FC 109/3

Comité financier

Table des matières

Introduction

Exécution du Programme ordinaire biennal – projections financières

Variance des dépenses de personnel

Autres recettes

Projections budgétaires et transferts de crédits prévus entre chapitres pour l’exercice 2004-05

Virements entre divisions au sein d’un même chapitre budgétaire

Utilisation des arriérés

Conclusion et mesures suggérées au Comité

Introduction

1. Aux termes de l'Article 4.6 du Règlement financier, le Directeur général doit gérer les crédits votés de manière que des fonds suffisants soient disponibles pour faire face aux dépenses engagées pendant l'exercice et le Comité financier doit examiner chaque année l'application dudit article par le Directeur général. Conformément à ces dispositions, le trente-huitième Rapport annuel sur l'exécution du budget présenté ci-après récapitule, pour information et débat, les aspects budgétaires de l'exécution du Programme ordinaire pour 2004.

2. Conformément à l'Article 4.5 a) du Règlement financier, le Comité financier doit être informé de certains transferts de crédit d’une division à l’autre, alors que l’Article 4.5 b) de ce même Règlement stipule que les virements entre chapitres budgétaires doivent être approuvés par le Comité financier. Le présent rapport donne également une première idée de l’ampleur probable des virements budgétaires découlant de l’exécution du programme de travail. Une demande officielle de virements entre chapitres budgétaires sera soumise au Comité à sa prochaine session en septembre 2005.

Exécution du Programme ordinaire biennal – projections financières

3. Dans sa Résolution 7/2003 sur les ouvertures de crédits budgétaires pour 2004-05, la Conférence a approuvé un budget de 749,1 millions de dollars EU, qui englobe le Programme de travail approuvé moins les Autres recettes¹. L’Article 4.1 a) du Règlement financier autorise le Directeur général à engager des dépenses dans la limite des crédits votés.

4. Le Directeur général gère les crédits au moyen d’allocations institutionnelles annuelles au Programme de travail ordinaire que le Bureau du programme, du budget et de l’évaluation (PBE) répartit entre les attributaires. Les allocations contiennent, le cas échéant, des provisions pour les activités sous-budgétisées et sont ajustées par le PBE au cours du cycle d’exécution pour tenir compte des nouveaux besoins du programme. Les allocations institutionnelles représentent des plafonds de dépenses pour les attributaires, par rubrique.

5. Le tableau 1 résume l’exécution du budget global par rapport aux crédits approuvés par la Conférence. Les résultats de 2004 sont établis sur la base des dépenses effectives inscrites dans les comptes non vérifiés de l’Organisation et les chiffres pour 2005 présentent les plus récentes projections financières pour le Programme ordinaire.

Tableau 1. Aperçu de l’exécution du Programme ordinaire pour 2004-05
(en milliers de dollars EU)

6. Il convient de faire les remarques suivantes concernant les résultats indiqués au tableau précédent.

7. L’Organisation prévoit d’utiliser la totalité des crédits ouverts au titre de 2004-05, d’un montant de 749,1 millions de dollars EU (à l’exception possible des fonds pour imprévus, d’un montant de 0,6 million de dollars EU). Le solde non dépensé des crédits du PCT pour l’exercice biennal en cours serait imputé sur le budget 2004-05 et mis à disposition en 2006-07, conformément aux dispositions de l’Article 4.3 du Règlement financier.

8. En 2004, un solde de 14,8 millions de dollars EU a été enregistré par rapport au budget net programmé pour l’année civile², soit une utilisation de 96,1 pour cent de ce budget.

9. La sous-utilisation des crédits s’explique en partie par des changements dans l’exécution des programmes et/ou par la comptabilisation des dépenses au début 2005. Les crédits ouverts n’ont pas été intégralement utilisés en raison également de la mise en réserve de fonds demandée au moment de la fixation des allocations budgétaires pour 2004, principalement pour financer les coûts supplémentaires liés à la sécurité et la variance défavorable annoncée des dépenses de personnel (expliquée ci-après) qui n’apparaît dans les comptes de l’Organisation qu’à la fin de l’exercice biennal.

Variance des dépenses de personnel

10. Pendant l’exercice biennal, tous les montants imputés au budget des divisions au titre des dépenses de personnel sont calculés au taux standard, en tenant compte de la classe et du lieu d’affectation du fonctionnaire. Pour le Programme de travail et budget 2004-05, les taux standard ont été fixés en juillet 2003.

11. La plupart des causes sous-jacentes des écarts entre les coûts unitaires de personnel effectifs et standard, comme les fluctuations du taux de change dans les bureaux décentralisés ou les décisions de la Commission de la fonction publique internationale, échappent au contrôle des attributaires ou, d’ailleurs, de l’Organisation. Le suivi de la variance des dépenses de personnel est donc effectué au niveau central et tout excédent ou déficit est réparti à la fin de l’exercice biennal entre tous les programmes en proportion des dépenses de personnel calculées aux taux standard.

12. Compte tenu de l’évolution des dépenses de personnel jusqu’à la fin 2004, une variance défavorable est prévue, de l’ordre de 16 millions de dollars EU pour l’exercice biennal, soit environ 2,7 pour cent de la totalité des dépenses de personnel pour la période. Ce type de dépense non budgétisée peut avoir des répercussions négatives importantes sur l’exécution des programmes. Des mécanismes pour gérer ce risque sont à l’étude, notamment la possibilité d’élargir le recours au Compte de réserve spécial.

13. Lors de la fixation des taux standard, en juillet 2003, on avait retenu l’hypothèse que certains coûts augmenteraient et des sommes avaient été provisionnées sur la base des éléments disponibles. Les écarts suivants sont la cause principale de la variance défavorable prévue:

• Malgré l’affectation d’une provision au budget pour l’appréciation des monnaies locales par rapport au dollar des états Unis dans les bureaux décentralisés, les répercussions en 2004 ont largement dépassé les prévisions en raison de la forte dévaluation de la devise américaine par rapport à ces monnaies depuis la préparation, en 2003, du budget 2004-05. La probabilité que ces taux se maintiennent tout au long de 2005, ou la possibilité d’une dépréciation encore plus forte du dollar, contribue de manière significative à orienter défavorablement les coûts de personnel, même s’il est difficile de prévoir quelles pourraient être les fluctuations pour le reste de l’exercice biennal.
• L’évaluation actuarielle des obligations relatives au personnel, entreprise en décembre 2003 après l’élaboration du budget 2004-05, se traduira par 5,2 millions de dollars EU de dépenses non budgétisées en raison d’un changement de méthodologie. Les résultats de l’évaluation du 31 décembre 2003 diffèrent de ceux de l’évaluation précédente car les obligations au titre des services passés concernant la couverture médicale après la cessation de service ont été réparties entre les organisations participantes proportionnellement au nombre d’actifs et de retraités, alors que dans les précédentes évaluations, elles étaient calculées sur la base de la rémunération considérée aux fins de la pension.
• Il avait été prévu au budget une augmentation annuelle de 12 pour cent des cotisations au titre de l’assurance maladie, pour chacune des deux années de l’exercice; or, ces augmentations ont atteint 20 pour cent en 2004 et devraient croître à peu près au même rythme en 2005.
• Enfin, le paiement plus rapide des indemnités pour frais d’études, pour répondre à une observation faite lors d’un contrôle externe, a eu pour effet d’accroître les dépenses non inscrites au budget pour cet exercice biennal.

14. Afin de respecter les limites des crédits budgétaires approuvés pour la période 2004-05, il a été tenu compte, lors de la fixation des allocations de crédit pour chaque année, des répercussions de la variance défavorable annoncée des dépenses, de manière à pouvoir gérer selon un plan établi les réductions correspondantes des dépenses de programme. La variance effective sera ventilée dans les comptes à la fin de l’exercice biennal.

Autres recettes

15. Les résultats des Autres Recettes par rapport aux prévisions budgétaires pour 2004 sont résumés au tableau 2 et indiquent un excédent global des revenus perçus de 2 millions de dollars EU, soit une utilisation de 105,5 pour cent du budget total.

Tableau 2. Autres recettes – exécution du budget 2004 (en milliers de dollars EU)

16. Le remboursement des dépenses d’appui est en grande partie proportionnel aux dépenses effectives consacrées à des projets de fonds fiduciaires non liés à des interventions d’urgence³ et à des projets du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) réalisés ou exécutés par la FAO. Après plusieurs exercices déficitaires par rapport aux recettes prévues au budget au titre du remboursement des dépenses d’appui, qui ont rendu nécessaires des réductions correspondantes des dépenses, les rentrées pour 2004 sont conformes aux prévisions budgétaires. L’équilibre actuel résulte de la réduction progressive des recettes inscrites au budget au titre du remboursement des dépenses d’appui, qui sont passées au cours des derniers exercices de 36,9 millions de dollars EU dans le Programme de travail et budget (PTB) 2000-01 à 31,9 millions de dollars EU dans le PTB 2004-05, accompagnée d’une meilleure exécution, dernièrement, du programme de coopération technique.

17. Les remboursements au titre des activités d’investissement financées conjointement concernent le travail de la Division du Centre d’investissement, à l’appui d’activités de prêts en faveur du secteur agricole/rural, dans le cadre d’accords de partage des coûts avec la Banque mondiale et d’autres institutions financières multilatérales. Les autres recettes extérieures comprennent: les redevances pour les services d’appui technique; les recettes liées aux rapports de fin de projet; les contributions de contrepartie en espèces des gouvernements aux bureaux des représentants de la FAO; les produits de la vente de biens en surnombre et d’autres recettes diverses. En 2004, l’ensemble des recouvrements afférents à ces autres recettes extérieures a été supérieur de 1,7 million de dollars EU aux prévisions budgétaires. Ce surcroît de rentrées résulte en partie de contributions extrabudgétaires versées ponctuellement à l’appui d’activités normatives financées par le Programme ordinaire.

Projections budgétaires et transferts de crédits prévus entre chapitres pour l’exercice 2004-05

18. Le budget 2004-05 approuvé par la Conférence de la FAO à sa dernière session a rendu nécessaire l’identification de coupes budgétaires pour un montant total de 51,2 millions de dollars EU (soit une réduction moyenne de 6,4 pour cent) sur la base du scénario de croissance réelle zéro (CRZ) présenté à la Conférence.

19. Au deuxième paragraphe du dispositif de sa Résolution 7/2003, la Conférence demandait au Directeur général de « faire des propositions pour adapter le programme de travail approuvé, en tenant compte des priorités énoncées par le Conseil et la Conférence ainsi que des critères relatifs à l’établissement des priorités… et de les soumettre aux prochaines sessions du Comité du Programme et du Comité financier et à leur Réunion conjointe pour approbation ».

20. Les Ajustements au Programme de travail et budget 2004-05⁴ ont été présentés au Comité du Programme et au Comité financier à leur session de mai 2004. Les Comités ont approuvé l'ensemble des ajustements proposés, permettant ainsi au Secrétariat d’assurer l’exécution du Programme de travail modifié⁵.

21. On se souviendra qu’après la décision prise par le Comité du Programme et le Comité financier à leur Réunion conjointe de mai 2004, les virements approuvés entre chapitres budgétaires et la répartition actuelle des crédits par chapitre s’établissent comme suit⁶:

Tableau 3. Budget approuvé (en milliers de dollars EU)

22. À ce jour, les dépenses effectives de 2004 et les besoins estimés pour 2005 donnent à penser qu’outre les transferts déjà approuvés, un certain nombre de virements supplémentaires entre chapitres budgétaires seraient nécessaires pour l’exercice biennal 2004-05, comme indiqué au tableau 4 ci-dessous.

Tableau 4. Exécution du budget prévue, par chapitre, pour l’exercice 2004-05
(en milliers de dollars EU)

23. Bien qu’un certain nombre de problèmes spécifiques influent sur les résultats de chaque chapitre, des fonds ont été mis en réserve dans l’ensemble du programme lors de la fixation des allocations de crédits afin de financer principalement:

• la variance défavorable des dépenses de personnel, que l’on évalue actuellement à environ 16 millions de dollars EU pour l’exercice biennal; et
• le déficit anticipé des provisions inscrites au budget pour les dépenses liées à la sécurité, qui devrait s’établir à environ 2 millions de dollars EU.

24. Compte tenu de ces premières estimations relatives à l’exécution du budget pour l’exercice biennal, il sera peut-être nécessaire de transférer des ressources des Chapitres 1 (0,7 million de dollars EU), 2 (4,5 millions de dollars EU) et 5 (0,9 million de dollars EU) au profit des Chapitres 3 (5,5 millions de dollars EU) et 6 (0,65 million de dollars EU).

25. La répartition de la variance défavorable estimée a été prise en compte dans les prévisions ci-dessus relatives à l’exécution du budget pour l’exercice biennal; on notera que d’autres fluctuations peuvent se produire étant donné qu’il est difficile, par exemple, de prévoir les répercussions exactes et le montant par catégorie de personnel.

26. Les virements au profit des Chapitres 3 et 6 sont nécessaires surtout pour compenser les frais importants liés à la sécurité qui n’ont pas été inscrits au budget et sont prévus pour l’exercice biennal. Au Chapitre 3, le matériel de secours et les frais généraux de fonctionnement des bureaux situés dans les pays d’affectation couverts par le plan de sécurité entraînent des dépenses non prévues au budget (estimées à 3,5 millions de dollars EU pour l’exercice). Les dépenses supplémentaires liées à la sécurité qui relèvent du Chapitre 6 comprennent le financement d’une évaluation des risques en matière de sécurité et de l’application de pellicules de protection sur les vitrages. En outre, la variance défavorable annoncée des coûts de personnel a des répercussions notables sur le Chapitre 3, dont elle gonfle les dépenses. Les crédit nets du PCT destinés à des dépenses de projet relèvent des dispositions de l’Article 4.3 du Règlement financier, qui prévoit l’utilisation du solde des crédits votés en 2004-05 pour couvrir les engagements de 2006-07. On prévoit donc que les crédits alloués au Chapitre 4 seront intégralement dépensés⁷.

27. On se souviendra que, du fait de la mise en recouvrement fractionnée, les variations du pouvoir d’achat liées aux fluctuations des taux de change sont réduites au minimum car les dépenses en euros sont converties au taux de change fixé pour l’exercice biennal par la Conférence pour le budget. Aussi, les rapports budgétaires de fin d’exercice seront-ils établis sur la base du taux de change de 1,19 dollar EU pour 1 euro (taux budgétaire) fixé dans le Programme de travail et budget pour 2004-05. Tout écart résultant de la conversion des dépenses en euros au taux budgétaire, au lieu du taux de change des Nations Unies (c’est-à-dire le taux effectif employé à des fins comptables), fait l’objet d’un suivi tout au long de l’exercice biennal et sera présenté sous forme de correctif dans l’état IV des comptes définitifs de l’Organisation pour 2004-05. Les prévisions concernant l’exécution du programme pour l’exercice biennal présentées dans le tableau ci-dessus ont été établies au taux de change budgétaire⁸; des variations pourront avoir lieu si le pourcentage final des dépenses en euros diffère de manière sensible des hypothèses retenues dans le budget.

28. Une demande officielle de virements entre chapitres budgétaires sera présentée à la prochaine session, en septembre 2005, sur la base d’éléments réactualisés.

Virements entre divisions au sein d’un même chapitre budgétaire

29. L’Article 4.5 a) du Règlement financier stipule que certains virements entre divisions à l’intérieur d’un même chapitre doivent être signalés.

30. Le Secrétariat du Conseil scientifique du Groupe consultatif pour la recherche agricole internationale (GCRAI) a été transféré au sein du Grand Programme 2.5, de la Division de la recherche, de la vulgarisation et de la formation au Bureau du Sous-Directeur général du Département du développement durable, ce qui a impliqué un transfert de dépenses hors personnel budgétisées d’un montant de 1,6 million de dollars EU pour l’exercice biennal. Les postes concernés ne sont pas comptabilisés dans les comptes du Programme ordinaire de l’Organisation.

Utilisation des arriérés

31. On se souviendra qu’en approuvant la Résolution 7/2003 concernant le budget, la Conférence avait invité le Directeur général à adresser des propositions au Comité financier en vue de l’utilisation des arriérés aux fins du financement des coûts ponctuels de réaffectation et de cessation de service afférents à l’exécution du budget révisé. À sa session de mai 2004, le Comité financier avait approuvé la mise en réserve d’une somme de 4,1 millions de dollars EU, correspondant à 10 pour cent du solde non dépensé des arriérés à la fin 2003, qui pourrait servir à couvrir les dépenses ponctuelles liées à la réaffectation et à la cessation de service des fonctionnaires ainsi qu’aux matériels nécessités par la sécurité, étant entendu que l’Organisation ferait tout son possible pour absorber ces coûts dans le Programme ordinaire⁹.

32. Le Secrétariat a le plaisir d’informer le Comité que les dépenses engagées pour améliorer l’infrastructure de sécurité devraient être entièrement absorbées dans le Programme ordinaire, tandis que les dépenses globales de réaffectation et de cessation de service qui s’élèvent, selon les estimations actuelles, à 4,0 millions de dollars EU, rendront nécessaire l’utilisation de la quasi-totalité des fonds réservés aux imprévus. À ce stade, les 89 dossiers de réaffectation autorisés (y compris les postes de représentants de la FAO) ont pratiquement tous été réglés.

33. à sa session de mai 2004, le Comité a noté que certaines ressources disponibles en vertu de la Résolution 6/2001 sur les arriérés, notamment les crédits relatifs au projet de Système de gestion des ressources humaines, auraient toutes chances de ne pas être complètement dépensées avant la fin 2005, compte tenu du calendrier actuel de ce projet. à sa session de septembre 2004, le Comité a donné son accord de principe à la proposition de reporter sur le compte de dépenses d’équipement tout solde d’arriérés non dépensé au 31 décembre 2005.

Conclusion et mesures suggérées au Comité

34. Le présent rapport est soumis pour information. Le Comité est invité à:

• prendre note du bilan de l’exercice budgétaire pour ce qui concerne le Programme
• ordinaire en 2004;
• prendre note des prévisions relatives aux virements entre chapitres budgétaires; et
• approuver le rapport afin qu’il soit transmis au Conseil.

_____________________

¹ La catégorie Autres recettes est présentée plus en détail aux paragraphes 15 à 17.

² La ventilation du budget approuvé entre 2004 et 2005 prend en compte les dates des Conférences régionales et de la Conférence de la FAO qui ont lieu, respectivement, la première et la deuxième année de l’exercice biennal. En outre, un certain nombre de postes ont été inscrits au budget 2004-05 pour la première partie de l’exercice, puis supprimés lors du départ à la retraite des titulaires.

³ Les projets de secours d’urgence constituent une part importante de l’exécution du budget. La FAO perçoit des frais directs de fonctionnement découlant des projets d’urgence, qui ne figurent pas dans les tableaux présentant les chiffres relatifs au remboursement des dépenses d’appui, car ces remboursements sont comptabilisés au titre d'un fonds fiduciaire et la politique en vigueur concernant les remboursements couvre la totalité des frais indirects variables du projet, tels qu’ils sont supportés par la Division des opérations d’urgence et de la réhabilitation et, au besoin, les coûts supplémentaires identifiables encourus par d’autres unités.

⁴ PC 91/3 - FC 107/14 – JM 04.1/2

⁵ CL 127/8 Rapport de la Réunion conjointe de la quatre-vingt onzième session du Comité du Programme et de la cent septième session du Comité financier, paragraphe 6.

⁶ CL 127/14 Rapport de la cent septième session du Comité financier, paragraphe 76.

⁷ En 2004, les dépenses au titre du PCT ont représenté 21,9 millions de dollars EU sur les 98,6 millions de dollars EU de crédits votés pour l’exercice 2004-05. Les dépenses relatives aux projets se sont élevées à 49,2 millions de dollars EU des crédits votés pour 2002-03 par rapport au solde des revenus différés de 62,0 millions de dollars EU.

⁸ L’ajustement des dépenses au taux budgétaire est effectué à la fin de l’exercice biennal et n’apparaît donc pas encore dans les résultats 2004.

⁹ CL 127/14, PARAGRAPHE 79.