1 - مقدمة

1- قصد من التقرير السنوي عن أعمال مكتب المفتش العام، عندما استحدث للمرة الأولى عام 1995، أن يقدم للمدير العام موجزا للأعمال التي أنجزها المكتب. وهو، في الواقع، تجميع للتقارير ربع السنوية التي أعدت طوال العام عن أعمال المكتب. وعمد المدير العام، منذ عام 1996، إلى إتاحة هذه التقارير السنوية للجنة المالية ليتمكن أعضاء اللجنة من استعراض طبيعة العمل الذي يقوم به المكتب. ورحب أعضاء اللجنة بهذه المبادرة التي أصبحت بندا مستديما في جدول أعمالها لدورة مايو - أيار. وهذا التقرير هو التقرير السادس المقدم لأمين اللجنة لأجل ترجمته وتوزيعه في ذات وقت عرضه على المدير العام.

2- وقد أثار التقرير السنوي، على مدى السنوات، اهتماما واسعا، حيث طرح أعضاء اللجنة، في عدة مناسبات، اقتراحات بشأن تحسين عرض المعلومات المضمنة. وأخذت هذه الاقتراحات بعين الاعتبار، كلما أمكن، وخاصة التقرير الحالي الذي يتضمن قدرا أكبر من التفصيل بشأن البنود التي حددت بوصفها ذات أهمية خاصة، وإن يكن المقصد من ذلك القسم من التقرير هو توضيح نمط وطابع المسائل التي يشملها التقرير عن نتائج عمليات المراجعة الشاملة.

3- ولقد أصدر المكتب، خلال العام الماضي، 88 تقريرا. ويرد حصرها في الضميمة ألف مرتبة تبعا للمجموعة التنظيمية داخل المكتب. ويتفق هذا العرض مع العناصر البرامجية المضمنة في برنامج العمل والميزانية. وتوضح الضميمة باء أوضاع التوظيف. وأنجزت أعمال المكتب في حدود صافي المخصصات (600 611 1 دولار) التي رصدت للسنة الثانية عن برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2000-2001.

2 - المسائل ذات الأهمية الخاصة

4- يسلط هذا القسم الضوء على طائفة متنوعة من المسائل التي عالجها المكتب خلال عام 2001. كما يتضمن حيثما أمكن توضيحا للتدابير التي اتخذت في شتى مستويات الإدارة استجابة لما حدد من قضايا.

1. ميثاق مكتب المفتش العام

5- يعترف الآن بالميثاق باعتباره جزءا لا يتجزأ من أنشطة الإشراف العام في المنظمة. وكثيرا ما يشار إليه وإلى المستخرجات منه، فيما يتصل بأعمال المكتب، وهو متاح لجميع الموظفين. وعلى سبيل المثال، قدم الميثاق مبدئيا عام 2000 من خلال قناة النشرة الخاصة بالمدير العام، كما أدرج في دليل التعليمات الإدارية للمنظمة وأطلع جميع الموظفين الجدد على أهميته أثناء برنامج التعريف بالمنظمة، إضافة إلى نشره بصورة متواصلة على الشبكة الداخلية للمنظمة (انترنت).

2. التقارير التقديرية

6- يعطي الميثاق أيضا المفتش العام فرصة تقديم تقارير خاصة، بناء على تقديره، للجنة المالية حيثما رأى أن الإدارة العليا أخفقت في معالجة أية قضايا مثارة على نحو مناسب. ومرة أخرى، لم تكن هناك ضرورة لمثل هذا الإجراء فيما يتعلق بالسنة قيد الاستعراض.

3. المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية

7- أعطى المراجعون الداخليون الملتحقون بالعمل في أربعة مكاتب إقليمية كبرى، إضافة إلى البعثات التي توفد من حين لآخر من المقر الرئيسي، اهتماما خاصا للترتيبات الجديدة الخاصة بالبرامج الميدانية؛ ونظم الحاسوب الجديدة وما يتصل بها من إجراءات؛ وإدارة الموارد البشرية، ومسائل العقود والمشتريات؛ والشؤون الإدارية والإدارة المالية. وفيما يتعلق بالقضايا المالية لوحظ أن الترخيص بالمعاملات تم، عموما، بصورة سليمة، مع وجود المستندات والمحاسبة الصحيحة في الدفاتر والسجلات وفقا لقواعد المنظمة وإجراءاتها. وحيثما صدرت توصيات محددة بشأن إجراء تصحيحي أو بغرض التحسين، اتخذت المستويات المختلفة للإدارة الخطوات المناسبة لمعالجة القضايا المثارة.

4. المكاتب القطرية والمشروعات

8- يضع المكتب، عموما، جنبا إلى جنب مع بعثات المراجعة التي توفد إلى المكاتب القطرية، الخطط لاستعراض مشروعات معينة، تشمل في أغلب الأحيان مشروعات التعاون الفني والمشروعات التي تنفذ في إطار البرنامج الخاص للأمن الغذائي.

9- وتبعا لاستمرار تطبيق الترتيبات الجديدة للبرامج الميدانية طوال العام، ركزت جهود المراجعة في المكاتب القطرية بصورة متزايدة على المسؤوليات التي تم تفويضها، وعلى الأخص تلك التي تشمل مسائل نظم المحاسبة وإعداد الميزانية والتقارير. ومن الجوانب الأخرى التي أخذت في الاعتبار، دورة المشروعات وتطوير البرامج الميدانية، إضافة الى إعداد التقارير المالية والضوابط المالية، والشؤون الإدارية وشؤون العاملين، والعلاقات مع الحكومات الوطنية وقضايا الاتصال الأخرى. ومرة أخرى تجدر الإشارة إلى أن الإدارة على المستوى المحلي أظهرت الاستجابة للتوصيات المتعلقة بالتحسين، على حين تابع المسؤولون في المقر الرئيسى هذه المسائل بنشاط.

5. الضوابط الداخلية على استخدام موارد المنظمة

10- قام المكتب باستعراض نظام الضوابط الداخلية الرامية إلى الحيلولة دون الاستخدام غير السليم لموارد المنظمة. وأجرى المكتب في إطار هذا الاستعراض، استقصاء شاملا للمنظمة للمستخدمين والمتلقين المحتملين لطلبات المساعدة التي غطت فترة ثلاث سنوات، من أغسطس - آب 1998 إلى أغسطس - آب 2001. وأجرى الاستعراض استجابة لتقرير المراجع الخارجي للفترة المالية 1998-1999 والذي بحثته لجنة المالية في مايو - أيار 2001.

11- وخلص الاستعراض إلى أن المنظمة قامت، بوجه عام، بتصميم وتطبيق نظام واف للضوابط الداخلية بشأن الاستخدام السليم للموارد البشرية والمادية معا. بيد أن هناك حاجة إلى تحسين تطبيق هذه الضوابط، حيث قدمت توصيات للإدارة بضرورة الاتصالات الدورية مع الموظفين لتوضيح ما يعتبر مقبولا وغير مقبول من الممارسات، والسلوك المنتظر من الموظفين، ودور مكتب المفتش العام في نظام الرقابة الداخلية، بما في ذلك وجوده بوصفه قناة سرية للاتصالات بدون خشية العقوبات الانتقامية. وشملت المقترحات الأخرى استكمال السياسات والخطوط التوجيهية الأساسية وتوحيدها في صك مرجعي واحد حرصا على تيسير الحصول عليها وتلافيا للاضطراب.

12- ولم يكشف استقصاء الموظفين عن أية مشكلات هامة، فيما عدا قضايا ثانوية. بيد أنه أحدث أثرا هاما في زيادة وعي الموظفين بما هو السلوك المنتظر منهم، وواقع أن المنظمة حريصة كل الحرص على كشف وإزالة أي نشاط غير لائق.

6. الاحتيال أو الاحتيال الافتراضي

13- وضح التقرير السنوي لأعمال مكتب المفتش العام في 2000، أن الإتصالات جارية مع فريق المراجعين الخارجيين للأمم المتحدة والوكالات المتخصصة والوكالة الدولية للطاقة الذرية لتوضيح تعريفهم للاحتيال - الاحتيال الافتراضي. ووردت هذه الإجابة عام 2001. وفي هذا الصدد، عرف الاحتيال بأنه "... عمل مقصود من جانب فرد واحد أو أكثر من بين أفراد الإدارة، الموظفين، أو أطراف ثالثة، يفضي إلى تحريف في الكشوف المالية ...وقد ينطوي الاحتيال على تلاعب، تزييف أو تبديل في السجلات أو الوثائق، واختلاس للأصول، وإخفاء أو إسقاط آثار المعاملات من السجلات، وتسجيل المعاملات بدون إثبات، وإساءة تطبيق السياسات المحاسبية". وعرف الاحتيال الافتراضي بأنه "احتيال، وإن لم يثبت بصورة واضحة بالدليل التوثيقي أو البنية، ارتكابه من قبل الجاني، ويتسبب في خسارة موارد قيمة للمنظمة".

14- ولقد أعدنا فحص الحالات التي أبلغت إلى المراجع الخارجي للفترة المالية 1998-1999 على ضوء التعريف أعلاه، وليس لدينا ما نضيفه من تعليقات ونرى، من وجهة نظر المراجعة، أن هذه القضايا أقفلت.

7. الخسائر النقدية وفي الممتلكات

انبنت استراتيجية المراجعة فيما يتصل باستعراض المكاتب القطرية للمنظمة، على تحليل المخاطر الذي يشمل التقييم الذي تجريه الإدارة، والاستعراض الذي يجريه المكتب لتقارير المراجعة المحلية، وعمق15- صدر في عام 2001 تقريران يغطيان، بصورة محددة، الخسائر النقدية وفي الممتلكات. ويشير واحد منهما إلى سطو مسلح سلب 000 6 دولار من مشروع في إندونيسيا. وأظهر التحري الذي أجراه المكتب أن الإهمال من جانب واحد من الموظفين أسهم في حدوث هذه الخسائر، بيد أن السلطات القانونية المعنية رأت أنه لا يوجد ما يثبت "الإهمال البالغ"، ومن ثم توقف التحري في هذه الحالة.

16- وانحصر التحري الثاني في خسائر نقدية وبطاقات سفر جوي ومعـــدات غير مستهلكـــة بلغت قيمتها 880 3 دولارا، وحدثت في مشروع أنغولا. وتم استعادة مبلغ 435 2 دولارا من المعاونة الإدارية التي تعتبر المسؤولة الأولى، وانتهى عملها بالمنظمة. وشطب الرصيد المتبقي، إذ لم يتسن اسناد المسؤولية إلى موظف بعينه من الموظفين.

8. رسائل الاتفاقات

17- قام المكتب باستعراض الاستخدام واسع النطاق في المنظمة لرسائل الاتفاق. وهي صكوك توقع مع المؤسسات الحكومية والحكومية الدولية الإقليمية، وشبه الحكومية أو المؤسسات الأخرى التي لا تسعى للربح، لتوريد خدمات معينة أو إنجاز أعمال محددة أخرى. وفي ضوء الالتزامات التي بلغت أكثر من 25 مليون دولار في 2001، ستشمل رسائل الاتفاق بندا هاما لمصروفات المنظمة.

18- وصدرت ستة تقارير محددة تغطي أربع من مصالح المقر، إضافة إلى مكتبين من المكاتب الإقليمية. وعالجت هذه التقارير السياسات، والخطوط التوجيهية السارية، اعتبارات كفاءة الأداء، جوانب الرصد، والامتثال لمتطلبات محددة. وأشارت التقارير إلى أنه نادرا ما حددت المبررات التي أملت انتقاء منظمة متلقية بعينها، وأن رسائل الاتفاق لم تتوخ أية أنشطة تذكر للرصد والتقييم، أو أنها خلت تماما من الإشارة إليها، كما أن الرقابة المالية لم تكن كافية. وأعرب عن القلق لأن اللوائح المطبقة لم يتم الالتزام بها دائما، خاصة عندما استخدمت رسائل الاتفاق عوضا عن صكوك مشتريات ملائمة بقدر أكبر تتضمن شروطا أكثر تشددا. وقدمت توصيات بضرورة إعادة النظر في الخطوط التوجيهية وزيادة وضوحها، وتحسين أعمال الرصد لضمان إنجاز المخرجات المنتظرة في مواقيتها، وتعزيز الرقابة والمساءلة المالية، وتشجيع التنافس حيثما أمكن، وتوضيح المبررات، على نحو سليم، التي أملت انتقاء منظمة متلقية بعينها، وإنفاذ الامتثال للمتطلبات الإلزامية. وتعكف الإدارة حاليا على معالجة القضايا التي أثارتها هذه التقارير، حيث من المقرر أن يتخذ المكتب إجراءات المتابعة خلال الفترة المالية القادمة.

9. النفط مقابل الغذاء

19- يظل برنامج النفط مقابل الغذاء واحدا من المجالات الرئيسية لاهتمامات المراجعة وأولوية عليا للمنظمة، وتبعا للزيادة في حجم هذا البرنامج وتعقيده وتزايد أخطار المراجعة، بدأت المنظمة إجراءات لتعزيز الشؤون الإدارية وإدارة ورقابة البرنامج بزيادة موارد القوة العاملة المكرسة له خلال الفترة المالية لعامي 2000 و2001، وشمل ذلك انتداب مراجع مقيم في العراق، إضافة إلى تعزيز دوري ومسؤولية المراجع الداخلي المقيم في القاهرة.

20- أصدر المكتب ثمانية تقارير نوعية خلال عام 2001 تعالج شتى المسائل حسبما يرد موجزه في الضميمة ألف (iii)، وقدمت توصيات لتعزيز فعالية مبادرات الإدارة فيما يتعلق بحل المعوقات في مجالات التعليم، الإدارة المالية، تخطيط وتقييم البرنامج، سلامة الموظفين والأمن، تحسين إدارة النقدية وأمنها، تعزيز الضوابط الداخلية، التنافس وشفافية المشتريات المحلية، وزيادة كفاءة وفعالية دور المنظمة في المشاهدة في وسط وجنوب العراق. وتلقت الأمانة، في الميدان وفي المقر هذه المسائل بصورة إيجابية. ولقد اتخذت إجراءات تصحيحية حيثما أمكن، أو أنها في سبيل الإنجاز أو أنها قيد البحث النشط.

10. المؤهلات التعليمية للموظفين

21- تلتزم المنظمة بمعايير مشددة فيما يتعلق بالمؤهلات التعليمية للموظفين، حيث نفذ المكتب خلال العام عملا واسعا بشأن الضوابط التي تحكم هذا المجال الهام. ولوحظ أنه على حين أن هناك امتثال عام للسياسات والإجراءات والخطوط التوجيهية ذات الصلة، كشف عن بعض حالات التزوير أو التحريف للمؤهلات التعليمية. وبناء على ذلك تقدم المكتب بتوصيات لتعزيز الضوابط ولحل الحالات الفردية التي رصدت. واعترفت هذه التقارير بتأثير الإنترنت على التعلم عن بعد، وانتشار ما أصبح يعرف "مصانع الشهادات العلمية". وقصد من التوصيات تعزيز الضوابط بما في ذلك التحسينات في استمارة السيرة الذاتية لضمان أن يفيد المتقدمون بمعلومات أكثر دقة عن مؤهلاتهم دون محاولة مساواتها بالمؤهلات في بلدان أخرى أو بلغات أخرى؛ وتشجيع استعراض نوعية الوثائق المقدمة من المترشحين ومدى ارتباطها من قبل الأقسام الفنية؛ تشجيع مشاركة قسم إدارة الموارد البشرية بصفته الاستشارية، ولتوفير تقييم يتسم بقدر أكبر من الشفافية والمساواة للمؤهلات التعليمية لمختلف فئات الموظفين. واتسمت استجابة الإدارة العليا لهذا العمل بالإيجابية القوية، حيث قبلت جميع التوصيات وبدأ تنفيذها.

11. تليفوود

22- تأسيسا على التقارير السابقة عن أنشطة تليفود في المقر (الحسابات المصرفية لتليفود 1999 وعمليات تليفود 2000)، أجرى المكتب تقييما لسير العمل في إدارة ورصد أنشطة تليفود خلال عام 2001. ولوحظ أنه قد تحقق تقدم هام فيما يتصل بتبسيط المسائل الإدارية للتليفود. ونفذت الكثير من التوصيات المضمنة في تقاريرنا السابقة، بينما يجري العمل في تنفيذ الأخريات. وشملت هذه التوصيات بعض مجالات، مثل الحاجة إلى اتصالات أفضل مع الميدان فيما يتعلق بتشغيل دورة المشروعات، تعزيز مسؤوليات الإدارة والرقابة على الجوانب المالية للمشروعات الصغيرة للتليفود، تطبيق منهجية المحاسبة المحسنة، المساءلة والكفاءة في حسابات تليفود، مراقبة دقة المعلومات المصرفية التي تنشر على الإنترنت لعامة الجمهور لكي يقدم مساهماته، والإدارة النقدية للمساهمات في تليفود. وقد قبلت الإدارة هذه التوصيات ويجري العمل بالفعل في تنفيذها.

12. تشغيل حسابات المدفوعات في أوراكل

23- عقب العديد من التأخيرات، وفوات المواعيد النهائية المحددة والزيادة في التكاليف، أصبح نظام أوراكل المالي الذي حل محل نظام فينسيس النظام المالي القديم، قيد التشغيل الكامل. وأجرى المكتب، خلال عام 2001، مراجعة مالية وتشغيلية كاملة لنموذج حسابات المدفوعات في أوراكل وإدارة الوحدة المسؤولة. وأسفر الاستعراض عن أربعة تقارير تعالج قضايا التنظيم والتوظيف؛ المسائل الإجرائية؛ قضايا أمن المعاملات والبيانات؛ والجوانب الفنية لنموذج حسابات المدفوعات في أوراكل. وأعدت توصيات تتعلق بمستويات التوظيف، إدارة أعباء العمل والعمل الإضافي، استخدام الموارد البشرية بخلاف الموظفين وإدارة الأجازات؛ القضايا الإجرائية التي نشأت عنها حالات التأخير والأخطاء؛ الأمن الخاص بالمعاملات والبيانات، بما في ذلك الفصل بين المهام، مسائل المراجعة وإجراءات الابتداء وضوابط الوصول إلى البيانات؛ والمسائل الفنية بما فيها تفاعل المستخدمين مع نقاط وصلات الرسوم البيانية للمستخدمين، أداء النظام ووظائف الطباعة. وقبلت الإدارة التوصيات من حيث المبدأ، كما بدأ بالفعل التنفيذ حيثما كان عمليا.

13. الحساب المتجدد للمنتجات الإعلامية

24- يدار الحساب المتجدد للمنتجات الإعلامية من جانب مجموعة المبيعات والتسويق داخل مصلحة الإعلام والشؤون العامة. وقد ظل هذا الحساب يشهد عجزا نقديا تراكميا خلال ست سنوات تقريبا. وبناء على ذلك أجرى المكتب استعراضا للوضع المالي، إضافة إلى الاستراتيجيات والمبادرات التي اتخذتها إدارة الصندوق المتجدد لتحقيق الاستدامة الذاتية. وركز الاستعراض على تقييم خطة الأعمال للفترة 2000-2001 التي تهدف إلى وضع إطار للعمل للحساب المتجدد.

25- وأفاد تقرير المكتب بأن خطة الأعمال لم تنجز إلا جزئيا، وأن الحساب المتجدد لن ينجح بعد في إزالة العجز. وفي الواقع، فإن العجز تزايد خلال السنتين الماضيتين. ومع ذلك، فقد لوحظ أن التنظيم الداخلي للمجموعة قد تحسن كثيرا، وينتظر أن تكون له تأثيرات إيجابية في المستقبل. وقدمت توصيات بشأن إسناد تركيز أكبر على التسويق، واتخاذ مبادرات بعينها لتحسين الإمكانيات التجارية للمطبوعات، وإعطاء الحساب المتجدد قدرا أكبر من المرونة في أن يقرر ما هي المطبوعات التي ينبغي طبعها، وتعزيز التعاون والتنسيق مع المصالح الفنية فيما يتعلق بتصميم وتنفيذ خطط المطبوعات. وأقرت الإدارة بضرورة هذه الخطوات، حيث يجري العمل في اتخاذ تدابير لمعالجة القضايا التي أثيرت.

14. طلبات المشتريات المحلية

26- تستخدم طلبات المشتريات المحلية لشراء القرطاسية بخلاف المخزونات وغيرها من البنود الصغيرة، ضمن حدود سقف معين، دون إتباع قناة إدارة المشتريات. واستعرض المكتب استخدام طلبات المشتريات المحلية في سبعة أقسام أو مصالح في المقر وخلص إلى أن الإجراءات الموضوعة السارية، هي إجراءات عتيقة وينبغي تحديثها لتعكس الأوضاع التنظيمية الحالية ولتوفر توجيهات ملائمة للمستخدمين لهذه الأداة. بيد أنه لوحظ أن الأقسام أو المصالح قد امتثلت عموما لمبادئ المشتريات المقبولة. كما أوضحت التقارير أنه ينبغي لإدارة المشتريات أن تعزز من أعمال رصدها لاستخدام طلبات المشتريات المحلية، وأن تجري عمليات تحليل دورية لاتجاهات المشتريات للاستعانة بها في اتخاذ القرارات.

15. أمن تكنولوجيا المعلومات

27- أجرى المكتب خلال العام دراسة لجوانب معينة لأمن تكنولوجيا المعلومات. وأظهر الاستعراض أنه لم تجر منذ عام 1991 أي عملية تقدير شاملة للأخطار التي تهدد تكنولوجيا المعلومات، وأعرب عن القلق إزاء افتقار المنظمة لوسائل حماية كافية في مواجهة الأخطار الحالية. وأوصي بضرورة إجراء تقييم للأفكار، على أن يتكرر ذلك على أساس منتظم. وتتفق الإدارة مع هذه التوصيات، وهي في سبيل صياغة مواصفات لتقييم الأخطار المذكورة.

16. التحول إلى اليورو

28- أدخل التعامل بالأوراق النقدية والعملات المعدنية لليورو في 1 - 1 - 2002، لتحل محل العملات الوطنية لاثني عشر بلدا في الاتحاد الأوروبي. واستعدادا لإدخال العملة الجديدة، أجرى المكتب استعراضا بالترتيبات التي اتخذت في المنظمة. وشمل الاستعراض كشف المرتبات، الأعمال المصرفية، حسابات المدفوعات، أوراكل، حسابات المقبوضات، السفريات، الميداليات والعملات، صندوق التسليف والادخار، مجمع السلع وغيرها من الخدمات في الموقع. وتبعا لهذا الاستعراض، أصدر المكتب تقرير تأكيد خلص إلى أن نظم الأعمال الرئيسية في المنظمة قادرة على معالجة المعاملات بعملة اليورو بحلول يناير - كانون الثاني 2002. وقلة من الأنشطة الثانوية داخل المنظمة لم تكن على استعداد تام لإدخال اليورو، مما دعا التقرير إلى لفت انتباه الإدارة إلى ذلك، حيث اتخذت الإجراءات الملائمة.

17. التعاون مع وكالات الأمم المتحدة الأخرى

29- شهد العام الحالي تعاونا واسع النطاق مع وكالات الأمم المتحدة الأخرى. وفي واحدة من الحالات لفت برنامج الأغذية العالمي انتباه مكتب المفتش العام إلى حالة خاصة بشؤون العاملين في واحد من المكاتب الإقليمية. وتوبعت هذه المسألة بنشاط وأمكن حلها. وكشف الاستعراض عن أوجه قصور في عملية التعليم، لاسيما ما يتعلق بالمراجعة بالتدقيق غير الكافي للإشارات المرجعية. وفي حالة أخرى التمس المكتب المساعدة من مراجعي برنامج الأمم المتحدة الإنمائي للانتهاء من بعض المسائل المعلقة المتصلة بأنشطة المقتنيات في الإدارة. وأسفرت هذه المساعدة عن إجراءات متابعة فورية وتسوية بمدفوعات أقل في إطار العقد قيد الاستعراض. وعلى نحو مماثل، تعاون المكتب مع مكتب الإشراف الداخلي للأمم المتحدة في نيويورك ومع الوكالة الدولية للطاقة الذرية في فيينا بشأن قضايا أخرى تخص العاملين.

18. قرار المراجعة

30- حسبما ورد في التقرير العام الماضي ويجدر تكراره ثانية، فإن مسألة "قرار المراجعة" يلقى عناية جادة للغاية في المنظمة، وقد عهد للمدير العام المساعد/مدير ديوان المدير العام بمسؤولية تنفيذ توصيات المراجعة. وينجز المدير العام المساعد هذه المهمة بإبلاغ تعليمات المدير العام فيما يتعلق بالتنفيذ إلى مدراء البرامج فرادى، ووضع مواعيد محددة للمعلومات بشأن ما اتخذ من إجراءات، وبإجراء أعمال المتابعة اللاحقة حيثما دعت الضرورة. وهذه أداة قوية للغاية "لقرار المراجعة" كما أثبتت مقترنة مع أعمال المتابعة العادية من قبل مكتب المفتش العام، أنها فعالة جدا.

19. اتصالات المراجعة

31- اجتمع ممثلو إدارات المراجعة الداخلية لمنظومة الأمم المتحدة ومؤسسات التمويل متعددة الأطراف، في بانجكوك خلال يونيو - حزيران 2001. ويتيح مثل هذا الاجتماع فرصة للمفتش العام لزيارة المكتب الإقليمي للمنظمة، والالتقاء مع جهات الاتصال المهنية الأخرى العاملة في بانجكوك. وأتاحت الدورات الرسمية لاجتماع إدارات المراجعة الداخلية لمنظومة الأمم المتحدة ومؤسسات التمويل متعددة الأطراف منتدى ممتازا في تبادل وجهات النظر والخبرات للمراجعين الداخليين ولأجهزة الإشراف الأخرى بالمجتمع الدولي للمهنيين المعنيين بالمراجعة. أما المؤتمر الثالث للمحققين في منظومة الأمم المتحدة ومؤسسات التمويل متعددة الأطراف، الذي نظمه البنك الدولي في واشنطن وكان مقررا له في الأصل أن ينعقد خلال أسبوع 11 - 9 - 2001، فقد ألغي للنظر للأحداث المأساوية التي شهدها ذلك الأسبوع.

32- ونظم المكتب ندوة دراسية في الموقع في روما حققت نجاحا باهرا. وشهدت الموضوعات التي عالجتها الندوة اتجاهات المراجعة الداخلية وأفضل الممارسات - تقييم المخاطر وملتقى تدارسي متقدم بشأن الاحتيال. وعالج هذه الموضوعات خبراء دوليون مرموقون في هذا المجال، كما حضرها جميع موظفي المكتب. علاوة على ذلك، شارك فيها، على أساس تقاسم التكاليف، موظفون من المنظمات الشقيقة والتي شملت برنامج الأغذية العالمي، الصندوق الدولي للتنمية الزراعية، الوكالة الدولية للطاقة الذرية، اليونيدو، اليونسكو، منظمة الصحة العالمية، الاتحاد الدولي للمواصلات السلكية واللاسلكية، مكتب الأمم المتحدة في جنيف، منظمة الأمن والتعاون في أوروبا كما أن المفتش العام، في إطار الاتصالات، يعقد اجتماعات شهرية منتظمة مع مدرائه من الوكالات التي توجد مقارها في روما، ويقيم اتصالات وثيقة مع رؤساء وحدات المراجعة والتحقيقات في وكالات الأمم المتحدة والمؤسسات الدولية الأخرى.

3 - عمليات المراجعة

33- يتم تخطيط أنشطة المراجعة في المكتب، وتنظيمها وإدارتها وإعداد التقارير عنها حسب العناصر البرامجية. ولما كان برنامج العمل والميزانية للمنظمة يتم إعداده على أساس كل سنتين، يتبع نفس النهج في خطة عمل المراجعة. ويقوم التخطيط على أساس من القمة إلى القاعدة، مع الأخذ في الحسبان الإطار الاستراتيجي، والخطة متوسطة الأجل، وبرنامج العمل والميزانية، والمناقشات التي تتم في كل من المؤتمر والمجلس ولجنتي البرنامج والمالية، إضافة إلى بيانات ومبادرات السياسات التي تصدر عن المدير العام. ويجري في وقت لاحق وضع الخطة بقدر أكبر من التفصيلات داخل مكتب المفتش العام على أساس من القاعدة إلى القمة، ومن ثم ترفع إلى المدير العام لاستعراضها والموافقة عليها. وعلى الرغم مما تقدم، فهي خطة تتسم بالمرونة. إذ يمكن إدخال تعديلات عليها رهنا بتغير الظروف، سواء بناء على طلب من الإدارة العليا أو من جانب المفتش العام نفسه.

34- وتسفر أنشطة المراجعة عادة عن تقارير مراجعة محددة. بيد أن مساهمة مكتب المفتش العام في عملية عامة للرقابة الإدارية في المنظمة تتجاوز بكثير مجرد عرض تقارير رسمية. وترد هذه الأنشطة بصورة موجزة في الفقرات التالية التي توضح طابع ونطاق العمل الذي أنجز خلال العام، كما تبين الضميمة ألف التقارير النوعية التي صدرت عام 2001.

(أ) أنشطة المقر الرئيسي

35- ينصب التركيز الأول لمجموعة المقار الرئيسي على إجراء أعمال محاسبة شاملة في مصلحة الشؤون الإدارية والمالية. بيد أن عمل المراجعة للمكتب بات يشمل أكثر فأكثر المصالح الفنية. وفي حين أن الخبرات الفنية الرئيسية لهذه المجموعة تظل تضم التخصصات المرتبطة بالمالية والخزانة والمحاسبة والشؤون الإدارية، فإنها أيضا جهة الاتصال لتكنولوجيا المعلومات، نظم المعلومات وغيرها من جوانب المعالجة الإلكترونية للبيانات. كما تتولى مجموعة المقار الرئيسي مسؤولية أعمال المراجعة السنوية لصندوق التسليف والادخار ومجمع السلع والخدمات وعناصر بعينها في برنامج الأغذية العالمي، والتي تنفذ جميعها على أساس استرداد التكاليف.

36- وأصدرت هذه المجموعة، خلال العام الحالي، ما مجموعه 19 تقريرا، وتبين هذه التقارير في الضميمة ألف (1).

(ب) الأنشطة الميدانية

37- تتولى هذه المجموعة، في المقام الأول مسؤولية جميع أعمال المراجعة على مستوى المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية ومكاتب الاتصال، إضافة إلى المكاتب القطرية للمنظمة ونخبة مختارة من مشروعات محددة في الميدان. والاستثناء الوحيد هو برنامج النفط مقابل الغذاء. وبالنظر إلى حجم هذا البرنامج وتعقيده وترتيبات التوظيف الخاصة به، فقد عهد بمسؤوليته إلى مجموعة مهام الإدارة الخاصة. 38- ولا تقتصر الأنشطة الميدانية على العمل الذي يقوم به موظفو المراجعة الموجودين في المكاتب الإقليمية الأربعة فحسب، بل يشمل أيضا الوظائف ذات الصلة في المقر الرئيسي. ويضم العمل في المكاتب الإقليمية كامل طائفة أنشطة المراجعة المرتبطة بعمليات المراجعة الشاملة. ويشمل ذلك، تقديم المشورة لوحدات الإدارة والوحدات الفنية بشأن بعض القضايا، مثل الشؤون المالية والمحاسبة والمسائل الإدارية، وملاك الموظفين، تعيين واختيار موظفين، إضافة إلى مسائل التنظيم والرقابة الداخلية وغيرها التي قد تنشأ من حين لآخر.

39- كما أن هذه المجموعة تتابع عن كثب عمل شركات المراجعة المحلية التي يتم التعاقد معها في إطار آلية المراجعة الداخلية أو الرقابة الداخلية التي يديرها قسم الشؤون المالية، وكثيرا ما تستعين بتقاريرها كجزء من مهمتها في التخطيط والرصد. كذلك تستخدم هذه فيما يتعلق ببرامج التزويد بالمعلومات والتعريف للممثلين القطريين في المنظمة المعينين حديثا، وفي المساهمات اللاحقة في تقييم الأداء أثناء الخدمة، وترتيبات التسليم عند الانتهاء من مهام الممثلين القطريين.

40- وخلال عام 2001، أصدرت هذه المجموعة 45 تقريرا، على النحو التالي: 15 ترتبط بمختلف جوانب المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية، 16 عن المكاتب القطرية للمنظمة و14 تقريرا عن مشروعات محددة حسبما يرد توضيحه في الضميمة ألف (2).

(ج) مهام الإدارة الخاصة

41- تعالج هذه المجموعة جميع الطلبات، تقريبا، المتعلقة بالاستفسارات الخاصة، أعمال التفتيش، وأعمال المراجعة الخاصة والتحقيقات في مكتب المفتش العام. وتنشأ الكثير من هذه الأعمال عن مكتب المفتش العام أو من الأعضاء الآخرين في الإدارة العليا، أو تنشأ في بعض الأحيان من أفراد من الموظفين. ولكن هذه الأنشطة، خاصة التحقيقات الخاصة، لا تسفر دائما عن تقارير مراجعة رسمية، وإن انتهت في أغلب الأحيان بجلسات غير رسمية للإطلاع على المعلومات أو بمذكرات سرية.

42- كما أن هذه المجموعة تعنى بالمسائل المتعلقة بالمشتريات (لاسيما في استعراض الإعفاء من العمليات التنافسية وعمليات فريق المناقصات)، والاتصالات، والسفر، والتأمين الصحي ومزايا الموظفين. وبموجب عمليات توحيد المسؤوليات التي تمت مؤخرا داخل المكتب، ستتولى هذه المجموعة دعم المفتش العام فيما يتعلق بالكثير من مسائل الإدارة الداخلية وتلك المتعلقة بالشؤون الإدارية والعاملين.

43- وتتولى هذه المجموعة أيضا مسؤولية استعراض المركز المالي والمصروفات الشهرية لمكتب المدير العام والمصروفات ذات الصلة التي أنجزت في ميزانيات المصالح، وإبداء التعليقات عليها.

44- وصدر، خلال السنة، 24 من تقارير المراجعة النوعية حسبما تبينه الضميمة ألف (3).

4 - عمليات فريق المناقصات

45- يحدد دليل التعليمات الإدارية للمنظمة المبادئ والإجراءات التي تنظم أعمال مشتريات المعدات والتوريدات والخدمات. ويعهد إلى مكتب المفتش العام بمسؤولية تلقي وفتح وتسجيل، والحفظ الآمن، لجميع العطاءات استجابة لما يطرح من مناقصات. وهو ما يكفل استقلالية وموضوعية وتأمين وشفافية عملية المناقصات.

46- ولقد اجتمع فريق المناقصات في 127 مناسبة، خلال العام الماضي، عالجت 407 من المناقصات. ودعيت 551 7 شركة لتقديم عطاءاتها، ووردت منها 180 2 عطاء. ولقد زاد مستوى العمليات زيادة كبيرة، من جميع الأوجه، مقارنة مع السنوات السابقة، حيث يرجع ذلك إلى حجم كبير إلى برنامج النفط مقابل الغذاء، والأنشطة في كوسوفو، والتوسع وزيادة وتيرة اختبار السوق فيما يتعلق بأنشطة المشتريات.

5 - أعمال الإدارة

47- بحثت إمكانية إعداد التقارير في هذا القسم في إطار عناصر الإدارة التي تستخدم: التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه والرقابة. بيد أنه تقرر إتباع سرد غير رسمي يناسب أسلوب التقارير لهذا النشاط.

48- ويمثل المكتب في عدد من "اللجان المستديمة" الهامة في المنظمة وهي: المجلس الاستشاري للبرامج والسياسات، لجنة تكنولوجيا إدارة المعلومات (واللجنة الفرعية التابعة لها) ولجنة المركز العالمي للمعلومات الزراعية، لجنة المشتريات، اللجنة الاستشارية للتغطية الطبية، ولجنة الاستثمار واللجنة الاستشارية التابعة لها، واللجنة التوجيهية لتنفيذ نظام أوراكل، واللجنة المشتركة للخدمات الغذائية، ومجلس صندوق الادخار والتسليف. كذلك يشارك المكتب في مجموعات الاستعراض الداخلي المخصصة، وفرق المهمات، ولجان التقييم وغيرها. علاوة على ذلك، يتابع المكتب عن كثب مداولات كل من لجنتي البرنامج والمالية، والمجلس والمؤتمر كما يعقد كبار المسؤولين فيه اجتماعات من حين لآخر مع كبار المسؤولين الآخرين وممثلي الدول الأعضاء، والمراجع الخارجي، ولجنة التفتيش المشتركة والرصفاء المسؤولين عن وظائف الإشراف في الأمم المتحدة والمنظمات الدولية الأخرى.

49- وتوضح أوضاع التوظيف في شكل رسم بياني في الضميمة باء بهذا التقرير. وثلاثة من الوظائف الأربعة في فئة الفنيين بلغت مراحل التعيين النهائية، بينما يجري العمل على الإعلان عن وظيفة واحدة. ومن المنتظر أن تصبح قدرات الموظفين في المكتب كاملة بوجود فريق حسن التوازن من الموظفين ذوى الخبرة والكفاءة العلمية العالية، سواء في وسط الموظفين الفنيين أو فئة الخدمات العامة. بيد أن المكتب عانى مرة ثانية خلال عام 2001 من معوقات عدد من الوظائف الشاغرة وإعارة خدمات موظفين للأقسام الأخرى في المنظمة. ومع ذلك، فإننا استطعنا التعويض عن ذلك بالاستفادة من شتى برامج الشراكة، والخدمات الاستشارية لفترات قصيرة، وتوحيد الأعمال حسبما كان مناسبا. وتتضمن الضميمة باء تفاصيل عن أوضاع التوظيف، إضافة إلى بعض المعلومات الديموغرافية الموجزة.

50- ويظل التدريب وتنمية القدرات جانبا هاما من جوانب أنشطة الإدارة العامة للمكتب. ويشمل ذلك ثلاثة عناصر، هي: تدريب الموظفين الفنيين في مجال المراجعة؛ والتدريب في مجال اللغات؛ والتدريب على استخدام تكنولوجيا المكاتب. فعلى الصعيد الفني، حققت الندوة التدارسية "في الموقع" والمؤلفة من جزأين وورد وصفها في القسم 2 تحت عنوان اتصالات المراجعة، نجاحا فائقا. واستفاد المكتب على نحو طيب من التسهيلات المتوافرة في المنظمة بالتدريب في مجال اللغات ولتلبية احتياجات المكتب في مجال التدريب على تكنولوجيا المكاتب. وانخرط واحد من المراجعين في برنامج للتعلم عن بعد مع إحدى الجامعات في المملكة المتحدة، كما شارك الموظفون من حين لآخر في برامج تدريب أخرى نظمت من خلال قسم إدارة الموارد البشرية. وسيتواصل الالتزام بالتدريب وتنمية القدرات في عام 2002.

51- وواصل المكتب عقد اجتماعات للموظفين مرتبطة بموضوعات محددة، حيث يقوم خبراء المنظمة بإطلاع موظفي المراجعة على التطورات الجارية في مجال خبراتهم. ولا يتصل ذلك على تغطية مجالات الشؤون المالية والإدارية التقليدية، بل ويستفيد أيضا، في معظم الأحيان، من كبار الخبراء من الأقسام الفنية.

52- ومن بين وسائل الإدارة الداخلية المفيدة في المكتب، هي نظام مراقبة الوقت. إذ يقوم جميع الموظفين بتسجيل وقتهم على أساس وحدات للأنشطة من نصف ساعة، حيث تعرض كشوفات الوقت على المفتش العام. ويتسنى على هذا النحو رصد جهود المراجعة في مقابل الرقم المستهدف الذي حدد في بداية العام. وكان الرقم المحدد لعام 2001 هو 30 في المائة لأنشطة المقر الرئيسي، 40 في المائة للأنشطة الميدانية، و30 في المائة لأنشطة الإدارة الخاصة. وأوضحت التقارير لجهود المراجعة الفعلية في عام 2001 أن هذه النسب كانت كالآتي: 26 في المائة لأنشطة المقر الرئيسي، 54 في المائة للأنشطة الميدانية، 20 في المائة لأنشطة الإدارة الخاصة. ويعزى هذا الاختلاف عن الرقم المستهدف إلى زيادة التركيز على العمل في الميدان.

53- وفي الختام، يود المكتب أن يعرب مرة أخرى عن تقديره للإدارة العليا، بل ولجميع الموظفين في جميع المستويات على تعاونهم الإيجابي واستجابتهم ومساعدتهم طوال العام لعون المكتب في سبيل إنجاز مختلف مهام المراجعة وعلى الأخص الإعراب عن التقدير لأعضاء الإدارة.

الضميمة ألف

مكتب المفتش العام

تقارير المراجعة الداخلية

أنشطة المقر الرئيسي