Comité financier

RAPPORT IN EXTENSO

Recommandation du Commissaire aux comptes

Priorité

Calendrier proposé par le Commissaire aux comptes

Mesures prises, situation et calendrier de mise en oeuvre

Observations du Commissaire aux comptes

QUESTIONS FINANCIÈRES

Situation financière de l’Organisation

Je recommande que l’Organisation, en ce qui concerne les contributions non acquittées, poursuive et, si possible, intensifie les efforts déployés auprès des gouvernements des États Membres afin d’obtenir le paiement des arriérés et le versement en temps voulu des contributions.

Fondamentale

2004-2005

Les efforts actuels ont été intensifiés de la manière suivante:

i) envoi de lettres de rappel supplémentaires aux États Membres au plus haut niveau, ainsi qu’efforts réguliers dans le travail,

ii) envoi de relevés de comptes trimestriels aux Membres,

iii) contacts plus fréquents avec les représentations permanentes à Rome;

iv) envoi de rapports trimestriels aux bureaux régionaux et sous-régionaux afin d’aider à obtenir les paiements.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu: en cours

Malgré les mesures prises, la situation des contributions non réglées ne s’est pas améliorée. En 2004, l’Organisation a été obligée d’emprunter auprès d’une banque.

Ajustements a posteriori du Bilan provisoire

Je recommande que l’Organisation évalue les possibilités de réduire les ajustements a posteriori du bilan provisoire et, quand ces ajustements deviennent inévitables, veille à ce qu’ils soient appuyés par une procédure formelle de signature.

Importante

Avant la clôture des comptes 2004-2005

L’Organisation s’efforce de réduire le plus possible les ajustements à posteriori du bilan provisoire et a fait le nécessaire pour qu'ils soient appuyés par une procédure formelle de signature.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu: en cours

Cette question sera examinée lors de la vérification des états financiers de 2004-2005.

Liquidités et dépôts bancaires

Je recommande que l’Organisation poursuive ses efforts en matière de rapprochement bancaire et apure les postes en suspens dans des délais précis.

Mérite attention

Avant la clôture des comptes 2004-2005

Les rapprochements des comptes bancaires sont un processus continu. Des efforts particuliers sont faits pour apurer les postes en suspens.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu: en cours

Cette question sera examinée lors de la vérification des états financiers de 2004-2005.

Comptes débiteurs et comptes créditeurs

Je recommande que l’Organisation prenne des mesures visant à ajuster dans des délais précis les avances pour frais de voyage exigibles versées aux consultants. Une attention particulière doit être portée aux consultants dont les contrats sont arrivés à expiration.

Importante

Avant la clôture des comptes 2004-2005

Un plan d’action complet est en place et il prévoit l’adoption de relevés de comptes mensuels pour les consultants et le recouvrement régulier des montants dus. Le plan prévoit également un « nettoyage » approfondi du compte de prépaiement Oracle (compte 2800 du Grand Livre) préalablement à l’adoption des relevés mensuels. Le « nettoyage » (portant sur toutes les catégories de montants à recouvrer) est bien avancé et fait l’objet d’un rapport intérimaire mensuel.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu: juillet 2005

Des progrès ont été notés. Cependant, bon nombre des montants en question sont encore dus. Étant donné que le processus est en cours, les progrès ultérieurs seront suivis lors des vérifications régulières.

Je recommande que l’Organisation mette en place un mécanisme d’un bon rapport coût-efficacité pour suivre les comptes de compensation figurant dans les comptes débiteurs et dans les comptes créditeurs et ajuster les anciens postes.

Mérite attention

Avant la clôture des comptes 2004-2005

Des efforts considérables ont été faits pour suivre et ajuster les comptes de compensation en 2004. Bon nombre de ces comptes sont nécessaires parce que les applications existantes ne sont pas complètement intégrées. Le projet de remplacement de la comptabilité de terrain et le projet d'états de paie du système de gestion des ressources humaines offrent à l'Organisation l'occasion d'intégrer davantage ces applications et d'examiner les modules comptables de façon à limiter le nombre de comptes de compensation nécessaires.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu: fin de 2006

Cette question sera examinée lors de la vérification des états financiers de 2004-2005.

Manuel de comptabilité de l’Organisation

Je recommande que l’Organisation achève le Manuel de comptabilité en priorité car les nouveaux systèmes automatisés mis en place pour de nombreux processus ont modifié considérablement les systèmes et les procédures comptables.

Mérite attention

2004-2005

Toutes les procédures financières et comptables correspondantes, les règles et règlements administratifs qui, ensemble, constitueront un manuel de comptabilité complet de l'Organisation, sont actuellement à l'examen. Les sections du Manuel seront révisées de manière à ne contenir que du matériel de principes et règles généraux. Les procédures et la documentation correspondante seront préparées pour toutes les unités concernées et l’Intranet de la FAO est déjà utilisé pour communiquer la documentation générale et relative aux procédures faisant autorité aux groupes utilisateurs.

Les travaux à ce sujet sont déjà en cours et ils devraient se poursuivre en 2005-2006 avec la publication des diverses sections pendant cette période au fur et à mesure qu’elles seront achevées.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu – fin de 2006

Pas d’observation, la mise en oeuvre n’étant pas encore terminée.

PROCESSUS BUDGÉTAIRE DU PROGRAMME ORDINAIRE DE TRAVAIL

Orientation stratégique du processus budgétaire

Je recommande que l’Organisation élabore et diffuse des critères plus précis pour identifier les contributions des entités de programme aux objectifs stratégiques et mesurer l’ampleur de ces contributions. Je recommande aussi d’établir des mécanismes appropriés pour identifier les liens qui auront été modifiés entre les entités de programme et les objectifs stratégiques.

Mérite attention

2004-2005

Les instructions pour la préparation de propositions pour le PMT 2006-2011 donnaient des indications à jour pour l’identification et la quantification des liens entre les entités de programme et les objectifs stratégiques et des contributions de celles-ci à ces derniers. Il est confirmé que le Bureau du programme, du budget et de l'évaluation peut maintenant faciliter l’examen des cas grâce au PIRES, dans lequel les liens sont modifiés entre la préparation du PMT et celle du Programme de travail et budget.

Situation: exécuté

Vérifié.

Mise en œuvre de la budgétisation fondée sur les résultats

Je recommande que l’Organisation demande aux organes directeurs des orientations sur les moyens de synchroniser les différentes hypothèses concernant les ressources dans la préparation du Plan à moyen terme et du Sommaire du Programme de travail et budget, afin de renforcer le processus de budgétisation fondée sur les résultats.

Importante

2004-2005

Lors de l’examen du PMT 2006-2011, les organes directeurs concernés ont confirmé que les projections relatives aux ressources qui figuraient dans le Plan étaient purement indicatives. Ils n’ont pu convenir d’un montant définitif du budget pour la préparation du Sommaire du Programme de travail et budget et du Programme de travail et budget pour 2006-2007 et ont par conséquent demandé la préparation de différents scénarios. Néanmoins, les propositions relatives au PMT ont été initialement établies dans le cadre d’une approche de croissance réelle zéro (CRZ) et complétées par certaines ressources supplémentaires correspondant au scénario de croissance réelle (CR) préconisé par le Secrétariat. Cela facilitera la préparation de scénarios pour le Sommaire du Programme de travail et budget 2006-2007 sur la base de la CRZ.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu: en cours

Vérifié.

Ressources sans affectation

Je recommande que l’Organisation renforce l’efficacité du Plan à moyen terme en tant qu’instrument de planification en réduisant, dans la mesure du possible, le montant des ressources sans affectation pour le dernier exercice.

Importante

2004-2005

La question des ressources sans affectation a été abordée dans le PMT 2006-2011 (CL 127/7, paragraphes 159 à 165), où trois options étaient proposées. Le Comité du Programme et le Comité financier ont confirmé la procédure actuelle de traitement des ressources sans affectation. Le Comité du Programme a souligné, à cet égard, l’importance des

auto-évaluations et s’est félicité des efforts déployés par le Secrétariat pour en faire un outil crédible. Le Comité a fait observer que l’expression « réserve du Programme » était probablement plus exacte que celle de « fonds sans affectation », car les ressources correspondantes étaient effectivement gardées en réserve au titre du programme correspondant auquel appartenaient l’entité ou les entités. Le Comité du Programme doit évaluer l'expérience acquise avec la première série d'auto-évaluations à sa session prévue pour mai 2005.

Situation: il a été donné suite à la recommandation

Vérifié.

Formulation d’indicateurs

Je recommande que l’Organisation établisse un document d'orientation pour la formulation de valeurs cibles cohérentes, réalistes et vérifiables pour chaque indicateur au niveau des grands produits de toutes les entités de programme. Il faudra, pour formuler ces indicateurs, renforcer les compétences dans les départements techniques et le Bureau du programme, du budget et de l'évaluation devra jouer rôle de catalyseur à cet égard.

Mérite attention

2004-2005

Des améliorations progressives de la formulation des indicateurs au niveau des grands produits sont en cours et seront prises en compte lors de la prochaine formulation du PMT. Les futures initiatives de formation à la formulation des programmes s'efforceront de traiter ce problème de façon permanente.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu: en cours

Vérifié.

Exécution du Programme et suivi du budget

Le suivi du budget est en général satisfaisant mais je recommande que les départements techniques incluent les dates estimées d’achèvement des produits de l’exercice et les pourcentages attendus de leur réalisation dans les Plans de travail annuels afin de suivre de manière plus efficace l’exécution matérielle.

Mérite attention

2004-2005

Cela a été fait dans le module du plan de travail du PIRES qui est devenu opérationnel en janvier 2005.

Situation: exécuté

Vérifié.

Informatisation du processus budgétaire (PIRES)

Je recommande d’intensifier les efforts déployés pour mettre en place les modules aux dates prévues. Je recommande aussi que l’on continue de s’informer régulièrement des réactions des utilisateurs afin de déterminer leurs besoins en matière de formation.

Mérite attention

2004-2005

La mise en œuvre des ajouts prévus et améliorations du PIRES progresse, grâce aux ressources issues des arriérés de contributions. Les efforts de développement du système seront achevés d’ici à la fin de 2005, conformément à un plan de travail arrêté avec le Groupe de travail interdépartemental sur le PIRES, qui donne à l’équipe chargée du Système des avis sur les besoins fonctionnels des utilisateurs.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu – fin de 2005

Vérifié.

Ressources budgétaires par région

Je recommande que l’Organisation fasse en sorte que tous les départements suivent une méthodologie uniforme établie par le Bureau du programme, du budget et de l'évaluation, afin d’améliorer la qualité et la fiabilité des chiffres sur les ressources allouées aux programmes, par régions.

Mérite attention

2004-2005

Il est confirmé qu’une méthodologie claire et une procédure uniforme d’évaluation de la répartition géographique des ressources seront utilisées pour la préparation du PTB 2006-2007.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu – mi-2005

La question sera examinée après la mise en œuvre dans le PTB 2006-2007.

PROGRAMME DE COOPÉRATION TECHNIQUE

Décaissement au titre des crédits alloués au PCT

Je recommande que, compte tenu du faible montant des décaissements au cours des exercices antérieurs qui entraîne des reports de crédits considérables, l’Organisation prenne des mesures visant à accroître considérablement les décaissements. Je recommande aussi que le Siège surveille de près l’exécution de chaque projet.

Fondamentale

2004-2005

L’analyse du Commissaire aux comptes était fondée sur la situation de l'exécution du PCT jusqu'à juin 2003 et portait donc aussi sur la période qui a suivi l’adoption d’Oracle-Finances et des logiciels connexes (1999-2000) et la décentralisation des responsabilités opérationnelles et budgétaires (2000-2002), processus qui ont l’un comme l’autre ralenti l’exécution du PCT. Au moment où la vérification extérieure des comptes a commencé, l’Organisation avait déjà pris des mesures de gestion visant expressément à accélérer l'exécution du PCT. Cependant, les résultats de ces efforts n’ont pu être pleinement appréciés que lorsque le Commissaire aux comptes avait terminé sa vérification. L’exécution de la coopération financée par le PCT a atteint en 2003 le montant sans précédent de 65,5 millions de dollars EU, chiffre qui a été dépassé en 2004.

L’exécution est maintenant suivie de près. Le Système d'information sur la gestion du Programme de terrain (FPMIS) est devenu un système puissant et efficace de suivi des projets du PCT dans la filière et de l’exécution des projets, dans le cadre duquel une action de suivi est mise en œuvre pour remédier aux retards d’exécution et faire rapport à la direction.

Situation: tâche en cours d’exécution

Des améliorations considérables ont été notées dans les décaissements au titre des crédits alloués au PCT.

Comptabilité des dépenses du PCT: Fonds réaffectés

Je recommande que l’Organisation porte à l’attention des organes directeurs la pratique actuelle de « fonds réaffectés » y compris les dernières modifications apportées à ce processus. Je recommande par ailleurs de codifier et d’examiner les procédures comptables et d’établissement de rapports concernant le processus de « fonds réaffectés ». Les mécanismes de suivi seront réorientés afin qu’ils se conforment à ces procédures.

Fondamentale

Mai 2005

L’Organisation est en train d’examiner et de codifier les procédures de « fonds réaffectés », comme l’a suggéré le Commissaire aux comptes. Pendant le premier semestre de 2005, une procédure tenant compte des pratiques et approches suivies jusqu'ici sera définitivement mise au point.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu: 2005

Pas d’observation, la mise en oeuvre n’étant pas encore terminée.

Approbation des projets du PCT

Je recommande que l’Organisation maintienne les améliorations obtenues à ce jour et prenne de nouvelles mesures pour réduire les délais d’approbation des projets d’urgence et des projets non urgents.

Mérite attention

2004-2005

Compte tenu de la capacité d’absorption des diverses unités de la FAO concernées et de l’afflux continu de demandes d’aide des États Membres au titre du PCT, le niveau moyen viable d’approbation par semestre pourrait être défini comme étant de l’ordre de 25 pour cent des ressources disponibles pendant un exercice biennal. Le niveau exceptionnel des approbations en 2003 et 2004 a dépassé largement ce niveau et a nécessité l’adoption de mesures pour adapter les approbations mensuelles aux ressources disponibles.

Situation: tâche en cours d’exécution

Confirmé.

Je recommande de prendre des mesures soutenues visant à améliorer l’examen préalable des projets dans le pays afin de réduire le nombre de projets annulés. L’Organisation devrait aussi diffuser tous renseignements relatifs aux critères du Programme de coopération technique parmi les gouvernements des États Membres afin que les projets du PCT soient mieux formulés.

Mérite attention

2004-2005

Les Directives du PCT, qui indiquent clairement les critères et processus de l’aide du PCT, sont à la disposition à la fois des Représentants de la FAO et des gouvernements. Cependant, il est reconnu qu’il est encore possible d’améliorer la sélection des demandes de projets dans les pays. Des indications supplémentaires seront données, par exemple sous la forme de « foire aux questions » dans le Système d'information sur la gestion du Programme de terrain (FPMIS) et les représentants de la FAO seront invités à fournir aux institutions nationales de contrepartie les Directives du PCT ou à les renvoyer au site web de la FAO. La possibilité d’élaborer des outils de formation multimédias et de mettre en place des groupes de consultants nationaux fiables et obtenant de bons résultats à l’appui de la formulation d’avant-projets solides est aussi à l’examen actuellement. Cependant, il est à noter que le PCT est en ce moment à l’examen et qu’il serait peut-être préférable de fonder l’action dans ce domaine sur les critères, directives et procédures connexes révisés du PCT.

Situation: options à l’examen

Achèvement prévu: en cours

Pas d’observation pour l’instant, l’Organisation étant en train d’examiner diverses options.

Exécution des projets du PCT

Région Europe

Je recommande à l'Organisation de prendre des mesures concrètes pour réduire les retards d'exécution des projets dans la région Europe en développant les compétences des coordonnateurs nationaux des projets à l'aide d'une formation et de lignes directrices détaillées. L'Organisation devrait identifier les causes systématiques de ces retards et y remédier.

Importante

2004-2005

La situation dans laquelle l’Organisation doit avoir recours à la capacité du PNUD et des agents nationaux de contrepartie pour la mise en œuvre des projets du PCT est propre à la région Europe. Cependant, l’Organisation souscrit à la proposition du Commissaire aux comptes consistant à disposer de directives détaillées et à assurer une formation des agents nationaux de contrepartie, compte tenu, en particulier, de l’utilisation accrue des modalités d’exécution nationale.

Le cas échéant, la formation des agents nationaux de contrepartie pourrait être incorporée à la conception du projet. De surcroît, l’Organisation examine actuellement les moyens de faire en sorte que les fonctionnaires du PNUD connaissent mieux les modalités d’exécution du PCT. Dans l’intervalle, de fréquentes séances de mise au courant téléphonique des nouveaux coordonnateurs nationaux des projets ont été mises en place par le Bureau régional pour l'Europe.

Le volet « Opérations » du Manuel sur le Programme de terrain a été publié sur le web au début de 2004. La possibilité de le mettre à la disposition des coordonnateurs nationaux des projets sera étudiée et il ne sera donc pas nécessaire de disposer de procédures particulières.

En outre, l’Organisation est en train d’élaborer des directives pour les coordonnateurs nationaux des projets du PCT, qui devraient être disponibles pendant le premier semestre de 2005 (un projet de texte a été préparé). Ces directives définissent les fonctions des coordonnateurs et comprennent aussi des outils de suivi de l’exécution des projets.

La question des avances de liquidités opérationnelles aux coordonnateurs nationaux des projets (non fonctionnaires de l’Organisation) a été résolue en modifiant les dispositions générales applicables aux projets du PCT.

Situation: options à l’examen

Achèvement prévu: en cours

Pas d’observation nécessaire pour l’instant, l’Organisation étant en train d’examiner diverses options.

Projets de secours d’urgence

Je recommande d'améliorer les procédures de passation de marchés, afin que des intrants tels que les semences et les engrais soient mis à la disposition des projets d'urgence en temps utile.

Importante

Immédiat

La formation des fonctionnaires chargés des opérations aux procédures et règlements relatifs aux achats a déjà commencé et devrait améliorer la situation. De plus, après le déploiement de la connectabilité au grand réseau, les informations relatives aux procédures sur l’Intranet de la FAO sont plus facilement accessibles pour les représentants de la FAO.

L’Organisation étudie également les moyens d’accroître la rapidité et la souplesse de l’achat d’intrants pour les projets d’urgence et la possibilité d’acheter de plus grandes quantités d’intrants au cas par cas, selon l’urgence de la situation. Une base de données sur les produits fournis dans le cadre des projets d’urgence est actuellement créée afin de mieux identifier à l’avance les spécifications des principaux intrants.

Situation: tâche en cours d’exécution

Confirmé.

Je recommande également à l'Organisation de consigner de temps à autre les enseignements tirés et les moyens de faire face aux risques critiques dans différents projets de secours d'urgence, pour que les organes concernés en tirent profit et afin d'enrichir la mémoire institutionnelle.

Mérite attention

2004-2005

Bien qu’elle ne se présente pas sous la forme de documents officiels, l’analyse des enseignements tirés et de leur contribution à l’élimination des risques principaux et les plus fréquents est un processus continu. Des directives pour les opérations des projets d’urgence sont fournies à tout le personnel du Service des opérations d'urgence (TCEO), que ce soit sur le terrain ou au Siège. Un document plus formel devrait être préparé en vue de son utilisation par les divers acteurs et pour la conservation de la mémoire institutionnelle.

Situation: tâche en cours d’exécution

Pas d’observation pour l’instant, un document plus officiel devant être élaboré.

Unités de terrain

Je recommande à l'Organisation de prendre des mesures concrètes pour renforcer sensiblement les capacités des unités de terrain en matière de gestion des projets, à tous les niveaux. Éléments clés des opérations décentralisées, l'appui administratif et les indications opérationnelles que les bureaux régionaux et le Siège doivent fournir aux bureaux de terrain devraient faire l'objet d'un suivi attentif, de façon à éviter aux projets de faire fausse route durant la phase d'exécution.

Importante

2004-2005

Comme il a été indiqué plus haut (voir décaissements et suivi des projets du PCT), l'exécution est maintenant suivie de près. Le Système d'information sur la gestion du Programme de terrain (FPMIS) est devenu un système puissant et efficace pour le processus du PCT. En outre, l’approche ci-après sur trois fronts a été adoptée pour renforcer la capacité d’appui administratif et opérationnel des bureaux décentralisés et des bureaux des représentants de la FAO: (i) perfectionnement et formation du personnel; (ii) missions de contrôle et d’appui dans les bureaux du pays sélectionné, ainsi que missions effectuées par le Bureau de l’Inspecteur général (AUD) et (iii) préparation et mise en circulation de directives dans le domaine de la gestion des bureaux et du budget, des achats, de la gestion du personnel, du renforcement de la fonction administrative et de la discipline financière, de la normalisation et de l’adoption de procédures électroniques simplifiées. L’application de cette recommandation est en cours, mais elle est compromise par les coupes budgétaires relatives au Grand Programme 3.4.

Situation: exécuté

Les efforts indiqués sont confirmés.

Je recommande également à l'Organisation de prendre toutes les dispositions possibles pour former le personnel de manière à tirer le meilleur profit des ressources informatiques disponibles dans les bureaux régionaux et de pays.

Mérite attention

2004-2005

Des ressources durables de perfectionnement du personnel ont été fournies aux représentants de la FAO pour veiller à ce que des plans de perfectionnement et de formation fondés sur les besoins soient élaborés et appliqués. Les technologies de l’information constituent effectivement l’un des principaux domaines de formation du personnel. En outre, des modules sont en cours d’élaboration dans le cadre du Réseau d'information des bureaux de pays (COIN) pour simplifier et automatiser le flux des tâches des bureaux de pays de la FAO. L’application de cette recommandation est en cours, mais elle est compromise par les coupes budgétaires relatives au Grand Programme 3.4.

Situation: exécuté

Vérifié.

Clôture opérationnelle et financière des projets

Je recommande à l'Organisation de suivre de près la clôture des projets et d'élaborer des rapports appropriés à cette fin.

Mérite attention

2004-2005

Pendant les trois années écoulées, un gros effort a été fait pour accélérer la clôture des projets grâce à l’adoption d’un formulaire électronique et d’un compte spécial de courrier électronique, réduisant les temps au minimum. Des messages automatiques de « déclenchement » ont été incorporés dans le Système d'information sur la gestion du Programme de terrain (FPMIS) afin d’avertir les responsables de budget de la nécessité de clore les projets. En outre, une nouvelle catégorie de projets, appelée « activités achevées » a été crée dans le FPMIS afin de rassembler les projets qui ne sont plus « actifs au point de vue opérationnel », mais dont la situation au point de vue de l’inventaire du matériel et de l’établissement de rapports de fin de projet ne permet pas la clôture.

Situation: tâche en cours d’exécution

Vérifié.

Coût des services d’appui technique

Je recommande à l'Organisation d'accorder la priorité à l'achèvement de la révision du système de demandes de remboursement par les Services d'appui technique et d'appliquer les procédures révisées le plus tôt possible.

Mérite attention

2004-2005

Un examen du système de demandes de remboursement des services d’appui technique pour les projets du PCT a été mis en place et a abouti à une simplification radicale des procédures mises en œuvre, avec effet à compter du 7 février 2005. (réf. Circulaire du Programme de terrain 2005/01).

Situation: exécuté (pour les projets du PCT)

Vérifié.

Évaluation du programme

Je recommande à l'Organisation de faire en sorte que les résultats des évaluations soient réellement pris en compte dans la gestion des projets du Programme de coopération technique, en temps opportun.

Mérite attention

2004-2005

L’Organisation souscrit à cette recommandation et établira une méthodologie pour faire en sorte qu’un retour d’informations sur les conclusions de l’évaluation et les principaux enseignements soient à la disposition des formulateurs de projets et responsables de budget. On attend cependant l’examen du PCT demandé par le Comité du Programme, qui pourrait aussi avoir un effet sur cette question.

Situation: options à l’examen

Achèvement prévu: fin de 2005

Pas d’observation nécessaire pour l’instant, les options étant à l’examen.

Rapport sur le budget et son exécution

Je recommande à l'Organisation d'augmenter la quantité d'informations fournies dans le Rapport annuel sur l'exécution du budget et le Rapport sur l'exécution du Programme, afin de faciliter l'examen et le suivi du Programme de coopération technique par les organes directeurs.

Mérite attention

2004-2005

Des informations plus complètes sur le PCT ont été incorporées dans le Rapport annuel sur l’exécution du budget pour 2003 (CL 127/14 Annexe I) et dans le Rapport sur l’exécution du Programme 2002-03 (C 2005/8 par. 214 et 600 à 616).

Situation: exécuté

Vérifié.

FONCTIONS DE PASSATION DE MARCHÉS REMPLIES PAR LE SERVICE DES CONTRATS ET ACHATS AU SIÈGE

Retards affectant les achats

Je recommande au Service des contrats et achats d'élaborer une procédure officielle permettant de vérifier si les produits à emploi saisonnier sont livrés à temps, de manière à garantir l'opportunité de la livraison. Le groupe de travail interdépartemental que l'Organisation se propose de créer devrait se pencher sur cet aspect en particulier.

Importante

Immédiat

Il est prévu que le Comité d’achats fera office de Groupe de travail interdépartemental et que la première réunion de celui-ci se tiendra en mars 2005. La question figurant dans la recommandation fait partie des tâches proposées du Groupe de travail.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu – septembre 2005

Pas d’observation pour l’instant, la mise en œuvre étant en cours.

Inspection des produits

Je recommande à l'Organisation de faire en sorte que la distribution des biens aux bénéficiaires finals après réception des rapports d'inspection soit accompagnée des documents justificatifs, de réexaminer les autres pratiques d'inspection de toute urgence et d'appliquer les éventuelles révisions de procédures en temps utile.

Importante

2004-2005

L’Organisation est en train d’élaborer une politique écrite relative à l’inspection des biens.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu – octobre 2005

Pas d’observation pour l’instant, la mise en œuvre étant en cours.

Clause pénale

Je recommande à l'Organisation de normaliser les dispositions pénales et de consigner dans les dossiers d'achat les détails du calcul et de l'autorisation des sanctions. Les exceptions accordées dans des situations particulières devraient être approuvées par une personne compétente désignée et étayées par des motifs dûment consignés.

Importante

2004-2005

La pénalité habituelle pour les commandes est de 2,5 pour cent par semaine complète de retard, jusqu’à un maximum de 10 pour cent. Dans des cas tout à fait particuliers, ce pourcentage peut être augmenté. Les chargés des achats ont reçu pour instructions de tenir des dossiers des décisions concernant l’application ou non de pénalités. L’Organisation est en train d’élaborer une politique écrite sur cette question.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu – novembre 2005

Pas d’observation pour l’instant, la mise en œuvre étant en cours.

Tenue des dossiers

La tenue correcte des relevés d'achat étant déterminante, je recommande à l'Organisation de mettre au point des procédures institutionnelles de tenue des relevés d'achat et de les appliquer en priorité.

Fondamentale

2004-2005

Les ressources ne sont pas encore disponibles dans le cadre du PTB. Cependant, le regroupement des bureaux des dossiers courants du Service des contrats et achats et du Bureau du Directeur devrait apporter quelques améliorations.

Situation: dépend des ressources disponibles

Pas d’observation.

Notification interne

Je recommande à l'Organisation de mettre en place un dispositif de notification interne adéquat permettant de suivre clairement le déroulement des opérations d'achat. Il faudrait renforcer en priorité le soutien informatique au Service des contrats et achats, afin d'améliorer le suivi.

Mérite attention

2004-2005

Une proposition a été préparée et elle a été présentée à la Direction générale pour approbation.

Situation: en cours d’exécution

Pas d’observation pour l’instant, la mise en œuvre étant en cours.

Comité d’achats

Je recommande que les opérations d'achat s'appuyant sur moins de trois offres conformes aux spécifications de l'appel d'offres soient soumises au Comité d'achats, conformément aux limites financières énoncées dans le Manuel.

Mérite attention

2004-2005

Il est prévu que le Comité d’achats fera office de Groupe de travail interdépartemental et que la première réunion de celui-ci se tiendra en mars 2005. La question figurant dans la recommandation fait partie des tâches proposées du Groupe de travail.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu – août 2005

Pas d’observation pour l’instant, la mise en œuvre étant en cours.

Rotation du personnel du Service des contrats et achats

Je recommande à l'Organisation d'étudier la faisabilité du développement des compétences techniques du personnel du Service des contrats et achats et de la rotation du personnel de ce même service, en tant que moyen de renforcer le contrôle interne.

Mérite attention

2004-2005

Il est prévu que le Comité d’achats fera office de Groupe de travail interdépartemental et que la première réunion de celui-ci se tiendra en mars 2005. La question figurant dans la recommandation fait partie des tâches proposées du Groupe de travail.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu – décembre 2005

Pas d’observation pour l’instant, la mise en œuvre étant en cours.

Achat d’urée dans le cadre du programme pétrole contre nourriture

Je recommande à l'Organisation d'achever en temps utile l'évaluation des risques associés aux fonctions de passation des marchés ainsi que d'achever et d'appliquer au plus tôt la révision des dispositions du Manuel et des niveaux de délégation des pouvoirs.

Fondamentale

Immédiat

Il est prévu que le Comité d’achats fera office de Groupe de travail interdépartemental et que la première réunion de celui-ci se tiendra en mars 2005. La question figurant dans la recommandation fait partie des tâches proposées du Groupe de travail.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu – décembre 2005

Pas d’observation pour l’instant, la mise en œuvre étant en cours.

VÉRIFICATION DES UNITÉS DÉCENTRALISÉES

Je recommande à l'Organisation de prendre des mesures concrètes pour améliorer la capacité de gestion des bureaux de pays de la FAO en ce qui concerne les projets et les programmes. Il conviendrait de contrôler étroitement l'utilisation du budget de formation par les bureaux des Représentants de la FAO.

Importante

2004-2005

Des crédits budgétaires durables pour le perfectionnement du personnel ont été fournis aux représentants de la FAO, qui sont encouragés à préparer des plans de perfectionnement du personnel selon les besoins. L’utilisation du budget de formation est régulièrement suivie par l’Organisation, pour veiller à ce que ces fonds soient intégralement utilisés. Il est à noter qu’avec le suivi et le contrôle constants du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées, l’utilisation des budgets de formation dans les représentations de la FAO est passée de 42 pour cent en 2001 à plus de 75 pour cent en 2004.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu: en cours

Vérifié.

Achats auprès de fournisseurs locaux

Je recommande à l'Organisation de prendre des mesures concrètes pour améliorer la capacité de gestion des bureaux de pays de la FAO en ce qui concerne les projets et les programmes. Il conviendrait de contrôler étroitement l'utilisation du budget de formation par les bureaux des Représentants de la FAO.

Mérite attention

2004-2005

Des directives complètes sur les achats ont été mises en circulation en décembre 2003. Elles ont été mises à la disposition des bureaux décentralisés en ligne sur le Réseau d'information des bureaux de pays (COIN). Les missions du Bureau de l’Inspecteur général et les missions d’appui dans les bureaux de pays ont en particulier examiné le respect des procédures d’achat.

Situation: exécuté

Confirmé.

Gestion du personnel

Je recommande qu’il soit procédé dans les meilleurs délais à la révision prévue du Manuel de l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture afin que les questions liées à l’emploi à plus long terme de cadres recrutés localement soient claires pour tous ceux concernés.

Mérite attention

2004-2005

La section pertinente du Manuel de la FAO (section 375) a été révisée pour tenir compte des questions soulevées et des recommandations faites par le Commissaire aux comptes à ce sujet. La publication de la section révisée du Manuel est actuellement en attente des résultats d’un examen effectué pendant le dernier trimestre de 2004, relatif à l’utilisation des ressources hors personnel et aux modalités des arrangements contractuels correspondants, qui pourrait avoir une incidence sur les dispositions figurant dans ladite section du Manuel. Le rapport établi à l’issue de cet examen sera présenté au Comité des ressources humaines et une décision de l’Organisation sur cette question est envisagée par la Direction générale pendant le premier trimestre de 2005. Après cette décision, la version révisée de la section 375 du Manuel sera mise en circulation.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu – mi-2005

Pas d’observation pour l’instant, l’application de la recommandation étant en cours.

Programme de vérification locale des représentations de la FAO

Je recommande d’établir une liste de contrôle normalisée pour l’examen des rapports de vérification locale au Siège. Il faudrait évaluer périodiquement l’impact du programme de vérification locale sur les contrôles internes des bureaux de pays.

Mérite attention

2004-2005

L’Organisation a adopté une liste de contrôle pour l’examen des rapports de vérification locale au Siège. En outre, les récentes modifications apportées au contrat type de vérification locale nécessitent que les vérificateurs examinent l’état des contrôles internes appliqués dans les bureaux de pays et des projets. L’examen des rapports de vérification est à la base de l’évaluation annuelle, par l’Organisation, du programme de vérifications locales.

Situation: exécuté

Vérifié.

MESURES PRISES EN RÉPONSE À MES PRÉCÉDENTS RAPPORTS

QUESTIONS FINANCIÈRES

Règles et protocoles applicables pour l'emploi des retraités

Les directives et pratiques existantes concernant le réemploi des anciens membres du personnel qui ont été licenciés devraient être consolidées dans un protocole global couvrant en particulier les questions suivantes: délai minimum entre la cessation de service et le réemploi, durée maximale de l'emploi, nature de la mission, conditions financières et autres conditions d'emploi.

Pour ce qui concerne le premier point, la règle standard des Nations Unies - à savoir le délai minimum de trois ans - me paraît bonne. Il conviendrait de la rappeler dans tous les accords de licenciement. Le Directeur général pourrait, bien entendu, toujours accorder une dérogation à cette règle, sur la base de justifications détaillées. La durée maximale de l'engagement pourrait être la même que pour les retraités (six mois).

Une fois définies, les dispositions régissant le réemploi du personnel licencié devraient être incorporées dans la section 300 du Manuel de la FAO.

Importante

Au début de 2003

Un examen a été effectué en ce qui concerne les conditions d’emploi des retraités au sein de l’Organisation. Lors de cet examen, plusieurs questions ont été examinées et identifiées au sujet à la fois des politiques, des règles applicables et des processus administratifs. Plus précisément, l’examen réalisé a identifié les domaines et questions suivants comme méritant un examen approfondi, notamment la délégation de pouvoir pour le renouvellement des contrats des retraités au-delà de la limite établie de la durée de l’affectation, la durée appropriée de

l’emploi des retraités, les procédures de recrutement (et notamment l’évaluation de la nature des affectations) et le montant de la rémunération. Les conclusions de l’examen sont actuellement établies dans le cadre d’une politique de gestion des ressources humaines qui sera présentée au Comité des ressources humaines d’ici à l’été 2005.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu – décembre 2005

Pas d’observation, la mise en œuvre étant en cours.

EXAMEN DES CONTRÔLES INTERNES DE LA FAO

Organisation de la fonction globale de contrôle de la FAO

Règles et règlements applicables

Je recommande que le Règlement financier, qui constitue la Section 202 du Manuel de la FAO, et la Section 108, qui se rapporte au Département de l'administration et des finances, soient mis à jour dès que possible, afin notamment de donner une vue d'ensemble des fonctions de contrôle au sein de l'Organisation.

Mérite attention

Avant la fin de 2002

Un projet d’énoncé des fonctions de la Division des finances (section 108 du Manuel) a été préparé et est actuellement à l'examen. Il est à noter que l’énoncé révisé des fonctions a été formulé à l’échelle du service plutôt qu’à celle des divers groupes, comme par le passé. L’examen devrait être terminé en 2005 et l’énoncé sera alors publié.

Un projet révisé de la section 202 du Manuel visant à tenir compte de la mise à jour officielle de la terminologie utilisée est à l'examen. L’étude et la mise à jour sont presque terminées dans le contexte d’un examen complet du matériel relatif aux politiques et procédures financières. Les travaux se poursuivront pendant toute l'année 2005.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu – fin de 2005

Pas d’observation, la mise en œuvre étant en cours.

Résultats des activités de vérification des comptes

Je recommande ce qui suit:

Il faudrait apporter de très importantes améliorations au manuel de vérification des comptes afin d'en faire un outil utile pour les vérificateurs. On donnera la priorité à l'incorporation de sections sur l'évaluation des risques, le sondage statistique et l'importance relative. La section consacrée au Siège devrait être étoffée pour inclure le système d'information, les fonctions de trésorerie et les placements, les vérifications des achats et les ressources humaines.

Importante

D’ici à la mi-2003

Le manuel de vérification des comptes a été mis à jour et il est actuellement colligé et au stade de l’impression.

Situation: en grande partie achevé

Achèvement prévu: mai 2005

Vérifié.

SUIVI DE LA GESTION DE LA TRÉSORERIE

Relations bancaires

Je recommande des mesures promptes pour donner effet au troisième élément de la stratégie afin de rationaliser encore les relations bancaires avec les particuliers et de réduire les frais bancaires.

Importante

Avant la fin de 2003

Un plan d’action visant à consolider les arrangements bancaires régionaux est actuellement élaboré au sujet des mesures à prendre, notamment la négociation des services devant être fournis par les circuits bancaires concernés. Le plan sera présenté pour approbation à la Direction. Cependant, la mise en œuvre de cette recommandation est assujettie à la disponibilité de ressources adéquates.

Situation: dépend des fonds disponibles

Pas d’observation.

SUIVI DE LA RÉORGANISATION ET DES BESOINS EN PERSONNEL DE LA DIVISION DES FINANCES

Examen des besoins en personnel

Je recommande que, sur la base du rapport final de la société de conseil, on élabore un plan d'action détaillé pour régler les questions en suspens à la Division des finances et qu'on suive de près sa mise en œuvre au moyen d'un rapport d'avancement périodique.

Importante

Plan d’action détaillé avant la fin de 2002

Cette recommandation a été prise en compte dans la planification du budget de l’exercice 2004-2005, cinq postes de la Division des finances ont ensuite été supprimés dans le PTB révisé 2004-2005. La persistance des pressions budgétaires au sein de l’Organisation pourrait maintenant aboutir à de nouvelles coupes des ressources dont disposera la Division en 2006-2007, avec une réduction du nombre des postes à un nombre encore plus en deçà des effectifs de la Division identifiés comme minimaux par la société de consultants

Situation: dépend des fonds disponibles

La question relative à la suppression de cinq postes à la Division des finances a été examinée séparément par le Comité financier.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Recours à des ressources humaines autres que les fonctionnaires

En ce qui concerne le recours à des ressources humaines autres que les fonctionnaires, j'ai recommandé que l'on uniformise les conditions de services et de contrat et que l'on mette en place un système de contrôle du recours à des collaborateurs externes [par. 119 de mon rapport 1998-99]. Au moment de la rédaction du présent rapport, mon personnel a été informé que les nouvelles dispositions contractuelles désignées par l'expression "Accord de services personnels" allaient remplacer quatre types de contrats antérieurs à partir d'octobre 2002.

Non mentionnée

Non mentionné

Outre le regroupement dans l’Accord de services personnels de quatre formes précédentes d’arrangements contractuels utilisées pour l’emploi de collaborateurs externes, une étude menée pendant le dernier trimestre de 2004 sur l’utilisation des services de collaborateurs externes et les modalités des arrangements contractuels correspondants a en outre recommandé l’uniformisation de la durée de la nomination au titre de ces arrangements contractuels et la mise en place d’un mécanisme de suivi de leur application dans toute l’Organisation. Le rapport établi à la suite de cet examen sera présenté au Comité des ressources humaines et une décision relative à l’ensemble de l’Organisation sur cette question est envisagée par la Direction générale pendant le premier trimestre de 2005. La publication du document contractuel révisé pour les accords de services personnels attend actuellement le résultat des délibérations et la décision de la Direction générale à ce sujet. Après cette décision, la section 319 révisée du Manuel sera mise en circulation.

Situation: en cours d’exécution

Achèvement prévu – mi-2005

Pas d’observation pour l’instant, la mise en œuvre étant en cours.