Número

Títulos

Descripción

Dirección responsable

1. Eficiencia y economías en el ejercicio del gobierno

(N.B. Muchas de estas propuestas requieren la participación específica de los órganos rectores, incluida, en algunos casos, la aprobación de la Conferencia. El proceso empezaría con la formulación de propuestas a la Reunión Conjunta de los Comités del Programa y de Finanzas.)

1.1

Simplificación del sistema de gobierno

La duración de la Conferencia se reducirá de nueve a siete días. El horario de trabajo de la Conferencia no sobrepasaría las 18.00 horas, a fin de evitar las sesiones nocturnas. El segundo sábado de la Conferencia se consideraría como un día de trabajo, de forma que se reducirían los gastos por horas extraordinarias. Habría un número menor de mensajeros disponibles durante las reuniones de los órganos rectores.

GIC

1.2

Reducción de la longitud máxima de la documentación de las reuniones

Puede ser viable reducir la longitud de los documentos a 5 000 palabras, concediéndose exenciones a los documentos que tienen un mayor número de palabras pero sin superar las 6 400 palabras. El volumen total de la documentación de todas las reuniones de los órganos rectores podría reducirse en un 10% en cuanto al número de palabras. Los Representantes Permanentes manifiestan con frecuencia su preocupación por la longitud y el volumen de la documentación y acogerían con agrado estas medidas. Los documentos informativos podrían publicarse en Internet e imprimirse en función de la demanda, reduciendo así los gastos de impresión y envío.

GIC

1.3

Reducción de la longitud de la documentación de planificación de programas (PPM, RPLP y PLP), y de informes a posteriori sobre la ejecución (PIR y PER)

La propuesta se basa en que, según los Miembros, la documentación es demasiado voluminosa, y en que, al parecer, la FAO elabora muchos más documentos de planificación de algunos de los organismos del sistema de las Naciones Unidas.

PBE

1.4

Eliminación de las actas taquigráficas

En los Textos Fundamentales se exigen actas taquigráficas del Consejo y la Conferencia. Sin embargo, resultan muy onerosas y son una duplicación de las cintas audio. La propuesta consiste en estudiar la viabilidad de seguir la práctica aplicada en otros organismos de las Naciones Unidas, que tienen grabaciones de sonido e imagen en su sitio web o en CD-ROM y, de esa manera, eliminan las actas taquigráficas en forma impresa.

GIC

1.5

Comité de Problemas de Productos Básicos (CPPB) y Comité de Agricultura (COAG)

La Reunión Conjunta de los Comités del Programa y de Finanzas (mayo de 2004) apoyó unánimemente las propuestas resumidas en el párrafo 21 del documento JM 04.1/3, consistentes en abreviar las reuniones del CPPB y el COAG, entre otras medidas. Además los Comités expresaron su preferencia por la celebración de las reuniones en fechas contiguas. Recomendaron que las propuestas se pusieran en práctica con carácter experimental en 2005 y que, posteriormente, se facilitara al Comité del Programa una evaluación de la puesta en práctica del nuevo sistema.

1.6

Aplicación de las mejores prácticas de la Secretaría de las Naciones Unidas para todo el sistema a las reuniones de los órganos rectores

Examinar y, si procede, aplicar otras prácticas mejores de las Naciones Unidas en la FAO. Podría estudiarse el método aplicado por los organismos con sede en Ginebra, consistente en ayudar a las representaciones permanentes a acceder a la web, con vistas a que la Organización pueda sustituir la correspondencia en papel, que requiere gran cantidad de mano de obra, por el correo electrónico o las comunicaciones incluidas en la web, según proceda.

GIC

2. Gestión de documentos y publicaciones

2.1

Reducción de los gastos de producción de las publicaciones

Entre las medidas propuestas cabe citar las siguientes:

• examinar las necesidades de los Miembros de la FAO, para poder reducir el número de publicaciones distribuidas según el sistema de cupos, ya que muchos de ellos han manifestado que no necesitan seguir recibiendo ejemplares de todas las publicaciones de la FAO;
• seguir aplicando la decisión del Comité de comunicación de la Organización de reducir el número de ejemplares de cada título publicado a la cantidad necesaria para satisfacer los cupos de distribución, la demanda de las direcciones y las ventas previstas; teniendo en cuenta el mercado de títulos concretos, la venta y entrega de los ejemplares adicionales solicitados por los clientes se basaría en la “impresión a petición”;
• animar a los departamentos técnicos durante el proceso bienal de planificación de las publicaciones a que consideren otros métodos alternativos de producción, como los CD-ROM o las publicaciones en Internet, cuando satisfagan la demanda del mercado.

GII

2.2

Reducir los gastos de almacenamiento y distribución de las publicaciones

Los avances de la tecnología permitirán adeudar los gastos del envío postal y el embalaje de las distintas publicaciones a las dependencias pertinentes, basándose en las técnicas del código de barras. Cabe esperar que mediante la transferencia a estas dependencias del presupuesto de las listas de distribución de ejemplares gratuitos y el adeudo posterior de los costos efectivos se preste una atención mucho mayor a la necesidad de reducir al mínimo los gastos de distribución.

En relación con esto, seguramente el gasto de almacenamiento podría reducirse mediante políticas y procedimientos mejorados que impongan períodos máximos de almacenamiento de las publicaciones. Se volverá a examinar también la posibilidad de adeudar esos gastos.

3. Gestión de registros

3.1

Reestructuración de los registros y fusión a nivel de departamentos

El Sistema digital de gestión de registros (SDGR) ha alcanzado la fase de madurez, y cabe suponer razonablemente que pueden introducirse ciertas mejoras en la estructura material de los registros, en particular por medio de su fusión a nivel de departamentos. Actualmente se está examinando esta posibilidad.

AFS/AFH

4. Procedimientos operativos y cambios de prestaciones

4.1

Aplicación de un mecanismo de suma global para el transporte de enseres domésticos

Esto ya se ha hecho en varias organizaciones del sistema de las Naciones Unidas y está siendo investigando en la FAO.

AFDS

4.2

Organización de los viajes

Una fuente de ahorro puede ser la publicación de una nueva licitación (actualmente en curso) del contrato de servicios de una agencia de viajes y un esfuerzo coordinado con otros órganos del sistema de las Naciones Unidas para beneficiarse de la capacidad de negociación global de las Naciones Unidas con las compañías aéreas.

AFDS

4.3

Recurso a la contratación externa y/o reubicación de la tramitación de las transacciones administrativas/financieras

En teoría se puede conseguir un ahorro considerable en los costos mediante la contratación externa de las actividades administrativas en países en desarrollo, o bien ofreciendo contratos a personal situado en la Oficina Regional idónea, donde el costo de los puestos de Servicios Generales es muy inferior al de la Sede.
Se está estudiando un enfoque similar para el desarrollo de los sistemas de información y el trabajo de mantenimiento.

AF (PBE)

4.4

Búsqueda del equilibrio adecuado en la contratación externa de servicios

Puede conseguirse un ahorro en los costos mediante un equilibrio correcto entre los servicios de contratación interna y externa. Entre las esferas que cabría estudiar más detenidamente se encuentran la producción de materiales de información/comunicación; la preparación y montaje de exposiciones y presentaciones; los servicios de interpretación; y la posible contratación externa de la función de cajero al banco comercial sito en los locales de la Sede.

AF/GI

5. Gestión de los sistemas de información

(N.B. Además de las esferas que se proponen a continuación, las dependencias de cooperación técnica y no técnica han señalado en el PPM 2006-11 una serie de esferas en las que podrían lograrse economías por eficiencia mediante una mejor utilización de la tecnología de la información. Habría que estudiar esas esferas con mayor detenimiento y señalarlas a la atención del PBE, según proceda.

5.1

Recurso a la contratación externa de servicios de grandes computadoras del Centro internacional de cálculos electrónicos (ICC)

A mediados de enero de 2004 se subcontrató la explotación del entorno del ordenador central a la ICC, sita en Ginebra, donde la ICC lleva a cabo la explotación de los sistemas del ordenador central de la FAO en un ordenador especializado, a un costo similar al acordado en anteriores acuerdos. Se propone que más adelante, en 2005, se cambie a un ordenador central más grande en la ICC, donde las aplicaciones de la FAO compartirían este recurso con las aplicaciones de otros organismos de las Naciones Unidas, lo que daría lugar a economías en los costos a medida que disminuyera la utilización de ese entorno tras la entrada en funcionamiento del SGRH (véase 6.1).

AFI

5.2

Gestión central de los sistemas basados en la web de la FAO

La sinergia entre estas esferas (el sitio de la FAO en Internet, http://www.fao.org, el sitio Extranet y el sitio Intranet de la FAO, http://intranet.fao.org) pueden dar lugar a una mayor normalización y una mejora de la eficiencia si se fusiona su financiación (actualmente separada) y se armonizan las políticas.

AFI

5.3

Gestión central de los sistemas departamentales de servicios en red (compartir archivos e impresoras, correo electrónico, registros): Sede

Por lo que respecta a la Sede, cabría esperar la consecución de economías por eficiencia si se compartieran el dimensionamiento y la capacidad del servidor para todas las necesidades de la Sede y se consideraran de manera global y no departamental.

AFI

5.4

Gestión central de los servidores para los proyectos de las direcciones y los departamentos

Los proyectos podrían compartir las plataformas de servidor, en lugar de comprar una para cada proyecto, lo que supondría pequeñas economías en los costos de adquisición y reduciría la necesidad de apoyar plataformas múltiples.

AFI

5.5

Sistemas de PABX en la Sede y las Oficinas Regionales

Al término de la vida económica del equipo de PABX existente, la FAO puede aumentar la eficiencia mediante un enfoque común de la adopción de las nuevas tecnologías de voz, especialmente de la “Voz sobre Protocolo Internet”.

AFI

5.6

Puestos de Oficiales de tecnología de la información

Se realizará un examen para determinar si la AFI y la red de coordinadores de tecnología de oficinas ligeramente mejorada podrían absorber las funciones actuales de los Oficiales de tecnología de la información en la Sede.

AFH (AFI)

6. Simplificación de los procedimientos operativos

6.1

Sistema de gestión de los recursos humanos (SGRH)

Esta importante novedad, que comprende la integración e interconexión de numerosos sistemas individuales, habrá de tener repercusiones en la eficiencia en toda la Organización. Si bien es poco probable que se obtengan beneficios antes de 2006, habría que elaborar un enfoque para identificar (y cuantificar en la medida de lo posible) las economías por eficiencia que podrían surgir de la aplicación con éxito del SGRH.

AF

6.2

Simplificación de las actividades administrativas en los ámbitos regional y de los países

Entre las propuestas de cambio de los flujos de trabajo relacionados con cuestiones financieras y derivados de los diversos exámenes realizados bajo la dirección del Comité del Programa de Campo y, en particular, del Examen del apoyo del programa de campo a las Regiones de la FAO (Informe de la Subdirección Regional de Operaciones y de la MSU) que podrían dar lugar a economías, cabe citar las siguientes:

• ampliación de las delegaciones en materia de presupuesto a los responsables del presupuesto de las Oficinas Regionales;
• delegación de las funciones de revisión presupuestaria a las Oficinas Regionales;
• descentralización de las funciones relacionadas con los viajes oficiales de la Sede a las Oficinas Regionales y las Representaciones de la FAO;
• delegación de las funciones relacionadas con los viajes a que se tiene derecho a las Oficinas Regionales;
• ampliación de los métodos de pago utilizados en la Sede a las Oficinas Regionales, incluida la utilización de los pagos por transferencia electrónica de fondos mediante la función de cuentas por pagar de las Oficinas Regionales;
• introducción automática de las facturas de las agencias de viajes de las Oficinas Regionales en las cuentas por pagar de Oracle;
• mayor delegación de competencias a las Oficinas Regionales con relación al mantenimiento de un archivo maestro de las cuentas por pagar (para los detalles bancarios);
• elaboración de una nueva aplicación financiera para apoyar a las oficinas descentralizadas.

Las delegaciones de competencias mencionadas podrían llevarse a cabo siempre y cuando exista un sistema adecuado de control interno.

En el informe de la Evaluación independiente de la descentralización de la FAO se presentan recomendaciones similares, que deberían aplicarse junto con las anteriores, a reserva de su aprobación.

AF (TC, OCD y AUD)

6.3

Simplificación de los procedimientos operativos en el Servicio de Apoyo a la Gestión

La PBE presidirá un grupo directivo para examinar los servicios y dependencias de apoyo a la gestión, con vistas a identificar las economías por eficiencia que se podrían derivar de la simplificación.

PBE (AFDS)

7. Mejora de la recuperación de los gastos de apoyo para reducir la contribución del Programa Ordinario

7.1

Maneras y mecanismos para mejorar la recuperación de los gastos de apoyo, tanto de los Servicios de apoyo técnico (SAT) como de los Servicios de apoyo administrativo y operacional (AAO)

Los temas que se examinarán serán los siguientes:

• el aumento de las tasas de adeudo de los gastos de AAO para el PCT y emergencias;
• la mejora de la recuperación de los servicios técnicos prestados por los departamentos técnicos en apoyo de los proyectos financiados con recursos extrapresupuestarios (adición propuesta de una línea presupuestaria concreta) y, en el caso particular de los proyectos financiados con el PCT , aumentar la recuperación simplificando el proceso de AST/SAT;
• examinar la tasa de puntos por trabajo para el PCT/PESA

TC y PBE