FC 108/3

Comité de Finanzas

108º período de sesiones

Roma, 27 de septiembre – 1º de octubre de 2004

Puestos suprimidos en AFF y repercusiones sobre los controles internos

RESUMEN

1. En mayo de 2004, en su 107º período de sesiones, durante el debate sobre el documento FC 107/14 “Ajustes al Programa de Labores y Presupuesto 2004-05”, relacionado con la Dirección de Finanzas (AFF), el Comité de Finanzas manifestó su “preocupación por la posibilidad de que la supresión de los cinco puestos de Servicios Generales en la AFF comprometiera el control interno de la Organización y pidió que, si se lograban ahorros por eficiencia adicionales, se aprovecharan en primer lugar para restablecer estos puestos”. (véase el Informe del 107º período de sesiones del Comité de Finanzas, 10-18 de mayo de 2004, documento CL 127/14).

2. El presente documento se ha preparado en respuesta a la petición del Comité de facilitar una actualización sobre la situación de los puestos, información sobre los tipos de puestos suprimidos y la labor realizada, y hacer observaciones acerca de las repercusiones de la supresión de los puestos sobre los controles internos de la tramitación de las transacciones financieras.

I. DESCRIPCIÓN Y SITUACIÓN ACTUAL DE LOS PUESTOS SUPRIMIDOS

3. Los cinco puestos de servicios generales que se suprimieron fueron cuatro oficinistas contables y un oficinista mecanógrafo. Entre los trabajos que ha de realizar el personal de oficina de la AFF cabe señalar los siguientes: la tramitación de transacciones, la conciliación de cuentas, la realización de controles de validación sobre los datos introducidos en los sistemas de contabilidad en las oficinas del exterior y atender las consultas de los proveedores, consultores y funcionarios. Un oficinista mecanógrafo desempeña funciones administrativas, además de facilitar apoyo de secretaría. En el momento de preparar el presente documento no se habían restablecido los puestos suprimidos.

II. REPERCUSIONES DE LA SUPRESIÓN DE PUESTOS SOBRE LOS CONTROLES INTERNOS

4. En términos generales la supresión de los puestos de oficinista ha supuesto para la AFF un incremento de la acumulación de trabajo en los sectores siguientes:

tramitación de pagos y asegurarse de que se carguen a la cuenta correcta;
tramitación de los estadillos de cuentas de los proyectos y asegurarse de que los gastos se asignen a las cuentas apropiadas de los proyectos;
seguimiento y aclaración de las consultas de los usuarios del Sistema de Contabilidad sobre el Terreno;
seguimiento y aclaración de dudas relativas a pagos de proveedores, consultores y funcionarios;
tramitación de las transacciones relacionadas con el personal, incluidas las indemnizaciones por rescisión de nombramientos y los pagos relacionados con otros emolumentos, y el cargo en las cuentas pertinentes.

5. Otra de las repercusiones sobre el control interno de las supresiones es que el resto del personal tiene que ocuparse de un volumen mayor de transacciones, lo que aumenta el riesgo de error y puede impedir que se detecten a tiempo los errores. La AFF confirma que siguen existiendo los riesgos expuestos en el párrafo 115 del documento FC 107/14: “... esta reducida dotación de personal no sólo ocasionará retrasos en los tiempos de respuesta y dará lugar a una acumulación de trabajo, sino que el aumento del volumen de trabajo del resto del personal puede elevar el riesgo de errores y podría debilitar el control interno y afectar a la administración financiera”. Otra consecuencia de la supresión de los puestos es que no se han podido aplicar nuevas medidas para fortalecer los controles internos, función permanente y prevista de la AFF, debido a que el personal profesional ha tenido que asumir una función más activa en la tramitación cotidiana de las transacciones y el seguimiento de las consultas. Por otra parte, no cabe sino prever que un aumento constante de la acumulación de transacciones y consultas traiga como consecuencia un menor nivel de servicio de la AFF a las partes interesadas, tanto internas como externas, de la Organización.