FC/102/23
مارس/آذار 2003




لجنة المالية

الدورة الثانية بعد المائة

روما، من 5 الى 9 مايو - أيار 2003

التقرير المرحلي عن تنفيذ توصيات المراجع الخارجي

تقرير عن سير العمل في قضايا إدارة الموارد البشرية


أولاً - المقدمة

1 - عرض على لجنة المالية في دورتها السابعة والتسعين في سبتمبر/أيلول 2001 تقرير شامل عن سير العمل في قضايا إدارة الموارد البشرية (الوثيقة FC 97/15). وأيّدت اللجنة بالإجمال المبادرات المشار إليها في التقرير وأعطت اقتراحات ومشورة قيّمة. وقد أحالت اللجنة التقرير نظراً إلى أهميته على المجلس في دورته الحادية والعشرين بعد المائة.

2- كما طلبت اللجنة تقديم تقرير عن سير العمل إلى دورتها المقبلة، يتضمّن الجداول الزمنية المتوقعة ومؤشرات الأداء. وطلبت اللجنة، بعد استعراض الوثيقة في دورتها التاسعة والتسعين، تقديم تقرير آخر إلى الدورة المقبلة لتوضيح الجداول الزمنية وتحديد الأطر الأساسية وتحسين العلامات المرجعية المستخدمة لتقييم التقدم المحرز. وقد أعدّت هذه الوثيقة بناء على الطلب إيّاه.

3- وأعدّت الأمانة هذه الوثيقة على شكل جدول بناء على اقتراح عدد من الأعضاء في اللجنة بغية تبسيط العرض وتيسير مداولات اللجنة بشأن المسألة موضوع الاستعراض. ويوصى بأن تقدّم التقارير في المستقبل كل سنتين إلى أول دورة من كل فترة مالية نظراً إلى كثرة المبادرات الواجب تنفيذها على المدى المتوسط وإلى تنوعها.

4- وتجدر الإشارة إلى أنّ العديد من أنشطة قسم إدارة الموارد البشرية تعتمد على تطبيقات تقانة المعلومات الموجودة. ومما لا شك فيه أنّ هذه الإسقاطات ستتأثّر بانعكاسات التقانة الجديدة المحتملة نتيجة اعتماد نظم معلومات جديدة لإدارة الموارد البشرية (استناداً إلى تطبيقات برنامج أوراكل).

تقرير المراجعة المطول
العناصر الخاصة بالموارد البشرية في الخطة المتوسطة الأجل  الإطار الأساسي (حتى 1/1/2000)  مؤشرات الأداء  الجدول الزمني (بصيغته الأساسية)  الملاحظات 
تخطيط الموارد البشرية
سيعقد قسم إدارة الموارد البشرية اجتماعاً واحداً في السنة مع كل من المصالح في المقر والمكاتب والمكاتب الإقليمية لتقديم الدعم اللازم لها من أجل تحليل الاحتياجات إلى الموارد البشرية وتخطيطها ولإعداد خطة للموارد البشرية. جرى تخطيط الموارد البشرية في البداية في إطار تطوير هيكل تعيين الموظفين في سياق إعداد برنامج العمل والميزانية.
  • ستكون لكل مصلحة ومكتب ومكتب إقليمي خطة متفق عليها للموارد البشرية تحدد فيها الأهداف اللازمة لتلبية الاحتياجات إلى الموارد البشرية، إلى جانب أهداف المنظمة الخاصة بالموارد البشرية.
    		•  من المقرر أن يمتد تنفيذ هذا النشاط على عامي 2002 و2003. بدأت المشاورات مع مديري المصالح في أبريل/نيسان 2003 للتوصل إلى فهم مشترك لتخطيط الموارد البشرية ولتحديد العناصر الرئيسية في هذا النوع من التخطيط.
    ويندرج تخطيط الموارد البشرية ضمن مشروع نظام المعلومات لإدارة الموارد البشرية وسيجري بحثه بالتعاون مع مكتب البرنامج والميزانية والتقييم. وستدرج بالتالي أدوات تخطيط الموارد البشرية التي أعدّت خصيصاً للمديرين ضمن عملية تطبيق النظام الجديد.
    إدارة الأداء
    سيعمل قسم إدارة الموارد البشرية مع مكتب البرنامج والميزانية والتقييم ومع مديري المصالح لتحسين خطط الأداء الفردي وربطها بخطة برنامج المنظمة ولتعزيز العملية الحالية لإدارة الأداء. يخضع أداء موظفي الفئة الفنية والفئات العليا لعمليات تقييم منتظمة، ولا ينطبق هذا على موظفي فئة الخدمات العامة. تكون لكل موظف، في النظام الجديد لتخطيط الأداء واستعراضه، خطة عمل تحدد فيها الأهداف والنتائج الفردية المتوقعة استناداً إلى أهداف البرنامج والتقدم الوظيفي واحتياجات التدريب والمهارات الإدارية اللازمة. كان من المقرر بلورة الاقتراح وبدء المشاورات في نهاية عام 2002 بغية عرض الاقتراح على لجنة الموارد البشرية في مطلع عام 2003. وكان من المقرر استكمال إعلام الموظفين على مختلف المستويات وتدريبهم على الخطة النهائية المتفق عليها في نهاية عام 2003، على أن يجري التنفيذ الكامل عام 2004. أعدّ اقتراح استناداً إلى استنتاجات جماعة العمل في المنظمة عام 1995 وتوصيات لجنة الخدمة المدنية الدولية. وجرى في نتيجة المشاورات مع مكتب البرنامج والميزانية والتقييم تحديد العلاقات القائمة بين وظائف تخطيط العمل في نظام التخطيط البرامجي وإعداد تقارير التنفيذ ودعم التقييم والنظام المستحدث لتقييم الأداء واستعراضه، تجنباً للازدواجية. وستبدأ المشاورات مع المديرين وممثلي الموظفين في يونيو/حزيران 2003. ويتوقّع قسم إدارة الموارد البشرية عرض الاقتراح على لجنة الموارد البشرية في نهاية عام 2003، على أن يبدأ التدريب والتنفيذ في الربع الأول من عام 2004. وسيجري رصد التجربة وتقييمها في المرحلة الأولى لإدخال أي تحسينات لازمة.
    قد يلزم تطوير النظام المستحدث لتقييم الأداء واستعراضه استناداً إلى نموذج إدارة الأداء في أوراكل ودمجه من ثمّ ضمن نظام إدارة الموارد البشرية الجديد.
    تعزيز عملية التعيين - تعيين موظفي الفئة الفنية
    الوقت اللازم لملء الشواغر - تستغرق هذه العملية وقتاً طويلاً وغالباً ما يضيع أفضل المرشحين بسبب التأخير المبالغ فيها. لذا سيتخذ قسم إدارة الموارد البشرية التدابير اللازمة لتقليص هذا الوقت. كان متوسط الوقت اللازم لملء الشواغر في الفئة الفنية 304 أيام (من طلب الإعلان عن الوظيفة إلى صدور قرار التعيين). سيكون الهدف تخفيض متوسط الوقت اللازم لملء الوظائف الفنية الشاغرة بشكل ملحوظ. الهدف هو تقليص الوقت اللازم للتعيين إلى 175 يوماً قبل 31/12/2002 وإلى 140 يوماً قبل 31/12/2003. تقلّص متوسط الوقت اللازم للتعيين إلى 207 أيام حتى31/12/2002.
    (أ) دعم المديرين المباشرين - سيفعّل قسم إدارة الموارد البشرية خدمات المشورة والدعم للمديرين المباشرين ويرصد ملء الوظائف الشاغرة ويقدم التوجيهات والتدريب للمديرين المباشرين. لم يكن تقديم خدمات الدعم منهجياً ولم يعتد جميع المديرين على الخطوات الواردة في عملية التعيين. سيعتاد جميع المديرين على عملية التعيين من خلال:
      التزام المديرين بالهدف؛
      توافر خطوط توجيهية؛
      وجود نظام دعم فعّال.
    		 كان من المقرر إصدار خطوط توجيهية منقّحة والبدء بتدريب المديرين المباشرين في سبتمبر/أيلول 2002. إنتهى إعداد الخطوط التوجيهية في أكتوبر/تشرين الأول 2002 وجرت مشاورات مع رابطات الموظفين والمديرين بشأنها. ومن المتوقع دخولها حيز التنفيذ في 1/5/2003.
    يشرف قسم إدارة الموارد البشرية على الأقسام للتأكد من إبلاغها المنتظم عن استلام الطلبات. مما ساعد على تحسين عملية الإبلاغ عن استلام الطلبات.
    (ب) التوسّع في استخدام التقانة لإصدار الإعلانات عن الوظائف الشاغرة - سيتم تقليص الوقت اللازم للموافقة على الإعلانات عن الوظائف الشاغرة وترجمتها. كان متوسط الوقت اللازم لإصدار الإعلانات عن الوظائف الشاغرة 28 يوماً. ستتم الموافقة على 80 في المائة من الإعلانات عن الوظائف الشاغرة وترجمتها ونشرها في 20 يوماً تقريباً. وسيبدأ العمل بنظام إلكتروني لتجهيز الوثائق من أجل تسهيل النفاذ إلى أوصاف الوظائف المترجمة. ستدخل هذه التدابير حيز التنفيذ في 31/12/2003. تقلص إلى 25 يوماً متوسط الوقت اللازم لإصدار الإعلانات عن الوظائف الشاغرة.
    ستدرج قاعدة بيانات وصف الوظائف ضمن عملية تطبيق نظام إدارة الموارد البشرية (أوراكل) عوضاً عن تطوير نظام قائم بحد ذاته.
    الانتقال من التوظيف السلبي إلى التوظيف النشط - ينبغي تحسين توليفة مجالات اختصاص المتقدمين من خلال الإعلانات الموجهة بالشكل الصحيح. تعتمد المنظمة في الوقت الحاضر فقط على رغبة المرشحين في تقديم طلبات في الوظائف الشاغرة المنشورة على موقع المنظمة على الإنترنت. يجب زيادة نسبة المرشحين المؤهلين من البلدان القليلة التمثيل أو غير الممثلة وللنساء المؤهلات قيد التنفيذ أظهر تحليل مجالات اختصاص المتقدمين عجز المنظمة عن اجتذاب العدد الكافي من المرشحين المؤهلين من بعض البلدان، لا سيما القليلة التمثيل وغير الممثلة منها، وأيضاً النساء المؤهلات؛ مما يؤكد الحاجة إلى التدابير الاستباقية المشار إليها في ما يلي.
    (أ) العمر - الموظفون الفنيون الشبان كان متوسط عمر الموظفين الفنيين الخارجيين عند تعيينهم يبلغ 43 سنة عام 2000. ينبغي تقليص متوسط عمر موظفي الفئة الفنية عند التعيين. يتعيّن على المصالح، في إطار عملية تخطيط الموارد البشرية، تحديد أهداف معينة لزيادة عدد الفنيين الشبان اعتباراً من مطلع عام 2003. أعلنت لجنة الموارد البشرية دعمها للهدف الرامي إلى تعيين عدد أكبر من الموظفين الفنيين الشبان لكنها قررت عدم تخصيص برنامج للموظفين الفنيين الشبان. بل اعتبر برنامج العمل والميزانية الآلية المناسبة لإطلاق هذه العملية. وتقضي اقتراحات برنامج العمل والميزانية للفترة 2004-2005 بزيادة عدد الوظائف للفنيين الشبان بنسبة 10 في المائة، من 365 وظيفة إلى 403 وظائف.
    (ب) التمثيل الجغرافي المتكافئ في ما يلي الحالة المفصّلة للتمثيل:
      تمثيل متكافئ - 63؛
      تمثيل جزئي - 7؛
      لا تمثيل - 27؛
      تمثيل زائد - 83.
    		 سيتم تقليص عدد البلدان القليلة التمثيل وغير الممثلة. قيد التنفيذ اتبعت مناهج مختلفة:
  • نشر الإعلانات عن الوظائف الشاغرة في المنظمة على مواقع أخرى على الإنترنت يزورها المتقدمون، مثل Monster.com
  • المشاركة في لقاءات الموظفين الفنيين وتوزيع مطبوعات عن المنظمة؛
    • الاتصال المباشر ببعض المؤسسات/ الحكومات.
  • وتجدر الإشارة إلى أنّ قرار المؤتمر بالطلب إلى المجلس استعراض منهجية التوزيع الجغرافي قد يؤثر على طريقة قياس النتائج في هذا المجال.
    		•
    (ج) تحسين التوازن بين الجنسين بلغت نسبة النساء في الفئة الفنية في كافة المواقع 24 في المائة من مجموع موظفي الفئة الفنية. من المقرر زيادة نسبة النساء في الفئة الفنية إلى 35 في المائة. قيد التنفيذ - من المقرر تحقيق نسبة 30 في المائة بحلول 31/12/2003 و35 في المائة بحلول 31/12/2005. ازدادت النسبة الإجمالية إلى 27 في المائة، في مقابل 31 في المائة في المقر الرئيسي و17 في المائة في المكاتب الميدانية، حتى 31/12/2002. وكانت زيادة نسبة النساء في المكاتب الميدانية المجال الأساسي الذي يحتاج إلى تحسين.
    ستناقش لجنة الموارد البشرية خطة العمل الخاصة بالجنسين في يونيو/حزيران 2003 على أن تعرض بعد ذلك على المدير العام.
    تعيين موظفي الخدمات العامة
    استعراض عمل موظفي الخدمات العامة
    - يسعى الاستعراض إلى تحديث دور كل وظيفة وآليات الدعم الإداري وتحسين فرص التقدم الوظيفي     		أصبح العديد من أوصاف الوظائف قديماً إن من حيث المضمون أو من حيث التطورات التقنية. سيتم ترشيد البنى الوظيفية وتحديث الأوصاف الوظيفيّة وإيضاح مسارات التقدم بما يراعي احتياجات العمل الراهنة وتأثير التقانة، فضلاً عن تأمين الخبرات والمهارات المطلوبة. من المقرر تقديم اقتراح مؤقت إلى لجنة الموارد البشرية عام 2002، على أن يعرض الاقتراح النهائي في موعد أقصاه 31/12/2003. باشر قسم إدارة الموارد البشرية باستعراض العمل في فئة الخدمات العامة في يناير/كانون الثاني 2001. وأيّدت لجنة الموارد البشرية الاقتراحات الناشئة عن استعراض عمل فئة الخدمات العامة في 24/7/2002. ويجري القسم منذ ذلك الحين مناقشات مكثّفة مع ممثلي الموظفين للتوصل إلى اتفاق. ومن المتوقع أن يحيل القسم الاقتراح على لجنة الموارد البشرية في يونيو/حزيران 2003.
    بيئة عمل مساندة
    يتعين على المنظمة المحافظة على بيئة عمل تعترف بأنّ قضايا العمل/الأسرة هي ذات الأولوية للموظفين، إذا ما أرادت اجتذاب الموظفين من ذوي المهارات والخبرات الفنية العالية والمحافظة عليهم. أصبحت سياسات المنظمة قديمة أو غير موجودة في مجالات كثيرة بالغة الأهمية بالنسبة إلى الأفراد في ظل عولمة سوق العمل.      
    (أ) العمل عن بُعد - استحدثت سياسة العمل عن بُعد في المقر لمدة سنة تجريبية واحدة، للمساهمة في زيادة مرونة مقرّ العمل. تولى كل رئيس من الرؤساء التعاطي مع طلبات استخدام تقانة المعلومات والاتصالات خصيصاً لغرض العمل خارج المقر. ستوضع اللمسات الأخيرة على سياسة العمل عن بُعد ويباشر بتنفيذها. سيتم في نهاية الفترة التجريبية في مطلع عام 2003 استعراض هذه التجربة لمعرفة ما يمكن تعديله والتوسّع فيها لتشمل المكاتب خارج المقر. سيشير الاستعراض إلى القضايا المتعلقة بالأداء ويجري تقييماً (بمشاركة قسم نظم التكنولوجيا والمعلومات) لأية تكاليف إضافية للاتصالات ويستعرض التأثيرات على المبادئ الأخلاقية للموظفين وإنتاجيتهم. وقد جرى تمديد الفترة التجريبية ثلاثة أشهر إضافية لاستكمال الاستعراض.
    في هذه الأثناء، يواصل قسم إدارة الموارد البشرية رصد عدد ترتيبات العمل عن بُعد.
    (ب) توظيف الأزواج - أعدّ قسم إدارة الموارد البشرية مشروع سياسة ستعرض على الإدارة العليا لاستعراضه قبل التشاور مع ممثلي الموظفين بشأنه. تمنع السياسة الحالية استخدام أزواج الموظفين مع أنّ خطة العمل لتعزيز مشاركة المرأة في التنمية (الفقرة 135 من الوثيقة C 95/14-Sup 1-Rev 1) تسلط الضوء على الحاجة إلى التغيير. تعدل المادة 302.409 من اللائحة التنفيذية للنظام الأساسي لشؤون الموظفين حسب المقتضى كان من المقرر بدء المشاورات مع الموظفين في نهاية عام 2002 بهدف تنفيذ السياسة منقّحةً عام 2004، إذا دعت الحاجة. أرجئ بدء المشاورات إلى الربع الثاني من عام 2003 إلى حين استكمال الاستعراض المحدّث للممارسات في منظمات الأمم المتحدة الأخرى التي اعتمدت سياسات تتيح توظيف الأزواج ضمن شروط محددة.
    (ج) المسائل المرتبطة بالعائلة - يجري قسم إدارة الموارد البشرية استعراضاً لسياسات الدول الأعضاء والمنظمات الدولية الأخرى في مجالات الأمومة والأبوّة وإجازات الوضع ومعالجة قضايا الزيجات والعلاقات العائلية غير التقليدية. لم تواكب سياسات المنظمة التطورات (بما في ذلك توصيات لجنة الخدمة المدنية الدولية) في هذه المجالات. سيحدد قسم إدارة الموارد البشرية المجالات التي يمكن فيها المنظمة إدخال سياسات جديدة/محدّثة. قيد التنفيذ- كان من المفترض إنجاز عمليات الاستعراض هذه عام 2002 من أجل صياغة أي مشاريع سياسات جديدة قبل 31/12/2002. وكان من المقرر إجراء مشاورات مع ممثلي الموظفين في الربع الأول من عام 2003. أرجئ العمل في هذا المجال بعدما أعلنت لجنة الخدمة المدنية الدولية عن نيتها في دراسة عدد من هذه القضايا. وكان من المقرر في الأساس أن تجري اللجنة الاستعراض عام 2002، لكنه أرجئ إلى 2003 بسبب ضغط العمل.
    تبسيط القواعد والإجراءات
    ينبغي تبسيط القواعد والإجراءات الخاصة بالموظفين لدعم التفويض المتزايد للمسؤوليات إلى المديرين المباشرين ترعى حالياً قواعد كثيرة ودقيقة وتقييدية للغاية شروط وأحكام الخدمة في المنظمة. وقد انتشرت مع الوقت من شتى المصادر في وثائق مختلفة، مما يزيد في معظم الأحيان من صعوبة الإطلاع عليها وفهمها. سيتم تعديل بنية دليل التعليمات الإدارية. وستلغى منه الإجراءات والخطوط التوجيهية والقوائم والأشكال الأكثر عرضة للتغيّر. وسيتضمّن كل قسم من الدليل بياناً بالمسؤوليات والمساءلة. كما سيتاح الدليل أيضاً على الإنترانت. كان من المقرر أن ينهي قسم إدارة الموارد البشرية استعراض الأقسام الخاصة بالموارد البشرية في دليل التعليمات الإدارية في نهاية عام 2002. على أن يستعرض ما تبقى منه قبل نهاية عام 2003. خضع الفصلان الثالث والرابع من دليل التعليمات الإدارية بشأن الموارد البشرية لاستعراض مفصّل وجرت الموافقة على التوصيات بتحديثهما وتبسيطهما لتسهيل استخدامهما. وبدأ العمل أيضاً على مراجعة مختلف النصوص.