COMITE FINANCIER

Quatre-vingt-dix-septième session

Rome, 17 - 22 septembre 2001

Rapport intérimaire sur l'application des recommandations du Commissaire aux comptes

RAPPORT IN EXTENSO

Recommandation du Commissaire aux comptes

Mesures prises

Observations du Commissaire aux comptes

Questions financières et comptables spécifiques

Plans relatifs au personnel

Je réitère ma recommandation précédente, à savoir procéder à un examen approfondi de l'objet et du fonctionnement du Régime des indemnités pour cessation de service, en vue d'établir un mécanisme consolidé permettant d'assurer le financement de toutes les obligations comptabilisées de cessation de service.

[voir paragraphe 29 du rapport 1998-99]

Pour trouver une solution appropriée à la question des obligations non financées concernant les indemnités pour cessation de service, l'Organisation a consacré à cette question un document spécial (FC 96/12) qui a été soumis au Comité financier à sa session de mai 2001. A cet égard, l'Organisation a demandé au Comité de donner son avis sur la suggestion consistant à étendre l'actuel mécanisme de financement de l'assurance maladie après cessation de service, institué par la résolution de la Conférence 10/99, de manière à financer aussi les engagements relatifs aux indemnités pour cessation de service une fois que l'assurance maladie après cessation de service aura été intégralement financée. Afin d'allouer plus de temps au Comité financier pour étudier le document, la décision sur cette question à été différée à sa prochaine session, prévue pour septembre 2001.
Si le Comité financier se déclare favorable à cette option, un projet de résolution de la Conférence lui sera soumis à sa session de mai 2002 pour acceptation et transmission au Conseil et à la Conférence pour approbation.
Situation: En attente de la décision du Comité financier

Aucune mesure concrète n'ayant encore été prise, nous n'avons aucune observation à faire.

Plus d'un million de dollars E.-U. sous forme d'avances, qui aurait dû être reporté au compte pertinent du Fonds de péréquation des impôts, était encore inscrit dans deux comptes recueillant les comptes à recevoir - en l'occurrence 2 800 "prépaiements" destinés à des fonctionnaires de la FAO et 2 805 à des fonctionnaires du PAM. Au moment de la rédaction de ce rapport, les problèmes étaient en cours de traitement. Compte tenu de la nécessité récurrente d'accélérer le recouvrement des avances, je recommande que soit mis en place un système de recouvrement automatique sur salaire, et que le système soit modifié en conséquence.
[voir paragraphe 33 du rapport 1998-99]

Une modification du système a été mise en oeuvre , permettant désormais de reporter directement les avances et les remboursements d'impôts relevant de la responsabilité du Bureau de liaison pour l'Amérique du Nord situé à Washington au sous-registre des comptes créditeurs d'Oracle. Tout solde correspondant au montant dû par un fonctionnaire de la FAO peut être déduit de son salaire en passant par l'interface entre le système FINSYS des états de paie et les comptes créditeurs d'Oracle
Situation: exécuté

L'impact de la modification du système sera examiné dans le cadre de la vérification des états financiers 2000-01

Montant à recevoir du PAM

Comme je l'ai déjà recommandé au PAM, l'apurement des comptes amorcé entre les deux organisations devrait devenir un exercice de routine, effectué chaque mois

[voir paragraphe 35 du rapport 1998-99]

La procédure d'apurement mensuel est désormais un exercice de routine entre l'Organisation et le PAM. En outre, suite à une révision de l'accord entre les deux organisations, la somme avancée par le PAM au titre de la paie prévoit le versement du montant des salaires bruts et non plus nets.

Situation: exécuté

En l'absence des états financiers provisoires du PAM pour 2000 (dont la sortie à été retardée par la mise en oeuvre du SAP), nous n'avons pu vérifier si les états financiers provisoires de la FAO pour 2000 correspondaient bien à ceux du PAM. Cet apurement sera effectué dès que ces derniers seront disponibles.

Dans mon rapport précédent, je recommandais que, conformément à la mise en œuvre du nouveau système financier, les protocoles comptables et organisationnels pour le report des transactions aux comptes créditeurs et débiteurs soient passés en revue de manière à en faciliter l'identification, le suivi et la compensation tout au long de l'exercice biennal. Cet objectif a déjà été partiellement atteint. [...]La firme de consultants avait également émis plusieurs recommandations, que j'appuie, afin d'améliorer le contrôle et le protocole internes en obtenant des contrats ainsi que des documents justificatifs pour toutes les dépenses prépayées, et en renforçant les systèmes de comptabilité pour l'enregistrement des transactions.

[voir paragraphes 36 et 37 du rapport 1998-99]

Un nouveau module d'apurement des comptes de compensation, mis au point et introduit en avril 2001, a renforcé notre capacité de suivi et de compensation des transactions enregistrées sur ces comptes.

Situation: en cours d'exécution

L'impact du nouveau module d'apurement des comptes de compensation sera examiné lors de la vérification des états financiers 2000-01.

Je recommande en outre que l'on réinstaure dès que possible le recouvrement automatique des avances pour frais de voyage aux fonctionnaires, pratique qui avait été suspendue à la fin d'avril 2000 en raison du retard accumulé dans le traitement des demandes de remboursement des frais de voyage.

[voir paragraphe 37 du rapport 1998-99]

En avril 2001, le système de recouvrement des sommes à recevoir du personnel a été réactivé et des relevés de comptes ont été envoyés aux fonctionnaires les informant qu'avant la fin août 2001, l'Organisation entamerait le recouvrement automatique des montants restants dus. En outre, les fonctionnaires ont été priés d'effectuer les démarches nécessaires pour régler les demandes de remboursement des frais de voyage en suspens, soit en présentant leurs demandes de remboursement, soit en remboursant les montants dus à l'Organisation.

Situation: en cours d'exécution

L'impact de la réactivation du système de recouvrement de sommes à recevoir du personnel sera examiné lors de la vérification des états financiers 2000-01.

Fourniture d'avis en matière de placements

Compte tenu des montants qui, à l'avenir, pourront être perçus et déboursés en euro, je recommande que les futurs appels d'offre relatifs à ces prestations soient mieux répartis géographiquement, notamment en direction de la zone Euro.

[voir paragraphe 41 du rapport 1998-99]

A propos du commentaire du Commissaire au compte invitant l'Organisation à lancer des appels d'offres, la question a été débattue à la vingt-septième session (25 mai 2001) du Comité consultatif FAO pour les placements (ACI). L'ACI a estimé que la pratique choisie par la FAO en matière de gestion des liquidités semblait justifiée. En s'adressant à des banques internationales de premier plan telles que Bank of America, Chase ou Citibank, la FAO aurait accès à des services de gestions des liquidités impossibles à obtenir auprès de banques de moindre envergure.

En outre, l'ACI a jugée inopportune la recommandation du Commissaire aux comptes de lancer un appel à la concurrence pour les dispositions bancaires. Selon lui, le processus d'examen entamé par le Comité des placements est à la fois plus indiqué et plus pratique pour garantir une sélection satisfaisante. Selon l'ACI, de manière générale, il convient d'éviter que le processus de vérification externe des comptes dirige ou exerce une influence excessive sur les décisions en matière de placements. Si le Commissaire aux comptes peut exprimer son avis, il appartient à la direction de prendre les décisions relatives aux placements en adoptant les procédures les plus conformes aux intérêts de l'institution.

Situation: aucune suite prévue

La désignation d'un cabinet d'experts, appelé à fournir des avis en matière de placements, a été débattue par l'ACI à sa vingt-quatrième session (18 mai 1998) sur la base du rapport du consultant engagé par l'Organisation, qui recommandait Cambridge Associates. A cet égard, le procès-verbal de la réunion de l'ACI mentionne ceci: "Cambridge a produit une excellente étude, mais la FAO peut obtenir gratuitement un travail similaire auprès des grandes banques de placement. En réponse à une préoccupation soulevée par le Vérificateur interne, le Comité a décidé qu'il serait sage de lancer un appel d'offres pour le choix du consultant." Aucune firme particulière n'a été mentionnée.

Nous rappelons en outre que d'après la Section 502.431 du Manuel de la FAO, les invitations pour la soumission d'offres relatives à des contrats doivent être envoyées à "un minimum de trois soumissionnaires, représentant, dans la mesure où la nature de l'achat le permet, une répartition géographique internationale large des sociétés."

Au vu de ce qui précède, nous maintenons la recommandation contenue dans notre rapport 1998-99.

Dans mon rapport précédent, j'avais recommandé de réduire le nombre de comptes bancaires. [...]L'Organisation avait en effet reconnu la nécessité de restructurer ses dispositions bancaires et avait formulé à cet effet une approche à trois niveaux; toutefois, en raison des problèmes posés par l'apurement des comptes de terrain, et le manque de personnel en particulier, la mise en œuvre n'en est que partielle à ce jour. La stratégie envisagée comprenait les éléments suivants:

• un lien bancaire pour la gestion des décaissements du siège en lires et en Euro ainsi que les comptes des fonctionnaires en Italie;

• un lien bancaire avec une banque internationale de premier plan pour le traitement des paiements internationaux hors Italie;

• l'établissement de plusieurs liens bancaires avec d'autres banques internationales ayant un grand nombre de succursales dans des régions données du monde, pour exécuter les autres transactions bancaires requises sur le terrain.

Au moment de la rédaction de ce rapport, la première tranche de la stratégie était en place. Un autre contrat avait également été conclu pour la deuxième tranche, mais son parachèvement ne devait être réalisé que durant les mois à venir. Aucune mesure n'a encore été prise en ce qui concerne la troisième tranche.

[voir paragraphes 42 à 44 du rapport 1998-99]

Le travail est en cours dans ce domaine. Il faudra tout le reste de l'année , peut-être davantage, pour que la FAO soit en mesure d'exécuter intégralement la deuxième tranche de la stratégie bancaire. Le Comité des placements de la FAO participera à l'évaluation et au choix des banques qui devront être sélectionnées dans diverses régions du monde. Une fois que cette tranche sera achevée, la FAO reverra les deux premières tranches de la structure et sollicitera les propositions d'autres banques.

Situation: Les mesures relatives à la première tranche sont exécutées; les mesures concernant les deux autres tranches sont en cours d'exécution.

Aucune mesure concrète n'ayant encore été prise, nous n'avons aucune observation à faire.

Comme je le mentionne dans mon rapport précédent, un consultant avait recommandé en 1998 "d'externaliser" la gestion des liquidités, afin d'obtenir un rendement plus élevé tout en réduisant le risque et en allégeant la tâche du Service de la trésorerie - qui consacrait une bonne partie de son temps à placer et à suivre des certificats de dépôt trimestriels placés auprès des banques - afin qu'elle puisse se concentrer sur d'autres tâches. Cette nouvelle stratégie a été débattue lors de la vingt-quatrième session (18 mai 1998) du Comité consultatif FAO pour les placements (ACI) au cours duquel a été présenté le rapport du consultant. À l'époque, l'ACI devait conclure que "dans la perspective d'une augmentation des rendements, de la réduction du risque et d'une meilleure efficacité opérationnelle", il semblait justifié de transférer les actifs à court terme de l'Organisation dans un Fonds de placement à court terme conjoint (STIF).Ce fonds était géré par la firme dépositaire des investissements à long terme de l'Organisation, pratique que j'ai jugée discutable. J'ai jugé encore plus discutable le fait que la firme n'ait pas été sélectionnée par voie de concours et je me souviens d'avoir recommandé de façon spécifique, dans mon rapport précédent, que la FAO lance un appel d'offres international à plusieurs instituts spécialisés dans la gestion des liquidités, si la proposition d'externaliser la gestion des actifs à court terme était approuvée. [...]Au moment de la rédaction de ce rapport, mes collaborateurs ont été informés que la stratégie d'investissement à court terme serait examinée par l'ACI lors de sa session de mai 2001, et que mes préoccupations seraient communiquées au Comité tout comme le point de vue de la direction quant à la gestion appropriée de cette composante des liquidités.

[voir paragraphes 54 à 59 du rapport 1998-99]

Suite à la recommandation du Commissaire aux comptes de s'adresser à un cabinet de gestion pour placer les avoirs à court terme dans un Fonds de placement STIF, cette question a été soumise à l'ACI à sa vingt-septième session, le 25 mai 2001. L'ACI a estimé que la pratique courante, consistant à confier aux banques dépositaires le soin de placer les avoirs à court terme dans des fonds STIF en attendant de passer à d'autres instruments, ainsi que les objectifs définis pour ces placements, n'exposaient pas la FAO à des risques excessifs, comme le laissait entendre le rapport du Commissaire au comptes.

A la même réunion de l'ACI, le 25 mai 2000, la question d'un appel à la concurrence internationale pour sélectionner les gestionnaires de placements a également été examinée. Comme mentionné plus haut sous le titre "fourniture d'avis en matière de placements", l'ACI a estimé que la recommandation de lancer un appel d'offres pour les dispositions bancaires était inopportune. Concernant l'exemple précis du choix d'un gestionnaire par la FAO , il a été considéré que l'opinion indépendante de Cambridge Associates, l'examen des propositions par le Comité des placements et sa participation active au processus de sélection constituaient un processus satisfaisant pour désigner les gestionnaires.

Cambridge Associates a déclaré avoir participé au processus de sélection des gestionnaires de valeurs à revenu fixe à court terme et avoir constaté que le processus était semblable à celui de la plupart des organisations et tout aussi compétitif.

En outre, un membre de l'ACI a vivement déconseillé à la FAO d'utiliser la sélection par voie de concours, préconisée par le Commissaire aux comptes. Selon lui, la seule tentative effectuée dans le même sens par son organisation n'avait pas donné lieu à une gestion satisfaisante du portefeuille. Il a noté aussi que la formule de l'appel d'offres avait privilégié la recherche du "plus petit commun dénominateur" où les honoraires, faute de procédures de soumission mieux adaptées, devenaient le critère de choix le plus important, au détriment d'autres variantes, telles que la qualité, les prestations et l'assistance. Ce membre de l'ACI a indiqué enfin que le jugement et l'examen d'un comité des placements sont déterminants pour évaluer la rentabilité des dépenses.

Situation: aucune mesure prévue

Nous souhaitons rappeler que, conformément à la Section 502.112 du Manuel de la FAO, "les activités d'achat ont pour principal objectif la fourniture de biens et services en temps utile en vue d'une utilisation efficace et efficiente des ressources, à la fois concurrentielle et transparente". Comme nous le rappelons plus haut, la pratique courante en matière de contrats et achats consiste à inviter "un minimum de trois soumissionnaires, représentant, dans la mesure où la nature de l'achat le permet, une répartition géographique internationale large des sociétés."

Nos considérons que cet objectif s'applique aussi aux contrats pour la fourniture de services bancaires et/ou de placement. D'ailleurs, ces contrats ne sont pas spécifiquement mentionnés dans la liste d'exceptions figurant à la section 502.141 du Manuel de la FAO. Le paragraphe (x) prévoit seulement que "des procédures spéciales" peuvent être établies ou autorisées par le Directeur général ou le Sous-Directeur général chargé du Département de l'Administration et des Finances (AF) "en raison des aspects confidentiels ou particuliers du contrat".

Il s'ensuit qu'au moment de la rédaction de ce rapport, aucun actif à long terme n'avait été transféré aux nouveaux gestionnaires. Tout en reconnaissant que le gestionnaire avait dépassé la cote de référence assignée en 1999 and 2000, je réitère ma recommandation précédente, à savoir réaménager les mécanismes en vigueur par voie de concours.. [`...]Au moment de la rédaction de ce rapport, mes collaborateurs ont été informés qu'aucun actif à long terme n'avait été transféré aux nouveaux gestionnaires, par suite du manque d'effectifs et du temps nécessaire aux cadres responsables pour mettre en œuvre les processus longs et complexes que requiert une telle action. Mes collaborateurs ont en outre été informés que l'Organisation ne comptait pas s'atteler à cette tâche avant d'avoir : i) achevé le placement du portefeuille à court terme ; ii) conclu l'accord prévu avec le FIDA concernant le soutien en gestion des actifs ; iii) examiné la question des placements à long terme à la session de l'ACI de mai 2001.

[voir paragraphe 64 du rapport 1998-99]

Sur avis du Comité financier, l'Organisation a abandonné l'idée d'un arrangement avec le FIDA concernant les services de gestion du portefeuille des avoirs à long terme. L'Organisation a préféré ouvrir un poste de Fonctionnaire principal de la trésorerie de classe P5 pour la prise en charge de ces responsabilités. Tant que ce poste n'aura pas été pourvu et que nous jugerons être en mesure de maîtriser la gestion du portefeuille à long terme, nous n'avons pas l'intention de diversifier la gestion de ces avoirs. L'ACI est en accord avec cette position.

Situation: en cours d'exécution

Aucune mesure concrète n'ayant encore été prise, nous n'avons aucune observation à faire.

A sa vingt-sixième session tenue le 26 mai 2000, l'ACI a demandé "d'être tenu informé, avant les réunions, de tout changement substantiel apporté aux activités de placement de la FAO".. J'appuie vivement cette demande visant à tenir l'ACI régulièrement informé des activités de placement. Je recommande, en outre, que l'on envisage de renforcer le rôle de ce Comité en appliquant les mesures suivantes:

• réviser son mandat;

• diffuser les compte rendus des réunions en temps opportun;

• revoir la composition du Comité, qui ne devrait comprendre que des membres extérieurs.

[voir paragraphes 66 and 67 du rapport 1998-99]

Le mandat de l'ACI a été récemment revu et soumis au Directeur général pour approbation. L'ACI est composé exclusivement de membres extérieurs qui ont été nommés par le Directeur général en les personnes de:

• M. Gunther Pleines, Directeur adjoint, Département des services bancaires - Banque des règlements internationaux, Bâle, Suisse,

• M. Marcus Fedder, Trésorier, Banque européenne pour la reconstruction et le développement, Londres, Royaume-Uni,

• M. Bernard Holland, Conseiller principal, Gestion stratégique des investissements, Washington D.C., Etats-Unis d'Amérique, et

• M. Kenneth Miranda, Conseiller en investissements, Bureau du Directeur général, Fonds monétaire international, Washington D.C., Etats-Unis d'Amérique.

Le compte-rendu de la réunion de l'ACI a été distribué aux membres du Comité en juin 2001.

Situation: en cours d'exécution

Noté.

Lors de la première réunion du Comité des placements, le 17 mai 1999, Un représentant du cabinet de consultants engagé par la FAO pour les questions de trésorerie était également présent. Étant donné qu'il a également assisté aux réunions ultérieures, je recommande que la composition du Comité soit officiellement modifiée afin de l'y intégrer. [...] Le Comité des placements était censé se réunir quatre fois par an ; or, aucune réunion n'a eu lieu en 2000 et, à ce jour, aucune n'a été programmée pour 2001. J'avais donc vivement recommandé que le Comité recommence à siéger dès que possible. Au moment de rédiger ce rapport, mes collaborateurs ont été informés que l'Organisation entendait :

• tenir une réunion du Comité des placements au moins une fois par semestre pour examiner le plan opérationnel de trésorerie et se pencher sur toutes questions de surveillance ou de résultat;

• adresser le compte rendu de ses réunions aux membres du Comité consultatif pour les placements.

[voir paragraphes 70 et 71 du rapport 1998-99]

Le cabinet de consultants Cambridge Associates a été retenu par l'Organisation pour fournir des avis sur les questions relatives aux placements. Dans cette capacité, la firme participe aux réunions du Comité des placements de la FAO chaque fois que son avis est requis.

D'après son mandat, le Comité des placements devrait se réunir au moins deux fois par an. Une réunion du Comité a eu lieu en mars de cette année et la prochaine réunion, prévue en septembre 2001, examinera le compte-rendu de la réunion du 25 mai 2001 et se penchera sur la troisième tranche de la stratégie bancaire. A l'avenir, l'Organisation veillera à ce que le Comité des placement soit convoqué au moins deux fois par an.

L'Organisation accepte sans réserve de distribuer le procès-verbal aux membres de l'ACI pour information.

Situation: exécuté

Nous avons examiné les nouveaux mandats du Comité des placements et de l'ACI. Puisqu'ils ne prévoient pas que le procès-verbal du Comité des placements soit envoyé à l'ACI, nous recommandons que cette obligation y soit incorporée.

Procédures d'achat d'urgence

Bien que des dispositions d'urgence en matière d'achats aient été incorporées au "Manuel de la FAO sur la prévision et la réaction face aux catastrophes" publié en 1998, elles n'avaient pas été complètement intégrées dans l'article 502 du Manuel de la FAO. Certes, les dispositions concernant les missions d'achats d'urgence existaient bel et bien (article 502.24), mais la dérogation concernant le Comité d'achats n'y figurait pas. Si l'Organisation décide de pérenniser de tels mécanismes, je recommande qu'on les étaie juridiquement en modifiant le Manuel de la FAO. Je recommande également que les demandes d'achat se fassent dans le respect des règles en vigueur.

[voir paragraphe 86 du rapport 1998-99]

Les contrats et achats pour les pays désignés comme répondant aux critères d'urgence ont été exonérés de l'examen préalable par le Comité d'achats sur proposition du Chef du service AFSP, approuvée par le Directeur général adjoint. Il convient de noter toutefois, que la procédure de dérogation à l'examen préalable du Comité d'achats établie pour les situations d'URGENCE remonte au moins à 1986, date à laquelle le Directeur général adjoint de l'époque avait dispensé de soumission préalable les achats relatifs aux opérations d'urgences de l'ECLO. Par la suite, cette procédure a été reconduite et étendue à toutes les opérations d'urgence et à été mise en oeuvre pour éviter une perte de temps précieux pour les approvisionnements dans ces pays. A cet égard, la modification en cours de la section 502 du Manuel de la FAO permettra d'y incorporer toutes les pratiques opérationnelles relatives aux achats d'urgence et de garantir que les achats effectués au titre de programmes d'urgences soient eux aussi soumis, selon les besoins et sous réserve de délais suffisants, à un examen préalable. Les amendements pertinents ont déjà été distribués en vue d'être dûment approuvés avant leur publication.

Situation: en cours d'exécution

L'article 502.31 du Manuel de la FAO prévoit que "[...] les demandes d'articles [...] sont présentées sur l'imprimé "Demande de fourniture" [...]". Cette disposition a pour but d'éviter au Service des contrats et achats (AFSP) d'avoir à émettre des appels d'offres si les fonds correspondant aux achats demandés n'ont pas encore été engagés. En ce qui concerne les achats d'urgence en général et le programme de l'Iraq en particulier, TCOR est souvent informé du virement prochain des fonds, avant même que ceux-ci ne soient effectivement engagés par les donateurs ou les Nations Unies. Toutefois, tant que le virement n'a pas eu lieu, TCOR n'est pas en mesure d'activer la demande d'achat correspondante. Dans pareil cas, pour économiser un temps précieux, AFSP a accepté, après vérification que les fonds ont bien été alloués à la FAO par les Nations Unies, d'établir un "document d'étude de marché", précurseur de la commande qui sera émise lorsque les fonds auront été engagés et la demande d'achat activée.

Situation: exécuté

Noté.

Aux termes des conditions figurant dans les appels d'offres et applicables à toutes les commandes examinées, lorsque les articles n'atteignent pas leur destination finale à la date promise, la FAO applique une clause de pénalité de 2,5 pour cent par semaine. [...] Je recommande que ces informations soient systématiquement consignées au dossier, et que la pratique concernant la clause de pénalité, actuellement laissée à la discrétion de AFSP, soit officialisée.

[voir paragraphe 89 du rapport 1998-99]

En ce qui concerne les commentaires du Commissaire aux compte sur les commandes d'achat pour lesquelles les fournisseurs ont été choisis selon le critère des meilleures conditions de livraison comme facteur principal, il est noté que les commandes d'achat en question portaient sur de l'équipement d'irrigation et des aliments fourragers requis d'urgence et financés, au termes de la phase IV du programme, par une allocation spéciale mise à la disposition de la FAO afin d'atténuer par des mesures immédiates les effets d'une grave sécheresse dans le nord de l'Iraq. Pour garantir la livraison urgente de l'équipement d'irrigation et des aliments pour animaux, il a été décidé, à titre exceptionnel, de sélectionner les fournisseurs sur la base des conditions de livraison. Toutefois, aucun des retards de livraison enregistrés n'a vicié le processus d'achat. En d'autres termes, même si la FAO avait connu d'avance l'ampleur de ces retards, les mêmes fournisseurs auraient obtenu ces marchés. Enfin, il est souligné qu'il s'est agi d'un cas exceptionnel pour lequel les conditions de livraison était le facteur principal pour l'adjudication de l'offre. Il convient de noter que les fournisseurs sont normalement sélectionnés sur la base du prix le plus bas. Cette procédure, dont il n'est pas prévu de se servir à nouveau, reste un recours exceptionnel.

Concernant les recommandations du Commissaire aux comptes sur la consignation systématique de ces informations au dossier, des dispositifs appropriés sont actuellement mis en place pour tenir à jour des dossiers relatifs aux contrats et achats.

Situation: en cours d'exécution

Nous effectuerons un autre examen d'un échantillon de commandes d'achat traitées en 2001 dans les mois à venir, qui nous permettra de vérifier l'incidence des fournisseurs choisis selon le critère des meilleures conditions de livraison.

Comptabilisation

Je recommande que les recettes et les dépenses liées au projet TeleFood soient enregistrées dans les livres de la FAO sous la rubrique «Recettes accessoires». Je recommande également que l'on établisse une distinction claire entre les recettes provenant véritablement de TeleFood, lesquelles doivent être enregistrées dans le Compte spécial susmentionné, et les autres recettes; ces dernières, compte tenu des exigences spéciales des donateurs, devraient faire l'objet d'un accord de fonds fiduciaire.

[voir paragraphe 96 du rapport 1998-99]

Tandis que l'Organisation estimait à l'origine qu'il n'y avait aucune difficulté à enregistrer le Fonds spécial sous la rubrique "Recettes accessoires", elle juge aujourd'hui que les complications techniques entraînées par ces changements en compromettent les avantages.

Situation: aucune suite prévue

Nous examinerons l'étendue de ces complications techniques lors de la vérification des états financiers 2000-01.

Les dépenses directement supportées au moyen des contributions non liquides pourraient être très importantes et équivaloir à une véritable contribution financière. Du point de vue de la gestion, les contributions en nature les plus importantes, notamment lorsqu'elles sont associées à des donations de parrainage en liquidités destinées à couvrir directement les dépenses au nom de la FAO ou sur ses directives, doivent être évaluées et conservées dans le système d'information et d'enregistrement de TeleFood.

[voir paragraphe 102 du rapport 1998-99]

Comme l'indique le Commissaire aux comptes, les dépenses de Telefood défrayées par des contributions non liquides ne sont pas enregistrées dans les livres et n'apparaissent pas non plus dans les états financiers. Tandis que le Commissaire aux comptes recommande que ces dépenses soient évaluées et conservées dans le système d'information et d'enregistrement, il convient de mentionner que, dans la pratique, la juste valeur de ces contributions serait extrêmement difficile à calculer. En conséquence, à supposer qu'il soit possible d'en produire une estimation raisonnable, une telle information, intégrée aux états financiers, aurait probablement une utilité limitée pour les organes directeurs et les pays membres. Toutefois, tous les efforts seront faits pour consigner ces informations dans un registre pour mémoire.

Situation: en cours d'exécution

Noté.

Gestion des ressources humaines

Évolution du nombre de fonctionnaires de la FAO

Comme l'indiquent les états financiers, les frais associés aux redéploiements et aux cessations de service se sont montés à 10 576 000 dollars E.-U. pour l'exercice biennal. Afin d'éviter à nouveau de tels frais supplémentaires dans un contexte financier incertain et compte tenu du fait qu'on prévoit le remplacement d'un grand nombre de fonctionnaires du Siège dans les années à venir, je recommande que l'Organisation utilise tous les moyens dont elle dispose - planification des ressources humaines, gestion des niveaux de recrutement et types de contrats - pour une plus grande souplesse.

[voir paragraphe 112 du rapport 1998-99]

Comme cela est indiqué dans le Plan à moyen terme 2002-2007, compte tenu du taux de renouvellement attendu, il faudra des mesures appropriées de remplacement du personnel partant à la retraite par de nouveaux fonctionnaires, du cadre organique et des services généraux, ayant les compétences et les connaissances que l'Organisation juge indispensables à ses activités futures. Ces mesures vont dans le sens des recommandations du Commissaire aux comptes et comprennent les mesures suivantes, spécifiées dans le Plan à moyen terme:

• Systèmes efficaces de planification de la force de travail pour régler des problèmes tels que: le remplacement des compétences perdues; la création d'une structure de la force de travail conforme aux nouvelles manières de travailler; l'amélioration de l'équilibre entre les sexes et de l'équilibre géographique;

• Programmes de recrutement ciblés pour les jeunes cadres, qui doivent bénéficier d'un soutien sous forme d'initiation aux connaissances spécialisées et compétences essentielles durant leurs premières années de service;

• Contrôle continu des tâches du personnel de la catégorie des services généraux pour s'assurer qu'elles correspondent aux besoins futurs de l'Organisation, en tenant compte également de l'incidence des techniques de bureautique et de la nécessité de trouver des connaissances spécialisées et des compétences d'un niveau supérieur ainsi que des besoins de formation pour accroître la souplesse lors du redéploiement du personnel;

• Système de compétences organisationnelles de base pour le personnel du cadre organique et la direction et programmes de formation associés qui leur permettront d'acquérir les compétences et les connaissances nécessaires; et

• Importance des mesures visant à retenir les fonctionnaires débutants compétents.

Situation: à exécuter pendant la durée du Plan à moyen terme.

Noté.

La complexité des dispositions contractuelles utilisées par la FAO et le renouvellement régulier des contrats alourdissent fortement le fardeau administratif et financier. À mon avis, pour limiter les frais et les effets connexes, l'Organisation devrait mettre en œuvre sans plus tarder la rationalisation qu'elle envisage depuis cinq ans. Je recommande la normalisation des conditions de travail et des contrats ainsi que la mise en place d'un système de contrôle et de suivi de l'utilisation de collaborateurs extérieurs par l'Organisation.

[voir paragraphe 119 du rapport 1998-99]

Les procédures en place pour le recrutement de collaborateurs extérieurs sont très complexes et comprennent diverses catégories de personnel. Le Rapport évalue correctement la situation en ce qui concerne les types de contrats utilisés par l'Organisation et note, à raison, que les exigences et les caractéristiques propres à chaque groupe nécessitent des dispositions contractuelles différentes. L'Organisation est elle-même consciente depuis longtemps de cette complexité et admet qu'une simplification de ces dispositions peut engendrer des économies supplémentaires. En conséquence, l'Organisation a entamé un exercice de rationalisation destiné à optimiser l'utilisation de ces ressources et étudie l'introduction de nouvelles dispositions.

Le texte de la nouvelle section correspondante du Manuel est prêt et il a été examiné tout récemment par le Conseiller juridique. Entretemps, il a été décidé d'exploiter les capacités du système Oracle pour l'élaboration automatique de contrats-type. Ce travail a commencé et se trouve actuellement en phase d'expérimentation. Le nouveau système devrait devenir opérationnel d'ici la fin 2001.

Situation: en cours d'exécution.

Aucune mesure concrète n'ayant encore été prise, nous n'avons aucune observation à faire.

Je recommande que la mise au point d'un système de rotation du personnel soit étudiée et qu'une analyse coût-bénéfice soit réalisée.

[voir paragraphe 121 du rapport 1998-99]

Concernant la recommandation du Commissaire aux comptes d'introduire un système officiel de rotation du personnel à la FAO, il est noté que cette question a été examinée en 1994 et de nouveau en 1997, pour conclure qu'il était inutile en l'occurrence d'instituer une telle politique. Alors que l'Organisation a su se montrer efficace dans les transfert de postes et de personnel sur le terrain, l'introduction d'une rotation plus systématique et régulière (en dehors de celle que provoquent normalement les mutations et promotions) occasionnerait des dépenses importantes, difficile à justifier dans le contexte budgétaire actuel. En effet, le coût du transfert de si nombreux fonctionnaires a constitué l'un des principaux obstacles à l'introduction d'une rotation systématique dans d'autres organisations des Nations Unies dont les budgets sont limités, notamment le Secrétariat des Nations Unies. Comme le note le Commissaire aux comptes, il serait alors nécessaire d'effectuer une analyse coût-bénéfice de cette proposition. En outre, la recommandation du Commissaire aux comptes ne tient pas compte des changements intervenus dans la nature des tâches du cadre organique au Siège, axées sur les fonctions normatives, alors que le travail sur le terrain est plus opérationnel. Pour cette raison, la rotation est difficile et ne fait pas actuellement partie des priorités de l'Organisation.

Situation: aucune suite prévue.

Nous continuons de penser qu'il vaudrait la peine d'étudier la question de la mise en place d'un système de rotation du personnel, surtout dans le contexte du processus de décentralisation.

À mon avis, la répartition actuelle des responsabilités devrait encore être rationalisée. Pour ce qui est des postes financés par le PTB, je recommande que la décision de recruter des agents des services généraux de tout niveau (de GS1 à GS7) soit déléguée aux Représentants régionaux et dans les pays. Si le gel actuel du recrutement au Siège prenait fin, le pouvoir final de décision relativement à la recommandation présentée par le Comité de sélection du personnel des services généraux devrait être délégué au chef du Département.

[voir paragraphe 127 du rapport 1998-99]

L'Organisation souhaite faire les commentaires suivants:

• Pour le personnel du cadre organique, il incombe spécialement au Directeur général non seulement de garantir que toutes les nominations répondent aux plus hautes exigences de compétence et d'intégrité, mais en même temps de veiller à ce que l'Organisation maintienne une représentation géographique juste et équilibrée. En outre, la Conférence a demandé dans ce contexte que l'Organisation fasse des efforts supplémentaires pour renforcer l'effectif des femmes dans le cadre organique et les catégories supérieures de l'Organisation. A cet égard, le Directeur général a récemment accordé des délégations de pouvoir au Directeur général adjoint et aux Sous-Directeurs généraux, qui leur permettent de nommer des fonctionnaires du cadre organique parmi les candidats sélectionnés dans les cadre d'avis de vacance pour l'établissement de listes de réserve, de sélectionner et de nommer du personnel du cadre organique à court terme ainsi que des fonctionnaires du cadre organique recrutés pour les projets au-dessous de classe P-5;

• Pour les services généraux, le Directeur général a également décidé de déléguer des pouvoirs, relatifs au recrutement et à la nomination des fonctionnaires, au Directeur du Personnel au Siège et aux représentants régionaux dans les bureaux régionaux. Dans le cas du personnel des services généraux affecté aux bureaux des Représentants de la FAO dans les pays, aux bureaux sous-régionaux et aux bureaux de liaison, le pouvoir de nomination ou de renouvellement doit être délégué par le Directeur général adjoint au Directeur d'OCD, plutôt qu'aux responsables de ces services. Cette décision s'explique par le fait que les nominations et renouvellements doivent être contrôlés et suivis par un service doté de personnel suffisant, ce qui est le cas d'OCD mais pas des bureaux de pays, des bureaux sous-régionaux et des bureaux de liaison. Un dispositif sera mis en place pour rendre compte au Directeur général régulièrement, en temps opportun et de manière exhaustive, des nominations effectuées au titre de ces délégations de pouvoir.

Situation: exécuté.

Noté.

La mise en place d'un système d'évaluation professionnelle restait un des objectifs du programme de travail de la Division du personnel. Je recommande la mise en place prioritaire de ce système le plus rapidement possible.

[voir paragraphe 134 du rapport 1998-99]

Le système PAAR d'évaluation professionnelle en place prévoit que les résultats ainsi obtenus seront pris en compte en général pour les aspects touchant au perfectionnement professionnel et en particulier, pour la reconduction des contrats, les mutations, promotions et autres mesures de type administratif. En conséquence, des dispositions existent qui permettraient aux administrateurs de faire la distinction entre plusieurs niveaux de performance. A cet égard, il est noté que lorsque un directeur de division a donné une note insuffisante à un fonctionnaire engagé pour une durée déterminée, le contrat de ce dernier n'a pas été renouvelé. Il est noté en outre que d'après son mandat, le Comité des ressources humaines est chargé de formuler des politiques de gestion des ressources humaines relatives au suivi du comportement professionnel. Ces politiques seront élaborées dans le courant de l'exercice 2002-03.

Situation: Les recommandations du Commissaire aux comptes ont été appliquées tandis que l'élaboration de nouvelles politiques relatives au suivi du comportement professionnel est en cours.

Noté.

Dans l'ensemble, mes collaborateurs ont pu constater les résultats positifs de la phase I du PSSA dans les pays qu'ils ont visités. Un des enseignements à retenir est toutefois que la détermination manifestée par les pays participants était cruciale pour la réussite du programme. Même si la situation varie inévitablement d'un pays à un autre, la FAO devrait toujours s'assurer que le pays bénéficiaire est clairement conscient de ses responsabilités. De façon générale, je recommande que les activités du PSSA ne commencent jamais avant l'achèvement de toutes les négociations et la signature du Document de programme national du PSSA. Dans certains cas, des activités ont commencé avant la conclusion des négociations afin de ne pas laisser passer la campagne agricole, ce qui devrait être évité.

[voir paragraphe 164 du rapport 1998-99]

Il s'est avéré que d'autres facteurs clés de la réussite du programme étaient le niveau de participation des agriculteurs (à titre individuel et collectif) et la mobilisation de techniciens de terrain capables de convaincre les agriculteurs de participer aux activités aussi bien que de leur prêter main forte. Vu l'importance de ces facteurs, je recommande la constitution d'un groupe d'experts pour les évaluer dans les 15 premiers pays où le PSSA a été lancé.

[voir paragraphe 165 du rapport 1998-99]

L'Organisation note avec satisfaction l'évaluation globale du Commissaire aux comptes sur le PSSA, tel qu'indiqué dans les conclusions figurant aux paragraphes 164 à 166 de son rapport in extenso. Elle est également d'accord sur le fait que le succès du PSSA dépend aussi de la détermination des pays participants comme le mentionne le Commissaire aux comptes. C'est la raison pour laquelle, dès réception des demandes des pays pour le PSSA, des missions exploratoires sont organisées qui, entre autres, garantissent l'engagement des pays concernés avant le début des activités. Par conséquent, la démarche pragmatique du PSSA, consistant à lancer les activités dès que possible sans perdre de temps, va dans le sens de la recommandation du Commissaire aux comptes. De plus, le Document de programme national, malgré son importance, n'est pas le descriptif de projet ou le plan opérationnel. Ce sont ces derniers documents qui sont signés, et non le Document de programme national.

L'Organisation est entièrement d'accord sur le commentaire du Commissaire aux comptes concernant l'importance de la participation de la population au succès du PSSA. Le Commissaire aux comptes recommande aussi la création d'un groupe d'experts pour évaluer le PSSA dans le premier groupe de 15 pays en faisant appel à une équipe d'experts indépendants. A cet égard, le Directeur général, conformément à la demande des organes directeurs, a donné instruction au PBE de réaliser une évaluation du PSSA en utilisant les services d'une équipe d'experts indépendants. L'évaluation théorique est en cours et la première visite sur le terrain est prévue pour juillet 2001. Le processus devrait s'achever fin décembre 2001.

Situation: en cours d'exécution.

L'examen de la mise en oeuvre du PSSA a été poursuivi en 2000 avec la visite de quatre autres pays et continuera en 2001 avec les missions de visite sur le terrain. Les résultats seront inclus dans le rapport de l'exercice 2000-01.

Nous attendons avec intérêt les résultats de l'évaluation.

Je reconnais que la décentralisation est également un phénomène culturel qui met un certain temps à s'enraciner et à produire tous les résultats souhaités, mais je recommande néanmoins qu'une évaluation détaillée soit réalisée dans les meilleurs délais pour avoir une meilleure idée des principaux effets et résultats observés jusqu'à présent. Cette évaluation devrait porter sur l'ensemble de la structure décentralisée de la FAO et, autant que possible, mesurer les progrès réalisés en fonction des objectifs adoptés par le Conseil lors de sa 106^e session [...] et devrait être effectuée avant de s'engager davantage sur la voie de la décentralisation.

[voir paragraphes 174 et 175 du rapport 1998-99]

En ce qui concerne l'évaluation proposée par le Commissaire aux comptes, il es noté que tous les programmes de l'Organisation sont, tôt ou tard, soumis à une évaluation effectuée par le PBEE. Le calendrier de cette évaluation dépend de l'achèvement de la phase actuelle de décentralisation vers les bureaux de pays. Puisqu'il est difficile de juger dès maintenant à quel moment le travail pourra être considéré comme terminé, il n'est pas encore possible de programmer cette évaluation. Toutefois, il sera tenu compte de la nécessité d'en fixer le calendrier le plus tôt possible en consultation avec les parties concernées et avec le Comité du programme, conformément aux procédures actuelles pour la sélection des aspects sur lesquels devra porter l'évaluation.

Concernant l'évaluation proposée par le Commissaire aux comptes, il est noté qu'elle portera sur l'examen des progrès accomplis par l'ensemble des structures décentralisées, notamment les bureaux régionaux. sous-régionaux et de liaison, et par les Bureaux des Représentants de la FAO, vis-à-vis des objectifs adoptés par le Conseil à sa cent-sixième session.
Situation: En cours d'exécution.

Aucune mesure concrète n'ayant encore été prise, nous n'avons aucune observation à faire.

Conclusion générale

Passage d'Oracle à la version 11I

Outre les problèmes de mise en œuvre restant à résoudre, une mise à niveau d'Oracle devrait être entreprise afin de remplacer la version actuelle d'Oracle Finances (version 10.7), que l'éditeur devrait abandonner après 2001, par une version plus récente (version 11i). Compte tenu de ce que mes collaborateurs ont pu observer jusqu'à présent, les progrès sont apparus limités à ce stade. Par conséquent, je prie instamment l'Organisation de tenir dûment compte des leçons tirées de l'expérience de la version 10.7 afin de veiller à ce que l'histoire ne se répète pas, et en particulier de méditer sur le fait que "le projet avait souffert dès le départ de l'insuffisance des effectifs et des ressources financières qui lui avaient été alloués et que la lutte menée pour trouver des ressources supplémentaires expliquait largement l'incapacité de la FAO à résoudre les problèmes rapidement", comme cela était mentionné dans les documents fournis à la réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier en mai 2000.

[voir paragraphe 210 du rapport 1998-99]

La question des ressources d'AFF et celle de la dotation en personnel pour le projet Oracle sont liées. Il a fallu en outre, les replacer dans le contexte des ressources globales de l'Organisation. Ce problème n'a pas de solution immédiate mais des mesures ont déjà été prises pour tenter d'y remédier.

A cet égard, le Directeur général a pris lui-même l'initiative et présenté un rapport exhaustif à la réunion conjointe du Comité financier et du Comité du programme. En particulier, il a communiqué que:

• la FAO est obligée de fonctionner avec un budget de croissance nominale zéro depuis plusieurs exercices biennaux, ce qui impose de graves limites financières à l'Organisation;

• Il n'a pas été possible de trouver des ressources suffisantes pour mettre en oeuvre le Projet Oracle. A cet égard, le Directeur général a proposé, en plus des 4 millions de dollars E.-U. au titre du Chapitre 5 du Programme de travail et budget 1996-97, une ouverture de crédit supplémentaire de 20 millions de dollars E.-U. pour financer les coûts de remplacement des systèmes administratifs et financiers (FINSYS/PERSYS) de l'Organisation. La Conférence n'a pas donné suite à la résolution proposée et l'Organisation a subi une réduction budgétaire de 56,9 millions de dollars E.-U., équivalente à 8,5 pour cent, dans le PTB 1996-97. Prélever des fonds sur le Programme ordinaire pour financer ce projet essentiel s'est donc avéré impossible;

• Le budget alloué pour un exercice biennal donné représentait ce qui pouvait être dégagé pour l'exercice en question "et n'a jamais représenté un chiffre réaliste ou plausible pour réaliser une tâche d'une telle ampleur et d'une telle complexité, qui comporte en l'occurrence une restructuration complète de tous les processus administratifs et financiers de la FAO"; et

• Pour ce projet "les effectifs avaient été sous-estimés dès le départ et la lutte pour lui assurer des ressources suffisantes a largement contribué à mettre la FAO dans l'incapacité de faire face aux problèmes et de les résoudre ..."

Il est noté que des candidats ont maintenant été sélectionnés pour les neuf postes d'AFF approuvés par le Directeur général en juin 2000, en tant que postes temporaires, et qui seront inclus dans le PTB 2002-03 en tant que postes permanents. A cet égard, un examen de la dotation en personnel d'AFF et AFI a été entrepris pour fournir une évaluation indépendante de la quantité et de la qualité des ressources requises pour appuyer avec succès les programmes financiers et informatiques de l'Organisation. En outre, des financement appropriés ont été dégagés pour le recours à une aide fonctionnelle et technique extérieure. Un contrat a été conclu à cet effet à la fin d'avril 2001.

Dans le contexte du projet Oracle 11i, il est noté que si le Plan de travail semble réaliste, il existe néanmoins un problème de financement. Les dépenses prévues en 2001 pour l'amélioration du système seront probablement inférieures aux montants inscrits au budget car, malgré les contraintes actuelles de personnel, l'Organisation essaie de surmonter un certain nombre de problèmes posés par le système actuel pour préparer le passage à la nouvelle version. Cela cause toutefois des retards dans le projet d'amélioration. En outre, aucune disposition n'est prévue pour le moment pour reporter les soldes non décaissés au titre du budget 2001 à l'exercice biennal suivant, alors que ces fonds serviraient à couvrir les dépenses prévues pour l'année 2002.

Il est noté qu'Oracle Corporation a récemment annoncé qu'elle prolongerait au-delà de décembre 2001, jusqu'en juin 2002, son assistance pour l'actuelle version de son logiciel, utilisée par la FAO, étant donné le grand nombre de clients devant encore effectuer le passage à la version 11i. Toutefois, les plans de conversion de l'Organisation prescrivent l'introduction de la version 11i au plus tard à Pâques 2002.

Situation: en cours d'exécution

Un examen de suivi de la situation des effectifs d'AFF ainsi que des progrès réalisés pour le passage à une version supérieure d'Oracle sera effectué en novembre 2002. Les résultats seront inclus dans le rapport sur l'exercice biennal 2000-01.

Cas de manœuvres frauduleuses

Dans deux cas, il a pu être démontré que les ressources de l'Organisation auraient été utilisées. [...] Les cas ci-dessus ont soulevé, à mon avis, le problème de la vérification interne de l'utilisation des ressources de l'Organisation. J'ai jugé que l'annonce par le Directeur général en mars 2000 d'une enquête interne sur la question était une mesure nécessaire. Au moment de la rédaction de ce rapport, le cadre de référence de cette enquête venait d'être communiqué à mes collaborateurs, et j'attends avec grand intérêt d'en recevoir les résultats.

[voir paragraphes 218 et 219 du rapport 1998-99]

Cette question sera couverte dans le rapport d'activités du Bureau de l'Inspecteur général qui sera soumis au Comité financier au début de l'année prochaine.

Situation: En cours d'exécution.

Un examen des contrôles internes de l'Organisation a été entrepris en juillet 2001. Les résultats seront inclus dans le rapport du biennium 2000-01