COMITÉ FINANCIER

RAPPORT IN EXTENSO

Recommandation du Commissaire aux comptes

Priorité

Calendrier proposé par le Commissaire aux comptes

Mesures prises, situation et calendrier de mise en oeuvre

Observations du Commissaire aux comptes

QUESTIONS FINANCIÈRES

Mode de présentation des états financiers

Ajustements du Manuel

Je recommande que l'Organisation passe au crible le plan comptable pour identifier d'autres possibilités de réduire les ajustements manuels.

Importante

Avant la clôture de l'exercice 2002-2003

Cette tâche est achevée.

Situation: exécuté.

En cours de vérification.

Politique d'arrondissement

Je recommande qu'à partir de 2002-03, l'on ajoute aux états financiers une note concernant la procédure d'arrondissement, indiquant clairement son niveau. [paragraphe 18]

Mérite attention

Pour les comptes 2002-2003

La procédure d'arrondissement applicable aux états financiers de l'Organisation fait désormais l'objet d'une note ajoutée aux comptes de chaque exercice biennal.

Situation: exécuté.

Vérifié.

Situation financière de l'Organisation

Règles et protocoles applicables pour l'emploi des retraités

Je recommande ce qui suit:

• Les directives et pratiques existantes concernant le réemploi des anciens membres du personnel qui ont été licenciés devraient être consolidées dans un protocole global couvrant en particulier les questions suivantes: délai minimum entre la cessation de service et le réemploi, durée maximale de l'emploi, nature de la mission, conditions financières et autres conditions d'emploi.
• Pour ce qui concerne le premier point, la règle standard des Nations Unies - à savoir le délai minimum de trois ans - me paraît bonne. Il conviendrait de la rappeler dans tous les accords de licenciement. Le Directeur général pourrait, bien entendu, toujours accorder une dérogation à cette règle, sur la base de justifications détaillées. La durée maximale de l'engagement pourrait être la même que pour les retraités (six mois).
• Une fois définies, les dispositions régissant le réemploi du personnel licencié devraient être incorporées dans la section 300 du Manuel de la FAO [paragraphe 31].

Importante

Au début de 2003

Bien que le programme de partenariat relatif au recours à des experts retraités règle désormais les questions soulevées par le Commissaires aux comptes, l'Organisation admet qu'il faut approfondir l'examen de ces points à la lumière de l'expérience acquise depuis la mise en oeuvre du programme, l'objectif étant d'élaborer des orientations plus exhaustives et efficaces. Des amendements seront apportés à la section concernée du Manuel.

L'Organisation maintient que la pratique actuelle, telle qu'elle est énoncée dans le document administratif interne (Circulaire d'information - KIC 99/7 du 1^er juillet 1999) devrait rester applicable, c'est-à-dire que le réemploi d'un ancien membre du personnel ne peut être envisagé pendant la période couverte par l'indemnité de licenciement amiable.

Situation: en cours d'exécution, sauf indication contraire.

Achèvement prévu: décembre 2004.

Les progrès accomplis dans ce domaine seront examinés lorsqu'il aura été rendu compte de l'exécution.

QUESTIONS DE GESTION

Mise en œuvre du programme "Pétrole contre nourriture"

Gestion des fonds constitués localement

Je recommande que l'Organisation continue de déployer tous les efforts nécessaires pour résoudre les problèmes en suspens concernant les procédures relatives aux fonds constitués localement et que les revenus et dépenses au titre de ces fonds soient dûment consignés dans les états financiers de la FAO pour l'exercice 2002-2003. [paragraphe 97]

Fondamentale

Avant la clôture de l'exercice 2002-2003

Les questions en suspens mentionnées par le Commissaire aux comptes sont maintenant résolues. Les dépenses et revenus au titre des fonds constitués localement figurent dans les états financiers de la FAO pour l'exercice 2002-2003.

Situation: exécuté.

En cours de vérification.

EXAMEN DES CONTRÔLES INTERNES DE L'ORGANISATION

Organisation de la fonction globale de contrôle à la FAO

Règles et règlements applicables

Je recommande que le Règlement financier, qui constitue la Section 202 du Manuel de la FAO, et la Section 108, qui se rapporte au Département de l'administration et des finances, soient mis à jour dès que possible, afin notamment de donner une vue d'ensemble des fonctions de contrôle au sein de l'Organisation. [paragraphe 131]

Mérite attention

Avant la fin 2002

Un projet révisé de la description des fonctions de la Division des finances (section 108 du Manuel) a été préparé et fait actuellement l'objet d'un examen. Un projet révisé de la Section 202 du Manuel a également été préparé et fait l'objet d'un examen dans le cadre d'une révision plus large des politiques et procédures comptables et des règles financières. Cette démarche se poursuivra tout au long de 2004.

Situation: en cours d'exécution

Achèvement prévu: fin 2004

Les progrès accomplis dans ce domaine seront examinés lorsqu'il aura été rendu compte de l'exécution.

Organisation générale et mandats respectifs

Je recommande que la FAO étudie la possibilité de réunir le Bureau de l'Inspecteur général et le Service de l'évaluation dans le but de créer un bureau ou une division unique pour le contrôle. La Sous-Division des contrôles actuelle qui a fonctionné à un niveau différent, pourrait rester dans la Division des finances. Toutefois, il faudrait établir formellement des relations de travail afin d'éviter le chevauchement des tâches. [paragraphe 137]

Mérite attention

Avant la fin 2003

Des documents intitulés "Indépendance et emplacement du Service de l'évaluation" ont été soumis aux Réunions conjointes du Comité du Programme et du Comité financier en mai et en septembre 2003. Les comités ont décidé de renforcer l'indépendance du Service de l'évaluation et sont convenus des diverses mesures à prendre à ce propos. Il a également été convenu qu'il ne serait pas utile de réunir les fonctions d'évaluation et de vérification dans un seul bureau.

Situation: Au terme d'une analyse et d'un examen plus poussés, comme indiqué ci-dessus, ce point n'est pas destiné à être appliqué.

Aucune vérification ultérieure n'est requise.

Examen du Bureau de l'Inspecteur général

Planification de la vérification des comptes

Je recommande qu'une évaluation des risques soit effectuée et régulièrement mise à jour (au moins une fois par exercice biennal). Son objectif global serait de collecter et d'analyser des données, tant quantitatives que qualitatives, pour décrire la forme, la dimension et les caractéristiques des risques auxquels l'Organisation est exposée. [paragraphe 156]

Importante

D'ici à la mi-2003

Le Bureau de l'Inspecteur général a modifié sa conception de la planification de la vérification des comptes en ayant recours à des évaluations des risques pour déterminer les domaines et activités critiques devant donner lieu à vérification. Cette nouvelle approche devrait permettre des examens mieux ciblés et une meilleure utilisation des ressources en personnel. Dans ce contexte, le Bureau de l'Inspecteur général a mis au point l'application nécessaire en matière d'évaluation des risques et de planification. Le plan de vérification des comptes de l'exercice biennal 2004-2005 a été préparé sur la base de cette nouvelle approche.

Situation: Achevé pour le cycle de planification de 2004-2005. Cette recommandation reste valable et l'on continuera de mettre régulièrement à jour l'évaluation des risques.

Vérifié

Formation

Je recommande que la formation soit intensifiée et axée en particulier sur la vérification des comptes du système d'information. En outre, il faudrait encourager certains vérificateurs des comptes à devenir des auditeurs informatiques ou des spécialistes d'Oracle agréés. [paragraphe 168]

Importante

Pour le plan de formation 2003

La formation et le perfectionnement du personnel demeurent des éléments importants de la gestion globale du Bureau de l'Inspecteur général. Les activités dans ce domaine comportent trois volets:

• formation à la vérification professionnelle des comptes,
• formation linguistique, et
• formation à l'utilisation des techniques bureautiques.

Dans le cadre des activités de formation actuelles, un cours sur la vérification des systèmes d'information, centré sur les applications Oracle de vérification des comptes, a été organisé en novembre 2003 à Rome, à l'intention de l'ensemble du personnel du Bureau. En outre, le personnel chargé de la vérification des comptes est encouragé à s'inscrire au programme de formation permettant de devenir Auditeur informatique agréé. Dans ce contexte, un membre du personnel présentera l'examen en 2004.

Situation: Achevé pour le cycle de formation de 2003. Le Bureau maintiendra ses efforts en vue de se concentrer sur la formation.

Vérifié

Résultats des activités de vérification des comptes

Je recommande ce qui suit:

Il faudrait apporter de très importantes améliorations au manuel de vérification des comptes afin d'en faire un outil utile pour les vérificateurs. On donnera la priorité à l'incorporation de sections sur l'évaluation des risques, le sondage statistique et l'importance relative. La section consacrée au Siège devrait être étoffée pour inclure le système d'information, les fonctions de trésorerie et les placements, les vérifications des achats et les ressources humaines [paragraphe 172].

Importante

D'ici à la mi-2003

Le Bureau de l'Inspecteur général a commencé la mise à jour du manuel de vérification des comptes. Une section sur la méthode d'évaluation des risques a été élaborée dans le but d'être incluse dans le Volume 1 du manuel (Aperçu de la vérification des comptes), de même que:

a) les nouvelles Normes pour la pratique professionnelle de l'audit interne, qui ont été adoptées en juin 2002.

b) le guide sur le sondage statistique et la pertinence.

En outre, le Volume 2 du Manuel (Programmes de vérification des comptes) est constamment vérifié dans la mesure où le Bureau de l'Inspecteur général le met à jour à l'aide de programmes d'audit révisés ou nouveaux, selon le cas, chaque fois que des vérifications ou des examens sont effectués.

Situation: en cours d'exécution

Achèvement prévu: deuxième semestre de 2004

Les progrès accomplis dans ce domaine seront examinés lorsqu'il aura été rendu compte de l'exécution.

Établissement de rapports et suivi des conclusions de la vérification

Je recommande ce qui suit:

Pour chaque type de fonction de vérification, un rapport type soit élaboré. Il faudra surveiller de près sa conformité avec le contenu et le mode de présentation convenus [paragraphe 175].

Importante

Effet immédiat

Le Bureau de l'Inspecteur général a achevé un examen comparatif des pratiques adoptées par d'autres institutions. En conséquence, le Bureau a procédé à une certaine normalisation de la présentation des rapports, y compris un tableau des recommandations accompagné d'une proposition de calendrier de mise en œuvre.

Situation: exécuté.

Vérifié.

Examen du contrôle interne sur l'utilisation des ressources de l'Organisation

Étant donné les lacunes de l'examen effectué et la non-fiabilité des résultats, je recommande qu'un autre examen soit fait dès que possible à l'aide d'une méthode appropriée, c'est-à-dire une évaluation des risques. L'évaluation devrait d'abord revoir les cas passés de fraudes et de mauvaise utilisation des ressources de l'Organisation afin de déterminer les facteurs qui ont favorisé ces manœuvres. Se fondant sur la manière dont les règles, règlements et procédures existants sont effectivement appliqués, l'évaluation devrait ensuite prévoir les risques possibles de mauvais emploi des ressources de l'Organisation et recommander des mesures pour les prévenir [paragraphe 187].

Fondamentale

En 2003

Le Bureau de l'Inspecteur général a commencé à travailler sur cette question au deuxième trimestre 2003 et le rapport de vérification s'y rapportant a été publié à la fin de la même année.

Situation: exécuté.

Vérifié.

Examen de la mise en place des contrôles dans Oracle

Processus de mise au point des systèmes

Je recommande que soient considérés comme prioritaires:

• l'officialisation d'une stratégie globale;
• l'adoption d'une méthodologie de projet ayant fait ses preuves à adopter pour les projets relatifs aux ressources humaines et au budget et tout autre projet futur;
• la finalisation et/ou la mise à jour de la documentation existante (en particulier les guides de tous les paramètres) et des procédures définies pour leur entretien;
• la documentation officielle de la réalisation de tous les contrôles effectués au niveau de la Division des systèmes et des techniques d'information et de la Sous-Division des contrôles. [paragraphe 195]

Fondamentale

Avant la fin 2002

Les procédures et les contrôles concernant l'accès au système et à la sécurité font désormais l'objet d'une documentation officielle et sont publiés sur l'Intranet (AFF). Les autres points ont déjà été appliqués et ont fait l'objet de rapports au Comité financier (voir le document FC 102/8 du Comité financier).

Situation: exécuté.

Vérifié.

Interfaces

Bien que je reconnaisse que la Sous-Division des contrôles ait commencé à traiter ces problèmes en surveillant et en présentant des rapports sur les activités d'interface et en donnant suite aux questions qui se posaient, je recommande que les efforts soient poursuivis pour établir des procédures sur les points suivants: fréquence des mises à jour; analyse régulière des rejets; recyclage et vérification à rebours. [paragraphe 196]

Importante

Effet immédiat

Un important travail a été réalisé à propos de l'environnement de contrôle des interfaces, notamment en ce qui concerne la documentation des interfaces existantes et l'élaboration de rapports destinés à fournir des garanties quant au bon fonctionnement des interfaces entre les applications d'Oracle Financials Systems, ainsi qu'entre les systèmes non-Oracle et Oracle. Les travaux se poursuivront dans ce domaine à propos des points pour lesquels les spécifications n'ont pas encore été pleinement appliquées ou dans lesquels d'éventuelles améliorations des rapports existants ont été recensées. L'accent sera également mis, le cas échéant, sur l'exploitation des fonctionnalités de la version 11i dans le processus de contrôle des interfaces.

Situation: exécuté.

Une vérification sera faite.

SUIVI DE LA GESTION DE LA TRÉSORERIE

Organisation

Comité consultatif pour les placements

Je recommande que le Comité consultatif pour les placements se réunisse deux fois l'an, par téléconférence, et soit encouragé à tenir des consultations informelles. Il convient de rédiger un compte rendu de toutes les réunions, y compris les consultations informelles, et de le publier dans les meilleurs délais, conformément à mes recommandations antérieures. [paragraphe 213]

Mérite attention

En 2003

La démarche recommandée a été mise en œuvre selon la disponibilité des membres du Comité consultatif pour les placements et des points à examiner. Le Comité se réunit à Rome une fois par an (habituellement en avril) et les questions urgentes sont traitées par le biais de conférences téléphoniques.

Situation: exécuté.

Vérifié

Relations bancaires

Je recommande des mesures promptes pour donner effet au troisième élément de la stratégie afin de rationaliser encore les relations bancaires avec les particuliers et de réduire les frais bancaires. [paragraphe 215]

Importante

Avant la fin de 2003

Concernant le troisième élément de la stratégie bancaire, un expert en opérations bancaires a été recruté pour faciliter la restructuration des relations de la FAO avec les banques locales. Des contacts ont été pris avec les principaux prestataires de service pour les régions de la FAO et des propositions ont été présenté à la Direction, pour approbation.

Situation: en cours d'exécution

Achèvement prévu: septembre 2005

Les progrès accomplis dans ce domaine seront examinés lorsqu'il aura été rendu compte de l'exécution.

Placements à long terme

Mise à jour 2002

Tout en regrettant que les arrangements en vigueur n'aient pas encore été examinés, ainsi que je l'avais recommandé dans mon précédent rapport, j'invite l'Organisation à régler cette question le plus vite possible, puisqu'elle a maintenant nommé un Chef du Service de la trésorerie. [paragraphe 224]

Fondamentale

D'ici à la mi-2003

En ce qui concerne les dispositions relatives aux placements à long terme, l'Organisation a résilié, en avril 2003, le contrat du précédent gestionnaire de placements. Les obligations et actions ont alors été transférées vers deux autres gestionnaires de placements. La mise en œuvre de cette phase de la stratégie d'investissement à long terme est désormais terminée.

Situation: exécuté.

Vérifié.

SUIVI DE LA RÉORGANISATION ET DES BESOINS EN PERSONNEL DE LA DIVISION DES FINANCES

Examen des besoins en personnel

Je recommande que, sur la base du rapport final de la société de conseil, on élabore un plan d'action détaillé pour régler les questions en suspens à la Division des finances et qu'on suive de près sa mise en œuvre au moyen d'un rapport d'avancement périodique. [paragraphe 254]

Importante

Plan d'action détaillé avant la fin de 2002

Cette recommandation a été prise en considération lors de la planification du budget de l'exercice 2004/2005. Toutefois, les pressions budgétaires au sein de l'Organisation risquent désormais d'entraîner de nouvelles réductions des ressources dont dispose la Division des finances, ramenant le nombre de postes à un niveau inférieur à ce que la société de conseils avait estimé être un minimum acceptable.

Status: Dépend des fonds disponibles

Compte tenu de la situation actuelle, les progrès pourront être vérifiés dès que la position définitive aura été établie.

MESURES PRISES EN RÉPONSE À MES PRÉCÉDENTS RAPPORTS

Gestion des ressources humaines

Recours à des ressources humaines autres que les fonctionnaires

En ce qui concerne le recours à des ressources humaines autres que les fonctionnaires, j'ai recommandé que l'on uniformise les conditions de services et de contrat et que l'on mette en place un système de contrôle du recours à des collaborateurs externes [par. 119 de mon rapport 1998-99]. Au moment de la rédaction du présent rapport, mon personnel a été informé que les nouvelles dispositions contractuelles désignées par l'expression "Accord de services personnels" allaient remplacer quatre types de contrats antérieurs à partir d'octobre 2002.

Non mentionnée

Non mentionné

L'expérience acquise à l'occasion de la mise en œuvre du nouvel arrangement contractuel dit "accord de services personnels" a été examinée et certaines modifications apportées au document contractuel pour tenir compte des besoins et des réactions des utilisateurs. Les modifications apportées à l'accord de services personnels ont été achevées et cette question attend désormais les autorisations internes et les changements de système.

Situation: En cours d'exécution

Achèvement prévu: Mai 2004

Les progrès accomplis dans ce domaine seront examinés lorsqu'il aura été rendu compte de l'exécution.