NERC 2004

ترتيبات عقد الاجتماع

1 - يعقد المؤتمر السابع والعشرون للشرق الأدنى بقاعة المؤتمرات في فندق ريتز – كارلتون في الدوحة بدولة قطر، خلال الفترة من 13 إلى 17 مارس (آذار) 2004. وسوف يبدأ المؤتمر باجتماع كبار المسئولين الفنيين الذين تعينهم حكوماتهم (من 13 إلى 15 مارس/آذار 2004)، يعقبه اجتماع وزاري يومي 16 و17 مارس/آذار 2004. وتبدأ الجلسة الافتتاحية لاجتماع كبار المسئولين الفنيين في الساعة التاسعة من صباح يوم السبت 13 مارس/آذار 2004، بينما تبدأ مراسم افتتاح الاجتماع الوزاري في الساعة التاسعة من صباح يوم الثلاثاء، 16 مارس/آذار 2004.

2 - ساعات العمل خلال المؤتمر من 9.00 إلى 13.00 صباحاً، ومن 15.00 إلى 18.00 بعد الظهر، ما لم يقرر المؤتمر غير ذلك.

3- سيصدر برنامج عمل يومي متضمناً ترتيبات العمل، ومواعيد الجلسات، والبنود المطروحة للمناقشة، وغير ذلك من المعلومات التي تهم المشاركين عموماً.

4 - أرسل جدول الأعمال التفصيلي المؤقت (الوثيقة: NERC/04/1) مع رسالة الدعوة لحضور المؤتمر.

5 - سيكون أمين المؤتمر هو السيد/ غسان محمد حمد الله، وسيعاونه عدد من موظفي المنظمة، ستصدر قائمة بأسمائهم ووظائفهم في اليوم الأول لانعقاد المؤتمر.

لغــات العمل

6 ستوفر الأمانة ترجمة فورية باللغات العربية والإنجليزية والفرنسية، كما ستصدر الوثائق باللغات الثلاثة.

الاتصال بالصحافة وأجهزة الإعلام

7- يتولى مسؤول الإعلام في المنظمة، خلال فترة انعقاد المؤتمر، مهمة الاتصال بالصحافة وجميع المسائل المتعلقة بالإعلام العام، ويعاونه في ذلك مسؤول صحفي تعينه الحكومة القطرية لهذا الغرض.

8- سوف يصدر المكتب الصحفي بمقر المؤتمر بطاقات اعتماد للصحفيين الراغبين في تغطية أنباء المؤتمر، وعليهم تقديم صورتين شخصيتين وخطاب من رئيس التحرير أو من الجهة التي يمثلونها.

الوثائق

9- سترسل وثائق العمل إلى جميع الحكومات والمنظمات المدعوة للحضور قبيل انعقاد المؤتمر. ويمكن الحصول على الوثائق التي يتم إعدادها أثناء انعقاد المؤتمر من "مكتب توزيع الوثائق" خارج قاعة المؤتمر. كذلك سيقوم "مكتب توزيع الوثائق" بمهمة توزيع البريد وغيره من الرسائل، والرد على أية استفسارات عامة.

مشروعات التوصيات والتعديلات

10- يرجى من السادة المندوبين الراغبين في تقديم مشروعات توصيات أو وثائق أخرى تتطلب اتخاذ قرار من المؤتمر، تسليم نصوص هذه المشروعات أو الوثائق باللغة العربية أو الإنجليزية إلى أمين المؤتمر، من ثلاث نسخ مطبوعة إن أمكن. كما يرجى من السادة المندوبين الراغبين فى توزيع أية مواد أخرى مطبوعة تتصل بجدول أعمال المؤتمر تسليم 30 نسخة باللغة العربية و 30 نسخة باللغة الإنجليزية لتوزيعها.

نصوص الخطب والبيانات المعدة سلفا

11- يرجى من الوفود الراغبة فى إلقاء أو بيانات معدة سلفا تزويد الأمانة بثلاث نسخ مطبوعة من تلك البيانات قبيل إلقائها بوقت مناسب لضمان دقة الترجمة الفورية.

المراسلات

12- توجه جميع المراسلات المتعلقة بالمؤتمر الإقليمي إلى أمين المؤتمر فى العنوان التالي:

السيد/ غسان محمد حمد الله
أمين المؤتمر الإقليمي السابع والعشرين لمنظمة الأغذية والزراعة بالشرق الأدنى
المكتب الإقليمي للشرق الأدنى
صندوق بريد رقم 2223 ، القاهرة، مصر
هاتف: 3316000 (202)، (202) 331-6171 Ext:2805
فاكس: (202) 749-5981 , 337-3419
بريد إلكتروني: [email protected]
هاتف خلوي: (+2010) 177-2197

مع إرسال صورة منها إلى المنسق الوطني بالدوحة فى العنوان الآتي:

السيد/ عبد الله صفر
مساعد مدير عام إدارة التنمية الزراعية
وزارة الشئون البلدية والزراعة
ص. ب: 1966 - الدوحة - قطر
الدوحة، قطر
هاتف: (+974) 449-2606 or (+974) 442-7437
فاكس: (+974) 444-2253 or (+974) 432-2002
هاتف خلوي: (+974) 550-1022 or (+974) 522-6757

يمكن الاتصال بالسيد/ غسان حمد الله ، أمين المؤتمر أثناء انعقاد المؤتمر على أحد العنوانين التاليين:

أمين المؤتمر الإقليمي السابع والعشرين لمنظمة الأغذية والزراعة
فندق ريتز - كارلتون
الدوحة – قطر
هاتف: (+974) 484-8000 or (+974) 449-2666
فاكس: (+974) 484-8484, 484-8310
هاتف خلوي: (+2010) 177-2197
بريد الكترونى:internet:http://www.ritzanhom.com

13 - تتوافر خدمات البريد والهاتف والبرق والفاكس فى مقر انعقاد المؤتمر، كما سيقام مكتب للاستعلامات عن السفر والسياحة.

إجراءات الدخول إلىدولة قطر

14- فيما عدا مواطني دول مجلس التعاون الخليجي (GCC)، وبعض الدول الأخرى؛ فإن القادمين إلى دولة قطر سوف يتطلب حصولهم على تأشيرة دخول مسبقة، لذا ينصح هؤلاء بأن يحصلوا على تلك التأشيرات من القنصليات أو البعثات الدبلوماسية القطرية القريبة إليهم، وذلك قبل سفرهم. ولأجل تسهيل الحصول على التأشيرات المطلوبة، فالمرجو من المشاركين الذين يحتاجون إلى تأشيرات دخول بأن يقوموا بتعبئة النموذج (المرفق ج) الخاص بطلب تأشيرات الدخول، وذلك بالإضافة إلى إرفاق صورة عن جواز السفر (الذي ينوي المسافر استخدامه للدخول إلى قطر). يرسل النموذج وصور جواز إلى المنسق الوطني بالدوحة – على رقم الفاكس المذكور تحت البند 12 أعلاه. وهذه المعلومات الخاصة بجواز السفر يلزم إرسالها قبل شهر على الأقل من تاريخ المؤتمر، ويرجى إرسال صورة من تلك الوثائق إلى أمانة المؤتمر بالقاهرة أيضاً.

15- على المسافرين إلى دولة قطر والقادمون من مناطق موبوءة بأمراض الكوليرا والحمى الصفراء مراجعة شركات الطيران المعنية في بلدانهم لمعرفة الإجراءات الصحية المطلوبة.

16- على السادة المشاركين إبلاغ مسؤول الاتصال فى الدوحة، قبل وصولهم بثلاثة أسابيع على الأقل باسم شركة الطيران، ورقم الرحلة، وتاريخ الوصول، وساعة الوصول، وغير ذلك من المعلومات، لتسهيل استقبالهم لدى الوصول إلى مطار الدوحة الدولي. ويرجى منهم وضع علامات واضحة على حقائبهم لسهولة التعرف عليها. كما ينصح القادمون إلى قطر بعدم حمل أية مشروبات كحولية.

17- ستتخذ السلطات القطرية ترتيبات خاصة لمساعدة السادة المشاركين بأن تخصص مكتباً للاستعلامات بصالة الوصول وذلك لتسهيل إنهاء الإجراءات الضرورية فيما يتعلق بالجوازات والتأشيرات والجمارك والحقائب وتسهيل انتقالهم إلى الفنادق، كما ستتخذ ترتيبات مماثلة لدى مغادرتهم بعد انتهاء المؤتمر.

18- المرجو من جميع المشاركين فى المؤتمر إنهاء ترتيبات العودة إلى بلادهم فى موعد مبكر، وعليهم الاتصال فور وصولهم إلى الدوحة بمكتب السياحة والسفر الموجود بمقر المؤتمر لترتيب أي زيارات داخلية خاصة لمرافقيهم، ولإعادة تأكيد تاريخ وموعد عودتهم.

إجراءات النقد الأجنبي والتسهيلات المصرفية
وخدمات الاتصال والسياحة والسفر

19- وحدة العملة هي الريال القطري، والعملات الأجنبية يمكن تبديلها حسب الأسعار الرسمية في البنوك والمطار والفنادق. وكان سعر الريال مقابل الدولار لدى إعداد هذه المذكرة هو 3.64 ريال قطري تقريباً للدولار. وجميع الشيكات السياحية وبطاقات الائتمان فهي مقبولة في قطر.

الخدمات الطبية والإسعافات الأولية

20- ستوفر الدولة المضيفة الخدمات الطبية والإسعافات الأولية بمقر انعقاد المؤتمر. ويمكن أيضا الحصول على الخدمات الطبية عن طريق الفندق.

الإقامة بالفنادق

21- يطلب حجز الغرف بالفنادق على الاستمارة المرفقة (المرفق ألف)، فى أقرب وقت ممكن، وذلك بإرسال الأصل إلى مسؤول الاتصال في الدوحة وصورة إلى أمين المؤتمر بالقاهرة (انظر البند 12)، فى موعد لا يتجاوز 15 فبراير/شباط 2004. كما نود الإحاطة بأن الدوحة لا يتوفر بها العديد من الفنادق (ذات الخمس نجوم) وكلها ليست على مسافة قريبة من المؤتمر.

22 - قائمة بأسماء الفنادق المتوفرة لجميع المشاركين وعائلاتهم مدرجة بالمرفق (ب).

23 - لدى الوصول، من المعتاد أن تطلب إدارة الفندق إبراز إحدى بطاقات الائتمان لحجز الغرفة أو قد يلزم إيداع مبلغ نقدي مقابل أجرة ليلة واحدة.

التســـجيل

24- يرجى من السادة المندوبين والمراقبين تسجيل أسمائهم فور وصولهم إلى مقر المؤتمر، حتى يمكن تزويدهم ببطاقات الحضور. وسوف يفتح مكتب التسجيل يوم 12 مارس/آذار 2004، من الساعة العاشرة صباحا حتى الساعة السادسة بعد الظهر، ويوم 13 مارس/آذار 2004، من الساعة الثامنة صباحا. وسوف تعد أمانة المؤتمر قائمة أولية بأسماء السادة المشاركين فى اليوم الأول لانعقاد المؤتمر. ويرجى إبلاغ الأمانة بأية تعديلات أو تصويبات أو إضافات على هذه القائمة. ولا تعطى البطاقات الخاصة بالدخول إلى قاعة المؤتمر إلا للمشاركين الذين سجلوا أسماءهم.

حالة الطقس

25- تتراوح درجة الحرارة خلال شهر مارس/آذار في الدوحة بين 18 و 25 درجة مئوية، ولذلك يُنصح المشاركون بإحضار ملابس ربيعية خفيفة.
الملابس

25 - لا يوجد ملاحظات خاصة يمكن ذكرها فيما يخص الملابس.

التيار الكهربائي

26 - التيار الكهربائي بمدينة الدوحة 220 فولت.

المرفق ألف

استمارة حجز الغرف بالفندق والإبلاغ عن الوصول

1- الاسم واللقب بالكامل:_____________________________________________

2- الدولة / المنظمة:________________________________________________

3- الوظيفة:______________________________________________________

4- العنوان (البريدي والفاكس):__________________________________________

5- الصفة: o مندوب o مراقب o أمانة المؤتمر

6- بمرافقة الزوج: o نعم o لا
اسم الزوج:____________________________________________________

7- المدة المتوقعة للإقامة فى إيران : من _______ إلى _______

8- تاريخ الوصول: _____________ الساعة: ____
اسم شركة الطيران ورقم الرحلة: _________________ قادما من مدينة: __________

9- الحجز المطلوب بالفندق: o غرفة لشخص واحد o غرفة لشخصين

10- المرجو تحديد اسم الفندق: الاختيار الأول _____________
انظر مرفق (ب) الاختيار الثاني _____________

=============
ملحوظة: المرجو أن يقوم كل مشارك بملء هذه الاستمارة من أصـل وصورة وإرسالهما إلى العنوانين المبينين فيما يلي. ومن الأفضل أن يكون ذلك قبل شهر من موعد انعقاد المؤتمر، حتى وإن لم تكن البيانات الخاصة بتاريخ السفر ورقم الرحلة قد تحددت. ويمكن إرسال البيانات الناقصة لدى معرفتها بالفاكس أو البريد الإلكتروني في موعد لاحق.

المرفق باء

قائمة الفنادق

__________________________________

* فندق ريتز – كارلتون، سعر الغرفة موحد لشخص أو لشخصين.
** فندق الواحة، هو الأقدم في الدوحة وستتم أعمال التجديد فيه.

المرفق ج

Passport Specifications as required by Ministry of Foreign Affairs to Issue Visas to Visitors to the State of Qatar.