المجلس

تقرير الدورة الأولى بعد المائة للجنة المالية
7-8/10/2002

مقدمة

1-      عرضت اللجنة على المجلس التقرير التالي عن دورتها الحادية بعد المائة.

2-      وحضر الجلسة الممثلون التالي أسماؤهم:

3 -       وأخذت اللجنة علما بأن السيد Alassane Wele قد تم تعيينه لاستكمال فترة ولاية السنغال في لجنة المالية.

 

4 -       وأبلــغ نائـــب الرئيس اللجنة بأن السيــد Humberto Molina Reyes (شيــلي)، رئيس لجنـــــة الماليــة، والسيـد Eiji Suzuki (اليابان) لن يتمكنا للأسف من حضور الدورة. وأخذت اللجنة علما بتعيين السيد Antonio A.Plaza Jiménez لتمثيل شيلي في غياب السيد Molina Reyes ، وتعيين السيد Fumihiro Kabuta لتمثيل اليابان في غياب السيد Suzuki .

 

5 -       وأشارت اللجنة لدى إقرار جدول الأعمال إلى أن برنامج الأغذية العالمي لم يقدم في دورتها الأخيرة الوثائق اللازمة بجميع اللغات المطلوبة فيما يتعلق بالبنود الخاصة به، وأن اللجنة قد قررت بناء على ذلك عقد هذه الدورة الخاصة للجنة المالية للنظر على النحو الواجب في تلك البنود قبل انعقاد الدورة المقبلة للمجلس التنفيذي للبرنامج. كما أشارت اللجنة إلى أن برنامج الأغذية العالمي سيتحمل تكاليف هذه الدورة الخاصة.

 

 

 

 

الموافقة على جدول الأعمال والجدول الزمني (الوثيقتان 1 / 101 و FC 101 /INF/ 1 )

 

6 -       افتتح الرئيس الاجتماع بتذكير اللجنة بدورها المنصوص عليه في الفقرة 4 من المادة الرابعة عشرة من النظام الأساسي للبرنامج في أنه "في جميع الأمور المتعلقة بالشؤون المالية للبرنامج، يلتمس المجلس مشورة لجنة الأمم المتحدة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية ولجنة المالية في منظمة الأغذية والزراعة".

 

تقرير البرنامج عن أداء الميزانية (للفترة 2000 - 2001 ) (الوثيقة WFP/EB. 3 / 2002 / 5 -B/ 1 )

 

7 -       استعرضت اللجنة وأحاطت علماً بتقرير أداء الميزانية للفترة 2000 - 2001 (WFP/EB.3/2002/5-B/1 ) المرفوع إليها لمناقشته وتقديم التوصيات بشأنه إلى المجلس التنفيذي، وأعربت عن تقديرها لما اتسم به من وضوح وشفافية في العرض ولأن هذا التقرير سيشكل مستقبلاً جزءاً من تقرير الإدارة السنوي.

 

8 -       وبعد مقدمة عرضها المدير التنفيذي المساعد لشؤون الإدارة التمست اللجنة في مناقشاتها توضيحات عن الموضوعات التالية، وهو ما قامت الأمانة بتوفيره:

 

(أ)    الفرق بين تقرير أداء الميزانية وتقرير المدير التنفيذي عن البيانات المالية لفترة السنتين وأسس إعداد هذين التقريرين . أبلغت الأمانة الحاضرين أن ه من المطلوب رفع هذين التقريرين إلى المجلس. ويُقدم تقرير أداء الميزانية الآن كل سنتين بموجب الفقرة 2 -ب( 3 ) من المادة السادسة من النظام الأساسي بعد أن كان يُقدم كل سنة. أما تقرير المدير التنفيذي ف هو يشكل جزءاً من الحسابات المراجعة على نحو ما تتطلب ا لفقرة 6 -ب من المادة الرابعة عشرة من النظام الأساسي. ويُجمل تقرير المدير التنفيذي ، الذي يقدم بشكل طوعي، كل المعالم البارزة في الإدارة المالية للبرنامج، ويجمع التوصيات المتعلقة بالمسائل المالية التي تغطيها الوثائق المالية الأخرى المعروضة على المجلس.

 

(ب)  استخدام وفور ات الحجم الكبير في النقل البحري لضمان خفض التكاليف وتحقيق الوفور ات . أشارت الأمانة إلى أن البرنامج يواصل إدارة تكاليف النقل ويسعى لتحقيق الكفاءة التكاليفية والاستفادة من وفور ات الحجم حيثما أمكن ذلك. وعلى سبيل المثال فإنه يجري ضم الشحنات الصغيرة في كل أنشطة الشحن لتقليل وخفض التكاليف.

 

(ج)  مصداقية أرقام الميزانية في مرحلتي الصياغة والمراجعة: أوضحت الأمانة أن صياغة الميزانيات التشغيلية الإجمالية لكل فئة برامجية تم على أساس شامل وقت تقديم الميزانية الأصلية. وعُدِّل ذلك في نهاية عام 2000 بناء على البيانات الفعلية للسنة الأولى من الفترة المالية وعلى التقديرات المتصلة بالسنة الثانية، وتم تحديثه. غير أنه على مستوى المشروعات أُدخلت تعديلات فورية وأكثر نشاطاً على الميزانيات. وأقرت الأمانة بأن هناك متسعاً للمزيد من التحسين في هذا الميدان، وذلك مثلاً في رصد الميزانيات وتعديلها في الوقت المناسب؛ و أوضحت أنه يمكن القيام بذلك الآن بفضل شبكة البرنامج ونظامه العالمي للمعلومات "WINGS ".

 

(د)   فلسفة ومسوغات زيادة موارد دعم البرامج والإدارة:

 

1 -       مفاهيم ومبررات الميزانية فيما يتصل باستخدام الموارد الإضافية لدعم البرامج والإدارة : تم تقديم اقتراح استخدام الموارد الإضافية لدعم البرامج والإدارة إلى المجلس عند رفع ميزانية الفترة المالية 2002 - 2003 . ويمكن الربط بين نسبة تقرب من 50 في المائة من الموارد الإضافية لدعم البرامج والإدارة والزيادة في مستوى العمليات، وذلك مثلاً من حيث الموظفين، وتحليل هشاشة الأوضاع ووضع خرائطها، والاستجابة الطارئة، ودراسات المعلومات الأساسية، والاتصالات. أما نسبة الـ 50   في المائة الباقية، والمتعلقة أساساً بتحسين النظم وأمن الموظفين، فهي ترتبط بصورة غير مباشرة بالزيادة في مستوى العمليات، غير أن هذه يمكن أن تسفر عن النهوض برصد مصروفات المشروعات.

 

2 -       تقدير توافر إيرادات إضافية قبل الزيادات في ميزانية دعم البرامج والإدارة : أوضحت الأمانة أن المدير التنفيذي قد أقر زيادة ميزانية دعم البرامج والإدارة على أساس الإيرادات المقدرة التي لن تصل مع ذلك قبل نهاية فترة السنتين.

 

9 -       ولاحظت اللجنة الانخفاض المستمر في المساهمات الموجهة للتنمية. وقد أثارت هذه المسألة قلق عدد من الأعضاء. ومن بين آثارها، أنه رئي أن لها تأثيرا هاما على رسالة البرنامج واستراتيجيته بشكل عام. وبصورة أعم، فإنها أثارت قضية المخاطر المحتملة على مستقبل البرنامج.

 

10 -     وخلصت اللجنة إلى أن ثمة حاجة إلى تبسيط أسلوب عرض المعلومات المالية على المجلس التنفيذي.

 

الحسابات المراجعة للفترة المالية ( 2000 - 2001 ) (الوثيقة WFP/EB. 3 / 2002 / 5 -A/ 1 / 1 - 5 )

 

11 -     أشار ممثل مراجع الحسابات الخارجي إلى أن رئيس ديوان المحاسبة قد قدم تقرير مراجعة الحسابات (القسم الثاني: رأي مراجع الحسابات الخارجي بشأن الكشوف المالية المراجعة للفترة 2000 – 2001 والقسم الثالث: تقرير مطول مقدم من المراجع الخارجي): إلى اللجنة في دورتها المائة وركز على النقاط التالية:

 

(أ)    قدم المراجع الخارجي رأيا غير مشروط بشأن الكشوف المالية.

(ب)  يشمل التقرير المطول 36 توصية وملحقاً بشأن الدراسة الاستقصائية التي أجريت عن استعراض عملية اللامركزية.

(ج)   صنفت التوصيات بحسب الموضوعات، أي المسائل المالية ( 12 )، وإدارة الخزانة ( 12 )، وعملية اللامركزية ( 5 )، وتنفيذ برنامج تحسين الإدارة المالية ( 7 ).

(د)   صنفت التوصيات أيضا تبعا لأولويتها والوقت المحدد لتنفيذها.

 

12 -     وعلق المدير التنفيذي المساعد على النحو التالي على القضايا الرئيسية التي حددها رئيس ديوان المحاسبة للجنة في دورتها السابقة:

 

(أ)    بالنسبة لعمليات الخزانة، أوضح رئيس ديوان المحاسبة أن الموارد النقدية المقدمة إلى البرنامج في صورة منحة و/أو أمانة قد أديرت بحكمة وأنه قد تم إحراز تقدم في تحسين إدارة الخزانة وأنشطتها، بما في ذلك، وعلى وجه الخصوص، التدابير التي أتخذتها الأمانة لتعزيز رصد أداء مديري الاستثمارات وتكاليف الاستثمار. وبهذا الغرض أنشأ المدير التنفيذي وظيفة موظف معني بالاستثمارات جاري التماس إقرار المجلس التنفيذي لها.

(ب)  وافقت الأمانة على تعليقات الرئيس بشأن برنامج تحسين الإدارة المالية، لاسيما بشأن الحاجة إلى مواصلة العمل في قضايا الهجرة القائمة.

(ج)  وبالنسبة لعملية اللامركزية، وافقت الأمانة على ضرورة إجراء دراسات مقارنة ملائمة قبل إنشاء المكاتب الإقليمية أو إعادة تنظيمها، والتعجيل بالتحليل الخاص بمقارنة تكاليف اللامركزية بالنسبة لفوائدها. ووافقت الأمانة أيضا على ضرورة مواصلة العمل بشأن المساهمات النقدية الحكومية النظيرة.

 

13 -     أعربت الأمانة، في ختام العرض الذي قدمته، عن تقديرها للرئيس الأول لديوان المحاسبة بالجمهورية الفرنسية وعن شكرها لمديرة المراجعة الخارجية للحسابات وأعضاء فريقها على العمل الواسع النطاق والشامل الذي قاموا به خلال الأعوام السابقة.

 

14 -      وأعرب المراجع الخارجي عن ارتياحه العام لاستجابة الأمانة للتوصيات الواردة في تقرير مراجعة الحسابات للفترة 2000 - 2001 ، وفي متابعة التوصيات الواردة في تقرير المراجعة للفترة 1998 - 1999 ، باستثناء معالجة المساهمات النقدية الحكومية النظيرة وتحليل مردودية تكاليف اللامركزية.

 

15 -      ولاحظت اللجنة لدى مناقشة تقرير المراجع الخارجي التأخير في إعداد وثيقة الإدارة المتعلقة بالاتفاقات مع الحكومات المضيفة بشأن المساهمات النقدية الحكومية النظيرة، وتفسير الأمانة بأنه يجري في غضون ذلك الاضطلاع بأعمال أساسية كثيرة، وأن مسألة المساهمات النقدية الحكومية النظيرة ستمثل جزءا من استعراض سياسات الموارد والتمويل طويل الأجل حسبما تنص وثيقة تكاليف الدعم غير المباشر (WFP/EB.3/2002 /5-C/1 ) . وأبلغت الأمانة اللجنة أن تحليل مردودية تكاليف عملية اللامركزية جار وسيعرض على المجلس التنفيذي في عام 2003 .

 

16 -     ولاحظت اللجنة زيادة تكاليف برنامج تحسين الإدارة المالية قياسا بالتقدير الأولي، وتفسر الأمانة ذلك بأن هذه التكاليف تتماشى مع البيانات الأساسية للصناعة، وأنها نتيجة توسيع نطاق البرنامج بما في ذلك نماذج الموارد البشرية/ كشوف المرتبات التي لم تكن مدرجة في الخطة الأصلية.

 

17 -     ولدى مناقشة إدارة أموال البرنامج واستثمارها، طرحت اللجنة أسئلة، أجابت عنها الأمانة، بشأن عملية اختيار مديري الاستثمارات، ومصادر المشورة المقدمة إلى لجنة الاستثمارات في البرنامج، والصندوق المشترك للمعاشات التقاعدية لموظفي الأمم المتحدة، وطلبت من المراجع الخارجي أن يعطي رأيه في إدارة الاستثمارات في البرنامج. وأوضح المراجع الخارجي أن الأمانة تتبع نهجا حذرا قد لا تكون نتائجه كبيرة، ولكنه حقق مع ذلك نتائج طيبة للاستثمارات في الفترة 2000 - 2001 . واستفسرت اللجنة عن سياسة البرنامج إزاء العضوية في لجنة الاستثمارات الداخلية التابعة له. وأوضحت الأمانة أن الفوائد تتأتى من وجود ممثلين من المنظمات الأخرى للأمم المتحدة في لجنتها الداخلية للاستثمارات من خلال تقاسم الدروس المستفادة واستطلاع فرص التعاون في المجالات الأخرى الممكنة.

 

18 -      وأشارت اللجنة، لدى بحث التوصيات التي قدمها المدير التنفيذي في الفقرة 84 من الوثيقة (WFP/EB.3 /2002/5-A/ 1/1 ) ، إلى أجزاء أخرى من الحسابات المراجعة لفترة السنتين ومن وثائق مالية أخرى (بشأن الأرصدة النقدية، والمشاريع المقفلة، ومعدل تكاليف الدعم غير المباشر). وطلبت اللجنة إيضاحات بشأن المسائل التالية، وحصلت عليها:

 

(أ)    حساب الأصول الرأسمالية (الفقرة 84 هـ): أوضحت الأمانة أن الغرض من حساب الأصول الرأسمالية هو تمويل تنمية الأصول والنظم التي ستدوم لما يزيد على فترة مالية واحدة، وأنها مستمرة أو غير متكررة بطبيعتها. وستخصم تكاليف المشروع وستدخر هذه المبالغ لصالح الحساب. وتظل سلطة إنشاء الحساب واتخاذ القرارات بشأن استخدامه في يد المجلس، حسبما ينص النظام المالي.

(ب)  أوضحت الأمانة طبيعة هذا الفائض وأكدت أنه لن يحدث في ظل النظام الجديد حالات لا يمكن في إطارها تحديد الجهات المانحة للأرصدة المالية.

(ج)   الأساس المستند إليه في صياغة خطة الإنفاق التي اقترحها المدير التنفيذي (الجدول 13 ، الفقرة 81 ): أوضحت الأمانة أنه من إجمالي المصروفات المزمعة البالغة 200 . 25 مليون دولار، تمثل المشاريع والبرامج 180 مليون دولار، منها 20 مليون دولار ستستخدم في سداد قرض صندوق الطوارئ المركزي المتجدد. والمعياران الأساسيان اللذان يحكمان عملية التوزيع المقترحة بين الفئات الرنامجية هما مدى إلحاح المصروفات وتحديد المشاريع منقوصة التمويل. وأوضحت الأمانة كذلك أن توقيت المصروفات الفعلية يتوقف على موافقة الجهات المانحة المعنية على إعادة برمجة الأموال. والمكون الرئيسي الآخر للمصروفات ضروري لدعم ورصد التنفيذ الفعال للمشاريع، وإن كان لا يتصل مباشرة بالمشاريع.

(د)   الموافقات بأثر رجعي: وجهت اللجنة الانتباه إلى ضرورة وجود أداة ملائمة للسعي إلى الحصول على موافقات وتأكيدات بأثر رجعي من المجلس بشأن مصروفات محددة. واقترحت أن يبحث مشروع التسيير والإدارة في البرنامج هذا الأمر.

 

19 -     وحدد المراجع الخارجي السابق المخاطر الرئيسية التالية التي يواجهها البرنامج:

 

(أ)    لقد واجه البرنامج في السنوات الأخيرة عددا من التحديات الخارجية، وتعرض لعدد من التغييرات الهامة، لاسيما الزيادة الكبيرة في الموارد، وتنفيذ برنامج تحسين الإدارة المالية، وإدخال سياسات الموارد والتمويل طويل الأجل، وتحقيق لامركزية العمليات. وكان هناك خطر يتعلق بتوطيد هذه التغييرات والمحافظة على استقرار العمليات التي ستتطلب نهجا جديدا. وسيتعين على البرنامج التكيف مع هذا الوضع الجديد.

(ب)  كان البرنامج في وضع مالي قوي من حيث التدفقات النقدية. بيد أنه قد يحتاج إلى التكيف مع عصر يشهد انخفاض الموارد. ولذا، فهناك حاجة كبيرة إلى التنبؤ بالإيرادات بمزيد من الدقة، مع مراعاة أوجه التشابه مع منظمات الأمم المتحدة الأخرى.

(ج)  لايزال يتعين استكمال مشاريع عدد من النظم، لاسيما عنصر الموارد البشرية/ كشوف المرتبات في شبكة البرنامج ونظامه العالمي للمعلومات (WINGS ) . وقد يكون لدى وكالات أخرى في الأمم المتحدة اهتمام بتطوير هذه النظم.

 

20 -     ولاحظت اللجنة، لدى مناقشة المخاطر التي يواجهها البرنامج، انخفاض الموارد بالنسبة إلى الأنشطة الإنمائية، وزيادة التركيز على عمليات الطوارئ، والمخاطر التي يواجهها الموظفون في محطات العمل الصعبة من حيث الإحراق والخسائر التي يتكبدونها وأسرهم في الأرواح. وأدت التعقيدات المتزايدة في البلدان التي ليس فيها حكومات دائمة أو بنى أساسية إلى تعقيد العمليات ويمكن أن يؤثر على التكاليف والاستراتيجيات. وأوضحت الأمانة بإيجاز أنه تم استكمال استعراض مسهب لسياسات الموظفين، وسينظر فيه الموظفون التنفيذيون في اجتماعهم لشهر أكتوبر/تشرين الأول.

 

21 -     قالت اللجنة إن المجلس التنفيذي قد يرغب، نظرا إلى التحديات المختلفة التي تواجه البرنامج، في أن يصدر تكليفا بإجراء استعراض مبكر لهذه المخاطر ولسبل التعامل معها.

 

22 -     بعد استكمال مناقشة الوثائق الأخرى والتوصيات المتصلة بها، نظرت اللجنة في توصيات المدير التنفيذي الواردة في الفقرة 84 من القسم الأول من الحسابات المراجعة لفترة السنتين واتفقت على إبلاغ المجلس التنفيذي بالاحاطة بهذه التوصيات أو بإقرارها، باستثناء البند (و)، حيث توصي اللجنة المجلس التنفيذي بأن "يقر" بدلا من أن "يؤكد" تمويل العجز البالغ 40 . 7 مليون دولار في نفقات دعم البرامج والإدارة.

 

التقرير النهائي عن الأرصدة النقدية (الوثيقة wfp/eb. 3 / 2002 / 5 -d/ 1 )

 

23 -     عرض المدير التنفيذي المساعد لشؤون الإدارة التقرير النهائي عن الأرصدة النقدية باعتباره متابعة لمستوى استثمارات البرنامج وسياسته الاستثمارية التي كان قد استعرضته اللجنة والمجلس التنفيذي في فبراير/شباط من هذا العام. وقد بلغ الرصيد النقدي للبرنامج في 31 / 12 / 2001 ، مقدار 905 ملايين دولار، منها 325 . 7 مليون دولار لا تتعلق بمشاريع و 579 . 3 مليون دولار تتعلق بمشاريع.

 

24 -     ولدى تحليل مستوى النقدية الحالي واستعراض أنماط متحصلات ومدفوعات الأمانة، تم تحديد المستوى الملائم للنقدية على أنه يمثل مجموع ثلاثة أشهر من احتياجات التشغيل بالإضافة إلى الاحتياطيات، وهو ما يبلغ 360 . 3 مليون دولار. وعند مقارنة هذا المبلغ بالرصيد النقدي للمشاريع في 31 / 12 / 2001 ، تبين أن هناك فائضا نقديا يبلغ 219 مليون دولار يعزى إلى حد بعيد إلى الأرصدة النقدية غير المنفقة والبالغة 77 . 6 مليون دولار للمشاريع المقفلة والمستكملة الجاري اقتراحها لإعادة برمجتها أو رد اعتماداتها المالية، والنقدية المتوافرة والبالغة 161 . 8 مليون دولار لإعادة البرمجة والتخصيص.

 

25 -     ووافقت الأمانة على توصيات المراجع الخارجي بأن يجري تحسين التنبؤ بالنقدية المقدم فقد كان التنبؤ بالنقدية يستند في أول الأمر إلى اتجاهات سابقة، وأشارت مع ذلك إلى بذل الجهود أيضا لإجراء توقعات للمصروفات في المستقبل، والإجراءات التي تتخذ حاليا لتنفيذ وظائف نظام WINGS المعدة للتنبؤ بالنقدية. وأشارت الأمانة إلى أن عددا من هذه الأرصدة ينجم عن المشاريع المقفلة والمستكملة، وأن التصرف الفوري في هذه الأرصدة سيقلل الرصيد النقدي للبرنامج. غير أنها أكدت أن هذا الأمر يتوقف أساسا على قرار الجهات المانحة وعلى توقيت هذا القرار.

 

26 -      وقررت اللجنة بعد هذه المناقشات أن توصي المجلس التنفيذي باعتماد مشروع القرار بصيغته المقترحة، ولكنها أعربت عن اهتمامها الشديد برصد التقدم المحقق في خفض الأرصدة النقدية والتعجيل بتنفيذ المشاريع.

 

التقرير النهائي عن المشروعات المقفلة قبل عام 2001
والمرحّلة إلى شبكة البرنامج ونظامه العالمي للمعلومات " WINGS "
(الوثيقة WFP/EB. 3 / 2002 / 5 -E/ 1 )

 

27 -      قام المدير التنفيذي المساعد لشؤون الإدارة في البرنامج بتقديم هذا البند وأبرز القضايا الرئيسية الواردة في الوثيقة. وقال إنه يجري تنفيذ استراتيجيات وإجراءات لضمان إقفال المشروعات وفقاً لمواعيد الإنجاز المحددة. وسيكفل تنفيذ هذه الاستراتيجيات المرتكزة على نظام WINGS ، إلى جانب قيام الإدارة العليا باستعراض قوي، تفادي تراكم أرصدة للمشروعات المقفلة في المستقبل، وهو ما يؤثر على مستويات الأرصدة النقدية في البرنامج.

 

28 -      وبناء على طلب اللجنة أوضح مدير المراجعة الخارجية أن تحسن الإجراءات المتصلة بالمشروعات المقفلة سيؤثر على الأرصدة النقدية المحتفظ بها نتيجة الوقت اللازم للتشاور مع الجهات المانحة بشأن إعادة برمجة الأموال المعنية واستخدامها. كما أشار إلى أن أرصدة المشروعات المقفلة تعكس جوانب سلبية وإيجابية على حد سواء تتعلق بالإفراط في حجم الميزانية وبوفورات التكاليف المحققة في التنفيذ وأن على الأمانة أن تعالج هذا الأمر في المستقبل.

 

29 -      وأعرب عدد من الأعضاء عن رأيهم بأن أرصدة المشروعات المقفلة قد توفر فرصة لإعادة برمجة الأنشطة الإنمائية غير الممولة، وحث الجهات المانحة المعنية على التعجيل بالنظر في هذه الأنشطة. كما أدلى أعضاء آخرون بملاحظات بشأن إمكانيات استكشاف مفاهيم، أو تسميات، أو تصنيفات بديلة لفئة البرنامج الإنمائي.

 

30 -      وأوصت اللجنة المجلس التنفيذي باعتماد مشروع القرار المدرج في الفقرة 37 من الوثيقة
  WFP/EB.3/2002 /5-E/1 .

 

التقرير النهائي بشأن تحليل معدل تكاليف الدعم غير المباشر (الوثيقة WFP/EB. 3 / 2002 / 5 -C/ 1 )

 

31 -     عرضت الأمانة التقرير النهائي عن تحليل معدل تكاليف الدعم غير المباشر (WFP/EB. 3/2002/5 -C/1 )، والوثائق ذات الصلة باستخدام أسلوب عرض PowerPoint ، الذي يستند أساسا إلى "الخطوات التالية" حسبما قرر المدير التنفيذي في الاستعراض التمهيدي لتكاليف الدعم المباشر في مايو/أيار (الوثيقة WFP/EB.3/2002 /6-A/1 ) .

 

32 -     واستعرضت اللجنة توصيات المدير التنفيذي الواردة في الفقرة 173 من الوثيقة، وركزت على المسائل التالية لينظر فيها المجلس التنفيذي:

 

·         عائد الفوائد: أحاطت اللجنة علماً بالتحليل الاتجاهي لحالات النقص في دعم البرامج والإدارة وكيفية استخدام عائد الفوائد لتغطية أوجه النقص تلك بالإضافة إلى أنشطة أخرى مثل برنامج تحسين الإدارة المالية، وخصوم التأمين الطبي بعد الخدمة، وما إلى ذلك. كما أحاطت علماً بالتوصيتين ("ب" و"د") اللتين تتضمنان استعمال عائد الفوائد لتغطية النقص في الفترة 2000 - 2001 والاستمرار في استخدام هذا العائد في معالجة أمر حالات النقص المقبلة. ولاحظت اللجنة أن بالمستطاع إقرار التوصية ’ب‘ باعتبارها استمراراً للأسلوب المتبع سابقاً غير أن من الواجب عدم اعتبار التوصية "د" كحل دائم. وعلى هذا فقد وافقت اللجنة على حذف عبارة " بما في ذلك مواصلة الأسلوب الحالي في استخدام عائد الفوائد لسد أي عجز" من القرار المقترح.

وأوصت اللجنة أيضا باستعراض مسألة استخدام عائد الفوائد في تغطية النقص في ميزانية دعم البرامج والإدارة خلال عملية الاستعراض المقبل لسياسات الموارد والتمويل طويل الأجل.

 

·         تغيير السياسة المحاسبية : وافقت اللجنة على التغيير المقترح في السياسة المحاسبية الخاصة بتحديد الإيرادات.

 

·         حساب تسوية ميزانية دعم البرامج والإدارة: رأى المراجع الخارجي أن إنشاء حساب للتسوية هو تطور محمود أيضاً، غير أنه أشار إلى أن مثل هذا الحساب يجب أن يُعتبر حساباً احتياطياً وأن يتم إنشاؤه بالتالي من جانب المجلس التنفيذي لا المدير التنفيذي. وأشارت الأمانة إلى أن بمقدور المدير التنفيذي إنشاء حساب التسوية كجزء من الإجراءات المحاسبية العادية الرامية إلى تحسين عمليات رصد هذه الفجوات، والإبلاغ عنها، وإدارتها. غير أن التصرف في رصيد هذا الحساب في نهاية فترة من الفترات سيتطلب قراراً من المجلس التنفيذي.

 

·         إعادة تصنيف المصروفات ذات الطبيعة المتغيرة في ميزانية دعم البرامج والإدارة كتكاليف للدعم المباشر: ناقشت اللجنة أشكال تنفيذ اقتراح إعادة تصنيف العنصر المتغير في تكاليف دعم البرامج والإدارة ليُدرج في عداد تكاليف الدعم المباشر وطلبت توضيحات عن ذلك. كما لاحظت اللجنة تعليقات المراجع الخارجي الداعية إلى إجراء عملية إعادة التصنيف هذه بالترافق مع النهج الصفري المعتمد في إعداد ميزانية الفترة 2004 - 2005 ، وأن التماس الموافقة على هذا الاقتراح في هذه المرحلة سيكون سابقاً لأوانه، ولاحظت اللجنة كذلك توصية اللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية الداعية إلى إرساء مجموعة واضحة من المعايير لعملية إعادة التصنيف المذكورة. وردت الأمانة بأن هذا الاستعراض لتكاليف الدعم غير المباشر يوفر حججاً قوية لعملية إعادة التصنيف تلك. وفي حال تلقي التوجيه من المجلس التنفيذي خلال دورته المقبلة بشأن هذا الأمر فإن الأمانة ستكون في وضع يتيح لها إدماج ذلك في وثيقة استراتيجية بشأن تطبيق النهج الصفري على إعداد ميزانية الفترة 2004 - 2005 . ووافقت اللجنة على أن توصي المجلس بأن يصدر تعليماته إلى "الأمانة بأن تشرع في إعادة تصنيف المصروفات واستحداث خيارات في هذا الصدد في سياق وضع إطار ميزانية الفترة 2004 - 2005 ".

 

·         تخفيض معدل تكاليف الدعم المباشر إلى 7 في المائة لعام 2003 : أحاطت اللجنة علماً بتحليل الفترة 2002 - 2003 وبالتصورات المختلفة التي تظهر نتائج تخفيض تكاليف الدعم غير المباشر إلى نسبة 7 في المائة وخفض مصروفات دعم البرامج والإدارة بنسبة 10 في المائة في عام 2003 . ولاحظت اللجنة أن كل هذه التصورات تسفر عن حدوث عجز. ولهذا فقد أعربت اللجنة عن قلقها إزاء المخاطر المرتبطة بهذه التوصيات، وشددت على ضرورة أن تحدد التوصيات على أساس تحليل التوقعات والحساسية فقط.

 

وأوضحت الأمانة أن التوصيات تستند حقيقة إلى توقعات تحليلات للتكاليف الفعلية. وقد نجمت حالات النقص المشار إليها في الوثيقة عن استخدام معدل فعلي للفترة 2000 - 2001 قدره 417 دولاراً للطن المتري بحجم تقديري يبلغ 5 . 5 مليون طن متري. وأدى المتوسط الأخير للمعدل الفعلي لعام 2002 البالغ 434 دولاراً للطن المتري، بحجم متوقع للفترة المالية قدره 6 . 2 مليون طن إلى تعزيز ثقة الأمانة بأن مثل هذا العجز لن يحدث.

 

وأوضحت الأمانة كذلك أن العجز في الفترة 2000 - 2001 يرجع في المقام الأول إلى المبدأ المحاسبي بشأن تحديد الإيرادات، وأنه لو كان مبدأ الاستحقاق قد اعتُمد لما حدث مثل هذا العجز. وتغيير المبدأ المحاسبي سيحدد الأثر الحقيقي المباشر لعوامل مثل "الأسعار" و"الحجم" على تلك الفجوة بشكل آني.

وقد رأى المراجع الخارجي أيضا أنه قد يكون من غير المناسب تغيير معدل تكاليف الدعم غير المباشر في منتصف الفترة المالية. ولاحظت اللجنة أن التوصية 4 . 2 الواردة في الفقرة 14 من وثيقة سياسات الموارد والتمويل طويل الأجل، التي اعتمدها المجلس في يناير/كانون الثاني 1999 ، تنص على أن "يُحدد المعدل الوحيد لتكاليف الدعم غير المباشر للفترة المالية، ولكن يمكن تعديله سنويا إذا ما تطلب الوضع ذلك".

 

·         تخفيض ميزانية دعم البرامج والإدارة لعام 2003 بنسبة 10 في المائة: رأى المراجع الخارجي أن تعديل ميزانية دعم البرامج والإدارة هو من حق المجلس التنفيذي إلا حينما يتعلق الأمر بتعديل يتجاوز نسبة 10 في المائة من الحجم. ولذلك فإنه ليس بمقدور المدير التنفيذي الفصل في الأمر. وأشارت الأمانة مع ذلك إلى أنها تفهم أن المدير التنفيذي يتمتع بصلاحية خفض مصروفات دعم البرامج والإدارة، كجزء من مسؤوليته في إدارة أموال البرنامج. ويُجرى هذا الخفض باعتباره من الآليات اللازمة لمعالجة أمر التخفيض الموصى به في معدل تكاليف الدعم غير المباشر.

 

·         دراسة مقارنة التكاليف بمنظمات الأمم المتحدة الأخرى: رأت اللجنة أن دراسة المقارنة بمنظمات الأمم المتحدة الأخرى غنية بالمعلومات وأنها مهمة بالنسبة للمداولات بشأن تكاليف الدعم غير المباشر، وأعربت عن أملها في أن يستفيد أعضاء المجلس من نتائج هذه الدراسة، ولاسيما من حيث معرفة وضع البرنامج بالمقارنة مع المنظمات الأخرى فيما يتعلق بتكاليف الدعم. وقالت اللجنة إنها تتطلع إلى الدراسة المقارنة الأخرى للتكاليف مع المنظمات غير الحكومية، وإلى التقرير الذي سيقدم في فبراير/شباط 2003 .

 

أي مسائل أخرى

 

33 -     وعلى غرار ما أعربت عنه الأمانة قبلاً من ثناء فقد تقدم الرئيس، نيابة عن اللجنة، بشكره للمراجع الخارجي المنصرف، وهو ديوان المحاسبة في فرنسا، لما بذله من جهود وقدمه من مساهمات قيمة إلى اللجنة، وبرنامج الأغذية العالمي، ومنظمة الأغذية والزراعة على مدى السنوات الثماني الماضية.

 

34 -     كما رحب الرئيس بالمراجع الخارجي الجديد، وهو مكتب المراجعة الوطني في المملكة المتحدة لبريطانيا العظمى وأيرلندا الشمالية. وأشار الرئيس إلى أنه بالإضافة إلى تطلعه إلى مساهمات هذا المكتب وملاحظاته فيما يتعلق بعمل اللجنة، فإن من بين القضايا الواجب معالجتها مسألة سبل تبسيط طريقة عرض التقارير المراجعة ورفعها إلى المجلس، أي القيام بذلك بوتيرة أكبر من مجرد مرة واحدة كل سنتين. كما أطلع الرئيس اللجنة على أن مكتب المراجعة الوطني سيقدم عرضاً إيضاحياً للمجلس في دورة فبراير/ شباط 2003 عن استراتيجية المراجعة التي سيتبعها بالنسبة للبرنامج.