Comité financier

Ci-joint pour l'information des membres du Comité financier les comptes vérifiés du Groupement d'achats du personnel de la FAO pour 1998.

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL DE LA FAO

OPINION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

ETATS FINANCIERS DE L'EXERCICE 1998
(1er JANVIER AU 31 DÉCEMBRE 1998)

J'ai examiné les états financiers figurant aux pages 1 à 10 ci-jointes, comprenant le bilan, le compte de résultats, le tableau de financement et les notes aux états financiers du Fonds du Groupement d'achats du personnel de la FAO l'exercice financier clos le 31 décembre 1998. Ces états financiers relèvent de la responsabilité de l'administration du Groupement d'achats du personnel. Ma tâche consiste à exprimer une opinion sur ces états financiers, sur la base de la vérification.

La vérification a été menée conformément aux normes communes de vérification des comptes du Groupe des vérificateurs externes des comptes de l'Organisation des Nations Unies, des institutions spécialisées et de l'Agence internationale de l'énergie atomique. Ces normes stipulent que la vérification doit être préparée et menée de façon à obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne contiennent pas d'erreurs matérielles. La vérification comprend l'examen, par sondage, des pièces justificatives à l'appui des montants et renseignements figurant dans les états financiers. La vérification comprend aussi une évaluation des principes comptables utilisés et de la présentation générale des états financiers.

A la suite de cette vérification, j'estime que les états financiers donnent une image fidèle de la situation financière du Fonds du Groupement d'achats du personnel au 31 décembre 1998 et des résultats de ses opérations pendant cette période, qu'ils ont été établis conformément aux principes comptables énoncés, et que les opérations ont été conformes au règlement financier et aux décisions des organes délibérants de la FAO.

Jean-Louis Beaud de Brive
Directeur,
pour le Premier Président de la Cour des Comptes
de la République française
Commissaire aux Comptes

21 juillet 1999

ORGANISATION DES NATIONS UNIES
POUR L'ALIMENTATION ET L'AGRICULTURE

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS

DU PERSONNEL

COMPTES POUR L'EXERCICE
PRENANT FIN LE 31 DÉCEMBRE 1998

19 juillet 1999

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL

Bilan au 31 décembre 1998

(milliers de lires)

Les notes 1 à 10 font partie intégrante de ces comptes.

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL

État des recettes et des dépenses
pour l'exercice prenant fin au 31 décembre 1998
(milliers de lires)

Les notes de 1 à 10 font partie intégrante de ces comptes.

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL

Mouvements des liquidités pour l'exercice prenant fin le 31 décembre 1998

(en milliers de lires)

Les notes de 1 à 10 font partie intégrante de ces comptes.

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL

COMPTES POUR L'EXERCICE PRENANT FIN LE 31 DÉCEMBRE 1998

NOTES RELATIVES AUX COMPTES

1. Principes comptables

a) Méthode comptable

Les comptes ont été établis selon la méthode de l'exercice.

b) Amortissement

L'amortissement est calculé selon la méthode linéaire: on échelonne le coût de l'actif immobilisé sur la durée de vie utile, estimée à cinq ans. L'amortissement des éléments d'actif nouveaux pour la première année est calculé sur la base du nombre effectif de mois de service de ces éléments.

Note: reconnaissant que l'Organisation estime à quatre ans la durée de vie utile de tout le matériel informatique, l'amortissement de tout le matériel informatique du Groupement d'achats est calculé selon une méthode linéaire de quatre ans en 1998.

c) Coût des biens vendus et des stocks

Les stocks sont évalués au prix coûtant et à la valeur réalisable nette. Leur coût comprend le coût des marchandises, du transport, du dédouanement et des primes d'assurance. Les stocks sont évalués sur la base du principe "premier entré, premier sorti".

d) Devises

L'actif et les obligations en monnaies autres que la lire italienne ont été convertis au taux de change en vigueur au 31 décembre 1998. Les recettes et dépenses ont été comptabilisées au taux de change en vigueur à la date des opérations. Toute différence de change entre la date du paiement et celle de la réception est imputée sur le compte profits et pertes.

 

2. Actif immobilisé

3. Stocks

Ventilation des stocks:

Ventilation des liquidités en banque et en caisse :

5. Fonds d’aide sociale du personnel

Conformément à la Résolution 18/93 de la Conférence, à compter de l’exercice prenant fin le 31 décembre 1992, le pourcentage du chiffre d’affaires total versé au Fonds d’aide sociale du personnel est porté à 1 pour cent.

La composition de la contribution au Fonds d’aide sociale du personnel au 31 décembre 1998 et les mouvements pour l’exercice prenant fin à cette date étaient les suivants :

6. Provision pour indemnités de cessation d’emploi

A sa dix-huitième session (17-22 mai 1954), le Comité de contrôle financier a décidé d'établir une réserve pour couvrir le coût des indemnités de cessation d'emploi. Par la suite, le Comité financier de la FAO, à sa soixante et unième session (14-25 septembre 1987), a décidé que le niveau du Fonds de réserve pour indemnités de cessation d'emploi serait fixé à 75 pour cent des obligations probables au titre des primes de rapatriement et des congés annuels accumulés. A sa soixante-quatorzième session (14-22 septembre 1992), le Comité financier a décidé, étant donné que le Groupement d'achats du personnel est une unité autonome sur le plan financier qui ne doit pas compter sur l'appui de l'Organisation, d'accumuler les réserves nécessaires pour faire face aux engagements connus conformément aux principes comptables généralement acceptés appliqués aux entreprises commerciales.

Mouvements de la Réserve pour indemnités de cessation d'emploi pendant l'exercice:

7. Fonds de roulement

A sa sixième session (19 novembre - 6 décembre 1951), la Conférence de la FAO a décidé que le Groupement d'achats créerait un fonds pour l'achat de stocks, dont le remboursement s'effectuerait avec le produit de la vente de ces stocks.

A sa quatre-vingt-douzième session (3-5 novembre 1987), le Conseil a décidé de maintenir le Fonds de roulement à 12 pour cent du chiffre d'affaires annuel. Par la suite, le Comité financier a décidé, à sa soixante-douzième session (16-26 septembre 1991), de porter le niveau du Fonds de roulement de 12 à 13 pour cent du chiffre d'affaires et de couvrir l'augmentation pour les années 1988 et 1989 en prélevant le montant nécessaire sur l'excédent non alloué au 31 décembre 1988 et 1989

Mouvements du Fonds de roulement pendant l'exercice:

Conformément à la Résolution 18/93 de la Conférence, les bénéfices nets du Groupement d'achats seront reportés sur l'année suivante ou versés au Fonds d'aide sociale, à la discrétion du Directeur général. Du fait de l'excédent enregistré en 1998, un montant de 5 184 896 lires a été transféré à l'excédent non affecté, sous réserve de l’approbation finale par le Directeur général.

Mouvements de l'excédent non affecté pendant l'exercice:

(a) Autres revenus

	1998	1997
	milliers de lires	milliers de lires
Intérêts bancaires	71 290	94 689
Produit de la vent de deux camions Gains/ (pertes) de change	42 800 74 406	- 76 041
Total	188 496	170 730

 

b) Revenus extraordinaires

Ces revenus extraordinaires correspondent à la suppression d’un montant à payer de 40 800 000 lires pour des services de sécurité.

Compte tenu de l’avis du Bureau juridique selon lequel il n’y a pas de base juridique pour que la FAO demande l’exonération de la TVA payée par le Groupement d’achats, les mesures ci-après ont été prises:

1. Un montant de 2 406 662 lires de paiements accumulés de TVA d’avril 1995 à décembre 1998 pour des provisions et services coûtant moins de 500 000 lires a été dépensé au titre des Dépenses d’exploitation et déduit des Débiteurs divers.
2. Un montant de 79 708 000 lires de TVA payé par le Groupement d’achats pour des coupons d’essence et d’huile puis récupéré sur leur vente aux fonctionnaires a été supprimé de Débiteurs divers et Créances.

 

10. Dépenses de personnel

1. Les dépenses de personnel reflètent les montants des fiches de paie, tels qu'établies par la FAO. La provision pour indemnités de cessation d'emploi est comptabilisée séparément comme le montre la note 6.
   Les montants figurant sur les fiches de paie incluent les traitements des fonctionnaires du Groupement d'achats du personnel, notamment les deux fonctionnaires de la catégorie des services généraux qui s'occupent des privilèges liés aux importations de véhicules. Leur coût est compensé par la marge bénéficiaire sur les bons d'essence, ce qui garantit ainsi que les clients du Groupement d'achats qui n'ont pas droit aux bons d'essence ne subventionnent pas les services du Bureau d'importation des véhicules.
   
   Conformément à la description de leur emploi, le gérant du Groupement d'achats du personnel et son adjoint consacrent une part de leurs activités à la supervision de la restauration.
   
2. Les dépenses d’exploitation comprennent une rétrofacturation de 36 830 000 lires pour des services de sécurité fournis en 1998.

 

La Conférence de la FAO, à sa vingt-cinquième session (11 au 30 novembre 1989) a décidé que le Groupement d'achats rembourserait à la FAO tous les services qu'elle lui fournirait et que, dorénavant, les coûts effectifs correspondants lui seraient imputés sur une base estimative. Le remboursement des dépenses d'appui de la FAO est ainsi ventilé :

La composition du compte des pertes et profits au 31 décembre 1998 était la suivante:

*Note: Valeur comptable de 9 ordinateurs personnels (PC) AST BRAVO LC4/66D qui sont devenus inutilisables pour le Groupement d’achats.

a) Différences entre l’excédent d’exploitation et les entrées/(sorties) nettes de liquidités provenant des activités d’exploitation

	1998	1997
	milliers de lires	milliers de lires
Excédents d’exploitation nets	78 271	125 106
Contribution au Fonds d’aide sociale du personnel	(204 998)	(197 975)
Amortissement	242 778	175 578
Gains/(pertes) de change	74 406	76 040
(Augmentation)/diminution des stocks	(204 978)	(166 213)
(Augmentation)/diminutions des débiteurs	37 926	121 994
Augmentation/(diminution) des exigibilités	(863 407)	(4 717)
Augmentation de la provision pour indemnités pour cessation d’emploi	10 497	(3 681)
Total	(829 505)	126 132

 

b) Analyse des modifications des liquidités

	1998	1997
	milliers de lires	milliers de lires
Liquidités au 1er janvier 1998	1 847 334	1 922 066
Entrées/(sorties) nettes	(801 483)	(74 732)
Liquidités en banque et en caisse au 31.12.98	1 045 851	1 847 334

RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL DE LA FAO

ÉTATS FINANCIERS 1998

Généralités

Le Fonds du Groupement d'achats du personnel de l'OAA a été créé en 1951 pour faciliter l'importation hors taxes de certains produits par les fonctionnaires internationaux de l'Organisation en exécution des dispositions de l'Article XII, Section 27 (j) (ii), et de l'Annexe D de l'Accord de Siège conclu entre le Gouvernement de la République italienne et la FAO.

Bien qu'il soit partie intégrante de la FAO, le Groupement est financièrement autonome et publie annuellement des états financiers distincts présentés en Lires italiennes. J'exprime séparément mon opinion sur ces états financiers.

En 1998, le Groupement a réalisé un chiffre d'affaires de 20,5 milliards de lires (0,6 milliard de lires de plus qu'en 1997), et il dispose d'actifs s'élevant à 4,4 milliards de lires (soit une baisse de 0,7 milliard par rapport à 1997).

Achats de produits italiens en franchise de droits

En juillet 1994, il a été indiqué au Commissaire aux comptes ce qui suit : « En 1993, la valeur des produits italiens achetés par le Groupement d'achats en Italie représentait 17 pour cent des achats totaux pour l'année en question. L'objectif de la FAO est de réduire la part des produits italiens de 17 à 10-12 pour cent du volume total des achats en faveur de produits en provenance d'autres pays qui ne sont pas aisément disponibles sur place ».

Dans mon rapport sur les états financiers 1994, je mentionnais qu'il fallait clarifier l'interprétation des dispositions de l'Accord de Siège relatives à l'achat de produits italiens en franchise de droits par le Groupement. Comme indiqué dans la Note 10 des états financiers, en août 1995, les autorités italiennes ont contesté la base juridique permettant au Groupement d'acheter des produits italiens exonérés de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Pour sa part, l'Organisation a toujours maintenu qu'elle est exonérée de la TVA sur les produits italiens vendus par le Groupement d'achats du personnel dans les limites du contingent convenu, en vertu de l'Accord de Siège de la FAO. Le Conseiller juridique de l'Organisation m'a assuré que cette question serait résolue après clarification avec les autorités italiennes, et qu'il n'était pas nécessaire de prévoir ce passif conditionnel dans les comptes du Groupement d'achats. Il n'y a aucun fait nouveau à ce sujet depuis la présentation de mon rapport sur les comptes de 1995 du Groupement d'achats.

Les statistiques qui m'ont été fournies indiquaient qu'en 1998, le nombre total d'articles italiens vendus par le Groupement d'achats représentait 11 pour cent de l'ensemble des articles vendus. La valeur des ventes de ces articles représentait 8,8 milliards de lires sur un total de 20,5 milliards de lires pour toutes les ventes (soit 43 pour cent). Leur part dans les profits bruts du Groupement d'achats était de 59 pour cent.

Inventaire

Les stocks de marchandises s'élevaient à 2,68 milliards de lires à la fin 1998, et représentaient 61 pour cent des actifs du Groupement d'achats.

Considérant le montant des divergences entre les inventaires permanents et les décomptes physiques de fin d'année de 1997, j'ai recommandé l'année dernière que des contrôles plus stricts et plus fréquents des marchandises inventoriées soient effectués et que les procédures d'inventaire de fin d'année et les rapprochements avec les inventaires permanents soient effectués conformément à la pratique commerciale en vigueur.

Des mesures ont été prises, depuis l'automne 1998, pour réduire les divergences d'inventaire concernant les articles séduisants et à haut risque et pour améliorer les inventaires de fin d'année et les contrôles, mais il n'est pas possible de considérer que ces mesures sont parfaitement satisfaisantes.

Notre examen de l'inventaire de fin d'année a fait apparaître que des efforts plus intenses devraient être faits pour qu'il y ait davantage de rigueur dans les instructions données et dans leur application afin de distinguer clairement les phases de préparation, de décompte et de rapprochement des procédures d'inventaire et pour que ces opérations soient achevées avant la réouverture du magasin au public.

La fourniture de listes théoriques d'inventaire au Vérificateur interne et au Commissaire aux comptes avant que l'inventaire ne commence peut être considéré comme un progrès par rapport au passé. Toutefois, les faiblesses de la procédure continueront d'exister tant que l'exercice de rapprochement entre les chiffres résultant de l'inventaire permanent et des données résultant des décomptes physique n'aura pas été achevé avant la réouverture du magasin au public, comme l'imposerait la pratique courante.

Lorsque le résultat final de ce rapprochement a été disponible et m'a été fourni en mars 1999, les décomptes physiques des marchandises ont fait apparaître une lacune de 41 millions de lires par rapport au montant attendu. La même différence évaluée au prix coûtant des marchandises était de 33,3 millions de lires l'année dernière. Une telle augmentation du montant global du décalage peut être attribuée principalement aux produits cosmétiques et aux articles non alimentaires pour lesquels il y a eu un élargissement sensible de la gamme des produits offerts, tandis que la réduction de la différence pour divers alcools et produits congelés/réfrigérés est sensible, la différence sur les tabacs restant à peu près au même niveau, soit 10 millions de lires. De plus, la différence des stocks concernant les sacs en plastique est passée de 16 millions de lires à 22 millions de lires. Quel que soit le profit qui peut être réalisé sur la vente des sacs en plastique, je pense que des mesures doivent être prises pour éliminer ces divergences importantes au niveau des inventaires de fin d'année sur cet article ainsi que sur d'autres.

D'une façon plus générale, je ne peux que reprendre l'observation que j'ai faite l'année dernière lorsque j'ai déclaré, « même si leur effet sur le calcul de la valeur des stocks de marchandises n'était pas important, ces divergences devraient faire l'objet d'enquêtes car on ne saurait écarter l'éventualité de vols ou d'escroqueries ». Je voudrais également ajouter que les mesures prises en 1998 pour augmenter les contrôles et la sécurité concernant les articles séduisants se sont révélés inefficaces.

Frais de personnel

L'Organisation considère que le Groupement d'achats doit supporter le coût de certains services tels que la gestion des privilèges reconnus par l'Accord de Siège en matière d'importation d'automobiles et la supervision des activités de restauration. Cette pratique en vigueur depuis longtemps est exposée dans la Note 11 des états financiers.

J'ai indiqué l'année dernière que l'Organisation avait commencé à imputer au Groupement d'achats des frais de service de sécurité. Ces coûts avaient été estimés à 50 pour cent des coûts correspondant à un agent de sécurité. Le montant de 40,8 millions de lires correspondant à ces services était indiqué comme payable dans les comptes de 1997. Je m'étais félicité de cette décision prise conformément, d'une part, au principe selon lequel, dans le système des Nations Unies les activités non essentielles (y compris les groupements d'achats) devraient déclarer la totalité de leurs coûts et ne devraient pas être subventionnées par le budget ordinaire et, d'autre part, à la Résolution 16/89 de la Conférence de la FAO adoptée le 28 novembre 1989.

J'ai noté que cette décision avait été annulée et que les comptes de 1998 indiquent une suppression d'un montant à payer en 1997 de 40,8 millions de lires au titre des revenus extraordinaires (note 9b). Toutefois, en 1998, le Groupement d'achats est débité pour des services de sécurité qui lui ont été fournis et je crois comprendre que l'Organisation continuera à le faire.

Remboursement des dépenses d'appui à la FAO

Conformément à la décision de la FAO de réorganiser l'entreposage de ses publications et de les transférer à un entrepôt externe, un espace d'entreposage a été mis à la disposition du Groupement d'achats au Siège (894 mètres carrés).

La décision de ne pas facturer de loyer pour l'espace fourni au Siège a fait faire des économies au Groupement d'achats par rapport à la situation antérieure où il devait payer la location d'un entrepôt externe. Les économies annuelles sont estimées à 286 millions de lires dont 150 millions de lires pour location gratuite.

En ce qui concerne le fait que le Groupement d'achats doit être une unité autonome sur le plan financier, et conformément au principe énoncé ci-dessus selon lequel tous les coûts doivent être exposés, j'ai noté que le Groupement d'achats bénéficiait actuellement d'une subvention à cet égard.

Financement du Fonds de roulement

En 1998, les opérations se sont soldées par un excédent net de 96,5 millions de lires. Ce montant a été transféré au Fonds de roulement et à l'excédent non affecté. De ce fait, l'excédent non affecté est passé de 265 millions de lires au 31 décembre 1997 à 270 millions de lires au 31 décembre 1998. Toutefois, je n'ai pas eu connaissance de la décision du Directeur général autorisant à affecter 5 millions de lires à l'excédent non affecté du Groupement d'achats du personnel à la fin de 1998.

Adoption des comptes définitifs du Fonds du Groupement d'achats du personnel

Dans mon rapport sur les comptes de 1994, j'avais recommandé que les comptes définitifs du Fonds du Groupement d'achats du personnel soient formellement adoptés par un organe directeur de l'Organisation, conformément à l'Article XX-b du Règlement général. A sa vingt-neuvième session, le 17 novembre 1997, la Conférence a adopté la Résolution 16/97 par laquelle elle délègue au Comité financier la responsabilité d'approuver les comptes annuels du Groupement d'achats du personnel à partir du 1er janvier 1998.

Remerciements

Je tiens à remercier le Directeur général et le personnel de l'Organisation pour la coopération et l'assistance qu'ils m'ont apportées pendant ma vérification.

Jean-Louis Beaud de Brive
Directeur,
pour le Premier Président de la Cour des Comptes
de la République française
Commissaire aux comptes

21 juillet 1999