أولا - مقدمة

1 - قرر المجلس، في دورته الثالثة عشرة بعد المائة في نوفمبر/تشرين الثاني 1997، تعيين ديوان المحاسبة الفرنسي مراجعا خارجيا للمنظمة لمدة أربع سنوات تبدأ من عام 1998. وتنتهي فترة الأربع سنوات هذه في عام 2001.

2 - وتنص اللائحة المالية فيما يتصل بتعيين المراجع الخارجي على ما يلي:

المادة 12-1 من اللائحة المالية:
"يعين مراجع الحسابات الخارجي من بين المراجعين العامين لإحدى الدول الأعضاء (أو من يضطلع بمهام مماثلة) بالطريقة وللمدة التي يقررها المجلس".

3 - وأيد المجلس، في دورته الخامسة عشرة بعد المائة في نوفمبر/تشرين الثاني 1998، المقترح الخاص بالترتيبات المتوخاة بموجب المادة 12 من اللائحة المالية بشأن تعيين المراجع الخارجي، حسبما عرضت في الوثيقة FC 89/7.

4 - ولاحظ المجلس أن المقترح يلبي الاهتمام بزيادة مشاركة البلدان النامية في عملية المراجعة، حيث سمح بتقديم "العروض المشتركة" تحت مسؤولية المراجع الرئيسي وحده، مع إبرام عقود من الباطن لمراجع أو أكثر من المراجعين المؤهلين.

5 - وتقترح هذه الورقة إجراءات وترتيبات تنفيذية تفصيلية أخرى بشأن اختيار وتعيين المراجع الخارجي للمنظمة.

6 - ويقترح أن تشكل هذه الورقة أساس المعايير الموحدة للمنظمة في هذا المجال.

ألف - الإطار الزمني وإجراءات الاختيار

7 - ستعمل الأمانة، خلال عامي 2000 و2001، على إنجاز هذه العملية بدءا من الدعوة لتقديم العطاء وانتهاء بتعيين المراجع الخارجي للمنظمة، وفقا للإطار الزمني الإشاري التالي:

8 - وستكون عملية اختيار وتعيين المراجع الخارجي للمنظمة، على النحو التالي:

• الدعوة - توجه الأمانة الدعوة لتقديم المقترحات والاستجابة من المراجعين العامين المؤهلين في الدول الأعضاء في الأمم المتحدة وفي المنظمة.
• تلقي العروض وفتحها - يتولى مكتب المفتش العام تلقي العروض وفتحها متبعا الإجراءات السارية في المنظمة بشأن تلقي العروض وفتحها. ومن ثم يقوم مكتب المفتش العام بتحويل جميع المقترحات التي تفي بالشروط، الى قسم الشؤون المالية الذي سيعد تحليلا مقارنا للمقترحات استنادا إلى تطبيق معايير التقييم المرجح لدراستها من جانب لجنة المالية.
• تقييم المقترحات: - تشكل لجنة المالية نفسها في هيئة لجنة تقييم لاستعراض قائمة العروض الصالحة التي أعدتها الأمانة. ويرد أدناه وصف معايير التقييم المقترحة وقيم الترجيح النسبية المقترحة. وسيطلب من المراجعين العامين أو من يمثلونهم، الذين شملتهم القائمة أن يقدموا عرضا شفهيا لمقترحاتهم أمام لجنة المالية. وتقوم لجنة المالية، مع الأخذ في الاعتبار جميع المعلومات التي تم الحصول عليها فيما يتعلق بالعروض في القائمة، بتقديم تقريرها وتوصياتها للمجلس.
• التعيين - استنادا إلى تقييم لجنة المالية وتوصياتها، يقرر المجلس تعيين المراجع الخارجي ويوافق عليه.

9 - وتقدم الأمانة ما يلزم من دعم إداري إلى كل من لجنة المالية والمجلس في جميع مراحل هذه العملية بأكملها.

باء - المحتوى المقترح للخطوط التوجيهية بشأن ضمان اتساق المقترحات

10 - حرصا على ضمان أن تعد المقترحات على نحو متسق، فيما يتعلق بطبيعة المعلومات المقدمة ونطاقها، وبالتالي سعيا إلى تيسير مقارنة العطاءات، ينبغي أن تتبع الخطوط التوجيهية التي يزود بها المراجعون المؤهلون، بصورة عامة، الإجراءات الموحدة التي تتبعها المنظمة عند إصدار الدعوات لتقديم العطاءات الخاصة بتوريد خدمات مهنية. وينبغي أن تكيف هذه المعايير الموحدة حسب المقتضيات لتلبية متطلبات معينة لتعيين المراجع الخارجي من جانب مجلس المنظمة.

11 - وعلى وجه الخصوص، ينبغي أن تشمل الخطوط التوجيهية ما يلي:

• بيان واضح لإجراءات وشروط العطاءات؛
• وصف واضح للوثائق المرفقة مع الدعوة (بما في ذلك صلاحيات المراجع الخارجي، شكل أداء المراجعة المطلوبة، نسخ من جميع الحسابات التي يطلب إبداء الرأي بشأنها، نسخة من برنامج العمل والميزانية وغيرها من المعلومات الأخرى ذات الصلة)؛
• تعليمات واضحة بشأن إكمال بيانات هذه الوثائق تقدم كجزء من المقترحات (بما في ذلك السير الذاتية لجميع الموظفين الذين ستسند إليهم مهمة المراجعة، العضوية، في أجهزة المحاسبة/المراجعة والأجهزة المهنية ذات الصلة، منهج المراجعة المقترح، تفاصيل البرنامج الحالي للتعليم المهني وغيرها)، ووصف تفصيلي لطبيعة المعلومات المضمنة في كل منها؛
• بيان واضح بضرورة أن تكون المقترحات المقدمة كاملة كشرط للنظر فيها؛
• المعلومات المتعلقة بعملة المقترحات؛
• شروط التقديم والموعد الختامي؛
• والتعليمات المتعلقة بالاتصالات وجهات الاتصال المحددة للحصول على مزيد من المعلومات.

جيم - معايير الاختيار

12 - تشمل معايير الاختيار المقترحة بغرض الموافقة عليها من لجنة المالية، ما يلي:

• الاستقلالية - إثبات الاستقلال الذاتي عن المؤسسات الحكومية الأخرى، الاستقامة، الموضوعية في تصريف الواجبات والمسؤوليات والقدرة على التحديد الذاتي لنطاق المراجعة.
• مؤهلات المسؤولين والموظفين - الالتزام بمعايير المراجعة لدى لجنة المراجعين الخارجيين للأمم المتحدة وبآداب المهنة التي تحكم عملهم؛ المؤهلات المهنية، والمهارات وحجم القوة العاملة؛ العضوية في أجهزة المحاسبة أو المراجعة المعترف بها دوليا، مثل المنظمة الدولية لمؤسسات المراجعة العليا، والاتحاد الدولي للمحاسبين وغيرها، وإتقان اللغة الإنجليزية ولغة أخرى، على الأقل، من اللغات الرسمية للمنظمة.
• التدريب والخبرات - وجود برنامج للتعليم المهني المستمر للموظفين، الخبرة في مجال مراجعة أنشطة منظمات الأمم المتحدة أو المنظمات غير الحكومية القطرية أو الدولية الأخرى؛ التدريب الوافي للموظفين على الاتجاهات الحديثة في مجال المراجعة مع خبرات مستفيضة في مجال المراجعة.
• منهج المراجعة واستراتيجيتها - خطط عمل شاملة لضمان تغطية المراجعة الوافية جميع موارد المنظمة؛ إنجاز عمليات المراجعة المالية والامتثال للإجراءات، إضافة إلى عمليات المراجعة التي تتسم بالاقتصاد والفعالية وكفاءة الاستخدام؛ والتعاون مع المراجعة الداخلية في المنظمة لتعظيم الاستفادة من موارد المراجعة المحدودة.
• تقارير المراجعة - إبلاغ نتائج المراجعة المقدمة للإدارة في موعدها، من خلال رسائل الإدارة وتقارير المراجعة الشاملة. وينبغي أن تكون تقارير المراجعة دقيقة، كاملة، متوازنة، نزيهة وبناءة.
• التكاليف - الأتعاب الأكثر تنافسية.

دال - نظام تحديد درجة أهمية المقترحات

13 - ستعد الأمانة تحليلا شاملا استنادا إلى النظام التالى لتحديد درجة الأهمية:

14 - ستعطي الأمانة درجة لكل مقترح من المقترحات استنادا إلى معايير محددة ترد في ملحق هذه الوثيقة، مستخدمة مقياس مدرج من 1 إلى 5 (1 تمثل الأسوأ و5 تمثل الأفضل). وسيعطى كل معيار محدد، في ذات الوقت، وزن محدد مجموعه 100 في المائة، حسب الجدول أعلاه، ليعكس الأهمية النسبية أو الصلة بالكفاءة العامة للمقترحات.

15 - ويمكن للأمانة أن تضع تفاصيل أخرى لمعايير الاختيار وتعين أوزانا لهذه التفاصيل. وحرصا على تأمين سرية هذه العملية، فلن يكشف عن الأوزان التفصيلية التي رصدتها الأمانة، وإنما ستسجل في التحليل المقارن.

16 - وسترصد درجات على المقياس المدرج من 1 إلى 5، لكل معيار من المعايير استنادا إلى الإجابات على الاستبيان الذي أكمل بياناته المراجعون العامون الذين وجهت إليهم الدعوة. وستضرب الدرجات في الأوزان للحصول على مجموع الدرجات لكل معيار. ومن ثم يتم جمع إجمالي الدرجات للوصول إلى المجموع العام للدرجات التي حصلت عليها المقترحات، وستعد الأمانة قائمة للمرشحين الذين حصلوا على أعلى الدرجات عامة وتقدمها للجنة للموافقة عليها.

17 - ويتضمن الملحق توجيهات إشارية عن طريقة رصد أدنى وأعلى نطاق للدرجات لكل معيار، على المقياس المدرج من 1 إلى 5.

هاء - العرض الشفهي

18 - سيطلب من المرشحين المضمنين في القائمة أن يقدموا عرضا شفهيا للجنة المالية. والغرض من هذا العرض الشفهي، هو إتاحة الفرصة للجنة للحصول على مزيد من التوضيحات أو التوصل إلى فهم أفضل للمقترحات المقدمة من المرشحين، لأجل تأكيد ترتيب درجاتهم التي حصلوا عليها.

19 - وينبغي أن يغطي العرض الشفهي، بصورة مماثلة، المسائل المضمنة في المقترحات الأصلية، ولا ينبغي أن يصبح فرصة لتقديم مقترحات جديدة أو معدلة بصورة هامة.

20 - وتقدم لجنة المالية للمجلس توصيتها بشأن المرشح الذي حصل على أعلى الدرجات بعد العرض الشفهي.

واو - التوصيات

21 - لتمكين الأمانة من بدء عملية اختيار وتعيين المراجع الخارجي للمنظمة للفترة 2002-2005، والإشراف عليها، يوصى بأن توافق لجنة المالية على الإطار الزمني المعروض في الفقرة 4 أعلاه، وعلى نظام تحديد درجات الأهمية المعروض في الفقرة 8 أعلاه.

الملحق

الخطوط التوجيهية لمعايير رصد الدرجات

وعلى سبيل المثال، يمكن منح الدرجة القصوى، وهي 5 درجات، إذا استوفيت الشروط تماما. وتمنح أدنى الدرجات، وهي درجة واحدة، إذا لم يتحقق استيفاء الشروط.