COMITÉ DEL PROGRAMA

1. Al examinar la Síntesis de las evaluaciones recientes de los proyectos de campo el Comité del Programa, en su 83º período de sesiones celebrado en mayo de 2000, señaló con preocupación que, a pesar de la tendencia general a la mejora de los aspectos fundamentales de los resultados de los proyectos de campo, desde hacía varios años se señalaban deficiencias en la formulación de los proyectos. El Comité ratificó las líneas de acción propuestas por la Secretaría en el documento PC 83/4 ("Síntesis de evaluaciones recientes de proyectos de campo"), y en particular en el párrafo 24 del mismo donde se recomendaba que se siguieran haciendo ulteriores esfuerzos en el contexto de la organización descentralizada de las actividades operacionales con inclusión, en particular, de a) la preparación de directrices actualizadas sobre formulación de proyectos, b) la capacitación del personal de la FAO, especialmente en las oficinas descentralizadas, y c) el fortalecimiento de los mecanismos existentes para examinar y evaluar propuestas de proyectos, tanto en las oficinas descentralizadas como en la Sede.

2. Mediante esta Nota la Secretaría desea responder a la petición del Comité de que se le tenga al tanto de los progresos que se van alcanzando en la aplicación de las recomendaciones mencionadas. En este sentido desea también informarle de que se ha tomado en la debida cuenta la importancia asignada por el Comité al proceso de evaluación de los proyectos como instrumento para elevar la calidad del Programa de Campo, así como la orientación que ha proporcionado con respecto a la selección de temas futuros para la evaluación de los proyectos de acuerdo con las prioridades del Marco Estratégico. El pedido del Comité de una mayor especificidad en las recomendaciones de las evaluaciones se tomará en cuenta a la hora de presentar las conclusiones y recomendaciones de las futuras evaluaciones de proyectos.

3. La Secretaría ha examinado las cuestiones interrelacionadas que se han planteado en el contexto propuesto por el Comité, es decir, la descentralización de las actividades operacionales al ámbito de los países. El Comité recordará que se presentó un informe sobre este tema a la Reunión Conjunta del Comité del Programa y el Comité de Finanzas en su período de sesiones de septiembre de 2000 (JM 2000/INF/3). Dicho informe destacaba la novedad sin precedentes de las nuevas disposiciones así como el enfoque gradual y cuidadoso adoptado por la Secretaría para aplicarlas, que fue respaldado por los Comités. Se sugiere, por otra parte, que la presente Nota se examine conjuntamente con el documento Nivel del Programa de Campo de la FAO: Informe parcial (PC 85/7), que proporciona una descripción más detallada de la situación y las perspectivas del Programa de Campo y del proceso de reestructuración en curso.

4. Tal como observó el Comité el pasado mes de mayo, los resultados de la evaluación de los proyectos a lo largo de varios años señalan deficiencias persistentes en el proceso de formulación y evaluación. La preocupación del Comité ante esta situación es compartida plenamente por la Secretaría, por lo que se está estudiando una serie de medidas correctivas. Entre éstas, la Secretaría considera de fundamental importancia una mayor atención a las fases iniciales del ciclo de los proyectos (identificación, formulación y evaluación) en el ámbito de la estructura orgánica. Uno de los objetivos de la reorganización del Departamento de Cooperación Técnica que se halla actualmente en curso consiste en llegar a una determinación más clara de las competencias a lo largo de las distintas fases del ciclo de los proyectos, a la vez que se concentran las responsabilidades y aumenta la rendición de cuentas de las actividades de los proyectos gracias a la designación de un responsable del presupuesto en cada uno de ellos. Se introducirán nuevos procedimientos, en consonancia con la nueva distribución de las funciones y responsabilidades, para garantizar un intenso seguimiento del ciclo de los proyectos así como el control de la calidad de los diversos productos, en particular los documentos de los proyectos y los informes técnicos y financieros de los mismos.

5. Durante la fase de transición se seguirán identificando, formulando y ejecutando proyectos y se han adoptado medidas para asegurar el empleo de técnicas de formulación mejoradas, en espera de la publicación de un conjunto de directrices que abarquen tanto los aspectos relacionados con la metodología de formulación de los proyectos como la estructura institucional en la que se desarrollará el proyecto en el futuro. Tales medidas pueden resumirse como sigue:

• En julio de 2000 se publicó una nueva serie de Directrices para la ejecución de proyectos a nivel nacional para apoyar los cursos de capacitación organizados en las oficinas regionales en relación con el proceso de descentralización. El documento se concentra en los aspectos operacionales del ciclo de los proyectos pero ofrece un panorama general de todo el ciclo, de manera que también abarca las fases de formulación y evaluación.
• En septiembre de 2000, aproximadamente 60 oficiales (Representantes de la FAO, profesionales de contratación nacional y personal técnico) recibieron capacitación durante la Fase I, destinada a 21 países del grupo A. Otros 150 o más funcionarios serán capacitados entre febrero y marzo de 2001, en el curso de la actual Fase II destinada a los países del Grupo B (participantes de 55 países, más el personal de las oficinas regionales). Las sesiones de capacitación tienen lugar en las respectivas oficinas regionales (RAF, RAP, RLC, RNE) y los oficiales de proyectos en los países realizan misiones complementarias individuales a cada Representación de la FAO para una capacitación práctica adicional. Tal capacitación comprende la formulación y evaluación de los proyectos y los arreglos relativos a su financiación, así como los aspectos operacionales.
• Se está diseñando un conjunto de herramientas de formulación de proyectos basadas en Internet a fin de facilitar y racionalizar el proceso de elaboración de proyectos de la FAO para fuentes de financiación diferentes, tanto presupuestarias como extrapresupuestarias. El conjunto de instrumentos contendrá, entre otras cosas, marcos para diseñar y formular proyectos sobre la base de los conocimientos especializados técnicos, jurídicos y de política que posee la FAO y de su experiencia sobre el terreno; secciones de uso frecuente en los documentos de los proyectos (términos de referencia de los expertos en las distintas disciplinas técnicas, arreglos contractuales y disposiciones para la presentación de informes, etc.); y directrices para la formulación y el diseño de los proyectos, que incluirán las instrucciones para modificar una propuesta de proyecto a fin de satisfacer los requisitos específicos de una posible fuente de financiación.
• Se ha llevado a cabo un examen de las metodologías de capacitación adoptadas a lo largo de todo el ciclo de proyectos, centrado en el diseño de los programas y proyectos y con una atención especial a la identificación de problemas, la formulación y la evaluación. En consulta con el personal de campo y de la Sede se procederá a reformular el actual curso de diseño de proyectos/programas, a fin de responder a unas necesidades en materia de capacitación que van evolucionando, a causa de los cambios que se producen en la Organización y de la naturaleza de la cooperación técnica que proporciona la FAO.

6. En cuanto a los mecanismos de formulación y evaluación de los proyectos (véase el párr. 4 supra), la evolución y el desarrollo de tales mecanismos tendrán lugar en el contexto de a) los cambios estructurales en el ámbito del Departamento de Cooperación Técnica, incluida la institución de nuevos procedimientos y directrices, y b) la nueva distribución de las competencias en relación con las operaciones de los proyectos, y las funciones más amplias que han de desempeñar los representantes en los países en lo referente a la preparación de los proyectos y la negociación con los donantes. Como primera medida se ha reorganizado la Dirección de Operaciones de Campo (TCO) con miras a fortalecer su capacidad de seguimiento y análisis de las tendencias del Programa de Campo, así como de elaboración de sistemas y procedimientos. Se han logrado progresos significativos mediante la creación del Sistema de información sobre gestión del Programa de Campo (FPMIS) que es una base de datos destinada a apoyar todo el ciclo de los proyectos, desde la idea y la tramitación de los mismos hasta el momento del cierre. Tal sistema proporciona información completa, a los distintos niveles de agregación para apoyar el seguimiento y la gestión del programa de campo.

7. En el ámbito de TCO se ha creado un nuevo servicio (Servicio de Seguimiento y Coordinación del Programa de Campo, TCOM) para desempeñar las funciones descritas anteriormente. TCOM también velará a fin de que las fases de formulación y evaluación previa reciban retroinformación de la evaluación del proyecto. Se desplegarán nuevos esfuerzos a fin de divulgar las conclusiones de las misiones de evaluación, para asegurar que se extraigan enseñanzas con miras a mejorar la calidad de los proyectos.

8. También se está haciendo lo posible por redefinir las responsabilidades inherentes a la elaboración del Programa de Campo a nivel regional y subregional, haciendo mayor hincapié en la función que desempeñan la Dirección de Asistencia para las Políticas y sus Subdirecciones/Dependencias de Asistencia para las Políticas sobre todo en las fases de identificación, formulación y evaluación. Como parte del examen en curso de TCA, en enero de 2001 se organizó un seminario con los jefes y coordinadores de las Subdirecciones y Dependencias de Asistencia para las Políticas, y en una fecha posterior de este año se llevará a cabo un examen del papel que desempeña la Dirección del Centro de Inversiones (TCI) en el ciclo de los proyectos.

9. En síntesis, los problemas identificados en el curso del proceso de evaluación y destacados por el Comité son objeto de atención, y se están elaborando medidas correctivas. En el contexto de la profunda reforma de la gestión del Programa de Campo de la FAO tales medidas tienen necesariamente un carácter provisional, y están sujetas a verificación y a ajustes ulteriores.