Cuando se empieza a planear una iniciativa de formación, es necesario comprobar que el aprendizaje constituye una solución adecuada para abordar el problema de capacidad identificado. Lo cierto es que no todos los problemas de capacidad están relacionados con un conocimiento, destrezas o competencias individuales insuficientes. Una evaluación de capacidad puede ayudar a conocer el alcance y la naturaleza de los problemas de capacidad e identificar si la formación podría ayudar a afrontar esa situación

Una vez establecida la necesidad del apoyo de una formación, debe procederse a una evaluación de la necesidad de aprendizaje. Ésta debería incluir un análisis de la situación de trabajo o del contexto organizacional en el que funcionan las personas algo que resulta fundamental para evaluar en qué grado los educandos serán capaces de aplicar los resultados de la formación en el lugar de trabajo. También ayuda a orientar a los directores de la formación sobre posibles actividades complementarias, además del aprendizaje, que podrían ser necesarias para conseguir resultados más efectivos y sostenibles.

¿Qué es una evaluación de necesidades de formación?

Una evaluación de necesidades de formación es útil para:

• Analizar en profundidad  las necesidades formativas específicas de los individuos identificados y el contexto en el que funcionan;
• Comprender posibles acciones de seguimiento que podrían ayudar a maximizar la aplicación de la formación y su transmisión al contexto organizacional; y
• Comprender actividades adicionales o complementarias (que no sean una formación) necesarias para afrontar de modo sostenible las necesidades de capacidad.

¿Por qué es importante evaluar el contexto organizacional junto con las necesidades de formación?

Los individuos que participan en una iniciativa educativa siempre forman parte de un contexto organizacional más amplio: por ejemplo, una asociación rural, una organización comunitaria, un ministerio o una red de organizaciones. Al completar la actividad y volver a su contexto, tendrán que aplicar lo recién aprendido en su situación de trabajo.

Prestar atención al contexto organizacional como parte de una evaluación de necesidades formativas ayuda a adaptar los contenidos de la iniciativa a los participantes y a las necesidades formativas. Ello es importante para hacer que los conocimientos recién adquiridos sean traducidos en la práctica y “transferidos” de modo sostenible al lugar de trabajo, incidiendo positivamente en la capacidad organizacional global.

El contexto organizacional influye mucho en el grado en que los participantes en una actividad formativa serán capaces de aprender y transferir lo aprendido al lugar de trabajo. Lo hacen de maneras diversas:

• A veces, los aspectos físicos de la situación de trabajo no permiten utilizar lo aprendido, por ejemplo, cuando no se tiene el equipo o los recursos adecuados.  
• Puede que los aspectos sociales de la situación de trabajo sean inadecuados, por ejemplo cuando no se cuenta con el apoyo de la comunidad, de los gestores, colegas o de la cultura organizacional.
• Los educandos pueden quedar solos después de la iniciativa formativa, sin seguimiento, o que hallen que las políticas y estructuras organizativas en su situación de trabajo imposibiliten la aplicación de lo aprendido.
• Puede que los educandos no tengan motivación o incentivos suficientes para utilizar en su trabajo lo aprendido, tal vez por no ser atinente a las necesidades de su trabajo o porque no se gratifica un mayor rendimiento.

Cómo realizar una evaluación de necesidades de formación

Una evaluación de necesidades de formación se puede realizar de maneras diversas, en función de los plazos, del presupuesto y de la dimensión de la iniciativa de formación. Algunos de los principales métodos son cuestionarios, entrevistas con informantes esenciales, grupos temáticos o encuestas en línea. Habría que evaluar cuatro áreas principales de interés:

• Objetivos y contexto organizacionales: las preguntas pretenden explorar los objetivos y/o los cambios deseados en la organización, comprender el papel de los individuos dentro de la organización e identificar actividades complementarias necesarias para conseguir resultados más efectivos y sostenibles.
• Perfil de los participantes y conocimientos/competencias existentes: las preguntas pretenden identificar las competencias y conocimientos existentes que puedan ayudar a conseguir los objetivos organizacionales o producir los cambios deseados.
• Lagunas en las actuales tareas, conocimientos y competencias: las preguntas pretenden identificar problemas o lagunas importantes de rendimiento y definir contenidos en el aprendizaje que permitan hacer frente a esas lagunas.
• Requisitos de seguimiento: las preguntas pretenden identificar oportunidades y desafíos para que los educandos puedan aplicar lo aprendido y establecer posibles requisitos de cara al futuro.

Herramientas habituales

Consejos para realizar evaluaciones de contexto organizacional y de necesidades formativas

Incorporar aportaciones de participantes prospectivos: las evaluaciones de necesidades formativas se pueden realizar efectivamente incluso con limitaciones de tiempo y presupuesto.  Lo importante es  involucrar a los participantes prospectivos.  No basta con diseñar una iniciativa de formación sobre la base de lo que “ya se sabe” de misiones e informes anteriores.

Una evaluación debe contar con una aportación directa de los participantes prospectivos. Esto es así por dos razones:

• Es necesario tener una profunda comprensión de los objetivos y capacidades existentes de los participantes prospectivos, de sus organizaciones y del contexto en el que éstos operan.
• El proceso de realización de una evaluación de necesidades formativas es importante para crear internamente apoyo para los objetivos de la actividad formativa  y para conseguir una mayor “identificación” con el proceso de fortalecimiento de capacidades.

Se puede encontrar más recursos sobre el contexto organizacional y la evaluación de necesidades formativas en el Módulo de aprendizaje 3 de la FAO sobre Buenas prácticas de aprendizaje para un fortalecimiento de capacidades efectivo.