لجنة المالية

الدورة السابعة بعد المائة

روما، من 10 الى 18 مايو/أيار 2004

التقرير المرحلي عن تنفيذ توصيات المراجع الخارجي

يعرض هذا التقرير بغرض مناقشته من قبل لجنة المالية، وهو يوجز ما أحرزته المنظمة من تقدم فى تنفيذ توصيات المراجع الخارجى، حسبما وردت فى تقرير المراجعة المطول لحسابات الفترة المالية 2000-2001، أو رحلت من الفترات المالية السابقة ولم تكن قد نفذت بالكامل منذ الدورة السابقة.

تقرير مطول
توصيات مراجع الحسابات الخارجي	درجة أولويتها	الجدول الزمني المقترح من جانب مراجع الحسابات الخارجي	الإجراء المتخذ والإطار الزمني للتنفيذ	تعليقات المراجع
الشؤون المالية نموذج الكشوف المالية التعديلات اليدوية أوصي بأن تجري المنظمة استعراضا جادا لهيكل الحسابات للتعرف على إمكانيات أخرى لتقليل التعديلات اليدوية.(أنظر الفقرة 12)	بارزة	قبل انتهاء الفترة المالية 2002-2003	انتهت تنفيذ هذه المهمة. الحالة: تم تنفيذ التوصية	يجري التحقق منها .
سياسة تقريب الأرقام أوصي، ابتداء من الكشوفات المالية للفترة 2002-2003، بوضع حاشية عن سياسة تقريب الأرقام توضح بجلاء مستوى هذا التقريب. ]الفقرة 18 [	تستحق الاهتمام	عن حسابات 2002-2003	وضعت حاشية في حسابات الفترة المالية توضح سياسة تقريب الأرقام المطبقة في حسابات المنظمة. الحالة: تم تنفيذ التوصية	تم التحقق.
المركز المالي للمنظمة القواعد والنظم المطبقة في استخدام المتقاعدين أوصي بما يلي: · يجب توحيد الخطوط التوجيهية والممارسات الموجودة الآن بشأن إعادة توظيف الموظفين السابقين الذين انتهت خدمتهم في سياسة شاملة موحدة تتناول على وجه الخصوص القضايا التالية: الحد الأدنى للمدة الواجب انقضائها بين انتهاء الخدمة وإعادة التوظيف، الحد الأقصى لمدة التوظيف، طبيعة المهمة، الشروط المالية وغيرها من شروط التوظيف. · وفيما يتعلق بالنقطة الأولى أعتقد أن قاعدة الأمم المتحدة باشتراط مرور ثلاث سنوات على الأقل هي ممارسة جيدة. ويجب ذكرها بصراحة في جميع اتفاقات إنهاء الخدمة. ويستطيع المدير العام بطبيعة الحال أن يصدر استثناء من هذه القاعدة على أساس مبررات تفصيلية. ويمكن أن يكون الحد الأقصى للتوظيف مماثلا لما هو متبع بالنسبة للمتقاعدين ستة شهور). · ومتى وضعت القواعد التي تحكم إعادة توظيف الموظفين الذين أنهيت خدمتهم يجب إدراجها في مجموعة التعليمات الإدارية والمالية للمنظمة في المادة 300 ] الفقرة 31]	بارزة	أوائل عام 2003	في حين أن برنامج الشراكات بشأن الاستعانة بخدمات الخبراء المتقاعدين يعالج في الوقت الحاضر القضايا التي أثارها المراجع الخارجي، فإن المنظمة تقر بالحاجة إلى مزيد من استعراض هذه القضايا على ضوء الخبرات المكتسبة منذ تنفيذ البرنامج بغية صياغة سياسات شاملة وفعالة بقدر أكبر. وستدخل التعديلات على القسم ذي الصلة من دليل التعليمات الإدارية . ترى المنظمة أن الأسلوب الحالي يجب الاستمرار في تطبيقه، كما جاء في الوثيقة الإدارية الداخلية (المنشور الإعلامي الرئيسي KIC 99/7 بتاريخ 1/7/1999) ، أي أنه لا يمكن إعادة استخدام موظف سابق خلال الفترة المشمولة بتعويض اتفاق إنهاء الخدمة. الحالة: يمضي التنفيذ قدما بإستثناء ما أشير إليه أعلاه. موعد الانتهاء المنتظر: ديسمبر/كانون الأول 2004	سيجري التأكد مما تحقق من تقدم في هذه المسألة بعد تقرير التنفيذ.
المسائل التنظيمية تنفيذ برنامج " النفط مقابل الغذاء" إدارة الأموال المتولدة محليا أوصي بأن تواصل المنظمة بذل الجهود الضرورية لحل جميع القضايا العالقة بشأن إجراءات الأموال المتولدة محليا، وإدراج الإيرادات والمصروفات من هذه الأموال في الكشوف المالية للمنظمة عن الفترة المالية 2002-2003. ]الفقرة 97 [	أساسية	قبل اقفال حسابات 2002-2003	تم حل المسائل المعلقة التي أشار إليها المراجع الخارجي. وضمنت إيرادات ومصروفات الأموال المولدة محليا في الكشوف المالية للمنظمة للفترة المالية 2002-2003. الحالة: انتهى التنفيذ	يجري التحقق منها.
استعراض الضوابط الداخلية في المنظمة تنظيم المهام العامة للإشراف في المنظمة القواعد واللوائح السارية أوصي بالعمل بأسرع ما يمكن على تحديث اللوائح المالية التي تشمل القسم 202 من مجموعة التعليمات الإدارية والمالية في المنظمة والمادة 108 المتعلقة بمصلحة الشؤون الإدارية والمالية، حتى يتسنى، على وجه الخصوص، إعطاء شكل شامل لمهام الإشراف داخل المنظمة. ]الفقرة 131 [	تستحق الاهتمام	قبل نهاية عام 2002	أعدت مسودة منقحة من الكشف الوظيفي لقسم الشؤون المالية (المادة 108 من مجموعة التعليمات الإدارية والمالية)، وهي قيد الاستعراض حاليا. كما أعدت مسودة للمادة 202 من مجموعة التعليمات الإدارية والمالية، حيث يجري استعراضها حاليا ضمن سياق مراجعة واسعة للسياسات والإجراءات المحاسبية والقواعد المالية. وستستمر هذه العملية طوال عام 2004. الحالة: قيد التنفيذ الموعد المتوقع للانتهاء: نهاية عام 2004	سيجري التأكد مما تحقق من تقدم في هذه المسألة بعد تقرير التنفيذ.
التنظيم الشامل واختصاصات كل وحدة أوصي بأن تبحث المنظمة إمكانية دمج مكتب المراجعة الداخلية والتفتيش والرقابة الإدارية مع مكتب البرنامج والميزانية والتقييم بهدف إنشاء مكتب أو قسم واحد للإشراف. ويمكن أن يظل فرع الرقابة الحالي، الذي يعمل على مستوى مختلف، ضمن قسم الشؤون المالية. غير أنه يتعين تحديد علاقات العمل بصورة رسمية لتجنب أي ازدواجية في العمل. ]الفقرة 137 [	تستحق الاهتمام	قبل نهاية عام 2003	قدمت وثيقة بعنوان "استقلالية إدارة التقييم وموقعها" في الاجتماعين المشتركين للجنتي البرنامج والمالية في مايو/أيار وسبتمبر/أيلول 2003. وقررت اللجنتان مزيدا من تعزيز استقلالية إدارة التقييم، واتفقتا على شتى الخطوات في هذا الصدد. كما اتفق على أنه قد يكون من المفيد الجمع بين وظائف التقييم والمراجعة في نطاق مكتب واحد. الحالة: بعد مزيد من التحليل والتدارس، حسبما أوضح أعلاه، فإن هذا البند لم يدرج للتنفيذ.	لن يستلزم مزيدا من التحقق.
استعراض مكتب المفتش العام تخطيط المراجعة أوصى بضرورة إجراء عملية تقييم المخاطر وتحديثها على أساس منتظم (مرة واحدة على الأقل كل فترة مالية). والهدف الشامل لهذه العملية هو جمع وتحليل البيانات، الكمية منها والنوعية، لوصف شكل المخاطر التي تواجهها المنظمة وأبعادها وخصائصها ]الفقرة 156 [	بارزة	في منتصف عام 2003	أدخل مكتب المفتش العام تغييرات في أسلوبه إزاء عملية تخطيط مراجعة الحسابات، وذلك باستخدام تقييمات قائمة على المخاطر لتحديد المجالات والأنشطة الحرجة التي ينبغي مراجعتها. ومن المنتظر أن يفضي هذا النهج إلى تحسين استهداف الاستعراضات وإلى زيادة فعالية استخدام موارد الموظفين. وفي هذا الصدد، استهدف المكتب التطبيقات الضرورية لتقييم المخاطر وتخطيط مراجعة الحسابات. ولقد أعدت خطة المراجعة للفترة المالية 2004-2005 استنادا إلى هذا النهج المعدل. الحالة: انتهى التنفيذ لدورة التخطيط للفترة 2004-2005. وتظل هذه التوصية قائمة، كما سيستمر تحديث تقييم المخاطر بصورة منتظمة.	تم التحقق.
التدريب أوصي بتكثيف التدريب وتركيزه ولاسيما على مراجعة نظم المعلومات. وعلاوة على ذلك، ينبغي تشجيع بعض المراجعين الحاليين على أن يصبحوا مراجعين معتمدين لنظم المعلومات أو " فنيين معتمدين" لنظام أوراكل. ]الفقرة 168 [	بارزة	لخطة التدريب لعام 2003	لا يزال التطوير والتدريب جانبين مهمين من جوانب الإدارة العامة لمكتب المفتش العام . ويشمل هذا التدريب ثلاثة عناصر هي: · التدريب في مجال المراجعة المهنية، · التدريب في مجال اللغة، · التدريب في مجال استخدام التقانة المكتبية. وفي إطار جهود التدريب الجارية، عقدت دورة تدريبية عن مراجعة نظم المعلومات، مع التركيز على مراجعة تطبيقات أوراكل، وذلك في روما وشملت المكتب بأكمله في نوفمبر/تشرين الثاني 2003. يضاف الى ذلك تشجيع موظفي المراجعة على تسجيل أنفسهم في برنامج مراجعي نظم المعلومات المعتمدين، حيث سيتقدم واحد من الموظفين لهذا الامتحان في 2004. الحالة: انتهى التنفيذ لدورة التدريب في 2003. وسيواصل المكتب جهوده في توجيه وتركيز عمليات التدريب..	تم التحقق.
أداء أعمال المراجعة أوصي بما يلي: ضرورة إجراء تحسينات جذرية في دليل المراجعة لتحويله إلى أداة مفيدة للمراجعين. وينبغي إسناد الأولوية لإدراج الأقسام المتعلقة بتقييم المخاطر والمعاينة الإحصائية وتحديد الأهمية المادية. وينبغي توسيع القسم المخصص للمقر الرئيسي ليغطي عمليات مراجعة نظام المعلومات ومهام الخزانة والاستثمارات والمشتريات والموارد البشرية.[الفقرة 172]	بارزة	في منتصف عام 2003	بدأ مكتب المفتش العام العمل على تحديث دليل مراجعة الحسابات. وقد استحدث قسم عن منهجية تقييم المخاطر بغرض ادراجه في المجلد 1 (الاستعراض العام لأعمال المراجعة) من الدليل المذكور، إلى جانب: (أ) المعايير الجديدة للممارسة المهنية للمراجعة الداخلية للحسابات، والتي اعتمدت في يونيو/حزيران 2002 (ب) الدليل الاحصائي عن المعاينة والأهمية المادية. علاوة على ذلك، فإن المجلد 2 (برامج المراجعة) من هذا الدليل هو موضع استعراض مستمر تبعا لقيام مكتب المفتش العام بتحديثه ببرامج عمل منقحة أو جديدة في مجال أعمال المراجعة، حيثما ينطبق ذلك، كلما أنجزت عمليات مراجعة أو استعراض الحالة: يجري التنفيذ. الموعد المتوقع للانتهاء: النصف الثاني من 2004.	سيجري التأكد مما تحقق من تقدم في هذه المسألة بعد تقرير التنفيذ.
إعداد التقارير وأعمال المتابعة ذات الصلة بنتائج المراجعة أوصي بما يلي: ينبغي وضع تقرير موحد لكل نوع من أنواع المراجعة. وينبغي إجراء رصد وثيق لعمليات الامتثال للمحتوى والشكل المتفق عليهما.(الفقرة 175)	بارزة	تنفيذ فوري	انتهى مكتب المفتش العام من إجراء استعراض شامل للممارسات المتبعة في وكالات أخرى. وبناء على ذلك، أدخل المكتب جوانب معيارية معينة في شكل إعداد التقارير، بما في ذلك جدولا بالتوصيات مع الإطار الزمني المقترح للتنفيذ. الحالة: انتهى التنفيذ.	تم التحقق.
استعراض الضوابط الداخلية بشأن استخدام موارد المنظمة ونظرا لما انطوى عليه الاستعراض الذي أجري من جوانب قصور، وعدم إمكانية الاعتماد على النتائج، أوصي بإجراء استعراض آخر في أسرع وقت ممكن باستخدام منهجيات ملائمة ألا وهي تقييم المخاطر. وينبغي أن يرجع التقييم إلى الوراء حيث الحالات السابقة من الغش وسوء استخدام موارد المنظمة من أجل تحديد العوامل التي يسرت وقوعها . واستنادا إلى الطريقة التي تم بها بالفعل تطبيق القواعد واللوائح والإجراءات المعمول بها، ينبغي أن يتطلع التقييم إلى المستقبل ويحاول التنبؤ بالمخاطر المحتملة لسوء استخدام موارد المنظمة ويوصي بالوسائل الكفيلة بتلافيها. [الفقرة 187]	أساسية	في عام 2003	بدأ مكتب المفتش العام العمل في هذا المجال خلال الربع الثاني من عام 2003، حيث صدرت تقارير المراجعة ذات الصلة في نهاية 2003. الحالة: جارى التنفيذ	تم التحقق.
استعراض إقامة الضوابط في نظام أوراكل عملية تطوير المنظمة أوصي بإسناد الأولوية لما يلي: · صياغة استراتيجية شاملة؛ · وضع منهجية مشروعات مجربة لاستخدامها في مشروعات الموارد البشرية والميزانية وأية مشروعات أخرى في المستقبل؛ · استكمال و/أو تحديث الوثائق الحالية (وخاصة جميع الكتيبات الإرشادية الخاصة بالبارامترات) والاجراءات المحددة للمحافظة عليها؛ · ينبغي توثيق جميع الضوابط التي اتخذت على مستوى قسم نظم وتقانة المعلومات أو فرع الضوابط بصورة رسمية ]الفقرة 195 [	أساسية	قبل نهاية عام 2002	أصبحت الإجراءات والضوابط المتعلقة بأمن الوصول إلى النظام موثقة توثيقا رسميا الآن وستنشر على موقع قسم الشؤون المالية في الشبكة الداخلية الانترانت. كما نفذت بالفعل البنود الأخرى وأبلغت بذلك لجنة المالية (يرجى الرجوع إلى وثيقة لجنة المالية FC 102/8). الحالة: تم التنفيذ	تم التحقق.
الوصلات على الرغم من أنني أعترف بأن فرع الضوابط قد بدأ يعالج هذه المشكلات من خلال الرصد والإبلاغ عن الوصلات بين الأنشطة ومتابعة القضايا المستجدة، فإنني أوصي بمواصلة الجهود الرامية إلى وضع الإجراءات بشأن ما يلي: وتيرة عمليات التحديث؛ التحليل المنتظم لحالات الرفض؛ إعادة الاستخدام ومتابعة المراجعة . ]الفقرة 196 [	بارزة	تنفيذ فوري	أنجز قدر كبير من العمل فيما يتعلق ببيئة رصد الوصلات التى تشمل توثيق الصلات القائمة ووضع التقارير لتقديم تأكيد ايجابى عن الأداء السليم للوصلات بين النظم المالية لأوراكل وكذلك بين نظم أوراكل والنظم غير المنضوية فى أوراكل. وسيستمر العمل فى هذا المجال فيما يتعلق بالمجالات التى لم تطبق فيها كاملا المتطلبات المحددة أو حيثما حددت امكانية تحسينات فى التقارير الموجودة. وستشمل التحسينات الأخرى، حسبما مقتضى الأحوال، استخدام وظيفة تدفقات العمل 1li فى عملية رصد الوصلات. الحالة: انتهى التنفيذ	سيجري التحقق منها.
استعراض متابعة إدارة الخزانة الترتيبات التنظيمية اللجنة الاستشارية للاستثمارات أوصي بأن تجتمع اللجنة الاستشارية للاستثمارات مرتين سنويا بواسطة المؤتمرات المتلفزة عن بعد، وبتشجيع المشاورات غير الرسمية فيما بين هذه المؤتمرات. وينبغي إعداد المحاضر في جميع الحالات، حتى في حالة المشاورات غير الرسمية، وإصدارها فورا، كما أوصي بذلك من قبل ]الفقرة 213 [	تستحق الاهتمام	في عام 2003	يجري تنفيذ النهج الموصى به رهنا بوجود أعضاء اللجنة الاستشارية للاستثمارات والقضايا المراد بحثها. وتجتمع اللجنة في روما مرة كل عام (عادة في أبريل/نيسان) كما ستبحث القضايا العاجلة عن طريق مؤتمر المكالمات الهاتفية. الحالة: انتهى التنفيذ	تم التحقق.
الترتيبات المصرفية أوصي بالعمل سريعا على تنفيذ الطبقة الثالثة من الاستراتيجية حتى يمكن الاستمرار في تبسيط العلاقات مع فروع مصارف التجزئة وتقليل تكاليف العمليات المصرفية]الفقرة 215 [	بارزة	قبل نهاية عام 2003	فيما يتعلق بالطبقة الثالثة من الاستراتيجية المصرفية، هناك خبير مصرفي استخدم للمساعدة على إعادة هيكلة العلاقات المصرفية الميدانية للمنظمة. وقد أجريت اتصالات مع مقدمي الخدمات المصرفية الرئيسية لأقاليم المنظمة، كما عرضت مقترحات على الإدارة العليا للموافقة عليها. الحالة: قيد التنفيذ موعد الانتهاء المنتظر: سبتمبر/أيلول 2005	سيجري التأكد مما تحقق من تقدم في هذه المسألة بعد تقرير التنفيذ. .
الاستثمارات طويلة الأجل معلومات مستكملة عام 2002 نظرا لأن الترتيبات الحالية لم تخضع، مع الأسف، للاستعراض في وقت مبكر، كما أوصيت بذلك في تقريري السابق، فإنني أحث المنظمة على المضي قدما في هذه المسألة تحويلات الاستثمارات الطويلة الأجل) بأسرع ما يمكن الآن سيما وأنه قد تم تعيين رئيس وحدة الخزانة. ]الفقرة 224 [	أساسية	في منتصف عام 2003	فيما يتعلق بترتيبات الاستثمارات الطويلة الأجل، فإن المنظمة أنهت عقد مدير الاستثمارات السابق في أبريل/نيسان 2003، حيث حولت حينها السندات والأسهم معا الى اثنين من مديري الاستثمارات الحاليين. ولقد انتهت عملية تنفيذ هذه المرحلة من استراتيجية الاستثمارات طويلة الأجل. الحالة: تم التنفيذ	تم التحقق.
استعراض متابعة لإعادة تنظيم قسم الشؤون المالية وتزويده بالموظفين استعراض هيكل التوظيف أوصي بأن توضع، على أساس التقرير النهائي للمكتب الاستشاري، خطة عمل مفصلة بشأن كيفية معالجة القضايا التي لم يتم تسويتها والتي تواجه قسم الشؤون المالية، وأن يرصد تنفيذ هذه الخطة عن كثب من خلال إصدار تقارير مرحلية منتظمة. . ]الفقرة 254 [	بارزة	خطة عمل تفصيلية قبل نهاية عام 2002	ضمنت هذه التوصية في نطاق عملية التخطيط لميزانية الفترة المالية 2004/2005. بيد أن ضغوط الميزانية في المنظمة قد تقود، في الوقت الحاضر، الى مزيد من التخفيض في الموارد المتاحة لقسم الشؤون المالية مترافقة مع تخفيض في عدد الوظائف الى مستوى يقل عن المستوى الذي حدد باعتباره الحد الأدنى المقبول من قبل المكتب الاستشاري. الحالة: رهنا بتوافر التمويل	سيتم التحقق من التقدم في هذا المجال، في ضوء الأوضاع الحالية، بعد ظهور المركز النهائي.
الإجراءات التي اتخذت استجابة للتقارير السابقة إدارة الموارد البشرية استخدام بقية الموارد البشرية فيما يتعلق باستخدام الموارد البشرية، أوصيت بتوحيد شروط الخدمة والعقود وإنشاء نظام للمراقبة والرصد بشأن الاستخدام المؤسسي للمتعاونين الخارجيين [الفقرة 119 من تقريري عن الفترة 1998– 1999]. وعند إعداد هذا التقرير، أبلغت هيئة مكتبي بأن الترتيبات التعاقدية الجديدة المتوخاة والمسماة " اتفاقية الخدمات الشخصية"، والتي ستحل محل أنواع العقود الأربعة السابقة، سوف تنفذ في أكتوبر/ تشرين الأول 2002.	غير مذكورة	غير مذكورة	جرى استعراض الخبرات المكتسبة من تنفيذ الترتيبات التعاقدية الجديدة المسماة "اتفاق الخدمات الشخصية"، وأدخلت بعض التعديلات على وثيقة العقد لكي تأخذ في الحسبان ردود الفعل من المستخدمين واحتياجاتهم. ولقد انتهت مراجعة اتفاقات الخدمات الشخصية حيث تنتظر هذه المسألة الموافقة الداخلية والتغييرات في النظام. الحالة: قيد التنفيذ موعد الانتهاء المنتظر: مايو/أيار 2004	سيجري التأكد مما تحقق من تقدم في هذه المسألة بعد تقرير التنفيذ.