FC 109/27
مارس/آذار 2005


لجنة المالية



الدورة التاسعة بعد المائة

روما، 9 – 13 مايو/أيار 2005

تقرير عن سير العمل فى نُظُم المعلومات الإدارية

أوّلاً - نُظُم أوراكل المالية

ثانياً – نظام دعم تخطيط البرامج وتنفيذها وتقييمها وإعداد التقارير بشأنها (بيرس)

ثالثاً – نظام أوراكل لإدارة الموارد البشرية


مقدّمة

1- يٌقدّم هذا التقرير معلومات للجنة المالية بصدد التقدّم في سير العمل في نُظُم المعلومات الإدارية خلال الفترة الواقعة بين فبراير/شباط 2004 ويناير/كانون الثاني 2005، إضافةً لخطط الفترة بين فبراير/شباط 2005 ويناير/كانون الثاني 2006.

أوّلاً - نُظُم أوراكل المالية

التقدّم المحرَز بين فبراير/شباط 2004 ويناير/كانون الثاني 2005

2- خلال الفترة من فبراير/شباط 2004 وحتى يناير/كانون الثاني 2005، شملت مجالات العمل الرئيسية التي تمّ تغطيتها ما يلي:

  1. التطورات في تطبيق حسابات )المدفوعات(: اُكتمل مشروع تحسين نوعية الملفّات الرئيسية لمعلومات البائع المصرفية في أكتوبر/تشرين الأوّل 2004. وتمثّلت الإنجازات الرئيسية في هذا المشروع بالزيادة الكبيرة لمعدّل دفعات تحويل الأموال الالكترونية بطريقة "مباشرةً-عبر-المعالجة" لتصل الآن إلى مستويات تفوق وبكثير المعدلات القياسية للقطاع1؛ تخفيض العمولات المصرفية؛ توحيد البيانات المصرفية المحفوظة في تطبيق أوراكل لحسابات المدفوعات؛ إدخال المعايير المصرفية الدولية لاستثمارية هذه البيانات. وقد تمّ، خلال هذه الفترة، تنفيذ الوظيفة الجديدة لتدفّق العمل لتحسين دورة عملية المدفوعات النقدية.
  2. تطوير تقارير الرصد البيني: اكتمل استعراض عمليات الوصلات البينية، وتحديد الضوابط السارية ووضع مواصفات تقارير الرصد لجميع الوصلات البينية المشمولة في نطاق الاستعراض. ويتمّ حالياً إعداد تقاريرَ موحدة شهرياً عن الأنشطة البينية لتوفير التأكيد الايجابي بشأن هذا النشاط.
  3. إعداد وإصدار الدليل المحاسبي الجامع للمنظّمة: أُجري استعراض للإجراءات المالية السارية المشار إليها في أقسام الدليل، كما أجري تقييم أوّلي لمدى ملاءمة كلّ منها وقابليته للتطبيق. وجرى إعداد توثيق إجرائي لحسابات المقبوضات وغيرها من المجموعات ونشره على موقع الإنترانت الداخلي لقسم الشؤون المالية.
  4. المزيد من التطوير لمستودع البيانات: تم توسيع وظائف إعداد التقارير لتشمل المعلومات المستخلَصة من حسابات المقبوضات والنُظُم الفرعية للموارد البشرية.
  5. تقارير الاشتراكات المجزَّأة: شُرع في العمل على تطوير تقارير جديدة لدعم متطلّبات المنظّمة وأمناء الميزانية لرصد موارد البرنامج العادي.
  6. تحسين استخدام الوظيفة المعيارية في إجراءات أعمال التوريدات: تمّ تحديد وتطوير عدد من تغييرات النظام بغية الوصول لاستخدام أحسن لوظيفة الإصدار 11(i) في نُظُم أوراكل المالية الحالية، واشتمل ذلك على تطوير وظيفة جديدة لإعداد التقارير وتحليل البيانات لكلّ من نظام أوراكل للتوريدات ونظام أوراكل للأصول الثابتة.
  7. مشروع تحديث نُظُم أوراكل المالية: يُعتبر تحديث نُظُم أوراكل المالية شرطاً مسبقاً لتنفيذ مشروع نظام إدارة الموارد البشرية تنفيذاً ناجحاً. ذلك أنّه، ومن أجل الانتفاع من التحسينات الجوهرية التي أُدخلت على الصيغ الأخيرة، فسيتمّ إدخال تطبيق نظام أوراكل لإدارة الموارد البشرية بصيغة أحدثَ من الصيغة الحالية لنُظُم أوراكل المالية المستخدَمة في المنظّمة. وبوصف النظام سلسلة متكاملة من التطبيقات فمن الضروري أن يتمَّ تشغيل جميع العناصر على نفس الصيغة. وقد وافقت لجنة إدارة مشروع أوراكل على ضرورة هذا المشروع خلال اجتماعها في شهر أكتوبر/تشرين الأول 2004.
  8. المتوقّع أن يتطلّب المشروع ثمانية أشهر من الإعداد على الأقل بناءً على مشاريعَ مماثلة سابقة. وقد تمّ استكمال أنشطة تعبئة المشروع لإعفاء أعضاء فريق المشروع الأساسي من مهامّهم الحالية بنهاية فبراير/شباط 2005 مما يتيح البدء بالأنشطة الرئيسية للمشروع.
  9. مشروع استبدال النظام المحاسبي الميداني. لقد تمّ نشر النظام المحاسبي الميداني الحالي في المكاتب الميدانية في عام 1999 وقد خضع منذ ذلك الحين للعديد من عمليات المراجعة. وجدير بالذكر أنّ بُنية النظام ومِنصّته التكنولوجية التي عفا عليها الزمن الآن يواصلان التحكّم في مواردَ جوهرية للحفاظ على عمليات المكاتب الميدانية بشكل يوميّ. وفوق ذلك، فإنّ النظام لا يلتقط تماماً حاجاتِ العمل الحاليةَ ومتطلّبات المستخدِم كما ينقصه المتانة والأمان والمرونة. هذا وقد بدأ مشروع استبدال النظام المحاسبي الميداني في يونيو/حزيران 2004، ومن المتوقّع أن يستمر قُرابة أربعة وعشرين شهراً، مع هدف تنفيذه في الربع الثالث من عام 2006.
  10. انصبّ تركيز العمل، خلال الفترة الممتدة بين يونيو/حزيران 2004 ويناير/كانون الأول 2005، على بدء تشغيل المشروع وعلى الأنشطة ذات الصلة بإقامة البُنية الإدارية له، وتحديد ميثاقه ونطاقه، وكذلك تجميع متطلّبات المستخدِم.

الخطط للفترة ما بين فبراير/شباط 2005 ويناير/كانون الثاني 2006

3- سينصبّ التركيز الأساسي للعمل للفترة من فبراير/شباط 2005 إلى يناير/كانون الثاني 2006 على تنفيذ مشروع تحديث نُظُم أوراكل المالية والذي يُتوقّع أن يستغرق إعداده ثمانية أشهر على الأقل. وتنقسم أنشطة المشروع التي سيتمّ استكمالها خلال هذه الفترة إلى ثلاث مراحل:

1) المرحلة 1 – استعراض متطلّبات الأعمال وتحديد حدود المشروع؛
2) المرحلة 2 – إدخال التغييرات المتفّق عليها على أنّها تدخل ضمن حدود المشروع؛
3) المرحلة 3 – اختبار التغييرات، والتدريب على التغييرات وإدخال النظام الجديد، بما يشمل الدعم الفوري بعد التنفيذ.

4- كما وسيتواصل العمل في المجالات التالية:

  1. مشروع استبدال النظام االمحاسبي الميداني: سيواصل فريق المشروع مهمة جمع متطلّبات المستخدِم والتحقّق منها ووضع اللمسات الأخيرة عليها. وبعد أن ينتهي الفريق الفني من استعراض متطلّبات المستخدم ونقاشها وإقرارها، فسيشرع بمهمّة تطوير المواصفات الفنية.
  2. التطورات في تطبيق حسابات المدفوعات: تمّ تمديد هذا المشروع حالياً ليشمل السجلاّت المصرفية لكشوف المرتبات المحفوظة في تطبيق وملف أساسي منفصلينِ.
  3. إعداد وإصدار الدليل المحاسبي الجامع للمنظّمة: سيستمر العمل على استعراض ومراجعة السياسات والإجراءات المالية القائمة حالياً وغيرها من عناصر التوثيق الضرورية لوضع دليل محاسبي شامل للمنظّمة.
  4. المزيد من التطويرات على مستودع البيانات: سيجري استكمال المزيد من أعمال التحليل والتطوير في مستودع البيانات لتوسيع وظائف إعداد التقارير المتوفّرة.
  5. تقارير الاشتراكات المجزأة: سيتمّ وضع اللمسات الأخيرة على التقارير الجديدة لدعم متطلّبات المنظّمة وأمناء الميزانية لرصد موارد البرنامج العادي.
  6. تحسين استخدام الوظيفة المعيارية في إجراءات أعمال المشتريات: هذا النشاط الجاري سيتواصل طوال العام 2005 .

استخدام المصادر

5- تُموَّل تكلفة العمل الذي شُرع به والمتعلّق بنُظُم أوراكل المالية وبشكل كامل من خلال المتأخّرات:

 

الفعلي

توقّعات

السنة

2003

2004

2005

المجموع

حصّة البرنامج العادي

0

0

0

0

حصّة المتأخّرات

216.000 دولار

1.169.000 دولار

1.967.000 دولار

3.352.000 دولار

6- وإضافةً لذلك، من المقدّر أن تبلغ متطلّبات التمويل لمشروع تحديث نُظُم أوراكل المالية 1 550 000 دولار أمريكي، كما أنّ مصدر التمويل المُرجَّح هو القيام باستلاف الأموال مُقدماً من مشروع نظام إدارة الموارد البشرية التابع للمنظّمة (يُرجى مراجعة الفقرة 24).

القضايا والتعليقات

7- أثناء فترة مشروع تحديث نُظُم أوراكل المالية، سيُجمَّد تطويرُ النظام لضمان ألاّ يتمّ تنفيذ تغييرات ذات شأن في نظام الإنتاج بينما يخضع النظام الجديد للاختبار. وسيحُدّ ذلك من نطاق التطويرات الأخرى للنظام والتي يمكن أن تُستكمل خلال عملية التحديث وطِوال الفترة المتبقّية لتنفيذ نظام إدارة الموارد البشرية. بيد أنّه سيكون من الضرورة بمكان ملائمة تلك التطويرات التي يقرّ بأنّها تتمتّع، وبحدّ ذاتها، بأولوية عالية كمشروع استبدال النظام المحاسبي الميداني، على سبيل المثال.

8- تبلغ الميزانية المرصودة لمشروع استبدال النظام المحاسبي الميداني 675 000 دولار أمريكي، وهي تمثّل تقريباً ثلث مبلغ 1.8 مليون دولار الذي تمّ صرفه في عام 1998 على النظام المحاسبي الميداني الحالي. وستبحث المنظّمة عن حلّ مرن يسمح بإمكانية إضافة وظائفَ إضافيةً مستقبلاً. وعلى أيّ حال، ستنحصر الوظيفة الأولية المتوخاة من هذا المشروع في جوانب إدارة المالية والميزانية لمكتب المنظّمة القُطري.

9- ويُموّل مشروع استبدال النظام المحاسبي الميداني من المتأخّرات. ونظراً لنطاق متطلّبات العمل ولأنّ المشروع لم يبدأ إلاّ في الآونة الأخيرة، فلن يتسنى التسليم الكامل لذلك الجزء من المشروع المُموَّل من المتأخّرات بنهاية الفترة المالية لعاميّ 2004-2005. إنّ تجميد تطوير النظام الناجم عن تحديث نُظُم أوراكل المالية سيتمخّض عنه أثر محتمل على قدرة التسليم الكامل لمشاريع نُظُم المعلومات الإدارية الأخرى المموّلة تحت عنوان ("تكاليف غير مُدرجة في الميزانية لتعزيز نُظُم أوراكل المالية") بنهاية الفترة المالية 2004-2005. ومن المقترح، بناء عليه، ترحيل أي رصيد لم يُنفق على هذه المشاريع إلى عام 2006 ضمن مرفق المصروفات الرأسمالية.

ثانياً – نظام دعم تخطيط البرامج وتنفيذها وتقييمها وإعداد التقارير بشأنها (بيرس)

التقدّم المحرز بين فبراير/شباط 2004 ويناير/كانون الثاني 2005

10- تمّ تحقيق كلّ المُخرَجات المخطّط لها التي تمّ تقديمها للجنة المالية في دورتها السابعة بعد المائة في مايو/أيار 2004:

  1. وضع الميزانية وتخطيط العمل والتقييمات السنوية: اُستخدم نظام بيرس لتجميع وتحليل التعديلات على برنامج العمل والميزانية للفترة 2004-2005 على مستوى الميزانية المعتمدة، وكذلك لتجميع التوثيق المطلوب (FC 107/14). وقد وُضع النموذج الجديد لتخطيط العمل موضعَ التطبيق في يونيو/حزيران، إثر الإفراج عن المُخصَّصات المعدَّلة لعام 2004 في نظام بيرس. كذلك، فقد أُصدر في منتصف نيسان/أبريل النموذج الجديد "للتقييم السنوي/تقرير تنفيذ البرامج للفترة 2002-2003"، حيث تمّ استخدامه في إعداد تقييمات موجزة لجميع مكوّنات البرامج الفنية وفي جمع البيانات اللازمة لإعداد تقرير تنفيذ البرامج للفترة 2002-2003 (C 2005/8). وفي يناير/كانون الأوّل 2005، تمّ تحديث النُسخ الأوّلية لنماذج تخطيط العمل والتقييم وإدماجها من أجل توفير حُزمةِ أدوات لمديري البرامج في المصالح تتّسم بشمولية أكبرَ.
  2. الخطّة المتوسّطة الأجل للفترة 2006-2011: لقد تسنّى، وبفضل الميزات الموسَّعة في نموذج نظام بيرس للخطّة المتوسّطة الأجل، إعادة صياغة برامج التعاون "غير الفنية" والفنية وذلك في إطار نموذج جديد لوضع الميزانية يرتكز إلى النتائج. واستكملت في شهر يوليو/تموز عمليات تجميع واستعراض مقترحات الخطّة بشأن جميع البرامج.
  3. رصد الميزانية المؤسسية والتنبؤ بها والتفاعلات بين البرنامج العادي والبرنامج والميداني: قام فريق المشروع بتقديم الدعم لثلاث مجموعات عمل تابعة للجنة البرنامج الميداني وذلك على صعيد تحليل إطار السياسات لتخطيط البرامج الميدانية ورصدها. وقد صادقت لجنة البرنامج الميداني على التقييم النموذجي للمناهج لدمج الاستراتيجيات القُطرية ضمن نُظُم التخطيط المؤسّسية للمنظّمة. كما أنّ تقييم الأنشطة المطلوب لدعم توصيات التقييم المستقلّ لتطبيق اللامركزية في المنظّمة هو قيد الإجراء حالياً.
  4. الإدماج مع نظام إدارة الموارد البشرية في أوراكل: بدأ في أبريل/نيسان تحليل نقاط الإدماج بين نظام بيرس ومشروع نظام إدارة الموارد البشرية في أوراكل، وتواصل طوال فترة إعداد التقرير.

11- رغم عدم التطرّق لذلك بوضوح ضمن الخطّة، إلاّ أنّه قد تمّ إصدار وثائق كلّ من الخطّة المتوسطة الأجل 2006-2011 وتقرير تنفيذ البرامج للفترة 2002-2003 باستخدام التقنية الجديدة والتي ستعمل على تبسيط تدفّقات العمل ذات الصلة بإصدار الوثائق وترجمتها ونشرها.

الخطط للفترة فبراير/شباط 2005 - يناير/كانون الثاني 2006

12- يكتسب التخطيط للأشهر القادمة أهميةً قصوى ذلك أنّ أموال المتأخّرات لنظام بيرس ستنفد في شهر سبتمبر/أيلول 2005. لذا، وفي ظلّ عدم توافرِ مواردَ إضافيةٍ، فلا بدّ من الوصول بنظام بيرس إلى حالة مستدامة من التطوير خلال السنة القادمة.

13- تحتوي خطة العمل التي وافقت عليها جماعة العمل المشتركة بين المصالح الخاصة بالمشروع، على نوعين من مسارات العمل: (1) تلك المسارات التي تُمثّل أهدافاً محدّدةً لتطوير النُظُم تحت إشراف مكتب البرنامج والميزانية والتقييم؛ (2) وتلك المرتبطة بنقاط الإدماج مع النُظُم المؤسسية والعمليات الأخرى للمنظّمة، مع إيلاء الأولوية لترشيد التطبيقات.

14- وضمن هذا الإطار، فسيتمّ استكمال النتائج التالية خلال عام 2005:

  1. برنامج العمل والميزانية لفترة 2006-2007: أُجري تقييم متكامل لبرنامج العمل والميزانية للفترة 2004-2005 وللخطّة متوسّطة الأجل للفترة 2006-2011 وذلك خلال الربع الرابع من عام 2004، حيث أسهمت المعلومات المرتدَّة المستمدّة من هذا التقييم إسهاماً مباشراً في تحديث تصميم نموذج الإعداد لبرنامج العمل والميزانية للفترة 2006-2007. وفيما عدا القيام بالتبسيط الإضافي، فليس من المنظور إجراء تغييرات نظام جوهرية على نموذج بيرس لبرنامج العمل والميزانية.
  2. دعم التخطيط لنظام المعلومات: قام نظام بيرس بدعم جمع بيانات أوّلية تتعلّق بالمشاريع المقترحة لنُظُم المعلومات في الخطّة المتوسّطة الأجل للفترة 2006-2011. وسيستمر دعم جهود قِسم نُظُم وتقانة المعلومات في هذا المجال في برنامج العمل والميزانية للفترة 2006-2007، بما يشمل الربط بين المُخرجات المعيّنة لفترة السنتين مع أيّ مشروع من مشاريع نُظُم المعلومات ذات الصلة، وهو ما سيساعد قسم نُظُم وتقانة المعلومات في تطوير "خطة نُظُم معلومات لفترة سنتين" ضمن الإطار الأوسع لاستراتيجية متوسطة الأجل لنُظُم المعلومات.
  3. تخطيط العمل والرصد والتقييم: من المنظور إجراء المزيد من التحسين على حُزمة المصالح تقوم على تبنّي النموذج المستند للنتائج لبرامج التعاون غير الفنية والفنية والمعلومات المرتدَّة من المستخدِمين.
  4. رصد الميزانية المؤسّسية والتنبؤ بها: يشكّل هذا الأمر مساراً محورياً من مسارات العمل لنقط الإدماج. وكما تمّ تصوّره مسبقاً، فسيتمّ معالجة ذلك عبر تحديد المتطلّبات لمختلف أدوار مستويات العمل في رصد الميزانية المؤسّسية والتنبّؤ بها قبل صياغة مقترحات نُظُم المعلومات.
  5. التفاعل بين البرنامج العادي والبرنامج الميداني: مجالات الأولوية التي سيجري تطويرها أو دعمها في هذا المسار الإدماجي من مسارات العمل تشمل دمجاً محسّناً للدعم الخارج عن الميزانية في العمليات المتعلّقة بوضع الميزانية المستند للنتائج، وذلك بالرجوع وبشكل خاصّ لعملية برنامج العمل والميزانية للفترة 2006-2007.
  6. تقييم الدعم: توقّع ميثاق مشروع بيرس بأن يقومَ البرنامج الحاسوبي بتقديم الدعم لعملية التقييم. ويوفّر نموذج تقرير تنفيذ البرامج/التقييم الموجز للفترة 2002-2003 تسهيلاً لتسجيل التقدّم في سير التنفيذ نحو تحقيق كلّ من المخرَجات والنتائجِ المتوخّاة. والغرض من مسار العمل لنظام بيرس هذا هو تحديد الوظيفة الأساسية ووضعها موضع التطبيق، والتي هي تكميلية لتلك الخاصة بنموذج التقييم السنوي، لتقديم المزيد من الدعم لعمليات التقييم، لا سيّما في حلقة المعلومات المرتدَّة، والتي يمكن لخبرة التنفيذ أن تقود بواسطتها إلى تعديلات على البرنامج.
  7. دعم نظام إدارة الموارد البشرية وإدماجها: يشهد سير العمل تسارعاً في فحص قضايا الإدماج الأوسع مثل إدارة الوظائف، وإدارة الأداء، وكشوف المرتّبات وغيرها من المجالات. إلاّ أنّه لن يتسنّى معرفة الآثار العملية على نظام بيرس بأيّ وجه من أوجه الدقّة إلاّ بحلول الجزء الأخير من عام 2005.

استخدام الموارد

15- لم تطرأ أيّة تغييرات ذات شأن على غطاء الموارد لمشروع بيرس منذ التقارير الأولى المقدّمة للجنة المالية، كما أنّ المصروفات تسير وفقاً للخطّة.

 

الفعلي

توقّعات

السنة

2003

2004

2005

المجموع

حصّة البرنامج العادي

588.000 دولار

437.000 دولار

418.000 دولار

1.443.000دولار

حصّة المتأخّرات

96.000 دولار

381.000 دولار

345.000 دولار

822.000 دولار

القضايا والتعليقات

16- كما أشير إليه سابقاً، فإنّ أموال المتأخّرات لنظام بيرس ستنفد خلال عام 2005، لذا تُركِّز خطّة العمل لعام 2005 على الوصول بالنظام إلى حالة مستدامة من التطوير، مع السعي إلى تحقيق أكبر عدد ممكن من أهداف المشروع بنهاية هذا العام.

17- لضمان وجود مهارات داخل المنظّمة، يجري العمل على تنفيذ برنامج تدريبيّ للطاقمينِ الفنيّين التابعين لمكتب البرنامج والميزانية والتقييم بناءً على البُنية التِقنية لنظام بيرس. ومن المرجّح أن تستلزم مختلف نقاط الإدماج المشار إليها أعلاه المزيدَ من الجهد، خاصّةً في إطار مشروع نُظُم إدارة الموارد البشرية. وسيتمّ، في برنامج العمل والميزانية للفترة 2006-2007، البتُّ في متطلّبات التوظيف لمدىً أطولَ لصيانة نظام بيرس.

ثالثاً – نظام أوراكل لإدارة الموارد البشرية

التقدّم في سير العمل للفترة فبراير/شباط 2004 ويناير/كانون الثاني 2005

18- تحقّق تقدم جيدّ في إنجاز خطط العمل للفترة الواقعة بين فبراير/شباط 2004 ويناير/كانون الثاني 2005. فقد استكمل توثيق الإجراءات الحالية للأعمال المتعلقة بالموارد البشرية، كما أنّ استعراض المقترحات لإدخال تحسينات على إجراءات الأعمال قد أوشك بدوره على الانتهاء.

19- تمّ البدء في ديسمبر/كانون الأول 2004 بدراسةٍِ تُغطّي النموذج الحالي والمستقبلي لإدارة الموارد البشرية، ومن المخطّط لها أن تنتهي في أبريل/نيسان 2005. ويسعى نموذج الإدارة الجديد إلى توسيع تغطية الموارد البشرية وتحسين التقديم الكليّ لخدمة الموارد البشرية بينما يتمّ تخفيض التكاليف. ويتجسّد أحد أهداف هذه الدراسة في تقدير الفوائد والمدّخرات الناتجة عن تنفيذ مشروع نظام إدارة الموارد البشرية.

20- النشاط الرئيسي الذي تمّ تنفيذه في الفترة بين أوكتوبر/تشرين الأول 2004 ومارس/آذار 2005 هو "تحليل الفجوة"، ألا وهو رسم مخطط للإجراءات الجديدة للأعمال في المنظّمة وفقاً للوظيفة المعيارية لتخطيط موارد المؤسسات، بهدف تحديد التشكيلة الأساسية والفجوات في الوظيفة. والمشروع متأخّر قليلا عن الجدول الزمني المخطّط له بسبب الصعوبات في توظيف موارد فنية عالية الكفاءة، غير أنّ مصروفات عام 2004 كانت أقلّ ممّا تمّ توقّعه. وعليه، فمن المتوقّع استيعاب هذا التأخير ضمن الخطط المالية والزمنية الحالية.

الخطط للفترة فبراير/شباط 2005 – يناير/كانون الأول 2006

21- وعقب الإنتهاء من مرحلة تحليل الفجوة للمشروع المذكور أعلاه، ومن تحديد النموذج الجديد لتقديم خدمة الموارد البشرية، فسينتقل المشروع إلى مرحلته التالية، ألا وهي "نموذج قاعة الاجتماعات"، حيث سيتمّ عرض نسخة تجريبة للنظام وإجراء نقاش حولها مع المستخدمينَ على مدى الفترة الواقعة بين أبريل/نيسان وسبتمبر/أيلول 2005. كما أنّ أنشطة التطوير ستبدأ في النصف الثاني من عام 2005، علماً بأنّ نهاية 2006 هي الموعد المضروب لاستكمال المشروع.

22- سيقدّم المشروع كذلك مدخلات لتحديث نُظُم أوراكل المالية، ووضع اللمسات الأخيرة على تصميم الدمج بين نظام بيرس ونظام إدارة الموارد البشرية، وتحديداً في ميادين إدارة الوظائف، وحساب تكاليف الموظفين، وإدارة الأداء، وتخطيط الموارد البشرية.

استخدام الموارد

23- كانت لجنة المالية قد أبلغت في مايو/أيار 2004 بأنّ تقديرات تكاليف المشروع تبلغ 19 مليون دولار أمريكي، بعجز يبلغ 5.021.000 دولار أمريكي. وفي ضوء حقيقة أنّ "تحليل الفجوة" لم يُستكمل إلى حين إعداد هذا التقرير، وأنّ نتيجة تحليل الفجوة تشكّل القاعدة لتنبؤٍ أكثرَ دقةً بالتكاليف، لذا فسيتمّ تقديم تقدير جديد للتكاليف إلى لجنة المالية في دورتها التي ستعقد في سبتمبر/أيلول 2005. وسيشمل ذلك تقديراً للفوائد (بما فيها توفيرات التكاليف) التي سيقدّمها المشروع.

24- وكما أشير له في الفقرة 20، فقد جاءت مصروفات عام 2004 أقلّ من المتوقّع. وأعيد ترتيب مراحل المصروفات المتوقعة من المتأخّرات المخصّصة لهذا المشروع على مدى سنوات 2004، 2005 و2006، وضمن الأموال المخصّصة لتحديث نُظُم أوراكل المالية كما أشير إليه في القسم الأول. والجدول التالي يوجز التخصيص الجديد للموارد:

 

الفعلي

توقّعات

السنة

2002-2003

2004

2005

2006

المجموع

مراحل المتأخّرات الأصلية (تقرير مايو/أيار 2004)

286.000
دولار

4.689.000 دولار

6.104.000
دولار

2.900.000
دولار

13.979.000
دولار

المراحل المعدَّلة للمتأخرات

286.000
دولار

3.660.000 دولار

6.843.000
دولار

1.640.000
دولار

13.979.000
دولار

التحديثات المالية

 

1.550.000 دولار

25- ويستلزم هذا الترتيب ترحيل الرصيد غير المنفق من أموال المتأخّرات، ويقدر بنحو 1.640.000 دولار أمريكي، إلى عام 2006. ولقد أدرج المشروع في المقترح الخاص بالميزانية الرأسمالية، الذي وافقت عليه لجنة المالية في مايو/أيار 2004.

26- ويسير العمل قدماً لدراسة مجالات تخفيض التكاليف. وفيما أنجزت بعض التخفيضات، فلا يزال بعضها الآخر قيد الدراسة:

  1. سيتبنّى مُكوِّنُ تدريب المستخدِمين "منهجَ تدريب المدرِّبين" لاحتواء التكاليف ولزيادة تركيز الموارد المتاحة، حيث ستُمَّول تكاليفه من أموال برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2006-2007 المخصّصة لتنمية مهارات الموظفين في المنظّمة، وهو ما من شأنه أن يقلّل تقديرات تكاليف المشروع بمقدار 1.500.000 دولار.
  2. جرى استعراض حلول تبنّتها وكالات أخرى في الأمم المتحدة، وعلى الأخص منظّمة العمل الدولية، بغرض إعادة استخدامها في نظام إدارة الموارد البشرية في المنظّمة، مع ما ينطوي عليه من توفيرات محتملة في تكاليف مكونات النظام المتكامل وتوسيعه. وستسمح مذكّرة التفاهم القائمة بين المنظّمتين بتشارك معلومات المشروع تشاركاً كاملاً ممّا سيقلّص جهود منظّمة الأغذية والزراعة في التنفيذ.
  3. تواصل المنظّمة استكشاف السبل لتخفيض تكاليف الوحدة في الجزء الخاص بتطوير النظام وذلك عبر نقل موقع أنشطة تطوير النظام إلى موقعٍ جغرافي أقلَّ تكلفة. وقد تمّ تحديد المكتب الإقليمي في بانكوك كموقع مناسب لذلك الهدف. ويجري حالياً صياغة حالة أعمال لدراسة توافر الموارد المحلية، وأسعار السوق، وتكاليف البنية الأساسية، وترتيبات الإشراف، والاستدامة والتكاليف الجارية.
  4. سيُدرس التنفيذ المرحلي لتعديلات المواصفات كسبيل لاحتواء تكاليف المشروع، بينما يتمّ تلبية الأهداف الأصلية ذات المستوى العالية. فيمكن تأخير هذه التعديلات وتنفيذها كجزء من المعلومات والمهارات الموجودة لزيادة فعاليّة صيانة النظام، شريطةَ أن تتوفّر الموارد الملائمة.

القضايا والتعليقات

27- تمّ مواجهة صعوبات في توظيف موارد تقنية تحظى بمستوىً عالٍ حيث أنّ معدّلات أسعار السوق تفوق السقف الأعلى لأجور الخبراء الاستشاريين المعمول بها في المنظمة. وقد اتّخذت التدابير الكفيلة بالتعاطي مع هذه المشكلة.

28- لقد تمّ الحدّ من توافر موارد الشُعَب بسبب الأولويات الأخرى للبرنامج. وقد تعرّضت ميزانيات الشُعب المعنية بالأمر إلى اقتطاعات حادة في الفترة المالية 2004-2005 وهو ما تسبّب في تأخيرات لأنشطة المشروع التي تمّ استيعابها الآن. غير أنّ ثمّةَ خطراً فيما إذا أجريت اقتطاعات جديدة على الميزانية، بأن تبدأ التأخيرات في الاستجابة لمتطلّبات المشروع بالتأثير على الخط الزمني للمشروع وتكاليفه.

1 حتى 31 ديسمبر/كانون الأول 2004، كانت نسبة STP للحسابات المصرفية المستخدمة لتحويل حسابات المدفوعات قد تجاوزت 90% مقارنةً مع نسب مقارنة صناعة سويفت SWIFT والبالغة 76%.