لجنة المالية

الدورة الثامنة بعد المائة

روما، 27/9 – 1/10/2004

الوظائف المُلغاة في قسم الشؤون المالية وتأثير ذلك على عمليات المراقبة الداخلية

موجز تنفيذي

1- في شهر مايو/أيار 2004، أثناء انعقاد الدورة السابعة بعد المائة، وخلال مناقشة الوثيقة FC 107/14 بعنوان " التعديلات على برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2004-2005" في قسم الشؤون المالية، أعربت لجنة المالية عن "قلقها من أن إلغاء وظائف الخدمة العامة الخمس في قسم الشؤون المالية يمكن أن يعرض الرقابة الداخلية في المنظمة للمخاطر، وطلبت إعادة هذه الوظائف إلى سابق عهدها حيثما، وحالما، أتيحت وفورات الكفاءة الإضافية" (أنظر تقرير الدورة السابعة بعد المائة للجنة المالية في الفترة 10-18/5/2004، الوثيقة CL 127/14).

2- وقد أعدّت هذه الوثيقة بناء على طلب من اللجنة لإعطائها معلومات محدّثة عن حالة الوظائف، وعن أنواع الوظائف المُلغاة، وما أنجز من أعمال، وإبداء تعليقــات على تأثيــر إلغــاء الوظائــف على عمليــات المراقبة الداخلية للمبادلات المالية.

أولاً – وصف الوظائف المُلغاة وحالتها الراهنة

3- شملت وظائف الخدمات العامة الخمس المُلغاة أربع وظائف كاتب حسابات ووظيفة طابع كاتب واحدة. ومن الأعمال التي يفترض بالموظفين المكتبيين تأديتها في قسم الشؤون المالية تسيير المبادلات وتسوية الحسابات وإجراء عمليات مراقبة للمصادقة على البيانات التي جرى إدخالها في نظم المحاسبة في المواقع الميدانية والمتعلقة باستيضاحات من جانب الموردين والاستشاريين والموظفين. ويؤدي الطابع الكاتب مهمات مكتبيّة بالإضافة إلى تقديم الدعم على مستوى خدمات الأمانة. ولم تكن تلك الوظائف قد استرجعت ساعة إعداد هذا التقرير.

ثانياً – تأثير إلغاء الوظائف على عمليات المراقبة الداخلية

4- أدّى إلغاء الوظائف المكتبية بالإجمال إلى زيادة تراكم الأعمال في الميادين التالية:

· تسيير عمليات الدفع والتأكد من سحبها من الحسابات الصحيحة؛
· معالجة عائدات حسابات المشاريع والتأكد من تخصيص المصروفات لحسابات المشاريع المناسبة؛
· متابعة استفسارات المستخدمين في نظام المحاسبة الميدانية والرد عليها؛
· متابعة الاستفسارات المتعلقة بعمليات الدفع من جانب الموردين والاستشاريين والموظفين والرد عليها؛
· تسيير المبادلات المتصلة بالموظفين بما في ذلك صرف مستحقات نهاية الخدمة وغيرها من المستحقات وسحبها من الحسابات المناسبة.

5- وهناك أثر إضافي لإلغاء الوظائف على عمليات المراقبة الداخلية يتمثّل بارتفاع حجم المبادلات التي يتعيّن على من تبقى من الموظفين إنجازها، مما يزيد احتمالات الخطأ، وقد يحول دون ضبط الأخطاء في الوقت المناسب. ويؤكّد قسم الشؤون المالية أنّ المخاطر المشار إليها في الفقرة 115 من الوثيقة FC 107/14 "... تخفيض عدد الموظفين لن يتسبب فى تأخير أوقات الاستجابة ويؤدى إلى تراكم العمل فحسب، بل إن زيادة حجم العمل بالنسبة للموظفين الباقين قد تزيد من احتمالات الخطأ، وقد تضعف الرقابة الداخلية وتؤثر على الإدارة المالية." لا تزال قائمة. ويضاف إلى ما تقدّم تأثير آخر نتيجة إلغاء الوظائف، هو تعذّر تطبيق أي إجراءات جديدة لتعزيز عمليات المراقبة الداخلية، وهي وظيفة مستمرة يفترض تأديتها بقسم الشؤون المالية ، بعدما اضطرّ موظفو الفئة الفنية إلى لعب دور ناشط أكثر في التصريف اليومي للمبادلات وفي متابعة الاستفسارات. كذلك لا يتوقّع إلا أن يؤدي ازدياد تراكم المبادلات والاستفسارات إلى انخفاض مستوى الخدمة التي يقدمها قسم الشؤون المالية لأصحاب الشأن من داخل المنظمة وخارجها على حد سواء.