La falta de comunicación entre las organizaciones donantes y los complejos procedimientos burocráticos internos pueden resultar en una acumulación de plaguicidas indeseados o inutilizables en los países en desarrollo.

A veces puede tomar mucho tiempo a las agencias donantes procesar las solicitudes de plaguicidas y enviarlas a los países que las requieren. Por ello, los plaguicidas pueden llegar a destino cerca de sus fechas de caducidad o cuando la emergencia ya ha pasado.

También ocurre que como los presupuestos de las agencias asignan fondos que deben ser utilizados dentro de un período de tiempo específico, la compra de plaguicidas puede estar más determinada por la necesidad del donante de utilizar fondos disponibles, que por la solicitud en sí. Los países beneficiarios pueden tener reparos en rechazar los ofrecimientos de ayuda aunque los plaguicidas no concuerden con sus necesidades y podrían no ser utilizados.

Muchas agencias donantes no tienen oficinas técnicas centrales que reciban las solicitudes de plaguicidas. Esta responsabilidad recae entonces en las oficinas locales presentes en el país solicitante. Puede haber poca comunicación en torno a los plaguicidas entre las oficinas locales de un mismo país y entre éstas y los departamentos técnicos y de adquisiciones. Como consecuencia, no hay una sistematización de la memoria institucional entre las agencias de ayuda, que pueda garantizar que las donaciones inapropiadas de plaguicidas no se repitan.