles concernant l’accès au système et à la sécurité font désormais l’objet d’une documentation officielle et seront publiés sur l’Intranet (AFF). Les autres points on été appliqués (voir document FC 102/8 du Comité financier).

Situation: en cours d'exécution sous les réserves susmentionnées.

Fera l’objet d’une vérification au cours du prochain examen par le Commissaire aux comptes, comme prévu pour 2004-2005.

Interfaces

Bien que je reconnaisse que la Sous-Division des contrôles ait commencé à traiter ces problèmes en surveillant et en présentant des rapports sur les activités d'interface et en donnant suite aux questions qui se posaient, je recommande que les efforts soient poursuivis pour établir des procédures sur les points suivants: fréquence des mises à jour; analyse régulière des rejets; recyclage et vérification à rebours. [paragraphe 196]

Important

Effet immédiat

Comme le Commissaire aux comptes l'a indiqué, l'examen ordinaire des activités d'interface et l'établissement des rapports pertinents, sont déjà effectués. En outre, les activités en cours consistent notamment à documenter et à mettre à jour toutes les procédures d’interface en vigueur; elles devraient se poursuivre tout au long des années 2003 et 2004.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ces domaines feront l'objet d'une vérification après notification de l’exécution.

SUIVI DE LA GESTION DE LA TRÉSORERIE

Organisation

Comité consultatif pour les placements

Je recommande que le Comité consultatif pour les placements se réunisse deux fois l'an, par téléconférence, et soit encouragé à tenir des consultations informelles. Il convient de rédiger un compte rendu de toutes les réunions, y compris les consultations informelles, et de le publier dans les meilleurs délais, conformément à mes recommandations antérieures. [paragraphe 213]

Mérite attention

En 2003

La démarche recommandée a été mise en œuvre à partir de 2003 selon la disponibilité des membres du Comité consultatif pour les placements et des points à examiner. Pour les questions urgentes, des conférences téléphoniques seront organisées. Cette année, le Comité consultatif sur les placements s’est déjà réuni une fois, en avril 2003.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ces domaines feront l'objet d'une vérification après notification de l’exécution.

Relations bancaires

Je recommande des mesures promptes pour donner effet au troisième élément de la stratégie afin de rationaliser encore les relations bancaires avec les particuliers et de réduire les frais bancaires. [paragraphe 215]

Important

Avant la fin de 2003

Concernant le troisième élément de la stratégie bancaire, un expert en opérations bancaires est actuellement recruté pour faciliter la restructuration des relations de la FAO avec les banques locales et des contacts ont déjà été pris avec les principaux prestataires de service pour les régions de la FAO.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ces domaines feront l'objet d'une vérification après notification de l’exécution.

Placements à long terme

Mise à jour 2002

Tout en regrettant que les arrangements en vigueur n'aient pas encore été examinés, ainsi que je l'avais recommandé dans mon précédent rapport, j'invite l'Organisation à régler cette question le plus vite possible, puisqu'elle a maintenant nommé un Chef du Service de la trésorerie [paragraphe 224].

Fondamental

D'ici à la mi-2003

En ce qui concerne les arrangements pour les placements à long terme mentionnés, l’Organisation a mis fin au contrat du précédent gestionnaire des placements. La gestion des obligations et des actions a été transférée provisoirement à deux gestionnaires des placements, dans l’attente de la mise en œuvre de la dernière phase de la stratégie relative aux placements à long terme.

Cette stratégie est conditionnée à l’achèvement d’une étude détaillée de l’actif et du passif, qui est en cours et qui devrait être achevée d’ici au quatrième trimestre 2003.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ces domaines feront l'objet d'une vérification après notification de l’exécution.

SUIVI DE LA RÉORGANISATION ET DES BESOINS EN PERSONNEL DE LA DIVISION DES FINANCES

Examen des besoins en personnel

Je recommande que, sur la base du rapport final de la société de conseil, on élabore un plan d'action détaillé pour régler les questions en suspens à la Division des finances et qu'on suive de près sa mise en œuvre au moyen d'un rapport d'avancement périodique. [paragraphe 254]

Important

Plan d'action détaillé avant la fin de 2002

Il a été tenu compte des recommandations de la société de conseil dans le cadre du processus d'établissement du budget, et des propositions pour régler les problèmes de personnel figureront dans le PTB pour 2004-05.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ces domaines feront l'objet d'une vérification après notification de l’exécution.

MESURES PRISES EN RÉPONSE À MES PRÉCÉDENTS RAPPORTS

Gestion des ressources humaines

Recours à des ressources humaines autres que les fonctionnaires

En ce qui concerne le recours à des ressources humaines autres que les fonctionnaires, j'ai recommandé que l'on uniformise les conditions de services et de contrat et que l'on mette en place un système de contrôle du recours à des collaborateurs externes [par. 119 de mon rapport 1998-99]. Au moment de la rédaction du présent rapport, mon personnel a été informé que les nouvelles dispositions contractuelles désignées par l'expression "Accord de services personnels" allaient remplacer quatre types de contrats antérieurs à partir d'octobre 2002.

Non indiqué

Non indiqué

L’expérience acquise à l’occasion de la mise en œuvre du nouvel arrangement contractuel dit "accord de services personnels" a été examinée et certaines modifications sont actuellement apportées au document contractuel pour tenir compte des besoins et des réactions des utilisateurs.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ces domaines feront l'objet d'une vérification après notification de l’exécution.