1- عرض المراجع الخارجى خطة عمله للفترة المالية 2004-2005 على لجنة المالية فى دورتها الرابعة بعد المائة. وشملت مقترحا باجراء مراجعة لأربعة موضوعات من قائمة من ستة لموضوعات مراجعة كفاءة الأداء التى أشار اليها المراجع الخارجى. ووافقت لجنة المالية على اختيار موضوعى (السفر الرسمى وعقود الخدمات المحلية) وطلبت من المراجع الخارجى تزويدها بمعلومات عن الموضوعات الأربعة المتبقية لتيسير فهم مبررات اختيار موضوعات المراجعة (الوثيقة CL 125/4). كما طلبت اللجنة من المراجع الخارجى دراسة امكانية دمج الموضوعين: نظام ادارة المعلومات المرتكز الى أوراكل ومكاسب الكفاءة الناشئة عن التوسع فى مرافق تقانة المعلومات. وتمشيا مع هذا الطلب، قمنا بتضمين هذا الموضوع فى نطاق استعراض نظام ادارة المعلومات المرتكز الى أوراكل.

2- وتناقش هذه الورقة مسوغات اقتراح اجراء مراجعة كفاءة الادارة بشأن ثلاثة موضوعات، وهى بالتحديد عمليات الخزانة ، نخبة مختارة من مجالات ادارة الموارد البشرية وادارة المعلومات المرتكزة الى أوراكل. ونقترح اجراء استعراض لأي اثنين من هذه الموضوعات والحصول على اقتراحات لجنة المالية بشأن هذه المسألة.

-1- مراجعة نخبة مختارة من مجالات ادارة الموارد البشرية.

3 - تمثل كفاءة ادارة الموارد البشرية المدخل الى ضمان كفاءة عمل المنظمة فيما يتصل بانجاز برنامجها وتلبية أهدافها المعلنة. ويظل الانفاق على الموارد أهم جزء من مصروفات المنظمة.

4 - وفى إطار نطاق ورقة عن اصلاحات ادارة الموارد البشرية (الوثيقة FC 97/15) ناقشت الادارة الجهود المبذولة لاصلاح ادارة الموارد البشرية فى المنظمة فى نطاق وضع استراتيجيات وسياسات الموارد البشرية. ولقد غطى المراجع الخارجى بعض هذه المجالات فى تقريره عن الحسابات للفترة 1998-1999. وغطت وحدة التفتيش المشتركة العديد من جوانب ادارة الموارد البشرية فى تقريرها JIU/2002/08. وعرضت الادارة تقارير عن سير العمل بشأن هذه القضايا الى لجنة المالية فى وثائقها FC 99/10 (مايو/أيار 2002)، FC 102/23 (مايو/أيار 2003) و FC 104/15 (سبتمبر/أيلول 2003). ونقترح أن نستعرض في إطار المراجعة، الجوانب الرئيسية لاصلاحات ادارة الموارد البشرية فى سياق هذه التقارير، وإعادة النظر فى بعض المجالات التى شملتها مراجعة سابقة، في ضوء أهميتها المستمرة.

5 - وحددت الوثيقة FC 97/15 مجالين رئيسيين هما: لامركزية ادارة الموارد البشرية المطردة بنقلها الى المدراء التنفيذيين، مترافقة مع تعزيز المساءلة واقامة ادارة مركزية للموارد البشرية لصياغة السياسات والاستراتيجيات الجديدة، وتقديم التوجيه والدعم للمصالح ورصد تطبيق سياسات الموارد البشرية.

6 - وفى نطاق الترتيبات الجديدة، فان قسم ادارة الموارد البشرية مسؤول عن تقديم خدمات التخصيص والمشورة والدعم، فى حين تظل لجنة الموارد البشرية رفيعة المستوى مسؤولة عن تقديم المشورة للمدير العام عن قضايا ادارة الموارد البشرية وتوجيه عملية اصلاح الموارد البشرية. ويظل نجاح تمثيل هذه الاصلاحات مسألة بالغة الأهمية.

7 - ونقترح دراسة القضايا المتعلقة بالاستفادة الفعالة من الموارد البشرية فى برامج وعمليات المنظمة حسبما تُعنى بها الادارة المركزية للموارد البشرية ولجنة الموارد البشرية. وستركز المراجعة على أداء عمل قسم ادارة الموارد البشرية ودور لجنة الموارد البشرية فى تعزيز عملية الاصلاح واللامركزية الجارية. كما سندرس ما تحقق من تقدم فى تبسيط الاجراءات فى شتى مجالات ادارة الموارد البشرية.

8 - ومن المجالات الأخرى لتركيز المراجعة، أنشطة ادارة الموارد البشرية المرتبطة بالمشروعات وأخذا فى الحسبان لامركزية وظائف ادارة الموارد البشرية لنقلها من المدراء التنفيذيين فى مختلف المصالح، نقترح استعراض اتساق وسلامة الاجراءات والضوابط الداخلية حسب تطورها عقب تطبيق اللامركزية، فيما يتعلق بادارة الموارد البشرية المرتبطة بالمشروعات. وفى اطار هذه المراجعة، نقترح اعادة النظر فى القضايا التى أثارها المراجع الخارجى السابق بشأن استخدام الموارد البشرية الأخرى (الخبراء الاستشاريون).

-2- مراجعة نخبة مختارة من مجالات عمليات الخزانة

9 - تشمل عمليات الخزانة فى المنظمة ادارة الاستثمارات والعمليات المصرفية. وتشكل الاستثمارات (قصيرة الأجل وطويلة الأجل) 92 فى المائة من مجموع أصول المنظمة فى 31/12/2003 (المصدر: مسودة حسابات المنظمة للفترة 2002-2003). وهذه الأصول هى أهم الأصول المدرجة فى الميزانية العمومية للمنظمة. وفى حين أن الايرادات الناشئة من الاستثمارات قصيرة الأجل تقيد لحسابات الجهات المانحة، فان الايرادات الناشئة من آجال الاستحقاق للاستثمارات طويلة الأجل يقصد منها أن تستخدم فى تمويل الخطط المرتبطة بالموظفين. وبالنظر لأهمية هذه الأصول من الضرورى اهتمام المراجعة المستمرة بالسلامة الملازمة للسياسات والاجراءات الداخلية لادارة هذه الأموال. وبناء على ذلك، نقترح اجراء استعراض لجوانب مختارة من ادارة هذه الأموال.

10 - وتشكل الاستثمارات قصيرة الأجل والنقدية 70 فى المائة من مجموع أصول المنظمة فى 31/12/2003. وتمول هذه الاستثمارات، الى حد كبير، من فائض الأموال المودعة فى برامج حسابات الأمانة/برنامج الأمم المتحدة الانمائى. وأية خسارة فى هذه الأموال التى عهدت بها الجهات المانحة للمنظمة بدون أى تعليمات محددة بشأن الاستثمار، يكون لا بد من التعويض عنها من ميزانية المنظمة. وبالتالى فان أمن هذه الأموال يكتسى أهمية بالغة بالنسبة للمنظمة، كما لا بد من تقليل مخاطر خسارة رأس المال فى هذا الحساب الى الحد الأدنى كى لا تتأثر ميزانية المنظمة. وخلال الفترة المالية 2002/2003، عينت الادارة مدراء جدد للاستثمارات قصيرة الأجل، كما غيرت من تشكيل حافظة الاستثمارات. وسينصب تركيز استعراضنا على تقييم كفاءة ونتائج الترتيبات الجديدة، وتقييم ادارة بدائل الاستثمارات، وفعالية رصد الترتيبات وأداء مدراء الأصول.

11 - وفيما يتعلق بالاستثمارات طويلة الأجل، أشارت التقارير الماضية الى خسائر هامة. وتبعا للحسابات المؤقتة للمنظمة لعام 2002، سجلت خسارة قدرها 12.21 مليون دولار أمريكى فى هذه الاستثمارات. وأكد المراجعون الخارجيون أهمية الرصد السليم للاستثمارات وتنويع مدراء الأصول لهذه الأموال. وتقوم الادارة بتطبيق مختلف التدابير التصحيحية فى هذا المجال، بما فيها زيادة دعم التوظيف ورصد الترتيبات. وبالنظر لأهمية هذه المسألة بالنسبة للسلامة المالية للمنظمة ، فان المراجعة ستشمل استعراض هذه التدابير.

-3- استعراض نظام ادارة المعلومات المرتكز الى أوراكل

12 - حقق تنفيذ مشروع أوراكل خلال الفترة المالية 2002-2003 تقدما هاما فيما يتعلق بالنظم المالية لأوراكل، بما في ذلك صيغة أوراكل 11i ومستودع البيانات. وأبلغت الادارة، فى تقريرها (الوثيقة FC 102/27)، لجنة المالية بالتطورات التالية:

الانتهاء من الانتقال من أوراكل i11 الى 10.7 وتحديث مستودع البيانات. وفى عام 2003 اتخذت خطوات لرصد تدفقات العمل واستقرارها، وللانتهاء من دورة قفل الحسابات لنهاية السنة الأولى فى المحيط الجديد بعد تحديثها. كذلك اكتمل نموذج حفظ الميزانية. وكونت مجموعة بيانات جديدة فى مستودع البيانات تتعلق بحسابات المقبوضات. ونفذ اصدار أوراكل 11i ضمن الاطار الزمنى المتفق عليه بنطاق مقيد بقدر أكبر، كما طبقت صيغة PRINCE 2 باعتبارها اطار منهجية المشروع. ويجرى العمل على قدم وساق فى المرحلة الأولى من نموذج ادارة الموارد البشرية. واستعين بتشغيل تطوير نظام تخطيط البرامج وتنفيذها وتقييمها وإعداد التقارير عنها لدعم برنامج العمل والميزانية، خلال اعداد برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2004/2005. كما لاحظنا تعزيز الاستعانة بأدوات تقانة المعلومات وتطبيقها فى نظام معلومات ادارة البرنامج الميداني، خلال الفترة المالية.

13 - وبالتالى فان الهيكل الحالى لنظام تقانة المعلومات فى المنظمة يشمل BMM و نظام تخطيط البرامج والنظام المالى لأوراكل، ونظام معلومات ادارة البرنامج الميدانى، اضافة الى النظم الفرعية مثل Atlas و FAS. ونقترح دراسة امكانية ترشيد بعض من هذه التطبيقات لتقليل ازدواجية الجهود فى تلبية متطلبات الادارة بصورة فعالة. ومن القضايا الأخرى مدى كفاية تطبيقات تقانة المعلومات الحالية، مثل FAS وDWH ، فى تلبية متطلبات العمل فى المكاتب القطرية والاقليمية للمنظمة فى أعقاب تطبيق لامركزية الأنشطة التنفيذية، والتغييرات الهامة فى أدوارها ومسؤولياتها. ونقترح استعراض التدابير التى اتخذتها الادارة لمعالجة هذه القضايا، وتعزيز دعم تقانة المعلومات للوحدات الميدانية ودمجها مع النظام المالى لأوراكل. كما نقترح استعراض ما تحقق من تقدم فى تمثيل مشروع نظام ادارة الموارد البشرية، بما يتفق مع ميثاق المشروع الذى وافقت عليه لجنة ادارة مشروع أوراكل. وسيشمل فحص المراجعة نطاق مكاتب الكفاءة التى تحققت فى هذه المجالات.

14 - ونعتزم اجراء هذه الاستعراضات فى الربع الأول من عام 2005، ورفع تقرير عن ما نتوصل اليه من نتائج الى الادارة من خلال الرسالة الموجهة للادارة، ورفع تقريرنا طويل الأجل الى لجنة المالية استنادا الى استجابة الادارة.