لجنة المالية

1 -   وافقت اللجنة، فى دورتها الرابعة والتسعين، على طلب البنك الدولى (الجهة المانحة) باعداد تقرير مراجعة سنوى منفصل عن الكشوفات المالية للمشروع الطارئ لاعادة بناء المزارع فى كوسوفو. وقد أجازت اللجنة، فى دورتها التاسعة والتسعين (يرجى الرجوع الى الفقرة 51 من تقرير اللجنة، الوثيقة CL 123/14) التقرير الأول عن الكشوفات المالية للسنة المنتهية فى 31/12/2000.

2 -   وكما يتضح من تقرير المراجع الخارجى (الجزء الثانى) والخطاب الى الادارة (الجزء الثالث) عن السنة المنتهية فى 31/12/2001، فإن رأى المراجعة كان مقيدا. وبناء على ذلك، تقدم للجنة المعلومات الأساسية التالية عن المعاملات التى أدت الى هذا التقييد.

3 -   ويرتبط تقييد المراجعة بمعاملة مالية كبرى (481و1 مليون دولار) تمثل مدفوعات سددها البنك الدولى مباشرة بخطاب اعتماد لأحد الموردين للمشروع، وسجلت فى حسابات المنظمة. وفى هذا الصدد، يشار الى أنه على حين نادرا ما دخلت المنظمة فى استخدام خطابات الاعتماد لتسديد مدفوعات للموردين، فانها تستخدم فى هذا المشروع فيما يتصل بالمشتريات الرئيسية بناء على طلب البنك الدولى، بغية الحد من الحاجة الى تحويل أموال سلفا من جانب البنك، واحتفاظ المنظمة بها الى حين انفاقها.

4 -   ولقد أبدت المنظمة التعليقات التالية للمراجع الخارجى أثناء مسار عملية المراجعة:

·    إن الكشوفات المالية لربع السنة المنتهى فى 31/12/2001، حسبما قدمت للبنك الدولى وللمراجع الخارجى، تظهر بوضوح أن المبلغ المعنى لم يسجل باعتباره مصروفات فى ذلك التاريخ (ورصد فى كشف ربع السنة التالى) وشرحت الدواعى لذلك. ولم يبد البنك الدولى اعتراضا على هذه المعالجة، وأكد بعدها أن الكشوفات المالية على النحو الذى قدمت به لا تبعث على أى اعتراض من جانبهم؛

·    إن المنظمة، استنادا الى التأكيد من قبل مكتب المشروع بأنهم تلقوا التوريدات، رخصت بالدفع بموجب خطاب الاعتماد فى نوفمبر/تشرين الثانى 2001، كما أن البنك الدولى سجل الافراج عنها الى مصرف المورد فى 29 نوفمبر/تشرين الثانى 2001. بيد أن الوثائق الضروريــــة لادراج هذا البنـــد فى حسابات المنظمة لم تتح، من خلال المصرف الذى تتعامل معه المنظمة، الا فى أواخر ديسمبر/كانون الأول. واتخذت المنظمة الاجراءات المحاسبية فى أقرب وقت ممكن بعدها، وذلك فى 7/1/2002.

·    اتساقا مع الكشوفات المالية للمشروع التى أعدت للبنك الدولى، قيدت أوامر الشراء ذات الصلة فى حسابات المنظمة فى نهاية عام 2001، وسجلت على أساس الافراج عنها فى 2002.

5 -   كذلك يسترعى انتباه اللجنة الى الجزء الثانى من رأى المراجعة الوارد فى تقرير المراجع الخارجى (الجزء الثانى)، حيث سجل أن الأرصدة النقدية للمشروع مبينة بوضوح.  ويظهر الجزء الثانى من رأى المراجعة أنه على خلاف المصروفات التى تتم تسويتها من خلال دفع أموال تحصلت عليها المنظمة وتولت الافراج عنها، فان المدفوعات التى تتم من خلال خطاب اعتماد تستخدم الأموال المودعة فى الحساب المصرفى لطرف ثالث.

6 -   وانطوت الأعمال المحاسبية للتوريدات التى سددت قيمتها باستخدام خطاب اعتماد، على تسجيل الأموال التى اتيحت باجراء المدفوعات المباشرة من الجهة المانحة، وقيمة التوريدات التى تلقاها المشروع. وبالتالى فان القيود المحاسبية زادت من رأس مال المشروع والمصروفات حسب قيمة المدفوعات التى أنجزت دون أن تؤثر على الأموال النقدية للمشروع، أى النقد تحت الرقابة المباشرة للمنظمة.

7 -   فيما يلى الضمائم لهذا البند من جدول الأعمال:

الجزء الأول    الكشوفات المالية للمشروع الطارئ لاعادة بناء المزارع فى كوسوفو لمرحلة التنفيذ للفترة المنتهية فى 31/12/2001 (الصفحات من 3 الى 6)

الجزء الثانى   تقرير المراجع الخارجى عن عملية المراجعة الخاصة للمشروع الطارئ لاعادة بناء المزارع فى كوسوفو لمرحلة التنفيذ للفترة المنتهية فى 31/12/2001 (الصفحتان 7 و8)

الجزء الثالث    الخطاب الموجه للادارة من المراجع الخارجى بشأن عملية المراجعة الخاصة للمشروع الطارئ لاعادة بناء المزارع فى كوسوفو للفترة المالية فى 31/12/2001 (الصفحات من 9 الى 42)

الجزء الأول

        كوسوفو، جمهورية يوغوسلافيا الاتحادية (الصرب والجبل الأسود)

        المشروع الطارئ لاعادة بناء المزارع

    منحــة الاتحـــاد الدولـــى للتنميـــة رقـــم حساب أمانــــة TF 23097، وTF 23822،

    وTF 24902/ مشروع رقم PO69325

                                    تقارير ادارة المشروع – صيغ اشارية

      التقرير ربع السنوى – تقرير ادارة المشروع عن الفترة المنتهية فى 31/12/2001

بيان المحتويات

التقرير المالى

A-1    مصادر أموال المشروع واستخدامها حسب فئة المصروفات

B-1    استخدام الأموال حسب أنشطة المشروع

C-1    التسوية بين المبالغ المبينة كأموال تلقاها المشروع من البنك الدولى والمبالغ المبينة كأموال أفرج عنها البنك الدولى

الجزء الثانى

الكشوفات المالية للمشروع الطارئ لإعادة بناء المزارع في كوسوفو عن مرحلة التنفيذ

في الفترة المنتهية فى 31 ديسمبر/كانون الأول 2001

تقرير المراجع الخارجي

    قامت هيئة مكتبي بمراجعة الكشوفات المالية المرفقة عن مرحلة تنفيذ مشروع الطوارئ لإعادة بناء المزارع في كوسوفو عن الفترة المنتهية في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001. وكما تحدد في الصلاحيات التي اتفق عليها بين البنك الدولي ومنظمة الأغذية والزراعة، فإن هذه الكشوف تتكـــون من الكشفين 1-A و1-B وعنوانيهما على التوالي“موارد المشروع واستخدام الأموال بحسب فئة الصرف” و “استخدامات الأموال بحسب أنشطة المشروع”، كما جاء في تقارير إدارة المشروع. وهذان الكشفان الماليان هما مسؤولية المدير العام لمنظمة الأغذية والزراعة التي قامت بتنفيذ المشروع. أما مسئوليتنا فهي إبداء الرأي بشأن هذا الكشفان الماليان على أساس المراجعة.

    وقد تمت المراجعة طبقا لمعايير المراجعة الموحَّدة المعمول بها في مجلس المراجعين الخارجيين للأمم المتحدة والوكالات المتخصصة والوكالة الدولية للطاقة الذرية، وطبقا للصلاحيات المشار إليها أنفا. وتفترض هذه المعايير أن يتم التخطيط لعملية المراجعة والقيام بها من أجل الحصول على تأكيدات معقولة بأن الكشوفات المالية خالية من أي خطأ مادي. وتشمل عملية المراجعة فحص القرائن، الداعمة للمبالغ والبيانات الموجودة في الكشوفات المالية على أساس الاختبار. كما تشمل عملية المراجعة تقدير المبادئ المحاسبية المستخدَمة وتقييم طريقة عرض الكشوفات المالية بشكل عام. وفي رأينا أن المراجعة تُرسي أساسا معقولا لرأينا.

    وبمقتضى الصلاحيات المشار إليها أنفا، فإن الكشوفات المالية المرفقة مُعدة على أساس المحاسبة النقدية، بناء على طلب البنك الدولي، وطبقا لشروط الاتفاق المبرم في 14 أغسطس/آب 2000 بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو وبين منظمة الأغذية والزراعة.

    وفي رأينا، أن الكشوفات المالية المشار إليها في الفقرة الأولى لا تعرض بطريقة واضحة، من كافة النواحي المادية، الأموال المتلقاة وتلك التي أُنفقت خلال الفترة المنتهية في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001 بما يتسق مع أساس المحاسبة النقدية المشار إليها من قبل، بسبب حذف مبلغ 000 481 1 دولار تتعلق بإنفاق المبلغ بمقتضى الالتزام الخاص رقم 3 (خطاب اعتماد صادر عن البنك الدولي لشراء أبقار كما هو مُفصَّل في الفقرات من 17 إلى 21 والفقرات من 28 إلى 31 من خطاب الإدارة).

    ومع ذلك، ففي رأينا، أن الكشوفات المالية المشار إليها في الفقرة الأولى تعرض بوضوح، من جميع النواحي المادية، الأرصدة النقدية لمشروع الطوارئ لإعادة بناء المزارع حتى 31 ديسمبر/كانون الأول 2001.

    وبناءً على الصلاحيات المشار إليها أنفا، فقد قامت هيئة مكتبي أيضا بمراجعة خمسة كشوف مصروفات استُخدِمت كأساس لتقديم طلبات سحب: ثلاثة منها لمنحة الاتحاد الدولي للتنمية وواحدة لكل من المنحة الهولندية والمنحة السويدية. واشتملت عمليات الفحص والمراقبة المُطَبَّقَة فحص الوثائق المؤيدة لكشوف المصروفات والمطابقة بين هذه الكشوفات وطلبات السحب من ناحية، والكشوفات المالية من ناحية أخرى. وتبيَّن أن جميع المصروفات كانت سليمة.

    وهذا التقرير مرفوع لعلم منظمة الأغذية والزراعة، والاتحاد الدولي للتنمية، وبعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو والبنك الدولي.

Francois LOGEROT

الرئيس الأول لديوان المحاسبات

الجمهورية الفرنسية

المراجع الخارجي

5 يوليو/تموز 2001

الجزء الثالث

الخطاب الموجه للإدارة بشأن عملية مراجعة المشروع الطارئ لإعادة بناء المزارع في كوسوفو

عن الفترة المنتهية في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001

نظرة عامة

المقدمة

1 -   خطاب الإدارة هذا مُقدَّم بشأن نتائج عملية مراجعة المشروع الطارئ لإعادة بناء المزارع في كوسوفو عن الفترة المنتهية في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001. ويمول هذا المشروع من البنك الدولي، ونفذته منظمة الأغذية والزراعة نيابة عن بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو (أنظر الملحق 1 للإطلاع على معلومات أساسية عن المشروع). وقد طلبت لجنة المالية مراجعة حسابات هذا المشروع بالتحديد في شهر مايو/أيار 2000 (الدورة الرابعة والتسعون) استنادا إلى المادة 12-6 من اللائحة المالية للمنظمة. وتحدد نطاق المراجعة بناء على الاتفاق الموقَّع بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو ومنظمة الأغذية والزراعة في 14 أغسطس/آب 2000، وبحسب الاختصاصات المعدَّلة التي تم الاتفاق عليها بين البنك الدولي والمنظمة في عام 2002. وقد أُجريت عملية المراجعة في المقر الرئيسي للمنظمة وفي الميدان. وقامت هيئة مكتبي بزيارة مقر المشروع في بريشتينا في شهر أبريل/نيسان 2002، كما نفذت عمليات الفحص في بلدية واحدة  وفى ضواحي بريشتينا حيث يُنفذ المشروع.

2 -   والخطاب الموجه إلى الإدارة، كُتب باللغة الإنكليزية، ويحتوي على الملاحظات والتوصيات التي نشأت عن مراجعة الكشوفات المالية للمشروع عن الفترة المنتهية في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001 (الجزء الأول) وعن عمليات الفحص المحدَّدة التي أُجريت بناء على الطلب الوارد في الفقرة 6 من الصلاحيات المعدَّلة المشار إليها أعلاه (الجزء الثاني). كما يتضمن الخطاب الموجه إلى الإدارة على تعليقات على الإجراءات التي اتخذَت استجابة للتوصيات الواردة في خطابنا السابق بشأن الفترة التي انتهت في 31 ديسمبر/كانون الأول 2000. والتعقيبات على هذه المسائل إما أنها واردة في القسم الذي تنتمي إليه أو مُجمَّعة في نهاية الوثيقة وفي أقسام معيَّنة حيث يجري تحليل وتقدير إجراءات متابعتها.

مراجعة الكشوفات المالية للمشروع

3 -   طبقا للفقرة الأولى من الصلاحيات المعدَّلة، قامت هيئة مكتبي بمراجعة الكشوفات المالية للمشروع الطارئ لإعادة بناء المزارع عن الفترة المنتهية في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001، والتي تضم ما يلي:

•    “كشوف الأموال المتلقاة والمصروفات المســددة [الكشفـــان 1 -A و 1 – B المعنونان “موارد المشروع واستخدام الأموال بحسب فئة الصرف” و“استخدام الأموال بحسب أنشطة المشروع” على التوالي] كما جاءت في تقارير إدارة المشروع”؛

•    “كشوف المصروفات” المستخدمة كأساس لتقديم طلبات السحب.

4 -   وتمت عملية المراجعة طبقا لمعايير المراجعة الموحَّدة المُطَبَّقة في فريق المراجعين الخارجيين للأمم المتحدة، والوكالات المتخصصة، والوكالة الدولية للطاقة الذرية. وتشترط هذه المعايير أن يتم التخطيط لعملية المراجعة وتنفيذها من أجل الحصول على تأكيد معقول بأن الكشوفات المالية خالية من أي أخطاء مادية. والمدير العام مسؤول عن إعداد هذه الكشوفات المالية، أما مسؤوليتنا فهي إبداء رأينا بشأنها.

5 -   ونفذت عملية المراجعة بما يتفق مع الصلاحيات المعدَّلة السابق ذكرها. واشتملت على فحص اختباري للمستندات المؤيدة للبيانات الواردة في الكشوفات المالية للمشروع. كما اشتملت على تقييم المبادئ المحاسبية المستخدَمة والامتثال للتفويضات القانونية، بالإضافة إلى تقييم العرض العام للكشوفات المالية. كما طُبِّقَت اللوائح والإجراءات المتبعة في منظمة الأغذية والزراعة على المشروع، باستثناء أي لوائح أو إجراءات معيَّنة أو ممارسات أفضل تكون الجهات المانحة قد حددتها أو أوصت بها باعتبارها شرطا للاتفاق على تقديم المنح. والواقع أن المشتريات تمت طبقا للوائح والإجراءات المتبعة في البنك الدولي، كما أن البنك حدد شكل التقارير التنفيذية والمالية.

6 -   وقد مكَّنتنا هذه المراجعة من إصدار رأينا صريحا بشأن مراجعة الكشوفات المالية للمشروع الطارئ لإعادة بناء المزارع عن الفترة المنتهية في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001، والوارد على الصفحة ؟

عمليات الفحص

7 -   بالإضافـة إلى مراجعة الحسابات، فقد قامت هيئة مكتبي بعمليات فحص خاصة وفقا لما جاء في الفقرة 6 من الصلاحيات المعدَّلة المذكورة أعلاه.

•    إجراء عمليات فحص – في مقر المنظمة وفي بريشتينا – للتغييرات التي أُدخلت في عام 2001 على ترتيبات ونُظم وإجراءات تنفيذ المشروع. وتم استعراض الجوانب التالية على وجه التحديد: التنظيم والتوظيف (أنظر الفقرات من 36 إلى 42) ونُظم الدفع (أنظر الفقرات من 43 إلى 46) والمسؤوليات المالية (أنظر الفقرات من 47 إلى 50) والتقارير إضافة إلى قوائم الحصر الميدانية (أنظر الفقرات من 51 إلى 53).

•    استعراض الجانب المتعلق بالمشتريات: تم فحص جميع العطاءات (باستثناء السلع التي يتم شراؤها بالتعاقد المباشر) المتعلقة بشراء السلع والخدمات التي تمت في عام 2001 (أنظر الفقرات من 54 إلى 59). كما رُوجعت خطابات الاتفاق المبرمة مع الوكالات المنفذة (أنظر الفقرات من 60 إلى 62).

•    وقامت هيئة مكتبي بمراجعة تنفيذ أربعة عناصر من عناصر المشروع في الميدان حتى الآن، وتابعت الملاحظات والتوصيات الواردة في خطابي السابق الموجه إلى الإدارة (أنظر الفقرات من 63 إلى 75).

ملخص التوصيات

8 -   يوجز الجدول التالي توصياتنا. ويوضح الجدول، بناءً على طلب لجنة المالية في سبتمبر/أيلول 2001 (الدورة السابعة والتسعون)، الأولوية النسبية لهذه التوصيات (أساسية، مهمة، أو تستحق الاهتمام(1)) إلى جانب الإطار الزمني لتنفيذها.

مراجعة الكشوفات المالية للمشروع

تقارير إدارة المشروع

مواعيد تقديم التقارير ومضمونها

9 -   تنفيذا للمادة العامة 3 – 6 من الاتفاق المبرم مع بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو، فإن على منظمة الأغذية والزراعة أن تقدِّم التقارير والوثائق المحددة في المرفق الرابع. ومن أهمها تقارير إدارة المشروع “تصدر كل ثلاثة أشهر من السنة التقويمية طوال عمر المشروع” بشكل يتسق مع الملحق السادس بكتيِّب تنفيذ مبادرة تغيير إدارة قرض الاتحاد. وكما يرد في الجدول 2 أدناه، فقد قُدِّم أول تقرير من إدارة المشروع إلى البنك الدولي بعد أكثر من شهرين من انتهاء ربع السنة الذي يتناوله التقرير، بسبب مسائل معلَّقة مع البنك الدولي. أما تقارير إدارة المشروع التالية فقد قُدِّمت دائما في حدود التاريخ الذي حدده كتيب تنفيذ المبادرة(2).

10 -  وبمقتضى الفقرة 3 من الصلاحيات المعدَّلة لمراجعة المشروع الطارئ لإعادة بناء المزارع في كوسوفو، فإن تقارير إدارة المشروع ينبغي أن تحتوي على:

•    (أ)   كشوف عن موارد المشروع واستخدام الأموال أثناء السنة المالية الجارية والاستخدام التجميعي حتى تاريخه، مع بيان المقارنة بين الأموال المدرجة في الميزانية والأموال الفعلية الواردة من البنك الدولي، وأموال المشروع الواردة من الجهات الأخرى المانحة، والأموال النظيرة كل على حدة، واستخدامات الأموال بحسب فئات المصروفات الرئيسية.

•        (ب)   كشوف لاستخدام الأموال بحسب أنشطة المشروع تبين مقارنات بين الأموال المدرجة في  الميزانية والمصروفات الفعلية بحسب البنود الرئيسية لمرحلة المشروع، عن السنة المالية الجارية والمصروفات التجميعية حتى تاريخه”

وكان هذا في الحقيقة هو الوضع بالنسبة لتقارير إدارة المشروع المقدمة عن المشروع في عام 2001.

11 -  أخيرا وليس آخرا “فإن على المنظمـــة أن تُعد تسوية – في شكل ملحق لتقريــــر  إدارة المشـــروع حتى 31 ديسمبر/كانون الأول 2001- بين المبالغ المدرجة باعتبارها “مبالغ تلقاها المشروع من البنك الدولي“ وبين تلك المبينة باعتبارها أموال أفرج عنها البنك الدولي. وكجزء من التسوية بين هذه الكشوف، يجب على المنظمة أن تبين آلية الافراج، مثل كشوف المصروفات، والالتزامات الخاصة، أو التسديد المباشر”. وقد قُدِّم هذا الملحق بالفعل مع تقرير إدارة المشروع عن الربع الأخير من عام 2001.

الرصيد الافتتاحي من الأموال المتاحة

12 -  كما يتبين من تقرير إدارة المشروع الذي قُدِّم عن الربع الأول من عام 2001، فإن الرصيد الافتتاحي فـــي 1 يناير/كانون الثاني 2001 بلغ 000 826 دولار. وعلاوة على ذلك حسم “فرق غير موضَّح” تبلغ قيمته 000 15 دولار من هذا الرصيــد، بمــا يجعــل الرصيــد الافتتاحي يقف عند مبلغ 000 811 دولار. والواقـــع أن الرصيــد الافتتاحي كان ينبغــي أن يكــون 000 839 دولار كما جاء في الكشوفات المالية المراجعة للمشروع عن المدة المنتهية في 31 ديسمبر/كانون الأول 2000. ويرجع الفارق إلى أن تقرير إدارة المشروع عن الربع الأول من عام 2001، الذي قُدِّم إلى البنك الدولي في يونيو/حزيران 2001، كان يستند إلى تقرير إدارة المشروع عن الربع الرابع من عام 2000، لا على الكشوفات المالية للمشروع التي لم ينته العمل فيها إلا في شهر نوفمبر/تشرين الثاني 2001.

13 -  للأسف، وكمـا جــاء في بالفعل في خطابي السابـق إلى الإدارة (أنظـر الفقرة 30). فإن المبلـغ الإجمالي المبين تحت “مصادر الأمـــوال” في تقريــر إدارة المشروع عــن الربـع الرابـع مـن عام 2000 كان خاطئا، إذ كان ينبغي أن يكـون  000 341 4 دولار، وليس 000 328 4 دولار (أي بفارق 000 13 دولار) للسببين التاليين.

•    إن قيمة خطابي الاعتماد الصادرين عن البنك الدولي سُجلت بزيادة قدرها 000 15 دولار.

•    أما المبلغ المتعلق بإيرادات الفائدة عن 000 28 دولار، لم يؤخذ في الاعتبار.

وقد تم تصحيح الزيادة في قيمة خطابي الاعتماد في تقرير إدارة المشروع عن الربع الأول من عام 2000، وهو ما يفسر حسم المبلغ السابق ذكره وقدره 000 15 دولار. أما الإيراد من الفائدة فقد أُدرج لاحقا في تقرير إدارة المشروع عن الربع الثاني من عام 2001.

نتائج المراجعة بالنسبة لمصادر الأموال

كشف منفصل لكل منحة

14 -  مُوِّلت مرحلة التنفيذ بداية من قبل الاتحاد الدولي للتنمية والحكومة الهولندية بمبلغ 10 ملايين دولار(3) و 1.8 مليون دولار(4) على التوالي. ثم حصل المشروع على تمويل إضافي في عام 2001 من الحكومة السويدية والاتحاد الدولي للتنمية بقيمة مليون دولار(5) و 4.1 مليون دولار(6) على التوالي. وفي خطابنا السابق إلى الإدارة (أنظر الفقرة 27) اشرنا إلى أنه نظرا لأن جميع المنح قُدمت عن طريق الاتحاد الدولي للتنمية، فلم تكن هناك كشوف منفصلة. ومع ذلك، ففي أعقاب طلب البنك الدولي بتحديد واضح لمختلف المساهمات وأن تُقيَّد المصروفات ذات الصلة على عناصر محددة، بحسب ميزانية المشروع، فقد أشارت المنظمة إلى أنها ستلتزم بهذا الطلب ابتداء من التقرير الخاص بالربع الثاني من عام 2001.

15 -  وهذا هو ما حدث بالفعل. فابتداءً من الربع الثاني من عام 2001، اشتملت جميع تقارير إدارة المشروع على كشوف منفصلة (الكشوف من 1-E1 إلى 1-E3) حيث يبين كل منها – بحسب المنحة – وضع الأموال الواردة والمصروفات منها. ولكن هيئة مكتبي لاحظت ما يلي:

•    رغم أن أرقام الكشف 1-E ينبغي أن تكــون بالدولار، فإنها كانت في أغلب الأحيان تُقرب إلى أقرب 000 1 دولار (أنظر الكشوف 1-E1 و 1-E2 عن ربـــع السنـــة الثاني والثالث والرابع، والكشف 1-E3 عن الربع الرابع).

•    لوحظ خطأ بسيط في الكشف 1-E3  (المنحة السويدية) عن الربع الثالث. فالأموال الواردة بلغت 689.67 863،  دولار وليس 719 863 دولارا كما هو مذكور. ومع ذلك فقد ورد الرقم الصحيح في ملحق تقرير إدارة المشروع عن الربع الرابع من عام 2001، الذي أعاد بيان المبالغ الواردة.

16 -  علاوة على ذلك، ورغم إصدار كشوف منفصلة عن كل منحة، فقد استمرت منظمة الأغذية والزراعة فيما يتصل بدفاتر حساباتها في إعادة تجميع كل الأموال الواردة في حساب أمانة واحد(7)، أثناء مرحلة التنفيذ تماشياً مع الممارسات التي تتبعها في المعتاد في حسابات المشروعات التي تساهم فيها عدة جهات مانحة. وحيث أن هذا الوضع لم ييسر تتبع الأموال الواردة وكتابة التقارير إلى الجهات المانحة، فإننا نوصي بفتح حسابات أمانة منفصلة لكل جهة مانحة بالنسبة للمشروعات التي تساهم فيها أكثر من جهة مانحة في المستقبل.

المصادر المختلفة للأموال

17 -  طبقاً للإجراءات المتفق عليها، فإن الأموال قد تتوافر للمشروع من المصادر المختلفة التالية:

•    سلفيات لتغطية تقديرات تكاليف تقديم السلع والخدمات لفترة أوَّلية يمكن أن تطلبها منظمة الأغذية والزراعة – طبقا للمادة 6-4 من الشروط العامة للاتفاق المبرم بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو والمنظمة.

•    وبعد ذلك، على المنظمة أن “تُعد بصورة دورية كشوف توضح المصروفات التي تكبدتها أثناء الفترة التي يغطيها هذا الكشف، بالشكل المحدد في المرفق التاسع” كشوف المصروفات الموحدة” مرفق بها طلب السحب.

•    وفي حالة شراء سلع تزيد قيمتها على مليون دولار للعقد الواحد أمر الشراء، كان البنك الدولي يصدر خطابات اعتماد بصورة مباشرة، وإن اقتصرت على نسبة 80 في المائة فقط من عمليات الشراء المرتبطة بالعقود أو أوامر الشراء. أما الـ10 في المائة من المدفوعات المسبقة والـ 10 في المائة المتبقية فتدفع في التسوية النهائية من قبل المنظمة عن طريق إجراءات التسديد المعتادة في المنظمة.

18 -  وكما يرد في الجدول 3 أدناه، فإن هناك ستة طلبات للسحب (أربعة منها من منحة الاتحاد الدولي للتنمية واثنان من المنحة السويدية) تم تجهيزهما في 2001، سواء لسلفيات الأموال أو لتسديد المصروفات على أساس كشوف المصروفات المقدمة. وبالإضافة إلى ذلك، فقد أصدر البنك الدولي خطابي اعتماد في أكتوبر/تشرين الأول 2001 لشراء أبقار وجرارات بقيمة 896 481 1 دولارا و 520 803 دولارا على التوالي ومع ذلك، فإن الخطاب الأول فقط هو الذي سُدد في 2001 (سُدد مبلغ 571 481 1 دولارا يوم 29 نوفمبر/تشيرين الثاني 2001، وبقى مبلغ 325 دولارا دون تسديد).

19 -  تحققت إيرادات الفائدة عن رصيد الأموال غير المستخدَمة. ونظرا لعدم وجود أي أحكام تتعلق بالإيرادات من الفائدة في الاتفاق المبرم بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو والمنظمة، فقد طبقت هذه الأخيرة الإجراءات التي تتبعها الآن بالنسبة لحسابات الأمانة. فطبقاً للمادة 250-253 من مجموعة التعليمات الإدارية في المنظمة، فإن “الفائدة تحسب على أساس نصف سنوي بمتوسط سعر الفائدة المتحقق أثناء الأشهر الستة السابقة، مطبقة على 80 في المائة من الرصيد النقدي لكل حساب أمانة في نهاية كل شهر من الشهور السابقة” أما إذا كان حساب الأمانة به عجز في رصيده النقدي، فإن الفائدة تحسم من قيمة العجز الكاملة طبقا للمادة 250-252 من مجموعة التعليمات الإدارية للمنظمة. وإجمالا، فإن صافي الفوائد التي حصل عليها المشروع في عام 2001 بلغ 030 19 دولارا، مقارنة مع 338 23 دولارا في عام 2000. ورغم ذلك، فلم يُدرج سوى 000 13 دولار – والتي تعادل إيرادات الفائدة عن ربع السنة الأول من عام 2001، تحت عنوان “مصادر الأموال” في تقرير إدارة المشروع عن الربع الثالث من عام 2001. وقد أُبلغت هيئة مكتبي بأن المبلغ الخاص بالربع الثاني من عام 2001 ورد في تقرير إدارة المشروع عن الربع الأول من عام 2002. وبالإضافة إلى ذلك، وفي عدم وجود حسابات أمانة منفصلة في دفاتر حسابات المنظمة، فإن الإيرادات من الفائدة لم تقيَّد لكل منحة. ونحن نوصي بالحصول من المصرف على إيضاحات عن استخدام إيرادات الفائدة التي حصل عليها المشروع حتى تاريخه.

20 -  كما يتبين من الجـــدول 3 السابق، فإن المبالغ التي وضعت تحت تصرف المشروع في عام 2001 كانت تصل إلى 770 262 5 دولارا في مجموعها. ولا يتفق هذا المبلغ مع المبلغ المذكور تحت “مصادر الأموال” في التقارير ربع السنوية لإدارة المشروع، التي لا تتعدى 000 781 3 دولار. ويرجع الفارق وقدره 000 481 1 دولار إلى حذف التسديد الذي أنجز في عام 2001 لواحد من خطابي الاعتماد الصادرين في أكتوبر/تشرين الأول 2001. كما لوحظ نفس الفرق بالطبع في مجموع المبالغ التي وضعت تحت تصرف المشروع منذ إنشائه. فقد ظهر مبلغ 000 922 10 دولار في تقرير إدارة المشروع المقدم عن الربع الأخير من عام 2001، سواء في الكشف 1-A أو في الملحق الخاص “بتسوية المبالغ المبينة (كمبالغ تلقاها المشروع من البنك الدولي) وتلك التي أفرج عنها البنك الدولي”. ونظرا لما سبق، فإننا نرى أن تقرير إدارة المشروع عن الربع الأخير من عام 2001 لا تعرض بطريقة سليمة – من جميع الجوانب المادية – قيمة المبالغ التي وضعت تحت تصرف المشروع في الفترة المنتهية في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001، ولا تلك التي تحت تصرف المشروع حتى الآن.

نتائج المراجعة بشأن استخدام الأموال

21 -  بناء على ما جاء في الفقرة 4 من الصلاحيات المعدَّلة، وبالإضافة إلى مراجعة تقارير إدارة المشروع، فقد طُلب إلينا أن نراجع أيضا جميع كشوف المصروفات المستخدَمة كأساس لتقديم طلبات السحب، وتطبيق الفحوصات والضوابط التي نراها ضرورية. وفي هذا الصدد، فقد نصت الصلاحيات المعدَّلة على ما يلي:

•    “ضرورة المقارنة الدقيقة بين هذه المصروفات واتفاقات التمويل التي يستفيد منها المشروع، ومع وثيقة تقدير المشروع من أجل الاسترشاد عندما يكون ذلك ضروريا.

•    إذا كانت هناك مصروفات ليس لها ما يبررها وأُدرجت في طلبات السحب وتم استردادها من هذه الأموال ينبغي أن يبين المراجع هذه المصروفات بصورة منفصلة”.

22 -  وبالإضافة إلى كشوف المصروفات التي ينبغي مراجعتها، فقد حصلت هيئة مكتبي على قوائم المعاملات الخاصة لكشوف المصروفات المقيدة على حساب المشروع في دفاتر حسابات المنظمة. واستخدَمَت هيئة مكتبي هذه الوثائق في القيام بتسوية المبالغ المبيَّنة في تقارير إدارة المشروع وكشوف المصروفات المقدَّمَة إلى البنك الدولي مع تلك المسجَّلة في دفاتر حسابات المنظمة حتى 31 ديسمبر/كانون الأول 2001. وكما هو مبين في الفقرة 2 (د) من الصلاحيات، “لا بد أن تكون هناك روابط واضحة بين دفاتر الحسابات والتقارير المقدمة إلى البنك الدولي”.

كشوف المصروفات المقدمة

23 -  كما يتبين من الجدول 4 أدناه، فقد تم تقديم خمسة كشوف مصروفات تتعلق بالإنفاق الذي أنجز عن المشروع في عام 2001: ثلاثة عن منحة الاتحاد الدولي للتنمية، وواحد لكلٍ من المنحة الهولندية والمنحة السويدية. ولم تُقدَّم هذه الكشوف بصورة منتظمة أو عندما يصل الانفاق إلى مبلغ معيَّن. وعلى سبيل المثال، فإن كشفا واحدا من هذه الكشوف، وهو الكشف الخاص بالمنحة السويدية كان يغطي المصروفات عن الفترة من يوليو/تموز 2001 حتى يناير/كانون الثاني 2002 بمبلغ إجمالي قدره 129 958 دولارا. وبالمثل فقد كان كشف المصروفات المقدَّم عن منحة الاتحاد الدولي للتنمية مع طلب السحب رقم 7 يتضمن مصروفات أُنفقت من يوليو/تموز حتى ديسمبر/كانون الأول 2001 بمبلغ إجمالي يتعدى 1.7 مليون دولار. وفي نفس الوقت فقد كانت هناك سلفية مطلوبة بقيمة مليون دولار.

24 -  وفيما يتعلق بالتواتر المناسب لتقديم كشوف المصروفات، فإن البند 4-6 (د) من اللائحة العامة للاتفاق المبرم بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو وبين منظمة الأغذية والزراعة ينص على أن تُقدِّم هذه الأخيرة “كشوف دورية تمثل المصروفات المدفوعة أثناء الفترة التي يغطيها الكشف، بالصيغة المحددة في المرفق التاسع”. ولكن طبقا لدليل الإفراج عن الأموال المعمول به في البنك الدولي، فإن “كشوف المصروفات تُعدّ عادةً على أسس شهرية أو ربع سنوية”(8). وبالنسبة للمشروع في عام 2001، فإن من رأينا أن تقدَّم هذه الكشوفات مرة واحدة على الأقل كل ربع سنة، لما لذلك من المزايا التالية:

•    إن ذلك سيحول دون تقديم كشوف مصروفات بمبالغ كبيرة وبنود عديدة كما سبق ذكره، وبالتالي سيقلِّل من احتمالات الخطأ.

•    سيُسهِّل ذلك إعداد تقارير إدارة المشروع، التي ينبغي إعدادها كل ثلاثة أشهر.

•    إن ذلك كان سيمول دون تقديم المنظمة سلفيات للمشروع عن الربع الأخير من عام 2001. ولم يكن ذلك متعارضا فحسب مع المبدأ المشار إليه في المادة 250-113 من مجموعة التعليمات الإدارية في المنظمة(9)، بل إنه لم يكن مناسبا نظرا لحالة الخزانة في المنظمة.

ونظرا لما سبق، فإننا نوصي بأن تُقدَّم كشوف المصروفات في المستقبل مرة واحدة على الأقل كل ثلاثة أشهر.

25 -  وفقا للمادة 12-30 من سياسات التشغيل في البنك الدولي، فإن نظام كشوف المصروفات يشترط أن يكون لدى المشروع “قدرات إدارية ومحاسبية على إعداد سجلات لكشوف المصروفات والمحافظة عليها، وجعلها جاهزة للفحص” حيث أن جميع الوثائق الداعمة محفوظة. وبالنسبة لهذا المشروع، فقد أُبلغت هيئة مكتبي بأن كشوف المصروفات تُعدّ على أساس قوائم معاملات المصروفات المقيَّدة على المشروع، والمستخرجة من مستودع البيانات في جداول نظــــام EXCEL. ولكن المشكلة رغم ذلك هي أن هيئة مكتبي لم تستطع الحصول على هذه الجداول، (سواء في شكل أوراق أو صيغة الكترونية)، والتي تمثل مسار تتبع المراجعة بين دفاتر الحسابات في المنظمة وكل كشف من كشوف المصروفات المقدمة. ولم تحصل هيئة مكتبي في الواقع سوى على جداول عن الإنفاق الكلي لعام 2001. ونظرا لما سبق، فإننا نوصي بتحسين طريقة حفظ سجلات كشوف المصروفات والاتفاق على مسار تتبع سليم للمراجعة بالنسبة لكل كشف من هذه الكشوف، لا عن المصروفات المدفوعة في مقر المنظمة، بل وعن تلك المدفوعة في الميدان أيضا.

26 -  لاحظت هيئة مكتبي فيما يتعلق بكشف المصروفات المقدَّم مع طلب السحب رقم 4 (منحة الوكالة الدولية للتنمية) أن المبلغ المذكور تحت العمود المعنون “مجموع المدفوعات التراكمية” سُجِّل خطأ بقيمة 610 498 1 دولارات بدلا من 821 717 1 دولارا، بسبب خصم مبلغ 211 219 دولارا “حتى لا يتجاوز مجموع الأموال المتاحة للمنحة في هذا التاريخ. ”وفي رأينا، أن هذا الطرح يثير الاضطراب. فمجموع العمود المعنون “مجموع المدفوعات التراكمية” ينبغي أن يعكس قيمة المصروفات المدفوعة. وأي حسم من السلفيات لا ينبغي أن يظهر إلا في العمود المعنون “المبلغ المطلوب في هذا الطلب”.

27 -  وبالنسبة للمصروفات التي تُدفع في الميدان، فإن كتابة التقارير عنها بحسب طبيعة الإنفاق لم تكن على الصورة المرجوة، نظرا لأن المصروفات كانت تُقيَّد في أغلب الأحيان على الفئة الخطأ في دفاتر حسابات المنظمة. وكمثال، فإن شراء 25 ثورا من الأسواق المحلية بمبلغ 366.20 18 دولار التي ترد تفاصيلها في الفقرة 68، وردت في التقارير مع مصروفات أخرى قيمتها الإجمالية 521 28 دولارا، تحت عنوان “معدات تتعلق بالمكتب” في كشف المصروفات المقدَّم مع طلب السحب رقم 7 (منحة الاتحاد الدولي للتنمية).

تسوية المبالغ المدرجة تحت عنوان “استخدام الأموال”

28 -  كجزء من “الاختبارات والضوابط التي تعتبر ضرورية” لمراجعة كشوف المصروفات كما جاء في الصلاحيات المعدَّلة المشار إليها أنفا، فقد كان في نية هيئة مكتبي القيام بتسوية مبالغ المصروفات (بحسب كشوف المصروفات المقدمة وخطاب الاعتماد الصادر) مع تقارير إدارة المشروع من ناحية، ومع دفاتر حسابات المنظمة من ناحية أخرى. ولكن تبين استحالة هذه التسوية عن كل ثلاثة أشهر من عام 2001، نظرا لعدم صدور كشوف المصروفات على أساس ربع سنوي، وعدم وجود مسار للمراجعة سواء لكشوف المصروفات أو لتقارير إدارة المشروع.

29 -  تجدر الإشارة إلى أن تقارير إدارة المشروع لم توضع على أساس كشوف المصروفات، وإنما على أساس قوائم معاملات المصروفات كما جاءت في دفاتر حسابات المنظمة. فترميز المصروفات (بحسب المنحة في الكشف 1-A وبحسب أنشطة المشروع تحت كل عنصر في الكشف 1-B) في جداول نظام  EXCEL. وقد حصلت هيئة مكتبي على بعض هذه الجداول، وليس كلها. ثم أن أوراق العمل لم تشكِّل مسار تتبع واضح للمراجعة من قوائم المعاملات إلى تقارير إدارة المشروع. وكانت النتيجة أن هيئة مكتبي لم تستطع سوى أن تُجري تسوية عامة للمشروع حتى تاريخه. ونظرا لما سبق، واستكمالا لتوصياتنا السابقة (أنظر الفقرتين 24 و 25) فإننا نوصي بتوحيد تاريخ انتهاء تقارير إدارة المشروع وكشوف المصروفات في المستقبل، بحيث يمكن أن توضَع الأولى على أساس الأخيرة مع مسار تتبع مراجعة سليم.

30 -  كما يتبين من الجدول 5 التالي، فإن مصروفات المشروع حتى تاريخه وصلت إلى 797 629 12 دولارا، مع الأخذ في الاعتبار المبلغ المسدد عن خطابي الضمان الصادرين وكشوف المصروفات المقدمة، ولكن مع إدخال التصحيحات التالية على تلك الكشوفات:

•    حسم مبلغ 886 69 دولارا من المبلغ المذكور في طلب السحب رقم 5 (منحة الاتحاد الدولي للتنمية) حيث أن البنك لم يقبل الصرف بدون وثائق مؤيدَة. ونظرا لأن مبلغ التعاقد كان أكثر من السقف المحدد في اتفاق حساب الأمانة، فلا بد من تقديم وثائق كاملة. وقد تم تصحيح هذا المبلغ في طلب السحب رقم 7 (منحة الاتحاد الدولي للتنمية) مع إدراج الوثائق المؤيدة المطلوبة.

•    حسم مبلغ 000 78 دولار من المبلغ المبيَّن في طلب السحب رقم 3 (المنحة السويدية) نظرا لأن المصروفات لم تدفع إلا في شهر يناير/كانون الثاني 2002.

31 -  طبقا لتقرير إدارة المشروع عن الربع الأخير من عام 2001، فقد سجل مبلغ 000 148 11 دولار كمصروفات للمشــروع حتى تاريــخه. ويتفــق هــذا المبلغ مع المبلــغ الــوارد في مصروفــات المشــروع في دفــاتر حسابات المنظمـــة حتى 31 ديسمبر/كانون الأول 2001. ومع ذلك، فإن هناك فرقا قدره 000 481 1 دولار عن المبلغ الوارد في الجدول رقم 5 السابق لأن خطاب الاعتماد الذي أصدره البنك الدولي عام 2001 والذي أُفرج عن قيمته في عام 2001، لم يؤخذ في الاعتبار. ونظرا لما سبق، فإننا نرى أن تقرير إدارة المشروع عن الربع الأخير من عام 2001 لا يقدِّم عرضا سليما-من جميع النواحي المادية- لقيمة المبلغ الذي أنفقه المشروع عن الفترة المنتهية في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001، ولا عن المشروع حتى تاريخه.

32 -  وهناك تسوية أخرى أجرتها هيئة مكتبي بهدف التحقق مما إذا كانت المفردات التفصيلية للمصروفات من كل منحة كما وردت في تقرير إدارة المشروع عن الربع الأخير من عام 2001 (الكشف 1-A) تتطابق بالفعل مع كشوف المصروفات المقدمة وخطابات الاعتماد الصادرة (الخطاب الصادر في عام 2001 لم يؤخذ في الاعتبار لأنه لم يرد في تقرير إدارة المشروع كما سبق القول). وكما يتبين من الجدول 6 التالي، فقد كان هناك فارق بسيط (ربما بسبب التقريب) في المنحة السويدية.

33 -  فيما يتعلق بالفروق الموجودة في منحة الاتحاد الدولي للتنمية والمنحة الهولندية، من الممكن تفسيرها بما حدث من إعادة تبويب المصروفات. ففي شهر يونيو/حزيران 2001، طلبت المنظمة تحويل مصروفات قيمتهـــا 054 337 دولارا للسلع و464 5 دولارا للخبراء الاستشاريين من منحة الاتحاد الدولي للتنمية إلى المنحة الهولندية “استنادا إلى مخصصات الميزانية”. ووافق البنك الدولي على هذا الطلب بتاريخ 22 أغسطس/آب 2001، وظهرت إعادة التبويب في آخر تقرير لإدارة المشروع عن السنة المنتهية في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001.

34 -  كما سعت هيئة مكتبي إلى التحقق مما إذا كانت المفردات التفصيلية للمصروفات بحسب أنشطة المشروع كما جاءت في تقارير إدارة المشروع عن الربع الأخير من عام 2001 (الكشف 1-B) تتفق بالفعل مع طبيعة المصروفات المسددة. وفي عدم وجود مسار تتبع للمراجعة، وعلى الأخص بالنسبة للمصروفات في الميدان، فإن التسوية لم تكن شاملة. أما عمليات الفحص التي أجرتها هيئة مكتبي على جميع المصروفات المسددة في مقر المنظمة، فلم يكن بها أي أخطاء.

أرصدة آخر المدة

35 -  على أساس نتائج المراجعة التي قامت بها هيئة مكتبي، قمنا بإعادة ترتيب ما كان ينبغي أن يكون مصدرا لأموال المشروع واستخداماتها حتى تاريخه، لكي يتسنى تحديد رصيد آخر المدة في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001. ومع عدم وجود مسار تتبع للمراجعة، فقد كانت المصروفات تخصص لكل ربع سنة على أساس كشوف المصروفات المقدمة وإعادة التبويب المذكورة أنفا. وكما يتبين من الجـــدول 7 أدنـــاه، فقـــد بلــــغ الرصيد فـــي آخر المدة 729 225 دولارا بالسالــب، قربـت إلى 000 225 دولار في تقرير إدارة المشروع عن الربع الأخير من عام 2001. أما بالنسبة لأرصدة آخر المدة بحسب كل منحة، فإن الفروق الملحوظة يمكن إرجاعها إلى التقريب. ونظرا لما سلف، فمن رأينا أن تقرير إدارة المشروع عن الربع الأخير من عام 2001 لا يعرض بصورة سليمة- من جميع الجوانب المادية- الرصيد النقدي للمشروع في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001، ولا المشروع حتى تاريخه.

عمليات الفحص الخاصة

تنظيم عملية تنفيذ المشروع

تنظيم عملية تنفيذ المشروع في مقر المنظمة

36 -  ينص المرفق الأول للاتفاق المبرم بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو وبين المنظمة على أن تنفذ المنظمة المشروع الطارئ لإعادة تنظيم المزارع في كوسوفو بواسطة مكتبها في بريشتينا والإدارات ذات الصلة في المقر الرئيسي، وفي مقدمتها إدارة عمليات الإغاثة الخاصة التابعة لمصلحة التعاون التقني. وفي عام 2001، وسعياً وراء تعزيز استجابة المنظمة إلى حالات الطوارئ، كان هناك اقتراح بتحويل هذه الإدارة الأخيرة إلى قسم جديد لعمليات الطوارئ وإعادة التأهيل. وبعد موافقة المجلس على هذا الاقتراح في دورته الحادية والعشرين بعد المائة في أكتوبر/تشرين الأول-نوفمبر/تشرين الثاني 2001، أنشئ القسم الجديد في أواخر عام 2001 وأوائل عام 2002. ويتكون هذا القسم الجديد من ثلاث إدارات مختلفة، هي وحدة الإحياء والسياسات الإنسانية المسؤولة عن السياسات وإدارة برامج الإغاثة الخاصة المسؤولة عن برنامج “النفط مقابل الغذاء” في العراق، وإدارة عمليات الطوارئ لعمليات الطوارئ الأخرى، بما في ذلك مشروع الطوارئ في كوسوفو.

37 -  وتم تعيين الرئيس الجديد لإدارة إدارة عمليات الطوارئ كمسؤول عن المشروع الطارئ لإعادة بناء المزارع في كوسوفو، بينما تولى موظف عمليات (ف-4) المسؤولية المباشرة عن إدارة المشروع. وساعدهما في ذلك خبراء استشاريون في مجال العمليات لمتابعة الأعمال اليومية للمشروع، بالإضافة إلى مراجع داخلي سابق (ف-4) (على سبيل الإعارة حتى شهر مارس/آذار 2001 عندما نُقل إلى إدارة عمليات الإغاثة الخاصة) الذي تولى في شهر يوليو/تموز 2000 مهام الأخصائي الاستشاري الدولي للإدارة المالية، خلفا للاستشاري الدولي الذي كان معيَّنا من قبل.

38 -  وإلى جانب إدارة إدارة عمليات الطوارئ، كانت أهم الأقسام والإدارات الأخرى في المقر التي شاركت بصورة واضحة في المشروع: إدارة المشتريات، المسؤولة عن شراء السلع والخدمات طبقا للقواعد واللوائح المعمول بها في البنك الدولي، وقسم المالية، الذي كان مسؤولا عما يلي:

•    بالنسبة لمجموعة المحاسبة في المشروع: إمساك الحسابات المالية وإدارة سجلات المحاسبة ودفتر الأستاذ، وتقديم المشورة في مجال الإدارة المالية، وتنظيم حسابات المشروع والترتيبات الخاصة بإغلاق الحساب وإتمام المشروع، واعتماد كشوف المصروفات وتقارير إدارة المشروع.

•    بالنسبة لوحدة حسابات القبض: رصد الأموال التي يتلقاها المشروع من الجهات المانحة.

•    بالنسبة لوحدة حسابات الدفع: اعتماد حسابات الدفع الخاصة بالمشروع التي تُدفع في مقر المنظمة، وإصدار اعتمادات الميزانية الميدانية للمصروفات التي تُنفق في الميدان.

•    بالنسبة لمجموعة الحسابات اللامركزية: إدارة سجلات السلفة المستديمة، والمعالجة الدقيقة والسليمة للمعاملات التي تمت الموافقة عليها بالصورة المناسبة.

تنظيم فريق إدارة المشروع في كوسوفو

39 -  تم تشكيل فريق لإدارة المشروع تحت رعاية مكتب المنظمة في بريشتينا، لتنفيذ أنشطة المشروع بالتعاون مع المنظمات غير الحكومية. وتمشيا مع ما جاء في المرفق الثالث بالاتفاق المبرم بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو وبين منظمة الأغذية والزراعة، تم تعيين خبير استشاري دولي قائدا للفريق ونائبا لمنسق الطوارئ تحت الإشراف العام لرئيس إدارتا عمليات الطوارئ / وادارة عمليات الاغاثة الخاصة. ويتولى رئيس الفريق مسؤولية إدارة المشروع، أي: تعيين الموظفين المحليين، وتنسيق عمل الخبراء الاستشاريين الدوليين والمحليين، والاتصال بالسلطات القطرية، وغيرها من منظمات الأمم المتحدة والمنظمات غير الحكومية والجهات المانحة.

40 -  وكنا قد ذكرنا في خطابنا السابق إلى الإدارة (أنظر الفقرة 42) أن عدم وجود نائب قطري لرئيس الفريق، كما كان مقررا في الأصل في خطة تنفيذ المشروع المؤرخة 5 مايو/أيار 2000، زاد عبء العمل بصورة واضحة على قائد الفريق لا سيما بالنسبة لإدارة الموظفين المحليين. ثم أنه في عدم وجود أخصائي دولي للجوانب اللوجستية خاص بالمشروع، فإننا كنا قد أوصينا (أنظر الفقرتين 44 و 45) بضرورة التفكير في تحسين الجوانب اللوجستية نظرا لأنها عنصر هام في التنفيذ السليم للمشروع. ويسعدنا أن نذكر في هذا التقرير أن التعاقد مع نائب قطري لقائد الفريق في أبريل/نيسان 2001 ساعد على حل هاتين المشكلتين، نظرا لأن مسؤولياته تمتد إلى جميع الأنشطة، بما فيها الجوانب اللوجستية. ثم أن المشروع واصل- بموافقة البنك الدولي- اقتسام التكاليف المتعلقة بخبير استشاري دولي في الجوانب اللوجستية تم التعاقد معه من جانب مكتب المنظمة في كوسوفو للمساعدة في المسائل اللوجستية الخاصة بمشروع آخر جاري تقوم بتنفيذه ادارتا عمليات الطوارئ / ادارة عمليات الاغاثة الخاصة في كوسوفو. كما تحسنت عملية الرصد في مناطق الأقليات نظرا لتعيين خبيرين استشاريين قطريين لبعض الوقت لهذا الغرض بالذات، كما تم تدريبهما على عمليات التلقيح الصناعي.

41 -  وفي نهاية عام 2001، كان العاملون المحليون (22 في مجموعهم) يعملون بثلاثة أنواع مختلفة من العقود: وظائف الخدمات العامة في الميدان لسبعة منهم، وخبراء استشاريين قطريين لستة منهم، وعمال مؤقتين للتسعة الباقين، وهم على وجه التحديد:

•    أربعة فنيين من موظفي البلديات كانوا يعملون من قبل لدى إحدى الوكالات المنفذة وتعاقدت المنظمة معهم اعتبارا من 1 يناير/كانون الثاني 2001.

•    أربعة سائقين لنقل الفنيين إلى بلديتي غلوغوفتش وسكندراي، وتعاقدت المنظمة معهم اعتبارا من 1 يناير/كانون الثاني 2001 أيضا.

•    نائب قائد الفريق الذي تم التعاقد معه في أبريل/نيسان 2001.

42 -  وعند زيارة هيئة مكتبي إلى كوسوفو (أبريل/نيسان 2002) تغيَّر العقد المؤقت لنائب قائد الفريق إلى عقد لخبير استشاري قطري. أما الفنيون الأربعة والسائقون الأربعة السابق ذكرهم فظلوا بعقود عمال مؤقتين. وهو ما يتعارض مع أحكام القسم 374-71 من مجموعة التعليمات الإدارية للمنظمة، والتي تسمح “في ظل ظروف معيَّنة بتعيين موظفين في حالة عدم وجود وظائف منشأة للقيام بأنشطة أو مشروعات معيَّنة” ولكن، وطبقا لشروط التعيين المنصوص عليها في المرفق دال، فإن مثل هذه العقود ينبغي فقط أن تكون عن “فترات لا تتجاوز ثلاثة أشهر وتتكرر لنفس الفرد، بشرط أن تكون هناك فترات انقطاع معقولة بين كل عقد والآخر، وألا تزيد فترة التعاقد عن ستة أشهر في كل 12 شهرا”. ونظرا لما سبق، فإننا نوصي بإنهاء التعاقد مع الفنيين الأربعة والسائقين الأربعة باعتبارهم عمالا مؤقتين، وأن يتم التعاقد معهم على أساس يتماشى بصورة أكبر مع الطبيعة المستمرة للخدمات التي يؤدونها. ووقت كتابة خطابي هذا إلى الإدارة، علمت هيئة مكتبي أن هذه التوصية موضع دراسة.

الإدارة المالية للمشروع

النظم المستخدَمة في عمليات الدفع

43 -  كما جاء بالتفصيل في رسالتنا السابقة إلى الإدارة (أنظر الفقرات من 59 إلى 62) فإن المصروفات المدفوعة في مقر المنظمة كانت تُعامَل عادة بنفس الإجراءات المعتادة في المنظمة. ولكن التسديدات المتعلقة بشراء السلع التي تزيد قيمتها عن مليون دولار للعقد الواحد أو أمر الشراء الواحد فكانت تتم من خلال خطابات اعتماد من البنك الدولي، ولكن ذلك كان يقتصر على 80 في المائة من عمليات الشراء المتعلقة بالعقود أو أوامر الشراء كما سبق أن ذكرنا. وكنا في رسالتنا السابقة قد عقَّبنا على أن نظام أوراكل الموجود في المنظمة لا يصلح للقيام بعمليات الدفع التي يقوم بها البنك الدولي عن طريق خطابات الاعتماد، وأوصينا بإدخال هذه الطريقة حيث أن هيئة مكتبي أُبلِغَت بأنه من الممكن تنفيذ ذلك باستخدام الوظيفية الموحدة. وبالنسبة لخطابي الاعتماد الصادرين في 2001، فقد أُدخِلت بالفعل تعديلات يدوية على نظام أوراكل أساس إدراج مدفوعات البنك الدولي باعتبارها مساهمة في المشروع.

44 -  أما في الميدان، فإن المدفوعات كانت تُعَالَج عن طريق حساب السلفة المستديمة الخاص بمكتب المنظمة، وتسدد إما بشيكات على حساب مصرفي يفتحه مكتب المنظمة في أحد المصارف المحلية، أو تسدد من بند النثريات بالنسبة للمبالغ الصغيرة. ولكن، نظرا لأن نظام المحاسبة الميداني لم يكن مستخدَما، فإن جميع المعاملات كانت تدخل في دفاتر حسابات المنظمة في المقر الرئيسي. وكنا قد علَّقنا في خطابنا السابق إلى الإدارة (أنظر الفقرة 64) على أن القاعدة التي تنص على التعامل مع الحساب المصرفي على أساس التوقيعات المشتركة من جانب أحد الموظفين من المجموعة ألف وآخر من المجموعة باء، لم تكن مطبقة في جميع الحالات. ولكن لوحظ تحسُّن في هذا المجال. ومع ذلك، فإن استعراض توقيعات المجموعتين أسفر عن وجود إسم المنسِّق السابق لمكتب المنظمة ضمن قائمة من لهم حق التوقيع التي يحتفظ بها المقر حتى الآن، رغم أنه ترك وظيفته في شهر ديسمبر/كانون الأول 2001. ونظرا لما سبق، فإننا نوصي بتعديل قائمة من لهم حق التوقيع، والتفكير في إمكانية إدخال نظام المراجعة الميدانية في كوسوفو.

45 -  وفيما يتعلق بتوزيع المسؤوليات بين الموظفين المسؤولين عن الموافقة والاعتماد والترخيص، فقد كان الموقف في المشروع الطارئ لإعادة بناء المزارع في كوسوفو عام 2001 كما يلي:

•    كان قائد الفريق هو المسؤول الوحيد عن اعتماد الصرف. وبهذه الصفة، كانت له سلطة التعاقد مع الغير، والالتزام ماليا بأموال المشروع، وبالتالي اعتماد المدفوعات ذات الصلة في حدود موافقات الميزانية الميدانية الصادرة.

•    تم تعيين سبعة أخصائيين محليين كمسؤولين لهم حق التصديق على الصرف (اثنان للمشتريات المحلية، واثنان للرصد، واثنان لعنصر الثروة الحيوانية والخدمات البيطرية، وواحد لعنصر الميكنة) بالإضافة إلى موظف المشتريات ونائب قائد الفريق. وتم استكمال نماذج التوقيع على هذا الأساس.

•    المسؤولون الذين لهم حق التوقيع في الحساب المصرفي وصرافو النثريات، هم الموظفون الذين لهم حق التصديق والصرف.

46 -  كانت النثريات تقدم كسلفيات ثم يتم تجديدها من حساب السلفة المستديمة في مكتب المنظمة بمبلغ تم تحديده بثلاثة آلاف مارك ألماني. وكان قائد الفريق هو المسؤول عن النثريات للمشروع، كما تم تعيين مساعد إداري جديد كصراف للنثريات طبقا للتعليمات المكتوبة من قبل قائد الفريق بتاريخ 22 أكتوبر/تشرين الأول 2001. واعتبارا من 24 يناير/كانون الثاني 2001، تم تحويل النثريات إلى اليورو. وقد قامت هيئة مكتبي بمراجعة دفاتر النقدية الموجودة كما قامت بمراجعة النقدية الموجودة في الصندوق، دون أن تجد أي فروق. وكنا قد أوصينا في رسالتنا السابقة إلى الإدارة (أنظر الفقرة 72) بشراء آلة للكشف على المارك الألماني ومن بعده اليورو، نظرا لأن الأوراق النقدية المزيفة أمر شائع. ولكن هذه التوصية لم تنفذ. وكانت الأسباب المقدمة هي أن المدفوعات التي تسدد نقدا ضئيلة، بالإضافة إلى عدم وجود صعوبات ملموسة في هذا الشأن.

المسؤوليات المالية وكتابة التقارير

47 -  نصت خطة تنفيذ المشروع المؤرخة 5 مايو/أيار 2000 على أن “المسؤولية العامة عن الإدارة المالية للمشروع تقع على عاتق المنظمة، مع تحمل مقرها في روما للمسؤولية الأولى، بينما تقع المسؤولية في المقام الثاني على عاتق مكتبها في بريشتينا”. وكما سبق أن ذكرنا، فإن رئيس إدارتي إدارة عمليات الطوارئ/ادارة عمليات الاغاثة الخاصة هو المسؤول عن ميزانية المشروع، بينما يتولى قائد الفريق سلطة الإنفاق المحلي بإصدار اعتمادات الميزانية الميدانية. وكنا في رسالتنا السابقة إلى الإدارة (أنظر الفقرة 50) قد علَّقنا على عدم وجود إجراءات مالية وتشغيلية كافية للمشروع، وهو ما تأكدت الحاجة الماسة إليه حيث أن المشروع كان يُدار طبقا لخليط القواعد واللوائح المعمول بها في كلٍ من المنظمة والبنك الدولي. فطبقا لخطة تنفيذ المشروع، كان المفترض أن يكون هناك مجموعة تعليمات في 30 يونيو/حزيران 2000 على الأكثر. والواقع أنه لم يتم إعداد مشروع لهذه التعليمات إلا في فبراير/شباط 2001. ولكن لا يمكن اعتباره مشروعا مُرضيا، لأنه لم يكن كافيا من الناحية التشغيلية لإعطاء توجيهات تفصيلية للمسئولين عن التسويات وكتابة التقارير إلى البنك الدولي. ولذا فإننا كنا قد أوصينا بالانتهاء من مجموعة التعليمات وإصدارها بأسرع وقت، على أن يكون ذلك في جميع الحالات، قبل أي مساهمة جديدة تصل من البنك الدولي.

48 -  وقد كشفت الزيارة الميدانية التي قامت بها هيئة مكتبي عن أنه لم يحدث أي تقدم في هذا المجال. فنسخة التعليمات المالية كانت لدى قائد الفريق، ولكن المساعد المالي الإداري للمشروع والمسؤول الإداري في المنظمة زعما أنهما لا يعلمان بوجودها. كما لاحظت هيئة مكتبي أن التعليمات الإدارية موضع الحديث- والتي ليست مؤرخة- لا تغطي سوى المنحة الأصلية للاتحاد الدولي للتنمية والمنحة الهولندية. ولذا ينبغي تحديثها لتشمل الميزانيات المقابلة للمنحة السويدية والمنحة الإيطالية والمنحة الإضافية للاتحاد الدولي للتنمية. وأخيرا وليس آخراً، فإن مجموعة التعليمات لم تتضمن إجراءات محددة تتعلق بحساب الإيرادات المتحققة في الميدان، وإصدار كشوف مصروفات عن المصروفات المدفوعة محليا، ولا التسوية بين تقارير المنظمة وتقارير البنك الدولي. ووقت كتابة هذا الخطاب، أُبلغَت هيئة مكتبي بالاعتراف بضرورة أن تكون الإجراءات المالية أكثر شمولا في تغطيتها. ومع ذلك فإن المنظمة ترى أن تخصيص مجموعة تعليمات منفصلة للشؤون المالية للمشروع ليست هي الطريقة المثلى لتحقيق ذلك، وأشارت إلى أن هناك مادة توجيهية تحت الإعداد. ونحن نوصي- أيا كان الشكل الذي ستكون عليه مجموعة التعليمات في نهاية الأمر، بالإسراع بإصدار الإجراءات المالية الإضافية اللازمة، وتحديث مجموعة التعليمات الحالية على الأقل لكي تأخذ في اعتبارها التمويل الإضافي الذي حصل عليه المشروع.

49 -  وكنا في خطابنا السابق إلى الإدارة (أنظر الفقرة 51) قد علَّقنا أيضا على أوجه النقص التالية التي لاحظناها في الإدارة المالية للمشروع:

•    القصور الأول يتعلق بعملية التسوية التي تستغرق وقتا طويلا والتي كان ينبغي أن يقوم بها الموظف الذي يتولى مهام أخصائي دولي للإدارة المالية في إدارتي إدارة عمليات الطوارئ / ادارة عمليات الاغاثة الخاصة. فهذه العملية ضرورية في وضع كشوف المصروفات وتقارير إدارة المشروع، نظرا لأن اشتراطات البنك الدولي فيما يتعلق بالتقارير (المحاسبة على أساس نقدي) تتعارض مع نظام المحاسبة عند الاستحقاق المعمول به في المنظمة. وكنا قد أشرنا في عام 2001 إلى أن هذه العملية- التي يمكن التحكم فيها نسبيا في مرحلة التجهيز، قد تصبح مشكلة كبيرة مع زيادة مستوى الإنفاق في مرحلة التنفيذ.

•    وفي رأينا أن هذه المخاطر قد زادت لأن الضوابط على الوثائق الخارجة (كشوف المصروفات وتقارير إدارة المشروع) محدودة سواء في إدارة عمليات الإغاثة الخاصة أو قسم المالية، حيث أن مسؤوليتهما هي الموافقة على كشوف المصروفات وعلى تقارير إدارة المشروع قبل إرسالها إلى البنك الدولي.

50 -  وفي رأينا، أن جودة التقارير التي تُرفع إلى البنك الدولي لن تتحسن إلا بوضع إجراءات واضحة لإعداد كشوف المصروفات وتقارير إدارة المشروع، مع وجود رقابة حقيقية على جميع المستويات المعنية. ولذا، فإننا نوصى بوضع إجراءات تفصيلية لإعداد كشوف المصروفات وتقارير إدارة المشروع، وأن توكل مسؤولية وضع هذه الكشوفات والتقارير إلى قسم المالية، الذي يتعامل عادة مع التقارير التي تُرفع إلى الجهات المانحة. وأخيرا وليس آخرا، فإننا نوصي بأن يقوم مكتب المراجعة الداخلية والتفتيش بإجراء استعراضات منتظمة للتقارير التي تُرفع إلى البنك.

حصر أُصول المشروع الطارئ لإعادة بناء المزارع في كوسوفو

51 -  كنا قد علَّقنا في رسالتنا السابقة إلى الإدارة (أنظر الفقرتين 57 و 58) على أوجه النقص التي لوحظَت في إدارة ومراقبة عملية الحصر للمعدات غير الهالكة والإمدادات والمعدات الهالكة. وكنا قد أوصينا تحديدا بوضع مشروع للإجراءات المتعلقة بالحصر الدائم للمخازن، وعلى الأخص بالنسبة لدقة مراجعة الأدوية والمعدات البيطرية التي تدخل إلى المخزن، وتلك التي تُوزع على الأطباء البيطريين. وتبين من استعراض المتابعة الذي قامت به هيئة مكتبي أثناء زيارتها لكوسوفو أن هذه الإجراءات قد تمت بالفعل. ولكن، وكما سيتضح من الفقرات التالية، فإن هناك مجالات ما زالت بحاجة إلى تحسين.

52 -  قامت هيئة مكتبي بعمليات مراجعة موضعية على أساس سجلات الجرد الموجودة محليا. ولكن هيئة مكتبي حصلت على سجلين مختلفين:

•    سجل الحصر الأول (الذي سيعرف فيما يلي باسم سجل الحصر لدى المنظمة) ويحتوي على جميع البنود الموجودة لدى مكتب المنظمة والمخزونة في مخزنه وفي الأحياء المجاورة في بريشتينا.

•    سجل الحصر الثاني (والذي سيسمى فيما يلي باسم سجل حصر المشروع) ولا يحتوي إلا على البنود المتعلقة بالمشروع والمخزونة في الطابق الأول من مقر المشروع في بريشتينا أو الموزعة بين مخزن المنظمة ومقر المشروع.

53 -  وتبين من عمليات المراجعة على الطبيعة أن كلا السجلين ليس شاملا. والأكثر من ذلك أنهما لا يتطابقان كل منهما مع الآخر كما يتضح من الجدول 8 أدناه. ولذا، فإننا نوصي بفتح سجل حصر واحد شامل، مع إيضاح ملكية البنود المدرجة فيه (المنظمة أو المشروع أو مشروعات أخرى ) وأماكن هذه البنود.

مشتريات السلع والخدمات

54 -  في عام 2001 بلغ مجموع أعمال مشتريات السلع والخدمات ما قيمته 277,24 303 4 دولار، صدر لها 28 أمر شراء. ويبين الجدول 9 أدناه المفردات التفصيلية للسلع والخدمات، ونوع الإجراءات.

المناقصات التي تمت وفق إجراءات العطاءات الدولية المحدودة

55 -  قامت هيئة مكتبي بفحص ثلاثة عمليات مشتريات (الأبقار، والآلات الزراعية، ومعدات المختبرات) التي وفق إجراءات العطاءات الدولية المحدودة كما يتبين من الجدول 10 أدناه، وتبين لها أن هذه العمليات مطابقة للقواعد واللوائح المطبقة.

•    تم استشارة البنك الدولي في جميع الحالات، وأعرب البنك عن رأيه في إرساء المناقصة ومشروع العقد.

•    في الحالات التي توافر فيها أقل من ثلاثة عطاءات سليمة (حالتان) تم بالفعل الحصول على موافقة لجنة المشتريات في المنظمة قبل إبرام العقد مع المورِّدين. وفي الحالتين المذكورتين، تم أيضا إبلاغ البنك الدولي والحصول على عدم اعتراضه.

•    جميع عمليات تسليم السلع تمت مراجعتها بواسطة شركة للإشراف والمعاينة بتكاليــف إجمالية قدرها 500 20 دولار.

56 -  كما أشرنا في خطابنا السابق إلى الإدارة (أنظر الفقرة 84) فإن خطة المشتريات الواردة في المرفق الثاني عشر من الاتفاق المبرم بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو وبين المنظمة، توقعت أن يُوقَّع العقد الخاص بمعدات المختَبَرات في نهاية شهر نوفمبر/تشرين الثاني 2000. والواقع أن أمر الشراء لم يُوقَّع إلا في أبريل/نيسان 2001. وتم توريد الدفعتان الأوليان في شهري أغسطس/آب وسبتمبر/أيلول 2001، أي في حدود الموعد المقرر في أمر الشراء. ورغم ذلك، فإن إحدى الشحنات التي تمت بالطائرة لم تصل إلا في 7 نوفمبر/تشرين الثاني 2001. وكان التفسير الذي قُدِّم إلى هيئة مكتبي هو أن عملية التسليم تأخرت بسبب أحداث 11 سبتمبر/أيلول 2001، التي تسببت في تشديد التعليمات بالنسبة لبعض السلع الخطرة، بالإضافة إلى وقف تصاريح الاستيراد والتصدير. وبالإضافة إلى ذلك، وفي أعقاب الخلاف الذي وقع مع مورِّد أحد البنود (أفران حرق المخلفات)، قررت المنظمة عدم صرف التأمين وقيمته 296 32 دولارا والساري حتى 30 يوليو/تموز 2002.

المناقصات المنفذة وفق إجراءات الشراء المحلي

57 -  استعرضت هيئة مكتبي المناقصة الوحيدة التي تمت وفق إجراءات الشراء المحلي، والتي تتعلق بمركزات علفية للأبقار كما يتبين من الجدول 11 التالي. وكما حدث في عام 2000 فإن التعاقد على توريد مركزات علفية للأبقار تم مع إحدى شركات التصدير والاستيراد الموجودة في كوسوفو، ولكن المركزات العلفية نفسها كانت منتجة في بلد آخر.

تعليقات عامة على مشتريات السلع بموجب إجراءات العطاءات الدولية المحدودة وإجراءات الشراء المحلي

58 -  لوحظ ما يلي بالنسبة لأعمال المشتريات الأربع التي تمت بطريقتي العطاءات الدولية المحدودة والشراء المحلي:

•    أن جميع طلبات الشراء حدثت بعد اختيار الموردين وقبل ستة أيام في المتوسط من إصدار أمر الشراء الخاص بها، وهو ما لا يتفق مع أحكام المادة 502-31 من مجموعة التعليمات الإدارية للمنظمة. وكما حدث من قبل بالنسبة لعمليات الطوارئ الأخرى، فإننا نوصي بإصدار طلبات الشراء بما يتفق والقواعد واللوائح السارية.

•    أشارت التقارير إلى أن تسليم السلع تم في حدود المواعيد المتفق عليها في أوامر الشراء. باستثناء حالة واحدة، فلم تظهر تواريخ التسليم في الملفات. ولكن ينبغي أن نلاحظ أنه لم يتم أي تعاقد على أساس أفضل عامل أولي للتسليم، وأن تواريخ التسليم المتفق عليها لم تكن كافية للقيام بالدفع، الذي لم يكن يتم إلا بعد إصدار شهادات أو تقارير قبول من الشركة المشرفة. ورغم ذلك، فإننا نوصي بإدراج المعلومات الخاصة بتواريخ التسليم الفعلية في الملفات الموجودة بالمقر دائما.

المناقصات التي تمت وفق إجراءات الاختيار على أساس الجودة والتكلفة

59 -  كما سبق أن ذكرنا في الفقرتين 92 و93 من خطابنا السابق إلى الإدارة، فقد بدأت هيئة مكتبي في استعراض المناقصة الوحيدة التي تمت بطريقة الاختيار على أساس الجودة والتكلفة في أوائل العام الماضي. وكما يتبين من الجدول 12 أدناه، فإن أمر الشراء لم يوقَّع إلا في 10 مايو/أيار 2001، بمبلغ إجمالي قيمته 000 890 دولار. وبالإضافة إلى ذلك، فإن تعديل العقد وُقِّع من جانب المورِّد والمنظمة في تاريخ 7 فبراير/شباط و 4 مارس/آذار 2002 على التوالي، من أجل إعادة تخصيص الأموال بحسب المصروفات، دون زيادة المبلغ المتفق عليه في أمر الشراء الأصلي.

خطابات الاتفاق

60 -  في عام 2001، تم التعاقد مع 4 منظمات غير حكومية، هي World Vision (WV) كندا و Goal Ireland, Mercy  Corps International (MCI) و Agence d'Aide àla Coopération Technique et au Développement (ACTED) كوكالات منفذة، وأوكلت إليها مهمة اختيار المستفيدين والمشاركة في أنشطة التوزيع والرصد. وكما يتبين من الجدول 13 أدناه، فقد أوكل إلى كل منها مسؤولية عنصر معيَّن وقطاع جغرافي محدد. وكما جاء في خطابنا السابق إلى الإدارة (أنظر الفقرتين 52 و53) فإن فريق إدارة المشروع تولى أنشطة الرصد التي كان قد تم التعاقد عليها من قبـل مـــع منظمــة Action Against Hunger بعد انسحاب هذه المنظمة غير الحكومية من كوسوفو في مارس/آذار 2001، والتعاقد مع الفنيين الأربعة والسائقين الأربعـــة المشار إليهــم فـــي الفقـــرات من 40 إلى 42.

61 -  ولكي يقوم فريق إدارة المشروع بأنشطة الرصد المباشر في بلديتي سكندراي وغلوغوفتش، فقد كان عليه أن يستأجر أربع سيارات بتكلفة إجمالية قدرها 454 174 مارك ألماني في عام 2001، أي ما يعادل 000 80 دولار تقريبا. وبإعادة النظر في هذا الوضع، فربما كان من الأنسب من حيث الجدوى الاقتصادية، شراء هذه السيارات. ومع ذلك، فلم يكن واضحا منذ البداية إلى متى ستستمر أنشطة الرصد المباشر هذه. ومع إضافة المرتبات المدفوعة للفنيين والسائقين، فإن إجمالي تكلفة أنشطة الرصد يصل إلى 094 302 مارك ألماني، أي ما يعادل 000 140 دولار تقريبا. وقد يبدو هذا المبلغ كبيرا بالمقارنة بالمبلغ المدفوع إلى المنظمات غير الحكومية كما يتبين من الجدول 14 أدناه. ومع ذلك فلم تكن هناك منظمة حكومية يمكن أن تتسلم العمل من منظمة العمل الدولى لمكافحة الجوع في ذلك الوقت. ثم أن التعاقد مع الفنيين أعطى للمشروع قدرا من المرونة.

62 -  وفيما يتعلق بخطاب الاتفاق المبرم مع منظمة Goal Ireland، الذي كان مقررا تمويله من المنحة السويدية، فقد لاحظت هيئة مكتبي أنه بسبب الخسارة في سعر التحويل عندما تم تحويل قيمة المنحة إلى الدولار الأمريكي، فقد اتفق الطرفان على تخفيض المبلغ إلى 000 878 دولار. وكما جاء في الكشف النهائي للمصروفات الذي بعثت به المنظمة غير الحكومية، فإن المبلغ النهائي كان 371 899 دولارا. ولكن تطبيقا للاتفاق المبدئي، فإن المبلغ الذي أنفقته المنظمة غير الحكومية بالزيادة وقدره 371 21 دولارا، لم تسدده المنظمة، التي سوت الدفعة الختامية في شهر يناير/كانون الثاني 2002.

تنفيذ عناصر المشروع الأربعة

63 -  استعرضت هيئة مكتبي تنفيذ العناصر الأربعة التالية للمشروع:

•    العنصر الأول: دعم إعادة تكوين قطعان الأبقار.

•    العنصر الثاني: إصلاح الخدمات البيطرية.

•    العنصر الثالث: إصلاح وإحلال الماكينات الزراعية.

•    العنصر الرابع: دعم بناء القدرات.

    قامت هيئة مكتبي بتحرياتها في مكتب المنظمة في بريشتينا وفي الميدان على السواء. فبالنسبة للعنصر الأول راجعت الهيئة الملفات المتعلقة بإعادة تمليك العجول، والأبقار المذبوحة وشراء الثيران محليا. وبالنسبة للعنصر الثاني زارت الهيئة المختَبَر المركزي لتشخيص الأمراض البيطرية. وبالنسبة للعنصر الثالث تمت مراجعة تنفيذ إحدى المنظمات غير الحكومية لبرنامج الجرارات القديمة. وبالنسبة للعنصر الرابع قامت الهيئة بزيارة وزارة الزراعة والتقت بكبير الاستشاريين الزراعيين المسؤول عن دعم بناء القدرات.

العنصر الأول: دعم إعادة تكوين قطعان الأبقار

القصور في التعرف على الأبقار

64 -  في خطابنا السابق إلى الإدارة (أنظر الفقرة 97) كنا قد علَّقنا على أوجه القصور التي وجدناها فيما يتعلق بتحديد الأبقار، مع استحالة التأكد من أن الأبقار التي سُلِّمَت هي الأبقار التي تم اختيارها بالفعل، حيث تعذَّر علينا التوفيق بين الأرقام التي تثبت في آذان أبقار الاتحاد الأوروبي وتلك الخاصة بالبنك الدولي. وتبيَّن من عملية المتابعة التي أجرتها هيئة مكتبي أن هناك تحسُّنا في هذا المجال. فقائمة الأبقار المستوردة المكتوبة قبل وصول كل شحنة، كانت أكثر شمولا مع معلومات تسمح بالتعرف على كل حيوان (من الأرقام المُثَبَّتة في آذان الحيوانات). وكانت هذه القائمة ترسل بعد ذلك إلى فريق إدارة المشروع بعد عملية الاختيار، وتُستخدَم في الكشف على الحيوانات عند وصولها من الطائرة.

أوجه القصور في نظام الرصد

65 -  كنا في خطابنا السابق إلى الإدارة (أنظر الفقرة 98) قد عَلَّقنا على أوجه النقص التي لوحظت في نظام الرصد، حيث سجلات المزارع ليست مستوفاة بطريقة مناسبة بمعرفة المزارعين، وحيث عملية الرصد التي تتم بمعرفة الوكالات المنفذة قاصرة على مجرد المتابعة الإدارية. وقد لاحظت هيئة مكتبي بعض التقدم في عام 2002، لا سيما في متابعة إنتاج الألبان. ففي 20 أبريل/نيسان 2001، أصدر قائد الفريق تعليماته إلى الأخصائيين المعنيين (فنيو متابعة الحيوانات، والأخصائي البيطري القطري، والأخصائي القطري للحيوانات (بتوزيع “سطول معايرة تُستخدَم في جمع البيانات عن إنتاج الألبان” وأوصاهم “بجمع البيانات عن إنتاج الألبان بصورة أفضل في كل من سكندراي وغلوغوفيتش”.

إعادة تمليك العجول

66 -  جاء في تقرير نهاية البعثة الذي وضعه الأخصائي الدولي لتقييم ومتابعة المشروع (من 4 إلى 22 يونيو/حزيران 2001)، أن “هناك عدد يتراوح بين 15 و 20 بقرة بها أجنَّة ميتة وأرحام ملتهبة”. ولذا “فقد وضع المشروع نظاما للتخلص من هذه الأبقار، ببيعها للذبح ثم شراء أبقار أصغر منها من السوق المحلي وإعادتها إلى المزارعين”. وكان من رأي هيئة مكتبي أن المتابعة التي قام بها فريق إدارة المشروع للتخلص من البقرات كانت قرارا سليما. ومع ذلك لم تحصل هيئة مكتبي على معلومات تفصيلية عن كيفية وضع هذا النظام، ومدى مشاركة فريق إدارة المشروع فيه وطريقة تسجيل مثل هذه المعاملات. والواقع أنه لم تسجل أي معاملة من هذا النوع، كما أن الفرق بين سعر البيع وسعر الشراء-إن وُجِد- كان يُحمَّل على المزارع. ولذا فإننا نوصي بوضع إجراءات تفصيلية لهذا الغرض. ثم أنه في حالة مشاركة فريق إدارة المشروع بصورة مباشرة في عملية البيع والشراء، فإننا نوصي بأن تُقيَّد المعاملات المتعلقة بذلك بصورة رسمية وأن تُوثَّق بصورة مناسبة. وأخيرا وليس آخرا، فتلافياً لأي مخاطر غش، فإننا نوصي بأن يجمع فريق إدارة المشروعات الأرقام التي تُثَبَّت في آذان البقرات المباعة.

الأبقار التي تباع للذبح

67 -  تشير قاعدة بيانات المتابعة في المشروع إلى أنه تم بيع 13 بقرة لذبحها. ولكن التسوية التي قامت بها هيئة مكتبي على أساس الوثائق المؤيِّدة المتوفرة بيَّنت ما يلي:

•    لم تستطع البعثة العثور إلا على شهادة واحدة تسمح ببيع بقرة واحدة للذبح (صادرة عن الأخصائي البيطري القطري) (WP 2352).

•    بالنسبة لخمسة منها (WP 93 و 696 و 413 و 411 و 2016) لم تحصل هيئة مكتبي إلا على الروشتات الصادرة فقط أثناء علاج البقرات، ولم تحصل على الشهادات الخاصة بالذبح.

•    بالنسبة لسبعة منها، لم تكن هناك أي وثائق متوفرة.

في ضوء ما سبق، فإننا نوصي بإصدار شهادات الذبح على استمارة موحَّدة، وأن يتم حفظها في الملفات لتأييد المعلومات الموجودة في قاعدة بيانات الرصد الخاصة بالمشروع

الثيران المشتراة محليا

68 -  تقرر شراء 25 ثورا من المستفيدين الأساسيين. وهذه الثيران من إنتاج البقرات المستوردة في المرحلة الأولى من التنفيذ (بلديتا غليغوفيتش وسكندراي) ثم وُزِّعَت هذه الثيران على المزارعين الموجودين في المناطق النائية من البلديات الداخلة في المرحلة الثانية من التنفيذ (بلديتا كلينا وكوشتري)حيث يصعب تنفيذ التلقيح الصناعي. وكان من رأي هيئة مكتبي أن هذا الشراء المحلي بمبلغ إجمالي قدره366.20 18 دولار كان قراراً سليما، حيث أن هذه الثيران لها ميزة الصفات الوراثية الجيدة، في الوقت الذي تأقلمت فيه بالفعل مع ظروف كوسوفو.

العنصر الثاني: إصلاح الخدمات البيطرية

69 -  كانت عمليات إصلاح مبنى المُختَبَر المركزي لتشخيص الأمراض البيطرية قد انتهت وقت زيارة هيئة مكتبي له. وكانت المعدات التي اشترتها منظمة الأغذية والزراعة (أنظر الفقرة 56) قد نُقِلَت إلى إدارة الزراعة (بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو) وخُزِّنَت في المبنى، وإن لم تركب بالكامل. وحيث أن هيئة مكتبي قد أشارت إلى احتمال عدم استخدام كيماويات معيَّنة قبل تاريخ انتهاء صلاحيتها، فقد جرت عملية تفتيش بناءً على توصية الهيئة، ولكن لم يُعثَر على أي مواد منتهية الصلاحية بالفعل. والحقيقة أن هناك ما يقرب من 80 في المائة من الكيماويات موضع الحديث صالحة للاستخدام لمدة تتراوح بين ثلاث وخمس سنوات من تاريخ فتحها، بينما الباقي يصلح لمدة سنتين بعد تاريخ فتحه.

70 -  وقد أُبلغت هيئة مكتبي بأن التأخير في تشغيل المختَبَر المركزي لتشخيص الأمراض البيطرية يرجع إلى نزاع بشأن الملكية والإدارة. فمسودة اختصاصات الخبير الاستشاري الدولي للمختَبَر أرسلت إلى بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو في شهر نوفمبر/تشرين الثاني 2001، ولم يصل الرد عليها إلا في فبراير/شباط 2002. وكنا قد أشرنا بالفعل في خطابنا السابق إلى الإدارة (أنظر الفقرتين 84 و 99) إلى هذه الأخطار المتوقعة، حيث أن المختَبَر المركزي عنصر أساسي بالفعل في متابعة أي خطر لمرض وبائي قد يضر بالأبقار المُسَلَّمَة إلى المشروع. وكمثال فإنه ينبغي الكشف على الثيران الموزعة كل ثلاثة أشهر. وبالمثل فإن عدم وجود المختَبَر المركزي لمساندة الأخصائيين البيطريين والأطباء البيطريين في عملهم، يمثل مشكلة واضحة.

العنصر الثالث: إصلاح وإحلال الآلات الزراعية

71 -  راجعت هيئة مكتبي تنفيذ برنامج إصلاح الجرارات القديمة الذي تعاقدت منظمة الأغذية والزراعة بشأنه مع إحدى المنظمات غير الحكومية. وبعد تقدير الأضرار الموجودة في الجرارات، خُصِّصَت ميزانية لكل قرية، ووُضعَت قوائم للمزارعين المُختارِين وقطع الغيار اللازمة بالتعاون مع زعماء القرى. وتم التعاقد مع ثلاثة مورِّدين بمعرفة إحدى المنظمات غير الحكومية لتوريد قطع الغيار إلى المزارعين. وكانت أول عملية اختبار أجرتها هيئة مكتبي عبارة عن التحقق-على أساس عيِّنة عشوائية- من أن تسليم قطع الغيار إلى المزارعين وتسديد ثمنها إلى الموردين يتفق مع الشروط الواردة في خطاب الاتفاق المبرم مع منظمة الأغذية والزراعة. وكان هذا هو الوضع بالفعل.

72 -  أما الاختبار الثاني فكان عبارة عن التحقق من أن الجرارات التي تم إصلاحها تعمل ويمكن استخدامها بالفعل في الحرث. وقد أُجري هذا الاختبار في قريتين لم يقم الأخصائين القطري للميكنة بمراجعتهما من قبل. وكان هناك ستة جرارات خاصة بالبرنامج في قرية ترديفيتش و 13 جراراً في قرية كرايكوفي. ومع ذلك فأثناء زيارة هيئة مكتبي، لم نعثر إلا على 16 جراراً فقط (اثنان لم يكونا بالمزرعة والثالث تم بيعه). وكما يتبين من الجدول 15 أدناه، فإن تسعة جرارات فقط من 16 جراراً جرى فحصها (أي 56.25 في المائة) كانت تعمل، ولكن ثمانية منها فقط (أي 50 في المائة) يمكن استخدامها في الحرث وقت زيارة هيئة مكتبي.

73 -  ولكن هيئة مكتبي كانت تشعر بالقلق من تفسير هذه النتائج، التي كانت أقل من تلك التي جمعها الأخصائي الدولي للميكنة في المشروع والمنظمات غير الحكومية (85 في المائة نسبة الجرارات الصالحة للعمل) وفي رأي هؤلاء، أن العوامل التالية ينبغي أن تؤخذ في الاعتبار:

•    أن بعض المستفيدين ربما ذكروا أن جراراتهم لا تعمل، أملاً في الحصول على المزيد من المساعدات.

•    وفي القرى التي تمت زيارتها، اتخذت الوكالة المنفذة قراراً بإصلاح أكبر عدد ممكن من الجرارات، وبالتالي زيادة توزيع قطع الغيار بدلا من إصلاح عدد محدود من الجرارات إصلاحا كاملا بمدخلات من الخدمات والفنيين الميكانيكيين. وربما ادعى بعض المزارعين قدرتهم على تركيب قطع الغيار بأنفسهم ولكنهم عجزوا عن ذلك. كما أن بعضهم اشتكى إلى هيئة مكتبي من أن قطع الغيار المسلمة لهم لا تناسب جراراتهم. كما أن بعض المستفيدين الآخرين ادعى أنه يستطيع تحمل تكاليف الخدمة ولكنه عجز عن ذلك بالفعل.

•    أن البرنامج مُصَمَّم للجرارات القديمة، أو المستعملة، أو تلك التي تعجز قوتها عن الحرث. ومتوسط تكلفة التصليح منخفضة إذا أخذنا في الاعتبار عدد الجرارات التي تم تصليحها. وعند هذا الحد، كان البرنامج يحقق مردودية التكاليف بالفعل.

العنصر الرابع: بناء القدرات

74 -  اختلف عنصر بناء القدرات عن العناصر الثلاثة الأخرى للمشروع، نظراً لأنه يركز على بناء المؤسسات لا على توزيع الأصول. ورغم ذلك فإنه عنصر هام في المشروع إذ أنه مُصَمَّم لكي يسهل الانتقال من مرحلة الطوارئ إلى التنمية. وكما سبق أن ذكرنا في الفقرة 59، فقد تم التعاقد مع إحدى الشركات الاستشارية بعقد إجمالي قيمته 000 890 دولار لتقديم ما يلي بصفة أساسية:

•    دعم الأنشطة اليومية لوزارة الزراعة والغابات والتنمية الريفية، بما في ذلك التدريب على المهارات الأساسية مثل تصميم وتوزيع دليل ارشادي مرجعي لمستخدمي شبكة الحاسوب.

•    برنامج تدريبي معيَّن للموظفين المدنيين المتوقع أن يتولوا مراكز قيادية في الوزارة، بما في ذلك الأمين العام الدائم المنتظَر (دورات تدريبية رسمية حظيت بحضور كبير، ودورات دراسية أغلبها في سلوفينيا).

•    المساعدة في صياغة مسوحات وسياسات وقواعد (وقت زيارة هيئة مكتبي، كان هناك “كتاباً أخضر” يمثل سياسة الوزارة في طريقه إلى الصدور، كما كان يجري إعداد قواعد في مجال الكيماويات والأسمدة، وجودة البذور، ومعايير الصحة النباتية).

75 -  ولكن اختصاصات الشركة الاستشارية لم تشمل تقديم الخدمات الاستشارية في تشكيل جمعيات المنتجين وتنمية القطاع الزراعي. كما لاحظت هيئة مكتبي أن الوزارة تواجه صعوبات في شَغل بعض الوظائف الموجودة في الهيكل التنظيمي نظرا لضآلة مرتباتها بالمقارنة بمرتبات الخبراء الاستشاريين المحليين. ومن المنتظر أن يمتد عنصر بناء القدرات حتى سبتمبر/أيلول 2002، عندما تتولى الوكالة الأوروبية للتعمير دعم بناء القدرات وتمويله.

التقدير العام

76 -  وقت زيارة هيئة مكتبي، كان المشروع يسير طبقا للجدول الزمني المقرر له رغم التأخير الذي حدث في المختَبَر المركزي لتشخيص الأمراض البيطرية. وكان توزيع الأبقار المستوردة ساريا، كما حدث تحسُّن في رصد عملية التوزيع لمناطق الأقليات. وعند هذا الحد، كان تنفيذ المشروع يُعتَبَر ناجحا. ومع ذلك وكما ذكرنا في خطابنا السابق إلى الإدارة، فإن عدم وجود مُختَبَر لتشخيص الأمراض البيطرية حتى آخر عام 2001 لم يسمح بالوقاية الكاملة من الأخطار البيطرية باحتمالات الأمراض الوبائية. كما أننا لاحظنا أن أغلب توصياتنا السابقة، المتصلة اتصالاً مباشرا بالمشروع، قد نُفذت. أما بالنسبة للتوصيات القابلة للتطبيق على اتفاقات المشروع القادمة (وضع أحكام تتصل بالإيرادات من الفائدة، وتكاليف الدعم، والتقييم التفصيلي للاحتياجات المعيَّنة قبل إبرام أي اتفاق) فلا نستطيع إلا أن نقول، في هذه المرحلة، أن المنظمة راغبة في أخذها في الاعتبار بالنسبة للمستقبل.

كلمة تقدير

77 -  نود أن نُسجِّل تقديرنا للتعاون والمساعدة التي قدمها لنا المدير العام وموظفوه أثناء عملية المراجعة.

François LOGEROT

الرئيس الأول لديوان المحاسبات في الجمهورية الفرنسية

المراجع الخارجي

5 يوليو/تموز ‏2002‏

الملحق الأول: معلومات أساسية عن مشروع الطوارئ لإعادة بناء المزارع في كوسوفو

أهداف المشروع ومكوناته

    يهدف المشروع إلى زيادة الإنتاج الزراعي وإعادة النشاط إلى الاقتصاد الريفي، بالاستثمار في الأصول الزراعية الرئيسية والخدمات الزراعية الهامة، وهو يتكون من العناصر الخمسة التالية:

•    عنصر قُطعان الأبقار (11.8 مليون دولار) وهو عبارة عن توزيع الأبقار على مستفيدين مختارين، سيحصلون أيضا على خدمات ما بعد التسليم (خدمات بيطرية، ومركزات علفية، وتلقيح صناعي).

•    عنصر إصلاح الخدمات البيطرية (1.3 مليون دولار) وهو عبارة عن تقديم معدات بيطرية ومعدات التلقيح الصناعي، وأدوية وتدريب لإصلاح الخدمات البيطرية (الخاصة والعامة) في كوسوفو.

•    عنصر إصلاح الآلات الزراعية وإحلالها (7.9 مليون دولار) وهو خاص بإصلاح الجرارات التي بها أعطال بسيطة، وتوريد جرارات جديدة وآلات زراعية ضرورية.

•    عنصر بناء القدرات (0.9 مليون دولار) ويهدف إلى دعم إدارة الزراعة المنشأة حديثا ضمن الهيكل الإداري المؤقت المشترك، بتزويدها بالخبرة المحلية والدولية.

•    عنصر إدارة المشروع (3.1 مليون دولار) ويهدف إلى إنشاء ومساندة فريق لإدارة المشروع يعمل تحت مظلة وحدة تنسيق الطوارئ في المنظمة الموجودة في بريشتينا لتنفيذ الأنشطة بالتعاون مع المنظمات غير الحكومية.

تكاليف المشروع وتمويله

    من المقرر تنفيذ هذا المشروع الذي تصل تكلفته الكلية إلى 25 مليون دولار في ثمانية بلديات كانت أكثر تضررا من غيرها بالنزاعات الأخيرة، وذلك على مرحلتين منفصلتين:

•    المرحلة التحضيرية والتي تم خلالها تصميم المشروع وتقدير احتياجاته والتي انتهت في 30 سبتمبر/أيلول 2000. ومُوِّلَت بمنحة قدرها 000 565 دولار من الاتحاد الدولي للتنمية(10).

•    مرحلة التنفيذ، والتي بدأت في 1 أكتوبر/تشرين الأول 2000، ومولت المرحلة الأولى منها بمنحة من الاتحاد الدولي للتنمية قيمتها 10 ملايين دولار(11) وأخرى قيمتها 1.8 مليون دولار من الحكومة الهولندية(12) (عن طريق الاتحاد الدولي للتنمية) وشملت جميع عناصر المشروع في ثلاث بلديات فقط من البلديات الثمانى بالنسبة لعنصري قطعان الأبقار والآلات الزراعية. وتم الحصول على تمويل إضافي في عام 2001، لتمديد تنفيذ العنصرين السابق ذكرهما في خمس بلديات أخرى من منحة سويدية والاتحاد الدولي للتنمية بمبلغ مليون دولار(13) و 4.1 مليون دولار(14) على التوالي.

كوسوفو، جمهورية يوغوسلافيا الاتحادية (الصرب والجبل الأسود)

المشروع الطارئ لاعادة بناء المزارع – مرحلة التنفيذ

منحة الاتحاد الدولى للتنمية حساب أمانة رقم TF 23097, TF 23822, TF 24902/ مشروع رقم P069325

1-C    التسوية بين المبالغ المبينة كمبالغ تلقاها المشروع من البنك الدولى وتلك المبينة كمبالغ أفرج عنها البنك الدولى للفترة المنتهية فى 31/12/2001 (بالدولار)

قائمة الأموال التى تلقاها المشروع