تقرير عن الوضع في نهاية ديسمبر/كانون الأول 2001
الجزء الأول - خلفية مشروع أوراكل

إطار المشروع

1. مشروع أوراكل هو حجر الزاوية في معالجة استراتيجية تشمل المنظمة بأكملها، على النحو الذي جاء في الإطار الاستراتيجي للفترة 2000-2015 الذي وافق عليه مؤتمر المنظمة، وذلك من أجل الاستمرار في تحسين عملية الإدارة. وإلى جانب الاعتماد على حلول الأنظمة التي ثبتت جدواها يقوم المشروع على مبادئ المساءلة الثابتة من إعادة تنظيم الاختصاصات والمسؤوليات وحدود المساءلة. وتهدف نُظم معلومات الإدارة والإدارة المالية الناشئة عن هذا النظام إلى دعم عملية الإدارة بطريقة تحقق فعالية التكاليف، لمواجهة الطلبات المتغيرة للحصول على الخدمات في منظمة كبيرة لديها شبكة مكاتب إقليمية واسعة، مع تسهيل تنفيذ أعمال تشمل عدة تخصصات.

الخلفية والنطاق

2. كان المقصود من نظام أوراكل أن يكون نظاماً متكاملاً يُدعم الاحتياجات الإدارية والمالية للمنظمة في تخطيط برنامجها الموضوعي وإدارته وتقديم التقارير عن تنفيذه. ويتألف نظام أوراكل من خمسة مكونات رئيسية: `1` دعم تخطيط البرنامج وتنفيذه ورصده وتقييمهº `2` الموارد البشرية، `3` المشتريات والأصول الثابتةº `4` النماذج الماليةº `5` مستودع البيانات. وكل واحد من هذه المكوّنات يتكامل بصورة وثيقة ضمن نظام شامل في المنظمة بأكملها.

   الجدول 1- نظام أوراكل في منظمة الأغذية والزراعة

   دعم تخطيط البرنامج وتنفيذه ورصده وتقييمه(PIRES)	الموارد البشرية (أوراكل HR/Payroll)
   المشتريات والأصول الثابتة (أوراكل PO/FA)	النماذج المالية (أوراكل AR/AP/L)(ATLAS/FAS/BMM)
   مستودع البيانات (كشّاف أوراكل)

3. ويتناول نظام دعم تخطيط البرنامج وتنفيذه ورصده وتقييمه (PIRES) تخطيط البرنامج وإدارته بما في ذلك إعداد الخطة متوسطة الأجل وبرنامج العمل والميزانية لفترة سنتين وإعداد التقارير الرئيسية في المنظمة مثل تقرير تنفيذ البرنامج (PIR) وتقرير تقييم البرنامج (PER).
4. وأما عنصر الموارد البشرية فيقوم تخطيطه على أساس العمل بالوظيفة المعتادة بالنسبة للموارد البشرية في أوراكل بما في ذلك تجهيز كشوف المرتبات، وهو يغطي دعم الإدارة العليا وتقديم الخدمات والعمليات الإدارية في مجال الموارد البشرية للموظفين.
5. ويقوم نموذج المشتريات والأصول الثابتة على استخدام الوظيفة المعتادة بالنسبة للمشتريات والأصول الثابتة في أوراكل، وهو يقيّد المعلومات عن الموردّين (بمن فيهم الاستشاريون) وعن معاملات الشراء والأصول الثابتة المسجلة في كشوف جرد المنظمة.
6. وأما النماذج المالية فهي تتعقب جوانب الميزانية والمحاسبة والنقدية في جميع المعاملات المالية، وتقوم على الوظيفة المعتادة في أوراكل بالنسبة للعمليات المالية ودفتر الأستاذ العام، وحسابات الدفع (AP) وحسابات القبض (AR)، مع استكمالها بنماذج خارجية تعالج السفر (ATLAS) الحسابات الميدانية (FAS) عمليات إدارة الميزانية ورصدها (BMM).
7. وأما مستودع البيانات فهو المكان الذي تودع فيه جميع بيانات المنظمة عن الميزانية وعن الموارد البشرية والمشتريات والبيانات المالية التي تتعامل فيها المنظمة. ويقوم هذا المستودع أيضاً على استخدام نواتج الذكاء التجاري المعتادة في أوراكل التي تستغل المعرفة بالهيكل الداخلي وقواعد البيانات الداخلية الداعمة للحزمة المتكاملة التي تشمل الشؤون المالية والموارد البشرية في أوراكل.
8. وبفضل تكامل بيئة أوراكل في المنظمة يصبح من السهل تبادل البيانات بين مختلف التطبيقات العملية، كما أن هذا التكامل يهدف، بفضل وظيفة إدارة البيانات إدارةً دقيقة، إلى استبعاد الزيادات غير المطلوبة في البيانات وإلى تنسيق تدفق العمل والإجراءات الإدارية وإلى تفويض السلطة للمسؤولين عن تنفيذ المشروعات والبرامج.
9. وهذا النظام الذي سبق وصفه يجري تنفيذه بالأسلوب المرحلي:
   • تنفيذ المرحلة الأولى التي ترجع إلى مايو/أيار 1999 كان يتركز على المسار المالي للعمليات في المنظمة. وقد دُعّمت هذه المرحلة بوجه خاص أثناء الفترة المالية السابقة كما أنها ستمر بتقدم رئيسي بإدخال ناتج جديد من نواتج أوراكل (Rel.11i) أثناء عام 2002. كما ستُدخل تعديلات على نماذج السفر (ATLAS) والحسابات الميدانية (FAS) وعمليات إدارة الميزانية ورصدها (BMM) مع تعزيزها على النحو المناسب لتتوافق مع الناتج الجديد من أوراكل ولتسهيل التشغيل من المكاتب البعيدة بواسطة الإنترنت.
   • المرحلة الثانية تشمل عنصـري دعـم تخطيـط البرنامج وتنفيذه ورصده وتقييمه(PIRES) والموارد البشرية وكشوف المرتبات HR/Payroll وقد بدأت الآن وستمر بتقدم رئيسي من حيث تحليل الأعمال وتصميمات النماذج أثناء السنتين المقبلتين. وإذا كان المتوقع تطوير PIRES أثناء الفترة المالية الجارية فإن HR/Payroll سيحتاج إلى تخصيص الموارد اللازمة قبل البدء في أي تطوير يجاوز تصميم النظام.

البنية الأساسية المطلوبة

10. أثناء التطبيق المبدئي لنظام أوراكل عند نشر المرحلة الأولى أمكن التعرف على الحاجة إلى بنية أساسية للاتصالات تكون أقوى بكثير من تلك التي نُفذت لدعم رسائل البريد الإلكتروني عام 1996. وقد أصبح هذا المطلب واضحاً عند استخدام النظام لدعم مستوى جديد من اللامركزية، إلى جانب الموجة الأولى للامركزية في المكاتب الإقليمية، مع تفويض سلطة إدارة المشروعات إلى ممثلي المنظمة.
11. وأثناء عام 2000 طرحت مناقصة عالمية لخدمات الاتصالات بين المكاتب والبريد الإلكتروني وذلك دعماً لإدخال تحسين رئيسي في مستوى البنية الأساسية في الشبكة المحلية الواسعة (WAN) وخدمات البريد الإلكتروني المرتبطة بها. وقد ووفق على المشروع وتم تمويله في يوليو/تموز 2001 بمبلغ 1.4 مليون دولار كاستثمار لمرة واحدة مع تقدير تزايد التكاليف الجارية في حدود 1.8 مليون دولار في السنة كعنصر دائم ابتداءً من عام 2004.
12. وستتألف البنية الأساسية الجديدة للاتصالات من شبكة إلكترونية خارجية خاصة Virtual Private Network (VPN) على أساس بروتوكول خدمات الإنترنت المقدم من SITA في الحل المسمى "Intranet Connect". وSITA من كبريات موردي خدمات الاتصالات وهي تُدعم الشبكة المحلية الواسعة (WAN) في عدة منظمات أخرى من منظمات الأمم المتحــدة. وسيهاجر نظـام البريـد الإلكتروني من نظام Ms-Mail إلــى نظام Microsoft Exchange، مع تركيب خوادم محلية في كل مكتب قطري إلى جانب خدمات دليل مركزي للبريد الإلكتروني في مقر المنظمة.
13. ويقوم الأسلوب المختار لهذا المشروع على مد وصلات الإنترنت بصفة منتظمة إلى المكاتب خلال فترة 2002-2003، على أن يبدأ نشر البريد الإلكتروني في نفس الوقت مع الشبكة المحلية الواسعة. وهذا التصور من شأنه تخفيض التكاليف العامة، مع استبعاد الأخطار المرتبطة بسرعة النشر. وسيمر نشر وصلات الإنترانت بثلاث مراحل بحيث تنقسم عملية النشر إلى وحدات سهلة الإدارة ويمكن الاستفادة من تجارب المراحل السابقة والانتظام في اختيار المكاتب على أساس الأولويات OCD، والمقرر أن تغطي المرحلة الأولى جميع المكاتب الإقليمية والمكاتب الإقليمية الفرعية ومكاتب الاتصال إلى جانب تسعة مكاتب قطرية (كمبوديا، لبنان، المكسيك، توغو، كوبا، إيران، نيبال) والانتهاء منها أثناء عام 2002. وأما العمليات التالية فستتوزع بين أواخر عام 2002 وعام 2003.

الموارد المطلوبة

14. تضم المرحلة الثانية من نظام أوراكل عنصرين: '1' الموارد البشرية (HR) وكشوف المرتبات، '2' تخطيط الميزانية ورصدها (PIRES). وقد تضمن برنامج العمل والميزانية المعتمد للفترة 2002-2003 (الوثيقة (C2001/3 مبلـــغ 000 985 دولار لعنصر المـــوارد البشريــة ومبلغ 000 875 دولار لكشوف المرتبات، ومبلغ 000 475 دولار لتخطيط الميزانية ورصدها.
15. كما تضمن قرار المؤتمر المعنون "استخدام المبالغ المتأخرة" 24.7 مليون دولار أخرى لتطوير الأنظمة الإدارية في المنظمة عندما يتوافر للمنظمة مبالغ إضافية في شكل مدفوعات عن الاشتراكات المتأخرة، وخصوصاً من جانب أكبر مساهم في الميزانية، وتخصيص مبلغ 23.7 مليون دولار لنموذجي الموارد البشرية وكشوف المرتبات ومبلغ مليون دولار لتخطيط الميزانية ورصدها.
16. كما أُبلغت لجنة المالية في دورتها 97 بصرف مبالغ مقدماً لشراء معدات ولصيانة برامج أوراكل من حساب مجمع الحاسوب في قسم نُظم المعلومات والتكنولوجيا. وسيكون هذا المبلغ المصروف مقدماً متوافراً في عام 2002 لدعم تطبيق رفع مستوى أوراكل 11i.
17. وسيكون نطاق ومدى العمل في تطوير النُظم في الفترة 2002-2003 مرسوماً بقدر توافر الموارد من الميزانية العادية ومن المتأخرات. ولكن مشروعات تحسين وتعزيز نُظم أوراكل الإدارية لن يمكن تنفيذها بدون تخصيص الموارد المناسبة.
18. وبالاستفادة من التجارب السابقة كان لا بد من تقسيم أسلوب إدخال مشروع رئيسي مثل الموارد البشرية وكشوف المرتبات في أوراكل إلى مرحلتين: (أ) التحليل والتصميم؛ (ب) التطوير والتنفيذ، على أساس أن المرحلة الأخيرة لن تبدأ ما لم يكن هناك تمويل كافٍ للمشروع.

الجزء الثاني - المرحلة الأولى من نظام أوراكل

الخلفية والنطاق

19. تغطي المرحلة الأولى من مشروع أوراكل جميع العمليات المالية التي تؤديها المنظمة في العالم بأكمله. وهي تغطي جميع جوانب إدارة المعاملات (التوليد والترخيص والمعالجة وتقديم الخدمات والمراقبة المالية والمحاسبات وتقديم التقارير، سواء للجهات المتبرعة أم لحاملي الميزانيات أو للإدارة العليا وسلطات التنظيم). وهذه المرحلة شاملة من حيث العُمق والعرض لأنها تمس جميع مجالات نشاطات المنظمة وجميع الموظفين والاستشاريين.
20. وبعد فترة الانطلاق الصعبة (وهو ما سبق إبلاغه للاجتماع المشترك بين لجنتي البرنامج والمالية في يونيو/حزيران وسبتمبر/أيلول 2000) التي شملت السنة الأولى من العمليات، أيدت لجنة المالية طلب المدير العام أموالاً إضافية لمواجهة مشكلات التنفيذ الأولي وتمهيد الطريق في الوقت نفسه لرفع مستوى برامج أوراكل فيما بعد. وقد تم توفير التمويل لفترة 18 شهراً (يوليو/تموز 2000 إلى ديسمبر/كانون الأول 2001) من أجل:
    • إصلاح البرمجيات التي أُعدّت للمنظمة والتي كانت غير كاملة من حيث عمليات الرقابة أو المراجعة، أو حيثما لم تستطع الاختبارات التعرف بطريقة وافية على مشكلات رقابة النوعية فيما يتعلق بإدارة البيانات؛
    • الانتقال إلى استراتيجية اتصالات بديلة حيثما تبيّن أن الأسلوب الأولي كان قاصراً (الحسابات الميدانية في المكاتب القطرية)؛
    • تقوية البرامج التفاعلية المبنية للربط بين مهام البرمجيات المفصلة خصيصاً ونواتج أوراكل - مثل تجهيز معاملات السفر، حسابات المكاتب الميدانية، وظائف الخزانة، إدارة الميزانية وغير ذلك. (11 عملية تفاعلية في المجموع)؛
    • تطوير عنصر مستودع البيانات في النظام الذي لم يكن له ما يقابله في نواتج الحزمة المالية من أوراكل؛
    • توفير الموظفين الإضافيين لمواجهة نقل العمل من 11 وحدة دعم إداري إلى قسم الشؤون المالية (نحو 40 في المائة من أعمال معالجة المعاملات بموجب نظام Finsys). ولتناول مشكلات التصرف في البيانات المحاسبية التي كانت متبقية من النُظم المحاسبية السابقة.
    التقدم خلال 2001
21. حتى نهاية عام 2001 حقق برنامج العمل هذا نتائج جيدة جداً في المجالات التالية:
    • أمكن تطوير وإدخال نظام جديد ومحسّن للحسابات الميدانية على أساس خطة إبلاغ مبسطة. ويسير هذا النظام سيراً حسناً وقد استطاعت المنظمة لأول مرة معالجة جميع حسابات المكاتب الميدانية وإغلاق دفاترها في الوقت المطلوب قبل نهاية ديسمبر/كانون الأول 2001؛
    • أمكن تطوير مستودع البيانات وأصبح متوافراً الآن في العالم بأكمله لدعم إدارة البرامج والمشروعات في مقر المنظمة وفي المكاتب القطرية والإقليمية؛
    • روجعت وظائف الدعم المالي بالبرمجيات من أجل حل مشكلات الانطلاق الأولية (النقص في استكمال التصميم، والنقص في عمليات المعالجة، وعيوب معالجة البيانات، وقضايا معالجة التفاعل، ومشكلات نوعية البيانات التي كانت متبقية من النُظم السابقة). ونتيجة لهذا العمل توصلت المنظمة إلى صيغة تعمل بالكامل (في العالم بأكمله) من هيكل برمجياتها بحيث تقدم دعماً فعالاً لعملياتها المالية؛
    • استطاع قسم الشؤون المالية أن يحل معظم مشكلات هجرة البيانات وقضايا تنظيف البيانات. وقد أدى ذلك، من بين جملة أمور، إلى إغلاق نحو 150 حساباً مصرفياً في المكاتب الميدانية وإلى حل مشكلات نحو 13 مليون دولار في حسابات القبض التي كانت مستحقة. وقد وصلت دفاتر المنظمة إلى مرحلة متقدمة من نوعية البيانات - ولأول مرة منذ إدخال Finsys عام 1990 أُقفلت دفاتر حسابات المنظمة وأصبحت مسودات الكشوف المالية متوافرة للمراجعة الخارجية في نهاية فبراير/شباط؛
    • استكمال رفع مستوى المواصفات في جميع مجالات العمل تقريباً كجزء من رفع مستوى 11i الذي سيُنفذ هذا العام. ومتى أصبح رفع المستوى عاملاً بالكامل سيستطيع قسم الشؤون المالية أن يحقق توازناً أفضل بين عبء العمل الواقع عليه وبين موظفيه بهدف إحداث تخفيض كبير في مستوى الموظفين المؤقتين بنهاية عام 2002.

الخطط لعام 2002

22. أعلى أولوية في الأعمال المخطط إنهاؤها في عام 2002 هي رفع مستوى برامج أوراكل لإنتاج 11i. ويتضمن الجزء الثالث من هذه الورقة تقريرا مفصلاً عن هذا المشروع.
23. وإلى جانب رفع مستوى نماذج أوراكل العادية، من المتوقع إحداث تطورات رئيسية في المجالات التالية:
    • السفر: يمر نظام ATLAS الموجود في الوقت الحاضر بعملية استعراض رئيسية بعد صياغة متطلبات أداء العمل المتعلقة بترتيبات "بدل السفر" الجديدة. وستتحقق منافع رئيسية من التبكير بتخصيص الأموال لأن الإنفاق من الميزانيات سيبدأ من وقت الترخيص بالرحلة، ومن تخفيض كبير في النفقات الإدارية المتعلقة بتجهيز مطالبات مصاريف السفر؛
    • الحسابات الميدانية ستُدخل تعديلات جارية على نظام الحسابات الميدانية من أجل تقديم مزيد من الدعم لإنهاء عمليات المكاتب الميدانية، كما سيتوافر نموذج تفاعلي في نظام ويب عام 2002 حتى يستطيع قسم الشؤون المالية إجراء عمليات الاستعراض وأداء ما يلزم بعد ذلك من اختبارات في عدة مواقع رائدة في النصف الثاني من عام 2002؛
    • نموذج المحافظة على الميزانية: في عام 2001 أُجري استعراض كامل لمتطلبات أداء العمل. وقد بدأ بالفعل تطوير صيغة من هذا النموذج على أساس الويب ومن المخطط أن تكون هذه الصيغة جاهزة للإنتاج في النصف الثاني من عام 2002. وبذلك تستطيع المكاتب الإقليمية والمكاتب الميدانية التي لديها وصلات إنترنت كافية أن تستخدم هذا البرنامج في العمليات اليومية لرصد الميزانيات والتنبؤ بتطوراتها؛
    • المشروعات: سيهاجر النظام الحالي للبيانات المرجعية السابقة عن المشروعات إلى بيئة تسمح باندماجه بالكامل مع نُظم أخرى تتضمن مراجع عن هذه المعلومات، كما أن هذا النظام سيصبح متاحاً لمستودع البيانات.

    القضايا والتعليقات

24. سيكون التحول التدريجي من التطبيقات الإدارية إلى تكنولوجيا قائمة على أساس الويب معناه الاستفادة من قدرة المنظمة على الاتصال والعمل بطريقة فعالة. كما أن تحسين التواصلية بفضل مشروع الشبكة الداخلية الواسعة WAN سيسمح لمزيد من مكاتب المنظمة بالوصول إلى التطبيقات الجديدة واستخدام هذه التطبيقات.

الجزء الثالث - أوراكل REL 11.I

الخليفة والنطاق

25. أعلنت شركة أوراكل في عام 2000 أنها لن تدعم صيغة برنامج أوراكل الذي تستخدمه المنظمة فيما يجاوز ديسمبر/كانون الأول 2002. وبذلك أصبح على المنظمة عبء رفع مستوى البرمجيات إلى آخر المخرجات قبل ديسمبر/كانون الأول 2002، ولكن كان في ذلك أيضاً فرصة لإعادة النظر في هيكل النظام الموجود بما يسمح بتحسين الفاعلية والكفاءة في عمليات أداء الأعمال في المنظمة.
26. وتضمن أسلوب المشروع عمليات تطبيقية ومسارات عمل فنية، وبذلك كان يجمع بطريقة محكمة بين مجموعة واسعة من المدخلات من مكاتب أداء العمل ومن إدارات الدعم الإداري ومن المكاتب الميدانية. التقدم خلال 2001
27. كان النصف الأول من عام 2001 مخصصاً لاستعراض كامل لاحتياجات العمل في مختلف مجالات النظام. وقد حدثت بعض التأخيرات بسبب نقص الموارد التشغيلية التي كان من الممكن تخصيصها للمشروع. ولكن تحقق تقدم في النصف الثاني من السنة في تجهيز مواصفات كاملة للتغيرات الواجب إدخالها على النُظم المالية.
28. وأثناء النصف الثاني من عام 2001 أنجز الفريق الفني اختبارات رفع مستوى البرامج التي أمكن خلالها التعرف على 150 من الأخطاء وإيجاد حلول لها. وبصفة عامة كانت الوظائفية المعتادة تعمل بطريقة سليمة بالنسبة لكل من نماذج حسابات القبض وحسابات الدفع وحسابات الأستاذ العام ونماذج الأصول الثابتة. وقد ظهرت مشاكل في نماذج المشتريات والموارد البشرية وفي النماذج التي كانت المنظمة قد أعدتها تفصيلاً، ولكن أمكن تصحيح كل هذا أثناء الاختبار الفني ولم تعد هناك قضايا رئيسية متبقية.
29. وتقدم الاختبار الوظيفي الأولي بدعم من قسم الشؤون المالية وأصبح نظام 11i مستعداً الآن لاختبار "التكامل والتقبل عند المستفيدين".

الخطط لعام 2002

30. فيما يلي المهام الرئيسية في المشروع المخطط إجراؤها عام 2002:
    • اختبار التكامل والتقبل عند المستفيدين المستعملين - ستنفذ هذه المرحلة الحاسمة من الاختبارات أثناء الفترة من يناير/كانون الثاني إلى يونيو/حزيران 2002 بهدف تنفيذ رفع مستوى 11i في أغسطس/آب 2002؛
    • التدريب - يعمل فريق المشروع مع قسم إدارة الموارد البشرية لتحديد مدى إعادة التدريب المطلوبة ونوع إعادة التدريب المطلوب. وسيجري تدريب مستخدمي النظام في الشهرين السابقين على تنفيذ مرحلة رفع المستوى؛
    • الإجراءات - يعمل موظفو إدارة الدعم الإداري وقسم الشؤون المالية على تحديث ونشر الإجراءات المنقحة لدعم إدخال 11i. وسينفذ هذا النشاط أثناء فترة يناير/كانون الثاني - يونيو/ حزيران 2002.

القضايا والتعليقات

31. في حالة الفشل في صياغة وتنفيذ اختبارات تامة وشاملة ستتعرض المنظمة لمشكلات في التطبيق كما ظهر في تطبيق المرحلة الأولى. ويجب أن يلاحظ أيضاً أن أي تأخيرات أخرى في رفع المستوى ستعرض المنظمة لخطر الاستمرار في صيغة متقادمة من الحزمة لا يستطيع نظام أوراكل أن يستمر في دعمها.

الجزء الرابع - الموارد البشرية وكشوف المرتبات في أوراكل

الخلفية والنطاق

32. أُجريت في عامي 1997 و1998 دراسة مبدئية لمفهوم النظام من أجل تقييم ما إذا كان جزء الموارد البشرية وكشوف المرتبات في أوراكل يستطيع أن يؤدي وظيفة تجهيز الاستحقاقات والمرتبات المطلوبة بما يتجاوب مع احتياجات المنظمة. وكانت النتيجة هو أن من الممكن تحقيق ذلك ولكن التكاليف المرتبطة بتفصيل حزمة الموارد البشرية في أوراكل كانت في تلك المرحلة تُعتبر أعلى مما يبرر تنفيذ هذا العمل. وعلى ذلك تقرر أن نطاق المشروع كان يعني ضرورة توجيه الموارد المحدودة المتاحة (الموارد المالية والبشرية) إلى العمليات المالية في أوراكل. فتقرر في عام 1998 فصل تنفيذ عناصر الموارد البشرية في مشروع أوراكل، وخصوصاً استحقاقات الموظفين وكشوف المرتبات، من تنفيذ الأجزاء المالية في أوراكل ووضعها في المرحلة الثانية من التنفيذ. ورغم أن مشروع الموارد البشرية في أوراكل كان معروضاً في البداية على أنه يحل محل النظام الحاسوبي لإدارة شؤون الموظفين وكشوف المرتبات PERSYS/Payroll فإنه في الحقيقة أوسع بكثير لأنه يجب أن يتضمن اشتراطات أداء العمل في الجيل الجديد من نظام إدارة الموارد البشرية في منظمة الأغذية والزراعة.

التقدم خلال 2001

33. عهد قسم الموارد البشرية إلى أحد الاستشاريين بدراسة لتقييم مختلف الخيارات المتاحة لتنفيذ المرحلة الثانية. وكان المفهوم بصفة خاصة أن من الضروري تقييم ما إذا كان هناك سبب لتغيير القرار الأصلي باستخدام نُظم الموارد البشرية وكشوف المرتبات الأصلية في أوراكل من أجل تجهيز معاملات استحقاقات الموظفين وكشوف المرتبات (مثلاً بسبب التغييرات في وظائف مختلف الحزم، والتغيرات في التكاليف والمنافع من الاستراتيجية الأساسية ... إلخ). ولم يكن المقصود من دراسة الاستشاري تطوير أو استعراض اشتراطات أداء العمل في مجال الموارد البشرية في المرحلة الثانية ولا أن تكون أساساً لخطة مشروع في هذه المرحلة. بل كان المقصود منها أن تكون نوعاً من التقييم الذي تفرضه "الحيطة الواجبة" أو استعراضاً لبيئة النُظم الموجودة وتكاليفها من أجل تقييم ما إذا كان هناك سبب للخروج على الاستراتيجية الأصلية لتطبيق الموارد البشرية في أوراكل كجزء من حل شامل متكامل.
34. وانتهى تقرير الاستشاري إلى أن القرار الاستراتيجي الذي اتُخذ عام 1997 بالحصول على حزمة متكاملة للشؤون المالية والموارد البشرية من أوراكل لا يزال قراراً صائباً وإن كانت النواتج الموجودة في السوق الدولية، وخصوصاً تطبيقات أداء الأعمال في أوراكل، قد تغيرت تغيراً كبيراً أثناء تلك الفترة. وأوصى الاستشاري بالاستمرار في تطبيق عنصر الموارد البشرية وكشوف المرتبات ضمن نظام تخطيط الموارد في المنظمة استناداً إلى أوراكل مع تكييفه بما يتوافق مع خصوصيات منظمة الأغذية والزراعة.
35. وفي أكتوبر/تشرين الأول 2001 وافقت لجنة إدارة مشروع أوراكل على التوصية بالبدء في مرحلة تعريف المتطلبات للمرحلة الثانية (الموارد البشرية وكشوف المرتبات) من مشروع أوراكل عام 2002، على أن تكون نتائج هذا العمل هي التي تحدد نطاق المشروع. ووافقت اللجنة سالفة الذكر على تشكيل فريق صغير للمشروع يضم مديراً للمشروع، وموظفين من مختلف الأقسام، مع دعم من استشاريين خارجيين، للاضطلاع بالمرحلة الأولى من المشروع (تنسيق عملية أداء الأعمال وتعريف احتياجات أداء الأعمال بتعاون كامل مع الفريق الذي يتولى وضع نظام دعم تخطيط البرنامج وتنفيذه وتقييمه (PIRES)).
36. ومنذ أكتوبر/تشرين الأول 2001 وضعت الخطوط التفصيلية لهيكل فريق المشروع، كما يجري تعيين مدير المشروع.

الخطط لعام 2002

37. تخطط المنظمة للبدء في تنفيذ المرحلة الثانية في فترة 2002-2003. وسينقسم المشروع إلى مسارين رئيسيين هما المسار الوظيفي والمسار التقني. وسينقسم المشروع أيضاً إلى أربع مراحل: تنسيق عملية أداء الأعمال ووضع تعريف لاحتياجات أداء الأعمال؛ التطوير؛ القبول من جانب المستفيدين وتدريبهم؛ التركيب والإنتاج.
38. وستبدأ المرحلة الأولى من المشروع (تنسيق عملية أداء الأعمال وتعريف احتياجات أداء الأعمال) في مارس/آذار 2002 على أن يكون الهدف هو استكمالها بنهاية عام 2002. وسيبدأ التحليل باستعراض النظام الموجود والعمل الذي سبق أداؤه في المشروع من أجل أداء وظائف التعيين وتحديد الاستحقاقات وإعداد كشوف المرتبات. كما ستتعرف هذه المرحلة على فرص إعادة هندسة أداء الأعمال وتنسيق الإجراءات. وسيكون ناتج هذه المرحلة الأولية هو وثيقة تفصيلية تصف اشتراطات أداء الأعمال الواجب أداؤها من جانب أوراكل للموارد البشرية وأوراكل لكشوف المرتبات ومستودع البيانات.

القضايا والتعليقات

39. واضح أن من المهم ضمان تخصيص موارد بشرية ومالية كافية للمشروع. وقد تضمن برنامج العمل والميزانية للفترة 2002-2003 مخصصاً بمبلغ 0000 985 دولار لجزء الموارد البشرية في أوراكل ومبلغ 000 875 دولار لجزء كشوف المرتبات في المرحلة الثانية من أوراكل. وقد سبق القول بأن هناك توصية بتشكيل فريق صغير للمشروع يتولى المرحلة الأولية للمشروع. وقد قُدّرت تكاليف المرحلة الأولى بمبلغ 2 مليون دولار ممولة بالكامل تقريباً في مخصصات برنامج العمل والميزانية للفترة 2002-2003. ولكن تنفيذ المرحلة الثانية بعد تلك المرحلة الأولى سيظل مرهوناً بتوافر موارد إضافية.

الجزء الرابع - دعم تخطيط البرنامج وتنفيذه ورصده وتقييمه (PIRES)

الخلفية والنطاق

40. سيحل نطاق النظام الجديد للتخطيط والرصد محل الإجراءات الجارية ونُظم المعلومات الجارية في تخطيط البرنامج وتنفيذه ورصده وتقييمه، وذلك من خلال حل متكامل وجديد يعكس تماماً المفاهيم الكامنة وراء الإطار الاستراتيجي والنموذج الجديد للبرنامج اللذين اعتمدا في الفترة الأخيرة. وتؤكد أهداف المشروع على أهمية إدماج الإطار الاستراتيجي وأساليب وضع الميزانية المستندة إليه إدماجاً كاملاً في عمليات تخطيط البرنامج وإدارته في المنظمة كما تعترف بأهمية العمل ضمن قواعد نُظم المعلومات في المنظمة واستراتيجيات إدارة البيانات لديها.

التقدم خلال 2001

41. كانت الأولوية في عام 2001 لما يلي:
    • استعراض وتدقيق اشتراطات أداء العمل عالية المستوى التي سبق تجميعها في شكل توصيف لعملية أداء الأعمال "في المستقبل"، والتي استكملتها استشارة من Montage IT Services، مع مراعاة كاملة للفرص المقبلة لتحسين عمليات أداء الأعمال؛
    • البحث في حلول بديلة للبرمجيات؛
    • إعداد خطة شاملة لتطوير النظام لتنظر فيها الإدارة العليا، وذلك استناداً إلى الحل المختار للبرمجيات.
42. ويجري فحص ثلاثة خيارات واسعة للبرمجيات: (1) البرمجيات التي طوّرتها وكالات أخرى في الأمم المتحدة؛ (2) حل شامل على طريقة الحزمة؛ (3) تطوير البرمجيات بشكل مفصل على احتياجات المنظمة. وقد كشف مسح نُظم إدارة البرامج في وكالات الأمم المتحدة الأخرى عن مفاهيم مفيدة في دخائل تلك النُظم لكنه لم يسمح بالتعرف على حل معين للبرمجيات يمكن تطبيقه في منظمة الأغذية والزراعة بطريقة تحقق فاعلية التكاليف. وأما فحص حزم الحلول فقد كشف عن أن إدخال ناتج برامجي جديد ورئيسي من مورد آخر غير أوراكل لن يحقق فاعلية التكاليف. وعلى ذلك فإن استراتيجية البرمجيات في نظام PIRES هي:
    • الاستفادة من نماذج أوراكل بقدر الإمكان، مثل النماذج المستعملة بالفعل؛
    • تطبيق نماذج إضافية في أوراكل مثل وضع ميزانيات القطاع العام، إذا كانت مناسبة وتحقق فاعلية التكاليف؛
    • مواجهة الثغرات الوظيفية ببرمجيات مفصلة خصيصاً مع مراعاة القدرات التي يوفرها مستودع بيانات أوراكل لوضع التقارير والتحليل.
43. وقد أُدرج نطاق بناء النظام الجديد والاستراتيجية التي ستتبع فيه في وثيقة بعنوان نظرة عامة إلى المشروع وميثاق العمل فيه، استعرضتها لجنة إدارة مشروع أوراكل في المنظمة في ديسمبر/كانون الأول 2001. وحظيت العناصر الأساسية في الأسلوب المتبع بموافقة من اللجنة المذكورة ودخل المشروع مرحلة التنفيذ.

الخطط لعام 2002

44. ستنطلق وظائف PIRES عام 2002 وتغطي العمليات التالية في التخطيط ووضع التقارير داخل المنظمة:
    • برمجة وتخطيط الخطة متوسطة الأجل 2004-2009 بموجب نموذج محسّن لأداء الأعمال (1Q02)؛
    • تحسين جمع البيانات عن تنفيذ مخرجات برنامج العمل والميزانية من أجل تحسين وضع تقرير تنفيذ البرنامج في الفترة 2000-2001 (1Q02)؛
    • تخطيط برنامج العمل والميزانية للفترة 2004-2005 على أساس نموذج ميزنة جديد (4Q02).
45. وإلى جانب ذلك ستُقَدَم أدوات لنظام PIRES تساهم في تحسين إدارة البرنامج على مستوى العمل:
    • وظيفة أساسية لتخطيط مخرجات العمل كل فترة سنتين وذلك لفترة 2002-2003، بما في ذلك ربطها مع مخرجات مجال برنامج الأولوية للعمل المتعدد التخصصات كل سنتين (1Q02)؛
    • تحسين الأدوات الموجودة لدى مصالح المنظمة من أجل إدارة ورصد خطط العمل للفترة 2002-2003 (3Q02)، ولكن يجب النظر إلى هذا المجال من مجالات العمل على أنه عملية مستمرة للتحسين خلال فترة 2002-2003)؛
    • دعم إعداد التقييمات السنوية التي هي جزء من إجراءات التقييم الذاتي التي أُعيد تشكيلها (4Q02)؛
    • إدماج بيانات PIRES في مستودع البيانات العام في المنظمة (3Q02).
46. وأخيراً ستُعالج خلال عام 2002 الأسئلة الضرورية المتعلقة بالتكامل مع سائر النُظم الرئيسية لدى منظمات أخرى باعتبار ذلك شرطاً أولياً لتحديد عمليات أداء العمل من أجل تخطيط العمل وإعادة تشكيل احتياجات تصميم PIRES من أجل وضع نموذج الميزانية (دعماً لإعداد برنامج العمل والميزانية لفترة 2004-2005)؛
    • تحليل أولي لإدماج تخطيط العمل في مختلف المصالح ضمن التنبؤ في المنظمة بصفة عامة (2Q02) بما في ذلك نقاط الاندماج مع نموذج صيانة الميزانية؛
    • فحص أولي لقضايا التكامل بين نُظم التخطيط ونُظم الموارد البشرية (2Q02).

القضايا والتعليقات

47. جميع أهداف أداء العمل الحاسمة المقرر أداؤها في عام 2002 يمكن تنفيذها بميزانية PIRES البالغة 000 475 دولار الواردة ضمن مستويات التمويل المعتمدة في برنامج العمل والميزانية لفترة 2002-2003، ويرجع ذلك جزئياً إلى أن استراتيجية تطوير النُظم تؤكد على استخدام الموظفين الداخليين واستشاريين أفراد في المشروع بدلاً من استشاريي الإدارة الخارجيين وهو الحل الأكثر تكاليفاً. فمثلاً يؤدي الموظفون الداخليون أكثر عمليات تحليل الاحتياجات وتصميم النُظم. ولكن الميزانية لا توفر تمويلاً كافياً لاقتناء وتنفيذ حزمة أوراكل لوضع ميزانيات القطاع العام، إذا تبين ضرورة ذلك.
48. وأما الموارد الإضافية للمشروع التي ستأتي بعد دفع المتأخرات فستخصص للمجالات التالية:
    • تنفيذ إقامة نقاط التكامل بين PIRES ونماذج المرحلة الثانية في أوراكل (أي الموارد البشرية وكشوف المرتبات) بما في ذلك الحصول على حزمة أوراكل لوضع ميزانيات القطاع العام، إذا تبين أن ذلك مناسب؛
    • الاستمرار في تدقيق وتوسيع أدوات التخطيط والرصد المتاحة لمديــري البرامج في مختلـف الأقسام؛
    • إعادة تعريف وتوسيع عمليات التخطيط والرصد والأدوات اللازمة للبرامج الفنية؛
    • تحسين التكامل بين بيانات البرنامج العادي والبرنامج الميداني بالاشتراك مع مصلحة التعاون التقني، من أجل التخطيط والرصد ووضع التقارير.

الجزء الخامس - مستودع البيانات

الخلفية والنطاق

49. كان مستودع البيانات عنصراً استراتيجياً في مشروع تنفيذ تطبيقات أوراكل منذ بدايته عام 1996. فقد كانت الحاجة إلى معلومات للإدارة بحيث تكون متاحة بسهولة وحديثة، حاجة ظلت قائمة بدون حل لمدة طويلة أمام النُظم الإدارية في المنظمة، وكانت من الأسباب الرئيسية وراء إعادة تشكيل تلك النُظم.
50. والهدف الرئيسي من مستودع بيانات منظمة الأغذية والزراعة هو إتاحة البيانات المالية والإدارية بصورة سهلة للمديرين وللموظفين، والقضاء على ازدواجية البيانات وعدم تناسقها، وتوحيد المخرجات وتقديم معلومات حديثة لجميع المستفيدين في جميع مواقع المنظمة.
51. ويشمل نطاق مستودع البيانات جميع مصادر البيانات الإدارية الرئيسية، وهي البيانات المالية، الموارد البشرية، الميزانيات، المشتريات. وفي داخل هذه الفئات الواسعة من المقرر إنشاء مجموعات بيانات أكثر وأصغر تخصصاً: السفر، حسابات الدفع، حسابات القبض، الميدان، المشروعات.
52. وأي مستودع بيانات يجب بحكم طبيعته أن يتطور مع الزمن، وليست منظمة الأغذية والزراعة استثناءً من هذه القاعدة. فبعد التطبيق الأولي لمستودع البيانات المالية في أواخر عام 1999 جاءت إعادة كتابة التقارير الرئيسية، وهو عمل أساسي نُفذ في عام 2000. وكان إطلاق أداة وضع التقارير بواسطة الويب في النصف الثاني من عام 2000 خطوة رئيسية نحو إتاحة المعلومات المالية لجميع مكاتب المنظمة، بما في ذلك المكاتب الميدانية حيثما تتوافر وصلة مع الإنترنت. ونُفذت في نفس الوقت عملية الوصول إلى إنترنت بطريقة مأمونة ومشفرة، مع حماية كلمة المرور.
53. ويُستخدَم مستودع البيانات استخداماً واسعاً في المنظمة باعتباره الآلية الرئيسية للوصول إلى التفاصيل المالية والمعلومات الموجزة. وتشير إحصاءات استخدام المستودع في شهر مايو/أيار 2001 إلى أن متوسط عدد الاستفسارات الموجهة إلى مستودع البيانات يجاوز 600 كل يوم. وأكثر التقارير المستخدمة هي قوائم العمليات المالية، الكشوف المالية، تقارير حالة مشروعات حسابات الأمانة، وكل واحد منها يتلقى أكثر من 000 3 استفسار في الشهر.

التقدم خلال 2001

54. تحقق تطوير مستودع بيانات "الموارد البشرية" خلال عام 2001، وكان جاهزاً ليختبره المستفيدون في النصف الثاني من عام 2001. وبعد النجاح تماماً في التأكد من تقبل المستفيدين للنظام سينطلق في الإنتاج ابتداءً من عام 2002.
55. وأما تطوير نُظم معلومات الإدارة داخل المنظمة، الذي بدأ في النصف الثاني من عام 2001 فهو في مرحلة التطوير الكامل. وسيبدأ إطلاقه ليختبره المستفيدون في الربع الأول من عام 2002.
56. ولا بد من رفع مستوى البرمجيات التي يقوم عليها مستودع البيانات نفسه بحيث تصل إلى مرحلة جديدة كجزء من رفع مستوى أوراكل 11i. وقد وصلت خطط رفع هذا المستوى إلى مرحلة متقدمة وستنطلق النسخة الجديدة من برمجيات مستودع البيانات عام 2002 بتنسيق كامل مع رفع مستوى 11i.

الخطط لعام 2002

57. إلى جانب خطط إطلاق مستودع بيانات الموارد البشرية إلى مرحلة الإنتاج وإطلاق تقارير معلومات الإدارة في المنظمة بأكملها والبرمجيات الجديدة لمستودع البيانات فإن من المقرر تنفيذ عدة خطوات عام 2002 لتوسيع محتوى مستودع البيانات. وتشمل هذه الخطط إدماج البيانات التاريخية والمرجعية عن المشروعات؛ توسيع المشروع إلى نطاق معلومات الموارد البشرية؛ إدماج مزيد من التفاصيل من دفاتر الأستاذ المالية الفرعية.
58. ومن المتوقع أن يستمر تطوير التقارير استناداً إلى معلومات مستودع البيانات بنفس السرعة التي سار بها في الفترة السابقة عام 2001 التي أمكن خلالها إضافة نحو 60 تقريراً إضافياً من مستودع البيانات إلى المجموعة الأساسية.

القضايا والتعليقات

59. تستخدم المشروعات الكبرى لنُظم المعلومات بالفعل مستودع البيانات، أو تخطط لاستخدامه، باعتباره مصدراً للبيانات المطلوبة عن المنظمة. ومن الضروري أن يستمر مفهوم تصميم هذا النظام وأن تسير عليه كل من المنظمة والمصالح التي تستخدم النظام حتى تكون نوعية البيانات والمخرجات ودرجة تناسقها مضمونة على جميع المستويات.