FC 109/9 |
| FC 109/9 |
第一O九届会议 |
2005年5月9 - 13日，罗马 |
监察长办公室 |
后附监察长办公室关于2004年活动的年度报告，供财政委员会成员了解情况。
监察长办公室(AUD) 2004年的工作和成绩包括如下要点：
段次 | ||||
一、引 言 |
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A. |
概 况 |
1 – 2 | ||
B. |
授权与使命 |
3 – 5 | ||
C. |
人员编制与预算 |
6 – 8 | ||
D. |
关于审计的建议和决议 |
9 – 14 | ||
二、特别重要的事项 |
15 | |||
A. |
粮农组织审计委员会 |
16 – 17 | ||
B. |
酌情提出的报告 |
18 | ||
C. |
对使用本组织资源的内部控制 |
19 | ||
D. |
关于石油换食品计划的独立调查委员会 (IIC) |
20 – 21 | ||
E. |
沙漠蝗虫防治计划 |
22 | ||
三、审计操作的结果 |
23 - 24 | |||
A. |
财务管理和预算编制 |
25 - 32 | ||
B. |
人力资源 |
33 - 34 | ||
C. |
采购 |
35 - 38 | ||
D. |
基础建设管理 |
39 | ||
E. |
信息技术 |
40 | ||
F. |
办公室监督和操作 |
41 - 45 | ||
四、管理活动 |
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A. |
审计工作的延伸 |
46 - 48 | ||
B. |
招标小组的运作 |
49 – 50 | ||
C. |
在各种委员会的体现 |
51 | ||
D. |
人员开发工作 |
52 – 54 | ||
E. |
职工会议 |
55 | ||
F. |
行政问题 |
56 -57 | ||
附件 A - |
监察长办公室 — 审计组 | |||
附件B - |
2004年完成的工作与计划的比较 | |||
附件C - |
关于建议的统计数字及执行情况 | |||
附件D - |
监察长办公室的组织机构 | |||
1. 本文是监察长办公室(AUD)的第九次年度活动报告。第一次报告编写于1995年，其目的在于为总干事提供一份关于监察长办公室所做工作的总结。从1996年以来，总干事将这些年度报告提供给财政委员会，以便财委委员们能够审查监察长办公室所做工作的性质。这一做法从此成为财委5月会议议程的固定项目。本报告在提交总干事的同时，也提供给财委秘书，以便进行翻译和分发。自从粮农组织审计委员会于2003年建立以来，本报告也在该委员会每年的第一次会议上提供给该委员会的委员们。
2. 年度活动报告在粮农组织审计委员会和财政委员会引起了讨论。这两个委员会都对报告的提法提出了某些改进建议 — 只要可行，监察长办公室都尽量予以采纳。 已经对2004的年度报告进行了改进，以提供关于审计和调查结果的补充信息。
3. 监察长办公室承担进行内部审计、视察和调查滥用职权及其他越轨行为的职责。监察长办公室还负责监测和评估本组织的内部控制、财务管理和资产使用系统是否称职和有效。
4. 与计划、预算及评价办公室这一负责评估的单位一起，监察长办公室对本组织进行全面的内部监督。监察长办公室与之合作的外聘审计员则提供补充的外部监督。
5. 监察长办公室为总干事及所审计的职能和计划，提供关于所审查活动的分析、建议、咨询和信息。此外，它着重于寻找改善工作效率及节约成本，以及有效地使用资源的可能手段，同时以合理的费用促进内部监督。.
6. 本报告的附件 D叙述了监察长办公室迄至2004年12月31日的人员编制状况，并附有若干人员信息。由于在第一次职务空缺公告发表后收到的应征材料不足以选出合格应聘人员的小名单，又重新发布了 征聘常驻开罗的区域审计员的广告。入选的应聘者预计将于2005年早些时候得到任命。已经通过广告征聘常驻圣地亚哥的区域审计员，征聘工作也已接近完成。总部的两个专业五级岗位已发布广告，并向专业人员选拔委员会提出了人选。
7. 监察长办公室希望不久就将接近完成它的人员编制，从而拥有一个由高度合格而经验丰富的专业和一般服务两级职工组成的非常平衡的班子。不过，2004年确实困难重重 — 这是由于相当数量的职务空缺而在充实这些职务时又出现了出乎意料的延误。尽管如此，只要条件合适，监察长办公室就利用伙伴计划、短期顾问和重新安排工作等方式对此进行了弥补。
8. 监察长办公室最后落实的2004年拨款总计为250万美元 ，而2003年为220万美元。监察长办公室的运作保持在拨款范围之内，并在年终出现少量节余，其主要原因是有四个岗位空缺而与使用顾问的费用相抵之后略有剩余。在2004年初的预算削减中，监察长办公室失去了一个职务岗位。因此，它在2004年的编制为21个岗位，而在2003年则为22个。此外，专门从事石油换食品计划工作的审计员任期已于2004年年中结束。
9. 2004年， 监察长办公室提出了包含312条建议的60个报告 (2003 – 68 个报告，含有 562条建议) ，以提高效率和效益、加强内部控制，并增强预防欺诈的意识。相对于2003年的数量下降，主要应归于四个空缺专业职务在2004年大多数时间都未得到填补 — 分别是总部的两名高级审计员和开罗及圣地亚哥的两名区域审计员 — 外加由于削减双年度预算而取消了一名准专业职务。另一方面，改进了关键领域的建议重点 — 这也促使建议数量减少。
10. 附件 B按照组织单位，分类列出 2004年的审计报告，并将当年完成的工作与计划进行的工作做了比较。附件C (1)提供了关于建议实施情况的统计数字，而附件C (2) 则按照所涉及的方面，提出了关于2004年建议的统计数字。
11. 审计决议这件事，在粮农组织受到十分认真的对待。粮农组织审计委员会系统地审查建议的实施情况，并提议加快实施的速度，以及在不实施或延迟实施的特定情况下采取行动。
12. 实施建议的问题也在高级管理层2004年的一次会议上进行了讨论 — 总干事在会上就各司审议和评论内部审计报告草稿的时间，以及在回应最后报告时提出详细实施时间表的时间，都做出了具体的指示。因此，各部为促进这种管理层回应确定了联络单位。监察长办公室对建议的后继情况定期进行跟踪 — 首先在每个报告提出之后的规定限期，其次，此后每年至少进行两次检查。
13. 不仅如此，总干事办公室主还跟踪最重要的审计建议。他完成这项任务的办法是：将总干事关于实施建议的指示通知具体计划管理人，确定后者何时通报关于已采取或即将采取的行动的信息，并在必要时采取后继行动。
14. 2004年加强建议后继行动的结果是提高了实施速度。到2004年12月31日，2004年提出的建议已有48%完成结案，而在2003年的建议中，到该年年底完成的数量只有33%。关于早先提出的建议，也产生类似的改进。例如，到2004年12月31日，2003年的建议有83%完成结案，而在2003年底，则仅有37%的2002年建议完成结案。
15. 本节突出了监察长办公室工作中出现的，或对其工作产生影响的关键事项。
16. 建立于2003年4月的粮农组织审计委员会，在2004年举行了三次会议。该委员会就监察长办公室工作的计划和报告，向总干事和监察长提出咨询。不仅如此，它还过问实施建议的速度，提出改进审计决议的办法。
17. 所有发出的内部审计报告都通报粮农组织审计委员会；由它挑选其中若干报告进行审议。2004年，委员会特别集中于伊拉克问题，着重审议了采购的审计，和石油换食品计划独立调查委员会的工作。委员会还强调了监察长办公室关于灾后恢复工作和协议函件的建议的重要性，并对这些建议的实施密切跟踪。
18. 包括在本组织行政手册中的监察长办公室章程，提供监察长可以酌情行事，向财政委员会提交任何具体报告的机会，只要他认为高级管理层未能适当地处理任何提出的问题。本年度仍然没有出现这种情况。
19. 于2003年提出的监察长办公室的报告，“对审议关于使用本组织资源的内部控制情况的后继检查”，在2004年度引起了相当可观的行动。特别是：(1) 行政及财务部发布了一项关于欺诈的政策 ；(2) 法律办公室提出了一项立场文件，解释是否应向国家法院对被控欺诈或犯有相关滥用职权行为的职工提出民事或刑事诉讼；(3) 行政及财务部正在全面审议粮农组织的行政手册； (4) 规范、执行及下放活动协调办公室发布了几项重要的指导原则，以便在权力下放的办公室里加强办公室管理并提高预防欺诈的意识。此外，规范、执行及下放活动协调办公室预期在2005年度最后完成对“粮农组织驻国家代表手册”急需的更新。.
20. 联合国秘书长建立了一个以保罗·A·伏尔克先生为主席的特别独立调查委员会，以调查人们声称联合国人员以及联合国管理石油换食品计划中犯下的滥用职权行为。
21. 自从2004年7月以来，独立调查委员会要求粮农组织提供与石油换食品计划有关的文件细节和信息。监察长办公室与技术合作部及行政及财务部磋商后向独立调查委员会提供了它要求的所有文件和信息。本组织至今没有收到任何具体结果。
22. 关于沙漠蝗虫紧急防治计划的审计要求，反映了一个新涌现的重要问题。经总干事批准，监察长办公室从2005年1月4日起，聘请一名官员在罗马工作三个月，以审查为该项计划进行的采购。与此同时，监察长办公室参加了关于治蝗运动的助理总干事会议，以提供支持，保证就采购处公开招标的要求立即采取行动，并迅速回应关于咨询或审议的要求。
23. 监察长办公室以双年度为基础，利用风险评估的计划方法，加上对本组织制度和现行政策方向的了解，对其工作进行计划。此外，监察长办公室要回应随时出现的需要，例如高级管理层提出进行特别审查和调查的要求。本年度报告的这一部分包括了按主要工作类型排列的关键审计结果。对权力下放的办事处和项目，则进行整体审计：在对办公室或其工作进行的一次审计要涵盖若干主要工作类型(见下面E 节)。
24. 在2004年度，监察长办公室进行了48次审计和12次调查。其中，23次审计，外加3次调查，是在总部进行的；而25次审计，加上9次调查，则在权力下放的办事处进行。所有的审计工作最终都提出具体的审计报告。然而，监察长办公室还以各种不同方式对本组织的管理控制全过程做出贡献，从而大大超出发布正式报告的范围。附件A 概述了组成监察长办公室的三个审计组在整个年度中各自进行的工作的性质和范围。附件B 则列出了2004年进行的审计工作。
25. 监察长办公室完成了对总部财务管理和预算编制各个方面的13次审核。 这些审核涵盖了本组织财政报告的特点、预算控制、库存管理、费用控制、对预算外捐助方的财政报告、内部控制、政策及程序，以及效率和效益。特别值得注意的是：缺少对预算管理者职责的明确定义。目前已有一个工作组正在处理这一问题，以定义和落实有关的作用和职责。
26. 关于改进账目图表和有关预算监测信息的建议涉及使用“其他资金”账本的问题。当前正在采取行动，以便使会计账目精简、高效，并在这方面便利控制预算。
27. 在本年度中，监察长办公室提出了59项 关于总部财政和预算事项的建议。其中，14项已经完成结案；在另外14项上正在采取行动，还有31项建议处于未定状态，即有些已经得到认可，但还没有付诸实施，而其他建议还在研究中。
28. 某些预算外捐助方，尤其是一些金融机构，催促粮农组织对它们资助的项目进行特别审计。过去，类似的压力来自世界银行 — 目前正与后者最后敲定一项可接受的解决方案。监察长办公室协助技术合作部和行政及财务部努力解决这些问题，一方面通过提供例外的特别审计检查，另一方面也通过与捐助方谈判，以和谐一致的精神，达成一项双方均可接受的，尽量接近世界银行方案的妥协。
29. 所有的联合国机构被要求在2003年11月21日之前结束它们根据石油换食品计划进行的活动，并将任何遗留活动的行政管理责任，移交联军临时权力机构(CPA)。监察长办公室参与审查了为结束账目和移交全部现金、车辆及装备，以及项目投入而做的安排。监察长办公室于2004年第一季度完成了一项清算审计；审计的结论是：从实地的13%账目移交的资产大体符合联合国关于伊拉克的首席人道主义协调员办公室(UNOCHI)与联军临时权力机构磋商下制订的战略。在这方面，为了避免重复，监察长办公室与在同一时期也在进行类似审查的外聘审计员进行了联络。提出的建议包括：迅速移交2.2%账目中的资产，并解决遗留的次要分歧。全部建议如今已经结案。
30. 联合国伊拉克计划办公室(OIP)于2003年11月要求粮农组织将伊拉克北部的2.2%账目中的、不再需要的资产移交给地方当局。在我们进行清算审计的时候，已经确认了这些资产，但是没有完成移交。最后于2004年6月1日完成了达成一致的资产的移交，而其余的所有资产于7月份被地方当局夺走。
31. 监察长办公室调查和报告了5个在权力下放的办公室发生的盗窃、现金损失，和超额付款的案件，案值共计5.9万美元。其中，可能给本组织造成的损失约为4.1万美元。这包括：(1) 一名被遣散的咨询顾问从粮农组织驻国家代表处盗取了采购定货单，用来进行欺诈活动，结果在收回价值1.3万美元的设备后，还造成5,700美元的损失；(2) 在另一个粮农组织代表处，监察长办公室的保险柜失窃了5,103 美元；在警察追回大部分赃款后，粮农组织损失了443美元；(3) 在一个技术合作项目中丢失了大约一千美元；(4) 在另一个国家，由于文件造假，进行了三次重复的付款，结果造成14,029美元的损失；(5) 最后，在一个粮农组织驻国家代表处，由于多付了职工薪酬，给本组织造成了大约两万美元的损失。在所有这些案件中，内部控制中存在的弱点导致了盗窃和损失的发生；监察长办公室建议建立、加强和实行内部控制，以防止将来再发生类似的案件。不仅如此，人力资源管理司在合适时正在审查这些案件，以确定应该对有关职工采取的适当行动，包括在适用的情况下进行追缴。
32. 监察长办公室调查了一个案件：在总部的一次专家磋商会中可能产生了利益冲突和产业影响；并做出建议：在这种情况下要加强风险评估与风险管理。这些建议已被接受并实施。
33. 在总部进行的一次审计针对本组织关于授受礼品和谢金的政策。审查并没有揭露出这方面的严重问题；虽然如此，监察长办公室确认有必要改善现行指导原则的实用性和可行性。本组织正在研究监察长办公室的建议。
34. 2004年， 监察长办公室调查和报告了5起发生在总部及权力下放的办事处的行为不端和缺少品行的案件。 在一起案件中，调查结果证明所提出的指控是没有根据的。在两起案件中，监察长办公室的工作揭露：总部人员违反本组织的规定，卷入了外部的活动。第四起案件涉及对一名实地人员的外部活动的调查。人力资源管理司正在确定在监察长办公室确认职工犯有过失的三起案件中应该采取的适当行动。第五起案件有关权力下放办事处的一名职工与其身份不符的行为。已经在对有关人员采取纪律行动。
35. 监察长办公室在总部进行了5次审计，集中于在石油换食品计划背景下的采购事项。
36. 其中，两次审查涉及的采购合同发生在伊拉克战争之前，当时正在等候联合国纽约总部的批准，后来交给粮农组织根据安理会1472号决议 (约值八千万美元)和1483号决议(约值5.17亿美元)修改。监察长办公室于2003年11月开始此项工作，并于2004年6月完成。这次审查涵盖了所有成功地经过修订的合同(194) ，得出的结论是：合同的修改大体符合石油换食品计划提供的指导原则。
37. 此外，监察长办公室就2003年下半年从开始就由采购处处理的17项大额采购合同(约值1.59亿美元)的审查，发布了三个报告。根据这些审计提出的建议涉及：使用“定金”问题，对清算损失条款的修订，改进关于技术规格的内部磋商，以及采取有关的防范措施，以防止拥有专利的供应商可能开价过高。
38. 监察长办公室调查了关于授予一个有关石油换食品计划的合同中职工行为不当的一项指控 。审查的结论是没有该职工得到经济好处的证据。
39. 2004年的一次审计涉及总部房屋在物质上是否安全的问题。进行这次审查是根据一项特别要求：一名外部人员多次闯入总部，企图从本组织得到经济上的好处，因此需要对此进行研究。审查报告建议正式确定关于进入粮农组织房屋的政策和程序，包括请求驻在国警察的协助和检查顾问和代表的身份证件等。.
40. 2004年的三次审计涉及信息技术的方方面面。审查了变化控制和信息安全，并提出建议：进行风险评估，改进对物质上进入的控制，更新并宣传政策和程序。作为其后继行动，正着手安排对信息技术风险的全面评估；正在准备进行招标，将此项工作签约外包。
41. “办公室监督”这一工作分类标题用于对粮农组织代表处的审计。这涵盖所有在整体上是物质性的，而单独说来又不是物质性的工作分类。项目（包括信托基金、电视粮食集资、紧急情况、粮食安全特别计划及技术合作计划，以及各国执行的项目）则在“运作” 工作类别下进行审计。其中包括对影响和进展的监测，后方支持，以及项目管理周期。
42. 在2004年度，监察长办公室进行了涵盖14个国家的24次审计，并提出了涉及所有主要工作分类的建议。一般说来，这些建议都得到采纳；实施这些建议也已列入计划，或正在进行中。以下段落将表明这些建议的实质。
43. 在对粮农组织代表处和项目的审计中，提出了财务管理和预算编制方面的建议，包括如下事项：电子银行业务、银行账目的充实、办公室预算监测、项目预算监测及修订、职责分离、项目的结案、对支付的内部控制、银行的协调、录音、存档及文件保管、预支、费用分摊安排、对出差的控制、资产保管、电话费回收，以及筹集资金。此外，还提出了有关使用实地会计制度的事项。
44. 人力资源事项也在审计权力下放办事处和项目时得到注意。提出的建议涉及培训、职工积极性、工作岗位说明、业绩评估、与政府的关系、填补空缺职务、人事管理和程序性事项。
45. 在许多办公室，采购都被认为是一个高风险领域。提出的建议包括了程序性意见和执行规定的问题。基础设施管理通常是在粮农组织驻国家代表处进行审查的。2004年提出的建议包括安全和进入办事处等问题。监察长办公室还研究了信息技术，并提出关于加强安全工作的建议。
46. 监察长代表本组织参加了2004年6月于巴黎教科文组织总部召开的联合国和多边金融机构内部审计单位代表年度会议。会议重点包括治理、风险管理及捐助方对特别审计和第三方审计的要求。监察长还参加了由欧洲反欺诈办公室（OLAF）组织、于2004年9月在里昂召开的联合国各组织和多边金融机构调查员第五届大会。上述会议为审计和调查专业人员国际大家庭的内部审计员、调查员和其他监察机构，提供了交换意见和经验的极好机会。
47. 监察长办公室继续它与联合国大家庭其他组织及国际金融机构的高级监察官员的对话。尤其在当前关注的热门话题上交换意见和经验，例如，第三方审计、石油换食品计划独立调查委员会的工作、以及其他审计和调查工作的问题，以寻求对共同问题的解决方案。此外，监察长办公室还与联合国及其他专门机构进行了关于信息技术调查和内部审计软件的基准调查活动。监察长继续与设于罗马的机构的同行们举行定期会议。
48. 最后，监察长办公室保持它对内联网网站持续不断的检查，以保证该网站不断更新。
A. 招聘小组的运作
49. 采购设备、供应品和服务，要受到《粮农组织行政手册》规定的原则和程序的制约。这就赋予监察长办公室接受、开封、记录，并安全地保管所有回应招标邀请的标书的责任。这有助于保证招标过程的独立性、客观性、安全性和透明性。
50. 在过去一年中，招标小组共开会107次，处理了329件招标事宜。5,976家公司被邀请参加投标；结果共收到标书1,624件。2004年的招标数量(329)比2003年(368)略少，主要因为石油换食品计划的结束减少了在伊拉克的活动。到2004年年底，这种情况由于蝗虫防治工作增加了采购活动而有所抵消。
C. 出席各种委员会的会议
51. 监察长办公室在本组织的一些重要的“常设委员会”中拥有代表，包括计划政策与咨询委员会、人力资源委员会、信息管理技术委员会及其分委员会、世界农业信息中心委员会、 赞助委员会及其工作组、采购委员会、医疗保险咨询委员会、投资委员会及其咨询委员会、奥拉克尔项目管理委员会和奥拉克尔人力资源管理系统项目执行局、粮食服务联合委员会、电视粮食集资政策协调委员会、公司通信委员会、实地计划委员会，和信用社董事会。监察长办公室还参加专项的内部检查组、工作组和评估小组。它紧密地跟踪计划和财政委员会、理事会和大会的审议；它的资深成员不时地会晤成员国代表、外聘审计员、联合检查组，以及来自其他联合国组织及国际组织的监察单位的同行们。
D. 人力开发工作
52. 培训和开发仍然是监察长办公室全面管理工作的重要组成部分。这包括三个方面：专业审计培训、语言培训和使用办公室技术的培训。在专业方面，监察长办公室在罗马组织了两次非常成功的实地研讨会：“基本信息体系审计”和“报告的写作”。主持关于信息技术的研讨会的是一位来自美国监察长审计培训学院的技术非常过硬的专家；参加学习的有监察长办公室全体人员，以及国际农业发展基金、教科文组织和经合发组织的审计同行。报告写作研讨会则由内部审计员学院推荐的一名国际专家主持，只由监察长办公室人员参加。
53. 监察长办公室充分利用粮农组织内部设备和条件进行语言和办公室技术的培训。此外，有两名审计员通过远程学习和业余学习于2004年取得了工商管理硕士的资格；另有一名审计员取得了“执证信息系统审计员”的资格；还有一位成为“执证内部审计员”。
54. 职工还不时地参加由人力资源管理司或其他司组织的其他培训计划。这种对培训的关注，反映在职工用于培训的时间比例上：这在2004年占到全部职工时间的3.9%。
E. 职工会议
55. 监察长办公室继续定期举行围绕专题的职工会议：在这些会上，既有粮农组织的专家，也有其他国际组织的专家，来对审计人员介绍他们专业领域的当前最新动态。这不仅包括传统的财政和行政领域，还邀请各技术司的资深官员来传经送宝。在2004年，涉及的题目有电子登录和国际反对饥饿联盟。
F. 行政问题
56. 监察长办公室的工时报告与控制制度是一项有用的内部管理措施。所有职工都将他们的工作时间以半小时为单位记录下来；工时登记表要向监察长报告，后者用它们来监测审计工作对比年初规定指标的进展情况。2004年确定的指标是：25%用于总部活动，50%用于下放地点的活动，25%用于特别任务与调查。2004年上报实际完成的审计工作是：23%用于总部活动，51%用于下放地点的活动，26%用于在总部执行的特别任务与调查。这样，当前的审计工作大体上由总部与实地各占一半。
57. 在结束本报告时，监察长办公室愿意再一次感谢它在审计工作过程中联系到的各级职工，特别是管理层的成员们，一年来给予它的的支持及积极回应，合作及帮助。
附件 A
总部活动
1. 总部审计组最重要的主顾之一是行政及财务部，涵盖了财务、信息技术、人力资源和行政服务。虽然如此，总部各技术部也是重要的审计主顾。该组的主要专长仍然包含有关财政、金库、会计和行政的专业，但是它也是从事办公室技术、信息体系，以及电子数据加工的其他方面的重点单位。
2. 总部审计组还在固定收费的基础上对信用社和内部商店进行年度审查，并就有关审计的问题对总部其他单位提供咨询，起到了重要的作用。此外，该组还负责审查伙伴关系及类似协议中包含的审计安排和审计条款。2004年共审查了58个此类协议。
3. 该组2004年共发布11个专门报告 — 这些都列于附件B。
下放地点的活动
4. 该组处理在粮农组织区域、分区域和联络办事处进行的审计、特别审查及调查，以及在各区域有选择地审查项目。它同时涵盖在总部进行的有关下放地点的活动。该组负责监督外派执行的审计职能，包括计划、批准和审查在实地进行的所有审计。
5. 该组是为权力下放、区域化及实地计划操作管理安排等方面提供专业技术的主要源泉。它密切追踪财政司聘用的当地审计事务所的 工作，并经常查阅它们的报告，以计划审计工作、监测管理业绩。该组还在新任命的粮农组织代表及其他高级人员的介绍情况会上，与他们讨论审计方面的问题。这也包括此后参与粮农组织驻国家代表的业绩评估，以及必要时参与结束粮农组织驻国家代表任命的移交安排。
6. 2004年，该组提出了39项报告，涉及区域和分区域办事处的各种行政和操作方面、粮农组织驻国家代表处、实地调查及具体项目，以及其他实地活动。这些都在附件B中予以简述 。
特别任务与调查
7. 该组负责发现与调查诸如欺诈、推定欺诈、浪费资金、滥用权力、行为不端，以及其他失职行为等案件，并负责通过对公司控制制度进行分析，评估可能发生欺诈行为的领域。
8. 作为监察长办公室在合同与采购问题上提供专业技术的主要源泉，该组审查放弃竞争过程的要求，监督招标小组的运作，并在招标委员会上代表监察长。除了回应高级管理层及其他组织单位提出的特别请求以外，该组还对重大的操作成分和合同（例如出差、健康保险、雇员福利和粮农组织房屋的维修合同）进行性价比审计。
9. 特别任务和调查小组也负责审查并向监察长报告在他直接管辖下的办公室的财政情况和月度开支，以及由其他部门预算支付的任何有关开支。该组还代表监察长办公室参加几个委员会，其中包括采购委员会和医疗保险联合咨询委员会(JAC/MC)。
10. 本年度共提出10项具体的审计报告。这些均列于附件B中。
附件 B (1)
总部活动
说 明 |
公布的 报告 |
正在进行的工作 | |
2004年计划 |
|||
X | |||
对世界农业信息中心委员会的审查 |
X | ||
实地执行司与粮食安全特别计划的协调及监测服务 — 在总部的内部控制及预算监测 |
1 |
||
行政及财务部内的管理 |
根据审计委员会的建议取消审计 |
||
总部培训预算的使用 |
由于其他更为紧急的计划外工作将审计推迟到2005年 |
||
实地银行业务结构 |
由于尚未进行建议的实地银行业务结构的改变而取消审计 |
||
投资中心司的预算控制 |
由于其他更为紧急的计划外工作将审计推迟到2005年 |
||
投 资 |
鉴于外聘审计员计划于2005年审查这一领域，根据他的建议取消审计 |
||
信用社 |
X | ||
内部商店 |
1 |
||
从2003年计划延续 |
|||
对捐助方的财政报告 |
3 |
||
信用社 |
2 |
||
计划之外 |
|||
投资中心司的注销要求 |
1 |
||
对顾问支付的费用 |
1 |
||
粮农组织/卫生组织关于碳水化合物的专家磋商会 |
1 |
||
粮食安全特别计划在8个非洲国家的项目(8个报告) |
X | ||
咖啡模具项目 |
1 |
注：
由于新出现的审计需要和现行的人员编制情况，需要重新安排优先顺序，结果， 2004年计划完成的3项审查，现在仍在进行，另有5项则没有进行。其中两项计划于2005年开展，而其余项目要在将来的双年度中根据情况再予考虑。
附件 B (2)
下放地点的活动
说 明 |
公布的报告 |
进行中的工作 | |
2004年计划 |
|||
区域分区域和联络办公室: |
|||
拉丁美洲及加勒比区域办事处 – 审查出差活动 |
1 |
||
拉丁美洲及加勒比区域办事处 – 审查采购职能 |
1 |
||
拉丁美洲及加勒比区域办事处 – 审查信息技术管理及有关领域 |
由于缺少人员，在今后的双年度再考虑进行审计 |
||
拉丁美洲及加勒比区域办事处 – 审查人力资源管理 |
由于缺少人员，在今后的双年度再考虑进行审计 |
||
欧洲区域办事处 － 审查财政程序 |
由于缺少人员，将审计推迟到2005年进行 |
||
非洲区域办事处- 审查采购，特别着重信息技术 |
X | ||
非洲区域办事处 — 计划规划及开发程序 |
由于本区域2004年的计划外审计活动，将此项审计推迟到2005年进行 |
||
南部及东部非洲分区域办事处 — 业绩/综合管理审计 |
1 |
||
近东区域办事处 – 业绩/综合管理审计 |
由于缺少人员，在今后的双年度再考虑进行审计 |
||
北非分区域办事处 — 业绩/综合管理审计 |
由于缺少人员，将审计推迟到2005年进行 |
||
亚洲及太平洋区域办事处 — 审查实地计划开发活动 |
X | ||
亚洲及太平洋区域办事处 — 审查一般运作管理 |
X | ||
粮农组织代表处: |
|||
粮农组织驻委内瑞拉代表处 —业绩/综合管理审计 |
1 |
||
粮农组织驻玻利维亚代表处 —业绩/综合管理审计 |
由于缺少人员，没有进行审计；鉴于新的风险信息，将审计改到2005年进行 |
||
粮农组织驻安哥拉代表处 — 业绩/综合管理审计 |
1 |
||
粮农组织驻尼日利亚代表处 —业绩/综合管理审计 |
X | ||
粮农组织驻冈比亚代表处 — 业绩/综合管理审计 |
3 |
||
粮农组织驻莫桑比克代表处 —业绩/综合管理审计 |
X | ||
粮农组织驻赞比亚代表处 — 业绩/综合管理审计 |
X | ||
粮农组织驻摩洛哥代表处 — 业绩/综合管理审计 |
由于缺少人员，将审计推迟到2005年进行 |
||
粮农组织驻利比亚代表处 — 业绩/综合管理审计 |
由于缺少人员，在今后的双年度再考虑进行审计 |
||
粮农组织驻阿尔及利亚代表处 — 业绩/综合管理审计 |
由于缺少人员，在今后的双年度再考虑进行审计 |
||
粮农组织驻印度尼西亚代表处 — 业绩/综合管理审计 |
X | ||
粮农组织驻印度代表处 — 业绩/综合管理审计 |
1 |
||
粮农组织驻阿富汗代表处 — 业绩/综合管理审计 |
1 |
||
关于具体计划、项目及其他题目的报告: |
|||
审查在委内瑞拉的特别活动 (PID/NEX/UTF) |
被监察长办公室/行政及财务部调查团代替 |
||
为玻利维亚的实地计划所做的新安排 |
由于缺少人员，将审计推迟到2005年进行 |
||
为安哥拉的实地计划所做的新安排 |
1 |
||
审查技术合作计划: 计划周期方面 – 双年度审查#1 |
由于缺少人员，在今后的双年度再考虑进行审计 |
||
审查实地执行司的采购活动 |
由于缺少人员，在今后的双年度再考虑进行审计 |
||
审查在尼日利亚的特别活动(PID/NEX/UTF) |
X | ||
审查在规范、执行及下放活动协调办公室内司长办公室的监督和风险管理机制 |
鉴于对权力下放进行的独立评估，取消此次审计 |
||
为冈比亚的实地计划所做的新安排 |
鉴于在冈比亚已做过的审计工作，取消此次审计 |
||
为莫桑比克的实地计划所做的新安排 |
X | ||
为赞比亚的实地计划所做的新安排 |
X | ||
为摩洛哥的实地计划所做的新安排 |
由于缺少人员，将审计推迟到2005年进行 |
||
为利比亚的实地计划所做的新安排 |
由于缺少人员，在今后的双年度再考虑进行审计 |
||
为阿尔及利亚的实地计划所做的新安排 |
由于缺少人员，在今后的双年度再考虑进行审计 |
||
审查在印度尼西亚的技术合作计划项目的管理 工作 |
X | ||
审查在印度的技术合作计划项目的管理 工作 |
1 |
||
审查在阿富汗的执行伙伴的选拔 |
代之以对监察长办公室关于粮农组织驻阿富汗代表处的建议进行后继行动 |
1 |
|
石油换食品计划: |
|||
石油换食品计划 – 尿素的采购 |
1 |
||
石油换食品计划 – 根据安理会1472/1476号决议对合同的修改 |
1 |
||
石油换食品计划 – 根据安理会1483号决议对合同的修改 |
1 |
||
石油换食品计划– 关于运输服务的进一步后继行动 |
1 |
||
石油换食品计划 – 专利杀草剂的采购 |
1 |
||
石油换食品计划 – 磷酸氢二氨 的采购 |
1 |
||
石油换食品计划在伊拉克北部的结束 |
1 |
||
计划之外 |
|||
阿富汗行动 – 设于伊斯兰堡的联络办事处 |
1 |
||
UTF/MEX/050/MEX项目 |
1 |
||
采购：计划支持及行政预算和协议书在墨西哥的活动 |
1 |
||
对一个粮农组织驻国家代表处的调查 – 程序方面 |
1 |
||
粮农组织驻厄立特里亚代表处 |
1 |
||
GCP/ERI/006/ITA – 加强厄立特里亚的农业研究 |
1 |
||
关于将荷兰的项目转移到粮农组织驻印度代表处的评论 |
1 |
||
坦桑尼亚治理红色蝗虫紧急援助计划中项目资金的流失(TCP/URT/2802) |
1 |
||
粮农组织驻叙利亚代表处 － 项目办公室现金失窃事件 |
1 |
||
紧急行动及恢复司 － 耶路撒冷 – 调查一起投诉 |
1 |
||
ARG/00/008 － 门多萨省的排灌系统 |
1 |
||
ARG/00/008 – 对开支的审查 |
1 |
||
TCP/ETH/2902- 招聘技术合作计划项目的长期职工 |
X | ||
粮农组织驻安哥拉代表处:： 违规会计行为 (制度方面的问题) |
X | ||
粮农组织驻尼日利亚代表处存在的相互争斗行为 |
1 |
||
在伊朗发生的从事外部活动案件 |
1 |
||
粮农组织驻多哥代表处 |
X | ||
在安哥拉发生的采购欺诈案件 |
1 |
||
在莫桑比克发生的指控案件 |
X | ||
粮农组织驻安哥拉代表处: – 职工的不端行为 |
1 |
||
印度洋金枪鱼委员会 |
X | ||
日本的联络办事处 |
1 |
||
调查非洲区域办事处的教育赠款要求 |
X | ||
审查非洲区域办事处助理总干事/区域代表的移交安排 |
1 |
||
在粮农组织驻尼日利亚代表处发生的对职工酬金的超额支付 |
1 |
||
在粮农组织驻尼日利亚代表处发生的对职工酬金的超额支付: 制度方面的问题 |
X |
注：
由于新出现的审计需要和现行的人员编制情况，需要重新安排优先顺序，结果， 2004年计划完成的11项审查，现在仍在进行，另有19项则没有进行。其中7项计划于2005年开展，而其余项目要在将来的双年度中根据情况再予考虑。
附件 B (3)
特别任务和调查
说 明 |
公布的报告 |
进行中的工作 | |
2004年计划内 |
|||
对总干事办公室账目的月度审查 |
9 |
X | |
采购及合同程序的方方面面 |
鉴于采购处的工作量较大，其中包括外聘员在这方面的干预，同意采购处的意见将此项工作推迟到2005年 |
||
赞助性行动 – 职工性别的平衡 |
鉴于人力资源管理司在这方面的工作，取消本项审计 |
||
医疗安排的一些方面 |
由于其他更为紧急的计划外工作将审计推迟到2005年 |
||
礼品和谢金 |
1 |
||
版权和共同版权 |
由于其他更为紧急的计划外工作将审计推迟到2005年 |
||
软件变化控制管理 |
2 |
||
出版周转基金 |
X | ||
从2005年计划提前到2004年 |
|||
摊贩管理 |
X | ||
计划外 |
|||
使用粮农组织移动电话发短信的问题 |
1 |
||
调查从事外部工作的指控 － 医务室 |
1 |
||
调查e-mail骗局 |
1 |
||
调查从事外部工作的指控 |
1 |
||
调查从事外部工作的指控 (2个案件) |
X | ||
调查采购活动 (伊拉克) |
X | ||
调查未经批准进入粮农组织房屋事件 |
1 |
||
审查语言技能计划小册子 |
1 |
||
审查对非消耗性物品的控制 |
1 |
||
关于报复和滥用权利的投诉 |
X |
注：
由于新出现的审计需要，对风险的重新估计和人员的短缺，需要重新安排优先顺序，结果， 2003年计划完成的1项审查，现在仍在进行，另有4项则没有进行。其中3项计划于2005年开展，而其余项目要在将来的双年度中根据需要再予考虑。
附件 C (1)
提出年份 |
尚未有结果 |
正在执行 |
已经结案 | ||||
总数 |
数目 |
% |
数目 |
% |
数目 |
% | |
2000 |
410 |
8 |
2% |
6 |
1% |
396 |
97% |
2001 |
619 |
26 |
4% |
15 |
2% |
578 |
94% |
2002 |
458 |
40 |
9% |
74 |
16% |
344 |
75% |
2003 |
562 |
35 |
6% |
62 |
11% |
465 |
83% |
2004 |
312 |
107 |
34% |
57 |
18% |
148 |
48% |
附件 C (2)
附件 D (1)
监察长 |
|||||||||||||||
|
|||||||||||||||
秘书处支持 |
行政支持 | ||||||||||||||
|
G-4 |
C. 布里克纳尔 |
G-6 | ||||||||||||
|
|
| |||||||||||||
特别活动及调查 |
|||||||||||||||
总部活动 |
空缺 |
P-5 |
下放地点的活动 | ||||||||||||
L. 埃里奥特 M.卡尔博内 |
P-5 P-2 |
空缺
|
P-5 P-4 P-4 | ||||||||||||
* 这一空缺职务为总部活动组的G-6级审计助理提供薪金。
附件 D (2)
级 别 |
男 |
女 |
空 缺 |
合 计 | |
专业审计职务 |
16 | ||||
1 负责人 |
D2 |
1 |
|||
3 高级审计员 |
P5 |
1 |
2 |
||
4 区域审计员 |
P4 |
1 |
1 |
2 |
|
2 审计员 |
P4 |
1 |
1 |
||
3 审计员 |
P3 |
2 |
1 |
||
3 审计员 |
P2 |
1 |
2* |
||
一般服务类审计员职务 |
1 | ||||
1 审计职员 |
G5 |
1 |
|||
审计的秘书处支持 |
2 | ||||
1 双语打字员 (80%) |
G4 |
1 |
|||
1 速记员 |
G3 |
1 |
|||
其他支持人员 |
2 | ||||
1 负责人秘书 |
G6 |
1 |
|||
1 登录职员 |
G4 |
1 |
|||
5 |
12 |
4 |
21 | ||
上述人员来自下列国家：
国 家 |
专业级 |
一般服务级 |
合 计 | |
总 部 |
区 域 |
|||
巴西 |
1 |
1 | ||
捷克共和国 |
1 |
1 | ||
意大利 |
3 |
3 | ||
牙买加 |
1 (非洲区域办事处) |
1 | ||
西班牙 |
2 |
2 | ||
瑞典 |
1 |
1 | ||
英国 |
2 |
3 |
5 | |
美国 |
1 |
1 (亚太区域办事处) |
2 | |
乌兹别克斯坦 |
1 |
1 | ||
空缺 |
2* |
2 (近东区域办事处) ( 拉美及加勒比区域办事处) |
4 | |
11 |
4 |
6 |
21 | |
*一个P-2财务官员和一个G-6级审计助理
K. 特拉弗斯 (80%)
