لجنة المالية

مرفق طياً لعلم الدول الأعضاء فـي لجنـة الماليـة التقرير السنوي عن أعمال مكتب المفتش العام في 2003.

مكتب المفتش العام
التقرير السنوي عن أعمال المكتب
2003

أولا - مقدمــة

1- هذا هو التقرير الثامن عن أعمال مكتب المفتش العام. وقد وُضع التقرير الأول عام 1995 وكان المقصود منه أن يقدم للمدير العام موجزاً للأعمال التي أنجزها المكتب. ومنذ عام 1996 عمد المدير العام إلى إتاحة هذه التقارير السنوية للجنة المالية ليتمكّن أعضاؤها من استعراض طبيعة عمل المكتب. وكانت هذه المبادرة موضع تقدير كبير منذ ذلك الوقت وأصبحت بنداً مستديماً في جدول أعمال اللجنة في دورة مايو/أيار. ويُقدم التقرير إلى أمين اللجنة لترجمته وتوزيعه في نفس وقت تقديمه إلى المدير العام. وإثر إنشاء لجنة المراجعة (الداخلية) هذا العام 2003، سيتاح التقرير لاطلاع أعضائها أثناء اجتماعها المزمع عقده في أبريل/نيسان 2004.

2- وقد أثار التقرير السنوي مناقشات واسعة في لجنة المالية واقتراحات قدمت في عدة مناسبات، لتحسين طريقة عرضه. وقد أخذت هذه الاقتراحات بعين الاعتبار حيثما أمكن ذلك. وقد تم تعزيز تقرير عام 2003 ليشمل الموجز الكامل لإحصائيات تنفيذ التوصيات.

3- وفي عام 2003، أصدر المكتب 68 تقريرا مقارنة بمجموع 59 تقريرا صدرت عام 2002. ويرد حصر التقارير عام 2003 في الضميمة ألف مرتبة تبعا للمجموعة التنظيمية، مع مقارنة ما أنجز من عمل مع العمل المقرر للعام. وترد في الضميمة باء الإحصائيات عن حالة تنفيذ التوصيات. وتوضح الضميمة جيم جدول التوظيف وقت إعداد التقرير هذا. وقد أنجز عمل المكتب في نطاق المخصصات الصافية البالغة 2.70 مليون دولار التي رصدت للسنة الثانية من برنامج العمل والميزانية في الفترة المالية 2002-2003.

ثانيا - المسائل ذات الأهمية الخاصة

4- يسلط هذا القسم الضوء على طائفة متنوعة من المسائل التي عالجها المكتب خلال عام 2003، كما يقدم بيانا موجزا للتدابير التي اتخذتها مختلف مستويات الإدارة استجابة للقضايا التي أمكن رصدها.

· لجنة المراجعة

5- أنشئت لجنة المراجعة (الداخلية) في أبريل/نيسان 2003 لتقديم المشورة للمدير العام والتأكيد على فعالية وكفاءة مهام المراجعة الداخلية والتفتيش والتحقيقات. ويتفق ذلك مع الالتزام الذي أعلنته المنظمة للجنة المالية عقب التوصية الصادرة عن المراجع الخارجي السابق في هذا الشأن.

6- وتتألف لجنة المراجعة من خمسة أعضاء من داخل المنظمة وإثنين من خارج المنظمة، برئاسة نائب المدير العام. وقد أبدت اللجنة اهتماما كبيرا بما يقوم به المكتب من أعمال، حيث قامت باستعراض متعمق لنخبة من التقارير والتوصيات المختارة، وقدمت المشورة بشأن شتى الجوانب. وعقدت اللجنة ثلاثة اجتماعات خلال عام 2003، كما تعتزم الاجتماع ثلاث مرات على الأقل في عام 2004.

· المفتش العـام

7- تقاعد السيد G. Peter Wilson، المفتش العام منذ عام 1992، في 31/8/2003. وإثر التشاور مع لجنة المالية وفقا لأحكام ميثاق مكتب المفتش العام، عينت السيدة Amalia Lo Faso مفتشا عاما في 1/9/2003.

· التقارير التقديرية

8- أصبح ميثاق مكتب المفتش العام جزءا من دليل التعليمات الإدارية في المنظمة. وبناء عليه، أصبح بوسع المفتش العام أن يقدم أية تقارير خاصة، وفقا لتقديره، للجنة المالية حيثما رأى أن الإدارة العليا قد أخفقت في معالجة أي قضايا مثارة على نحو مناسب. ومرة أخرى، لم تنشأ أي ضرورة لمثل هذا الإجراء في هذه السنة قيد الاستعراض.

· المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية

9- أولى المراجعون الداخليون الملحقون بالعمل في المكاتب الإقليمية الأربعة، مع استكمالهم ببعثات المراجعة التي أوفدت من المقر الرئيسي، اهتماما خاصا لإطار الرقابة الداخلية في تلك المكاتب وإدارة مخاطر العمل، إضافة إلى جانب الأداء العام في مجال الإدارة. وشملت عمليات الاستعراض الرقابة المالية والتنظيمية والإدارية التنفيذية؛ وأنشطة وضع البرامج؛ وبرنامج العمل والميزانية؛ والتخطيط ودعم البرنامج الميداني؛ ورسائل الاتفاق؛ وجوانب مختارة من ترتيبات السفر وما يرتبط بها من أعمال الرقابة والمعاملات؛ وأنشطة المشتريات، بما فيها تلك المرتبطة بتقانة المعلومات؛ المسؤوليات والعلاقات تجاه المقر الرئيسي للمنظمة والمكاتب الميدانية الأخرى؛ أعمال المتابعة بشأن تنفيذ توصيات المراجعة؛ بالإضافة إلى مسائل معينة لشؤون الموظفين شملت تعيين الخبراء الاستشاريين والمتعاقدين في إطار اتفاقات الخدمات الشخصية.

10- ومن المسائل ذات الأهمية الخاصة للإدارة العليا للمنظمة، أعمال المتابعة بشأن تنفيذ التوصيات في المكتب الإقليمي لأمريكا اللاتينية، حيث تبين أن قرابة النصف من توصيات المراجعة التي صدرت منذ يناير/كانون الثاني 2002 لم تُعالج بصورة فعالة. وأكدت تقارير مكتب المفتش العام بشأن المكتب الإقليمي لأمريكا اللاتينية ضرورة تنفيذ توصيات المراجعة الرامية إلى تحسين بيئة الرقابة العامة في المكتب الإقليمي. ولقد اتخذت إدارة المكتب الإقليمي لأمريكا اللاتينية (أو أنها تعمل على اتخاذ) تدابير وافية لعلاج المشكلات التي أشير إليها في التقارير.

· المكاتب والمشروعات القطرية

11- أُنجزت بعثات مراجعة في 12 بلدا وفقا لخطة مكتب المفتش العام. فإلى جانب عمليات المراجعة للمكاتب القطرية للمنظمة، قام المراجعون أيضا بإجراء عمليات استعراض لمشروعات معينة شملت مشروعات برنامج التعاون الفني، ومشروعات في إطار البرنامج الخاص للأمن الغذائي. وشمل نطاق العمل بوجه عام بيئة الرقابة الداخلية في المكاتب والمشروعات القطرية. وعلى نحو محدد، عالج المكتب طائفة واسعة من المسائل المالية والتنظيمية والمتعلقة بشؤون العاملين، إضافة إلى العلاقات مع الحكومات المضيفة والجهات المانحة وقضايا الاتصال الأخرى. ولما كانت مسؤوليات الإدارة فيما يتعلق بعمليات المشروعات الميدانية قد نقلت إلى الكثير من البلدان التي شملتها الزيارات، فإن جهود المراجعة في المكاتب القطرية للمنظمة ركزت بصورة أكبر على تقييم قدرات الإدارة التنفيذية، ودعم البرنامج الميداني، والدعم الذي يقدم من المقر الرئيسي ومن المكاتب الإقليمية من أجل تصريف هذه المسؤوليات على النحو السليم.

12- علاوة على ذلك، أعد المكتب تقارير محددة عن قضايا تنفيذية، مثل الحاجة إلى مزيد من الوضوح لأدوار منسقي المشروعات القطريين؛ المكتب القطري وأصحاب الشأن الآخرين؛ الحاجة إلى تحسين رصد المشروعات؛ الحاجة إلى تحسين بيئة الرقابة من خلال إيجاد فهم أفضل وتطبيق متسق للوائح المنظمة وإجراءاتها. وأصدرت توصيات لتحسين الدعم المقدم من المكاتب الإقليمية.

· برنامج التعاون الفني

13- في عام 2003، أوصى المراجع الخارجي بأن يعد مكتب المفتش العام تقريرا عن الجوانب ذات الصلة من عمليات مراجعة مشروعات معينة أو مجموعات مشروعات لبرنامج التعاون الفني. وخلال الفترة التي يغطيها هذا التقرير، قام المكتب باستعراض أربعة من مشروعات برنامج التعاون الفني: إثنين في ميانمار وإثنين في باكستان. وأصدرت توصيات عن الجوانب الإدارية للمشروعات، بما في ذلك معدلات الإنجاز والرقابة الداخلية على المصروفات.

· الاحتيال أو افتراض وقوعه

- استعراض الضوابط الداخلية على استخدام موارد المنظمة

14- تقليلا لمخاطر الاحتيال وإساءة الاستخدام إلى أدنى حد، ولتلبية المشاغل التي أعربت عنها الإدارة وكل من المراجع الخارجي السابق والحالي، أجرى المكتب عملية متابعة لاستعراض الضوابط الداخلية على استخدام موارد المنظمة.

15- ولوحظ في نطاق هذا الاستعراض إمكانية إساءة استخدام موارد المنظمة بشتى الوسائل وعلى مختلف المستويات والمواقع التنظيمية. وتبعا لذلك، يكاد أن يكون من المستحيل توفير حماية تامة للمنظمة ضد حالات سوء الأداء المهني هذه. ولم يكن هناك نمط واحد يشير إلى أوجه ضعف منتظمة محددة، على الرغم من أن الحالات الإفرادية تظل مبعث قلق. وخلص مكتب المفتش العام إلى أن هناك ضوابط وموازنات كافية في النظام لحماية المنظمة من سوء السلوك المهني أو إساءة الاستخدام على نطاق واسع. بيد أن الاستعراض حدد العديد من القضايا التي تستوجب اهتماما أكبر من جانب الإدارة. وتشمل هذه القضايا الآتي: (1) وضع سياسة خاصة بالاحتيال لزيادة وعي الموظفين ولتعزيز موقف المنظمة المتشدد تجاه الاحتيال وإساءة الاستعمال، (2) الإسراع في مراجعة دليل التعليمات الإدارية في المنظمة، (3) إصدار التوجيهات للمدراء بممارسة قدر أكبر من الإشراف وإنفاذ الامتثال للقواعد والخطوط التوجيهية المحددة.

- معلومات مستكملة عن مسائل وردت في التقرير السنوي عن أعمال المكتب في 2002

16- أبلغ المكتب، في التقرير السنوي عن أعماله لعام 2002، عن حالتي إثنين من المكاتب القطرية، حيث رصد احتيال في تحويل صكوك (شيكات). وكان المبلغ في الحالة الأولي 300 34 دولار أمريكي بعد استعادة مبلغ من الموظف المعني. وتقوم المنظمة حاليا باستطلاع إمكانية متابعة هذه المسألة أمام المحاكم الوطنية. وشملت الحالة الثانية الاحتيال بصك قيمته 300 28 دولار أمريكي وافتراض وقوع احتيال بصك قيمته 300 12 دولار أمريكي. ولقد استرد من الموظف السابق المعني 390 5 دولار أمريكي من المبلغ المذكور.

- الاحتيال وحالات افتراض وقوع الاحتيال في 2003

17- خلال عام 2003، كُشف عن العديد من حالات الاحتيال وافتراض وقوع الاحتيال في المقر الرئيسي والمكاتب الميدانية على السواء، وتمت معالجتها على النحو السليم. ففي المقر الرئيسي، على وجه الخصوص، أمكن بنجاح الحيلولة دون حدوث محاولتين للاحتيال بفضل التطبيق السليم للضوابط والإجراءات الداخلية، وأبلغ بذلك المكتب. وجرى التحقيق في واحدة من الحالتين وأعد تقرير عنها، بينما يجري حاليا التحقيق في الحالة الأخرى. علاوة على ذلك، يجري التحقيق وقت إصدار هذا التقرير في أربع حالات أخرى تنطوي على اتهامات بسوء السلوك المهني والنشاطات الخارجية ومسائل أخرى.

18- وتشمل الحالات الميدانية حالة ممثل للمنظمة طلب هدايا من أحد الموردين، واستخدم موارد المنظمة لاقتناء حاسوب لاستخدامه الشخصي، وأصدر تعليمات بدفع مبالغ لشركة وهمية مقابل خدمات لم تقدم. وأظهرت حالة أخرى مدى فعالية ضوابط الإدارة ويقظة الموظفين في منع حدوث الاحتيال. ولاحظ الموظفون في مكتب قطري فروقات في الفواتير والوثائق الداعمة المقدمة من أحد المشاريع، وطلبوا من السلطات المحلية إجراء مزيد من التحقيقات في هذا الأمر. وكشفت تحقيقات السلطات المحلية عن أدلة بالتجاوز في أسعار السلع والمدفوعات مقابل أعمال لم تنجز. وبعد التشاور مع مكتب المفتش العام ومكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية واللامركزية، عزز المكتب القطري من إجراءات الرقابة التنفيذية والمالية في المشروع، وأنهى خدمات إثنين من الخبراء الاستشاريين. كما جرى التحقيق خلال عام 2003 في سبع حالات ميدانية أخرى، مازال التحقيق جار في بعض منها. وشملت هذه الحالات تجاوز السلطات المفوضة والمكالمات الهاتفية الشخصية وتضارب المصالح وسرقة بعض المواد الخاصة بأحد الزملاء وغير ذلك من الاتهامات.

· مشروع حساب أمانة آحادي في نيجيريا

19- دخل مشروع للأمن الغذائي في نيجيريا، مدته خمس سنوات، مرحلة التشغيل في أكتوبر/تشرين الأول 2001، وبدأ أعماله في أوائل عام 2002 بميزانية مبدئية قدرها 45.2 مليون دولار ممولة كلية من قبل الحكومة الاتحادية لنيجيريا. وزيدت قيمة المشروع في مارس/آذار 2003، من خلال اتفاقية ثلاثية الأطراف بمبلغ 22.3 مليون دولار لمدة أربع سنوات في إطار التعاون بين بلدان الجنوب، ووقعت عليها المنظمة مع حكومة الصين والحكومة الاتحادية لنيجيريا.

20- وأصدر المكتب خلال عام 2003 ثلاثة تقارير عن المشروع تغطي مجالات مثل مسؤولية إنجاز المشروع، إدارة أموال المشروع، المشتريات، أمن تقانة المعلومات وتحصيل تكاليف دعم المشروع. واستجابت إدارة المنظمة على الفور للقضايا التي حددها مكتب المفتش العام، والتي ساهمت أيضا في صياغة سياسات تغطي أنماط مماثلة من المشروعات.

· العمليات في أفغانستان

21- في عام 2002، أنشأت المنظمة مكتبا قطريا في أفغانستان وعينت ممثلا لها. وبحلول يناير/كانون الثاني 2004 كان البرنامح الميداني يتألف من 56 مشروعا عاملا تبلغ ميزانيتها الإجمالية نحو 54 مليون دولار، منها 32 مليون دولار تشكل مشروعات طوارئ. وتدار العمليات من المكتب القطري في كابول بدعم من خمسة من مكاتب المنطقة وثلاثة مكاتب فرعية، في حين يتولى المكتب القطري في باكستان بعض المهام المالية والإدارية.

22- وتم انتداب مراجع داخلي إلى أفغانستان خلال عام 2003 لمعالجة المخاطر الملازمة للرقابة الداخلية. وعلى وجه الخصوص، جرى استعراض سير العمل التشغيلي، الرقابة على الميزانية، مسائل التوظيف، المشتريات وأعمال الحصر والإدارة المالية. وفي الوقت الحاضر، فإن برنامج أفغانستان في مرحلة إنتقالية بالتحول من التركيز على عمليات الطوارئ للأجل القصير إلى مرحلة المساعدة الفنية للأجل الطويل. وانتهى تمويل وظيفة المراجع الداخلي المقيم في 31/12/2003.

· النفط مقابل الغذاء

23- خلال عام 2003، تأثر برنامج النفط مقابل الغذاء، وبالتالي أعمال مراجعته الميدانية، جرّاء الأوضاع الأمنية في العراق. وفي فبراير/شباط، أصبح مقر المراجع المقيم في روما، ثم قفل راجعا إلى العراق في يونيو/حزيران، ثم مرة أخرى عاد إلى روما في سبتمبر/أيلول، حيث ينتظر أن يبقى بها إلى حين انتهاء عقده في 31/3/2004. ومع ذلك، فقد أصدرت خمسة تقارير في عام 2003 تتعلق بالأموال المتولدة محليا، والخسائر الناجمة عن ما تعرض له مكتب بغداد من نهب، وشراء مركبات الرش.

24- وخلال القسم الثاني من عام 2003، وتبعا لإنهاء برنامج النفط مقابل الغذاء، وبناء على طلب قسم عمليات الطوارئ والإحياء، قام المكتب بمراجعة مشتريات المدخلات والتفاوض بشأن عقود حكومية تمت الموافقة عليها من قبل بشأن إمدادات إنسانية. وإثر انتهاء برنامج النفط مقابل الغذاء، اعتبارا من 21/11/2003، وتسليم الأصول للمشروعات والبرامج إلى السلطة المؤقتة للتحالف، سيتوقف تمويل أعمال المراجعة من البرنامج في نهاية مارس/آذار 2004. وسيكون العراق في المستقبل مشمولا بالمراجع الداخلي الإقليمي في القاهرة (والمنصب شاغر في الوقت الحالي). وظلت مسؤولية الإشراف العام على هذا البرنامج على عاتق مجموعة المهام الخاصة والتحقيقات في المقر الرئيسي خلال معظم عام 2003. وعادت هذه المسؤوليات إلى مجموعة الأنشطة الميدانية اعتبارا من 15/12/203.

25- وحظيت توصيات المراجع المتعلقة ببرنامج النفط مقابل الغذاء خلال السنوات القليلة الماضية، باستجابة إيجابية من قبل الإدارة، سواء في بغداد أو في المقر الرئيسي للمنظمة، ومن قبل السلطات المعنية في الأمم المتحدة بنيويورك. وأظهرت البيانات الإحصائية الواردة من الأمم المتحدة أن عدد تقارير المراجعة التي أصدرتها المنظمة أعلى بكثير من غيرها الواردة من وكالات الأمم المتحدة الأخرى المشاركة في البرنامج.

· الوضع المالي لمركز الاستثمار (قسم مركز الاستثمار)

26- أمكن بفضل استعراض للوضع المالي لمركز الاستثمار (قسم مركز الاستثمار)، أجري بناء على طلب من مكتب المدير العام، تحديد تسوية محتملة لما قبل المدة، حددت قيمتها لاحقا بزهاء 3 ملايين دولار. وقامت مصلحة الشؤون المالية والإدارية بأعمال المحاسبة الضرورية لتضمين التسوية المذكــورة في الكشوف المالية للمنظمــة للفترة الماليــة 2002-2003.

27- وأصدر مكتب المفتش العام توصيات لتحسين الرقابة الداخلية في قسم مركز الاستثمار فيما يتعلق بأدوار ومسؤوليات كل من مسؤولي شؤون الميزانية والمالية في القسم وقسم الشؤون المالية. ويشهد قسم مركز الاستثمار في الوقت الحاضر عملية استعراض مستفيضة لأعماله.

· التعاون مع وكالات الأمم المتحدة الأخرى

28- تواصل خلال عام 2003 التعاون والتعاضد مع بقية وكالات الأمم المتحدة. وقد تعاون مكتب المفتش العام فيما يتعلق بقضايا العاملين مع كل من الوكالة الدولية للطاقة الذرية وبرنامج الأغذية العالمي والصندوق الدولي للتنمية الزراعية وأمانة الأمم المتحدة. وفي العديد من الحالات، ولدوافع شتى، أفضى ذلك إلى تطبيق تدابير تأديبية. كما نفّذ المكتب عمليات مختلفة تعتبر جديدة من نوعها مع الأمم المتحدة والوكالات المتخصصة الأخرى فيما يتعلق، ضمن جملة أمور أخرى، بشكل إعداد تقارير المراجعة والسياسات الخاصة بجوانب السرية.

· قرار المراجعة

29- تنظر منظمة الأغذية والزراعة نظرة جادة للغاية لمسألة "قرار المراجعة". ولقد قامت لجنة المراجعة (الداخلية) في المنظمة باستعراض الإحصائيات والتوصيات وقدمت اقتراحات بشأن زيادة معدلات التنفيذ، واتخذت إجراءات في حالات معينة لإعادة التنفيذ أو التأخر فيه.

30- علاوة على ذلك، يتولى المدير العام المساعد/مدير مكتب المدير العام متابعة معظم توصيات المراجعة الهامة. وهو ينجز هذا العمل بإبلاغ مختلف مدراء البرامج بتعليمات المدير الخاصة بالتنفيذ، وبتحديد مواعيد بعينها للإبلاغ عما اتخذ من إجراءات، ومن ثم إجراء المتابعة اللاحقة إذا لزم الأمر.

31- وأدوات "قرار المراجعة" القوية هذه، والتي تستكمل أعمال المتابعة العادية من قبل مكتب المفتش العام، أثبتت أنها أدوات فعالة للغاية أفضت إلى تحسينات ملحوظة في معدلات التنفيذ قرب نهاية عام 2003.

· اتصالات المراجعة

32- اجتمع ممثلو إدارات المراجعة الداخلية في منظومة الأمم المتحدة ومؤسسات التمويل المتعددة الأطراف، في مدينة بنما في يونيو/حزيران 2003. ومثّل المفتش العام المنظمة في هذا الاجتماع. ومن النقاط البارزة للاجتماع، اتباع النهج المرتكزة إلى المخاطر فيما يتعلق بقضايا تخطيط المراجعة والتسيير الرشيد. وانعقد المؤتمر الرابع للمحققين في منظمات الأمم المتحدة ومؤسسات التمويل المتعددة الأطراف في بروكسل في أبريل/نيسان 2003 بتنظيم من المكتب الأوروبي لمكافحة الاحتيال. وقد شارك في هذا المؤتمر كبير مراجعي الحسابات. وأتاح هذان الاجتماعان منتديين ممتازين لتبادل الآراء والخبرات بين المراجعين الداخليين والمحققين وسائر هيئات الإشراف من مجتمع المحترفين الدوليين لأعمال المراجعة والتحقيق.

33- ونظم المكتب في روما ندوة تدارسية في الموقع حققت نجاحا باهرا بشأن موضوع "أمن الوظائف المالية ومراجعة نظام أوراكل وغيرها". وقد أدار هذه الندوة التدارسية خبير دولي مرموق، وحضرها جميع موظفي مكتب المفتش العام. ومن بين الحاضرين الآخرين في الندوة التدارسية، موظفون من قسم نظم وتقانة المعلومات وقسم الشؤون المالية والمراجع الخارجي والرصفاء من المراجعين من منظمة الأمن والتعاون في أوروبا ومقرها في فيينا.

34- وجرى إنشاء وتنفيذ موقع مكتب المفتش العام على الشبكة الداخلية للمنظمة (إنترانت) في عام 2003، حيث يجري استعراضه باستمرار لضمان تحديثه المستمر.

35- وواصل المفتش العام عقد اجتماعات شهرية منتظمة مع نظرائه من الوكالات التي توجد مقارها في روما، وواصل اتصالاته الوثيقة مع رؤساء وحدات المراجعة والتحقيق في وكالات الأمم المتحدة والمؤسسات الدولية الأخرى.

ثالثا - عمليات المراجعة

36- يجرى تخطيط عمليات المكتب وتنظيمها وإدارتها وإعداد التقارير عنها وفقا للخريطة التنظيمية الواردة في الضميمة جيم. وتتبع خطة عمل المراجعة نمط برنامج العمل والميزانية ومن ثم يتم وضعها على أساس فترة سنتين. كما تراعي الخطة الإطار الاستراتيجي والخطة المتوسطة الأجل، وبرنامج العمل والميزانية نفسه بطبيعة الحال. كما أن المناقشات التي تدور في كل من المؤتمر والمجلس ولجنتي البرنامج والمالية، فضلا عن بيانات ومبادرات السياسات التي تصدر عن المدير العام، هي بدورها جزء لا يتجزأ من عملية التخطيط. عقب ذلك، تعد الخطة بتفصيل أكبر داخل مكتب المفتش العام مع الأخذ بعين الاعتبار أدوات التخطيط العادية المتعلقة بأخطار المراجعة، والتناوب وطلبات الإدراة، أو البنود التي تستدعي اهتماما خاصا. ومن ثم، ترفع إلى المدير العام لاستعراضها والموافقة عليها. وعلى الرغم مما تقدم، فهي خطة تتسم بالمرونة. إذ يمكن إدخال تعديلات عليها رهنا بتغير الظروف والاحتياجات، بما في ذلك بناء على طلب من الإدارة العليا. كما أنها تكون موضع تحديث بين السنة الأولى والسنة الثانية من كل فترة مالية، كما يرد في الضميمة ألف مقارنة بين العمل المقرر والعمل الذي أنجز، في حين تستعرض الضميمة باء الاحصائيات بشأن التوصيات والتنفيذ.

37- وفي عام 2003، استحدثت منهجية تخطيط منقحة تتضمن تقييما منهجيا للمخاطر، وذلك إثر توصية من المراجع الخارجي السابق. وهذا النهج الجديد الذي يجمع بين نتائج تقييم المخاطر والمعارف المؤسسية في المنظمة المتراكمة لدى المكتب، استخدم في وضع خطة عمل المكتب للفترة 2004-2005. وتبعا لذلك، أعطى المكتب قيمة قصوى لعملاء المنظمة، وضمانات مقبولة في ذات الوقت للجنة المراجعة عن الأسلوب الذي تتبعه المنظمة في إدارة المخاطر الاستراتيجية والتنفيذية والمالية والتي يتعرض لها أصحاب الشأن.

38- وتفضي جميع أعمال المراجعة إلى إصدار تقارير مراجعة نوعية، ولكن مكتب المفتش العام يساهم في عملية عامة لرقابة الإدارة في المنظمة بشتى الطرق التي تتجاوز بكثير مجرد إصدار تقارير رسمية. وتوضح الفقرات التالية طابع ونطاق العمل الذي أنجز خلال العام.

ألف - أنشطة المقر الرئيسي

39- مصلحة الشؤون الإدارية والمالية هي من أهم عملاء مجموعة المقر الرئيسي، ويشمل ذلك خدمات المالية وخدمات تقانة المعلومات والموارد البشرية والخدمات الإدارية. بيد أن المصالح الفنية في المقر الرئيسي أصبحت بدورها عملاء هامين للمراجعة. وتظل الخبرات الرئيسية في هذه المجموعة تضم التخصصات المرتبطة بالمالية والخزانة والمحاسبة والشؤون الإدارية، ولكنها تعمل أيضا كجهة اتصال في شؤون تقانة المكاتب ونظم المعلومات وسائر جوانب المعالجة الالكترونية للبيانات. وتنفذ مجموعة المقر الرئيسي أيضا استعراضات سنوية لصندوق التسليف والإدخار ومجمع السلع والخدمات، وذلك على أساس أتعاب ثابتة، إضافة إلى أنها تقوم بدور هام في تقديم المشورة لبقية الوحدات في المقر الرئيسي بشأن القضايا المتعلقة بمراجعة الحسابات.

40- ومجموعة المقر الرئيسي مسؤولة أيضا عن استعراض ترتيبات المراجعة وشروط المراجعة المضمنة في اتفاقات الشراكة والاتفاقات المماثلة. وفي عام 2003، قامت المجموعة باستعراض 48 من هذه الاتفاقات.

41- وفي عام 2003، أصدرت هذه المجموعة 14 من تقارير المراجعة النوعية. ويرد تحديد هذه التقارير في الضميمة ألف (1).

باء - الأنشطة الميدانية

42- تتولى هذه المجموعة مسؤولية أعمال المراجعة وعمليات الاستعراض والتحقيقات الخاصة التي تنجز في المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية ومكاتب الاتصال التابعة للمنظمة، إضافة إلى المكاتب القطرية ونخبة مختارة من المشروعات في شتى الأقاليم. كما أنها تغطي عناصر للأنشطة الميدانية في المقر الرئيسي. وهذه المجموعة مسؤولة عن الإشراف على وظائف المراجعة المنتدبة خارج المقر، بما في ذلك تخطيط جميع عمليات المراجعة على المستوى الميداني والموافقة عليها واستعراضها. وكان الاستثناء الوحيد في عام 2003 هو برنامج النفط مقابل الغذاء، وإن تكن المجموعة، كم ذكر أعلاه، حُملّت مسؤولية إنهاء البرنامج اعتبارا من 15/12/2003.

43- وهذه المجموعة هي أيضا المصدر الأول للخبرات في شؤون اللامركزية وإرساء الأسس الإقليمية وترتيبات الإدارة التنفيذية للبرنامج الميداني. وهي تتابع عن كثب الأعمال التي تضطلع بها شركات المراجعة المحلية التي يستخدمها قسم الشؤون المالية، وكثيرا ما ترجع إلى تقارير تلك الشركات من أجل تخطيط عمل المراجعة ورصد أداء الإدارة. كما تتولى المجموعة مناقشة مشاغل مراجعة الحسابات في إطار برنامج التوجيه والإطلاع على المعلومات الأساسية للمعينين حديثا من ممثلي المنظمة ولغيرهم من كبار الموظفين. ويشمل هذا أيضا إسهامات لاحقة في تقييم أداء المكاتب القطرية وترتيبات نقل المسؤوليات عند انتهاء مهام الممثلين القطريين، حسب المقتضيات.

44- وفي عام 2003، أصدرت هذه المجموعة 43 تقريرا تعالج شتى الجوانب الإدارية والتنفيذية في المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية، والمكاتب القطرية، والتحقيقات الميدانية ومشروعات محددة وإلى غير ذلك من العمليات الميدانية. ويرد وصفها في الضميمية ألف (2).

جيم - المهام والتحقيقات الخاصة

45- هذه المجموعة مسؤولة عن كشف حالات الاحتيال وافتراض وقوع الاحتيال، وتبديد الموارد، وإساءة استخدام السلطة، وسوء السلوك المهني وغيرها من مظاهر الإيذاء والتحقيق فيها، بغية تقييم المجالات المحتملة للإحتيال من خلال تحليل نظام الرقابة الشامل للمنظمة.

46- ولما كانت هذه المجموعة هي المصدر الأول لخبرات مكتب المفتش العام في شؤون العقود والمشتريات، فإنها تقوم باستعراض طلبات الإعفاء من العمليات التنافسية وتشرف على عمليات فريق المناقصات، كما تمثل المفتش العام في لجنة المشتريات.كما تقوم المجموعة بتأدية عمليات مراجعة كفاءة الأداء لمكونات وعقود تشغيلية هامة (أي السفريات، التأمين الصحي، استحقاقات الموظفين، وعقود الصيانة في مباني المنظمة)، إضافة إلى الاستجابة للطلبات الخاصة من الإدارة العليا والكيانات التنظيمية الأخرى. وخلال معظم عام 2003، كانت هذه المجموعة مسؤولة أيضا عن الإشراف العام على إنشطة مراجعة برنامج النفط مقابل الغذاء في العراق. ونقلت هذه المسؤوليات إلى مجموعة الأنشطة الميدانية في 15/12/2003.

47- وإضافة إلى ما تقدم، فإن مجموعة المهام والتحقيقات الخاصة مسؤولة عن استعراض المركز المالي والمصروفات الشهرية في المكتب المباشر للمدير العام وما يتصل بها من مصروفات تنجز في نطاق ميزانيات المصالح الأخرى، ورفع تقارير بها إلى المدير العام. كما تمثل المجموعة مكتب المفتش العام في العديد من اللجان، ومن بينها لجنة المشتريات واللجنة الاستشارية المشتركة المعنية بالتغطية الطبية، إضافة إلى دعمها للمفتش العام فيما يتعلق بالكثير من مسائل الإدارة الداخلية وشؤون العاملين والشؤون الإدارية.

48- وخلال العام، صدر 11 من تقارير المراجعة النوعية، خمسة منها تتعلق بالعراق وستة تتعلق بالمقر الرئيسي. ويرد وصفها في الضميمة ألف (3).

رابعا - عمليات فريق المناقصات

49- يحدد دليل التعليمات الإدارية للمنظمة المبادئ والإجراءات التي تنظم أعمال التوريدات والمعدات والخدمات. ويعني هذا أن يعهد لمكتب المفتش العام بمسؤولية تلقي جميع العطاءات في المناقصات، ثم فتحها وتسجيلها وحفظها حفظا مأمونا. وفي هذا ما يكفل الاستقلالية والموضوعية والأمن والشفافية لعملية المناقصة.

50- وخلال العام الماضي، اجتمع فريق المناقصات في 104 مناسبة، عالجت 368 من المناقصات. وفي هذا الصدد، دُعيت 000 6 شركة لتقديم عطاءاتها، وورد منها 870 1 عطاء. وكان مستوى عمليات عام 2003 أقل بقليل عن عام 2002، ومرد ذلك أساسا إلى انخفاض الأنشطة في العراق جراء الأوضاع الأمنية وانتهاء برنامج النفط مقابل الغذاء، إضافة إلى انخفاض الأنشطة في كوسوفو. ومع ذلك، يستمر التوسع المتعمّد في اختبار السوق بصورة متكررة فيما يتعلق بأنشطة المشتريات.

خامسا - أنشطة الإدارة

التمثيل في اللجان

51- المكتب مُمثّل في عدد من "اللجان المستديمة" الهامة في المنظمة، ومن بينها المجلس الاستشاري للبرامج والسياسات، لجنة الموارد البشرية، لجنة تقانة إدارة المعلومات (واللجان الفرعية التابعة لها)، لجنة المركز العالمي للمعلومات الزراعية (وايسنت)، لجنة الاتصال بالجهات الراعية وجماعات العمل التابعة لها، لجنة المشتريات، اللجنة الاستشارية المعنية بالتغطية الطبية، لجنة الاستثمارات واللجنة الاستشارية التابعة لها، ولجنة إدارة مشروع أوراكل والمجلس التنفيذي لمشروع نظام إدارة الموارد البشرية في أوراكل، واللجنة المشتركة للخدمات الغذائية، لجنة تنسيق سياسات تليفود، لجنة الاتصالات الشاملة للمنظمة، لجنة البرنامج الميداني ومجلس صندوق الادخال والتسليف. كذلك يشارك المكتب في مجموعات الاستعراض الداخلي المخصصة، وفرق المهمات ولجان التقييم. ويتابع المكتب عن كثب مداولات كل من لجنتي البرنامج والمالية، والمجلس والمؤتمر، كما أن كبار الموظفين فيه يعقدون اجتماعات من حين لآخر مع كبار المسؤولين والممثلين من الدول الأعضاء، والمراجع الخارجي، ووحدة التفتيش المشتركة والرصفاء المسؤولين عن وظائف الإشراف العام في الأمم المتحدة والمنظمات الدولية الأخرى.

التوظيـــف

52- توضح الضميمة جيم (1) لهذا التقرير أوضاع التوظيف في مكتب المفتش العام في 31/12/2003. ويجري العمل على تحديد من يحل في وظيفة كبير المراجعين (مد-1). وأعيد الإعلان عن وظيفة المراجع الإقليمي في القاهرة خلال الربع الأخير من عام 2003، نظرا لأن الاستجابات الواردة للإعلان الأول عن الوظيفة لم تسمح بإعداد قائمة المرشحين المؤهلين النهائية؛ كما سيعالج التعيين لوظيفة الخدمات العامة الشهيرة في عام 2004. وللتعويض جزئيا عن هذا النقص في الموظفين، استعان المكتب بخدمات موظف متقاعد من مكتب المفتش العام خلال عام 2003. وفي أوائل عام 2004، إنضم إلى المكتب إثنان من الموظفين في الرتبة ف-2 كان قد تم اختيارهما في أوائل عام 2003. ويأمل المكتب في أن يكون في أقرب وقت بملاّك كامل من فريق متوازن من الموظفين ذوي المؤهلات العالية والدراية، سواء في المستويين الفني أو الخدمات العامة. بيد أن سنة 2003 كانت سنة صعبة تتسم بعدد كبير من الوظائف الشاغرة وحالات تأخير غير متوقعة في شغل هذه الوظائف. ومع ذلك، استطاع المكتب التعويض عن هذا النقص باستخدام مختلف برامج الشراكات، والخدمات الاستشارية قصيرة الأجل، وإعادة تخطيط العمل حيثما يكون مناسبا. وترد في الضميمة جيم (2) بعض المعلومات الديمغرافية الموجزة عن التوظيف في المكتب.

تنمية قدرات الموظفين

53- يظل التدريب وتنمية القدرات جانبا هاما من جوانب الإدارة العامة للمكتب. ويشمل ذلك ثلاثة عناصر هي: تدريب الموظفين الفنيين في مجال المراجعة، والتدريب اللغوي، والتدريب على استخدام تقانة المكاتب. وعلى الصعيد الفني، حققت الندوة التدارسية "في الموقع"، التي ورد وصفها في القسم 2 نجاحا باهرا. واستفاد المكتب بصورة طيبة من التسهيلات المتوافرة في المنظمة للتدريب اللغوي ولتلبية احتياجات التدريب على تقانة المكاتب. وانخرط واحد من المراجعين في برنامج التعلم عن بعد مع إحدى الجامعات في المملكة المتحدة، ومراجع آخر في دراسة لبعض الوقت لدرجة الماجستير في إدارة الأعمال في إحدى جامعات روما. كما شارك الموظفون من حين لآخر في برامج تدريب نظمت من خلال قسم إدارة الموارد البشرية. وينعكس هذا الالتزام بالتدريب في نسبة وقت الموظفين المخصص للأنشطة التدريبية، إذ ارتفعت من 2.5 في المائة عام 200 إلى 3 في المائة عام 2001، وإلى 3.5 في عام 2002 ثم إلى 5.2 في المائة عام 2003. وسيظل هذا الاستثمار في التدريب وتنمية القدرات مستمرا في عام 2004.

اجتماعات الموظفيــن

54- واصل المكتب عقد اجتماعات منتظمة للموظفين بشأن موضوعات محددة، حيث يقوم الخبراء من المنظمة ومن المنظمات الدولية الأخرى بإطلاع موظفي المراجعة على التطورات المستجدة في مجالات خبراتهم. ولا يقتصر ذلك على تغطية مجالات الشؤون المالية والإدارية التقليدية، بل ويستفيد أيضا من ذلك كبار الخبراء في الأقسام الفنية. وفي عام 2003، كانت الموضوعات تشمل الإنجازات الفنية في مجال تقانة المعلومات، ووظائف الخزانة في المنظمة، والتغذية، ووحدة المعاونة الإدارية، ودور المنظمة في العراق وأمن تقانة المعلومات.

المسائل الإدارية

55- من بين وسائل الإدارة الداخلية المفيدة المستخدمة في المكتب نظام تسجيل ومراقبة الوقت. ويقوم جميع الموظفين، تبعا لهذا النظام، بتسجيل وقتهم على أساس وحدات عمل للنصف ساعة، وتعرض كشوف الوقت على المفتش العام. ويتسنى على هذا النحو رصد جهود المراجعة في مقابل الرقم المستهدف الذي حدد في بداية العام. وكان الرقم المحدد لعام 2003 هو 25 في المائة لأنشطة المقر الرئيسي، و50 في المائة للأنشطة الميدانية، و25 في المائة لأنشطة المهام والتحقيقات الخاص. وأوضحت تقارير جهود المراجعة الفعلية في عام 2003 أن هــذه النسب كانــت كالآتي: 23 في المائة لأنشطة المقر، 54 في المائة للأنشطة الميدانية، و23 في المائة لأنشطة المهام والتحقيقات الخاصة. وقد سبق القول بأن الغالبية العظمى من المهام الخاصة تنفذ في المقر الرئيسي مما يجعل جهود المراجعة الحالية مقسومة بالتساوي بين المقر الرئيسي والميدان.

56- وفي الختام، يود المكتب أن يعرب مرة أخرى عن تقديره لجميع الموظفين على جميع المستويات الذين جرت معهم اتصالات، وخصوصا أعضاء الإدارة على دعمهم وعلى تعاونهم الإيجابي واستجابتهم وما قدمون من مساعدة طوال العام.

الضميمة ألف (1)
مكتب المفتش العـــام
الأعمال المنجزة عام 2002 مقارنة مع الأعمال المقررة
أنشطة المقر الرئيسي

ملحوظة: نظرا لإعادة تنسيق الأولويات نتيجة متطلبات المراجعة الناشئة والظروف السائدة في مجال التوظيف، لا يزال العمل جاريا في ثلاثة استعراضات كانت مقررة لعام 2003، وخمسة أخرى لم تنجز بعد منها إثنان(*) مقرران للفترة المالية القادمة، في حين سينظر في البقية في الفترات المالية القادمة حسبما يكون ملائما.

الضميمة ألف (2)
مكتب المفتش العـام
الأعمال المنجزة في عام 2003 مقارنة بالأعمال المقررة
الأنشطة الميدانية

الضميمة ألف (3)
مكتب المفتش العـام
الأعمال المنجزة في 2003 مقارنة بالأعمال المقررة

المهام والتحقيقات الخاصة

ملحوظة: نظرا لإعادة تنسيق الأولويات نتيجة متطلبات المراجعة الناشئة، وإعادة تقييم المخاطر والنقص في الموظفين، لا يزال العمل جاريا في استعراضين كانا مقررين لعام 2003، في حين لم تنفذ ستة استعراضات أخرى. أربعة من هذه الاستعراضات مقررة للفترة المالية 2004-2005، أما الاثنين المتبقيين فسينظر فيهما في فترات مالية لاحقة إذا لزم الأمر.

** تقارير شهرية

الضميمة باء
مكتب المفتش العـام
إحصائيات التوصيات وحالة التنفيذ

* 18 منها صدرت في الربع الأخير من 2003
** 19 منها صدرت في الربع الأخير من 2003
*** 46 منها صدرت في الربع الأخير من 2003
الضميمة جيم (1)

مكتب المفتش العــام
الهيكل التنظيمي
ديسمبر/كانون الأول 2003

الضميمة جيم (2)
مكتب المفتش العـام
جدول التوظيف في يناير/كانون الثاني 2003

فيما يلي البلدان الممثلة في الوظائف المذكورة أعلاه:

عين السيد J. Sefranek، تاريخ بداية الخدمة 4/1/2004.

² مقر العمل المؤقت في روما – ممولة من برنامج النفط مقابل الغذاء حتى 31/3/2004. ونقل في 15/12/2003 إلى مجموعة الأنشطة الميدانية.

³ تاريخ بداية العمل للسيدة M. Mukhitdinova 1/2/2004.

⁴ خبير استشاري في أفغانستان وتاريخ بداية الخدمة 1/3/2003، على أن ينتهي في 31/12/2003.

⁵ تشمل مراجع حسابات موجود في العراق مع برنامج النفط مقابل الغذاء واستشاريا لمدة ستة أشهر في أفغانستان.

⁶ سينضم إلى المكتب في الربع الأول من 2004 مواطنون من كل من الجمهورية التشيكية وأوربكستان.