JM 04.1/3 |
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JM 04.1/3 |
RÉUNION CONJOINTE DE LA
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Rome, mai 2004 |
Économies et gains d’efficience en matière de gouvernance |
Introduction
Économies et gains d’efficience: options envisageables
Propositions relatives au Comité des produits
Propositions relatives au Comité de l’agriculture
Conclusions et recommandations soumises à la Réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier pour examen
1. Après examen des rapports de la soixante-quatrième session du Comité des produits et de la dix-septième session du Comité de l’agriculture1, le Conseil, à sa cent vingt-quatrième session, a demandé au Secrétariat d’envisager de regrouper les sessions du Comité des produits et du Comité de l’agriculture, afin d’obtenir des gains d’efficience, d’augmenter la participation à ces réunions et de les rationaliser. Suite à cette demande, un document intitulé Réunions du Comité des produits et du Comité de l’agriculture a été soumis à la Réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier, tenue le 17 septembre 2003. Ce document traitait du mandat et de la composition des comités, des modalités et du coût des sessions, ainsi que d’autres arrangements envisageables concernant les sessions organisées régulièrement par les deux comités. Le document ne traitait pas de la fusion éventuelle des deux comités, car le Conseil n’a pas remis en question l’objectif et le mandat de ces derniers.
2. Le Comité du Programme et le Comité financier ont examiné les analyses et les propositions qui leur ont été soumises et ont demandé au Secrétariat de donner plus de précisions sur les options envisageables concernant le regroupement des réunions des deux comités et de s’efforcer d’alléger les réunions, qui devraient durer moins longtemps; de mieux gérer les réunions, en établissant une distinction plus marquée entre les débats et les points d’information; d’établir, en consultation avec les Membres, des ordres du jour plus intéressants, plus pertinents et plus complémentaires; et de faire en sorte que les documents soient plus concis (et donc moins coûteux). Il a été demandé au Secrétariat de présenter des propositions dans ce sens lors de la prochaine réunion conjointe, qui se tiendra en mai 2004. Le présent document fait état de propositions spécifiques et détaillées, comme il était demandé.
3. Comme le montrent les conclusions du document rédigé à l’intention de la Réunion conjointe des comités tenue en mai 2003, les coûts liés aux réunions du Comité des produits et du Comité de l’agriculture, à la charge de la FAO et de ses Membres, sont directement proportionnels au nombre de points à l’ordre du jour et à la durée de chaque session, y compris les séances des comités de rédaction. En ce qui concerne la FAO, les dépenses hors personnel directes sont imputées aux coûts standard liés à l’interprétation, à la traduction et à l’impression de documents pendant la session, ainsi que des dépenses générales de fonctionnement. Ainsi, la seule façon de réduire de manière conséquente les coûts à la charge du Secrétariat revient à alléger l’ordre du jour et/ou les débats, afin de réduire la durée de la session et le volume des documents. Si les documents étaient réduits à moins de 6 400 mots, comme le Secrétariat l'envisage actuellement, il serait parfois plus difficile de présenter efficacement des analyses détaillées et de formuler des recommandations sur des thèmes très variés pour lesquels il pourrait être difficile de dégager un consensus. Cependant, le Secrétariat continuera à faire tout son possible pour réduire au maximum la longueur des documents soumis aux comités.
4. En ce qui concerne les Membres, les coûts directs sont liés au temps consacré aux réunions par les représentants venus des capitales et aux frais de déplacement, et/ou au temps consacré aux réunions par les représentants permanents en poste à Rome, ainsi qu’au temps nécessaire à l’analyse des documents et à la préparation des débats pour chaque point de l’ordre du jour. Exception faite des coûts liés aux déplacements, ces frais sont aussi directement proportionnels au nombre de points à l’ordre du jour et à la longueur des réunions, et ne peuvent donc être réduits qu’en écourtant les sessions. Pour économiser au niveau des frais de déplacement, il conviendrait d’envoyer le ou les même(s) représentant(s) aux réunions des comités organisées l’une après l'autre. Cependant, comme le mandat des comités exige que les Membres soient représentés par des techniciens spécialisés, il est donc peu probable qu’un seul représentant puisse participer aux réunions des deux comités, tout en contribuant à maintenir le niveau le plus élevé possible pour tous les débats techniques. À ce propos, il convient de noter que le Directeur général a proposé que les invitations aux réunions du Comité des produits soient adressées à la fois aux ministères de l’agriculture et aux ministères du commerce.
5. Comme signalé auparavant, la FAO ne peut réaliser des économies conséquentes qu’en allégeant les ordres du jour et en révisant les modalités de fonctionnement des comités de rédaction, notamment les sessions du soir et celles organisées en dehors des heures de travail habituelles. Comme les deux comités possèdent un mandat distinct, bien que complémentaire, il n’est pas évident d’alléger les ordres du jour du fait des chevauchements des questions à l'étude. Par conséquent, pour diminuer le nombre de points à l’ordre du jour et écourter les sessions, il conviendrait de se pencher sur le cas de chaque comité séparément.
6. Comme les deux comités se réunissent en général la même année, une fois par exercice biennal, il serait possible de faire des économies en organisant les réunions l’une après l’autre, ce qui permettrait aux Membres d’envoyer le ou les même(s) représentant(s) aux deux comités, mais, comme mentionné plus haut, il faudrait pour cela que ces représentants soient aptes à traiter les questions techniques des deux ordres du jour. Toutefois, la tenue de réunions l’une après l’autre sur plus de cinq jours ouvrables entraînerait des dépenses supplémentaires pour l’Organisation, celle-ci devant payer des heures supplémentaires au personnel d'appui pour le travail effectué en dehors de la semaine normale de travail, de cinq jours.
7. En général, l’ordre du jour du Comité des produits comporte quatre questions de fond: la situation des marchés mondiaux des produits agricoles, les perspectives à moyen terme, l’évolution des politiques générales et l'action internationale dans le domaine des produits agricoles, des marchés et du commerce. Chaque session du Comité des produits dure quatre jours et est composée de cinq séances plénières et d’une séance du comité de rédaction.
8. Il serait possible de limiter à trois le nombre de séances et à deux jours et demi la durée de la session, en séparant les points présentés pour discussion et pour examen approfondi des points purement informatifs. De la sorte, il serait possible de réaliser des économies de plus de 30 pour cent en ce qui concerne les coûts standard liés à l’interprétation et les autres frais de réunion.
9. Les révisions apportées à l’organisation des sessions du Comité des produits devraient se fonder sur le mandat de base de celui-ci, à savoir: l’analyse des problèmes de portée internationale relatifs aux produits de base, l’évaluation de la situation des marchés mondiaux des produits de base et la communication au Conseil de rapports concernant les questions de politiques générales. L’ordre du jour ainsi établi serait restreint à deux questions de fond: la situation des marchés mondiaux des produits agricoles (qui inclurait, le cas échéant, les perspectives à moyen terme) et l’évolution des politiques générales ayant une incidence sur les marchés et sur le commerce international des produits agricoles.
10. On peut ainsi souligner l’importance du Comité des produits en mettant en évidence son rôle de forum international de premier plan pour les débats sur les politiques ayant trait au commerce international des produits agricoles – ce qui le distingue nettement du Comité de l’agriculture, car il vise un public différent. Un autre avantage résiderait dans le raccourcissement des sessions et le meilleur ciblage de l’ordre du jour, qui encourageraient tous deux une plus large participation. Cela donnerait la possibilité d'envoyer des invitations aux ministères du commerce extérieur, ce qui pourrait affecter la composition et la taille des délégations, sans toutefois comporter de coûts supplémentaires pour la FAO, et élargir la sphère d’influence du Comité des produits.
11. Les rapports des différents organes subsidiaires du Comité des produits, notamment ceux des groupes intergouvernementaux axés sur un produit spécifique, qui n’ont, en général, pas suscité de longs débats lors des sessions antérieures du Comité des produits, deviendraient des points de nature uniquement informative. Cette approche, qui est conforme aux articles 6 et 7 du Règlement intérieur du Comité des produits, permettrait de réduire le nombre de questions de fond traitées à l’ordre du jour et de réaliser des économies substantielles. Les principales évolutions concernant des produits spécifiques, mais d’intérêt général, seraient bien entendu traitées dans le cadre des débats sur l’évolution des marchés internationaux des produits de base et les Membres pourraient faire part de leurs observations concernant les rapports d’activité des organes subsidiaires, selon qu’il convient. Il serait également possible de réaliser des économies au niveau de la documentation, en fusionnant les différents rapports individuels des organes subsidiaires en un rapport de synthèse.
12. Le Secrétariat continuerait à organiser des événements parallèles, ce qui permettrait aux ONG et aux organisations de la société civile de participer, en dehors du cadre des réunions officielles, aux débats sur des thèmes spécifiques relevant du mandat du Comité. Cette nouvelle orientation a été bien accueillie par les Membres à l’occasion de la soixante-quatrième session du Comité des produits. Cependant, la proposition concernant la réduction de la durée de la session du Comité se traduirait par une limitation du nombre d’événements parallèles pouvant être organisés sans surcharger le programme.
13. Une autre option serait de réduire davantage la durée des sessions du Comité des produits, à deux jours, afin d’organiser l’une après l’autre, sur six jours, les sessions du Comité des produits et du Comité de l'agriculture, si les mêmes délégations y participent. Cela imposerait néanmoins de nouvelles contraintes à l'ordre du jour et au fonctionnement du Comité des produits et limiterait les possibilités d'organiser des événements parallèles. Les questions de fond inscrites à l'ordre du jour pourraient être examinées au cours des séances plénières disponibles, mais les séances du comité de rédaction, l'adoption du rapport et les événements parallèles devraient se dérouler en soirée, d'où un surcoût pour le paiement des heures supplémentaires. Bien sûr, si les délégations participant au Comité des produits et au Comité de l'agriculture étaient différentes, le facteur temps serait moins critique, puisqu'il serait possible d'organiser en parallèle certaines séances du Comité des produits et du Comité de l'agriculture, mais cela réduirait l'ampleur des économies que pourrait réaliser la FAO et risquerait de poser des problèmes de disponibilité de salles de réunion adaptées. Les tables rondes de haut niveau comme celles prévues lors de la soixante-cinquième session du Comité des produits pourraient être organisées en dehors du cadre des sessions du Comité, étant donné que les délégués ne seraient vraisemblablement pas les mêmes. Il serait en outre possible, dans l'hypothèse d'une session de deux jours du Comité des produits, de libérer du temps en recourant à d'autres méthodes pour l'établissement des rapports et en réexaminant la nécessité d'un comité de rédaction. Les Membres pourraient toutefois estimer que de tels arrangements sont inadaptés, vu l'importance des questions de politique examinées et consignées dans les rapports.
14. À l’instar d’autres comités faisant rapport au Conseil, le Comité de l’agriculture joue un rôle consultatif. Ses domaines de compétence sont très nombreux par rapport à ceux des comités chargés de thèmes spécifiques, comme le Comité des produits, le Comité des pêches, le Comité des forêts ou le Comité des questions constitutionnelles et juridiques: ils sont liés à l’agriculture, à l’alimentation et à la nutrition et accordent une place particulière à l’intégration de tous les aspects sociaux, techniques, économiques, institutionnels et structurels liés au développement agricole et rural dans son ensemble (article XXXII 6(b), Règlement général de l’Organisation). Étant donné l’ampleur de ce mandat, plusieurs points sont généralement soumis au Comité de l’agriculture pour examen et chaque session dure habituellement cinq journées entières. Le comité de rédaction se réunit en général à quatre reprises, souvent tard dans la soirée, ce qui entraîne des coûts non négligeables.
15. Les questions suivantes sont des points permanents à l’ordre du jour du Comité de l'agriculture: examen du programme de travail de la FAO dans les domaines de l’alimentation et de l’agriculture (points concernant à la fois l’exécution du programme et les activités prévues); questions relatives au développement; et, pour soumission au Comité une session sur deux, un point sur l’agriculture et le développement rural durables. Les questions de fond présentées dans la section sur les questions relatives au développement ou sous Divers sont en général au nombre de quatre ou cinq, comme cela a été le cas lors des deux dernières sessions ordinaires du Comité de l’agriculture (2001 et 2003). En principe, ni le nombre de points ni les documents d’information dont est saisi le Comité ne sont soumis à des limitations. Ainsi, à la dix-septième session du Comité de l’agriculture, tenue en 2003, l’ordre du jour comptait sept questions de fond et quatorze documents d’information. S’agissant des questions à l'ordre du jour, leur inscription est parfois demandée par le Comité dans le cadre de la suite donnée aux questions présentées lors de sessions précédentes. Les événements parallèles, de plus en plus courants dans le cadre des sessions du Comité, sont dans l’ensemble bien accueillis par les Membres. Cependant, leur organisation peut s’avérer coûteuse (participation des spécialistes, rédaction des documents ou préparation des présentations, traduction et interprétation, dont les coûts sont parfois engagés par le Secrétariat). Sept événements parallèles ont été organisés en marge de la session 2003 du Comité de l’agriculture.
16. Comme dans le cas du Comité des produits, la seule façon d’écourter les sessions du Comité de l’agriculture et de réduire les coûts est d’alléger l’ordre du jour et de diminuer le nombre de points y figurant. Ainsi, l’examen par le Comité des deux points permanents à l’ordre du jour concernant l’exécution du programme et les activités prévues devrait être plus axé sur des questions prospectives et être de nature plus stratégique, en étroite relation avec le Cadre stratégique de la FAO. Il devrait faire pendant à l’examen de la planification, de l’exécution et de l’évaluation du Programme effectué par le Comité du Programme et par le Comité financier.
17. Il serait également souhaitable d’étudier les modalités permettant de restreindre le nombre de questions de fond traitées à l’ordre du jour lors de chaque session, par exemple en les limitant à quatre questions émergentes revêtant une priorité absolue pour les Membres et/ou n’ayant pas encore été étudiées, à l’échelle mondiale ou régionale, par d’autres organes statutaires de la FAO. Un ordre du jour plus circonscrit et plus restreint permettrait de diminuer le nombre des séances du comité de rédaction. Il serait possible de réaliser des économies supplémentaires en limitant le nombre de documents d’information autorisés et en établissant une corrélation directe entre le thème des événements parallèles et les questions de fond traitées à l’ordre du jour.
18. Grâce aux propositions susmentionnées, il serait possible d’écourter les sessions du Comité de l'agriculture d’au moins un jour, et de les porter ainsi à quatre journées entières. Des économies d’au moins 20 pour cent seraient réalisées concernant les frais standard liés à l’interprétation et les autres frais de réunion. Il serait également possible de réaliser des économies au niveau de la rédaction et de la traduction des documents en réduisant le volume de l'ordre du jour et le nombre de points y figurant, ainsi qu’en diminuant le nombre de documents d'information et leur volume. La diminution du nombre d’événements parallèles organisés permettra également de réaliser des économies.
19. Le fait que le Comité des produits et le Comité de l’agriculture soient régis par des mandats distincts, exigeant une représentation technique spécialisée de la part des Membres, laisse peu de marge de manœuvre pour regrouper les deux comités ou fusionner leurs ordres du jour. Cependant, il serait envisageable d’écourter les sessions des deux comités (d’un jour et demi pour le Comité des produits, d’un jour pour le Comité de l'agriculture). Pour ce faire, il faudrait limiter le nombre de points figurant à l’ordre du jour (et donc, le nombre de sessions du comité de rédaction), ainsi que celui des documents d’information et des événements parallèles, tout en respectant la préférence des Membres qui souhaitent que les points pour examen soient séparés des points de nature informative et que des événements parallèles soient organisés sur des thèmes spécifiques. Il est indispensable que toutes les parties concernées participent à la définition des ordres du jour du Comité des produits et du Comité de l’agriculture.
20. Une option envisageable est de convoquer les sessions des deux comités l’une à la suite de l’autre, car, pendant l’exercice biennal, les deux comités tiennent désormais leur session la même année. Cependant, cette approche, qui pourrait générer des économies pour les Membres si les mêmes délégués participaient à toutes les séances des deux comités, entraînerait des augmentations de coûts pour l’Organisation, si des séances avaient lieu en dehors de la semaine normale de travail, de cinq jours, ou en soirée.
21. Étant donné les propositions mentionnées plus haut, la Réunion conjointe est invitée à étudier les recommandations suivantes:
Concernant le Comité des produits:
Concernant le Comité de l’agriculture:
Concernant les deux comités:
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1 CL 124/9