Conseil

Table des matières

QUESTIONS APPELANT L’ATTENTION DU CONSEIL

INTRODUCTION

QUESTIONS BUDGÉTAIRES

VIREMENTS ENTRE PROGRAMMES ET CHAPITRES BUDGETAIRES PENDANT L’EXERCICE 1996-97 ET RAPPORT ANNUEL SUR L’EXECUTION DU BUDGET

COMPTE DE RESERVE SPECIAL

QUESTIONS FINANCIÈRES

SITUATION FINANCIÈRE AU 28 FÉVRIER 1998

RESULTATS DE L’EXERCICE 1996-97

PROGRAMME ORDINAIRE ET FONDS FIDUCIAIRES

FONDS DE RESERVE DU PLAN D’INDEMNISATION

REGIME DES INDEMNITES DE DEPART

EXAMEN ANNUEL DES PLACEMENTS DU FONDS DE RESERVE DE LA FAO PAR LE COMITE DES PLACEMENTS DES NATIONS UNIES

RAPPORT INTERIMAIRE SUR L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

PROJET DE REVISION DE LA PRESENTATION DE L’OPINION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

ARRANGEMENTS POUR LA SELECTION ET LA NOMINATION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

ASSURANCE MALADIE APRES CESSATION DE SERVICE

BARÈME DES QUOTES-PARTS DE L’ONU

QUESTIONS DE PERSONNEL

RAPPORTS ANNUELS DE LA CFPI ET DU COMITE MIXTE DE LA CAISSE COMMUNE DES PENSIONS DU PERSONNEL DES NATIONS UNIES A L’ASSEMBLEE GENERALE, ET RESUME DES DECISIONS PRISES

MODIFICATION DES BAREMES DES TRAITEMENTS ET INDEMNITES

QUESTIONS DE PROCEDURE

RAPPORT DU BUREAU DE L’INSPECTEUR GÉNÉRAL SUR SES ACTIVITÉS EN 1997

RAPPORTS DU CORPS COMMUN D’INSPECTION DES NATIONS UNIES

LOCAUX DU SIEGE

RAPPORT SUR LE PROBLÈME DE L’AN 2000 À LA FAO

RAPPORT SUR LES PROGRES DE LA MISE EN PLACE DE ORACLE

AUTRES QUESTIONS

DATE ET LIEU DE LA PROCHAINE SESSION

ANNEXE I

TRANSFERTS ENTRE PROGRAMMES ET CHAPITRES BUDGÉTAIRES PENDANT L’EXERCICE 1996-97 ET RAPPORT ANNUEL AUX ETATS MEMBRES SUR L’EXÉCUTION DU BUDGET

ANNEXE II

FONDS DE RÉSERVE DU PLAN D’INDEMNISATION - TABLEAU RECAPITULATIF DES PLACEMENTS AU 31 DÉCEMBRE 1997

ANNEXE III

REGIME DES INDEMNITÉS DE DÉPART - TABLEAU RECAPITULATIF DES PLACEMENTS AU 31 DÉCEMBRE 1997

ANNEXE IV

PROJET DE REVISION DE LA PRESENTATION DE L’OPINION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

RAPPORT DE LA QUATRE-VINGT-NEUVIEME SESSION DU COMITE FINANCIER

4 - 8 mai 1998

INTRODUCTION

1. Le Comité soumet au Conseil le rapport de sa quatre-vingt-neuvième session.

2. Les membres suivants étaient présents:

Président: M. Julian A. Thomas (Afrique du Sud)

Vice-Président:
M. Luigi M. Fontana-Giusti (Italie)
M. Roberto O. Villambrosa (Argentine)
M. Kalarickal P. Fabian (Inde)
M. Horacio Maltez (Panama)
M. Lubomir Micek (République slovaque)
Mme Ekhlas Fouad Eltom (Soudan)
Mme Laurie J. Tracy (Etats-Unis d’Amérique)

3. Le Président a informé le Comité que M. Moomi Te Avelela Samba (Congo, République démocratique. dém. du) ne serait malheureusement pas en mesure de participer à cette session.

4. M. Sjarifudin Baharsjah, Président indépendant du Conseil, a assisté à une partie de la session.

5. M. Luigi M. Fontana-Giusti (Italie) a été élu Vice-Président pour 1998 à l’unanimité.

6. Le Comité financier a observé une minute de silence à la mémoire de l’Ambassadeur Carlos di Mottola Balestra (Costa Rica), Président du Comité financier de 1989 à 1993, décédé en février 1998.

7. Le Comité a déploré à l’unanimité la distribution tardive des documents qui a empêché les membres de se préparer de manière adéquate à cette session.

QUESTIONS BUDGÉTAIRES

VIREMENTS ENTRE PROGRAMMES ET CHAPITRES BUDGÉTAIRES PENDANT
L’EXERCICE 1996-97 ET RAPPORT ANNUEL SUR
L’EXÉCUTION DU BUDGET

8. Le Comité a examiné le trente et unième rapport annuel du Directeur général aux Etats Membres sur l’exécution du budget. Le rapport, présenté pour examen, donnait des renseignements sur les dépenses de 1996-97 et résumait les aspects budgétaires des résultats de l’exercice 1996-97, y compris le montant final des transferts entre programmes et chapitres budgétaires pour l’exercice en question.

9. Le Comité a noté que, selon les résultats d’ensemble pour 1996-97, le niveau des dépenses totales était de 652,7 millions de dollars E.-U., soit 2,7 millions de dollars E.-U. de plus que le budget approuvé de 650 millions de dollars E.-U. Toutefois, ce résultat comprenait des dépenses supplémentaires de 4,1 millions de dollars E.-U. qu’il avait fallu imputer sur les comptes de 1996-97 du fait d’une décision à effet rétroactif du Tribunal administratif de l’OIT de janvier 1998. Cette décision est intervenue le 28 janvier 1998 et ne pouvait être prévue.

10. Le Comité a aussi noté que les résultats comprenaient un déficit de 7,5 millions de dollars E.-U. au titre des dépenses d’appui, que le Directeur général avait prévu d’absorber sur les crédits du Programme ordinaire afin d’éviter une aggravation du déficit du Fonds général.

11. Le Comité a noté avec satisfaction que les virements effectués n’avaient pas dépassé les limites approuvées par le Comité financier à sa session de septembre 1997 et que les résultats étaient largement conformes aux prévisions de sa session précédente.

12. Le Comité a reconnu la complexité de la gestion financière en 1996-97 compte tenu de l’approbation tardive du budget révisé en mai 1996, de l’important exercice de restructuration et des dépenses ultérieures non inscrites au budget dans un contexte de ressources réduites. Le Comité a regretté que cette situation ait entraîné le transfert de ressources au détriment des programmes techniques et économiques (Chapitre 2), mais il a reconnu que cela avait été prévu et noté par la Réunion conjointe des Comités en mai 1996 lorsqu’elle avait approuvé le budget révisé pour 1996-97.

13. Le Comité a approuvé le rapport (Annexe 1), qui sera soumis au Conseil.

COMPTE DE RÉSERVE SPÉCIAL

14. Dans le document FC 89/13, le Secrétariat invite le Comité à accepter en principe d’utiliser le Compte de réserve spécial jusqu’à concurrence de 5,0 millions de dollars E.-U. ou pour tout montant inférieur nécessaire.

15. Le Comité a rappelé que la Résolution 13/81 paragraphe 1 c) de la Conférence autorise le Directeur général à utiliser les fonds du Compte de réserve spécial, sous réserve de l’examen et de l’approbation préalables du Comité du Programme et du Comité financier, [ pour] financer les dépenses supplémentaires non inscrites au budget mais afférentes à des programmes approuvés et qui résultent de poussées inflationnistes imprévues, dans la mesure où ces dépenses ne peuvent être couvertes par voie d’économies budgétaires sans nuire à l’exécution de ces programmes.

16. L’origine de cette mesure est la décision prise par le Tribunal administratif de l’Organisation internationale du travail en janvier 1998 tendant à réinstaurer le coefficient linguistique pour le personnel des services généraux, avec effet rétroactif jusqu’en novembre 1995. Cette décision a entraîné une augmentation de 4 pour cent du barème des salaires des services généraux en 1998-99, qui a abouti au versement d’un arriéré de 4,5 millions de dollars E.-U. à cette catégorie de personnel. Le Comité a noté que cette décision est intervenue à une date qui n’a pas permis d’inscrire une provision pour cette augmentation de coûts dans le Programme de travail et budget 1998-99 et, par conséquent, les crédits prévus pour couvrir les dépenses de personnel des services généraux ont accusé un déficit de 5,1 millions de dollars E.-U. pour l’exercice biennal en cours.

17. Le Comité a noté que le Directeur général avait l’intention d’absorber ces dépenses non inscrites au budget pendant l’exercice dans la mesure où cela ne nuit pas à l’exécution des programmes approuvés.

18. Tous les membres sauf un ont estimé que l’utilisation demandée du Compte de réserve spécial était conforme aux résolutions pertinentes de la Conférence et que, le Programme de travail et budget pour 1998-99 comportant déjà une importante réduction en chiffres réels, l’Organisation n’avait que peu de marge de manoeuvre pour absorber des coûts supplémentaires non inscrits au budget. Ces membres sont également convenus qu’une approbation rapide de principe par la Réunion conjointe faciliterait la planification et l’exécution des programmes au cours de l’exercice biennal. La majorité des membres a estimé que la Réunion conjointe devrait approuver l’utilisation des fonds du Compte de réserve spécial jusqu’à concurrence de 5 millions de dollars E.-U. ou pour tout montant inférieur nécessaire.

19. Un membre a exprimé son désaccord. Selon elle, la justification avancée par le secrétariat pour l’emploi du Compte de réserve spécial n’est pas conforme aux objectifs approuvés énoncés dans la Résolution 13/81 de la Conférence. Elle a fait remarquer qu’il était trop tôt pour décider si ces coûts pouvaient être absorbés. Elle a également estimé qu’une telle utilisation du Compte équivaut à une augmentation du montant du budget précédemment approuvé par la Conférence.

20. Le Comité est convenu de soumettre ce point à la Réunion conjointe sans être parvenu à un consensus à ce stade, et il a invité le Président à résumer le point de vue du Comité lors de la Réunion conjointe.

QUESTIONS FINANCIÈRES

SITUATION FINANCIÈRE AU 28 FÉVRIER 1998

21. Le Comité a examiné la situation financière de l’Organisation au 4 mai 1998 et a noté que 44,12 pour cent des contributions mises en recouvrement avaient été reçus. Quarante Etats Membres ont versé la totalité de leur contribution courante, tandis que 29 autres Membres ont effectué des versements partiels et 106 n’ont effectué aucun paiement en règlement de leur contribution pour 1998. Malgré le taux de recouvrement des contributions relativement favorable, le Comité s’est inquiété de la nécessité éventuelle d’un recours à l’emprunt dans le courant de l’année. Par conséquent, le Comité a réitéré son appel à tous les Etats Membres ayant des arriérés de contributions pour qu’ils règlent la totalité de leur contribution courante et de leurs arriérés dans les plus brefs délais.

Dépenses et engagements non réglés au 28 février au titre du budget 1998-99

22. Le Comité a noté l’état des dépenses et des engagements non liquidés pour les deux premiers mois du Programme de travail de 1998-99, à l’exclusion du Programme de coopération technique (Chapitre IV), comme suit:

23. Le Comité a noté que la situation du Programme de coopération technique au 28 février 1998 était la suivante:

État du Fonds de roulement et du Compte de réserve spécial

Fonds de roulement

24. Le Comité a été informé que le montant autorisé du Fonds de roulement est de 25 millions de dollars E.-U. Le montant versé étant de 23,7 millions de dollars, 1,6 million de dollars reste dû. Les transferts totaux au Fonds général s’élevaient au 28 février 1998 à 23,7 millions de dollars, représentant une avance remboursable destinée à financer les dépenses budgétaires en attendant le recouvrement de contributions au budget.

Compte de réserve spécial

25. Le Comité a noté que le montant autorisé du Compte de réserve spécial est fixé par la Résolution 13/81 de la Conférence à 5 pour cent du budget fonctionnel effectif pour l’exercice suivant. Durant les deux premiers mois du présent exercice biennal, un montant de 0,01 million de dollars E.-U. a été versé au titre des contributions spéciales, de sorte que les montants restant dus au 28 février 1998 s’élèvent à 10,9 millions de dollars E.-U. Pendant la même période, des gains de change nets s’élevant à 0,6 million de dollars ont été réalisés. En outre, 32 millions de dollars avancés en 1997 ont été remboursés par le Fonds général en février 1998. Au 28 février 1998, le solde du Compte de réserve spécial était donc de 32,6 millions de dollars E.-U.

Prévision des mouvements de trésorerie pour 1998

26. Le Comité a été informé que la prévision des mouvements de trésorerie pour 1998 (voir Annexe B) se fonde sur 100 pour cent du Programme de travail de 1998-99, non compris le PCT. Il a été informé, en outre, qu’il a été remboursé au Compte de réserve spécial et au Fonds de roulement 32 millions de dollars en février et 23,7 millions de dollars en avril, respectivement. De plus une avance devra être faite à partir de juin au Fonds général pour financer les dépenses budgétaires en attendant le recouvrement de contributions.

État des dépenses d’exécution au titre de Fonds fiduciaires au 28 février 1998

27. Le Comité a noté l’état des dépenses d’exécution au titre de fonds fiduciaires, comme suit:

28. Bilan:

État des dépenses d’exécution au titre du PNUD au 28 février 1998

29. Le Comité a noté l’état des dépenses d’exécution au titre du PNUD, y compris les coûts des services afférents aux projets au titre du Programme FAO/PNUD, comme suit

RÉSULTATS DE L’EXERCICE 1996-97

Crédits ouverts au titre du Programme ordinaire

30. Le Comité a été informé des résultats de l’exercice biennal 1996-97 comme suit (tous les chiffres sont exprimés en millions de dollars E.-U.):

FONDS GENERAL ET FONDS CONNEXES

31. Le Comité a noté les recettes et dépenses du Fonds général et des Fonds connexes pour l’exercice 1996-97, tels qu’ils apparaissent dans les comptes présentés au Commissaire aux comptes, comme suit:

SOLDES DES FONDS, EN FIN DE PÉRIODE

32. S’agissant des comptes ci-dessus qui ont été présentés au Commissaire aux comptes, le Comité a été informé que pour satisfaire aux normes de comptabilité applicables, la présentation des comptes de l’Organisation a été modifiée de la façon suivante:

1. les recettes et dépenses au titre des dépenses d’appui sont maintenant indiquées comme opérations du Fonds général et des Fonds connexes. Plus précisément, les recettes sont indiquées sous la rubrique "contributions volontaires" et "fonds reçus au titre d’arrangements interorganisations" alors que les dépenses figurent dans la rubrique "Programme ordinaire". Auparavant, ces recettes et dépenses étaient enregistrées en tant qu’opérations des Fonds fiduciaires et du Fonds PNUD et apparaissaient sous la forme de mouvements des réserves du Fonds général et des Fonds connexes. Le solde des dépenses d’appui reporté depuis 1994/95 (1,9 million de dollars E.-U.) est inscrit comme virement au Fonds général. L’effet net de ces modifications est d’accroître le solde du Fonds général et des Fonds connexes de 1,9 million de dollars E.-U.
2. Les recettes obtenues grâce au placement des sommes destinées aux plans concernant le personnel (régime des indemnités de départ et plan d’indemnisation) sont enregistrées sous la rubrique "recettes accessoires" au lieu d’être indiquées sous la forme d’une augmentation des soldes respectifs des fonds. Les engagements de dépenses des plans relatifs au personnel sont calculés à leur valeur actuarielle plutôt qu’à la valeur comptable des placements affectés à cette fin. La réduction des soldes respectifs est enregistrée sous la rubrique "recettes accessoires" du Fonds général et des Fonds connexes. L’effet net de ces modifications est d’accroître le solde du Fonds général de 25 millions de dollars. Les états financiers ci-dessus traduisent une proposition visant à anticiper la période d’amortissement des obligations non échues correspondant à l’assurance-maladie après cessation de service, dont le Comité a décidé de renvoyer l’examen à sa session de septembre 1998. Les états ci-dessus seront modifiés pour tenir compte de cette décision.

Fonds de roulement

33. Le Comité a été informé que les mouvements du Fonds de roulement pour l’exercice biennal ont été les suivants:

34. Le niveau autorisé du Fonds de roulement est de 25 millions de dollars E.-U. Le montant versé est de 23,7 millions, d’où un découvert de 1,6 million de dollars. Le montant viré au Fonds général représente une avance de fonds à rembourser afin de financer des dépenses budgétaires en attendant le recouvrement des contributions au budget. Cela porte le total des avances dues au 31 décembre 1997 à 23,7 millions de dollars.

Compte de réserve spécial

35. Le Comité a noté que les mouvements du Compte de réserve spécial pour l’exercice biennal ont été les suivants:

36. Par sa Résolution 13/81, la Conférence a fixé le niveau autorisé du Compte de réserve spécial à 5 pour cent du budget opérationnel effectif pour l’exercice suivant. Le montant des contributions spéciales connexes non acquittées au 31 décembre 1997 s’élevait à 11 millions de dollars. Le montant viré au Fonds général représente une avance de fonds à rembourser afin de financer des dépenses budgétaires en attendant le recouvrement des contributions au budget. Cela porte le total des avances dues au 31 décembre 1997 à 32 millions de dollars.

PROGRAMME ORDINAIRE ET FONDS FIDUCIAIRES

37. Le Comité a noté les dispositions prises pour le placement des fonds au titre du Programme ordinaire et des fonds fiduciaires.

38. En ce qui concerne la gestion du portefeuille d’investissements, le Comité a été informé que les décisions d’emprunt seraient soumises à une étude comparative plus explicite entre le coût des emprunts et le coût des retraits à court terme des investissements. Le Comité a également été informé qu’à sa prochaine session le Secrétariat exposerait au Comité les méthodes de gestion des placements de la FAO.

- Programme ordinaire

39. Les placements en cours au titre du Programme ordinaire au 28 février 1998 peuvent se résumer comme suit:

- Fonds fiduciaires

40. Les placements en cours au titre des fonds fiduciaires au 28 février 1998 peuvent se résumer comme suit:

FONDS DE RÉSERVE DU PLAN D’INDEMNISATION

- Généralités

41. Le Comité a noté les dispositions prises en vue du placement des fonds au titre du Fonds de réserve du Plan d’indemnisation et du Régime des indemnités de départ.

- Fonds de réserve du Plan d’indemnisation

42. Les placements en cours au titre du Fonds de réserve du Plan d’indemnisation au 31 décembre 1997 figurent à l’Annexe II.

43. Le Comité a noté qu’au 31 décembre 1997, le solde du Fonds au titre des arrangements de financement se montait à 41 863 570 dollars E.-U. et il a pris acte des placements en cours à cette date pour ledit Fonds.

RÉGIME DES INDEMNITÉS DE DÉPART

44. Les placements en cours au titre du Régime des indemnités de départ au 31 décembre 1997 figurent à l’Annexe III.

45. Le Comité a noté qu’au 31 décembre 1997, le solde du Régime s’élevait à 109 056 363 dollars E.-U. et il a pris acte des placements en cours à cette date pour ledit Régime.

EXAMEN ANNUEL DES PLACEMENTS DU FONDS DE RÉSERVE DE LA FAO PAR
LE COMITÉ DES PLACEMENTS DES NATIONS UNIES

46. Le Comité a pris note des renseignements figurant dans le document FC 89/4c)iv) et a donné son accord de principe à la proposition qui y est formulée. Le Comité a été informé qu’un document plus détaillé traitant de la politique en matière de placements et incluant les changements qu’il serait nécessaire d’apporter au Règlement financier de l’Organisation lui serait soumis à sa session de septembre.

RAPPORT INTÉRIMAIRE SUR L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

47. Le Comité a noté avec satisfaction les mesures prises pour donner suite aux recommandations du Commissaire aux comptes. Il a été informé que les prochaines recommandations du Commissaire aux comptes consécutives à la vérification des comptes pour l’exercice 1996-97 lui seraient présentées à sa session de septembre 1998. Le rapport du Commissaire aux comptes couvrirait la suite donnée à toutes recommandations précédentes en suspens.

PROJET DE RÉVISION DE LA PRÉSENTATION DE L’OPINION
DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

48. Le Comité a examiné la proposition tendant à modifier la présentation de l’opinion du Commissaire aux comptes et la modification de l’Annexe au Règlement financier de la FAO intitulée "Mandat additionnel pour la vérification extérieure des comptes" qui en découlerait. Le Comité a recommandé la modification de l’Annexe au Règlement financier envisagée à l’attention du Conseil pour transmission à la Conférence (voir Annexe IV).

ARRANGEMENTS POUR LA SÉLECTION ET LA NOMINATION
DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

49. Le Comité a examiné la proposition concernant les dispositions prévues par l’Article XII du Règlement financier pour la vérification extérieure des comptes, présentée comme il l’avait demandé à sa quatre-vingt-huitième session. Il a estimé que les politiques, procédures et critères de sélection proposés pourraient être améliorés dans certains domaines tels que la durée du mandat, l’admissibilité des Commissaires aux comptes et la pondération des critères d’évaluation. Le Comité a décidé qu’il faudrait se référer à l’expérience d’autres organisations, en particulier le FIDA et le Programme alimentaire mondial, dans ces domaines. Il a donc demandé que ce point soit inscrit à l’ordre du jour de sa session de septembre 1998, pour laquelle un complément d’information devrait être fourni en vue de compléter la proposition. Ces renseignements devraient porter notamment sur les dispositions en vigueur au FIDA et au Programme alimentaire mondial, et comporter un projet de documentation pour les appels d’offres indiquant des critères détaillés d’évaluation établis compte tenu des observations formulées par le Comité à cet égard.

ASSURANCE MALADIE APRÈS CESSATION DE SERVICE

50. Le Comité a examiné la proposition tendant à anticiper la période d’amortissement des obligations non échues au titre des indemnités pour cessation de service, qui commencerait à partir des comptes relatifs à l’exercice biennal clos le 31 décembre 1997. Cette possibilité était due à un changement des principes de comptabilité appliqués pendant cette période consécutif à une recommandation du Commissaire aux comptes et avait permis d’obtenir un crédit imprévu en faveur du Fonds général de 25 millions de dollars E.-U. dans les comptes soumis à vérification.

51. Le Comité a félicité le Secrétariat d’avoir joué le rôle de chef de file au sein du système des Nations Unies dans ce domaine important. Toutefois, le Comité a estimé que la période d’amortissement initialement envisagée, qui commençait au 1er janvier 1998, devrait être maintenue tant qu’il n’aurait pas examiné l’information disponible à ce sujet. Le Comité a donc demandé à être saisi, à sa session de septembre 1998, d’un document récapitulant toutes les informations utiles sur cette question.

BARÈME DES QUOTES-PARTS DE L’ONU

52. Le Conseiller juridique a fait rapport sur les faits les plus récents survenus à l’ONU concernant le barème des quotes-parts pour l’année 1999. Il a rappelé que la Conférence, à sa vingt-neuvième session, tenue en novembre 1997, avait adopté le barème des contributions pour l’exercice 1998-99 et avait décidé que si l’Assemblée générale des Nations Unies adoptait un nouveau barème des quotes-parts pour les années 1998 à 2000 avant le 31 décembre 1998, le Directeur général modifierait, sur cette base, le barème des contributions des États Membres de la FAO pour l’année 1999. Le 22 décembre 1997, l’Assemblée générale des Nations Unies, dans sa Résolution 52/215, a adopté un nouveau barème des quotes-parts de l’ONU pour la période allant de 1998 à 2000, qui comporte un certain nombre de changements par rapport au barème précédent. Le Directeur général a donc préparé un nouveau barème FAO des contributions pour l’année 1999, qui sera distribué sous peu à tous les membres. Le nouveau barème des quotes-parts de l’ONU ne contient toutefois aucun changement concernant le plafond de 25 pour cent du total, fixé pour les contributions des pays. Dans cette même résolution, l’Assemblée générale a toutefois décidé "d’envisager de réexaminer le barème pour les années 1999 et 2000 à la reprise de sa cinquante-deuxième session, à la lumière de tous les éléments pertinents, notamment des rapports périodiques du Secrétaire général sur l’état des contributions, et de prendre position à cet égard suffisamment tôt pour pouvoir renvoyer la question lors de sa cinquante-deuxième session au Comité des contributions". Lors des débats qui ont eu lieu à l’Assemblée générale, la question d’une éventuelle réduction du plafond était liée au paiement des arriérés dus par le principal bailleur de fonds. Compte tenu des incertitudes qui planent sur cette question, l’Assemblée générale n’a pas encore décidé d’envisager de réexaminer les barèmes des quotes-parts, bien que la prochaine session du Comité des contributions des Nations Unies soit prévue pour la période allant du 8 au 26 juin 1998. On a toutefois noté que la date limite pour l’examen de la question par l’Assemblée générale était assez élastique et que la question pourrait être examinée plus tard en cours de session, à la lumière de tout fait nouveau qui pourrait survenir. Un nouveau rapport sur l’évolution de la situation sera présenté au Comité financier à sa prochaine session.

QUESTIONS DE PERSONNEL

RAPPORTS ANNUELS DE LA CFPI ET DU COMITÉ MIXTE DE LA CAISSE COMMUNE DES PENSIONS DU PERSONNEL DES NATIONS UNIES À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE, ET RÉSUMÉ DES DÉCISIONS PRISES

53. Le Comité a pris note des informations figurant dans le document FC 89/8 et des renseignements données oralement par la Division du personnel. Le Comité a noté que les décisions prises par l’Assemblée générale sur recommandation de la CFPI auront des incidences financières limitées et que, dans certains cas, elles entraîneront même une baisse des coûts.

MODIFICATION DES BARÈMES DES TRAITEMENTS ET INDEMNITÉS

54. Le Comité a pris note des informations figurant dans le document FC 89/9 et des renseignements supplémentaires fournis par la Division du personnel. Le Comité a été informé que l’Organisation appliquerait le jugement du Tribunal administratif de l’Organisation internationale du travail pour ce qui est du coefficient linguistique et que l’on étudierait, lors d’un prochain point de l’ordre du jour, les moyens grâce auxquels l’Organisation ferait face aux dépenses additionnelles correspondantes.

QUESTIONS DE PROCEDURE

RAPPORT DU BUREAU DE L’INSPECTEUR GÉNÉRAL
SUR SES ACTIVITÉS EN 1997

55. Le Comité a été saisi de ce rapport pour information et il a noté que, pour la seconde année, le Directeur général a mis ce rapport interne à la disposition des membres du Comité financier. Il a félicité le Directeur général de cette initiative qu’il considère comme un élément important de la fonction de surveillance générale. Plusieurs questions et observations ont été présentées à l’Inspecteur général concernant des aspects évoqués dans le rapport et l’indépendance et le "modus operandi" du Bureau. Le Comité a également estimé que cette pratique devrait être inscrite chaque année à son ordre du jour.

RAPPORTS DU CORPS COMMUN D’INSPECTION DES NATIONS UNIES

56. Le Comité a pris note des informations et des recommandations du Corps commun d’inspection contenues dans les documents suivants:

1. Exécution des programmes d’aide humanitaire confiés à des partenaires opérationnels (JIU/REP/97/3) - avec les observations du Directeur général (CL 115/INF/11)
2. Etude des possibilités de coordination au Siège et sur le terrain entre les organismes des Nations Unies dans le domaine de la consolidation de la paix (JIU/REP/97/4) - avec les observations du Directeur général (CL 115/INF/12)
3. Renforcement de la représentation locale du système des Nations Unies (JIU/REP/97/1) - avec les observations du Directeur général (CL 115/INF/13)
4. Observations du CAC sur le rapport du CCI (JIU/REP/95/13) intitulé Renforcement des moyens dont dispose le système des Nations Unies pour prévenir les conflits (CL 115/INF/14)
5. L’externalisation en tant qu’impératif de compétitivité pour les organismes des Nations Unies (JIU/REP/97/5) - avec les observations du Directeur général (CL 115/INF/16)

57. Afin de mieux évaluer les recommandations qui figurent dans le rapport du CCI consacré à cette question, le Comité a demandé au Secrétariat de lui fournir, à sa session de septembre, un complément d’information sur les budgets, les effectifs et les locaux des bureaux décentralisés de l’Organisation (à savoir les Représentations dans les régions, les sous-régions et les pays, ainsi que les Bureaux de liaison).

58. Le Comité a également été informé des efforts actuellement déployés par l’Organisation pour promouvoir l’établissement de locaux communs ou s’y installer au cas par cas, si besoin est et si l’opération est rentable.

59. En ce qui concerne l’alinéa v) ci-dessus, le Comité a reçu du Secrétariat des informations supplémentaires sur l’emploi de l’externalisation à la FAO. Il a noté, en particulier, qu’il s’agit d’une pratique bien établie dans l’Organisation et que par conséquent, soit les recommandations du CCI ont déjà été appliquées, soit elles ne s’appliquent pas à l’Organisation vu son expérience dans ce domaine.

LOCAUX DU SIÈGE

60. Le Comité a pris note des informations contenues dans le document FC 89/12 sur les efforts actuellement déployés afin d’améliorer les installations du Siège de la FAO et de regrouper les locaux attribués aux départements et aux divisions. Le Comité a été informé qu’une grande partie de ces travaux serait financée à l’aide de contributions volontaires et qu’il n’y aurait donc pas d’incidences financières importantes pour le Programme ordinaire.

61. Un membre a regretté que le document n’aborde pas la question d’un éventuel regroupement dans les locaux mis à la disposition de la FAO d’au moins un des autres organismes basés à Rome. Après de longs débats, le Comité est arrivé à la conclusion que le Secrétariat de la FAO devrait fournir plus d’informations que celles qui figurent dans le document FC 89/12 que le Comité soit en mesure d’évaluer cette proposition, compte tenu des recommandations faites par le Corps commun d’inspection. Le Comité a donc suggéré que les trois parties intéressées - la FAO, le Gouvernement italien et le FIDA - évaluent la faisabilité technique d’un siège commun. Si les résultats de cette étude confirment la possibilité de regrouper en un seul endroit le siège de plusieurs organismes, des discussions à un niveau plus élevé pourraient être envisagées entre les trois parties intéressées. Les incidences financières des éventuelles propositions faites sur cette question doivent être portées à l’attention du Comité financier.

RAPPORT SUR LE PROBLÈME DE L’AN 2000 À LA FAO

62. Il a été présenté au Comité un rapport verbal sur la méthode adoptée par l’Organisation pour faire face au problème de l’an 2000. Ce rapport était axé sur les plans élaborés pour garantir que toutes les questions en jeu soient prises en considération. Il mentionnait les dispositions qui ont été prises, notamment le remplacement de l’ordinateur central et l’étude de consultants sur l’exposition de l’Organisation au problème de l’an 2000, l’évaluation des technologies d’information (le matériel standard et non standard, le logiciel standard et non standard, ainsi que les applications au niveau de l’Organisation et des divisions), l’analyse du financement nécessaire pour remplacer le matériel et les systèmes d’exploitation de base et convertir les applications avant la fin de 1999 et la préparation des plans d’intervention. On a signalé que l’ordinateur central avait été remplacé et qu’il était opérationnel depuis le 1er mai 1998, mais le plan général du projet pour l’an 2000 envisageait la conversion de toutes les applications d’ici fin 1998 et le remplacement ou la mise à jour du matériel non conforme avant septembre 1999.

RAPPORT SUR LES PROGRÈS DE LA MISE EN PLACE DE ORACLE

63. Informant le Comité de la mise en place de Oracle, le directeur de projet a signalé que des progrès raisonnables avaient été réalisés depuis septembre dernier. Une étude complète de l’échelonnement de la mise en place a été entreprise et compte tenu du peu de moyens disponibles, il a été décidé d’utiliser au départ PERSYS et le système des états de paye qui existent déjà pour traiter les données sur la paye du personnel qui doivent être mises à la disposition de Oracle. Une analyse complète des lacunes a été effectuée et les principaux domaines de développement sur mesure ont été identifiés dans un système "Terrain", devant être adapté d’un système mis au point par la Banque mondiale, dans un système "Voyages", pour lequel différentes options ont été examinées, et dans un système "Rapports SIG et entrepôt de données", pour lequel des spécifications détaillées sont en cours de préparation. En ce qui concerne la mise en place des fonctions Oracle standard, des ressources ont été spécifiquement employées à plein temps à la configuration et au test du progiciel qui sera déployé fin 1998 début 1999. Ce projet est actuellement suivi de très près par la Direction générale dans le cadre d’études sur l’état d’avancement des activités qui ont lieu deux fois par semaine.

64. Interrogé sur la question de savoir si le PAM collabore à ce projet, le directeur de projet a indiqué que l’Organisation n’avait pas encore reçu du Programme une réponse à l’invitation qui lui a été adressée mi-1998 de joindre ses ressources à celles de la FAO pour remplacer les systèmes communs de gestion des ressources financières et humaines.

AUTRES QUESTIONS

DATE ET LIEU DE LA PROCHAINE SESSION

65. Le Comité a été informé que la quatre-vingt-dixième session aurait lieu en principe à Rome du 21 au 25 septembre 1998. Les dates précises seront fixées en consultation avec le Président.

ANNEXE I

TRANSFERTS ENTRE PROGRAMMES ET CHAPITRES BUDGÉTAIRES PENDANT L’EXERCICE 1996-97 ET RAPPORT ANNUEL AUX ETATS MEMBRES SUR L’EXÉCUTION DU BUDGET

1. Conformément à l’usage établi, le trente et unième rapport annuel aux Etats Membres sur l’exécution du budget est soumis ci-après au Comité financier. Ce rapport récapitule, à titre d’information, les aspects budgétaires du Programme ordinaire pour l’exercice 1996-97. Il inclut des informations par programme (Annexe A) et par composante budgétaire (Annexe B).

EXÉCUTION DU BUDGET 1996-97

RÉSULTATS D’ENSEMBLE

2. L’Annexe A fait apparaître des dépenses totales pour l’exercice biennal s’élevant à 652,7 millions de dollars E.-U., soit 2,7 millions de dollars E.-U. de plus que le budget approuvé de 650 millions de dollars E.-U. A propos de ce déficit, il convient de noter que 4,1 millions de dollars E.-U. de dépenses supplémentaires ont dû être imputés sur les comptes de l’Organisation pour 1996-97 du fait d’une décision à effet rétroactif du Tribunal administratif de l’OIT de janvier 1998 (soit après la fin de l’exercice), imposant à l’Organisation ces dépenses qu’elle n’avait pas prévues. L’Annexe A fait apparaître l’exécution du budget par programme, sous une présentation analogue à celle des exercices précédents, tandis que l’Annexe B présente les résultats par composante budgétaire.

Dépenses d’appui

3. Les résultats ci-dessus incluent l’impact du déficit de 7,5 millions de dollars E.-U. au titre des dépenses d’appui sur les résultats du Programme ordinaire pour 1996-97, dans la mesure où il avait été prévu d’absorber ce déficit grâce aux crédits du Programme ordinaire, afin d’éviter une aggravation du déficit du Fonds général.

4. Un déficit de cette ampleur avait été prévu, compte tenu du déficit anticipé des recettes au titre du remboursement des dépenses d’appui et du coût ponctuel de la décentralisation, comme indiqué dans le trentième rapport annuel sur l’exécution du budget. En 1996-97, les dépenses relatives aux postes financés au titre des dépenses d’appui administratif et opérationnel ont dépassé les recettes provenant du PNUD, des fonds fiduciaires et du PCT de 6,7 millions de dollars E.-U. Sur ce total, 4,3 millions de dollars E.-U. peuvent être attribués à un déficit des recettes attendues au titre des dépenses d’appui et 2,4 millions de dollars E.-U. reflètent la différence négative au titre des dépenses de personnel, une fois pris en compte le rapport favorable entre les taux de change, mais aussi le coût ponctuel de la décentralisation et l’effet rétroactif du jugement récent du Tribunal administratif de l’OIT.

Programme ordinaire

5. Le résultat net pour le Programme ordinaire tel qu’il est indiqué à l’Annexe A est un solde positif de 4,8 millions de dollars E.-U., soit moins de 1 pour cent des crédits ouverts.

Les principaux facteurs qui sont entrés en jeu dans les résultats d’ensemble pour 1996-97 sont les suivants:

• d’importantes économies au titre de la composante budgétaire Autres ressources humaines résultant de la limitation des dépenses et des économies réalisées sur les postes vacants;
• une différence négative au titre des dépenses de personnel de 8,7 millions de dollars E.-U. (voir paragraphe 28 ci-après);
• les sommes à payer rétroactivement au personnel des services généraux en poste au siège, pour un total de 3,3 millions de dollars E.-U. imputés sur le Programme ordinaire pour 1996-97. Ces paiements rétroactifs découlent du jugement rendu par le Tribunal administratif de l’OIT en janvier 1998, tendant à annuler la décision de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI) de supprimer progressivement la prime de connaissances linguistiques;
• les coûts ponctuels liés à la mise en place du nouveau cadre financier pour le Département de l’information (autres que les indemnités de cessation de service), comme expliqué dans le rapport précédent;
• le coût ponctuel de la décentralisation des opérations de terrain vers les bureaux régionaux (autres que les indemnités de cessation de service) et de la création d’unités administratives de soutien dans certains de ces bureaux imputé sur le Programme ordinaire et s’élevant à quelque 1 million de dollars E.-U.; et
• des attributions de crédits supplémentaires pour un montant total de 650 000 dollars E.-U. pour couvrir les coûts liés au remplacement de FINSYS.

6. Les dépenses du PCT sont indiquées à l’Annexe A, au Chapitre 4, comme étant égales aux crédits ouverts, reflétant l’impact de l’Article 4.3 du Règlement financier qui autorise le report du solde actuel. Plus de 98 pour cent des crédits ouverts au titre du Chapitre 4 pour 1996-97 ont été alloués à des projets approuvés avant le 31 décembre 1997.

TRANSFERTS BUDGÉTAIRES

Entre chapitres

7. A leur réunion conjointe de mai 1996, le Comité du Programme et le Comité financier ont examiné les Ajustements au Programme de travail et budget 1996-97 du Directeur général ainsi que les Propositions pour la mise en oeuvre d’un nouveau cadre financier pour les publications et documents de la FAO. Les Comités ont noté que les ajustements proposés pourraient entraîner des transferts de ressources en cours d’exercice.

8. A sa session d’avril 1997, le Comité a été informé, dans le contexte du rapport annuel aux Etats Membres sur l’exécution du budget pour 1996, des transferts budgétaires rendus nécessaires du fait de la restructuration et de leurs montants probables.

9. Par la suite, à sa session de septembre 1997, le Comité a examiné le document relatif aux Transferts entre programmes et chapitres budgétaires pendant l’exercice 1996-97 et a approuvé ces virements entre chapitres, conformément au paragraphe 4.5 b) de l’Article IV du Règlement financier. Plus précisément, le Comité a autorisé le Directeur général à virer des montants qui pourraient aller jusqu’à 17 millions de dollars E.-U. du Chapitre 2 Programmes techniques et économiques et du Chapitre 3 Services de développement au profit des Etats Membres au Chapitre 1 Politique et direction générales (4 millions de dollars E.-U.), au Chapitre 5 Services de soutien (6,5 millions de dollars E.-U.) et au Chapitre 6 Charges communes (6,5 millions de dollars E.-U.).

10. Le Directeur général confirme que les virements effectués n’ont pas dépassé les limites approuvées par le Comité financier. Comme l’indique l’Annexe A, les virements requis par chapitre ont été de 2,9, 4,1 et 6,3 millions de dollars E.-U. en faveur des Chapitres 1, 5 et 6 respectivement et de 13,3 millions de dollars E.-U. aux dépens des Chapitres 2 et 3.

Entre unités organisationnelles

11. En vertu du paragraphe 4.5 a) de l’Article IV du Règlement financier, le Directeur général est autorisé à transférer des ressources d’une division à une autre. Toutefois, il est tenu de signaler les transferts entre unités organisationnelles lorsqu’ils dépassent un certain chiffre, déterminé conformément aux dispositions de l’article 10.1 a) du Règlement financier et à celles du Règlement général de l’Organisation.

12. Dans l’ensemble, il a été possible de faire face aux dépenses non budgétisées liées à la décentralisation, au redéploiement et à la différence au titre des dépenses de personnel sans opérer de transferts spécifiques entre divisions. Il a suffi pour cela d’octroyer des allocations de crédits à des niveaux réduits et de tirer parti des économies rendues possibles grâce au nombre élevé de postes vacants au début de l’exercice.

13. Toutefois, pendant l’exercice 1996-97, certains transferts de ressources entre unités organisationnelles ont été nécessaires, comme suit:

• lorsque le projet de remplacement de FINSYS est entré dans une phase plus technique, son exécution et le financement y relatif ont été transférés de la Division des finances à la Division de l’informatique, avec un virement de 1,4 million de dollars E.-U. de la première à la seconde;
• le redéploiement du groupe WAICENT/FAOSTAT a conduit à transférer 0,8 million de dollars E.-U. de la Division de la statistique à la Division de l’informatique et à la Division de la bibliothèque et des systèmes documentaires, en parts égales; et
• des transferts entre divisions au sein du Département du développement durable (à savoir, 229 800 dollars E.-U. de la Division de la recherche, de la vulgarisation et de la formation au Bureau du Sous-Directeur général du Département du développement durable et 49 000 dollars E.-U. de la Division du développement rural à la Division de la femme et de la population) se sont révélés nécessaires pour couvrir les coûts budgétisés dans une division, mais engagés dans une autre, en attendant la restructuration du Département du développement durable, telle qu’approuvée dans le Programme de travail et budget pour 1996-97.

ANALYSE PAR CHAPITRE

14. L’exécution du budget du Programme ordinaire par programme est résumée à l’Annexe A. Comme noté ci-dessus, l’exécution se situe dans les limites de la répartition révisée par chapitre approuvée par le Comité financier, mais des détails supplémentaires sont fournis dans la présente section.

Chapitre 1: Politique et direction générales

15. La différence au titre des dépenses de personnel et le jugement du Tribunal administratif de l’OIT sont responsables de coûts non budgétisés d’un montant de 1,1 million de dollars E.-U. Des transferts de ressources vers ce chapitre ont également été nécessaires du fait que certaines petites unités organisationnelles contribuant à ce chapitre n’ont pas pu absorber l’abattement pour délais de recrutement, faute de postes vacants. En outre, il était prévu de financer sur le budget ordinaire certains postes temporaires.

16. La restructuration de la Division des publications, approuvée à la Réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier de mai 1996 et mise en oeuvre à partir d’août 1996, a eu un impact majeur sur le Grand Programme 1.1 Organes directeurs. Le nouveau cadre a obligé à transférer au Programme ordinaire et à ce chapitre un certain nombre de postes du groupe terminologie et référence précédemment imputés sur le compte commun des publications, pour un montant total de quelque 1,5 million de dollars E.-U. Cette charge supplémentaire a été en partie compensée par d’importantes économies résultant de la réduction générale appliquée aux documents de Conférence et à d’autres mesures d’économie.

Chapitre 2: Programmes techniques et économiques

17. Bien que le nombre de postes du cadre organique restés vacants ait diminué régulièrement pendant l’exercice 1996-97, les économies de personnel, qui ont atteint 10,7 millions de dollars E.-U., ont été la principale source des économies réalisées pour l’ensemble de ce chapitre.

18. Toutefois, comme indiqué précédemment dans le Rapport annuel sur l’exécution du budget pour 1996, les coûts de gestion du programme sont demeurés élevés, en partie parce qu’il a fallu recourir à du personnel temporaire et aux heures supplémentaires dans des proportions importantes. Toutefois, les coûts de gestion du programme sont en partie gonflés par les dépenses qui, bien que budgétisées au titre de programmes techniques, sont imputées sur la gestion du programme. Par exemple, les frais de communication (téléphone, télécopie, mél), la papeterie, les frais de photocopie, les commandes locales, le matériel informatique (y compris les serveurs), et les licences de logiciels sont souvent absorbés collectivement dans la gestion du programme, alors qu’ils sont budgétisés dans le Programme de travail et budget par sous-programme. Cette anomalie a contribué aux excédents de dépenses afférents aux Programmes 2.1.9, 2.3.9 et 2.5.9. Un phénomène analogue s’est produit pour les dépenses liées au personnel des services généraux imputées sur les Programmes 2.1.9, 2.3.9 et 2.5.9, qui dépassent sensiblement le budget initial de 2, 1,5 et 0,9 millions de dollars E.-U., respectivement. Enfin, le Programme 2.1.9 a également absorbé des coûts liés au Comité de l’agriculture plus élevés que prévu de quelque 0,1 million de dollars E.-U.

19. Au Chapitre 2 également, 2,2 millions de dollars E.-U. ont été transférés au Programme 2.2.4 Politiques alimentaires et agricoles afin de couvrir les coûts supplémentaires du Sommet mondial de l’alimentation, comme signalé au Comité de la sécurité alimentaire (CSA), et ceux des sessions extraordinaires du CSA.

20. L’excédent de dépenses au titre du Programme 2.5.6 Production alimentaire à l’appui de la sécurité alimentaire dans les PFRDV résulte des frais SAT des divisions, autorisés pendant la seconde partie de l’exercice biennal, et d’un élément d’exécution légèrement en avance sur le calendrier de projets approuvés.

Chapitre 3: Services de développement au profit des Etats Membres

21. Les économies réalisées au titre de ce Chapitre tiennent à d’importantes économies de personnel, pour un montant total de 6,2 millions de dollars E.-U., bien qu’elles soient contrebalancées par un excédent de dépenses ponctuel lié à l’effort de décentralisation.

22. L’essentiel des économies de personnel (3,7 millions de dollars E.-U.) concerne le Grand Programme 3.4 (Représentants de la FAO). Ces économies ont été réalisées plutôt en 1996, car en 1997 les activités des bureaux de pays restructurés ont progressivement atteint les niveaux budgétisés.

23. Toutefois, on note un excédent de dépenses au titre du Grand Programme 3.3 Opérations de terrain, résultant des coûts ponctuels associés à la décentralisation vers les bureaux régionaux d’un montant d’environ 1 million de dollars E.-U.

Chapitre 5: Services de soutien

24. Ce Chapitre fait apparaître un excédent de dépenses dû à plusieurs facteurs. Tout d’abord, à cause du grand nombre d’agents des services généraux employés au siège au titre de ce Chapitre, le jugement du Tribunal administratif de l’OIT a eu un impact supérieur à la moyenne qui, conjugué à une différence négative au titre des dépenses de personnel, se monte à 1,6 million de dollars E.-U. En outre, la mise en place du nouveau cadre financier pour les publications et les documents a fait que 12 postes et des coûts liés à la gestion des services de production et d’impression externes ont dû être financés directement par le Programme ordinaire, au titre du Grand Programme 5.1 Formation et documentation, au lieu du Compte commun des publications. L’impact financier de ce facteur est estimé à 1,5 million de dollars E.-U. Un certain nombre de postes supprimés occupés ont également été imputés sur ce chapitre dans l’attente d’un redéploiement ou d’autres mesures. Leur coût, avec celui d’autres postes temporaires, se monte à 1,4 million de dollars E.-U. Enfin, le projet de remplacement de FINSYS a exigé des dépenses supplémentaires de 0,6 million de dollars E.-U. pour le soutien technique et le matériel et les logiciels périphériques.

Chapitre 6: Charges communes

25. La différence négative au titre des dépenses de personnel (y compris le jugement du Tribunal administratif de l’OIT) est responsable de coûts non budgétisés d’environ 1 million de dollars E.-U. Le restant de l’excédent de dépenses apparaissant à ce Chapitre s’explique essentiellement par la mise en place du nouveau cadre financier pour les publications et les documents, qui a entraîné des coûts d’expédition et de distribution d’un montant total de 3,7 millions de dollars E.-U., à transférer à la Division des services administratifs. En outre, les ajustements nécessaires pour ramener le budget à 650 millions de dollars E.-U. ont obligé à supprimer un nombre considérable de postes relevant des charges communes et, par conséquent, à rationaliser le travail (grâce notamment à l’externalisation) et à réduire les services. Tandis que les efforts de redéploiement se poursuivaient, les nombreux postes supprimés occupés ont exigé un financement supplémentaire de 1,3 million de dollars E.-U. pendant l’exercice 1996-97.

EXÉCUTION DU BUDGET PAR COMPOSANTE BUDGÉTAIRE

26. Les résultats par composante budgétaire sont présentés à l’Annexe B, Analyse du budget 1996-97 par élément de dépense. Les principaux facteurs ayant influé sur l’exécution du budget par élément de dépense sont décrits ci-après:

Dépenses de personnel

27. Les économies importantes découlant des postes laissés vacants n’apparaissent pas à l’Annexe B, dans la mesure où ces économies ont été utilisées pour couvrir des domaines de dépenses non budgétisées au sein de la même composante budgétaire. La méthodologie de l’abattement pour délais de recrutement a permis de réaliser des économies sur les postes permanents d’environ 12,5 millions de dollars E.-U. Toutefois, les économies supplémentaires, en sus de l’abattement pour délais de recrutement, ont dépassé 25 millions de dollars E.-U. Ces économies ont été largement contrebalancées par: des dépenses de personnel imputées sur le Programme ordinaire pour des postes précédemment financés par le Compte commun des publications; le maintien de fonctionnaires sur des postes supprimés dans l’attente d’un redéploiement ou d’autres mesures (7,1 millions de dollars E.-U.); d’autres postes temporaires (4 millions de dollars E.-U.) et la différence au titre des dépenses de personnel, incluant l’impact de la décision du Tribunal administratif de l’OIT (12 millions de dollars E.-U.).

Différence au titre des dépenses de personnel

28. Les dépenses de personnel sont fondées sur des taux standard qui ne sont pas modifiés en cours d’exercice. Toutefois, les différences entre les coûts normalisés appliqués aux divisions et les dépenses effectivement encourues sont réparties entre les différents programmes au prorata des montants encourus aux taux normalisés.

29. Si l’on exclut l’ajustement tardif découlant de la décision du Tribunal administratif de l’OIT, les dépenses de personnel effectives pour l’exercice 1996-97 ont été supérieures aux coûts normalisés appliqués au programme de 8,7 millions de dollars E.-U., ce qui correspond en gros à la prévision de 8,8 millions de dollars E.-U. communiquée au Comité à sa session d’avril 1997. Ce résultat défavorable est analysé dans le tableau ci-dessous.

Autres dépenses

30. L’Annexe B montre que des économies importantes ont été réalisées pour certaines composantes, notamment la composante Autres ressources humaines. L’économie au titre d’Autres ressources humaines tient en partie à une différence de traitement, dans le budget et dans la comptabilité, des dépenses relatives aux Bourses et voyages d’études encourues au titre du Programme spécial pour la sécurité alimentaire, dont le montant s’élève à 2,2 millions de dollars E.-U. Ces dépenses ont été portées au compte des Dépenses générales de fonctionnement, alors qu’elles avaient été budgétisées au titre d’Autres ressources humaines. Le réalignement des dépenses entre ces deux composantes ramènerait les économies apparentes au titre d’autres ressources humaines à 8 millions de dollars E.-U. Ce dernier chiffre correspond à une volonté délibérée des divisions d’économiser afin de financer des excédents de dépenses au titre d’autres composantes budgétaires, notamment les Services informatiques et les Dépenses générales de fonctionnement.

31. La différence négative au titre des Services informatiques tient en partie au transfert de quelque 450 000 dollars E.-U. de ressources WAICENT de divers éléments de dépenses de la Division de la statistique au Compte du pool des ordinateurs, qui est imputé à cette rubrique. Les autres facteurs sont le soutien supplémentaire au matériel et au logiciel des systèmes administratifs de l’Organisation et la nécessité accrue de services de réseau de base à l’appui des postes de travail Windows. En outre, les coûts d’entretien de l’unité centrale de traitement, qui est déjà ancienne, ne cessent d’augmenter.

32. L’élément Dépenses générales de fonctionnement couvre les coûts des opérations ordinaires autres que les dépenses de personnel, tels que les frais de communications et de papeterie, mais aussi l’achat de matériel et les coûts liés à la formation du personnel. Les dépenses ont été supérieures au budget approuvé pour les raisons suivantes:

• Les réductions extraordinaires appliquées à cet élément afin de ramener le Programme de travail et budget de 1996-97 de 706,9 millions de dollars E.-U. au chiffre ajusté de 650 millions de dollars E.-U. étaient, rétrospectivement, excessives. En fait, le Comité a été informé dans le Rapport annuel aux Etats Membres sur l’exécution du budget que cet élément avait été augmenté de 5,8 millions de dollars E.-U. en 1998-99, afin de remédier à la sous-budgétisation chronique et de refléter les besoins plus réalistes du Programme de travail et budget de 1998-99;
• La mise en place du nouveau cadre financier pour les publications et les documents a entraîné un transfert des coûts d’expédition d’un montant de 3,7 millions de dollars E.-U. de l’élément Publications aux Dépenses générales de fonctionnement;
• La restructuration du reste du Département de l’information et la nécessité de moderniser une grande partie du matériel de publication, d’édition et de traduction a entraîné des dépenses supplémentaires d’environ 1 million de dollars E.-U.;
• Le besoin constant de services de communication à l’appui de la décentralisation et l’adoption progressive par les divisions de technologies plus puissantes expliquent le niveau élevé des dépenses générales de fonctionnement. Le programme de décentralisation a rendu nécessaire l’achat ponctuel de mobilier et de matériel supplémentaires dans les bureaux décentralisés afin de faire face à l’afflux de personnel venant du siège, pour un montant d’environ 2,1 millions de dollars E.-U.;
• Comme on l’a déjà mentionné, 2,2 millions de dollars E.-U. dépensés au titre du Programme spécial pour la sécurité alimentaire ont été imputés à l’élément Dépenses générales de fonctionnement au lieu d’Autres ressources humaines;
• Un grand nombre de divisions du siège ont également modernisé leur matériel et leurs logiciels informatiques.

33. La différence négative à la rubrique Réunions est en fait le résultat d’une anomalie qui sera corrigée pendant le cycle 1998-99. Plus précisément, l’assistance temporaire pour les réunions de la Division de la Conférence, du Conseil et du Protocole a été budgétisée au titre de l’Assistance temporaire et heures supplémentaires, alors que les dépenses de 1996-97 ont été effectivement encourues au titre de l’élément de dépense Réunions en tant que coûts directs des réunions. Ceci a entraîné un déficit au titre des Réunions et un excédent correspondant au titre de l’Assistance temporaire et heures supplémentaires.

RÉSERVES ET SOLDES

MONNAIE

34. Le Compte de réserve spécial accusait un solde de 0,7 million de dollars E.-U. au début de l’exercice biennal, auquel il faut ajouter 20 millions de dollars E.-U. représentant la dette du Fonds général envers le Compte de réserve spécial au 31 décembre 1995.

35. Le Programme de travail et budget 1996-97 a été approuvé sur la base d’un taux de change de 1 600 lires pour 1 dollar E.-U. Conformément à l’usage établi et sur les conseils du Comité consultatif sur les placements, l’Organisation a passé des contrats d’achat anticipé de lires pour couvrir ses besoins estimés pendant l’exercice biennal au taux moyen de 1 669 lires pour 1 dollar E.-U. Ces contrats assurent à l’Organisation un taux de change donné qui protège le budget si la lire progresse par rapport au dollar E.-U., face au taux de change budgétaire approuvé, comme cela a été le cas pendant l’exercice, bien que de manière moins prononcée en 1997 qu’en 1996. En outre, l’Organisation enregistre des gains/pertes sur d’autres monnaies, y compris des gains/pertes non réalisés sur la conversion des soldes bancaires en monnaies autres que le dollar détenus dans des comptes un peu partout dans le monde. L’effet net de ces deux mouvements de change a été un gain net de 9,3 millions de dollars E.-U. pour le Compte de réserve spécial.

36. En outre, l’écart entre les dépenses de personnel au taux budgétaire et au taux opérationnel des Nations Unies au moment du paiement effectif a entraîné un gain supplémentaire de 1,5 million de dollars E.-U. Conformément aux résolutions régissant le Compte de réserve spécial, cette somme a été portée au crédit du Compte.

37. Par sa Résolution 16/91, la Conférence a décidé de la mise en recouvrement spéciale auprès des Etats Membres de deux versements égaux de 14 millions de dollars E.-U., dus le 1er janvier 1992 et le 1er janvier 1993, respectivement. Comme signalé dans le Rapport annuel aux Etats Membres sur l’exécution du budget pour 1992-93 et dans le Rapport annuel aux Etats Membres sur l’exécution du budget pour 1994-95, 18,2 millions de dollars E.-U. et 1,5 million de dollars E.-U. ont été reçus pour ces deux exercices. Enfin, 0,5 million de dollars E.-U. supplémentaires ont été reçus en 1996-97 et portés au crédit du Compte de réserve spécial.

38. Enfin, 12 millions de dollars E.-U. ont été transférés au Fonds général ramenant à zéro le solde du Compte de réserve spécial à la fin de 1997, mais augmentant d’autant la dette du Fonds général à l’égard du Compte de réserve spécial, qui s’élève désormais à 32 millions de dollars E.-U.

DÉFICIT ACCUMULÉ

39. Le déficit accumulé reporté au début de l’exercice était de 113,6 millions de dollars E.-U., dont 70,6 millions de dollars E.-U. pour le Fonds général, y compris le Fonds de roulement des publications, et les dettes à l’égard du Fonds de roulement et du Compte de réserve spécial qui atteignaient 23 millions et 20 millions de dollars E.-U., respectivement.

40. En 1996-97, le déficit accumulé a été réduit de 58,9 millions de dollars E.-U. et ramené à 53,3 millions de dollars E.-U. au 31 décembre 1997, avec un solde positif de 2,4 millions de dollars E.-U. pour le Fonds général (y compris le Fonds de roulement des publications), contrebalancé par ses dettes à l’égard du Fonds de roulement et du Fonds de réserve spécial, d’un montant de 23,7 et de 32 millions de dollars E.-U., respectivement. Bien que les variations du solde du Fonds général représentent en fait la somme de toutes les transactions, le principal facteur ayant joué dans la réduction du déficit accumulé est le versement par les Etats-Unis, début 1996, de 59 millions de dollars E.-U. au titre des contributions mises en recouvrement pour 1995.

41. Ce déficit doit être mis en regard des arriérés de contributions qui s’élevaient à un total de 136,7 millions de dollars E.-U. à la fin de 1997.

CONCLUSION ET MESURES SUGGÉRÉES AU COMITÉ

42. Le Comité pourra souhaiter prendre note de la complexité de la gestion financière de l’exercice 1996-97, marquée par un important exercice de restructuration entrepris dans un contexte de ressources fortement réduites. Le Comité pourra aussi souhaiter reconnaître le succès avec lequel le Directeur général a géré les coûts dans le cadre du budget approuvé et a absorbé l’essentiel du déficit des dépenses d’appui. Cet objectif aurait été pleinement atteint sans la décision extrêmement tardive du Tribunal administratif de l’OIT de janvier 1998, qui a ajouté un montant de 4,1 millions de dollars E.-U. aux dépenses financées par le Programme ordinaire et les dépenses d’appui pour l’exercice 1996-97.

43. Le Comité est invité à approuver le Rapport annuel aux Etats Membres sur l’exécution du budget.

Annexe A

Annexe B

ANNEXE II

ANNEXE III

ANNEXE IV

PROJET DE REVISION DE LA PRESENTATION DE L’OPINION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

HISTORIQUE

1. A sa quatre-vingt-septième session en août 1997, le Comité consultatif pour les questions administratives (finances et budget) (CCQA (FB)), au nom du Comité administratif de coordination (CAC), a passé en revue les propositions du Groupe des vérificateurs externes des Nations Unies concernant les révisions proposées du libellé de l’opinion du commissaire aux comptes dans tout le système des Nations Unies. Les membres du CCQA (FB) ont accepté le texte proposé et déclaré qu’ils prendraient les mesures requises pour introduire les modifications nécessaires dans les règlements financiers afin de tenir compte de cette révision.

2. A la cinquante-deuxième session de l’Assemblée générale des Nations Unies, le Secrétaire général a indiqué que, à la demande du Président du Groupe, il avait porté à l’attention des membres du CAC la révision proposée par le Groupe et que les organisations membres du CAC avaient décidé de recommander à leurs organes directeurs d’approuver toutes les modifications nécessaires à l’annexe du Règlement financier.

3. L’Organisation a passé en revue la proposition du Groupe et elle est convenue que la révision proposée contribuerait à assurer que l’opinion du Commissaire aux comptes reflétait les meilleures pratiques en vigueur. La révision proposée avait également été examinée avec l’actuel commissaire aux comptes de la FAO, la Cour des comptes (France), qui avait confirmé son accord sur la révision proposée.

DISPOSITIONS ACTUELLES DE L’ANNEXE AU RÈGLEMENT FINANCIER
DE LA FAO

4. Le mandat régissant la vérification extérieure des comptes de la FAO et la présentation de l’opinion du commissaire aux comptes sur les états financiers de la FAO figurent dans le Règlement financier et à l’Annexe I de celui-ci.

5. Le paragraphe de l’Annexe au Règlement financier de la FAO qui concerne le libellé de l’opinion du Commissaire aux comptes est le suivant:

Paragraphe 5:

"Le commissaire aux comptes exprime et signe une opinion sur les états financiers dans les termes suivants:

"J’ai examiné les états financiers ci-après, numérotés de ........... à ............ et dûment identifiés, ainsi que les tableaux y relatifs de l’Organisation pour l’exercice financier terminé le 31 décembre 19.. J’ai notamment effectué un examen général des procédures comptables et procédé aux vérifications par sondage que j’ai jugées nécessaires des écritures comptables et autres pièces justificatives que j’ai jugées nécessaires en l’occurrence."

en précisant, le cas échéant:

1. Les états financiers représentent bien la situation financière à la fin de l’exercice et les résultats des opérations comptabilisées pour l’exercice achevé.
2. Les états financiers ont été établis conformément aux principes comptables prescrits.
3. Les principes comptables ont été appliqués de façon conséquente par rapport à ceux de l’exercice précédent.
4. Les opérations étaient conformes au Règlement financier et aux autorisations des organes délibérants."

DISPOSITIONS PROPOSÉES POUR L’ANNEXE AU RÈGLEMENT FINANCIER DE LA FAO

6. La proposition du Groupe d’experts remplacera le paragraphe 5 de l’Annexe actuelle du Règlement financier de la FAO comme suit:

"Le commissaire aux comptes exprime et signe une opinion sur les états financiers. Cette opinion doit contenir les éléments de base ci-après:

1. l’identification des états financiers vérifiés;
2. une référence à la responsabilité de la gestion de l’entité et à la responsabilité du vérificateur;
3. une référence aux normes de vérification qui ont été suivies;
4. une description du travail effectué;
5. un avis sur les états financiers précisant ce qui suit:

• les états financiers représentent bien la situation financière à la fin de l’exercice et les résultats des opérations comptabilisées pour l’exercice;
• les états financiers ont été établis conformément aux politiques comptables prescrites;
• les politiques comptables ont été appliquées de façon conséquente par rapport à celles de l’exercice précédent;

6. un avis sur la conformité des opérations avec les dispositions du Règlement financier et les autorisations des organes délibérants;
7. la date de l’opinion;
8. le nom et la fonction du commissaire aux comptes;
9. le cas échéant, une référence au rapport du commissaire aux comptes sur les états financiers."

7. La démarche du Groupe vise à assurer que toutes les opinions contiennent les mêmes éléments principaux, tandis que le libellé précis et détaillé de l’opinion concernant la vérification relève des commissaires aux comptes eux-mêmes. Le nouveau libellé ne limite en aucun cas la nature ou la portée du travail du commissaire aux comptes, qui continuera à comprendre un examen général des procédures comptables et des vérifications par sondage des écritures comptables et autres pièces justificatives jugées nécessaires en l’occurrence.

RECOMMANDATION

8.. Il est recommandé que le Comité financier approuve la modification proposée de l’annexe au Règlement financier "Mandat additionnel pour la vérification extérieure des comptes", comme indiqué au paragraphe 7 ci-dessus, et qu’il recommande de la soumettre au Conseil pour examen et approbation et à la Conférence pour adoption finale.