JM 03.1/4

Table des matières

INTRODUCTION

RAPPEL DES FAITS

PROPOSITIONS DU SECRÉTARIAT

Scénario I
Scénario II
Scénario III

ASPECTS ORGANISATIONELS LIÉS AUX SCÉNARIOS I ET II

CONCLUSIONS

INTRODUCTION

1. La Réunion conjointe devra formuler une recommandation relative à l'organisation éventuelle de tables rondes au niveau ministériel à l'occasion de la trente-deuxième session de la Conférence, qui se tiendra en novembre-décembre 2003. Si la Réunion conjointe se prononce en faveur de l’organisation de tables rondes, deux scénarios possibles sont présentés au Secrétariat, pour examen.

RAPPEL DES FAITS

2. À sa cent vingt-troisième session (28 octobre – 1^er novembre 2002), suite à l’examen du rapport de la Réunion conjointe de septembre 2002¹, le Conseil a invité instamment le Secrétariat à étudier plus avant la possibilité d’organiser simultanément le débat général et des tables rondes par thème, pour lesquelles un document de travail serait élaboré, en tenant compte de facteurs pratiques tels que les délais impartis, les locaux disponibles, la participation des ministres et les coûts supplémentaires. Il a également demandé au Secrétariat de faire rapport sur ses conclusions à la session du Conseil de juin 2003, par l’intermédiaire de la Réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier qui se tiendra en mai 2003.

PROPOSITIONS DU SECRÉTARIAT

SCÉNARIO I

3. Même si les tables rondes organisées par thème lors du Sommet mondial de l'alimentation:cinq ans après ont été concluantes, certains membres du Conseil ont, à l’occasion de la cent vingt-troisième session, fait remarquer avec préoccupation que ces tables rondes risquaient, à l’image du débat général, de n’être qu’une suite de déclarations lues ne donnant lieu à aucune interaction. Il est entendu que des inquiétudes ont été formulées quant aux difficultés auxquelles font face les plus petites délégations participant aux tables rondes, dues à leur participation à la plénière et aux commissions I et II lors de la session de la Conférence.

4. À sa cent vingt-troisième session, le Conseil a estimé que, s’il était décidé d’organiser des tables rondes, celles-ci devaient:

1. être préparées avec soin sur un sujet précis lié aux thèmes de la Conférence;
2. être plus courtes que celles organisées dans le cadre du Sommet mondial de l’alimentation : cinq ans après;
3. être suivies par un plus petit nombre de participants;
4. garantir un échange d’idées.

5. Étant donné le calendrier de la Conférence et les éléments susmentionnés, il serait possible d’organiser trois tables rondes, destinées chacune à un public de 30 personnes, du 1^er au 3 décembre, de 17h à 19 h. Ces horaires n’empiéteraient pas sur les travaux des Commissions I et II et n’entraîneraient pas de coûts marginaux liés à l’interprétation, car les frais d’interprétation relatifs à trois tables rondes, organisées un lundi, un mardi et un mercredi, après les heures normales de travail de la Conférence, pourraient être couverts par le budget de fonctionnement de la Conférence. Néanmoins, le coût lié à la production d’un document de travail de quatre pages dans les cinq langues de travail de l’Organisation (soit 2 450 dollars EU) et les coûts liés au personnel de soutien pour trois tables rondes (recrutement de 12 messagers, à raison de 70 dollars EU par jour) s’élèveraient à 840 dollars EU, soit un total cumulatif de 3 290 dollars EU.

6. L’inconvénient du Scénario I est qu'il ne serait pas possible de faire une place à tous les membres de la FAO et qu’il faudrait donc définir un processus de sélection visant à limiter le nombre de participants à chaque séance programmée, selon le chiffre spécifié par la Réunion conjointe. En outre, les participants ne disposeraient d’aucune marge de manœuvre pour organiser leur participation, puisque les tables rondes n’auraient lieu qu’en fin de journée, du lundi au mercredi.

SCÉNARIO II

7. Le scénario II prévoit six tables rondes, de 30 participants chacune, organisées du 1^er au 3 décembre. Trois de ces six tables rondes pourraient être programmées de 17 h à 19h, lorsque les travaux de la plénière et des commissions seraient sur le point de s’achever. L’organisation de ces tables rondes n’entraînerait aucun coût marginal d’interprétation, tel que susmentionné, mais représenterait 840 dollars EU de frais de soutien (recrutement de douze messagers à raison de 70 dollars EU/jour) et 2 450 dollars EU pour l’élaboration du document de travail dans les cinq langues officielles de l’Organisation.

8. En revanche, les trois autres tables rondes (sur les six prévues au total dans ce scénario), devraient être prévues de 14h 30 à 16h30 du 1^er au 3 décembre et s’accompagneraient, outre les frais liés au document de travail et au personnel de soutien mentionnés au paragraphe 7, de coûts marginaux d’interprétation de 9 600 dollars EU par table ronde (soit un total de 28 800 dollars EU), ainsi que de frais de soutien d’un montant de 840 dollars EU (recrutement de douze messagers supplémentaires à raison de 70 dollars EU/jour). Ces coûts marginaux découlent de la nécessité de programmer les trois autres tables rondes parallèlement aux séances de la plénière et des Commissions I et II. Par conséquent, le cumul des frais liés aux six tables rondes, interprétation, document de travail et soutien compris,  serait de 32 930 dollars EU.

9. Ce scénario présente deux inconvénients. Tout d’abord, un montant supplémentaire de 32 090 dollars EU devrait être prévu au titre du budget de la Conférence pour couvrir les frais de ces tables rondes. Ensuite, les travaux des commissions pourraient être perturbés si le quorum n’est pas atteint, du fait de la participation d’États Membres à l’une des trois tables rondes prévues pendant la journée. La situation risque d’être particulièrement compliquée pour la Commission II, dont les travaux doivent être achevés avant le vote sur les ouvertures de crédits budgétaires 2004-2005, programmé dans la matinée du 5 décembre 2003.

SCÉNARIO III

10. Étant donné ces éléments et leurs conséquences financières, la Réunion conjointe pourrait décider que, même s’il était possible d’envisager d’organiser des tables rondes sur des thèmes spécifiques au siège, le débat général de la Conférence devrait continuer à se faire conformément à la pratique courante de la FAO, sans tables rondes.

ASPECTS ORGANISATIONELS LIÉS AUX
SCÉNARIOS I ET II

11. Si la Réunion conjointe recommande au Conseil l’adoption du scénario I ou du scénario II, il faudra disposer de délais suffisants pour bien préparer les réunions afin d’en garantir le succès. Quel que soit le type de scénario choisi, il serait nécessaire de prendre les dispositions suivantes longtemps avant la Conférence :

1. élaboration, par la FAO, d’un document de travail servant de base aux débats de la table ronde;
2. envoi anticipé, aux ministres, des invitations à l’une des tables rondes programmées;
3. création d’une unité chargée de dresser la liste des participants aux tables rondes;
4. organisation, avant la Conférence, de séances d’information à l’intention des présidents des groupes, des représentants permanents et des ambassadeurs, sur l’organisation des tables rondes et sur les procédures à respecter lors des débats, afin qu’ils puissent dûment en informer leur capitale. Il faut également prévoir des séances d’information à l'intention des présidents des tables rondes.

12. La Réunion conjointe devrait également fournir des informations sur l’application, lors des tables rondes tenues lors de la Conférence, des règles de base adoptées pour les tables rondes organisées à l'occasion du Sommet mondial de l’alimentation: cinq ans après, à savoir:

• Chaque chef de délégation ne peut participer qu’à une table ronde de son choix, accompagné d’un conseiller, qui ne peut intervenir pendant les débats.
• Chaque table ronde est présidée par deux co-présidents nommés par la Conférence, suite à leur sélection par le Conseil à sa vingt-cinquième session (26 au 28 novembre 2003), sur la base de consultations antérieures auprès des groupes régionaux.
• Les co-présidents sont dûment informés par le Secrétariat des méthodes de travail, avant chaque table ronde.
• Ni procès-verbaux ni comptes rendus ne sont rédigés à l’issue des tables rondes.
• Tous les participants sont libres de faire de brèves interventions. L’ordre des interventions est informel et les participants demandent la parole en levant la main.
• Les co-présidents dégagent des conclusions à la fin de chaque table ronde, avec l'aide du Secrétariat, le cas échéant.
• Les co-présidents saisissent la plénière de ces conclusions et font une déclaration lors d’une conférence de presse dûment programmée.

CONCLUSIONS

13. Si la Réunion conjointe souhaite recommander au Conseil que des tables rondes soient organisées lors de la prochaine session de la Conférence, elle devrait se déclarer en faveur des scénarios I ou II. En revanche, si elle souhaite recommander au Conseil de ne pas organiser de tables rondes, elle devrait appuyer le scénario III.

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¹ CL 123/9.