- رُفع تقرير شامل بعنوان "تقرير عن مسائل إدارة الموارد البشرية" (الوثيقة FC 97/15) إلى لجنة المالية في دورتها السابعة والتسعين في شهر سبتمبر/أيلول 2001. وقد اعتبرته اللجنة تقريراً هاماً وأساسياً في إطار مبادرات الاصلاح المتعلقة بإدارة الموارد البشرية في المنظمة ورفعته إلى المجلس في دورته الحادية والعشرين بعد المائة.
- وأكدت اللجنة أهمية إدارة الموارد البشرية في المنظمة وأيّدت الاقتراحات الواردة في التقرير بصفة عامة وقدّمت اقتراحات ومشورة قيّمة. وطلبت اللجنة رفع تقرير إلى دورتها التالية عن التقدم المحرز في تنفيذ مختلف الاقتراحات الواردة في التقرير لإدارة الموارد البشرية، بما في ذلك الجداول الزمنية المتوقّعة ومؤشرات الأداء. وقد أعدّت هذه الوثيقة بناء على هذا الطلب.
ألف - تخطيط الموارد البشرية
- كما ورد في الوثيقة FC 97/15، سيعقد ممثلون عن قسم إدارة الموارد البشرية اجتماعات مع المصالح والمكاتب في المقر الرئيسي (مكتب المفتش العام، مكتب الشؤون القانونية، مكتب تنسيق النشاطات المعيارية النظرية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية، مكتب البرنامج والميزانية والتقييم) ومكاتب إقليمية لمساعدتها في عملية تحليل وتخطيط الحاجات في مجال الموارد البشرية، لا سيما من أجل:
- تقييم الموارد البشرية الموجودة حالياً؛
- إستباق التغيرات التي تحدث خلال فترة السنتين إلى الخمس سنوات القادمة؛
- مساعدتها على إعداد خطة للموارد البشرية في المصلحة.
- ستزوّد كل مصلحة/مكتب ببيانات عن حالة التوظيف العامة فيها/فيه لتمكين المدراء من تحديد أهداف واضحة للموارد البشرية لرصد التقدم المحرز باتجاه تحقيق كل من تلك الأهداف.
الجدول الزمني: سيمتد تنفيذ هذا التدبير خلال عامي 2002 و2003.
باء - ادارة الأداء
- باشر قسم إدارة الموارد البشرية إجراء استعراض معمّق لنظام إدارة الأداء في المنظمة وهو يبحث الآن في سبل تعزيزه. وتتمثل الأهداف من عملية مراجعة ادارة الأداء في تعزيز الربط بين خطط الأداء الفردي وأهداف البرنامج المعتمدة وتعزيز ثقافة المسؤولية والمحاسبة لدى الإدارة. كما يشمل البحث أيضاً آليات تحديد الأداء الضعيف ودعم الأداء المتميّز، التي جرى استحداثها إستناداً إلى توصيات لجنة الخدمة المدنية الدولية.
- ويعدّ قسم إدارة الموارد البشرية حالياً ورقة مفاهيم تأسيسا على استنتاجات جماعة عمل مشتركة بين الموظفين والإدارة تم تشكيلها سابقاً لصياغة اقتراحات بهذا الخصوص. وهي ستوضح المعالم البارزة لنظام معدّل وستشكل منطلقاً للمشاورات مع مكتب البرنامج والميزانية والتقييم والمدراء وممثلي رابطات الموظفين قبل عرضها على لجنة الموارد البشرية.
الجدول الزمني: ستوضع الصياغة النهائية للمقترح وتبدأ المشاورات مع مكتب البرنامج والميزانية والتقييم والمدراء والموظفين في نهاية عام 2002، بغرض رفع المقترح إلى لجنة الموارد البشرية في مستهل عام 2003. وفي حال الموافقة عليه، ستجري اختبار رائد للنظام الجديد عام 2003 ويُعدّل عند الحاجة على أساس هذه التجربة الأولية. ويتوقّع استكمال عمليتي إطلاع الموظفين على المعلومات الأساسية وتدريبهم على كل المستويات على استعمال الخطة النهائية المتفق عليها في نهاية عام 2003 وتعميم تطبيقها عام 2004.
جيم - تعزيز عملية تعيين الموظفين - الموظفين الفنيين
- تواجه المنظمة التحديات التالية في مجال التعيين:
- زيادة الكفاءة من خلال تقليص الوقت الذى يستغرقه شغل الوظائف الفنية الشاغرة؛
- المحافظة على معايير عالية من الامتياز الفني وتحسين التوزيع بحسب العمر والجنس والتمثيل الجغرافي المتوازن في الأمانة.
- اتخذت الخطوات التالية لمعالجة هذه القضايا:
الوقت الذى يستغرقه شغل الشواغر
- ستتخذ إجراءات، في إطار عدد من الأنشطة الواردة أدناه، لمعالجة المراحل التي تستغرق وقتاً طويلاً في إجراءات التعيين توصلاً إلى تقليص الوقت اللازم لتعيين موظفي الفئة الفنية.
(ألف) دعم المدراء المسؤولين مباشرة
- منذ انعقاد الدورة الأخيرة للجنة المالية، شهد تعيين الموظفين الفنيين لمهام التوظيف فى قسم إدارة الموارد البشرية تحسنا من خلال شغل الوظائف الشاغرة، ولن يقتصر أثر ذلك على تعزيز خدمات المشورة والدعم للمدراء المسؤولين مباشرة فقط، بل أيضاً على الرصد الفعال لعملية ملء الشواغر من قبل قسم إدارة الموارد البشرية. وبالإمكان تسريع الخطوات المتخذة في كل مرحلة من مراحل عملية التعيين، لكنّ الجانب الأكبر من الوقت المستغرق هو ذلك الذي يخصصه المدراء المسؤولون مباشرة لإجراء المقابلات الشخصية وإعداد القوائم وعرض أسماء المرشحين على لجنة اختيار الموظفين الفنيين. ولا بد من المباشرة فوراً بوضع خطوط توجيهية أفضل وأكثر شمولاً وتحسين تدريب المدراء المسؤولين مباشرة ودعمهم.
مؤشرات الأداء: الهدف هو تقليص معدل الوقت الذى يستغرقه شغل الشواغر في الفئة الفنية إلى 175 يوماً بحلول 31/12/2002 وإلى 140 يوماً في عام 2003. ويغطي هذا الوقت الفترة الممتدة من تقدمّ القسم المعني بطلب الإعلان عن وظيفة شاغرة حتى شغل تلك الوظيفة.
الجدول الزمني: ستصدر الخطوط التوجيهية المعدّلة وسيبدأ تدريب المدراء المسؤولين مباشرة في 30 مايو/أيار 2002.
(با ء) التوسع فى استخدام التكنولوجيا فى مرحلة معالجة طلبات الاعلان
- من النواحي الأخرى التي يمكن تقليص ما ينفق من وقت عليها، الوقت الذى تستغرقه الموافقة على إعلانات الوظائف الشاغرة وترجمتها. ويكون ذلك باستخدام وصف موحّد موافق عليه مسبقاً وبنك آلي للبيانات بشأن الوظائف.
مؤشرات الأداء: اعتباراً من 31/12/2200، لن يتعدَّ الوقت الذى تستغرقه الموافقة على 80% من إعلانات الوظائف الشاغرة وترجمتها ونشرها أكثر من 15 يوماً.
الجدول الزمني: سينفذ بنك البيانات لوصف الوظائف فى 31/12/2002 وستستخدم هذه التكنولوجيا الجديدة للموافقة على إعلانات الوظائف الشاغرة وارسالها.
تحسين التوزيع بحسب العمر والتوازن بين الجنسين والتمثيــل الجغرافى - الانتقال من التوظيف السلبى الى التوظيف النشط
- سيتم تحسين توليفة المتقدمين لشغل الوظائف من حيث التوزيع بحسب العمر والتوازن بين الجنسين والتوزيع الجغرافى، من خلال اعلانات وبعثات تعيين موجهة بالشكل الصحيح.
(ألف) برنامج الموظفين المهنيين الشبان
- قُدمت ورقة للجنة الموارد البشرية في مطلع عام 2002 للموافقة عليها، تشمل برنامج تعيين مفصّل ووضع برنامج لوظائف المهنيين الشبان يبدأ العمل به في سبتمبر/أيلول 2002.
مؤشرات الأداء: سيتم تعيين عشرين موظفاً مهنياً شاباً كل عام، مما يساهم في خفض متوسط عمر الموظفين وقت تعيينهم في الفئة الفنية.
الجدول الزمني: سيبدأ العمل بالبرنامج اعتباراً من 15/9/2002.
(باء) التمثيل الجغرافى المتكافئ
- ستسعى منظمة الأغذية والزراعة، من خلال إعلانات وبعثات تعيين موجهة على نحو محدد، إلى زيادة نسبة التمثيل المتكافئ للدول الأعضاء من خلال اختيار مرشحين ذوى كفاءة عالية من بلدان غير ممثلة أو ناقصة التمثيل.
مؤشرات الأداء: سيزداد عدد الدول التي تحظى بتمثيل متكافئ بمقدار 15 بلداً (من 69 إلى 84) بحلول 31 ديسمبر/كانون الأول 2003.
الجدول الزمني: ستتوجه بعثات التعيين إلى كافة البلدان الناقصة التمثيل بحلول 31/12/2003.
(جيم) تحسين التوازن بين الجنسين
- تم إعداد خطة عمل سترفع إلى لجنة الموارد البشرية في منتصف شهر أبريل/نيسان عام 2002، تشمل المواضيع التالية:
- تحديث أهداف التوازن بين الجنسين في المصالح خلال الفترة 2002-2003؛
- مساءلة المدراء من خلال عملية رصد منتظمة من قبل قسم إدارة الموارد البشرية ورفع تقارير إلى المدير العام بشأن التقدم المحرز باتجاه تحقيق الأهداف المرجوّة؛
- الانتقال من التعيين السلبي إلى التعيين النشط لزيادة عدد المرشحات الإناث من مجموع المتقدمين للوظائف؛
- خطوط توجيهية وعملية رصد لضمان أخذ المرشحات الإناث المؤهلات بالاعتبار فى عمليات الاختيار على مستوى المصالح؛
- تطبيق تدابير تساعد على زيادة نسبة الاحتفاظ بالموظفين في الفئة الفنية، لا سيما في السنوات الأولى من الخدمة.
مؤشرات الأداء: ستزداد نسبة الموظفات في الفئة الفنية إلى 30% بحلول 31/12/2003 وإلى 35% بحلول 31/12/2005.
الجدول الزمني: يتوقع موافقة المدير العام على خطة العمل الخاصة بالجنسين فى 31/5/2002.
دال - موظفو الخدمات العامة
- إنتهت المرحلة الأولى من استعراض عمل فئة الخدمات العامة وتجرى المناقشات الآن مع رابطة الموظفين قبل تقديم حزمة الاقتراحات إلى لجنة الموارد البشرية لدراستها.
مؤشرات الأداء: سيشكل تغيّر أدوار الوظائف وترشيد الهياكل الوظيفيّة أساساً لمتطلبات الكفاءة والمهارات اللازمة لتأدية تلك الأدوار. وستتضح بالتالي بالنسبة إلى الموظفين صورة المهارات التي يحتاجون إليها، كما أن المنظمة ملتزمة بدعم اكتساب المهارات من خلال التدريب وتنمية القدرات وتقييم الأداء.
الجدول الزمني: سترفع اقتراحات المرحلة الأولى من المراجعة إلى لجنة الموارد البشرية فى 30 يونيو/حزيران 2002.
هاء - بيئة عمل مساندة
- يجري العمل حالياً لتوفير بيئة عمل تعتبر قضايا العمل والأسرة ذات أولوية بالنسبة إلى الموظفين في سوق العمل الحالي. ومن أجل اجتذاب موظفين ذوى فعالية وكفاءات فنية عالية تحتاج إليها المنظمة والإبقاء عليهم، لا بد من النظر إلى المنظمة كربّ عمل متميّز. وأخذا بعين الاعتبار هذه الغاية، فيما يلي النقاط الأساسية التي بجب أن تركز عليها سياسات الموارد البشرية:
العمل عن بُعد
- استُحدثت سياسة للعمل عن بُعد تساعد على خلق بيئة عمل أكثر مرونة في المقر الرئيسي لسنة تجريبية واحدة.
الجدول الزمني: في نهاية الفترة التجريبية، أي في مطلع عام 2003، سيجرى استعراض التجربة لتقييم ما إذا كانت السياسات الحالية بحاجة إلى تعديل و/أو توسيع لتشمل المكاتب خارج المقر الرئيسي.
توظيف الأزواج
- أعدّت الادارة العليا مشروع سياسات وقامت باستعراضه قبل بدء المشاورات مع ممثلي الموظفين بهذا الخصوص.
الجدول الزمني: ستبدأ المشاورات مع الموظفين عام 2002، بغرض تطبيق السياسات الجديدة عام 2004.
مسائل مرتبطة بالعائلة
- وبالإضافة إلى ذلك، يجري استعراض السياسات المتبعة في منظمات دولية أخرى والعديد من الدول الأعضاء بشأن إجازات الوضع والأبوّة والأهل ومعالجة قضايا الزيجات والعلاقات العائليّة غير التقليدية لغرض تعديل سياسات المنظمة اذا اقتضت الضرورة.
الجدول الزمني: ستستكمل عمليات الاستعراض هذه في منتصف عام 2002، على أن يتم إعداد مشروع السياسات الجديدة بحلول 31 ديسمبر/كانون الأول 2002. وستبدأ المشاورات مع ممثلي الموظفين في الربع الأول من عام 2003.
واو - تنفيذ نظام معلومات جديد لادارة الموارد البشرية
- توضح الوثيقة FC 99/13 (تقرير عن حالة الموارد البشرية في نهاية ديسمبر/كانون الأول 2001) سير العمل فى تنفيذ مكوّن الموارد البشرية في أوراكل (نموذج الموارد البشرية).
زاى - تبسيط القواعد والاجراءات
- تخضع حاليا القواعد والاجراءات الخاصة بالموظفين فى المنظمة لاستعراض شامل بهدف تحديث وتبسيط دليل التعليمات الادارية للمنظمة. وفى ذات الوقت تكرس الجهود لاتاحة الدليل مباشرة على الشبكة الداخلية للمنظمة وعلى أقراص مدمجة بصيغتى Word و HTML.
الجدول الزمني: سيستكمل استعراض أقسام الدليل التى تعالج إدارة الموارد البشرية في نهاية 2002. كما ستجهز النسخة الإلكترونية من الدليل في نفس الموعد.
ثانيا - الاستنتاجات
- يتبيّن مما تقدّم أنّ المنظمة بدأت عملية إصلاحية طموحة لادارة الموارد البشرية. وإنّ المدير العام ملتزم التزاماً راسخاً بتطبيق الإصلاحات بنجاح وهو يتطلّع إلى نيل دعم الدول الأعضاء لجهوده الرامية إلى مزيد من تعزيز إدارة الموارد البشرية في المنظمة.
