FC 108/19


Comité de Finanzas

108º período de sesiones

Roma, 27 de septiembre – 1º de octubre de 2004

Informe sobre los progresos realizados en los sistemas de información administrativa

Índice

INTRODUCCIÓN

1. En el presente informe se facilita información actualizada del “Informe sobre los progresos realizados en los sistemas de información administrativa” presentado al Comité de Finanzas en su 107º período de sesiones de mayo de 2004.

I. ORACLE FINANCIALS

Estado de ejecución de los “Planes para febrero de 2004 – enero de 2005”

2. Durante el período comprendido entre febrero y junio de 2004, prosiguieron los trabajos sobre los aspectos indicados en el informe de mayo de 2004 presentado al Comité de Finanzas. En particular, los principales sectores de trabajo fueron los siguientes:

    1. Reorganización del sistema de contabilidad sobre el terreno. Se redactó una carta del proyecto y la Dirección de Finanzas procederá a analizar las necesidades operativas y a preparar especificaciones para el nuevo sistema.
    2. Avances en la aplicación relativa a las cuentas por pagar (pagos). Los trabajos se centraron en nuevas mejoras relacionadas con el mantenimiento de los ficheros maestros de información sobre los proveedores y las transacciones bancarias. Se continuará dicha labor y se complementará con actividades que se centrarán en el uso de flujos de trabajo electrónicos en apoyo de las operaciones y procesos de las cuentas por pagar.
    3. Elaboración de informes sobre el seguimiento de interfaces. Se continuó la labor sobre la documentación de interfaces y la elaboración de informes para proporcionar una garantía positiva al funcionamiento correcto de las interfaces en esferas en las que no se habían finalizado aún las especificaciones o en las que ya se habían descubierto posibilidades de mejoras en los informes existentes.
    4. Preparación y publicación del manual de contabilidad de la Organización. Se prosiguieron las tareas sobre el examen y la revisión de las políticas y los procedimientos financieros vigentes, así como la preparación de más documentación necesaria para constituir un manual de contabilidad para toda la Organización.
    5. Nuevos progresos en el depósito de datos. Se finalizó la labor adicional de análisis y perfeccionamiento en el depósito de datos con el fin de facilitar la aplicación de funciones de presentación de informes sobre la base de la información que ha de obtenerse de los subsistemas de las cuentas por cobrar, (AR) adquisiciones (PO), recursos humanos y activos fijos.
    6. Presentación de informes de evaluación en dos monedas. Continuó la labor sobre la elaboración de nuevos informes para atender las necesidades de toda la Organización y de los responsables del presupuesto con respecto a la supervisión de los recursos del Programa Ordinario.
    7. Mejoramiento en la utilización de las funciones normalizadas en los procesos de compra de la Organización. Se inició un examen de los procesos institucionales de los Servicios de Compras (AFSP) de la FAO y la determinación de modificaciones al sistema para mejorar la utilización de las funciones de Oracle Financials 11i existente, junto con las especificaciones de los requisitos para mejorar la presentación de informes y el análisis de datos.

Cuestiones y observaciones

3. El proyecto para reorganizar el Sistema de contabilidad sobre el terreno se financia con cargo a los atrasos, tal como aprobó la Conferencia en su Resolución 6/2001. Habida cuenta del posible alcance de las necesidades operativas y de que el proyecto se ha iniciado recientemente, puede que no sea posible realizar plenamente la parte del proyecto financiada con los atrasos para finales del bienio 2004-2005. Por tanto, se propondrá que todo el saldo no gastado en el proyecto se arrastre a 2006.

II. SISTEMA DE APOYO A LA PLANIFICACIÓN, LA PRESENTACIÓN DE INFORMES SOBRE LA EJECUCIÓN Y LA EVALUACIÓN DEL PROGRAMA (PIRES)

Estado de ejecución de los "Planes para febrero de 2004 – enero de 2005"

4. A la mitad del actual período de planificación, se puede notificar un excelente avance con respecto al programa de trabajo, el cual había sido ratificado por el Grupo de Trabajo Interdepartamental del PIRES y presentado al Comité de Finanzas en mayo de 2004.

    1. Cuantía del presupuesto aprobado para el Programa de Labores y Presupuestos (PLP) 2004-2005. Se utilizó el PIRES para recopilar y analizar los ajustes al Programa de Labores y Presupuestos 2004-2005 a la cuantía del presupuesto aprobado y para reunir la documentación necesaria (FC 107/14).
    2. Planificación del trabajo. En junio se comenzó a elaborar el nuevo módulo de planificación del trabajo, tras la publicación de las habilitaciones de créditos ajustados correspondientes a 2004 en el PIRES, como parte del conjunto de instrumentos a disposición de los administradores de los programas departamentales.
    3. Evaluación anual e Informe sobre la Ejecución del Programa (PIR) 2002-03. A mediados de abril se dio a conocer el nuevo módulo para la Evaluación anual y el PIR 2002-2003 y se ha utilizado para preparar las evaluaciones resumidas de todas las entidades de los programas técnicos y, mediante un proceso integrado, recopilar los datos necesarios para preparar el PIR 2002-2003 (C 2005/8).
    4. Plan a Plazo Medio 2006-2011. Mediante la ampliación de las características del módulo del PIRES del PPM, se reformularon los programas “no técnicos” en el marco del Nuevo Modelo de Programa basado en los resultados. En julio se ultimó la recopilación y el examen de las propuestas relativas al PPM correspondientes a todos los programas.
    5. Supervisión y previsión del presupuesto de la Organización. Se continúa la labor sobre el análisis de las necesidades basadas en las funciones y será prioritaria para el resto de 2004. Además, tres grupos de trabajo del Comité del Programa de Campo (CPC) están analizando el marco de políticas para la planificación y el seguimiento del Programa de Campo. Tal como se había señalado en el informe anterior, es poco probable que se inicie ninguna labor de elaboración de sistemas en esta esfera en el marco del período de planificación actual, debido a la complejidad de las cuestiones de integración.
    6. Interacciones entre el Programa Ordinario y el Programa de Campo (PO/PC). El CPC podría emprender en el período de planificación la integración de estrategias de los países en los sistemas de planificación de la Organización como el PIRES. En las recomendaciones de la Evaluación Independiente de la Descentralización de la FAO, que es objeto de examen en los actuales períodos de sesiones de los Comités del Programa y de Finanzas (FC 108/18), se aborda también dicho asunto. Sobre la base de los resultados de dichas deliberaciones, se podrá aclarar la naturaleza de la integración necesaria de la supervisión y la previsión entre el PIRES y el Sistema de información sobre la gestión del Programa de Campo, lo que permitirá que se comience la labor específica de análisis y formulación.
    7. Integración con el Sistema de Gestión de los Recursos Humanos del Oracle (HRMS). En abril comenzó el análisis de puntos de integración entre el PIRES y el HRMS, y la Oficina del Programa, del Presupuesto y de Evaluación (PBE) participa en los grupos de trabajo del HRMS en la fase actual de introducción de mejoras en el mismo.

5. La planificación del próximo período es de importancia considerable, ya que la financiación del PIRES con cargo a los atrasos se agotará antes de finales de septiembre de 2005. Por ello, a falta de recursos adicionales, debe llevarse el PIRES a un estado de desarrollo sostenible en dicho período, habiendo logrado el mayor número posible de objetivos del Proyecto.

III. SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL ORACLE (HRMS)

Estado de ejecución de los “Planes para febrero de 2004 – enero de 2005”

6. Se han hecho buenos progresos con respecto a los planes de trabajo para el período febrero de 2004 – enero de 2005. La documentación de los actuales procesos operativos de Recursos Humanos está casi completa, y la actividad principal que se está llevando a cabo en el período abril – septiembre de 2004 es la determinación de cambios para simplificar dichos procesos operativos. Asimismo, se han realizado progresos en la formulación de propuestas de mejoras y se ha examinado un procedimiento con la Junta del Proyecto y el Comité de Gestión del Proyecto Oracle con el fin de agilizar el examen y la adopción de decisiones sobre las propuestas de simplificación del proceso.

7. Una vez finalizadas las fases anteriores, el proyecto iniciará el análisis de las lagunas. En esta fase se examinarán detalladamente las funciones normalizadas del paquete Oracle que se requieren para apoyar las mejoras de los procesos operativos de Recursos Humanos. Esta frase debería finalizarse para el final del primer trimestre de 2005.

8. En mayo de 2004, se informó al Comité de Finanzas de que la estimación del costo del proyecto ascendía a 19 000 000 de dólares EE.UU., con un déficit de 5 021 000 dólares EE.UU. Tras el análisis de las lagunas, se confirmarán con las partes interesadas del proyecto, la funcionalidad que ha de incluirse en el sistema final y la correspondiente estimación del costo. Los resultados de la fase de análisis de las lagunas se presentarán al Comité de Finanzas en el informe de mayo de 2005, junto con el alcance final y las estimaciones de los costos. Se proporcionarán asimismo los costos estimados después de su aplicación.

9. Tal como se había notificado al Comité de Finanzas en su 107º período de sesiones de mayo de 2004, de conformidad con la práctica de perfeccionamiento de las aplicaciones seguida por Oracle Corporation y otros proveedores de conjuntos de programas, es necesario que la FAO perfeccione periódicamente las aplicaciones de Oracle Financials. Normalmente está programado que se realice cada cuatro años en la FAO. El último perfeccionamiento se realizó en 2002 y, por tanto, el próximo perfeccionamiento programado de Oracle Financials no debería tener lugar hasta 2006. Sin embargo, la Organización Internacional del Trabajo (OIT) encomendó a Oracle Corporation que emprendiera una serie de perfeccionamientos importantes en el paquete del HRMS, con el fin de hacerlo más coherente con las prácticas y procedimientos de las Naciones Unidas. La FAO puede aprovechar estas mejoras, pero éstas están sólo disponibles en una versión del programa Oracle posterior la FAO perfeccionó en 2002. Oracle Financials y HRMS son paquetes integrados, por lo que se requerirá proceder al perfeccionamiento del sistema Oracle Financials antes de lo previsto en 2005. Las consecuencias financieras de dicha mejora se presentarán al Comité de Finanzas en mayo de 2005.

10. Tal como se informó al Comité de Finanzas en mayo de 2004, la nueva fecha prevista de ejecución del proyecto es el final de 2006. El gasto previsto de los atrasos de Estados Unidos asignados para este proyecto se han reprogramado para los años 2004, 2005 y 2006, conforme se indica en el cuadro siguiente.

Efectivo Estimación
Año 2002-03 2004 2005 2006 Total
Plan inicial con cargo a los atrasos (informe de mayo de 2004) $ 286K $ 4 689K $ 9 004K - $ 13 979K
Plan revisado con cargo a los atrasos $ 286K $ 4 689K $ 6 104K $ 2 900K $ 13 979K

11. Ello requerirá arrastrar un saldo no gastado de la provisión de fondos con cargo a los atrasos, estimado en 2 900 000 dólares EE.UU. a 2006. Por consiguiente, se ha incluido el proyecto en la Presupuestación de Capital.

12. Se están adoptando medidas para examinar sectores en que se pueden reducir los costos. Ya se han realizado algunas reducciones y se están estudiando otras, a saber:

13. La decisión sobre las reducciones de los costos deberá haberse tomado en el último trimestre de 2004 y, junto con unos costos más precisos del proyecto a consecuencia del análisis de las lagunas, permitirá que se puedan determinar los costos finales del proyecto y se proporcione al Comité de Finanzas un informe completo para mayo de 2005.