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COMITÉ DE FINANZAS

Se adjunta, para información de los miembros del Comité de Finanzas, el informe sobre la aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo.

INFORME SOBRE LA APLICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DEL AUDITOR EXTERNO

INFORME LARGO
Recomendación del Auditor Externo	Medidas adoptadas
ASUNTOS FINANCIEROS Situación financiera de la Organización Fondo de Nivelación de Impuestos Recomiendo que se adopten las medidas necesarias con los Estados Miembros interesados a fin de reducir sus créditos procedentes del Fondo de Nivelación de Impuestos en la cuantía del reembolso de los impuestos a sus nacionales.	El error fue inadvertido. Se están tomando medidas correctoras para garantizar que no ocurra esto en el futuro.
Disposiciones en materia de cambio Como consecuencia del auditoría de las cuentas de 1996-97, deseo formular las dos recomendaciones siguientes: a)que la FAO examine la metodología actual para contabilizar y notificar las diferencias en el tipo de cambio con objeto de simplificarla, haciéndola más general y diferenciando mejor las ganancias y pérdidas teóricas y reales; b) que la FAO examine su política actual para protegerse de las oscilaciones de los tipos de cambio (contrato fijo de compra a plazo de dos años), con objeto de tener más presentes las nuevas condiciones monetarias internacionales, que son más inestables. Debido a la reducción de la diferencia en los tipos de interés, la compra a término tal vez no sea ya lo opción preferible.	Está prevista la presentación de un documento al Comité de Finanzas con la propuesta de una serie de medidas para hacer frente al riesgo en el tipo de cambio en 1999 y en el futuro. Se ha establecido un grupo de trabajo para examinar este tema y otros relacionados con las cuestiones monetarias, en particular la contratación en Europa en euros y los pagos de la nómina a partir de las cuentas en liras italianas y en dólares EE.UU., etc. Esto debería simplificar la contabilidad y la notificación de las variaciones en el tipo de cambio y equiparar el activo y el pasivo en términos monetarios.
Obligaciones por liquidar Deseo reiterar mi anterior recomendación de que se verifiquen con mayor rigor las obligaciones por liquidar al final del bienio. Comprendo que ésta es una labor compleja y laboriosa, en la que se han de aplicar diversos criterios a los distintos conceptos de gastos. A este respecto, recomiendo que la Organización estudie la posibilidad de utilizar en el futuro criterios simplificados que podrían incorporarse a los sistemas contables para reconocer la validez de las consignaciones no desembolsadas al final del bienio.	En los procedimientos de devengo del nuevo sistema contable Oracle se abordará esta cuestión, y los gastos devengados para las cuentas del bienio 1998-99 se basarán en criterios objetivos sencillos específicos de cada transacción.
Dinero en efectivo e inversiones Control de las cuentas bancarias El número de cuentas bancarias se debe, por lo menos en parte, al hecho de estar destinadas a grupos o transacciones específicos (por ejemplo, Programa Ordinario, Fondos Fiduciarios, etc.). En mi informe anterior, había recomendado que se abandonara este sistema tan complejo y se administrara centralmente el dinero en efectivo de toda la Organización, pero manteniendo la identificación de las transacciones, necesaria con fines de notificación. Si bien se examinó esta recomendación en el marco de la aplicación del nuevo programa informático de gestión financiera y de contabilidad, la situación aún no había cambiado al final de 1997.	Ya se han adoptado las medidas necesarias para reducir el número de cuentas bancarias, como también conoce el Auditor Externo. A partir de enero de 1999 está previsto que la FAO tenga 13 cuentas en la Sede (entre ellas cuatro de Fondos Fiduciarios), frente a 26 en enero de 1998. Tras la introducción del euro se estudiará la posibilidad de efectuar nuevas reducciones.
Dinero en efectivo e inversiones Administración del dinero en efectivo Deseo recomendar oficialmente a la Organización que convoque licitaciones internacionales para el suministro de servicios bancarios comunes. Mis funcionarios observaron que un consultor había recomendado que se "externalizase" la administración del dinero en efectivo, a fin de conseguir mayores beneficios con un riesgo menor y liberar los recursos de la dependencia de tesorería para otras funciones. Recomiendo que la Organización examine cuidadosamente tales propuestas. En el caso de que fueran a aplicarse, la FAO debería convocar licitaciones para la presentación de propuestas de varios administradores de dinero internacionales y comenzar a revitalizar y actualizar la Dependencia de Tesorería, a fin de que se convirtiera en una contraparte profesional del administrador de dinero seleccionado.	La Organización ha tomado medidas para publicar una licitación solicitando propuestas de servicios bancarios comunes. También se han adoptado medidas para nombrar un consultor que asesore sobre el nombramiento de administradores de fondos especializados a fin de que se ocupen de la caja de la Organización. Se publicará una licitación para proporcionar los servicios necesarios. Por último, el fortalecimiento de la función de Tesorería se está examinando como parte de la reorganización de la Dirección de Finanzas.
Inversiones a largo plazo Se necesita una vigilancia más estrecha de los resultados obtenidos por los gestores de los fondos, incluidas visitas a su oficina, y se requiere una revitalización y actuación de la Tesorería.	Como se ha indicado más arriba, se ha seleccionado un consultor externo para asesorar sobre el nombramiento de dos o más administradores de fondos especializados que se ocupen de la cartera de la Organización, tras lo cual se publicará una licitación. El fortalecimiento de la función de Tesorería se está examinando como parte de la reorganización de la Dirección de Finanzas.
Gastos de apoyo Ante la actual proliferación de gastos de apoyo de diversos tipos, que eclipsa el objetivo y la mensurabilidad de la política, recomiendo que se pida a la Secretaría que prepare un marco general, pero muy simplificado, para los mecanismos de los gastos de apoyo. En mi opinión, esta cuestión se puede abordar de dos maneras: a) ajustar los gastos de apoyo a las necesidades de cada proyecto y definir con claridad en los presupuestos de éstos los gastos de apoyo; b) o bien limitar los gastos de apoyo a actividades amplias, pero bien definidas, o adeudar tales gastos de apoyo a los proyectos aplicando a los gastos porcentajes de recuperación previamente convenidos. Naturalmente, también puede aplicarse una combinación de los dos sistemas, con tal de que el documento resultante sobre políticas presentado a los órganos rectores sea amplio y de aplicación sencilla.	Se preparará un documento proponiendo al Comité de Finanzas una estructura de fijación de los precios nueva y menos compleja.
Auditoría de las transacciones sobre el terreno Con el fin de que las auditorías locales de los gastos sobre el terreno sirvan de apoyo a la estructura contable descentralizada con un costo razonable, recomiendo que se alargue la periodicidad de la presentación de informes (uno o dos al año), se reduzca el número de auditores contratantes y se exija a los auditores que den garantías de auditoría de que los informes sobre los anticipos permitirán obtener una visión verdadera y razonable de las transacciones sobre el terreno.	Se han tomado las siguientes medidas para mejorar el programa de auditoría local: a) la frecuencia de las auditorías de los fondos del Programa Ordinario se reducirán a dos al año. Las economías así conseguidas se utilizarán para financiar los costos de las auditorías de proyectos dentro de los límites de los fondos disponibles; b) se están examinando las oportunidades de reducir el número de empresas encargadas de las auditorías locales; c) se está estudiando la posibilidad de introducir una auditoría global, pero esto dependerá de la disponibilidad de financiación y de otros aspectos.
Cuentas por pagar y por cobrar Recomiendo que, en el marco de la instalación del nuevo sistema informático financiero y contable que está efectuando la FAO, se examinen los procedimientos contables y de organización para la incorporación de las transacciones a las cuentas por cobrar y por pagar, con objeto de que sean más fáciles de identificar, supervisar y autorizar a lo largo del bienio.	Tras la reorganización de la AFF, se han definido mejor las responsabilidades funcionales con respecto a estas cuentas. Además, en el nuevo sistema Oracle habrá verificaciones y controles adecuados para garantizar la supervisión periódica y la autorización pronta de estos balances. Con estas medidas se eliminarán los problemas que había en el sistema actual. Además, la Dependencia de Control recién creada en la AFF, tiene la obligación de vigilar que las dependencias encargadas adopten las medidas necesarias sobre todas las cuentas transitorias mencionadas.
Obligaciones relativas al personal a) Recomiendo que en el futuro las obligaciones relativas al PICS se notifiquen de conformidad con la política establecida (valor actuarial) y que se llegue a un acuerdo con el PMA para aplicar dicha política. b) Recomiendo que se examine detenidamente la finalidad y el funcionamiento de este fondo (Fondo de Liquidaciones), con objeto de establecer un mecanismo unificado para la financiación de todas las obligaciones reconocidas relativas al final del servicio.	La Dirección de Finanzas corregirán en las cuentas de 1998-99 cualquier incoherencia que aparezca en los informes en relación con el trato del PICS. Mientras tanto, se examinará el PICS con objeto de establecer un mecanismo unificado para la financiación de todas las obligaciones reconocidas del final del servicio y, en caso necesario, se presentará un documento al Comité de Finanzas en su período de sesiones de septiembre sobre el PICS.
Telefood Puesto que el funcionamiento de Telefood se va a mantener y ampliar en el presente bienio y en los sucesivos (véase la Resolución 3/97 de la Conferencia), recomiendo que, en caso de que se consideren necesarias disposiciones de auditoría especiales, se supervise de manera más estricta su aplicación.	Está prevista la auditoría de todas las cuentas de Telefood, que estará a cargo de empresas de auditoría locales o de la AUD. En caso necesario se ajustarán los mecanismos de auditoría.
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Descentralización Recomiendo que la Organización complete la delegación de facultades a los representantes regionales y le dé carácter oficial.	Se ha publicado en forma final una nueva Circular sobre responsabilidades y relaciones (Sede de la FAO y oficinas descentralizadas). Además, se han revisado varias secciones del Manual y se han publicado nuevos manuales para la función de finanzas. Estas medidas mejorarán las operaciones entre la Sede y las oficinas sobre el terreno.