ERC/02/INF/1

1. La Conferencia Regional de la FAO para Europa se celebrará en el Hotel Forum en Nicosia, Chipre, del 29 al 31 de mayo del 2002. La Ceremonia de Inauguración comenzará a las 10:00 horas del miércoles 29 de mayo en la Sala LEDRA A. La sesión de la tarde y las demás sesiones Plenarias tendrán lugar en la Sala LEDRA A.

2. El horario normal de trabajo de la Conferencia será de las 09.30 a las 12.30 horas y de las 14.30 a las 17.30 horas, a menos que la Conferencia decida otra cosa.

3. Diariamente se publicará un Orden del Día en el que se dará información detallada sobre los asuntos de la Conferencia, el calendario de reuniones, los temas que han de tratarse y otras cuestiones de interés general.

4. La FAO proporcionará el Secretario de la Conferencia, quien contará con la asistencia de varios funcionarios de la FAO, cuyos nombres y funciones se incluirán en una lista que se publicará el primer día de la Conferencia.

5. Se proporcionará interpretación simultánea en inglés, francés, alemán, y español. La documentación se publicará en inglés, francés y español.

6. Durante la Conferencia un oficial de prensa de la FAO, con asistencia de un funcionario del gobierno de Chipre, se encargará de los contactos con la prensa y de los asuntos relativos a la información pública.

7. En el lugar de celebración de la Conferencia habrá una mesa de acreditación en la que los periodistas deberán presentar dos fotografías de tamaño pasaporte y una carta de asignación de su director o empleador.

8. Los documentos de trabajo se enviarán a todos los gobiernos y organizaciones invitados antes de que empiece la Conferencia. Los documentos que se preparen durante la Conferencia podrán obtenerse en la mesa de distribución de documentos, ubicada fuera de la sala de conferencias, donde también se distribuirán la correspondencia y los mensajes y se proporcionarán informaciones sobre cuestiones generales.

9. Los delegados que deseen presentar proyectos de recomendación u otros documentos que requieran una decisión de la Conferencia deberán ser entregados al Secretario de la Conferencia, de ser posible en las tres versiones: español, francés e inglés. Los delegados que deseen distribuir otros textos relacionados con el programa de la Conferencia deberán entregar a la Secretaría 100 ejemplares de los mismos en inglés, 50 en francés y 20 en español, para su distribución.

10. Cuando se vayan a pronunciar discursos o declaraciones, será conveniente que se entreguen con antelación al Secretario de la Conferencia tres copias de los textos, con el fin de facilitar la labor de la Secretaría y garantizar la exactitud de la interpretación.

11. Toda la correspondencia relativa a la Conferencia Regional deberá enviarse al Secretario de la Conferencia en la Oficina Regional de la FAO para Europa y al Oficial de Enlace del Gobierno, a las siguientes direcciones:

- Secretario de la Conferencia

- Oficial de Enlace (Conferencia de la FAO)
Ministerio de Agricultura, Recursos Naturales y Ambiente
Loukis Akritas Avenue
1411 Nicosia
Tel.: +357-22300850
Fax: +357-22774234
E-mail: [email protected]

12. En el lugar de la Conferencia se facilitarán servicios de correos, teléfono y fax, y habrá un mostrador para viajes e información turística.

13. Se recomienda a quienes viajen a Chipre y necesiten un visado de entrada que lo obtengan en un consulado o misión diplomática de este país antes de iniciar el viaje. En caso de que en un determinado país no haya consulado o misión diplomática de Chipre deberán notificarlo al Oficial de Enlace y al Secretario de la Conferencia, cuyas direcciones figuran en el párrafo 11, indicando el nombre completo que aparece en el documento de viaje, la fecha y lugar de nacimiento, la nacionalidad, el número, fecha, lugar de emisión y período de validez del pasaporte, y la duración prevista de su estancia en Chipre, a fin de garantizar que se les conceda el visado a su llegada. Esta información deberá enviarse preferiblemente cuatro semanas antes de la llegada a Chipre.

14. Se recomienda a los participantes que notifiquen al Oficial de Enlace en Nicosia (Chipre), con copia al Secretario de la Conferencia, al menos seis semanas antes de su llegada, el número de vuelo y la compañía aérea, la hora de llegada y otra información pertinente, a fin de garantizar que se les espere a su llegada en el aeropuerto internacional de Larnaca or Paphos. Se recomienda a los participantes que identifiquen claramente su equipaje para facilitar el reconocimiento del mismo.

15. Las autoridades de Chipre adoptarán disposiciones especiales para ayudar a los participantes a su llegada en lo relativo a las formalidades sobre inmigración, visados, aduanas y recogida del equipaje, y les proporcionarán medios de transporte a sus respectivos hoteles.

16. Se recomienda a todos los participantes en la Conferencia que provean a tiempo a reservar sus viajes de regreso y que, inmediatamente después de su llegada a Chipre, se pongan en contacto con el mostrador de viajes situado en el lugar de la Conferencia a fin de informarse sobre las visitas internas especiales organizadas para los cónyuges y de confirmar su fecha y hora de salida del país. El viaje del aeropuerto a la ciudad dura unos 10 minutos. (El aeropuerto de Larnaca esta situado a 35 minutos de la ciudad de Nicosia)

17. No hay límite alguno a la cantidad de divisas que pueden introducirse en Chipre. Las oficinas de cambio y los bancos facilitarán la información necesaria sobre los tipos de cambio y otras operaciones. En el lugar de la Conferencia habrá un banco u oficina de cambio. La moneda nacional es la libra chipriota. En el momento de mandar a la imprenta esta nota, el tipo de cambio era de aproximadamente CY£0.60 por dólar. Se aceptan tarjetas de crédito cuyo uso es común en el país.

18. En el lugar de la Conferencia habrá servicios médicos y de primeros auxilios.

19. Los alojamientos en hoteles serán organizados por la “Pyrgos Congress Ltd” la agencia local confiada en la organización de los viajes de la Conferencia. Se ruega a los delegados de mandar sus reservas de hoteles utilizando los formularios que figuran en el Anexo A en la página 5, cuyo original deberán enviar a la agencia mencionada arriba (fax: +357-22781031), copia al Secretario de la Conferencia en Roma (fax: +39 06 57055634) y con copia al Oficial de Enlace de la Conferencia en Nicosia (fax: +357-22774234), tan pronto como sea posible y no más tarde del 5 de abril del 2002.

20. Todos los participantes y sus familiares podrán alojarse en los hoteles indicados en el Anexo B en la página 6.

21. Se ruega a todos los delegados y observadores que se inscriban inmediatamente después de su llegada al Hotel Forum, a fin de que se les puedan proporcionar las tarjetas de identificación. La mesa de inscripción estará abierta el martes 28 de mayo del 2002 de las 10.00 a las 18.00 horas y el miércoles 29 de mayo del 2002 de las 08.00 a las 10.00 horas. La Secretaría de la Conferencia preparará una lista provisional de participantes el primer día de la Conferencia. Deberán notificarse a la Secretaría cualesquiera correcciones o adiciones a dicha lista. Solamente los participantes inscritos recibirán los pases especiales que les permitirán acceder a los lugares de reunión de la Conferencia.

22. El clima es generalmente agradable y caluroso en Chipre. Las temperaturas varían de 16 (por la noche) a 31(de día) grados Celsius.

23. El voltaje en Chipre es de 220-240 AC (HZ).

24. Por invitación del Gobierno anfitrión, los delegados tendrán la oportunidad de participar en un viaje de estudios a un sitio de interés para la agricultura. Los delegados que deseen participar en este viaje, que tendrá lugar el viernes 31 de mayo del 2002, deberán notificarlo anticipadamente al personal de la mesa de distribución de documentos ubicada fuera de la sala de conferencias, a fin de que el Gobierno anfitrión pueda llevar a cabo los arreglos necesarios. En el lugar y por medio del orden del día se facilitarán más detalles sobre el viaje de estudio. El gobierno anfitrión planea organizar una visita turística para las esposas. Más detalles sobre esta visita serán comunicados al momento de la llegada y toda otra información al respecto será incluida en el Orden del Día.

25. En el Hotel Forum habrá un mostrador para viajes y turismo a fin de que los participantes proyecten excursiones o visitas dentro de Chipre antes y después de la Conferencia, y puedan confirmar sus viajes de regreso.

26. Los alojamientos en los hoteles en las playa podran ser reservados por la “Pyrgos Congress Ltd”. Los precios indicativos para tales hoteles figuran en el Anexo C de la pagina 7.

ANEXO A

1. Nombre:
2. País/organización:
3. Título y cargos:
4. Dirección postal:
Número de fax:
5. Participante como: Delegado Observador Miembro de la Secretaría
6. Acompañado de cónyuge: Si No
Nombre del cónyuge:
7. Período de estadía previsto en Chipre: del al
8. Llegada: Fecha: Hora:
Compañía aérea y número de vuelo: Procedente de:
Salida: Fecha.....................................................................Hora.........................................
Compañía aérea y número de vuelo: Para (Ciudad):
9. Tipo de alojamiento:
Forum Hotel Habitación individual Habitación doble Suite
Hilton Hotel Habitación individual Habitación doble Suite
Classic Hotel Habitación individual Habitación doble Suite
10. Indíquese la preferencia por orden entre los hoteles:

NOTA: Cada participante deberá completar este formulario por duplicado y enviar una copia del mismo a cada una de las direcciones que figuran a continuación, tan pronto como sea posible, pero preferiblemente un mes antes de la Conferencia, aun cuando no se disponga de información completa sobre el vuelo. Los detalles relativos a éste podrán comunicarse por fax más tarde.

ANEXO B

N.B. Los precios han sido concertados especialmente para la Conferencia e incluyen el desayuno-buffet.

ANEXO C

La lista no esta exhaustiva. Se podrían reservar situar otros alojamientos poniéndose en contacto directo con la Agencia de viajes.