FC 107/9

财政委员会

1. 外部审计员向财政委员会第一0四届会议提交了其2004-2005年的工作计划。该计划包括对外部审计员指出的对6个价有所值审计主题中的4个进行审计的建议。财政委员会同意选择两个主题（公务旅行和当地服务合同）并要求外部审计员提供有关剩余4个主题的信息，以便促进对审计主题一节基本原理的了解（第CL 125/4号文件）。委员会还要求外部审计员对合并以下两个主题的可能性进行审查，即以Oracle软件为基础的信息管理系统和由于信息技术设施的扩展而提高效率。根据此项要求，我们将该主题列入以Oracle软件为基础的信息管理系统的审查范围。

2. 本文件将对3个主题进行价有所值审计建议背后的基本原理进行讨论，3个主题分别是司库活动、人力资源管理的某些领域和以Oracle软件为基础的信息
管理。我们建议从这些主题中任选2个进行审议并寻求财政委员会对此问题的
建议。

i) 对人力资源管理某些领域的审计

3. 人力资源的有效管理是确保粮农组织在执行其计划并实现其既定目标方面有效工作的关键。人力资源的开支是粮农组织支出的最重要部分。

4. 在题为《人力资源管理改革》的文件（第FC 97/1号）中，管理部门讨论了粮农组织制定人力资源战略和政策方面的改革人力资源管理所作的努力。外部审计员在其关于1998-1999两年度决算的报告中涉及了其中的一些领域。联合检查组在其报告（JIU/REP/2002/08）中涉及了有关人力资源管理的几个方面。管理部门在其文件FC 99/10（2002年5月）、FC 102/23（2003年5月）和FC 104/15（2003年9月）中向财政委员会提交了关于这些问题的进展报告。我们建议在审计中对这些报告涉及的人力资源管理改革的主要方面进行审查，并且对前一次审计所涉及的一些领域进行重新审查，因为它们仍具有重要性。

5. 第FC 97/15号文件确定了两个关键领域，即逐步将人力资源管理下放到直线管理员，同时加强其责任并设立人力资源管理中心来制定新的政策和战略，向各部门提供指导和支持，并监测人力资源政策的实施

6. 根据新的安排，人力资源管理司将负责提供规划、咨询和支持服务，而高级人力资源委员会将负责就人力资源管理问题向总干事提供咨询意见并指导人力资源改革。成功地实施这些改革仍将是极为重要的事宜。

7. 我们建议对粮农组织的计划和活动有效利用人力资源的问题进行审查，就象中央人力资源组（人力资源管理司）和人力资源委员会所作的那样。审计工作的重点将是人力资源管理司的运作和人力资源委员会在加强现行改革及权力下放方面的作用。我们还将审查在人力资源管理各方面精简程序的进展情况。

8. 审计的另一个领域将是与项目有关的人力资源管理活动。在计划将人力资源管理职能下放到各部门的直线管理员方面，我们建议对实行权力下放后与项目有关的人力资源管理方面在程序和内部管理上的一致性和完善程度进行审查。作为此项审计工作的一部分，我们建议对前任外部审计员提出的有关其他人力资源（顾问）利用的问题进行重新审查。

ii) 对司库活动若干领域的审计

9. 粮农组织司库活动涉及投资和金融业务的管理。截止2003年12月31日，投资（短期和长期）占粮农组织总资产的92%（资料来源：粮农组织2002-03年决算草案）。这些项目是粮农组织资产负债表中最为重要的资产。短期投资所得收入计入捐助者帐户贷方，而从到期的长期投资中所得收入将用于资助与工作人有关的计划。鉴于这些资产的重要性，有必要不断从审计的角度关注对这些资金管理而采用的内部政策和程序本身的安全可靠。因此，我们建议对管理这些资金的若干方面进行审查。

10. 截止2003年12月31日，短期投资和现金占粮农组织总资产的70%。这些投资的大部分资金来自信托基金/开发计划署计划所持有的剩余资金。如果没有任何具体投资指令，捐助者委托给粮农组织的资金的任何损失可能需要由粮农组织预算予以补偿。因此，这些资金的安全对于粮农组织非常重要，要尽可能减少这方面资本损失的风险，以保证粮农组织预算不受影响。在2002-03年期间，管理部门为短期投资聘用了新的管理员并调整了投资组合的构成。我们的审查将对新安排的效率和结果、投资方案的管理评估、对监督安排的效果以及资产管理员的业绩进行评估。

11. 过去曾有长期投资出现重大损失的报告。根据2002年粮农组织的临时决算，这些投资损失了1221万美元。外部审计员强调了对投资的适当监督和资产管理员对这些资金的分散经营。在这方面，管理部门正在采取各种校正措施，包括增加人员配备的支持和对安排进行监测。鉴于该问题对粮农组织财政健康的重要性，审计将对这些措施进行审查。

iii) 对以Oracle软件为基础的信息管理系统的审查

12. 2002-03年期间，Oracle 项目的实施在包括Oracle 11i版和数据仓库在内的Oracle财务系统方面取得了重大进展。管理部门在其报告（第FC 102/27号文件）中向财政委员会通报了以下进展情况：

从Oracle 10.7版向11i版的转换和数据仓库的升级已经完成。在2003年，为监督和稳定工作流程并且完成新升级的环境中第一次年终结算周期采取了措施。完成了预算保持组件（eBMM）的工作。在数据仓库（DWH）中创建了一个新的有关应收帐款的数据集。在商定的时限和更为有限的范围内进行了Oracle 11i版的转换， 并且采用PRINCE 2作为该项目的方法框架。安装人力资源管理组件第一期的工作正在进行。在编制《2004-05年工作计划和预算》期间，为支持《工作计划和预算》而开发了计划规划、执行报告和评价支持系统（PIRES）。我们还注意到，在该两年度期间加强了信息技术（IT）工具在实地计划管理信息系统（FPMIS）中的利用和应用。

13. 因此，粮农组织现有的IT工具系统架构包括eBMM、PIRES、Oracle 财务组件、FPMIS以及若干系统子，如差旅系统（Atlas）和实地会计系统（FAS）。我们建议审查这些应用程序中的一些程序的合理化余地，以便在有效满足管理需要方面减少重复性工作。另外一个问题是，随着执行活动的下放和粮农组织驻国家代表处及区域办事处的作用和职责出现重大变化，现有的IT应用程序，如FAS 和 DWH，是否能够充分满足他们的业务需要。在处理上述问题以及加强对下放单位及其并入Oracle财务系统提供信息技术支持方面，我们建议审查管理部门所采取的措施。我们还建议，根据Oracle项目管理委员会批准的项目规章，对人力资源管理系统（HRMS）项目的实施进展进行审查。审计审查将包括这些领域提高效率的余地。

14. 我们拟在2005年第一季度进行这些审查并将我们的审查结果通过管理信函向管理部门报告，然后根据他们的答复最终完成我们提交给财政委员会的长篇幅报告。