CL 124/20 |
| CL 124/20 |
124º período de sesiones |
Roma, 23-28 de mayo de 2003 |
Informe del 103º período de sesiones
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Aprobación del programa y calendario
Cuestiones relativas a las políticas financieras
Enmiendas propuestas al Reglamento Financiero del PMA
Programa de trabajo del Auditor Externo para el bienio 2002-2003
1. El Comité de Finanzas presentó al Consejo el siguiente informe de su 103º período de sesiones.
2. Estuvieron presentes los representantes siguientes:
| Vicepresidente: | Sr. Anthony Beattie (Reino Unido) |
| Miembros: | Sr. Antonio A. Plaza Jiménez (Chile) |
3. El Vicepresidente informó al Comité de que el Sr. Humberto Molina Reyes (Chile), Presidente del Comité de Finanzas, lamentablemente no podía asistir a la reunión. El Comité tomó nota de que el Vicepresidente asumiría las funciones de Presidente en este período de sesiones y de que el Sr. Antonio A. Plaza Jiménez había sido nombrado para representar a Chile en ausencia del Sr. Molina Reyes. El Comité tomó nota asimismo de que el Sr. Timothy Lavelle había sido nombrado para representar a los Estados Unidos de América en el período de sesiones.
4. El Presidente informó al Comité de que se tenía a disposición de los interesados, para fines informativos, el informe de la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto (CCAAP) de las Naciones Unidas, que abarcaba algunos de los temas incluidos en el programa.
5. El Presidente presentó los temas del programa y observó que los temas 5 y 61 ya se habían presentado a la Junta Ejecutiva del PMA y que por tanto se proponía no someterlos a debate.
6. Sin embargo, tras una consulta, el Comité convino en que sería conveniente que el Auditor Externo hiciera una presentación sobre el tema 6. El programa se aprobó con este acuerdo.
7. El Comité acogió con satisfacción el documento WFP/EB.A/2003/6-A/1 y expresó la opinión de que era muy útil y exhaustivo. El Comité ratificó las 12 conclusiones formuladas en el mismo.
8. El Comité observó que el examen del Marco de Políticas Financieras (MPF) era una labor continua, que el documento en cuestión representaba un trabajo aún en curso, y que la información adicional y las conclusiones formuladas se presentarían al Comité y a la Junta Ejecutiva del PMA en el marco del Plan Estratégico para 2004-2007 y del Plan de Gestión para 2004-2005.
9. El Comité esperaba con interés que el examen de las cuestiones relativas al Marco de Políticas Financieras se incorporara en los procesos de planificación estratégica y de la gestión, es decir, tanto en el Plan Estratégico para 2004-2007 siguiente como en el Plan de Gestión para 2004-2005 y en los futuros planes estratégicos y de gestión, tal como se indica en las primeras tres conclusiones que figuraban en el documento2.
10. La incorporación del examen de las políticas financieras en los procesos de planificación de la Organización también contribuiría a asegurar que las políticas reflejasen los objetivos estratégicos de la Organización, tal como se indicaba en la conclusión 43.
11. El Comité tomó nota asimismo de los párrafos relativos a la armonización de las políticas con las otras organizaciones (párrs. 12-19). Se estimó que los progresos realizados en esta esfera eran sumamente satisfactorios, aunque el nivel de armonización de tales políticas se veía necesariamente restringido por la estructura financiera peculiar del PMA. En especial, las políticas financieras del Programa se apoyaban en el hecho de que los productos representaban el recurso principal.
12. Al examinar la conclusión 5 que figuraba en el documento4, el Comité tomó nota de las repercusiones que las condiciones impuestas por los donantes a causa de su legislación tendrían en la flexibilidad anticipada del Programa mediante los cambios propuestos. Un seguimiento más estricto de los presupuestos y unas negociaciones más rápidas con los donantes podrían reducir el impacto de tales condiciones.
13. La Secretaría señaló que los procesos utilizados por el Programa debían permitir satisfacer las complejas condiciones impuestas en ciertos casos por los donantes. Para ello no era necesario que todas las contribuciones recibieran el mismo trato. La Secretaría convino en que el Programa debía mejorar su labor de seguimiento presupuestario y tomó nota de que en el futuro examen de los procesos operativos se analizarían ambas cuestiones.
14. El Comité reiteró que la flexibilidad representaba uno de los objetivos originarios de las políticas financieras del PMA y que ésta se veía limitada por el hecho de que los donantes imponían una dirección específica cada vez mayor a sus contribuciones, mientras el porcentaje de la financiación multilateral disminuía respecto de la financiación total. Señaló además que al crecer la confianza de los donantes en el Programa, era posible disponer de una mayor flexibilidad en la utilización de las contribuciones.
15. El Comité examinó también los párrafos 33 a 42 del documento, en los que se describían brevemente las políticas relativas a los nuevos donantes y el sector privado. Se destacó el problema que suponía para algunos nuevos donantes financiar los costos conexos de sus contribuciones, al ser ésta la dificultad principal que se encontraba para ampliar la base de donantes. El Comité apoyó las iniciativas emprendidas por el PMA para ampliar su base de donantes y las distintas opciones indicadas en el documento para financiar estos costos, y manifestó el deseo de que se estableciera pronto un mecanismo de financiación de tales costos, tal como se señala en el párrafo 39 c). El Comité sugirió asimismo que para ampliar la base de donantes sería muy útil emprender iniciativas dirigidas a la movilización de recursos regionales.
16. El Comité también esperaba con interés la terminación de la labor expuesta sucintamente en las conclusiones 7, 8 y 95, como parte del próximo ejercicio de presupuestación de base cero para la preparación del Plan de Gestión correspondiente al período 2004-2005. La Secretaría afirmó que se habían hecho considerables progresos en el ejercicio y que la utilización de una “base cero” para la preparación del presupuesto de 2004-2005 daría lugar a una revisión más completa de todos los costos y, además, contribuiría a responder a la pregunta de cuál sería la cuantía adecuada para el presupuesto administrativo y de apoyo a los programas (AAP) del PMA.
17. El Comité estuvo de acuerdo con la conclusión 106, que se refería al examen de los mecanismos de financiación del Programa. Se estimó que el principio de “transferencia de riesgos” era importante, pero que los mecanismos tenían que examinarse atentamente.
18. Las contribuciones gubernamentales de contraparte en efectivo (CGCE), que eran el tema de la conclusión 117, hace tiempo que eran una cuestión problemática. Aunque la mayoría estuvo de acuerdo en que los resultados de las CGCE habían dejado mucho que desear, hubo diferentes opiniones acerca de las causas de ello. Algunos miembros del Comité expresaron la opinión de que el Programa había descuidado esta fuente de financiación, mientras que otros señalaron que la recaudación de estas contribuciones también había creado problemas a otros programas de las Naciones Unidas y que la Secretaría había desplegado considerables esfuerzos para recaudarlas.
19. En lo referente a este asunto y, en especial, a la conclusión 128, el Comité estuvo de acuerdo en que un mayor reconocimiento de las contribuciones en especie de los gobiernos receptores promovería nuevas contribuciones y ayudaría a ampliar la base de donantes.
20. La Secretaría informó al Comité de que el informe9 abarcaba varios temas financieros, que en el pasado se habían examinado en documentos separados. La intención ahora era preparar un único informe financiero cada año, en el que se trataran un serie de de cuestiones financieras del año anterior. Este informe consistiría en un informe financiero provisional para el primer año del bienio, tal como ocurre ahora, o sería parte del informe financiero bienal. El informe también contenía algunos temas “puntuales” que no se incluirían en los informes futuros. Los informes anuales provisionales se complementaban con los informes financieros mensuales preparados para la gestión y como parte de la capacitación en gestión financiera que el PMA actualmente ofrecía a los administradores.
21. Al presentar la primera sección del informe, la Secretaría destacó tres aspectos del informe:
22. El Presidente sugirió que el PMA podría beneficiarse del examen de los documentos sobre los principales aspectos financieros de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO) y el Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA) en lo que se refería a presentación y contenido.
23. La Secretaría explicó las principales partidas del balance del Cuadro A2. El efectivo y las contribuciones por recibir eran las partidas más importantes del activo. Los saldos de caja debían situarse en niveles razonables con un capital de operaciones suficiente y sin llegar a ser excesivos. El efectivo y las contribuciones por recibir representaron el activo, cuyo rendimiento debía aumentarse al máximo en interés de una ejecución eficaz del programa.
24. Se preveía que la cuantía de ingresos y saldos de los fondos de 1.800 millones de dólares EE UU se elevarían como consecuencia del aumento de los niveles de actividades operacionales. Se debía revisar la cuantía adecuada de las reservas (la Reserva operacional, la Cuenta de Respuesta Inmediata [CRI] y el mecanismo de anticipo de los costos de apoyo directo) a la luz del considerable aumento de los niveles de actividades operacionales. La Secretaría estaba tratando de reducir los saldos de caja y las contribuciones por recibir en términos proporcionales, pero era posible que a corto plazo las cuantías de estas cuentas no variaran o se mantuvieran cercanas a los niveles actuales, debido al aumento de las actividades operacionales.
25. El Comité tomó nota de que en 2002 aproximadamente el 50 por ciento de los gastos se había realizado para la compra de productos, mientras que el 50 por ciento restante había sido para transporte externo e interno, almacenamiento, manipulación y otros costos operacionales, y que los costos de apoyo directo y costos de apoyo indirecto representaban menos del 7 por ciento.
26. La Secretaría explicó que “los ingresos diferidos” reflejaban las contribuciones confirmadas en el actual período contable, pero correspondientes a períodos futuros; y que los ingresos por concepto de intereses fueron bajos en 2002 debido a la disminución de las tasas de interés en los Estados Unidos.
27. La Secretaría presentó la sección del informe relativa a la gestión del efectivo y las inversiones y explicó la composición de los saldos y las medidas adoptadas por la Secretaría para garantizar que los fondos se invirtieran adecuadamente. Se hizo notar que el PMA, de seguir teniendo un volumen considerable de saldos de caja, crearía problemas a los donantes y que debía reducir tales saldos a un nivel justificable.
28. La Secretaría explicó que estaba ocupándose de los saldos de caja y las contribuciones por recibir. A mediano plazo los saldos de caja debían reducirse, pero era importante vincularlos al nivel de actividades operacionales que había aumentado en 2003, especialmente debido a Iraq. Las previsiones indicaban que los niveles de efectivo disminuirían antes de finales de 2003.
29. El Comité preguntó si el PMA contaba con un personal especializado suficiente para administrar el efectivo y sus inversiones a corto plazo. La Secretaría afirmó que se trataba de una esfera que debía reforzarse.
30. Al examinar las secciones del informe relativas a los saldos de los proyectos cerrados, la utilización de fondos para la reasignación a otros usos, y la utilización de recursos y exenciones, el Comité observó que la labor de reasignación de fondos había dado muy buenos resultados; la presentación de informes normalizados de los proyectos había mejorado en 2002; la nueva política contable de los ingresos en valores devengados había facilitado considerablemente la comprensión de los datos financieros; y el Sistema Mundial y Red de Información del PMA (WINGS) seguía aportando beneficios.
31. La Secretaría afirmó que 58 países dispondrían del sistema WINGS completo para finales de 2003, y que todos los países contarían con él en alguna modalidad. El Comité señaló la importancia de que todas las oficinas del PMA en los países dispusieran del WINGS, e hizo notar sin embargo que el hecho de disponer del sistema completo en las oficinas pequeñas podría no resultar eficaz en función de los costos.
32. El Comité tomó nota de la descripción de los procedimientos para la administración del Fondo de bienes de capital que figuraban en la Sección F del documento y señaló que seguiría de cerca la aplicación de dichos procedimientos a la hora de examinar el proyecto de Plan de Gestión en septiembre.
33. El Comité propuso que la Secretaría estudiara más a fondo la iniciativa que estaba en marcha en la FAO para establecer un fondo de bienes de capital.
34. El Comité tomó nota del informe sobre los procedimientos relativos a la Cuenta de igualación del presupuesto AAP (Sección G del documento), y acogió favorablemente la explicación del modo en que se administraría esa cuenta.
35. En resumen, el Comité:
36. El Comité ratificó las enmiendas propuestas al Reglamento Financiero del PMA10, que reflejaban los cambios que era necesario introducir de resultas de decisiones anteriores de la Junta Ejecutiva en materia de sistema de gobierno.
37. El Comité invitó al Auditor Externo del PMA, la National Audit Office (NAO) del Reino Unido, a que expusiera su Programa de Trabajo11 para 2002-2003, con una actualización sobre los progresos realizados hasta la fecha.
38. El Representante del Auditor Externo señaló que la presentación del Programa de Trabajo a la Junta Ejecutiva era una nueva iniciativa en el marco del mandato de la auditoría externa. Desde que asumió las funciones de la Cour des Comptes de Francia, anterior Auditor Externo del PMA, la NAO pasó tres meses planificando sus tareas para el bienio 2002-2003. Antes de preparar su programa de trabajo, la NAO había visitado el Despacho Regional de El Cairo y las oficinas del PMA en el Pakistán y el Afganistán. La NAO se encargaría de la verificación de las cuentas financieras y de la verificación de la gestión (“optimización del uso de los recursos”), y se centraría en los riesgos estimados.
39. Una de las esferas del examen del Auditor Externo era el cambio en la política de registro de los ingresos mediante la adopción de una metodología de contabilidad en valores devengados. Del mismo modo, algunas de las cuestiones planteadas en las visitas al terreno realizadas hasta la fecha incluían la cuestión de las subvenciones múltiples en la utilización de los fondos procedentes de proyectos cerrados, la necesidad de una aplicación uniforme de los costos AAP y los costos de apoyo directo (CAD), y el uso del sistema WINGS en las oficinas en los países. La NAO ya había enviado ocho cartas sobre gestión y tenía preparadas otras seis. Los principales temas y cuestiones de esas cartas sobre gestión formarían parte del informe de auditoría que se presentaría a la Junta Ejecutiva en junio de 2004.
40. La NAO había considerado prioritarias cuatro cuestiones para someterlas a auditorías de gestión detalladas durante el bienio. Esas cuestiones eran la gestión de los recursos humanos, la gestión de las operaciones aéreas, el sistema de gobierno orgánico del PMA y la aplicación de las evaluaciones de las necesidades en la programación de las operaciones. La NAO tenía previsto presentar el informe sobre la gestión de los recursos humanos en el período de sesiones de octubre de la Junta Ejecutiva. La NAO examinaría otras varias esferas en las cuales realizar auditorías de la gestión, incluidas las compras.
41. El Comité agradeció la oportunidad de asistir a la presentación del Auditor Externo. Esperaba poder aprovechar ampliamente el asesoramiento y las observaciones del Auditor Externo, como lo había hecho con la Cour des Comptes, en el cumplimiento de sus tareas.
42. Se informó al Comité de que se había programado provisionalmente celebrar el 104º período de sesiones del 15 al 19 de septiembre de 2003. Se señaló que, debido al gran volumen de trabajo que tenían previsto tanto la FAO como el PMA para dicho período de sesiones, tal vez no fuera posible que el Comité ultimara sus trabajos en una semana. Se estimó que quizá fuera necesario celebrar un período de sesiones aparte para el PMA.
43. El Vicepresidente del Comité consultaría con el Presidente acerca de la organización del período de sesiones de septiembre. El debate abarcaría, entre otros temas, la cuestión de si era posible celebrar un período de sesiones aparte para el PMA en la Sede de éste. Posteriormente, el Presidente informaría al respecto al Comité.
44. Se convino en que se recabaría asesoramiento jurídico sobre la cuestión de si la dotación de personal y los asuntos relacionados con éste —de los que se trata, por ejemplo, en el documento titulado “Política del PMA sobre contratación del personal y representación geográfica de los Estados Miembros” (WFP/EB.A/2003/8-B)—, recaían en el ámbito del mandato de asesoramiento del Comité de Finanzas en relación con las actividades del PMA.
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1 Documentos WFP/EB.1/2003/5-A/1 — Programa de trabajo y esbozo anotado del examen de 2003 de las políticas de recursos y financiación a largo plazo— y WFP/EB.1/5-B/1 —Programa de trabajo del Auditor Externo para el bienio 2002-2003—, respectivamente.
2 Conclusión 1: “El examen en curso de estas políticas se terminará conjuntamente con el Plan Estratégico para 2004-2007 y el Plan de Gestión para 2004-2005”.
Conclusión 2: “Se propone que, en el futuro, estas políticas se examinen de forma permanente como parte de los procesos de planificación estratégica y de gestión”.
Conclusión 3: “Se usará la expresión «Marco de Políticas Financieras» para denominar las políticas creadas como resultado de la iniciativa de RFLP y todas las políticas conexas”.
3 Conclusión 4: “Aunque estos objetivos respondían a las prioridades existentes cuando se elaboraron inicialmente las políticas, a mediados de la década de 1990, siguen siendo en general pertinentes y quedan recogidos en la actual estrategia del PMA delineada en los debates sobre el Plan Estratégico para 2004-2007. Cualquier cambio de las políticas actuales se evaluará a la luz de los objetivos estratégicos del PMA definidos en el Plan Estratégico”.
4 Conclusión 5: “Un examen de las políticas pone de manifiesto que el actual método de aplicación de las mismas no es la única opción existente. A fin de aumentar la flexibilidad en el empleo de los recursos en el marco de las políticas en vigor, se adoptará el método siguiente:
- Se aplicará la recuperación total de los costos a la contribución cuando ésta se confirme, utilizando los criterios de cálculo mencionados en el Artículo XIII.4 del Reglamento General (según el cual “los donantes (...) proporcionarán una cantidad suficiente (...) [de recursos] para sufragar por completo los costos operacionales y de apoyo relacionados con su contribución en productos, calculados conforme a los siguientes criterios [que se definen a continuación]”).
- Posteriormente, cada contribución se verificará en relación con el proyecto de que se trate y no con el componente de costos en cuestión, a menos que haya una restricción legislativa imperiosa que afecte al donante.
- La evolución de las necesidades del proyecto servirá para determinar el desglose de la financiación entre los componentes de costos”.
5 Conclusión 7: “En el próximo proceso de presupuestación de base cero para la elaboración del Plan de Gestión para 2004-2005 se diferenciarán los costos de apoyo fijos de los variables”.
Conclusión 8: “Esta reclasificación se efectuará durante la elaboración del Plan de Gestión 2004-2005 examinando los costos que actualmente se consideran indirectos (AAP) a fin de determinar si se pueden vincular directamente a una operación. Aunque en el proceso se ponga de manifiesto que algunos de esos costos se pueden vincular directamente a una operación (y debieran considerarse, por lo tanto, CAD), es improbable que todos los CAI variables se puedan vincular directamente a una operación: con arreglo a las políticas actuales, probablemente seguirán siendo siempre CAI, es decir, de carácter variable e indirecto”.
Conclusión 9: “Para determinar los niveles adecuados de costos de apoyo en toda la Organización, se aplicará el enfoque de base cero en todas las áreas: Sede, despachos regionales y oficinas en los países. Este enfoque permitirá además responder a las preocupaciones del Auditor Externo sobre la “falta de coherencia en el reconocimiento y la aplicación de los costos de apoyo directo, y en los costos de los programas y los costos administrativos” que son inherentes a la actual configuración estándar del presupuesto AAP en las oficinas en los países”.
6 Conclusión 10: “Se seguirán examinando estos mecanismos a la luz de lo que antecede y toda conclusión o propuesta resultante de este examen se presentará en el Plan de Gestión de 2004-2005, o en las siguientes reuniones de la Junta Ejecutiva, según proceda”.
7 Conclusión 11: “En consonancia con lo dicho anteriormente y con la importancia atribuida a los nuevos donantes en las consultas sobre el Plan Estratégico, se propone que estas contribuciones se traten en lo posible de la misma manera que las demás contribuciones aportadas al PMA. Esto supondrá que:
· El Programa formule un pedido anual al gobierno del país receptor para que contribuya a sufragar los costos AAP de la oficina en el país del PMA. Estos pedidos harán hincapié en la esperanza de que la contribución del gobierno receptor sufrague una parte importante de tales costos, pero serán semejantes a los llamamientos para las contribuciones a los proyectos.
· Tras las negociaciones entre el Programa y el gobierno, se llegue a un acuerdo sobre la cantidad con la que se contribuirá. Este acuerdo:
◊ seguirá, en la medida de los posible, el mismo formato de los acuerdos convenidos respecto de otras contribuciones;
◊ se justificará del mismo modo que otras contribuciones confirmadas;
◊ estará en consonancia con el Artículo 4.7 del Reglamento Financiero, que exige un acuerdo para fijar la cuantía de estas contribuciones.
· A estas contribuciones se les dé un trato igual que a las demás contribuciones; a los gobiernos receptores se les reconozca del mismo modo que a los demás donantes.
· La Secretaría elabore procedimientos complementarios para la utilización de estas contribuciones.”
8 Conclusión 12: “La cuestión del reconocimiento del elemento en especie de las contribuciones del país receptor destinadas a sufragar los costos AAP se examinará como parte de la cuestión más amplia del reconocimiento de las contribuciones en especie de los gobiernos receptores”.
9 Documento WFP/EB.A/2003/6-B/1.
10 Documento WFP/EB.A/2003/6-C/1.
11 Documento WFP/EB.1/2003/5-B/1.