لجنة المالية

1- بداية، فإن الأمانة حريصة على تقديم الشكر للجنة المالية على ما أبدته من اهتمام لخدمات الترجمة كما تشهد بذلك الأسئلة المكتوبة الموجهة من الرئيس إلى أمانة اللجنة. وتجيب هذه الوثيقة على الاستفسارات التي أثارها الرئيس.

2- ولعل كلمات الأمين العام للأمم المتحدة توجز على أفضل وجه قضية الوثائق، إذ ذكر أن وثائق الأمم المتحدة (وليست المنظمة باستثناء) هي وثائق "طويلة للغاية، كثيرة للغاية ومتأخرة للغاية". ولمعالجة هذه الأوضاع فإن المنظمة، مثلها في ذلك مثل المنظمات الدولية الأخرى، وضمن حدود الموارد المتاحة لها، بذلت الجهود للمحافظة على نوعية الوثائق واحترام المواعيد النهائية لإرسالها إلى الأعضاء.

3- وكما يتبين من الشكلين البيانيين 1 و 2 في الملحق، فإن مجموع حجم العمل محسوبا بعدد الكلمات التي تمت ترجمتها، ارتفع من 619 393 7 كلمة في عام 1997 إلى 295 927 11 في عام 2004، بما يمثل زيادة قدرها 61 في المائة. وكانت هناك ذروة وصلت إلى 617 764 12 في عام 2001، تعادل زيادة قدرها 72.6 في المائة عن عام 1997. وهناك أساسا سببان مترابطان وراء هذه الزيادة: طلب البلدان الأعضاء لمعلومات أكثر واهتمام الأمانة بتزويدهم بمعلومات شاملة مما يؤدي إلى إصدار وثائق كثيرة وبالغة الطول.

4- وفي حين أن حجم العمل واصل الزيادة الحادة، كان هناك انخفاض ملازم في طاقات الترجمة الداخلية، وما ترتب عن ذلك من الحاجة إلى اللجوء إلى الاستعانة بالترجمة الخارجية. ونسبة حجم العمل الذي يتم اعتمادا علــــــــى الطاقات الداخلية، والتي شهدت تخفيضا كبيرا بعد عام 1996، نقصت من 70 في المائة في عام 1997 إلى 43 في المائة في عام 2004. في المقابل زاد حجم الاستعانة بالترجمة الخارجية من 30 في المائة إلى 57 في المائة في نفس الفترة. ومعالجة العقود الخارجية في ظل تدفق غير سوي للوثائق يضيف إلى الصعوبات الكثيرة التي تتسبب من حين لآخر في تأخير معالجة الوثائق.

5- والطاقات الخارجية هي طاقات لا تحصى من الناحية النظرية، إلا أنها مقيدة، من الناحية العملية، بعوامل الوقت والجودة. فالمترجمون الخارجيون يلزمهم الحد الأدنى من الإلمام بالمصطلحات الفنية للمنظمة، إذ أن استخدام مصطلحات موحدة على قدر من الاتساق فيما بين الوثائق وفي محتوى هذه الوثائق، ييسر الفهم للقارئ. وإضافة إلى عدد الموظفين البالغ 19 من المترجمين/المراجعين، فان المنظمة يتوافر لها مجموعة تزيد عن 200 من المترجمين/المراجعين الخارجيين المؤهلين بصورة مناسبة، وتغطي لغات العمل الخمس في المنظمة إضافة إلى لغات أخرى إذا لزم الأمر. ورغم كثرة المترجمين الخارجيين، فإنهم ما زالوا بحاجة لأن يكونوا متاحين خاصة لتلبية متطلبات العمل العاجل وغير المخطط له.

6- ومن المهم في هذا الصدد التمعن في العملية المعقدة لإعداد الوثائق قبل تسليمها الفعلي لخدمات الترجمة، من أجل التوصل إلى فهم أفضل لموقع الترجمة من سلسلة تدفق عمل الوثائق.

7- وتدرك اللجنة أن إعداد الوثائق عملية معقدة تستلزم بالضرورة إطارا زمنيا عريضا يسمح بإجراء البحث وتجميع البيانات المقارنة وإجراء الاتصالات مع جميع المعنيين، نظرا لأهمية الموضوع. ومن الناحية العملية، فإن إنتاج الوثائق يستغرق إجمالا شهرين لإعداد المسودات والتحرير والصياغة النهائية، وشهرين آخرين لأعمال الترجمة والمراجعة والطباعة وإرسال الوثائق إلى الأعضاء.

8- ويظهر الرسم البياني 3 بصورة واضحة أن عدد الكلمات التي ترجمت من وثائق لجنة المالية ولجنة البرنامج، ارتفعت بمقدار 304 في المائة و 407 في المائة، على التوالي، بين 1997 و2004. وإذا ما أضفنا إلى ذلك وثائق لجنة المالية ولجنة البرنامج التي عرضت أيضا على المجلس والمؤتمر، فإن الزيادة تنزل إلى 230 في المائة لنفس الفترة جرّاء تخفيض قدره 40 في المائة في حجم وثيقة الحسابات المراجعة، وزيادة معتدلة قدرها 60 في المائة في موجز برنامج العمل والميزانية، وبلا تغيير بالنسبة لوثيقة برنامج العمل والميزانية.

9- ويتتبع الرسم البياني 4 تدفق العمل فيما يتعلق بالوثائق الكثيرة والطويلة المطلوبة لدورتي لجنتي المالية والبرنامج في مايو/أيار 2004. ويتبين لنا أن 20 في المائة فقط من هذه الوثائق قدمت للترجمة وفق الموعد النهائي، في حين وصلت 35 في المائة منها متأخرة أسبوعا واحدا، و10 في المائة بتأخير مدته أسبوعين، و 10 في المائة بتأخير مدته ثلاثة أسابيع. وسلمت 15 في المائة أخرى قرب موعد الإرسال إلى الأعضاء، في حين سلمت 10 في المائة المتبقية بعد موعد الإرسال. وعلى النقيض، تمت ترجمة 75 في المائة من الوثائق وطباعتها وتسليمها في الوقت المحدد لموعد الإرسال، مما يعني أن معظم التأخير الناشئ في مراحل ما قبل الترجمة أمكن تجاوزه. ومن الواضح أن الإرسال المتأخر بنسبة 25 في المائة المتبقية كان لا مفر منه، نظرا لأن هذه الوثائق قدمت للترجمة في موعد الإرسال أو بعده - مما يثير مشكلة أخرى هي مشكلة الجودة والوقت اللازم لمراجعة الوثائق التي تمت ترجمتها خارجيا وفي اللحظة الأخيرة. وكانت مراقبة الجودة – واحدة من الوظائف الأساسية للترجمة الداخلية – هي الضحية لتقليص التأخير في إرسال الوثائق إلى الحدود الدنيا.

10- وتمويل خدمات الترجمة (بما في ذلك الموظفين والمتعاقدين والتدريب والمعدات وغيرها) ليس مركزيا، بل اعتمادا على استرداد التكاليف من الأقسام وأمانات الأجهزة الرياسية مصدر الوثائق. وتحدد الرسوم في كل فترة مالية استنادا إلى توقعات مجموع حجم الترجمة وتوقعات مجموع التكاليف من أجل التوصل إلى قفل الحسابات برصيد الصفر. ويمكن أن تتباين هذه الرسوم في كل فترة مالية استنادا إلى التكاليف الفعلية والحجم المتوقع.

11- وتجدر الإشارة إلى أن متوسط الرسوم لكل 1000 كلمة الذي يقيد على حساب الجهات مصدر الوثائق قد انخفض من 526 دولارا أمريكيا إلى 399 دولارا أمريكيا بين 1997 و2004، بما يمثل تخفيضا قدره 24 في المائة.

12- وقد تسنى تحقيق ذلك، في المقام الأول، بإدخال تقانة المعلومات الجديدة المستمدة من تطبيق أفضل الممارسات المتبعة في منظومة الأمم المتحدة والمنظمات الدولية الرئيسية الأخرى، ومن أمثلة ذلك:
· نظام طلب معالجة الوثائق الالكتروني (e-DPR): استحدث هذا النظام داخليا للسماح بإدارة تدفق عمل الوثائق والمطبوعات ورصدها بصورة أفضل. كما أنه يوفر للجهات مصدر الوثائق أداة قيمة لوضع توقعات ميزانية وثائقهم المنتظرة واستعراض الرسوم النهائية لكل اجتماع من الاجتماعات. ولقد أتـاح إدخال نظـــام e-DPR في عام 2002، تبسيط إجراءات إنتاج الوثائق وما تبعه من تحقيق الوفورات في الوقت المطلوب لمعالجة وطباعة الوثائق، وفي ذات الوقت تكوين محفوظات من الترجمات الموجودة من قبل بغية استخدامها مرة أخرى.
· أدوات الترجمة استعانة بالحاسوب: أدخلت تدريجيا خلال السنوات الأخيرة في نطاق تدفق عمل الترجمة وتتيح تخزين الترجمات الماضية واستعادتها لإعادة استخدامها. وهي تكفل دعما جيدا لاتساق المصطلحات وتتيح للمترجمين كفاءة عالية فيما يقومون به من بحث في الوثائق المرجعية. كما أن آخر التطورات التي أنجزت في ربط هذه التقانة بنظم إنتاج الوثائق (مثل تلك المستخدمة في توليد وثائق البرنامج والميزانية) تظهر إمكانات مزيد من الكفاءة التي ستتعزز في المستقبل.

13- وثمة حاجة إلى درجة من الفهم المتبادل، حرصا على استمرار تحسين إدارة الوثائق وبالنظر إلى التعقيد الملازم لعملية إنتاجها. وستواصل الأمانة جهودها لضمان الاحترام التام للمواعيد النهائية لتقديم الوثائق، وأن يكون مضمونها مركزا ووثيق الصلة بالموضوع وواضحا بقدر الإمكان تلافيا للمغالاة في طول الوثائق.

الملحق

الشكل 1: مجموع حجم الترجمة الداخلية 1997 – 2005

الشكل 2: زيادة حجم الترجمة الداخلية حسب اللغة والفترة المالية (1998-2005)

الشكل 3: تطور عدد كلمات وثائق لجنة البرنامج ولجنة المالية (1999-2004)

الشكل 4: النمط الزمني لتقديم الوثائق وإرسالها والخاصة بدورتي مايو/أيار 2004 للجنتي البرنامج والمالية