FC 109/29

Comité de Finanzas

1. La Secretaría se complace, ante todo, en agradecer al Comité de Finanzas su interés por los servicios de traducción, evidenciado por las preguntas sobre el tema que el Presidente remitió por escrito a la Secretaría del Comité. El presente documento contiene la respuesta a las preguntas planteadas por el Presidente.

2. La mejor síntesis del problema de la documentación la proporcionó el Secretario General de las Naciones Unidas, al afirmar que los documentos de las Naciones Unidas (y la FAO no constituye una excepción) eran demasiado numerosos, demasiado largos, y llegaban demasiado tarde. Para hacer frente a esta situación la FAO, al igual que otras organizaciones internacionales y con los recursos a su disposición, ha desplegado esfuerzos a fin de mantener la calidad de los documentos y respetar los plazos establecidos para su despacho.

3. Tal como se ilustra en los Gráficos 1 y 2 del Anexo, el volumen total de trabajo, expresado en número de palabras traducidas, se elevó de 7 393 619 palabras en 1997 a 11 917 295 palabras en 2004, lo que supone un aumento del 61 por ciento. En 2001 se registró el nivel máximo de 12 764 617 palabras, que representa un incremento del 72,6 por ciento con respecto a 1997. Tal incremento obedece principalmente a dos motivos relacionados entre sí: la demanda de los Estados Miembros de recibir más información y la preocupación de la Secretaría por proporcionarles una información completa, lo que determinó la producción de documentos en número excesivo y demasiado extensos.

4. Mientras que el volumen de trabajo ha seguido aumentando rápidamente, se ha producido una reducción concomitante de la capacidad de traducción interna, con la consiguiente necesidad de recurrir a la contratación externa. La proporción del volumen de traducciones que se cubre con la capacidad interna, que ya había disminuido considerablemente después de 1996, descendió de un 70 por ciento en 1997 a un 43 por ciento en 2004. A la inversa, durante el mismo período la proporción correspondiente a la contratación externa se elevó del 30 por ciento al 57 por ciento. Las dificultades que supone el manejo de contratos externos con un flujo de documentos irregular se suman, pues, a los numerosos problemas que ocasionalmente provocan retrasos en el procesamiento de los documentos.

5. La capacidad externa es, en teoría, infinita, pero en la práctica está limitada por factores de tiempo y calidad. Los traductores externos deben tener una cierta familiaridad con la terminología técnica de la FAO puesto que la comprensión del lector se ve facilitada cuando se emplea una terminología normalizada, con un cierto grado de coherencia entre los distintos documentos y dentro de cada uno de ellos. Además de su plantilla de 19 traductores/revisores, la FAO cuenta con una reserva de más de 200 traductores/revisores externos debidamente calificados, que trabajan en los cinco idiomas de la Organización y también en otros cuando es necesario. Aún siendo tan numerosos, de todas formas es necesario que estos traductores externos estén disponibles, especialmente cuando se trata de trabajos imprevistos y urgentes.

6. En este sentido, para entender mejor el lugar que ocupa la traducción en el proceso de producción de los documentos es importante tener en cuenta la complejidad del proceso de preparación que sufren los documentos antes de su entrega a los servicios de traducción.

7. El Comité comprenderá que la preparación de un documento constituye un proceso complejo que necesariamente requiere un marco temporal amplio para dar cabida a la investigación, la compilación de datos comparativos y los contactos con todos los interesados, teniendo en cuenta la importancia del tema tratado. En la práctica, la producción de un documento suele requerir dos meses por lo que respecta a la redacción, revisión y finalización y un mes más para la traducción, revisión, impresión y despacho final.

8. El Gráfico 3 muestra claramente que entre 1997 y 2004 el número de palabras traducidas de documentos del Comité de Finanzas (FC) y el Comité del Programa (PC) creció, respectivamente, en un 304 por ciento y un 407 por ciento. Si se incluyen los documentos del FC y el PC que también se presentaron al Consejo y la Conferencia el incremento se reduce a 230 por ciento para el mismo período, debido a una disminución del 40 por ciento en el volumen del documento de las cuentas comprobadas y un moderado incremento del 60 por ciento en el documento del Resumen del Programa de Labores y Presupuesto, no habiéndose modificado, por otra parte, el volumen del documento del Programa de Labores y Presupuesto.

9. El Gráfico 4 muestra la curva de distribución del flujo de trabajo relativo a los numerosos y extensos documentos destinados a los períodos de sesiones del Comité de Finanzas y el Comité del Programa de mayo de 2004. Se observará que sólo el 20 por ciento de estos documentos se entregó para su traducción dentro del plazo previsto, mientras que el 35 por ciento llegó con una semana de retraso, el 10 por ciento con dos semanas y otro 10 por ciento con tres semanas de demora. Además, otro 15 por ciento de los documentos se envió a traducir en torno a la fecha prevista para el despacho final, y el restante 10 por ciento con posterioridad a esa fecha. Sin embargo, el 75 por ciento de los documentos se tradujo, imprimió y entregó dentro del plazo previsto para el despacho final, lo que significa que se absorbió gran parte del retraso originado en las etapas previas a la traducción. Es evidente que el despacho tardío del restante 25 por ciento no podía evitarse, puesto que estos documentos se mandaron a traducir en la fecha prevista para el despacho final o incluso más tarde; esto plantea, además, el problema adicional de la calidad y del tiempo necesario para la revisión de unos documentos que son traducidos a último momento por traductores externos. Para reducir al mínimo la demora en el envío se sacrifica el control de calidad, que es una de las funciones primordiales de la traducción interna.

10. La financiación de los servicios de traducción (incluido el personal de plantilla, los contratistas, la capacitación, los equipos, etc.) no está centralizada, sino que depende de la facturación interna a las direcciones y secretarías de órganos rectores que son responsables de los documentos. Las tarifas de cada bienio se establecen sobre la base del volumen total de traducción previsto y de la previsión de los costos totales, a fin de poder cerrar las cuentas con un saldo igual a cero. Por consiguiente, dichas tarifas pueden oscilar cada bienio en función de los costos efectivos y del volumen de trabajo previsto.

11. Cabe señalar que entre 1997 y 2004, la tarifa media por 1 000 palabras adeudada a los responsables de los documentos descendió de 526 dólares EE.UU. a 399 dólares EE.UU., lo que representa una reducción de 24 por ciento.

12. Esto pudo lograrse principalmente gracias a la introducción de nuevas tecnologías de la información, aplicando las mejores prácticas utilizadas dentro del sistema de las Naciones Unidas y en otras importantes organizaciones internacionales. Son ejemplos de ello:

• El Sistema electrónico de petición de tramitación de documentos (e-DPR): este sistema de desarrolló internamente para mejorar la gestión y el seguimiento del flujo de trabajo relacionado con los documentos y publicaciones. Asimismo ofrece a los responsables de los documentos un instrumento útil para calcular el presupuesto relativo a su documentación prevista y examinar los costos finales que se cargarán para cada reunión. La introducción del sistema e-DPR en 2002 permitió agilizar el proceso de producción, con los consiguientes ahorros en el tiempo de tramitación e impresión de los documentos, creándose al mismo tiempo un archivo de todas las traducciones preexistentes para su uso futuro.
• Herramientas de traducción con ayuda de computadora: introducidas gradualmente en el proceso de traducción a lo largo de los últimos años, permiten el almacenamiento de las traducciones ya realizadas y su recuperación para un nuevo uso. Resultan de gran utilidad para asegurar la coherencia de la terminología empleada y permiten a los traductores realizar búsquedas de documentación de referencia con mayor eficacia. Los últimos avances en la combinación de esta tecnología con los sistemas de producción de la documentación (tales como los utilizados para crear los documentos del Programa de Labores y Presupuesto) encierran un potencial de eficiencia aún mayor que podrá reforzarse en el futuro.

13. A fin de seguir mejorando la gestión de la documentación, y dada la complejidad intrínseca del proceso de producción de los documentos, se requiere un cierto grado de comprensión recíproca. La Secretaría seguirá haciendo todo lo posible por garantizar un respeto más estricto de los plazos establecidos para el envío de los documentos, y a fin de cerciorarse de que su contenido sea tan específico, pertinente y claro como sea posible para evitar que resulten excesivamente largos.

Anexo.

Gráfico 1. Volumen total de traducción interna, 1997-2004

Gráfico 2. Aumento del volumen de traducción interna, por idiomas y bienios (1998-2005)

Gráfico 3. Evolución del número de palabras de la documentación del Comité del Programa y el Comité de Finanzas (1999-2004)

Gráfico 4. Curva temporal del envío para traducción y el despacho final de los documentos de los períodos de sesiones de mayo de 2004 del Comité del Programa y el Comité de Finanzas