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财政委员会

1. 首先，秘书处真诚感谢财政委员会对翻译服务的兴趣，正如主席致委员会秘书的书面问题所证明的那样。该文件回复主席提出的询问。

2. 文件问题在联合国秘书长的讲话中作了最好的概述，他指出联合国文件(粮农组织也不例外)“太长、太多和太晚”。为了应付这一情况，粮农组织与其它国际组织一样利用其支配的资源为保持文件质量和遵守发送期限作出了努力。

3. 正如附件中图1和图2指出的那样，按翻译字数表示的工作总量，从 1997年的7393619字增加到2004年的11917295字，相当于增幅61%。最高峰为2001年的12764617字，与1997年相比增加72.6%。这一增加有两个主要原因：成员国对更多信息的需求以及秘书处关切向他们提供全面信息导致文件过长和过多。

4. 虽然工作量持续急剧增加，但同时内部翻译能力减少，因此需要采用外包。内部力量在1996年以后已经大量减少，内部力量翻译的文件在总量中的比例从1997年的70%降至2004年的43%。相反，在同一时期外包的比例从30%增至57%。在文件流量不规律的情况下处理外部合同又增加了许多困难，有时造成文件处理延误。

5. 在理论上外部能力是无限的，但实际上受到时间和质量因素的限制。外部翻译人员需要对粮农组织的技术词汇有起码的熟悉，因为文件中和文件之间使用统一标准词汇有助于读者理解。除了19名在职翻译/审校人员以外，粮农组织拥有200多名适当合格的外部翻译/审校人员，可满足粮农组织五种工作语言及其它语言的需要。许多这类外部翻译人员还需要有空余时间进行工作，尤其是进行未列入计划和紧急的工作。

6. 在这方面重要的是应考虑在实际提供翻译服务以前文件准备的复杂过程，这样才能更好地了解翻译何时才能进入文件流程。

7. 委员会十分清楚文件的准备是一个复杂的过程，鉴于主题事项的重要性，必须有充足的时间才能进行研究、汇编比较资料数据以及与所有有关人员联系。实际上，文件制作通常需要2个月进行草拟、编辑和审定，另需一个月进行翻译、定稿、印刷和分发。

8. 图3明确指出了财政委员会(财委)和计划委员会（计委）文件的翻译字数从1997年至2004年分别增加了304%和407%。如果也将提交给理事会和大会的财委和计委文件包括在内，该时期的增幅则降为230%，因为审定帐目文件的篇幅减少了40%，工作计划和预算概要增加了60%，工作计划和预算文件则无变化。

9. 图4指出了财委和计委2004年5月的会议所需要的主要和长篇幅文件的工作流程。可以看出这些文件仅有20%是在截止日期以内提交翻译的，而35%晚交一周、10%晚交两周，10%晚交三周。另有15%是在分发日期前后提交翻译的，而剩下的10%则是在分发日期以后提交的。相比之下，75%的文件是在分发日期以前翻译、印刷和交付的，这意味着在翻译以前的阶段所产生的延误很大一部分已被吸收。剩余的25%的文件分发延误显然是不可避免的，因为这些文件是在分发日期或以后提交翻译的－这就引起质量问题和最后一刻审校外部翻译和所需要的时间问题。为尽量减少分发延误而牺牲了质量控制－即内部翻译的一项主要功能。

10. 翻译服务的经费(包括工作人员、合同人员、培训、设备等)不是集中提供，而是向要求服务的司和领导机构的秘书处收取。每两年度，收费率是根据预测的翻译总量和预测的总费用而确定的，以便在最后达到零余额。每两年度收费率可根据实际费用和预测的工作量而变动。

11. 应当指出，向原单位收取的每1000字的平均费率从1997年 的526美元降至2004年的399美元，相当于下降24%。

12. 之所以能够降低收费率，主要原因是通过利用新的信息技术，这些技术反映了联合国系统及其它主要国际组织内的最佳做法，再加上：

• e-DPR(电子文件处理要求)系统：该系统是为了更好地管理和监督文件及出版物工作流程而在内部开发的。它还可以向提出要求的原单位提供一种预报其文件编制预算和审查每一次会议最终收费情况的宝贵工具。2002年采用e-DPR精简了制作过程，因而在文件处理和印刷方面节约了时间，同时建立了所有以前存在的翻译档案，以便供今后利用。
• 计算机辅助翻译工具：近年来在翻译工作流程中逐步采用计算机辅助翻译工具能够储存和检索过去翻译的文件，供再次利用。这对统一词汇提供了良好的支持，并提高了翻译人员进行参考文件研究的效率。在词汇与文件制作系统相结合方面(如制作计划和预算文件所采用的系统)出现的最新发展表明在今后可以进一步增加提高效率的潜力。

13. 为了继续改进文件管理，鉴于制作过程的内在复杂性，需要一定程度的相互理解。秘书处将继续作出尽力，确保更严格地遵守提交文件的截止日期，内容尽可能重点突出，适当和清晰，以避免篇幅过长。

附 件

图1 1977－2004年内部翻译总量

图2：按语言和两年度列出的1998－2005年内部翻译量增长情况

图3：计划委员会和财政委员会文件字数变化情况

图4：计划委员会和财政委员会2004年5月份会议文件的提交和分发时间