1- الغرض من هذه الوثيقة هو تزويد الاجتماع المشترك بتفاصيل عن الآتى: (أ) إدارة زمن الشكل المعدل للدورة الثالثة والثلاثين للمؤتمر؛ (ب) ما يلزم من تغييرات أخرى استجابة للقيود المالية المشار إليها فى الفقرة 41 من التعديلات على برنامج العمل للفترة المالية 2004-2005 (الوثيقة JM 04.1/2)؛ (ج) وعرض عام للموائد المستديرة التى نظمت أثناء الدورة الثامنة والثلاثين للمؤتمر.

أولا - الشكل المعدل للدورة الثالثة والثلاثين لمؤتمر المنظمة
(19-26 نوفمبر/تشرين الثانى 2005)

2- يجدر التذكير أنه، إثر القرار الذى اتخذه المؤتمر فى دورته الثانية والثلاثين، فإن الدورة القادمة للمؤتمر ستعقد فى الفترة من 19-26 نوفمبر/تشرين الثانى 2005، مما يقصر من الوقت المتاح لتغطية جدول الأعمال من 9 أيام عمل إلى سبعة أيام. وأصبح الجدول الزمنى لتعاقب دورات الأجهزة الرياسية لشهر نوفمبر/ تشرين الثانى 2005 (الدورة التاسعة والعشرين بعد المائة للمجلس، الدورة الثالثة والثلاثين للمؤتمر والدورة الثلاثين بعد المائة للمجلس) على النحو التالى:

نوفمبر/تشرين الثانى 2005

3- ومن المقترح ضرورة الاستمرار على صيغة عقد اجتماعات الجلسة العامة واللجنتين الرئيسيتين الأولى والثانية متزامنة، فى حين يمكن تطبيق الأسلوب الجديد فى المجالات التالية استجابة إلى الإطار الزمنى الجديد:

الترتيبات أثناء الدورة

4- أخذا فى الاعتبار ضيق الإطار الزمنى لدورة المؤتمر فى 2005، من المقترح أن يكون الموعد المقرر للبند من جدول الأعمال بشأن تعيين المدير العام هو بعد ظهر يوم السبت 19 نوفمبر/تشرين الثانى، وهو اليوم الأول للمؤتمر، لكى يبدأ عمل اللجنتين الرئيسيتين والمناقشات العامة دون عائق فى صباح يوم الاثنين 21 نوفمبر/تشرين الثانى، وهو يوم العمل الثانى للمؤتمر. بيد أنه ينبغى إيلاء الاهتمام فى 2007 إلى بدء عمل واحدة من اللجنتين الرئيسيتين أو كليهما فى اليوم الأول من انعقاد المؤتمر.

قبول الدول الأعضاء الجدد

5- يمكن التصويت على طلبات العضوية قبل مناقشة البند الخاص بتعيين المدير العام. وينبغى إيلاء العناية إلى تقصير مراسم الانضمام للسماح بالتصويت على بند تعيين المدير العام الذى سيجرى فى أقرب وقت ممكن من بعد ظهر يوم السبت 19 نوفمبر/تشرين الثانى.

الجوائز

6- بالنظر إلى الأهمية العملية والرمزية للجوائز التى يقدمها المؤتمر، من المقترح أن يظل الموعد الزمنى للمراسم فى اليوم الأول من المؤتمر، وإن يكن ذلك بتخصيص وقت أقصر عما كان عليه الأمر فى 2003.

الجلسات العامة

7- من المقترح، فى أيام عدم الانتخاب/التصويت، أن يلتزم المؤتمر بالساعات التالية: 9.00-12.00 و14.30-17.30. وفى حالة عقد اجتماعات المائدة المستديرة (انظر الجزء الثانى من هذه الورقة) يمكن إيلاء الاهتمام إلى تحديد توقيتها من 17.30 إلى 20.30 مساء. ويمكن للجلسة العامة الاستمرار فى استضافة البيانات التعاقبية، أى المداولات العامة من يوم الاثنين 21 إلى الأربعاء 23 نوفمبر/تشرين الثانى. ويمكن إيلاء الاهتمام إلى تشجيع المندوبين على تسليم نسخ الكترونية من كلماتهم بغرض النشر على الويب والإدراج فى المحاضر الحرفية، بديلا عن إلقائها من المنصة. ومن الممكن مناقشة بنود جدول الأعمال التى تعالج المسائل الإدارية والدستورية، فى الجلسة العامة يوم الخميس 24 والجمعة 25 نوفمبر/تشرين الثانى.

اللجنتان الرئيسيتان

8- يمكن للجنة الرئيسية الأولى أن تبدأ عملها صباح يوم الاثنين 21 نوفمبر/تشرين الثانى وأن تنتهى بعد ظهر الثلاثاء 22 نوفمبر/تشرين الثانى، كى يتسنى للجنة الصياغة التابعة لها الاجتماع فى جلسة مطولة مساء الثلاثاء وصباح الأربعاء. ويمكن للجنة الرئيسية الأولى أن توافق على التقرير فى وقت متأخر من بعد ظهر الأربعاء 23 نوفمبر/تشرين الثانى. وكانت اللجنة الرئيسية الأولى قد عقدت 4 اجتماعات فى 2003 و 6 اجتماعات فى 2001. كما يمكن للجنة الرئيسية الثانية أن تبدأ عملها صباح الاثنين 21 نوفمبر/تشرين الثانى وينبغى، من الوجهة المثالية، أن تختتم عملها بعد ظهر الأربعاء 23 نوفمبر/تشرين الثانى. ويمكن أن يجرى التصويت على مستوى الميزانية فى صباح الجمعة 25 نوفمبر/تشرين الثانى. وكانت اللجنة الثانية قد عقدت 4 اجتماعات فى 2003 وستة اجتماعات فى 2001.

انتخاب أعضاء المجلس

9- إذا دعا الأمر لإجراء انتخابات لأكثر من إقليم واحد، يمكن توزيع أوراق اقتراع متعددة على الناخبين، عوضا عن تنظيم جولة انتخاب منفصلة لكل إقليم. وإذا كان الاقتراع السرى ضروريا فيمكن إجراؤه بعد ظهر يوم الخميس.

ثانيا – التغييرات الأخرى الناشئة عن القيود المالية

10- وثائق الدورة لن تتجاوز، فى المعتاد، 000 5 كلمة، باستثناء وثائق البرنامج. وسيظل من المطلوب منح إعفاءات خاصة للوثائق الأخرى التى تتجاوز 400 6 كلمة، ولكنها ستقتصر على ظروف استثنائية. وسينخفض مجموع حجم الوثائق للدورة بنحو 10 فى المائة من حيث عدد الكلمات.

11- ومعظم المندوبين أصبحوا الآن ملمين بالتحميل النازل للوثائق من موقع المؤتمر على الويب، فى حين أن أولئك المندوبين الذين لا تتوافر لهم فرصة النفاذ إلى الويب قد بدأوا فى استخدام تسهيلات "الطبع بناء على الطلب" أثناء الدورة والمتاحة فى مركز الأعمال بقاعة سلوفاكيا. وللاستفادة بقدر أكبر من النشر على الويب، يمكن تكوين قواعد بيانات اعتمادا على الويب فيما يتعلق بالأوراق ذات البيانات المكثفة مثل وثيقة المؤتمر عن المعاهدات المتعددة الأطراف التى أودعت لدى المدير العام، أو قائمة المسؤولين عن دورات المؤتمر والمجلس، وبالتالى إلغاء عمليات طباعة الوثائق الضخمة ذات التكاليف الباهظة، مع إتاحة ميزة التحديث المستمر للوثائق طوال الفترة المالية.

12- ومن السبل الأخرى إلى تقليل عمليات الطباعة هو بإتاحة جميع الوثائق الإعلامية للمؤتمر، بصورة أساسية، على أساس وثائق تنشر على الويب مع توفير تسهيلات الطباعة بناء على الطلب للدول الأعضاء التى لا تتوافر لديها إمكانيات كافية للنفاذ إلى الانترنت.

13- إصدار المحاضر الحرفية عملية باهظة التكاليف. ومن المقترح، مواصلة للتجارب التى تمت مؤخرا مع تسجيلات الأقراص C. D والتسجيلات الصوتية الرقمية فى وكالات الأمم المتحدة المتخصصة الأخرى، إيلاء الاهتمام إلى الاعتماد فقط على الأشرطة السمعية والاستغناء عن المحاضر الحرفية المطبوعة.

ثالثا – الموائد المستديرة أثناء الدورة الثالثة والثلاثين للمؤتمر

14- وافق المجلس، فى دورته الرابعة والعشرين بعد المائة فى يونيو/حزيران 2003، على اقتراح تقدم به الاجتماع المشترك للجنتى البرنامج والمالية فى مايو/أيار 2003 بعقد ثلاث موائد مستديرة أثناء الدورة الثانية والثلاثين للمؤتمر. وعقدت الموائد المستديرة خلال الفترة من 1 إلى 3 ديسمبر/كانون الأول 2003، على التوالى، وفقا للتوجيهات الصادرة عن المجلس. وترمى صيغة المائدة المستديرة إلى إتاحة الفرصة لرؤساء الوفود لمناقشة موضوع من الموضوعات ذات الأهمية الاستراتيجية بصورة تفاعلية تيسر من تبادل وجهات النظر. ولما كان القصد من الموائد المستديرة أن تكون مكملة للمداولات العامة فى المؤتمر، فقد حددت مواقيتها فى نهاية اليوم الأول لإتاحة الفرصة أمام كافة الوفود للمشاركة فيها. وكانت موضوعات المناقشات هى: (1) المائدة المستديرة الأولى - دور الماء والبنى الأساسية فى الأمن الغذائى المستدام؛ (2) المائدة المستديرة الثانية - التطورات والمفاوضات بشأن التجارة فى منظمة التجارة العالمية وانعكاساتها على الأمن الغذائى - بما فى ذلك الأعمال التى تقوم بها منظمة الأغذية والزراعة؛ (3) والمائدة المستديرة الثالثة - أبعاد سلامة الأغذية فى الأمن الغذائى.

15- سبق انعقاد المؤتمر أعمال تحضيرية ضخمة شارك فيها الممثلون الدائمون للمنظمة حرصا على الاتفاق على ترتيبات تفصيلية لضمان حسن سير الاجتماعات. كما وزعت الأوراق المواضيعية التى أعدتها المصالح الفنية لدى المنظمة فى الموعد المحدد، كى يتاح لرؤساء الوفود دراستها والتحضير لها. وأخيرا عقدت جلسات إطلاع على المعلومات الأساسية للمندوبين قبل الاجتماع المقرر تناولت القواعد التى وافق عليها المجلس. وأجريت تعديلات على ترتيبات الجلوس والتوقيت بغية الاستجابة لطلبات رؤساء الوفود الذين رغبوا فى المشاركة الكاملة فى الموائد المستديرة وفى المداولات العامة. وأعدت قاعة "للعدد الزائد" مزودة بتسهيلات الدائرة التليفزيونية المغلقة لإتاحة الفرصة لجميع المندوبين الآخرين متابعة اجتماعات المائدة المستديرة. ويوضح الجدول أن المشاركة فى الموائد المستديرة كانت طيبة وبتمثيل جغرافى متوازن. وكان معظم المشاركين فى الموائد المستديرة على مستوى الوزراء. وكانت ردود الفعل من المشاركين بشأن صيغة الموائد المستديرة وسير عملها ايجابية للغاية.

المشاركة فى الموائد المستديرة

رابعا - الوفورات

16- بفضل تقصير الإطار الزمنى واستجابة للقيود المالية ستتحقق وفورات فيما يتعلق بالترجمة الفورية (باستثناء اجتماعات لجنة الصياغة، فإن ساعات العمل لن تتجاوز الساعة 18.00 مساء)، الوثائق، الوقت الاضافى، استخدام معدات تقانة المعلومات والموظفين المؤقتين مثل السعاة (سيكون هناك عدد أقل من السعاة)، بما يصل مجموعه 000 752 دولار أمريكى. وسيصدر كشف عقب دورة المؤتمر يوضح على وجه الدقة التخفيض المتحقق فى التكاليف. كما ستتحقق وفورات مماثلة أثناء الفترة المالية فى دورات المجلس بما يصل مجموعه إلى 000 364 دولار أمريكى، وفى دورات شتى اللجان التابعة للمجلس بما مجموعه 000 194 دولار أمريكى.

خامسا - الخلاصة

17- إن المقترحات أعلاه التى تستهدف تحقيق الوفورات وزيادة الكفاءة بالإدارة، تأخذ بعين الاعتبار أيضا الطابع الخاص للدورة الثالثة والثلاثين للمؤتمر وإطارها الزمنى غير المسبوق وجدول الأعمال فيما يتعلق بتعيين المدير العام. وفيما يتصل بالموائد المستديرة، ينبغى العناية لتكرار الصيغة التى اتبعت للمرة الأولى فى 2003 أثناء الدورة الثانية والثلاثين للمؤتمر. بيد أنه بالنظر إلى تقصير مدة الدورة من تسعة أيام إلى سبعة أيام، فلربما يرغب الاجتماع المشترك فى بحث ما إذا كانت ستعقد مائدتان مستديرتان بدلا من ثلاثة. وقد يكون من الملائم فى الأرجح أن تناقش اجتماعات المائدة المستديرة نفس الموضوع وأن تستمر لمدة ثلاث ساعات. وسيتم تحديد الموضوع بعد التشاور بين الأمانة والمجموعات الإقليمية. وستحدد الترتيبات التفصيلية لهذه الموائد المستديرة فى مسودة الوثيقة بشأن ترتيبات الدورة الثالثة والثلاثين للمؤتمر والتى ستعرض على المجلس فى دورته فى يونيو/حزيران 2005 للموافقة عليها. وستأخذ هذه الوثيقة الأخيرة بعين الاعتبار التوجيهات التى يصدرها الاجتماع المشترك حسبما يوافق عليها المجلس أو يتوسع فيها، فى دورته فى نوفمبر/تشرين الثانى 2004.