Conseil

Table des matières

INTRODUCTION

GUATEMALA (Guatemala)

CANADA (Québec)

CONCLUSIONS

ANNEXE 1

ANNEXE 2

INTRODUCTION

1. Le présent document complète les renseignements fournis dans le document CL 116/8-Sup.1 concernant les candidatures du Guatemala et du Canada pour la tenue du Congrès forestier mondial en 2003. Le Directeur de la Division de la Conférence, du Conseil et du protocole a rassemblé les renseignements fournis ci-après au cours d'une mission de vérification dans les deux pays ayant posé leur candidature. Cette mission, qui s'est déroulée du 18 au 28 mai 1999, avait pour but d'examiner les conditions logistiques avec les autorités concernées et d'évaluer les infrastructures disponibles pour la tenue d'une conférence (salles de réunion, hôtels, transport, etc.).

2. La mission a été guidée dans ce travail par:

• Les principes régissant l'Organisation des Congrès forestiers mondiaux tels qu'adoptés par le Conseil à sa soixante-quatrième session en 1974 et révisés à sa cent quinzième session en 1998.
• Les directives techniques et opérationnelles concernant l'organisation des Congrès forestiers mondiaux élaborées par le Département des forêts de la FAO (juillet 1998)
• Les comptes rendus analytiques de l'expérience acquise lors du dernier Congrès tenu à Antalya (Turquie) en octobre 1997, tels qu'établis par le Département des forêts de la FAO.

3. Les critères et paramètres utilisés sont indiqués à l'Annexe 1. L'Annexe 2 résume sous forme de tableau la situation dans chacun des pays candidats et les dispositions à prendre en conséquence.

GUATEMALA (GUATEMALA)

Structure organisationnelle

4. Le Gouvernement prévoit la création d'un Comité chargé de l'organisation du Congrès qui serait présidé par le Ministère de l'agriculture et auquel participeraient d'autres ministères concernés (Affaires étrangères, Intérieur), des organismes gouvernementaux (INGUAT, Tourisme), le secteur privé et des ONG. Six Sous-Comités seraient constitués pour s'occuper, respectivement, de la logistique, de l'infrastructure, du programme, du financement, de la promotion et de la communication. Le Secrétariat assurerait la liaison avec la FAO et ferait rapport au Comité chargé de l'organisation du Congrès.

5. Le Gouvernement souhaite donner au Congrès une dimension régionale en invitant d'autres pays et institutions d'Amérique centrale (tels que le Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza, CATIE) à participer à son organisation et à son déroulement.

6. Le Bureau des conférences, composé de la Chambre de tourisme, de l'Institut national de tourisme et de la Fondation pour le développement et financé par eux, assure gratuitement la liaison avec le secteur du tourisme (hôtels, compagnies aériennes, voyagistes et média).

Salles de conférence et d'exposition

7. Les principaux centres de conférences sont: le Hyatt Regency, le Marriott Convention Center et le Camino Real Convention Center. Tous font partie d'hôtels à cinq étoiles.

8. Le Hyatt Regency a 12 salles de réunions de taille variée. La plus grande (Salón de la Paz) peut accueillir jusqu'à 6 000 participants (3 600 mètres carrés, style théâtre). Toutefois, cette salle convient mieux à des expositions ou à des réceptions qu'à des réunions.

9. Le Salón Tikal (3 100 places, 2 140 mètres carrés) peut être divisé en cinq salles plus petites. La structure centrale (Tikal, 1 200 places), deux salles de réunion (600 places chacune) et deux autres plus petites (250 places chacune). Chacune de ces salles peut être divisée en modules plus petits. En outre, cinq salles de 40 à 92 mètres carrés peuvent être utilisées pour des réunions de travail ou par le Bureau ou le Secrétariat. D'autres espaces, tels que les salons et les halls, peuvent aussi être utilisés à ces fins. Les 1 200 mètres carrés de bureau nécessaires sont disponibles.

10. Le Marriott Convention Center, de construction récente, possède une salle de conférence de 2 010 mètres carrés et 2 100 places (style théâtre), qui peut aussi être divisée en salles plus petites. Il compte en outre 9 salles de réunion, dont la plus grande (Los Reyes) a une capacité de 1 000 places et est aussi transformable. Les huit autres salles de réunion peuvent accueillir de 70 à 325 personnes. Dix bureaux sont également disponibles, d'une capacité de 35 personnes chacun, ainsi que 11 salles de réception, qui peuvent être aménagées en bureaux. Les halls et les salons peuvent être utilisés pour les services d'appui (photocopie, communications, documents, etc.). La superficie prévue à ces fins, y compris pour les services de presse, est disponible.

11. Le Camino Real Convention Center comprend le Gran Salón Real (1 896 mètres carrés, 2 100 places) qui peut être divisé en trois modules de 700 places environ chacun, trois salles de réunions (de 270 à 330 places) et quatre salles supplémentaires à l'étage supérieur d'une superficie totale de 355 mètres carrés, qui peuvent servir pour des réunions de travail ou être aménagées en bureaux. La superficie disponible pour les bureaux est moins adaptée que dans les deux autres centres.

En construction

12. L'hôtel Inter-Continental: 14 salles de réunion (2 000 mètres carrés environ), la plus grande offrant 860 places style théâtre. L'hôtel sera inauguré en octobre 1999.

13. Salón Guatemala, Parque de la Industria (Comité Permanente de Exposiciones de Guatemala, COPEREX), structure en forme de dôme polyvalente (sans pilier), avec une capacité de 6 000 places style théâtre lorsqu'il est utilisé pour des réunions. Il sera inauguré pour une première exposition en juillet 1999 et achevé en octobre 1999.

Expositions

14. Tant le Hyatt Regency que COPEREX offrent un espace suffisant et des facilités annexes (facilité d'accès aux poids lourds, docks de chargement et de déchargement, etc.). Le Parque de la Industria est un espace d'expositions situé près du centre et pleinement opérationnel, à l'exception du Salón Guatemala.

Matériel

15. Les trois centres de conférence sont correctement équipés pour les communications (télécopie, télex et téléphone), la reproduction des documents, les liaisons informatiques et avec Internet. Selon l'Agence responsable des communications, la capacité actuelle pourrait être amplifiée sans problème (lignes téléphoniques supplémentaires, par exemple) avant le Congrès, en fonction des besoins. Toutes les salles de réunions sont climatisées.

16. Le matériel d'interprétation devrait être loué pour le Congrès, car les salles de réunions ne sont pas équipées de cabines. Les entreprises susceptibles de fournir ce matériel sont suffisamment nombreuses au Guatemala pour que l'on puisse organiser un appel d'offres.

Logistique

17. Deux des trois centres de conférence (le Marriott et le Camino Real) sont situés à proximité l'un de l'autre, dans le centre (zona viva), où se trouvent également la plupart des autres hôtels de qualité. Le Hyatt Regency se trouve à huit kilomètres environ des deux autres (20 minutes de transport aux heures de pointe).

18. Selon le nombre de participants, les séances plénières d'ouverture et de clôture du Congrès pourraient se tenir au Hyatt, ou dans la nouvelle salle en construction du Parque de la Industria, qui est également proche du centre-ville. Les sessions des Comités pourraient se tenir au Marriott et/ou au Camino Real, en fonction des besoins. Si le nombre maximum de séances se tenant simultanément ne dépasse pas trois, les réunions peuvent se tenir dans l'un ou l'autre de ces centres, compte tenu de la convertibilité de leurs salles les plus vastes. Le Secrétariat pourrait être établi au Marriott, où les bureaux sont les plus commodes.

19. Pour éviter à avoir à utiliser des microphones mobiles, les salles de réunion devraient être aménagées sur le modèle des salles de classe, plutôt que dans le style théâtre, avec des microphones câblés et des écouteurs mobiles pour l'interprétation simultanée. La capacité de ces salles serait réduite d'environ 25 pour cent, mais resterait suffisante pour accueillir le Congrès.

20. Des services de traduction/interprétation sont disponibles, notamment pour la combinaison de langues anglais/espagnol. Pour les autres langues, l'assistance de la FAO pourrait être nécessaire.

Capacité hôtelière

21. La capacité hôtelière totale de Guatemala et d'Antigua (35 kilomètres de Guatemala) est indiquée ci-après. L'hôtel cinq étoiles Inter-Continental, en construction, fournira 237 chambres supplémentaires.

22. Les normes hôtelières sont conformes aux normes internationales. Les hôtels des catégories inférieures (2-3 étoiles) offrent de bonnes conditions de confort et d'hygiène pour un prix modeste. Le nombre de chambres dans chaque catégorie d'hôtel et fourchette de prix était, en mai 1999, le suivant:

(La différence entre le nombre de chambres d'hôtel à Guatemala (4 765) et le nombre total indiqué ci-dessus (3 702) tient au fait que des chambres supplémentaires sont disponibles dans les auberges de jeunesse, les universités, les pensions, etc.).

Restauration

23. Les hôtels ont, en principe, leurs propres services de restauration qui offrent un large éventail de plats internationaux et nationaux à des prix raisonnables. En outre, la ville dispose d'un choix de restaurants (80 environ) dans une gamme de prix étendue.

Transports internationaux

24. Le Guatemala possède un aéroport international, avec des vols directs pour de nombreuses villes des Etats-Unis et d'Europe. Les liaisons directes avec les pays d'Amérique centrale et latine sont fréquentes.

Sécurité

25. La sécurité s'est considérablement améliorée depuis la signature des accords de paix de 1996 et la création de la Policia Nacional Civil. La situation dans la ville semble normale, bien que les Nations Unies maintiennent le statut Phase 1. Le Ministère de l'intérieur prendrait des mesures particulières en matière de sécurité à l'occasion du Congrès.

Budget et financement

26. Sur la base d'un budget estimatif de 6 millions de dollars E.-U., le Gouvernement a pris les dispositions provisoires ci-après:

• 35 pour cent seraient couverts par le budget administratif du gouvernement;
• 10 pour cent seraient mis à disposition par d'autres pays d'Amérique centrale;
• 15 pour cent seraient fournis par le secteur privé;
• 25 pour cent seraient fournis par des institutions multilatérales et d'autres pays donateurs au titre d'accords avec le Gouvernement guatémaltèque;
• 15 pour cent proviendraient des droits d'inscription, à l'exclusion de ceux des pays en développement qui bénéficieraient d'accords spéciaux.

27. Des mesures spéciales seraient prises pour faciliter la participation de délégations de pays en développement.

Services médicaux

28. Les hôtels de première catégorie disposent de leurs propres services médicaux d'urgence. La Red Hospitalaria inclut des hôpitaux et des cliniques (publics et privés) dans tout le pays. Des services de secours d'urgence sont disponibles dans les centres de conférence et sont aussi assurés par la Croix Rouge.

Visites sur le terrain

29. Les services forestiers ont identifié six zones écologiques incluant différents types de forêts (conifères, pluviales, semi-arides, etc.) qui sont d'accès facile à partir de la ville de Guatemala, par avion ou en voiture.

Dates du Congrès

30. Les autorités n'ont pas encore décidé des dates du Congrès, au cas où le Guatemala serait le pays hôte. Les conditions météorologiques sont bonnes pendant pratiquement toute l'année, mais les mois d'avril et de mai, avant la saison des pluies, ont été suggérés parce que les températures moyennes se situent en cette saison entre 18 et 24^o C.

CANADA (QUÉBEC)

Structure organisationnelle

31. L'institution hôte serait le Ministère des ressources naturelles du Québec, qui organiserait le Congrès conjointement avec le Service forestier canadien des ressources naturelles. L'institution hôte s'appuierait sur la collaboration de toutes les institutions s'intéressant au secteur forestier canadien, comme confirmé par le Conseil des Ministres des forêts du Canada. Les autres partenaires viendraient du secteur privé, des ONG, des universités et des institutions de recherche.

32. Le Comité chargé de l'organisation du Congrès serait coprésidé par le Vice-Ministre des forêts du Québec et par le Directeur général du Service des politiques, de la planification et des affaires internationales du Ministère des ressources naturelles. Plusieurs Sous-Comités s'occuperaient des diverses questions d'organisation, en faisant rapport directement au Secrétaire général, sous la supervision du Comité chargé de l'organisation du Congrès.

33. Le Secrétariat serait composé de spécialistes des domaines couverts par les Sous-Comités, sous la direction du Secrétaire général qui serait une personnalité faisant autorité dans le domaine de la foresterie.

34. L'institution hôte aurait largement recours à Internet et aux moyens électroniques pour promouvoir et organiser le Congrès, y compris envoyer les invitations et prendre les inscriptions. Le Bureau central du logement offre des services centralisés pour la réservation de chambres.

Salles de conférence et d'exposition

35. Le Centre de conférence de la ville de Québec, construit en 1996, est un vaste complexe qui pourrait accueillir le Congrès dans une structure unique. Il couvre une superficie de 34 000 mètres carrés et peut accueillir jusqu'à 10 000 participants à la fois. La zone d'exposition (niveau quatre), lorsqu'elle est utilisée pour des réunions, a une capacité de 7 500 personnes.

36. Le Convention Hall, avec une capacité de 3 500 fauteuils, peut être divisé en trois sections couvrant respectivement 50, 25 et 25 pour cent de la superficie totale. Ces sections peuvent être combinées de diverses façons. Le Centre possède aussi un hall polyvalent avec 2 300 places assises (style théâtre), qui peut être divisé en quatre segments pratiquement égaux et combinables. Les autres salles du même étage ont une capacité de 50 à 440 sièges. De multiples combinaisons sont possibles en utilisant des cloisons mobiles insonorisées. Les quatre salles du niveau trois sont plus petites (de 200 à 350 personnes) et peuvent aussi être divisées et combinées.

37. Toutes les salles de réunion ont des couloirs d'accès et des zones de service pour la distribution de documents ou de rafraîchissements.

38. Selon le programme des réunions du Congrès, le Centre s'arrangerait pour fournir des locaux suffisants près des salles de réunion pour les services de secrétariat. Des salles de réunion supplémentaires sont également disponibles dans deux hôtels contigus reliés au Centre par des passages souterrains. Toutefois, cet espace supplémentaire ne serait pas nécessaire, compte tenu de la capacité du Centre de conférences.

39. Pour des raisons historiques, le Gouvernement du Canada tiendrait la Session ministérielle au Château de Frontenac, hôtel de première catégorie, où la FAO a été créée en 1945 et où elle a fêté son cinquantième anniversaire.

Matériel

40. Le Centre possède un matériel ultra-moderne. Toutes les salles de réunions sont équipées de moniteurs vidéos reliés à des moniteurs extérieurs. L'accès aux salles peut être contrôlé électroniquement. Des réseaux audio et vidéo relient toutes les salles de réunions. Le Centre fournit aussi un espace multimédia, avec des salles pour les vidéo-conférences et pour les médias. Il possède ses propres services de restauration, pour 5 000 personnes environ. Les guichets d'inscription, situés dans le hall du Centre sont au nombre de huit.

41. La principale salle de Conférence est équipée de huit cabines d'interprétation, qui peuvent être séparées en même temps que la salle. Les personnes handicapées peuvent accéder facilement aux salles de réunions, aux services de restauration et aux installations sanitaires.

Logistique

42. Comme indiqué ci-dessus, la totalité du Congrès pourrait se dérouler au Centre de conférence ( et au Chateau de Frontenac). Le Centre se trouve à proximité de nombreux hôtels, ainsi que quartiers commerçants et des restaurants.

43. Des services d'interprétation et de traduction seront disponibles, notamment pour la combinaison de langues anglais/français. Pour les autres langues, l'assistance de la FAO pourrait être nécessaire.

Expositions

44. Le Centre possède une salle d'expositions, au niveau quatre, dans lequel peuvent être installés 500 stands de taille moyenne. Il compte aussi de vastes salles d'entreposage et des docks et rampes de chargement et de déchargement facilement accessibles de la rue. Si une exposition était prévue, le Centre pourrait organiser le dédouanement sur place des objets exposés.

Capacité hôtelière

45. La capacité hôtelière totale de la ville de Québec est de 6 438 chambres, réparties comme suit:

46. En outre, l'Université de Laval pourrait mettre à la disposition du Congrès, selon les dates auxquelles il se tiendrait, plus de 2 000 chambres d'étudiants, et il existe un certain nombre de pensions (bed and breakfast) et d'hôtels proches du centre ville.

47. Un petit déjeuner continental est généralement inclus dans le prix de la chambre et les taxes sont remboursables au retour dans le pays d'origine.

Services de restauration

48. Québec est une ville touristique dotée d'un large éventail de restaurants à prix raisonnables servant essentiellement de la cuisine française et nord-américaine. La plupart des hôtels ont des services de restauration.

Services médicaux

49. Québec possède six centres hospitaliers. Il existe un service central pour les urgences médicales et les grands hôtels sont également dotés de services de secours d'urgence.

Budget et financement

50. L'institution hôte accepte le budget indicatif de 6 millions de dollars E.-U., financé provisoirement comme suit:

• Institution hôte 35 pour cent
• Commanditaires 25 pour cent
• Inscriptions 25 pour cent
• Autres ressources 15 pour cent

51. Un fonds spécial serait créé pour assurer la participation des pays en développement et des orateurs et des personnalités invités.

Sécurité

52. Québec est considéré comme une ville très sûre. Les autorités n'envisagent pas de prendre des mesures particulières sécurité pour le Congrès.

Liaisons aériennes internationales

53. La plupart des liaisons aériennes avec le Québec passent par Montréal ou Toronto. Il existe des vols directs pour New York et d'autres destinations aux Etats-Unis et en Europe.

Visites de terrain

54. Le programme de visites sera défini au cours des préparatifs du Congrès. Deux régions ont été présélectionnées: les stations expérimentales gérées par l'Université de Laval, proche de la ville de Québec et une ou plusieurs zones forestières modèles placées sous la responsabilité du Service forestier canadien, qui font aussi l'objet d'un programme de coopération internationale.

Dates du Congrès

55. L'institution hôte prévoit que le Congrès se tiendrait fin septembre-début octobre 2003. En cette saison, les participants devraient apporter des vêtements chauds.

CONCLUSIONS

56. Du point de vue de la logistique et de l'infrastructure, les deux villes hôtes potentielles disposent des moyens nécessaires pour accueillir le Congrès. Québec a l'avantage de posséder un grand centre de conférences qui pourrait accueillir toutes les réunions du Congrès, ce qui faciliterait la logistique des réunions.

57. D'un autre côté, les prix sont généralement moins élevés au Guatemala et les conditions atmosphériques plus favorables. L'infrastructure est suffisante et s'améliore rapidement.

58. Dans l'une et l'autre ville, la coopération de la FAO pourra être nécessaire pour ce qui est des services de traduction et d'interprétation, notamment si des langues non européennes étaient adoptées comme langues de travail du Congrès.

59. Aucun événement international de l'ampleur du Congrès forestier mondial n'a jamais été organisé ni dans l'une, ni dans l'autre de ces deux villes.

ANNEXE 1

Structure organisationnelle du Congrès dans le pays hôte

• Un Comité d'organisation présidé par de hauts fonctionnaires, avec une large représentation des ministères concernés (agriculture, tourisme, affaires étrangères, selon la structure du gouvernement), du secteur privé, des institutions universitaires et de recherche, des associations professionnelles et des ONG.
• Plusieurs Sous-Comités s'occupant des divers aspects de l'organisation du Congrès (documentation, publicité, logistique, infrastructure, communications, services nécessaires aux réunions, visites sur le terrain, etc.)
• Un Secrétariat, doté de responsabilités en matière de gestion et d'une autonomie administrative, dirigé par un haut fonctionnaire ayant accès aux plus hauts niveaux de décision du gouvernement concerné. Les membres du Secrétariat devront fournir des avis spécialisés dans les domaines d'organisation ci-dessus et avoir une bonne connaissance de l'anglais.

Logistique

Nombre prévu de participants: 4 500

Salles de conférence et d'exposition

• Salle plénière (une) pouvant accueillir 2 500 participants.
• Salles des Comités (trois): 300 places chacune
• Salles de réunion (trois): 150 à 200 places chacune.

Toutes les salles des catégories ci-dessus doivent être équipées de matériel d'interprétation simultanée en quatre langues. Les cabines des interprètes doivent être conformes aux normes de l'AIIC.

• Salles pour réunion de travail (quatre): 20-30 places chacune
• Salle de conférence de presse (une): 50-60 places
• Nombre maximum de sessions simultanées: 3.

Locaux à usage de bureaux

• Quatre bureaux de prestige pour les membres du Bureau du Congrès
• Secrétariat: environ 1 200 mètres carrés, avec possibilité d'utiliser des cloisons modulaires
• Espace d'exposition pour environ 200 stands
• Zones spéciales: presse, distribution des documents, inscription des participants.

Matériel

Projecteurs dans les salles de réunion, télévision en circuit fermé; branchements pour ordinateur, installations de reproduction des documents, accès à Internet et communications internationales par télécopie, télex, téléphone.

Capacité hôtelière

• Disponibilité de 5 000 chambres environ pour toute la durée du Congrès (dont 300 un mois avant le Congrès).
• Nombreux hôtels de toutes catégories et taux préférentiels
• Sélection de sociétés spécialisées dans la réservation de chambres d'hôtel.

Transports

• Aéroport international bien relié
• Transports locaux, y compris navettes entre les hôtels et les lieux des réunions.
• Nombre suffisant de sociétés privées locales pour lancer des appels d'offres.

Budget et financement

• Niveau indicatif: 6 millions de dollars E.-U., y compris période préparatoire et déroulement du Congrès.
• Le budget devrait comprendre des crédits pour financer la présence de participants de pays en développement.
• Droits d'inscription à des taux préférentiels pour les participants des pays en développement.

Autres services et installations

• Hôpitaux et cliniques de premiers secours
• Dispositions spéciales de sécurité avant et pendant le Congrès
• Visites de terrain liées au thème du Congrès.

ANNEXE 2

Résumé de la situation en matière de logistique et d'infrastructure