Comité financier

RAPPORT IN EXTENSO

Recommandation du Commissaire aux comptes

Priorité

Calendrier proposé par le Commissaire aux comptes

Mesures prises et situation

Observations du Commissaire aux comptes

QUESTIONS FINANCIÈRES

Mode de présentation des états financiers

Ajustements du Manuel

Je recommande que l'Organisation passe au crible le plan comptable pour identifier d'autres possibilités de réduire les ajustements manuels. [paragraphe 12]

Important

Avant la clôture de l'exercice 2002-03

Un examen du plan comptable de la FAO est en cours. Les possibilités de réduire les ajustements manuels qui pourront être identifiées, seront mises en œuvre avant la clôture de l'exercice 2002-03, comme recommandé par le Commissaire aux comptes.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ce domaine seront examinés lors de la vérification des états financiers de 2002-03.

Défaut de consolidation des activités non essentielles

J'estime que les comptes de la Mutuelle de crédit et du Groupement d'achats devraient être consolidés avec ceux de la FAO pour que les états financiers regroupent réellement tous les comptes de l'Organisation. [paragraphe 14]

Non indiqué

Avant la prochaine réunion du Comité financier

L'objectif de la recommandation du Commissaire aux comptes est que les éléments d'actif et de passif de la FAO soient présentés clairement aux États Membres dans les états financiers de l'Organisation. Ayant examiné cette recommandation à la lumière des décisions antérieures des organes directeurs et considérant la nécessité de présenter des rapports clairs aux Membres, l'Organisation propose que les rapports entre la FAO et la Mutuelle de crédit, et entre la FAO et le Groupement d'achats soient indiqués par une note d'information dans les états financiers de la FAO. L'Organisation a pris cette décision après avoir examiné les éléments énoncés dans l'Annexe 2 au présent document.

Situation: exécution non prévue.

La question sera examinée.

Présentation de l’État I

Je recommande la présentation ci-après, plus conforme aux prescriptions de l'Annexe II des normes comptables des Nations Unies (UNAS) et à l'importance respective des montants financiers entrant en jeu:

·  Les gains (ou pertes) de change seront enregistrés à part sur une ligne intitulée “ajustement de change”;

·  Les recettes provenant de la vente de produits d'information et celles fournies par la publicité et le parrainage de ces produits feront l'objet d'une ligne séparée intitulée “activités génératrices de revenu”;

·  Les contributions en espèces des gouvernements figureront séparément sur la ligne “contributions en espèces des gouvernements aux dépenses locales”;

·  La ligne intitulée “recettes accessoires” regroupera, ainsi que le prescrivent les articles 4.4. et 7.1. du Règlement financier, les obligations accumulées et devenues caduques et les autres recettes accessoires. [paragraphe 15]

Mérite attention

Pour les comptes 2002-03

Comme recommandé par le Commissaire aux comptes, les éléments ci-après figureront séparément dans les comptes de l'exercice 2002-03:

i) Gains/pertes de change;

ii) Fonds spécial des publications,

iii) Contributions en espèces des gouvernements; et

iv) Recettes accessoires.

Situation: en cours d'exécution.

La vérification des états financiers de 2002-03 permettra de s'en assurer.

Je recommande qu'une nouvelle ligne intitulée “Dépenses de l'exercice antérieur” soit ajoutée après le décompte de l'excédent/déficit des recettes sur les dépenses, conformément aux dispositions de l'Annexe II de l'UNAS. [paragraphe 16]

Mérite attention

Pour les comptes 2002-03

L'Organisation se conforme déjà au paragraphe 17 de la norme de comptabilité des Nations Unies (UNAS). Aucune autre mesure n'est à prendre au titre de cette recommandation.

Situation: la norme de comptabilité est déjà appliquée.

Une vérification sera faite.

Politique d’arrondissement

Je recommande qu'à partir de 2002-03, l'on ajoute aux états financiers une note concernant la procédure d'arrondissement, indiquant clairement son niveau. [paragraphe 18]

Mérite attention

Pour les comptes 2002-03

La procédure d'arrondissement applicable aux états financiers de l'Organisation fera l'objet d'une note ajoutée aux comptes de l'exercice biennal 2002-03.

Situation: En cours d'exécution.

Noté.

Situation financière de l'Organisation

Règles et protocoles applicables pour l’emploi des retraités

Je recommande ce qui suit:

·  Les directives et pratiques existantes concernant le réemploi des anciens membres du personnel qui ont été licenciés devraient être consolidées dans un protocole global couvrant en particulier les questions suivantes: délai minimum entre la cessation de services et le réemploi, durée maximale de l'emploi, nature de la mission, conditions financières et autres conditions d'emploi.·

·  Pour ce qui concerne le premier point, la règle standard des Nations Unies – à savoir le délai minimum de trois ans - me paraît bonne. Il conviendrait de la rappeler dans tous les accords de licenciement. Le Directeur général pourrait, bien entendu, toujours accorder une dérogation à cette règle, sur la base de justifications détaillées. La durée maximale de l'engagement pourrait être la même que pour les retraités (six mois).·

·  Une fois définies, les dispositions régissant le réemploi du personnel licencié devraient être incorporées dans la section 300 du Manuel de la FAO. [paragraphe 31]

Important

Début 2003

L'Organisation maintient que la pratique actuelle, telle qu'elle est énoncée dans le document administratif interne (Circulaire d'information – KIC 99/7 du 1^er juillet 1999) devrait rester applicable, c'est-à-dire que le réemploi d'un ancien membre du personnel ne peut être envisagé pendant la période couverte par l'indemnité de licenciement amiable. Les dispositions de cette circulaire seront incorporées dans la section pertinente du Manuel de la FAO dans le courant du premier semestre de 2003.

Les conditions d'emploi, y compris la durée et la rémunération, sont régies par les dispositions applicables de la décision de l'Assemblée générale des Nations Unies concernant l'emploi des retraités (Décision 51/408), ainsi que par les règles et règlements de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies.

Situation: en cours d'exécution, sauf indication contraire.

Une vérification sera faite.

Questions financières et comptables spécifiques

Contributions à recevoir

Normalement, les fonds fiduciaires ne devraient encourir aucun déficit, en vertu des dispositions de la Section 250.113 du Manuel de la FAO, qui stipule ce qui suit: “En principe, l’Organisation ne prend aucun engagement financier et n’effectue aucun décaissement au titre d’un Fonds fiduciaire, tant que les fonds n’ont pas été reçus. Des avances ne sont consenties qu’à titre exceptionnel”. Cette règle est rappelée au paragraphe 50 du Manuel de procédures de la Division des finances, sur la comptabilité des projets, qui précise que l'un des aspects essentiels de la gestion financière des projets est de s'assurer que des fonds soient disponibles avant de prendre des engagements financiers et d'effectuer des décaissements. Pour les projets financés par des sources externes, cela consiste à garantir le versement effectif des fonds des donateurs, qu'ils soient réservés à un projet individuel ou destinés à couvrir un éventail de projets. Il appartient à l'administrateur qui gère le budget de contrôler les fonds, pour confirmer la disponibilité avant d'engager une dépense. 

Je recommande que les règles et protocoles rappelés ci-dessus soient appliqués de manière rigoureuse afin d'éviter que des projets de fonds fiduciaire ne deviennent déficitaires. [paragraphe 43]

Important

Effet immédiat

Aujourd'hui, l'Organisation contrôle la situation de trésorerie des projets et le solde des fonds des donateurs plus fréquemment que par le passé, au moyen d'un rapport récemment établi. D'autre part, la mise en œuvre intégrale en 2002 d'une facturation systématique des appels de fonds aux donateurs a permis d'assurer un meilleur suivi et un contrôle plus efficace des appels effectués et des fonds reçus.

Situation: exécuté.

L'impact de ces mesures sera vérifié dans le cadre de la vérification des états financiers de 2002-03.

QUESTIONS DE GESTION

Mise en œuvre du programme "Pétrole contre nourriture"

Sécurité des espèces et des valeurs

Je recommande donc d'élaborer dans les meilleurs délais des règles et directives précises sur la gestion des liquidités et des valeurs à l'intention de tous les représentants de la FAO et que le cas spécifique de l'Iraq soit également traité. [paragraphe 56]

Important

D'ici à la mi-2003

Des directives détaillées pour une gestion sans risques des liquidités et des valeurs dans les bureaux de terrain ont été préparées et font actuellement l'objet d'un examen interne. Elles seront publiées dans les délais indiqués par le Commissaire aux comptes.

Dans le cas spécifique de l'Iraq, des mesures ont été prises pour assurer une gestion sans risques des liquidités et des valeurs dans tous les bureaux du programme "Pétrole contre nourriture". Une procédure de gestion des liquidités en cas d'évacuation d'Iraq a été publiée en mai 2002.

Par ailleurs, depuis l'examen du Commissaire aux comptes, trois nouveaux postes de terrain ont été créés et pourvus au titre du programme Iraq, à savoir un poste de coordonnateur de programme (D-1), un poste de contrôleur financier (P-4) et un poste d'administrateur financier (P-3). Ces mesures ont permis de renforcer considérablement les contrôles financiers concernant les opérations de la FAO en Iraq, notamment quant aux liquidités et aux valeurs.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ce domaine seront vérifiés.

Gestion des fonds constitués localement

Je recommande que l'Organisation continue de déployer tous les efforts nécessaires pour résoudre les problèmes en suspens concernant les procédures relatives aux fonds constitués localement et que les revenus et dépenses au titre de ces fonds soient dûment consignés dans les états financiers de la FAO pour l'exercice 2002-2003. [paragraphe 97]

Fondamental

Avant la clôture de l'exercice 2002-03

Un projet de directives concernant les fonds constitués localement a été préparé par l'Organisation, puis transmis en août 2002 au Bureau chargé du Programme Iraq (OIP) à New York, pour acceptation. En réponse, le 20 décembre 2002, le Directeur exécutif de l'OIP a approuvé des directives concernant l'utilisation des fonds constitués localement, à l'intention de l'ensemble des institutions des Nations Unies. Ces directives ont été transmises au bureau de la FAO en Iraq, pour mise en application.

Comme recommandé par le Commissaire aux comptes, les recettes et les dépenses au titre des fonds constitués localement seront consignées dans les états financiers de la FAO pour l'exercice 2002-03.

Situation: en cours d'exécution.

Une vérification sera faite.

Retards dans le processus d'achats

Je recommande de lancer une étude pour déterminer avec exactitude le moment et le stade où se produisent les retards et d'en chercher les causes afin de repenser le processus d'achats ou d'adapter la dotation en personnel, le cas échéant. [paragraphe 105]

Important

D'ici à la mi-2003

Une étude a été entreprise conformément à la recommandation du Commissaire aux comptes. Le rapport établi est en cours d'examen et la recommandation du Commissaire aux comptes sera mise en application bien avant la date indiquée.

Situation: en cours d'exécution.

Une vérification sera faite.

EXAMEN DES CONTRÔLES INTERNES DE L’ORGANISATION

Organisation de la fonction globale de contrôle à la FAO

Règles et règlements applicables

Je recommande que le Règlement financier, qui constitue la Section 202 du Manuel de la FAO, et la Section 108 qui se rapporte au Département de l'administration et des finances, soient mis à jour dès que possible, afin notamment de donner une vue d'ensemble des fonctions de contrôle au sein de l'Organisation. [paragraphe 131]

Mérite de l'attention

Avant la fin 2002

Compte tenu du réaménagement prévu de la Division des finances, les Sections 108 et 202 du Manuel de la FAO sont mises à jour dans le cadre de la préparation du PTB pour l'exercice biennal 2004-05.

Situation: en cours d'exécution.

Noté.

Organisation générale et mandats respectifs

Je recommande que la FAO étudie la possibilité de réunir le Bureau de l'Inspecteur général et le Service de l'évaluation dans le but de créer un bureau ou une division unique pour le contrôle. La Sous-Division des contrôles actuelle qui a fonctionné à un niveau différent, pourrait rester dans la Division des finances. Toutefois, il faudrait établir formellement des relations de travail afin d'éviter le chevauchement des tâches. [paragraphe 137]

Mérite attention

Avant la fin 2003

Un document intitulé "Indépendance et emplacement du Service de l'évaluation" sera présenté lors de la Réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier en mai 2003.

Situation: en cours d'exécution.

Noté.

Examen du Bureau de l'Inspecteur général

Organisation et mandat

Je recommande qu'une section consacrée à la vérification interne des comptes soit établie sur le site Intranet de la FAO, car j'estime que cela pourrait renforcer la transparence du Bureau de l'Inspecteur général et son importance stratégique au sein de l'Organisation. La section devrait contenir les informations suivantes: organisation et mandat, organigramme, plan de travail pour les rapports d'activité de l'année en cours et annuels, au moins pour les deux derniers exercices. Enfin, et ce n'est pas le moins important, il faudrait fournir une ligne téléphonique réservée ou un numéro de télécopie confidentiel pour signaler les manœuvres frauduleuses, l'utilisation abusive des ressources de la FAO et les cas de mauvaise gestion ou de vols, suivant ce qui est fait dans d'autres organisations, qu'elles appartiennent ou non au système des Nations Unies. Il serait bon de mettre en place des procédures pour les cas signalés. [paragraphe 140]

Important

Avant la fin 2002

Le site Intranet du Bureau de l'Inspecteur général a été mis en place.

Situation: exécuté.

Un numéro de télécopie confidentiel a été activé et communiqué au personnel au moyen d'un bulletin du Directeur général. Le télécopieur est conservé sous clé et son accès est réservé. Le Bureau a mis en place une procédure intérieure pour la gestion des cas signalés.

Situation: exécuté.

Noté.

Noté.

Je recommande ce qui suit:

·  Le Comité financier devrait aussi être consulté avant le renouvellement du titulaire [poste d'Inspecteur général].

·  Comme l'a suggéré le Comité financier, et conformément à la pratique récente pour les postes de directeurs, les vacances de poste pour la fonction d'Inspecteur général devraient dorénavant être affichées sur les sites Intranet et Internet de la FAO avec une description des fonctions. [paragraphe 143]

Important

Avant la fin 2002

À sa dernière session, en septembre 2002, le Comité financier a pris note d’une explication fournie par le Conseiller juridique quant à la consultation requise avec le Comité pour la désignation et la cessation de service de l’Inspecteur général. Après consultation avec les Bureaux juridiques d’autres organisations ayant adopté des dispositions analogues à celles figurant dans la charte du Bureau de l’Inspecteur général et examen de la jurisprudence du Tribunal administratif de l’OIT, le Conseiller juridique a précisé qu’il ne serait pas correct, d’un point de vue juridique, de consulter le Comité financier sur une question purement administrative, comme le renouvellement de l’engagement de l’Inspecteur général.

Situation: exécution non envisagée.

Le poste a été affiché sur l’Internet, conformément à la politique actuelle de l’Organisation.

Situation: exécuté.

Noté.

Noté.

Utilisation de la Commission de vérification des comptes

Je recommande qu'une commission de vérification des comptes soit créée. Selon les normes convenues, elle pourrait être présidée par une personne de l'extérieur et comprendre aussi un représentant d'une autre organisation des Nations Unies. [paragraphe 147]

Fondamental

Avant la fin 2003

Conformément à l’engagement pris lors de la centième session du Comité financier, l’Organisation a passé en revue les dispositifs en place dans d’autres institutions spécialisées des Nations Unies et le Directeur général a maintenant établi la Commission de vérification des comptes. Sa composition et son mandat sont décrits dans le Bulletin n^o 2003/6 Rev.1 du Directeur général, en date du 2 avril 2003.

Situation: exécuté.

Noté.

Responsabilités en matière de vérification des comptes

Je recommande qu'une unité spécifique pour l'investigation soit établie au sein de la FAO, dotée d'un personnel possédant les compétences et les connaissances spécialisées nécessaires (juristes, examinateurs des fraudes accrédités, ex-agents de police, etc.). [paragraphe 152]

Important

Avant la fin 2003

La responsabilité des enquêtes a été confiée au groupe chargé des missions spéciales au sein du Bureau de l'Inspecteur général, désormais appelé groupe chargé des missions et enquêtes spéciales. La dotation en personnel de ce groupe, qui relève du vérificateur en chef des comptes, a récemment été renforcée, avec l'ajout d'un fonctionnaire doté d'une expérience professionnelle dans le domaine juridique et des enquêtes.

Situation: exécuté.

Noté.

Planification de la vérification des comptes

Je recommande que le Bureau de l'Inspecteur général révise et améliore toute sa méthode de planification de la vérification en tenant compte des recommandations ci-après.

·  La planification de la vérification devrait être effectuée à trois niveaux différents: à long et à moyen termes, pour chaque exercice biennal et tous les ans.·

·  Une évaluation des risques devrait être effectuée et régulièrement mise à jour (au moins une fois par exercice biennal). Son objectif global serait de collecter et d’analyser des données, tant quantitatives que qualitatives, pour décrire la forme, la dimension et les caractéristiques des risques auxquels l'Organisation est exposée. [paragraphe 156]

Important

D'ici à la mi-2003

La recommandation du Commissaire aux comptes a été prise en compte pour la mise à jour du programme de travail pour 2003 et sera suivie pour la préparation des programmes de travail à venir.

Situation: exécuté.

Le Bureau de l'Inspecteur général a chargé un consultant de haut niveau d'élaborer une méthode d'évaluation des risques pour la planification de la vérification des comptes. L'examen se déroulera en deux temps: une première partie en avril 2003, et la seconde partie en temps utile pour que les résultats de l'examen puissent être mis en application durant le cycle de planification pour 2004-05.

Situation: en cours d'exécution.

Noté.

Noté.

Portée effective de la vérification

Je recommande ce qui suit:

·  Le temps consacré aux activités au Siège devrait être sensiblement augmenté et des éléments comme la mise en place d'Oracle, les placements et les fonctions de trésorerie devraient être traités dès que possible compte tenu des risques et des défauts déjà identifiés. Par contre, on pourrait passer beaucoup moins de temps pour le Groupement d'achats et la Mutuelle de crédit, qui ont dû être examinés régulièrement par le Commissaire aux comptes en raison de la nécessité de donner une opinion sur les comptes annuels. J'estime en outre que les deux activités non essentielles ont été bien gérées.

·  Les améliorations suivantes devraient être apportées au système de fiches d'emploi quotidien du temps (DTS). Il faudrait demander au personnel chargé de la vérification des comptes de faire rapport toutes les deux semaines ou chaque semaine et de présenter les rapports par sous-activité de manière plus cohérente. L'établissement des rapports devrait comprendre une comparaison entre ce qui était prévu et ce qui a été réalisé. [paragraphe 163]

Fondamental

Mérite attention

Effet immédiat

Effet immédiat

Cette recommandation découlait d'une idée fausse concernant le temps consacré aux activités au siège. Comme l'Organisation l'a expliqué au Comité financier en septembre 2002, l'évaluation du temps consacré par le Bureau de l'Inspecteur général aux activités au siège devrait également tenir compte du temps employé pour les missions et enquêtes spéciales, qui se sont quasiment toutes déroulées au siège. Dans ce cas, le temps total consacré aux activités au siège était conforme à l'objectif actuel et plus proche des niveaux recommandés par le Commissaire aux comptes. L'objectif du Bureau est que 50 pour cent du temps soit consacré aux activités décentralisées, 25 pour cent aux activités au siège et 25 pour cent aux missions et enquêtes spéciales.

Sur la base de l'évaluation par le Bureau des risques liés aux opérations du Groupement d'achats et de la Mutuelle de crédit, il apparaît que le temps consacré à la vérification de ces deux opérations reste inchangé pendant l'exercice biennal en cours. Dans le cadre du processus de planification pour l'exercice 2004-05, le Bureau procèdera à une nouvelle évaluation du profil des risques et programmera les activités de vérification en conséquence.

Cette recommandation relevait elle aussi d'une idée fausse, comme l'Organisation l'a expliqué au Comité financier en septembre 2002. Les fonctionnaires du Bureau enregistrent chaque jour leur temps de travail et une comparaison entre ce qui était prévu et ce qui a été effectivement réalisé est effectuée tous les mois à l'échelle du Bureau. En outre, des comparaisons de ce type sont effectuées pour chaque mission à la fin des opérations. Le système d'enregistrement du temps de travail, qui est une exclusivité du Bureau de l'Inspecteur général, est à jour.

Les hypothèses avancées par le Bureau de l'Inspecteur général seront vérifiées.

Noté.

Dotation en personnel

Je recommande que la priorité absolue soit donnée au recrutement et que, dans l'intervalle, on fasse appel à des ressources extérieures sous contrat pour traiter les questions non étudiées comme le prévoyait le plan de travail 2000-01. [paragraphe 166]

Fondamental

Effet immédiat

Les efforts de recrutement du Bureau de l'Inspecteur général sont tout à fait prioritaires et certains postes clés ont de fait déjà été pourvus. Dans l'intervalle, il est fait appel au besoin à des consultants.

Situation: exécuté.

Noté.

Qualifications professionnelles

Compte tenu de l'importance croissante des TIC [technologies de l'information et de la communication] dans la vérification des comptes, je recommande que la priorité soit donnée aux candidats ayant des connaissances solides dans ce domaine. En outre, je recommande que le recrutement soit plus diversifié qu'il ne l'est actuellement, afin de disposer de compétences dans plusieurs disciplines techniques. Étant donné les activités de la FAO, les vérificateurs des comptes ayant des connaissances de base en agronomie, statistique ou économie seraient une ressource supplémentaire très appréciée.
[paragraphe 167]

Important

Effet immédiat

Dans le processus de recrutement actuellement engagé au Bureau de l'Inspecteur général, les compétences dans ces domaines spécialisés continuent d'être prises en compte; ainsi, par exemple, un vérificateur licencié en droit a récemment été recruté. Par ailleurs, les vérificateurs sont encouragés à adhérer au programme AIA des auditeurs informatiques agréés, tandis que l'expérience en matière de TIC constitue un élément préférentiel dans le processus actuel de recrutement.

Situation: exécuté.

Une vérification sera faite.

Formation

Je recommande que la formation soit intensifiée et axée en particulier sur la vérification des comptes du système d'information. En outre, il faudrait encourager certains vérificateurs des comptes à devenir des auditeurs informatiques ou des spécialistes d'Oracle agréés. [paragraphe 168]

Important

Pour le plan de formation 2003

La formation et le perfectionnement du personnel demeurent des éléments importants de la gestion globale du Bureau de l'Inspecteur général. Les activités dans ce domaine comportent trois volets:

·  formation à la vérification professionnelle des comptes,

·  formation linguistique, et

·  formation à l'utilisation des techniques bureautiques.

Dans le cadre des activités de formation en cours, des cours sur les fraudes informatiques ont été organisés à Rome en 2000 et en 2001, à l'intention de l'ensemble du personnel du Bureau. En octobre 2002, un cours spécial a été tenu à Rome par un expert de renommée internationale, sur la prévention et la détection des fraudes et les enquêtes connexes, et notamment sur l'utilisation de la technologie aux fins de la détection. Un cours sur la vérification des systèmes d'information, centré sur les applications Oracle de vérification des comptes, est actuellement organisé pour la fin 2003 à Rome, à l'intention de l'ensemble du personnel du Bureau.

Le Bureau de l'Inspecteur général a renforcé ces dernières années ses investissements au niveau de la formation. Aujourd'hui, environ 3,5 pour cent du temps de travail total du personnel est consacré à la formation théorique et ce pourcentage est destiné à augmenter dans les prochaines années.

Situation: en cours d'exécution.

Noté.

Résultats des activités de vérification des comptes

Je recommande ce qui suit:

·  Il faudrait apporter de très importantes améliorations au manuel de vérification des comptes afin d'en faire un outil utile pour les vérificateurs. On donnera la priorité à l'incorporation de sections sur l'évaluation des risques, le sondage statistique et l'importance relative. La section consacrée au Siège devrait être étoffée pour inclure le système d'information, les fonctions de trésorerie et les placements, les vérifications des achats et les ressources humaines. ·

·  Pour les documents de travail, la présentation prescrite pour le “fichier récapitulatif de la vérification” devrait être suivie dans tous les cas et l'information concernant le calendrier prévu et les coûts budgétisés par rapport au calendrier et aux coûts effectifs devrait être dûment incluse. En outre, les documents de travail des vérifications menées sur le terrain devraient être rapportés au Siège.·

·  Il faudrait chaque année faire une comparaison globale entre le plan de travail et la vérification effective menée et dûment décrite dans le rapport d'activités annuel. [paragraphe 172]

Important

D'ici à la mi-2003

Effet immédiat

Pour 2002

Le manuel de vérification des comptes sera mis à jour dans le courant du premier semestre de 2003, compte tenu des résultats des travaux sur la méthode d'évaluation des risques et des nouvelles Normes pour la pratique professionnelle de l'audit interne adoptées en juin 2002.

Situation: en cours d'exécution.

Le fichier récapitulatif de vérification est actuellement complété conformément à la recommandation du Commissaire aux comptes. Il s'agit d'un processus continu. Les documents de travail des vérifications menées sur le terrain par les vérificateurs régionaux sont conservés par ces derniers pour référence, et sont rapportés au siège en cas de nécessité.

Situation: exécuté.



Il a été tenu compte de cette recommandation pour l'établissement du rapport d'activités annuel de 2002.

Situation: exécuté.

Les progrès accomplis feront l'objet d'une vérification.

Noté.

Noté.

Établissement de rapports et suivi des conclusions de la vérification

Je recommande que:

·  Les résultats de toutes les fonctions de vérification soient documentés dans un rapport officiel.·

·  Pour chaque type de fonction de vérification, un rapport type soit élaboré. Il faudra surveiller de près sa conformité avec le contenu et le mode de présentation convenus. ·

·  L'importance relative et les délais d'exécution soient dûment mentionnés pour toutes les recommandations et, le cas échéant, que les conséquences financières de la mise en œuvre soient estimées.·

·  Des procédures soient établies et dûment suivies pour assurer le contrôle de la qualité sur les vérifications des comptes effectuées et sur les rapports publiés. [paragraphe 175]

Important

Effet immédiat

Cette recommandation relevait d'une idée fausse. Toutes les tâches de vérification sont documentées dans un rapport officiel.

Le Bureau de l'Inspecteur général procède actuellement à un examen comparatif des pratiques adoptées par d'autres institutions et il étudiera la façon de mettre en œuvre cette recommandation sans brider la créativité et l'initiative du vérificateur.

Exécuté.
 

Exécuté.

Noté.

Une vérification sera faite.

Une vérification sera faite.

Une vérification sera faite.

Je recommande qu'une section soit incluse dans le rapport annuel du Bureau de l'Inspecteur général concernant l'application de toutes les recommandations formulées.
[paragraphe 177]

Important

Pour le rapport annuel de 2002

Exécuté.

Noté.

Examen du contrôle interne sur l’utilisation des ressources de l’Organisation

Étant donné les lacunes de l'examen effectué et la non-fiabilité des résultats, je recommande qu'un autre examen soit fait dès que possible à l'aide d'une méthode appropriée, c'est-à-dire une évaluation des risques. L'évaluation devrait d'abord revoir les cas passés de fraudes et de mauvaise utilisation des ressources de l'Organisation afin de déterminer les facteurs qui ont favorisé ces manœuvres. Se fondant sur la manière dont les règles, règlements et procédures existants sont effectivement appliqués, l'évaluation devrait ensuite prévoir les risques possibles de mauvais emploi des ressources de l'Organisation et recommander des mesures pour les prévenir. [paragraphe 187]

Fondamental

En 2003

À ce propos, un expert consultant a été chargé de contribuer à l'élaboration d'une nouvelle méthode d'évaluation des risques, qui sera utilisée pour effectuer un nouvel examen de la question au cours du premier semestre de 2003.

Situation: en cours d'exécution.

Noté.

Vérifications locales des comptes

Je recommande que les arrangements actuels soient évalués par le Bureau de l'Inspecteur général et par la Division des finances pour ce qui concerne leurs coûts et que d'autres solutions soient cherchées. Compte tenu de la présence d'un vérificateur interne des comptes dans chaque bureau régional, l'Organisation pourrait envisager de faire exécuter le travail par son propre personnel.
[paragraphe 190]

Important

Avant la fin de 2002

En collaboration avec la Division des finances, le Bureau de l'Inspecteur général a examiné le programme des vérifications locales et dressé un rapport en décembre 2002. La Division des finances a préparé elle aussi un rapport dans lequel figurent des propositions de modification aux arrangements actuels.

Situation: exécuté.

Noté.

Conclusions générales

Pour conclure l'examen du Bureau de l'Inspecteur général, je recommande que les lacunes identifiées ci-dessus concernant la planification et le champ d'investigation de la vérification des comptes, les ressources en fonctionnaires du cadre organique, les résultats des activités de vérification, la présentation de rapports et le suivi soient abordées. Un plan d'action détaillé devrait être préparé et suivi de près sous l'autorité de la commission de vérification des comptes, si celle-ci était mise en place selon ma recommandation. [paragraphe 191]

Fondamental

Plan d'action détaillé avant la fin de 2002

Un plan d'action a été présenté au Comité financier en septembre 2002 et la situation actuelle est indiquée dans le présent document.

Situation: exécuté.

Noté.

Examen de la mise en place des contrôles dans Oracle

Processus de mise au point des systèmes

Je recommande que soient considérés comme prioritaires:

·  l'officialisation d'une stratégie globale;·

·  l'adoption d'une méthodologie de projet ayant fait ses preuves à adopter pour les projets relatifs aux ressources humaines et au budget et tout autre projet futur;·

·  la finalisation et/ou la mise à jour de la documentation existante (en particulier les guides de tous les paramètres) et des procédures définies pour leur entretien;·

·  la documentation officielle de la réalisation de tous les contrôles effectués au niveau de la Division des systèmes et des techniques d'information et de la Sous-Division des contrôles. [paragraphe 195]

Fondamental

Avant la fin de 2002

·  L'objectif stratégique E.1 du Cadre stratégique 2000-2015 vise à fournir "une base de données intégrée, contenant des statistiques, des informations et des connaissances actuelles, pertinentes et fiables, accessibles à tous les clients de la FAO …". Ce concept est développé dans le Plan à moyen terme (PMT) 2002-2007 où il est estimé que 22,4 pour cent des ressources totales sont destinées à la réalisation de l'objectif stratégique E.1. Les aspects administratifs étaient également couverts dans le Cadre stratégique au titre de la stratégie interdépartementale "Continuer à améliorer le processus de gestion".

·  PRINCE2 (Projects in a Controlled Environment 2) a été le cadre méthodologique adopté pour les deux composantes de la phase II du projet Oracle (Ressources humaines et états de paie, et PIRES).

·  Dans le cadre du passage à la version 11i d'Oracle (achevé en août 2002), la documentation relative à la configuration standard d'Oracle a été complétée pour toutes les applications. D'autre part, des procédures ont été mises en place pour la documentation des modifications futures de la configuration dans le cadre de la procédure standard de modification des systèmes.

·  Les procédures et les contrôles actuels concernant l'accès au système et la sécurité font désormais l'objet d'une documentation officielle.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ces domaines feront l'objet d'une vérification.

Interfaces

Bien que je reconnaisse que la Sous-Division des contrôles ait commencé à traiter ces problèmes en surveillant et en présentant des rapports sur les activités d'interface et en donnant suite aux questions qui se posaient, je recommande que les efforts soient poursuivis pour établir des procédures sur les points suivants: fréquence des mises à jour; analyse régulière des rejets; recyclage et vérification à rebours. [paragraphe 196]

Important

Effet immédiat

Comme le Commissaire aux comptes l'a indiqué, l'examen ordinaire des activités d'interface et l'établissement des rapports pertinents, sont déjà effectués. Des procédures sont actuellement à l'étude en vue d'étendre les travaux dans ce domaine aux questions soulevées par le Commissaire. Il est prévu que ces travaux se poursuivent tout au long de l'année 2003.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ces domaines feront l'objet d'une vérification.

SUIVI DE LA GESTION DE LA TRÉSORERIE

Organisation

Comité des placements

Je recommande donc qu'un deuxième membre soit désigné et que la FAO poursuive ses pourparlers avec le PAM au sujet de la possibilité de faire participer son Trésorier aux travaux du Comité des placements de la FAO. [paragraphe 209]

Mérite attention

Avant la fin de 2002

L'Organisation a invité le Trésorier du PAM à participer aux réunions du Comité des placements de la FAO, tout comme le PAM a invité le Trésorier de la FAO à prendre part à celles de son propre comité des placements.

Situation: exécuté.

Noté.

Comité consultatif pour les placements

Je recommande que le Comité consultatif pour les placements se réunisse deux fois l'an, par téléconférence, et soit encouragé à tenir des consultations informelles. Il convient de rédiger un compte rendu de toutes les réunions, y compris les consultations informelles, et de le publier dans les meilleurs délais, conformément à mes recommandations antérieures. [paragraphe 213]

Mérite attention

En 2003

La démarche recommandée a été mise en œuvre à partir de 2003 selon la disponibilité des membres du Comité consultatif pour les placements et des points à examiner. Pour les questions urgentes, on procédera à des conférences téléphoniques.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ces domaines feront l'objet d'une vérification.

Relations bancaires

Je recommande des mesures promptes pour donner effet au troisième élément de la stratégie afin de rationaliser encore les relations bancaires avec les particuliers et de réduire les frais bancaires. [paragraphe 215]

Important

Avant la fin de 2003

Concernant le troisième élément de la stratégie bancaire, un premier contact a été pris avec les principaux prestataires de service pour les régions de la FAO. Un expert en opérations bancaires, engagé comme consultant, a été chargé de négocier des accords avec de grandes banques et de préparer les liens avec leurs systèmes électroniques.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis dans ces domaines feront l'objet d'une vérification.

Placements à court terme

Mise à jour 2002

Je recommande que les transferts (des placements à court terme) ne soient faits que lorsque tous les mécanismes de contrôle des placements décrits ci-dessous seront opérationnels. [paragraphe 217]

Important

D'ici à la mi-2003

Situation: exécuté.

Noté.

Placements à long terme

Mise à jour 2002

Tout en regrettant que les arrangements en vigueur n'aient pas encore été examinés, ainsi que je l'avais recommandé dans mon précédent rapport, j'invite l'Organisation à régler cette question le plus vite possible, puisqu'elle a maintenant nommé un Chef du Service de la trésorerie [paragraphe 224].

Fondamental

D'ici à la mi-2003

Le Comité financier a été informé, à sa session de septembre 2002, qu'une analyse de l'actif et du passif serait effectuée pour trouver une solution au problème de l'augmentation des sommes liées aux obligations actuelles et passées découlant de l'assurance maladie après cessation de service, avec la seule possibilité d'un financement partiel et la perspective sans doute illusoire de couvrir ces sommes principalement par les placements à long terme de la FAO. Le Comité consultatif pour les placements avait constaté que l'une des stratégies de placement de l'Organisation à mettre en œuvre consistait à répartir les actions du portefeuille à long terme entre deux gestionnaires, l'un axé sur les rendements et l'autre sur la croissance. Cette stratégie était subordonnée à une évaluation des résultats du gestionnaire actuellement chargé des investissements et une analyse approfondie de l'actif et du passif était nécessaire avant toute division des avoirs en actions.

Une société spécialisée a été contactée pour procéder à une analyse de l'actif et du passif. Lorsque cette étude sera terminée, et selon ses résultats, un transfert d'actifs à d'autres gestionnaires sera envisagé, ainsi que d'autres solutions avantageuses possibles. En parallèle, des travaux préparatoires sont en cours actuellement pour identifier les éventuels nouveaux gestionnaires des actifs à long terme.

Situation: en cours d'exécution.

Une vérification sera faite.

SUIVI DE LA RÉORGANISATION ET DES BESOINS EN PERSONNEL DE LA DIVISION DES FINANCES

Examen des besoins en personnel

Je recommande que, sur la base du rapport final de la société de conseil, on élabore un plan d'action détaillé pour régler les questions en suspens à la Division des finances et qu'on suive de près sa mise en œuvre au moyen d'un rapport d'avancement périodique. [paragraphe 254]

Important

Plan d'action détaillé avant la fin de 2002

Il a été tenu compte des recommandations de la société de conseil dans le cadre du processus d'établissement du budget, et des propositions pour régler les problèmes de personnel figureront dans le PTB pour 2004-05.

Situation: en cours d'exécution.

Noté.

MESURES PRISES EN RÉPONSE À MES PRÉCÉDENTS RAPPORTS

Gestion des ressources humaines

Recours à des ressources humaines autres que les fonctionnaires

· En ce qui concerne le recours à des ressources humaines autres que les fonctionnaires, j'ai recommandé que l'on uniformise les conditions de services et de contrat et que l'on mette en place un système de contrôle du recours à des collaborateurs externes [par. 119 de mon rapport 1998-99]. Au moment de la rédaction du présent rapport, mon personnel a été informé que les nouvelles dispositions contractuelles désignées par l'expression "Accord de services personnels" allaient remplacer quatre types de contrats antérieurs à partir d'octobre 2002.

Non indiqué

Non indiqué

Un nouvel arrangement contractuel dit "accord de services personnels" a été introduit en octobre 2002 pour remplacer quatre types de contrats antérieurs (accords de prêt remboursable, contrats de louage de services, contrats d'emploi d'administrateurs de projets recrutés sur le plan national et contrats pour rédacteurs techniques, éditeurs techniques, illustrateurs, traducteurs, dactylographes, correcteurs d'épreuves et éditeurs). La nouvelle Section 319 du Manuel de la FAO est désormais accessible sur le réseau Intranet de la FAO, à la page du Manuel administratif de la FAO (AFH) consacrée aux politiques et procédures, et une aide est apportée par l'Organisation pour la mise en œuvre de ce nouveau type de contrat. D'autre part, un système de suivi et de contrôle du recours à des collaborateurs extérieurs est actuellement mis en place dans le cadre de l'application Oracle HRMS.

Situation: en cours d'exécution.

Les progrès accomplis feront l'objet d'une vérification.

Arrangements relatifs aux dépenses d'appui

Dépenses d'appui

Dans mon rapport 1996-97, j'avais fait des observations au sujet de la prolifération des différents types de dépenses d'appui et recommandé qu'on élabore un cadre plus complet mais beaucoup plus simple pour la prise en charge des dépenses d'appui. Après les débats approfondis qu'a eus le Comité financier à ses quatre-vingt-quatorzième et quatre-vingt-quinzième sessions (mai et septembre 2000), le Conseil a approuvé la politique en matière de taux de remboursement proposée à sa cent dix-neuvième session, en novembre 2000. J'ai pris note des progrès accomplis mais je suis d'avis qu'on pourrait encore rationaliser les dépenses d'appui. À cet égard, je pense que la FAO pourrait s'inspirer de l'examen des dépenses d'appui indirectes récemment fait par le PAM et qui comporte notamment une comparaison avec les pratiques d'autres organisations du système des Nations Unies.

Non indiqué

Non indiqué

En réponse à la suggestion faite par le Commissaire aux comptes, l'Organisation a examiné le rapport du PAM auquel il est fait renvoi [FC 100/16] et consistant en une analyse des politiques et des procédures adoptées par le PAM pour l'imputation des dépenses d'appui indirectes aux donateurs. Le PAM applique actuellement un taux unique de 7,8 pour cent des dépenses directes de projet totales, taux qui est calculé tous les deux ans et vise à assurer le recouvrement intégral des coûts engagés dans son budget des services administratifs et d'appui aux programmes (AAP). Le rapport en question explique les difficultés que le PAM a rencontrées au cours des derniers exercices biennaux lorsque les recouvrements effectifs n'ont pas été à la hauteur des dépenses d'appui. Le Directeur exécutif du PAM propose de réduire à 7,0 pour cent, à dater de 2003, le taux d'imputation au titre des dépenses d'appui indirectes, de recouvrer les coûts de certaines dépenses variables actuellement inscrites à son budget AAP par une imputation directe aux budgets de projet et d'utiliser les intérêts produits par les fonds de projet non employés pour financer les éventuels déficits à venir.

Contrairement à la FAO, le PAM est une institution financée exclusivement par des contributions volontaires, et donc appelée à recouvrer l'intégralité de ses dépenses d'appui fixes et variables moyennant l'imputation de dépenses d'appui indirectes. Les organes directeurs de la FAO ont pour leur part mis en place des politiques limitant le recouvrement des dépenses d'appui aux coûts additionnels engagés. En vertu de ces politiques, le montant des frais généraux fixes de la FAO attribuables à l'appui aux projets de terrain est financé au titre de son programme ordinaire.

Le Conseil d'administration du PAM a fixé un taux unique pour le recouvrement des dépenses d'appui même si des études ont révélé l'existence d'importantes différences dans les dépenses d'appui liées aux activités d'aide au développement, de secours d'urgence et de secours aux réfugiés du Programme. En revanche, la politique de recouvrement des dépenses d'appui de la FAO s'efforce de rattacher le plus étroitement possible les dépenses variables engagées au taux imputé pour la prestation de services de coopération technique, de soutien normatif, d'aide d'urgence, et pour l'exécution de projets PCT/PSSA et autres. Si d'un côté il peut sembler qu'un taux unique pour le recouvrement des dépenses d'appui simplifie les procédures comptables relatives à l'imputation des dépenses d'appui, de l'autre cela risque probablement de compliquer les relations avec les donateurs auxquels il est demandé de rembourser les services d'appui fournis selon des taux sans rapport avec les dépenses effectivement engagées.

Les comparaisons dont le Commissaire aux comptes fait état dans ses observations, donnent des informations sur le rapport entre les dépenses de fonctionnement et les dépenses d'appui inscrites au budget pour ce qui concerne le PNUD, le FNUAP, le HCR, l'UNICEF et le PAM. Toutes ces institutions sont financées presque exclusivement par des contributions volontaires et ne fournissent pas de services techniques de projet. Ces informations intéressent l'ensemble des institutions appartenant au système des Nations Unies, mais les différences notables qui existent entre les mandats respectifs de ces organisations, leurs méthodes de prestation de services et leur mode de financement, en limitent l'applicabilité à la FAO.

Le Commissaire aux comptes était également de l'avis qu'il était encore possible de rationaliser les dépenses d'appui, sans indiquer toutefois comment de quelle façon. L'Organisation estime que cela pourrait être difficile compte tenu des les objectifs stratégiques actuels, notamment celui de rattacher le plus étroitement possible les dépenses variables indirectes engagées par la FAO au taux prévu pour la prestation de ses services.

D'un autre côté, toutes les possibilités de réduire les coûts de processus devraient être saisies et l'Organisation poursuivra donc ses efforts, dont elle fera part au Comité financier, concernant l'examen des coûts du soutien au programme de terrain, de la mesure dans laquelle ces dépenses sont recouvrées et de la mise en œuvre de la politique actuelle, et ce toujours dans le but d'améliorer le rendement dans le sens le plus large du terme.

Enfin, l'Organisation appelle l'attention sur le fait que le Comité financier aura l'occasion d'étudier à nouveau la question dans le cadre de son examen du rapport 2002-03 du Corps commun d'inspection des Nations Unies concernant les dépenses d'appui relatives aux activités extrabudgétaires dans les organisations du système des Nations Unies.

En conclusion, l'Organisation suggère de considérer les travaux concernant cette recommandation comme accomplis.

Situation: exécuté.

La question sera examinée.

Phase

Allocation confirmée

Fonds en voie d'acheminement

Dépenses et engagements fermes

Taux d'exécution (%)

I

20 150 000

20 150 000

100,00

II

26 000 000

26 000 000

100,00

III

26 000 000

26 000 000

100,00

IV

36 000 000

35 896 072

99,71

V

58 900 000

58 682 538

99,63

VI

124 000 000

99 562 226

80,29

VII

187 141 500

124 081 733

66,30

VIII

151 327 712

59 878 997

39,57

IX

22 128 500

16 971 500

2 194 183

9,92

X

4 857 579

55 107 421

XI

1 000 000

29 000 000

XII

41 000 000

TOTAUX

657 505 291

142 078 921

452 445 749

68,81

           TOTAL allocations approuvées:

           TOTAL fonds en voie d'acheminement:

           TOTAL allocations approuvées + fonds
           en voie d'acheminement:

657 505 291

142 078 921

799 584 212

Phase

Total Budget approuvé

Dépenses et engagements fermes

Solde

I à XII (1997-2002)

68 822 715

68 058 061

764 654