FC 107/19

Comité de Finanzas

Índice

INTRODUCCIÓN

I. ORACLE FINANCIALS

II. SISTEMA DE APOYO A LA PLANIFICACIÓN, LA PRESENTACIÓN DE INFORMES SOBRE LA EJECUCIÓN Y LA EVALUACIÓN DEL PROGRAMA (PIRES)

III. SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS ORACLE (HRMS)

INTRODUCCIÓN

1. Este informe facilita información al Comité de Finanzas sobre los progresos realizados en los sistemas de información administrativa (que anteriormente tenían el título de Proyecto Oracle) entre febrero de 2003 y enero de 2004, y los planes relativos al período febrero de 2004 – enero de 2005

I. ORACLE FINANCIALS

Progresos realizados entre febrero de 2003 y enero de 2004

2. Durante el período comprendido entre febrero de 2003 y enero de 2004 los trabajos se centraron principalmente en promover el fortalecimiento de las aplicaciones financieras a raíz del perfeccionamiento positivo de Oracle Financials durante el período de presentación del informe anterior.

3. Como recomendó el Auditor Externo, se prosiguieron los trabajos relativos al examen y revisión de los materiales existentes y la preparación de la nueva documentación necesaria para elaborar un manual de contabilidad de gran alcance para toda la Organización. Se puso en servicio un nuevo sitio de intranet que ya se está utilizando para comunicar a los grupos de usuarios la política autorizada y la documentación relativa a los procedimientos.

4. Se realizaron nuevas mejoras en el entorno para el seguimiento de interfaces que abarcan la documentación de las interfaces existentes y la elaboración de informes para dar una garantía positiva al funcionamiento correcto de las interfaces entre los módulos de los sistemas de Oracle Financials y también entre los sistemas de Oracle Financials y otros sistemas financieros.

5. La adopción de un sistema de evaluación en dos monedas requería la elaboración de nuevos informes para atender las necesidades de toda la Organización y de los responsables del presupuesto con respecto a la supervisión de los recursos del Programa Ordinario. Se han iniciado los trabajos en este sector y se concluirán en 2004.

6. Se inició un ejercicio para verificar y mejorar la calidad de la información de los proveedores y los bancos. Esto facilitará la simplificación de los procesos relativos a las cuentas por pagar y producirá como resultado una reducción de los gastos bancarios y una tramitación más eficiente de los pagos. Esta labor se proseguirá en 2004.

7. Se introdujeron cambios en el sistema y los procedimientos de viajes Atlas para simplificar la tramitación y certificación de los pagos de sumas globales a los que se tiene derecho.

8. La aplicación de un nuevo conjunto de datos en el depósito de datos de la información obtenida de las cuentas por cobrar del libro mayor auxiliar financiero quedó completada. Esto permitirá elaborar informes de gestión y análisis financieros sobre las contribuciones de los Estados Miembros.

9. Quedó completada la creación de un nuevo marco para la presentación de informes con respecto a los datos relativos a los activos fijos así como la preparación de nuevos informes para mejorar la presentación de informes sobre la gestión en esta esfera.

10. Con arreglo a la decisión aprobada por el Comité de Gestión y Tecnología de la Información y el Director General, quedó completado el traslado del servidor OS390 ("ordenador central") al Centro Internacional de Procesamiento Electrónico de Datos de las Naciones Unidas en Ginebra.

Planes de febrero de 2004 a enero de 2005

11. El plan de trabajo para el período comprendido entre febrero de 2004 y enero de 2005 se concentrará en los siguientes aspectos:

1. Reorganización del sistema de contabilidad sobre el terreno. La Dirección de Finanzas analizará las necesidades operativas y preparará especificaciones con respecto a un sistema que satisfaga las necesidades operativas ampliadas de los representantes de la FAO y de las Oficinas Regionales y que resuelva las cuestiones de rendimiento y funcionales en el sistema vigente.

2. Avances en la aplicación relativa a las cuentas por pagar (pagos). Con respecto a la aplicación de las cuentas por pagar, las actividades se orientarán ahora al estudio de las posibilidades de organizar el flujo de trabajo por medios electrónicos para facilitar las operaciones y los procesos relacionados con las cuentas por pagar y otras mejoras en relación con el mantenimiento de los ficheros maestros de información sobre los proveedores y las transacciones bancarias. Esta labor ha comenzado y se proseguirá a lo largo de 2004.

3. Elaboración de informes sobre el seguimiento de interfaces. Aunque ya se ha completado un considerable volumen de trabajo, la labor proseguirá en esferas en las que todavía no han quedado completadas las especificaciones o donde se han descubierto posibilidades de mejoras en los informes existentes. Las mejoras incluirán la utilización, cuando proceda, de las funciones de los flujos de trabajo de Oracle Financials 11i en el proceso de seguimiento de las interfaces.

4. Preparación y publicación del manual de contabilidad de la Organización. Proseguirán las tareas relacionadas con el examen y la revisión de las políticas y los procedimientos financieros vigentes y la preparación de cualquier otra documentación que sea necesaria para constituir un manual de contabilidad para toda la Organización. Esto incluirá una documentación sobre los procedimientos y otra documentación conexa relativa a todas las dependencias de la entidad. Este trabajo ya ha comenzado y proseguirá a lo largo del bienio actual y del siguiente.
5. Nuevos progresos en el depósito de datos. Se han realizado nuevos progresos en la depósito de datos para facilitar la aplicación de funciones especializadas de presentación de informes (‘mercados de datos’) sobre la base de la información que se ha de reunir a partir de los libros mayores auxiliares financieros (cuentas por pagar, cuentas por cobrar, adquisiciones, recursos humanos, y activos fijos) y otros subsistemas.
6. Mejoramiento en la utilización de las funciones normalizadas en los procesos de compra de la Organización. Se efectuará un examen para determinar las posibilidades de utilizar mejor las funciones de Oracle Financials 11i existente para respaldar los procesos institucionales del Servicios de Compras de la FAO y seguir efectuando el análisis de los informes y los datos presentados con particular hincapié en los ciclos de contratos y de solicitud de cotizaciones que actualmente se llevan a cabo fuera del sistema.

Utilización de recursos

12. El costo de los trabajos realizados en relación con Oracle Financials se está financiando íntegramente con cargo a los atrasos:

Cuestiones y observaciones

13. De conformidad con la práctica de mejorar las aplicaciones seguida por Oracle Corporation y otros proveedores de conjuntos de programas, la FAO necesita mejorarlas aplicaciones vigentes sobre una base periódica (cada pocos años). Esos mejoramientos entrañan costos considerables (el más reciente de ellos, que se efectuó en agosto de 2002, fue exclusivamente de carácter técnico sin mejoras funcionales, pero costó aproximadamente 2 millones de $EE.UU.) y dado el carácter repetitivo de esos ejercicios, los costos de mejoramiento deben preverse como parte del presupuesto ordinario de la Organización, posiblemente como parte de los medios utilizados en inversiones de capital.

II. SISTEMA DE APOYO A LA PLANIFICACIÓN, LA PRESENTACIÓN DE INFORMES SOBRE LA EJECUCIÓN Y LA EVALUACIÓN DEL PROGRAMA (PIRES)

Progresos realizados entre febrero de 2003 y enero de 2004

14. El Programa de Labores y Presupuesto (PLP) 2004-05 de la Organización se preparó satisfactoriamente utilizando las capacidades del PIRES. Esto incluía conexiones con el Sistema de información sobre gestión del Programas de Campo (FPMIS) para la recopilación de información extrapresupuestaria.

15. En 2003 se completó un considerable volumen de trabajo analítico, consultivo y de elaboración con respecto a los módulos del conjunto de instrumentos de los gestores de programas departamentales (DPMT), pero no se liberaron capacidades de los sistemas. La solución de la Evaluación Anual, módulo fundamental del DPMT, se ha combinado desde entonces con la elaboración del nuevo Informe sobre la Ejecución del Programa, y se ha creado el prototipo, que ha sido bien recibido.

16. El proyecto experimental para investigar los métodos de medición del trabajo basados en la encuesta mejorada sobre la medición del trabajo (eWMS) quedó completado y se sometió al Comité de Programas de Campo por conducto del Grupo de Trabajo sobre la Participación de los Departamentos Técnicos en el Programa de Campo.

17. Ha proseguido la colaboración con la Dirección de Gestión de Recursos Humanos (AFH) sobre cuestiones de integración entre los sistemas de planificación y los de recursos humanos. Por ejemplo, como parte del módulo del PLP y tomando como base especificaciones de la Dirección AFH, se han desarrollado funciones para apoyar la recopilación de datos y el examen de propuestas después de las actuaciones.

18. Las habilitaciones de créditos provisionales para 2004 se calcularon y liberaron en diciembre de 2003 utilizando un nuevo módulo del PIRES que aporta detalles del cálculo de las habilitaciones de créditos a los efectos de presentación de informes y análisis.

19. La integración de los datos del PIRES con la depósito de datos de la Organización se inició, comenzando con la carga (por medio del libro mayor de Oracle) de datos sobre la habilitación de créditos institucionales y de trabajo.

Planes para febrero de 2004 a enero de 2005

20. El equipo del proyecto del PIRES preparó una propuesta de plan de trabajo para 2004 que fue revisada y aprobada por el Grupo de Trabajo Interdepartamental del PIRES en noviembre de 2003.

21. Los recursos puestos a disposición del proyecto se ampliaron considerablemente en junio de 2003 con una asignación con cargo a los atrasos. En su comunicación con respecto a esta asignación, la Oficina del Programa, del Presupuesto y de Evaluación (PBE) suministró una amplia actualización de los productos del proyecto propuesto y del plan de trabajo incluido en la carta del proyecto. Los productos revisados representan una nueva base de referencia del rendimiento para el proyecto del PIRES.

22. Dentro de este marco, durante 2004 quedarán completados los productos siguientes:

1. El nivel del presupuesto aprobado para el PLP 2004-05. En el primer trimestre de 2004, el PIRES respaldará la revisión del PLP 2004-05 para que refleje el nivel de recursos aprobado por la Conferencia en diciembre de 2003.
2. Planificación del trabajo. Un nuevo mecanismo de planificación del trabajo está en fase de elaboración y se pondrá a disposición tan pronto como el nivel de presupuesto aprobado previsto quede completado. El mecanismo de planificación del trabajo se basa en los tres productos del PLP y en los procesos de establecimiento de asignaciones: 1) los recursos de personal por entidad del programa; 2) los recursos no constituidos por personal por entidad de programa; y 3) un marco de planificación a nivel de producto del bienio. Desde este punto de partida, el prototipo de la planificación del trabajo respaldará la asignación de recursos de personal y no constituidos por personal a nivel del producto del bienio y la indicación de otras características del producto del bienio (responsabilidades con respecto a la ejecución, plazos, etc.).
3. Evaluación anual e Informe sobre la Ejecución del Programa (PIR) 2002-03. La comunicación del módulo de evaluación anual y la recopilación del primer conjunto de datos, para ser utilizados en el PIR, comenzará en abril y quedará completada a principios de mayo. Los datos esenciales recogidos mediante este proceso incluirán la situación de la ejecución de los productos principales y bienales, los progresos realizados hacia los resultados y los objetivos tal como se definen en el PPM y la identificación de las cuestiones emergentes. Como 2002-03 representa el primer período de ejecución bienal en el que los principios basados en los resultados se habrán aplicado durante todo el ciclo completo de planificación (es decir, PPM, PLP y PIR), el proceso de presentación de informes sobre la ejecución y el PIR se concentrarán más en los resultados como lo han solicitado los Miembros de la FAO.
4. Plan a Plazo Medio 2006-11. El aspecto más importante del PPM 2006-11, el proceso de preparación, es la intención de incorporar programas “no técnico” al Nuevo Modelo de Programa. Esto sólo tiene repercusiones reducidas en la elaboración de los sistemas del PIRES, pero un impacto bastante significativo en las direcciones involucradas así como en el personal de la Oficina del Programa, del Presupuesto y de Evaluación (PBE) para respaldar el proceso. En general, la intención es basarse en el progreso sustancial que se logró en el último PPM en lo que respecta a la calidad de la formulación del programa. Puede existir asimismo posibilidades de mejorar y simplificar los procedimientos de planificación generales de la Organización.
5. Supervisión y previsión del presupuesto de la Organización. El departamento del subgrupo del Grupo de Trabajo Interdepartamental del PIRES está completando una revisión importante de su análisis de las necesidades basadas en las funciones de supervisión y previsión del presupuesto del Programa Ordinario, tal como lo formularon inicialmente la Oficina del Programa, del Presupuesto y de Evaluación (PBE) y la Dirección de Finanzas. Paralelamente el Comité del Programa de Campo realizó análisis muy importantes y se puede dar por supuesto que el marco político para la planificación y el seguimiento del Programa de Campo, que surgirán a lo largo de los próximos meses, tendrán asimismo repercusiones en el PIRES y en los sistemas conexos, tales como la encuesta mejoradapara la medición del trabajo y el módulo para la gestión del presupuesto. Dada la complejidad de la integración y de otras dificultades, es poco probable que comience en esta esfera ninguna labor de elaboración de sistemas dentro del período de planificación. En cambio, el trabajo analítico actual se concentrará en la ampliación y aclaración del modelo funcional.
6. Interacciones entre el Programa Ordinario y el Programa de Campo (PO/PC). Cada vez se reconoce más la necesidad de una mejor integración de los datos del PO y del PC y, en algunos casos, los procesos operativos. En particular, existe una percepción de que las estrategias del país tienen que integrarse en los sistemas de planificación de la Organización como el PIRES, aunque la posibilidad práctica de hacerlo requiere más análisis. Se adquirió cierta experiencia en la integración de los retos durante la recopilación de datos extrapresupuestarios para el PLP 2004-05 por medio de un punto de integración de sentido único del Sistema de información sobre la gestión del Programa de Campo (FPMIS) al PIRES. Las prescripciones relativas a un sistema de supervisión y previsión del presupuesto plenamente integrado son considerablemente más complejas y requieren una integración de doble sentido (FPMIS-PIRES-FPMIS). Esos esfuerzos tendrán que ser respaldados por las estructuras de gestión adecuadas.
7. Integración con el Sistema de Gestión de los Recursos Humanos del Oracle. Sobre la base de las conversaciones con el administrador del proyecto del Sistema de Gestión de los Recursos Humanos (HRMS), se prevé que las aportaciones analíticas y la exploración de los diversos puntos de integración entre el PIRES y el HRMS comenzarán en 1Q04 y aumentarán constantemente a partir de ese momento. Ya se han identificado tres puntos importantes de integración: planificación de los recursos humanos, gestión de los puestos y gestión del rendimiento.

Utilización de los recursos

23. Los recursos procedentes de los atrasos han permitido al proyecto del PIRES estabilizar su estructura de equipo integrada para 2004-05. La utilización de los atrasos y de los recursos humanos está prevista como sigue:

Cuestiones y observaciones

24. Una lección importante que se ha aprendido es que los aspectos del PIRES que se han elaborado y aplicado con gran facilidad y positivamente son los que no exigían una gran integración con otros sistemas. Los trabajos futuros sobre los módulos, que por su índole se basan en la integración entre sistemas (v.gr., la supervisión y previsión del presupuesto de la Organización, el conjunto de instrumentos de los administradores de programas departamentales, las interacciones entre el Programa Ordinario y el Programa de Campo, las interfaces entre el PIRES/el sistema de gestión de los recursos humanos Oracle), tendrán que conceder más importancia a las estructuras orgánicas establecidas para administrar la elaboración de sistemas de la Organización.

III. SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS ORACLE (HRMS)

Progresos realizados entre febrero de 2003 y enero de 2004

25. Durante el período comprendido entre febrero de 2003 y enero de 2004 las cuestiones de dotación de personal del proyecto del Sistema de gestión de los recursos humanos destacadas en el informe anterior fueron resueltas positivamente mediante la aplicación de una nueva política de dotación de personal con respecto al proyecto. Los puestos del proyecto se establecieron en abril de 2003 y se cubrieron a partir de septiembre de 2003.

26. El proceso de contratación, aunque fue rápido en comparación con la media de la Organización, ha introducido un retraso de seis meses en el calendario del proyecto y, en consecuencia, los avances se han ralentizado más de lo previsto en el último informe. La nueva fecha fijada como objetivo para la aplicación es el final de 2006.

27. El proyecto constará de tres fases:

• Fase 1 - Necesidades y mejoras de la Organización - los procedimientos de la Organización están actualmente plenamente documentados y se ha llegado a un acuerdo sobre las esferas que es preciso mejorar en los procesos actuales. Se ha de emprender un análisis de las lagunas para especificar de manera detallada la funcionalidad global de Oracle con respecto al mejoramiento de los procedimientos operativos de la FAO.
• Fase 2 - Diseño y desarrollo - configurar el conjunto Oracle para satisfacer las necesidades operativas de la FAO, emprendiendo medidas alternativas cuando el sistema Oracle no puede apoyar plenamente los procesos operativos mejorados de la FAO.
• Fase 3 - Puesta a prueba y preparación para su ejecución - poner plenamente a prueba el nuevo sistema, convertir los datos de los sistemas actuales e iniciar la capacitación del personal en la preparación para la introducción del sistema.

28. La Fase I sigue en marcha y está previsto que quede terminada en el segundo semestre de 2004. La documentación de los procesos actuales relativos a los recursos humanos ha quedado completada con respecto a las esferas siguientes:

• Administración de nombramientos y autorizaciones
• Contratación
• Perfeccionamiento del personal
• Gestión del rendimiento
• Administración posterior

y está casi completada en lo que respecta a las nóminas.
Y ha comenzado la labor relativa a

• Planificación de los recursos humanos
• Políticas y procedimientos

29. Se ha firmado un contrato de asistencia externa de alto nivel para respaldar la determinación de los sectores en los que se han de simplificar los procesos y procedimientos actuales relativos a los derechos humanos.

30. El alcance del sistema de administración de los recursos humanos se determinará de manera detallada una vez que se haya efectuado el análisis de las lagunas. Llegados a esa etapa se comprobará el grado de ajuste del programa Oracle a las necesidades de la FAO actualizadas y se determinarán las soluciones aplicables para resolver las lagunas funcionales.

Planes para febrero de 2004 a enero de 2005

31. La documentación de los procesos actuales y la determinación de las mejoras de los procesos está previsto que queden completadas para el final de 2004. El análisis de las lagunas se iniciará en el último trimestre del año.

32. La contratación para cubrir los puestos del proyecto quedará concluida a más tardar en el tercer trimestre de 2004.

33. Tal como se prescribía en la metodología de PRINCE2 adoptada para el proyecto, se emitirá un contrato de servicios de garantía de la calidad y el contratista externo preparará el primero de una serie de informes periódicos de examen de la calidad hacia finales de 2004.

34. Se ha preparado un plan para la comunicación de los usuarios y se ha constituido un grupo de usuarios. El plan comprende reuniones periódicas del grupo de los usuarios, con la participación de sus miembros en actividades esenciales del proyecto, la participación en talleres relativos al mejoramiento de la actividad operativa y la formulación de recomendaciones con respecto a cambios, boletines periódicos del proyecto, videoconferencias con Oficinas Regionales, contactos regulares con otras oficinas de campo, un sitio web del proyecto, la participación de los usuarios en la actividad experimental en la sala de conferencias y en actividades de aceptación de usuarios.

Utilización de los recursos

35. El costo del proyecto en el bienio 2002-2003 fue de 1 443 000 dólares $EE.UU., de cuya cifra 286 000 dólares $EE.UU. se financiaron con cargo a los atrasos. Aunque no se dispondrá de una estimación definitiva hasta que quede completada la Fase I y, en particular, el análisis sobre las lagunas, se ha preparado una nueva estimación del costo del proyecto que asciende a un total de 19 000 000 de dólares $EE.UU. para cubrir la parte restante del proyecto (2004-06). Esto representa una reducción de 1 700 000 dólares $EE.UU. aproximadamente, en comparación con la estimación anterior, que figuraba en el informe sobre la situación del Comité de Finanzas 102/27.

36. El desglose de los recursos disponibles es el siguiente:

Los gastos previstos actuales del proyecto en 2005 ascienden a 8 200 000 dólares $EE.UU., mientras que la estimación indicaba la cifra de 9 004 000 dólares $EE.UU. disponible para comprometerse antes del final del bienio con arreglo a las condiciones de la resolución 6/2001 de la Conferencia. Esto dejaría un saldo de 800 000 dólares $EE.UU. en la habilitación de créditos con cargo a los atrasos para el proyecto del sistema de administración de los recursos humanos.

Cuestiones y observaciones

37. Según la resolución 6/2001 de la Conferencia se tenía previsto que el proyecto se financiaría con cargo a los atrasos. Debido al nivel reducido de atrasos de que se disponía para el proyecto y sobre la base de la nueva estimación del costo del proyecto resulta un posible déficit de unos 6 100 000 dólares $EE.UU. El proyecto es un elemento fundamental de la reforma de la gestión de los recursos humanos de la FAO, para la que los Comités de Finanzas y del Programa han recomendado que se ponga a disposición una financiación adecuada, tal como lo señaló asimismo el Consejo en noviembre de 2003. En consecuencia, será preciso captar nuevas fuentes de financiación para el proyecto una vez que se conozcan las estimaciones definitivas de costos.

38. Se han señalado otras posibilidades de reducción de los costos que se analizarán de manera pormenorizada una vez que se haya efectuado el análisis de las lagunas para cuantificar los ahorros de costos. Las principales opciones que se están actualmente tomando en consideración son la capacitación de instructores y la realización de algunas de las tareas de creación del sistema desde un lugar geográfico que suponga un costo menor.

39. Debido a los atrasos en la realización del proyecto no será posible entregar plenamente la parte del proyecto financiada con los atrasos para finales del bienio 2004-2005. Es preciso idear un mecanismo para pasar a 2006 el saldo no gastado.