C 2003/12 Sup.1 يوليو/تموز 2003

المؤتمر العام

1 - رحب المجلس في دورته الرابعة والعشرين بعد المائة بالمقترح المضمن في تقرير الاجتماع المشترك للدورة التاسعة والثمانين للجنة البرنامج والدورة الثانية بعد المائة للجنة المالية، والداعى إلى عقد ثلاث موائد مستديرة خلال الفترة من 1 إلى 3 ديسمبر/كانون الأول 2003 أثناء انعقاد الدورة الثانية والثلاثون للمؤتمر.

2- وستعقد الموائد الوزارية المستديرة الثلاث في مقر المنظمة، في قاعة الملك فيصل، وفقا للجداول الزمنية والموضوعات المبينة أدناه:

3 - وتضمنت توصيات لجنتي البرنامج والمالية توجيهاتهما بشأن النهج الذي ينبغي إتباعه في ترتيب عقد هذه الاجتماعات على النحو التالي:

· ضرورة أن يكون تنظيمها مشجعا على التفاعل فيما بين المشاركين فيها؛
· ضرورة توافر المرونة في تحديد عدد المشاركين؛
· ضرورة أن تكون المشاركة متوازنة بقدر المستطاع بحسب المجموعات الاقليمية؛
· وضرورة توافر المرونة فيما يتعلق بمستوى المشاركة.

المشاركة في الموائد المستديرة

4 - توجه الدعوة إلى الوزراء أو رؤساء الوفود الآخرين للمشاركة في المائدة المستديرة التي يقع عليها اختيارهم من بين الموائد المستديرة الثلاثة. ويجوز أن يرافق كل رئيس وفد مستشار واحد. ولا يشارك المستشارون في المناقشات.

رؤساء الموائد المستديرة

5 - يكون لكل مائدة مستديرة رئيسان. ويعين المؤتمر الرؤساء الستة استنادا إلى المشاورات التي تجرى مسبقا فيما بين المجموعات الاقليمية.

6 - ونظرا لأن الموائد المستديرة لن يحضرها مراقبون أو ممثلون لوسائل الاعلام، فان الرؤساء الستة للموائد المستديرة سيقدمون تقارير في وقت لاحق إلى الجلسة العامة بشأن الاستنتاجات التي توصلوا اليها في الموائد المستديرة التي ترأسوها.

تنظيم الموائد المستديرة – المسؤوليات

7 - المؤتمر والمجلس وفرع العلاقات مع الحكومات مسؤولون عن تنظيم الموائد المستديرة. وستتولى المصالح المعنية مهمة الأمانة الفنية للموائد المستديرة.

8 - وتعد أمانة كل مائدة مستديرة، أثناء مداولات المائدة المستديرة، موجزا للمناقشات لتيسير اعداد خلاصة المداولات.

9 - ويقدم الرئيسان المشاركان، تحت مسؤولياتهما الشخصية، خلاصة المداولات إلى الجلسة العامة للمؤتمر. وتجرى مداولات الموائد المستديرة بدون حفظ سجلات مكتوبة أو محاضر حرفية.

10 - وتضمن استنتاجات الموائد المستديرة حسبما عرضها الرؤساء المشاركون في تقاريرهم عن كل من الموائد المستديرة في تقرير المؤتمر.

الوقائع

11 - الوثائق: تعد المصلحة التي تعين أمانة فنية وثيقة عن موضوع المائدة المستديرة المعنية. وترسل هذه الوثيقة إلى الدول الأعضاء في المنظمة قبل ستة أسابيع من انعقاد دورة المؤتمر.

12 - أسلوب عمل الموائد المستديرة: يقدم الرئيسان المشاركان موضوع المائدة المستديرة (ثلاث دقائق لكل منهما). ويصفان طرائق العمل. وفي حين أن الرئيسين المشاركين يشجعان مداخلات المشاركين التلقائية أثناء المناقشات، فإنهما قد يعمدا إلى رصد عدد ومدة هذه المداخلات حرصا، بقدر الإمكان، على تشجيع مشاركة أوسع وتبادل مستفيض للآراء. ويقوم الرئيسان، في ختام المناقشات، باستخلاص الاستنتاجات التي توصلت اليها المداولات، وتلخيص المناقشات (10 دقائق).

13 - وقت الكلام: يكون ترتيب المتكلمين بصورة غير رسمية وتبعا لرفع المشاركين أياديهم طلبا للكلام. ويتولى مسؤول الأمانة، في المقعد المجاور لرئيسي المائدة المستديرة، إعداد قائمة المتكلمين.

14 - إعداد الوقائع: ينظم فرع المؤتمر والمجلس والعلاقات بين الحكومات عقد اجتماع أول مع رؤساء المجموعات الاقليمية والمصالح الفنية المعنية لمناقشة الترتيبات ومعرفة المرشحين الستة لرئاسة الموائد المستديرة. وتعقد في وقت لاحق جلسة للاطلاع على المعلومات الأساسية للممثلين الدائمين /سفراء البلدان التي يتولى ممثلوها الرئاسة المشتركة للموائد المستديرة، وللمصالح الفنية المعنية بشأن موضوعات الاجتماعات والاجراءات التي ستتبع فيها.