CL 127/LIM/6 |
|
CL 127/LIM/6 |
Cent vingt-septième session |
Rome, 22-27 novembre 2004 |
Rapport du Directeur général relatif à la proposition d’évaluation externe approfondie et indépendante de la FAO |
III. Incidences administratives et éclaircissements
ANNEXE I - Évaluation externe approfondie et indépendante de la FAO
1. Le 21 octobre 2004, deux Membres1 du Conseil ont présenté au Directeur général une demande pour qu’un point supplémentaire intitulé "Évaluation externe approfondie" soit inscrit à l’ordre du jour provisoire de la cent vingt-septième session du Conseil. Par la suite, l’un de ces Membres a de nouveau écrit au nom du Groupe nord-américain en fournissant un document d’information et un projet de résolution à l’appui du point demandé. Les Membres du Conseil trouveront ces textes dans le document CL 127/LIM/4.
2. Conformément à l’Article XIII du Règlement financier:
13.1 Le Conseil, ou tout comité ou commission nommé par le Conseil ou la Conférence, ne peut prendre de décision entraînant des dépenses sans avoir au préalable été saisi d’un rapport du Directeur général sur les incidences administratives et financières de la proposition examinée.
3. Le présent document a été établi pour cette raison.
4. Le Directeur général tient à bien marquer qu’il est prêt à appuyer la proposition d’évaluation externe approfondie et, si le Conseil décide de lui donner suite, il souhaite également assurer le Conseil que le Secrétariat fera tout son possible pour répondre aux besoins des évaluateurs dans leur travail et fournir un appui aux travaux des Membres. Il formule des propositions précises à cet égard dans le présent rapport.
5. Il se félicite particulièrement que le projet de résolution réaffirme le mandat de la FAO, tel qu’énoncé dans son Acte constitutif, ainsi que les objectifs fixés dans le Cadre stratégique 2000-2015 et il convient que l’évaluation pourrait apporter une contribution importante à la révision du Cadre stratégique.
6. Il est également satisfait de la reconnaissance de réunions internationales importantes, en particulier le Sommet mondial de l’alimentation et son suivi. Une reconnaissance ultérieure de la nécessité d’établir des liens entre les différents résultats de ces réunions est également importante, de même que la nécessité de disposer des ressources nécessaires pour appuyer la mise en œuvre de leurs plans d’action respectifs. Le Directeur général estime qu’une certaine prise en compte de cet élément important dans toute décision du Conseil pourrait être appropriée.
7. Le document d’information indique clairement la portée prévue de l’évaluation. Le chapeau du paragraphe 1 envisage une évaluation complète concernant:
8. Cela est pris en compte dans le premier des objectifs qui suit immédiatement le chapeau à l’alinéa i), relatif à une "évaluation des atouts et des faiblesses de l’Organisation", expression de planification qui concerne généralement les résultats d’une analyse interne: "à savoir, les aspects d’une organisation qui favorisent ou compromettent l’accomplissement de sa mission et la réalisation de son mandat"2. Cela est tout à fait conforme au paragraphe de chapeau.
9. La proposition prévoit un Comité du Conseil, qui serait vraisemblablement établi en vertu des dispositions de l’Article VI.2 de l’Acte constitutif qui indique que le Conseil peut établir "des comités et des groupes de travail chargés de procéder à des études et d’établir des rapports sur toute question en rapport avec les buts de l’Organisation. Ces comités et les groupes de travail se composent soit d’États Membres, soit …", plutôt que de l’Article XXV 10. du Règlement général, qui dispose que "Le Conseil peut également établir des comités ad hoc composés d’un nombre restreint de membres du Conseil, qui se réuniront dans l’intervalle de ses sessions pour examiner les questions que le Conseil leur aura renvoyées et pour faire rapport à leur sujet".
10. L’Article XXV 6. du Règlement général dispose que "Les frais de voyage aller et retour d’un seul membre de la délégation de chaque État Membre du Conseil, régulièrement supportés pour se rendre par la voie la plus directe de la capitale de son pays ou, si les frais sont moins élevés, de son lieu d’affectation au lieu où se tient la session du Conseil, sont à la charge de l’Organisation". Il existe des dispositions analogues pour le Comité du Programme3 et pour le Comité financier4. Étant donné ces précédents, le Conseil souhaitera peut-être préciser:
11. Les estimations que l’on trouvera ci-après ont été établies dans l’hypothèse d’une prise en charge du type de celle des Comités par des ressources extrabudgétaires.
12. Le Conseil souhaitera peut-être envisager de donner des instructions pour que les modalités de l’évaluation reflètent toute la diversité des Membres de l’Organisation.
13. En particulier, la disposition demandant que l’équipe soit composée d’évaluateurs et de consultants professionnels, issus de différentes régions, doit être renforcée pour que les résultats aient l’appui de l’ensemble des membres. Une récente expérience menée dans d’autres institutions du système, qui avait une disposition analogue, n’a abouti à l’incorporation que de deux membres non expérimentés de certaines régions dans une équipe dominée par d’autres régions. Le Conseil souhaitera peut-être insister sur le fait que la représentation régionale au sein de l’équipe est essentielle.
14. Le document d’information et le projet de résolution ne définissent pas expressément les qualifications des experts requis pour l’évaluation. Le Directeur général reconnaît certes l’utilité de l’expérience en matière d’évaluation, mais il est convaincu qu’elle n’est pas suffisante. La FAO est une organisation technique complexe et seuls des praticiens spécialisés dans ses divers secteurs seront en mesure d’évaluer son efficacité, ses réalisations et les répercussions de ses activités. Si le Conseil est d’accord, il souhaitera peut-être souligner que les membres de l’équipe devraient être des experts compétents, reconnus sur le plan international, ayant une connaissance approfondie des secteurs pertinents relevant du mandat de la FAO.
15. Le Comité aura besoin de services de secrétariat pour préparer ses réunions et les appuyer. En outre, il souhaitera probablement recevoir des rapports sur l’état d’avancement de l’évaluation compte tenu du calendrier et du mandat car les travaux de l’équipe devront faire l’objet d’un suivi quotidien qui ne peut être assuré par un Comité.
16. Le Conseil devrait décider si le Directeur général doit charger du Secrétariat du Comité une petite équipe du Secrétariat. Dans l’affirmative, les coûts du Secrétariat du Comité devraient être couverts par des ressources extrabudgétaires supplémentaires pour répondre aux besoins du Comité.
17. L’attention est appelée sur les délais que comporte la présentation d’un document traduit au Conseil en novembre 2006. En partant du 20 novembre, date du début du Conseil, le document devra être envoyé pour le 9 octobre. Étant donné la nécessité de produire et de traduire le document en cinq langues, il devrait être remis pour être traité au plus tard le 1er septembre 2006.
18. En outre, il faudrait suffisamment de temps pour préparer la réponse du Secrétariat, qui devra aussi être traduite. Il est difficile de dire avec précision combien de temps il faudra, mais s’il s’agit d’un document complet, il faudra peut-être plusieurs semaines (au moins un mois) pour élaborer des réponses mûrement réfléchies pour chaque recommandation.
19. Si la portée est clairement définie plus haut dans la partie "But de l’Évaluation", il y a encore quelques questions relatives à la portée sur lesquelles le Conseil souhaitera peut-être donner des indications.
20. Le Conseil souhaitera peut-être donner des précisions ultérieures sur l’alinéa v) qui a la teneur suivante: "Regrouper d’autres éléments permettant de définir les besoins futurs de la FAO en ce qui concerne les ressources". Il est à espérer que ces ressources seront mesurées compte tenu des besoins des Membres indiqués dans le Cadre stratégique et dans les diverses versions du Plan à moyen terme et ne seront pas limitées au caractère suffisant ou non des ressources pour le Programme de travail actuel, qui est très réduit.
21. Le document d’information n’aborde pas la pertinence de la très récente "Évaluation indépendante de la décentralisation de la FAO"5 ni la question de savoir si l’évaluation externe devrait s’inspirer de ces travaux. Le Directeur général note que le Comité du Programme "s’est félicité du sérieux et de l’indépendance de l’évaluation de la décentralisation de la FAO. Le rapport identifiait et traitait de façon exhaustive les problèmes très complexes et étroitement imbriqués rencontrés par l’Organisation pour renforcer son efficacité institutionnelle. Il comportait une foule d’analyses, de suggestions et d’idées qui complétaient les recommandations en bonne et due forme. Le Comité s’est donc déclaré extrêmement satisfait du travail réalisé par l’équipe chargée de l’évaluation".6
22. Le Secrétariat est en train de préparer une réponse et un plan d’action détaillés à l’intention du Comité du Programme, qui comprendraient:
23. Le Comité du Programme a pris note avec satisfaction de cette approche proposée, même s’il faut préciser que cet effort du Secrétariat pourrait se révéler en grande partie inutile si l’"Évaluation indépendante de la décentralisation de la FAO" devait être remplacée par une nouvelle évaluation externe.
24. Le Directeur général estime que des éclaircissements sont nécessaires. Le Conseil pourrait souhaiter fournir des orientations et préciser si l’évaluation proposée doit tenir compte de rapports récents d’évaluation et de contrôle présentés au Comité du Programme et au Comité financier8, y compris le rapport de l’"Évaluation indépendante de la décentralisation de la FAO".
25. Les incidences financières mettent en jeu à la fois des questions de procédure et des problèmes monétaires.
26. Le septième paragraphe du Préambule du projet de résolution du Conseil est libellé comme suit:"Décide par ailleurs que cette évaluation sera financée par des ressources extra-budgétaires".
27. Le paragraphe 4 i) du document proposé stipule ce qui suit: "il reviendra au Comité du Conseil de décider des modalités de recouvrement, de gestion et d’allocation des contributions". En outre, le paragraphe iii) du Projet de résolution du Conseil précise que le Comité devra "décider des modalités d’acceptation et de dépense des contributions".
28. Si l’on tient pour acquis que les contributions volontaires requises seront déposées auprès de la FAO, le paragraphe 4 i) du document proposé et le paragraphe iii) du dispositif du Projet de résolution du Conseil ne tiennent pas compte du fait qu’il existe déjà des dispositions contraignantes concernant la réception, la gestion et le décaissement par la FAO des contributions volontaires. Selon les Règlements de la FAO, un fonds fiduciaire ou un fonds spécial doit être créé pour recevoir de telles contributions. Notamment, l’Article 6.7 du Règlement financier stipule ce qui suit: "À moins que la Conférence n’en décide autrement, les fonds de dépôt, les fonds spéciaux et les contributions volontaires sont gérés conformément au Règlement financier de l’Organisation".
29. Le Comité proposé peut définir les finalités du fonds fiduciaire et préciser les activités que ce fonds doit financer. Toutefois, le texte proposé est trop général et n’indique pas que le recouvrement, la gestion et le décaissement des fonds doivent se faire conformément au Règlement financier de la FAO. Le Directeur général recommande de le préciser clairement.
30. L’attention est appelée sur la disposition du Manuel financier qui prévoit qu’"en principe, l’Organisation ne prend aucun engagement financier et n’effectue aucun décaissement au titre d’un fonds fiduciaire tant que les fonds n’ont pas été reçus" 9. Si l’on veut garantir le respect du calendrier proposé, il est important que les ressources financières soient reçues immédiatement après la décision du Conseil de façon à ce que des arrangements administratifs puissent être pris en vue de la première réunion du Comité.
31. Le Projet de résolution stipule que l’évaluation sera financée par des ressources extra-budgétaires, ce qui signifie qu’en théorie il n’y aurait pas d’incidences financières pour le Programme ordinaire. Toutefois, le Directeur général note ce qui suit avec préoccupation:
32. Aucun détail n’est fourni sur la méthode suivie pour arriver à l’estimation de 2 à 3 millions de dollars EU ni sur les experts, évaluateurs et consultants proposés pour réaliser l’évaluation.
33. Le Directeur général propose donc une évaluation des incidences financières totales10, sur la base de l’expérience acquise par l’Organisation dans ce domaine. Ces hypothèses sont formulées uniquement pour définir une estimation raisonnable et ne préjugent en aucune manière la décision qui pourrait être prise par le Conseil.
34. Le coût des réunions du Comité serait de près de 25 000 dollars EU pour une session d’un jour dans les cinq langues, ou 38 000 dollars EU pour une session de deux jours, mais ce chiffre peut varier en fonction du volume de la documentation présentée en cours de session. L’estimation totale ci-après est fondée sur six réunions d’un jour.
35. Si l’on retient l’hypothèse de l’approbation du remboursement des frais de voyage par le Conseil, on peut supposer qu’en moyenne cinq Membres devraient faire le voyage à partir de leur capitale (près de 30 000 dollars EU par réunion), mais ce chiffre pourrait bien sûr varier.
Rapport d’évaluation et réponse de la direction
36. De plus, on peut prévoir que le rapport final sera volumineux (estimé à 70 000 mots) et que la traduction et la production du rapport dans toutes les langues, ainsi que de la réponse détaillée de la direction, coûteraient un peu plus de 190 000 dollars EU.
37. Comme indiqué aux paragraphes 15-16 ci-dessus, le Comité aura besoin d’un secrétariat pour les raisons évoquées précédemment. Le coût de 486 000 dollars EU couvre un poste de D-1 et un poste de cadre, plus un appui de secrétariat.
38. Le document d’information demande, à juste titre, que le Secrétariat fournisse un appui à l’évaluation selon les demandes qui seront formulées par le Conseil et ses organes, et qu’il prépare notamment les documents d’information que le Comité ou ses experts pourraient demander. La demande d’appui adressée au Secrétariat pourrait être importante, comme lors de l’examen précédent de 1988-89. Cette demande pourrait toutefois réduire la capacité de l’Organisation à réaliser le programme de travail approuvé par la Conférence à moins que des ressources ne soient disponibles dans le Fonds fiduciaire proposé pour permettre le remplacement du personnel lorsque cela s’avère nécessaire.
39. Il est très difficile de prévoir l’étendue de l’appui qui sera fourni et aucun montant n’est donc compris dans l’estimation. Il faut toutefois espérer que le Conseil décidera que le fonds fiduciaire devrait couvrir le coût de toute dépense supplémentaire découlant directement de la fourniture d’un tel appui.
40. Il s’agit de la majeure partie de l’équipe totale prévue dans ces estimations, qui comprend un chef d’équipe, ainsi que plusieurs experts principaux et spécialistes dans les disciplines et secteurs d’activité de l’Organisation. Ce groupe assez important gérera l’évaluation, examinera le travail des départements techniques et préparera le rapport final. Le montant estimé, qui est d’environ 2,4 millions de dollars EU, comprend les frais de voyage de ce personnel et un appui de secrétariat.
41. Les études de gestion dans des domaines comme les finances, la gestion des ressources humaines, les technologies de l’information etc. ont une portée et un champ d’application très vastes. On a toutefois calculé les coûts d’une série d’examens de base, à des tarifs moyens pour des consultants de haut niveau, pour arriver au coût total de 1 066 950 dollars EU. Il faut noter que ces examens peuvent, dans certains cas, faire double emploi avec des études assez récentes, comme mentionné à l’Annexe II.
42. L’estimation comprend les frais de voyage d’équipes de trois personnes chargées de huit missions sur le terrain, de manière à couvrir tous les bureaux régionaux, la plupart des bureaux sous-régions, la majeure partie des bureaux de liaison et environ 25 pays. Le coût serait d’environ 688 000 dollars EU, mais il faut noter que cela ferait en grande partie double emploi avec l’évaluation indépendante récente de la décentralisation de la FAO.
43. En résumé, le Directeur général estime que le coût total d’une telle évaluation approfondie se situerait aux alentours de 5 millions de dollars EU, comme indiqué dans le tableau ci-après.
|
État récapitulatif des coûts |
En milliers de $ EU |
Comité du Conseil – coûts directs |
148 158 |
Comité du Conseil – voyage des Membres |
176 100 |
Rapport final d’évaluation et réponse de la direction |
192 766 |
Secrétariat du Comité |
486 450 |
Programmes au Siège et gestion générale de l’équipe |
2 403 657 |
Examens de base des départements non techniques |
1 066 950 |
Équipes décentralisées |
688 328 |
Coût total |
5 162 409 |
44. Le Directeur général note que si ces estimations reflètent bien le champ d’application de l’évaluation, il y a deux options possibles, car une contribution du Programme ordinaire n’est pas envisageable, celui-ci ayant déjà subi de très fortes réductions:
45. Le tableau ci-après résume les mesures que le Conseil pourrait souhaiter prendre.
| Paragraphe |
Domaine d’action |
| 4 | Décider s’il convient d’approuver l’idée d’une évaluation de la FAO |
| 6 | Reconnaître les liens existant entre des domaines d’action convenus sur le plan international et les ressources fournies |
| 9 | Établir un Comité du Conseil et en préciser la composition |
| 10 | Se prononcer sur le remboursement des frais de voyage des membres du Comité |
| 13 | Définir la représentation des régions |
| 14 | Fournir des orientations sur les qualifications des experts |
| 15 | Décider si le Comité a besoin d’un Secrétariat |
| 17/18 | Établir un calendrier |
| 20 | Préciser le mandat de l’équipe en fonction des questions de ressources |
| 21-24 Annexe II |
Préciser dans quelles mesures l’équipe devra tenir compte de rapports de contrôle préexistants dans ses travaux |
| 26-29 | Créer un fonds fiduciaire en vertu de l’Article 6.7 du Règlement financier pour recevoir des contributions volontaires et effectuer des décaissements |
| 31-42 | Demander que tous les coûts directs découlant de l’évaluation soient financés par le Fonds fiduciaire, y compris:
|
| 44 | Fournir des orientations concernant les mesures à prendre en cas d’insuffisance des contributions volontaires et, le cas échéant, définir les priorités pour les domaines à inclure dans l’évaluation, ou à exclure |
____________________
1 États-Unis d’Amérique et Canada.
2 Bryson, J.M., Strategic Planning for Public and Nonprofit Organizations. Jossey-Bass, San Francisco, p. 90.
3 R.G. XXVI 9.
4 R.G. XXVII 9.
5 PC 92/6 a).
6 C 127/12, paragraphe 48.
7 Idem, paragraphe 57.
8 Voir Annexe II pour une Liste des examens réalisés depuis janvier 2002, avec une composante externe.
9 Section 250 du Manuel, paragraphe 250.113.
10 Voir l’Annexe I "Récapitulation des coûts" et les feuilles de calcul justificatives.
 |
 |