لجنـة الماليـة



الدورة الرابعة والتسعون

روما، 8 -12/5/2000

استعراض تكاليف الدعم:
المنهجية المستخدمة في حساب تكاليف دعم
البرامج الميدانية والبرامج الأخرى المموّلة من المساهمات الطوعية

معلومات أساسية والغرض

1 - تعود أصول الدراسات التى انبنى عليها ما يعرف باسم نظام قياس التكاليف الى أوائل السبعينات عندما سعت منظومة الأمم المتحدة الى تحديد معدل مقبول لتكاليف دعم المشروعات التى تتحصلها الوكالات عند تنفيذها للمشروعات نيابة عن برنامج الأمم المتحدة الإنمائي.

2 - وخلال أوائل التسعينات جرى استعراض وتعديل الأسلوب والمنهجية برمتها بناء على طلب من المجلس الرياسى لبرنامج الأمم المتحدة الإنمائي، بالتشاور مع ما يسمى بالوكالات الخمس "الكبرى" لتنفيذ المشروعات (أى منظمة الأغذية والزراعة، منظمة العمل الدولية، اليونسكو، اليونيدو وإدارة الأمم المتحدة لخدمات دعم وإدارة التنمية الذى كان فى السابق برنامج التعاون التقني فيما بين البلدان النامية). كذلك أجريت دراسات لكل من مكتب خدمات المشروعات فى الأمم المتحدة والاتحاد الدولى للمواصلات السلكية واللاسلكية ومنظمة الصحة العالمية. واستندت المنهجية المطبقة الآن في المنظمة على نتائج هذه المفاوضات.
3 - بيد أن المنظمة واصلت مسح قياس العمل وما ترتب عنه من دراسة قياس التكاليف، وذلك لعدة أسباب، هى على وجه التحديد كما يلى:

4- وبإيجاز، فإن الهدف من مسح قياس العمل ونظام قياس التكاليف هو استمرارية وتوسيع وزيادة السلسلة الزمنية لبيانات المصروفات التى جرت معالجتها بحيث تعكس مبادئ حساب التكاليف التى توزع بموجبها التكاليف العامة وغير المباشرة الثابتة والمتغيرة، على الأنشطة الإنتاجية للمنظمة.

المنهجية الحالية

5 - تتألف المنهجية من العديد من العناصر الرئيسية على النحو التالى:

6 - تجرى دراسة سنوية لقياس العمل عند نهاية كل عام، حيث يقوم جميع الموظفين فـــى الرتب مد-1 إلـــى خ ع-5 ((خ ع-4) في المكاتب الإقليمية والميدانية) في المصالح الفنية، والوحدات التنفيذية، والمكاتب الإقليمية والمكاتب القطرية للمنظمة، بإكمال بيانات الاستبيان. إضافة إلى ذلك، تتم إكمال بيانات الاستبيان كذلك من جانب الموظفين فى وحدات معينة تقدم دعما فنيا أو خدمات إدارية وتنفيذية، مثل:

7 - ويستخدم الموظفون الاستبيان لوضع تقديرات لما ينفقون من وقت على التالى:

8 - ويتم وزن جهد العمل لكل فرد من الموظفين استنادا الى التكاليف الموحدة لوظيفة كل منهم (التكاليف الفعلية للخدمات العامة في المكاتب القطرية للمنظمة)، وتدمج حسب الوحدة للوصول الى نسبة مئوية تعكس جهد العمل لكل وحدة فى المنظمة. ومن ثم تطبق هذه النسب المئوية على التكاليف الفعلية للموظفين وبخلاف الموظفين المحملة على الوحدة بغية تحديد ما يلى:

9 - وتلاحظ أن عدد الموظفين الذين يقومون بإكمال بيانات الاستبيان فى مسح المنظمة يتجاوز، دائما، وبكثير متطلبات المأمونية الاحصائية.

10 - ويخصص توزيع تكاليف المصالح الإدارية (مصلحة الشؤون الادارية والمالية ومكتب البرنامج والميزانية والتقييم) تكاليف كل إدارة للمصالح الفنية والتنفيذية فى المنظمة، استنادا الى الوحدة الاحصائية أو الوحدات الاحصائية التى تشكل مقياسا ملائما لجهد العمل الذى تولده الادارات. وعلى سبيل المثال، تستخدم المعاملات المحاسبية ذات الصلة لكل وحدة تنظيمية داخل قسم الشؤون المالية، والأمتار المربعة القابلة للاستخدام من المكان الذي تشغله فى المقر الرئيسى إدارة المباني في إدارة البنى الأساسية، وغيرها.

11 - إعادة تخصيص نسبة من التكاليف الإدارية المخصصة لكل وحدة فنية من الوحدات المذكورة فى الفقرة 9، استنادا الى حساب النسب المئوية الذى أجرى فى مسح قياس العمل.

12 - وحالما اكتملت هذه العمليات الحسابية يقسم اجمالى التكاليف التىجرى حسابها لكل من الخدمات الادارية والتنفيذية وخدمات الدعم الفنى، على إجمالى تسليم المشروعات الميدانية (حسابات الأمانة، برنامج الأمم المتحدة الإنمائي وبرنامج التعاون الفني) للتوصل الى معدلات الخدمات الإدارية والتنفيذية وخدمات الدعم الفني.

13 - وتجدر الإشارة إلى تكاليف وخدمات معينة، كما هو الحال في دراسة برنامج الأمم المتحدة الإنمائي/اللجنة الاستشارية المعنية بالمسائل الادارية، استثنيت وفقا للاتفاقات التى تم التوصل اليها فيما بين الوكالات ووافق عليها المجلس الرياسى لبرنامج الأمم المتحدة الإنمائي، ومن بينها ما يلي:
· تستثنى تكاليف السفر والترجمة والاجتماعات والاستشاريين المحملة على الميزانيات العادية للمصالح الفنية، على أساس أن هذه التكاليف، إذا ما نسبت إلى المشروعات، فإنها تحمل مباشرة على ميزانيات المشروعات؛
· تستثنى تكاليف مكتب المدير العام، والعلاقات الخارجية وغيرها فى نطاق المستشارين الخاصين للمدير العام وفي مكاتب الاتصال والإدارة، وإن تكن تقدم دعما للبرامج الميدانية بصورة غير مباشرة، وذلك استنادا إلى ضرورة أن تموّل هذه الوظائف بأكملها من جانب البرنامج العادي.

14 - كذلك تستثنى هذه التكاليف في إطار المعدلات التى يجرى حسابها للوكالات الخاصة ومؤسسات البحوث. وبالتالى، فإن الحاصل يتألف من إجمالي تكاليف جميع الأنشطة استنادا الى مبادئ حساب التكاليف الكاملة. وبالتالى، فإن تحديد تكاليف دعم البرامج الميدانية يشمل تخصيص التكاليف الثابتة حسب المطلوب تبعا للمنهجية.

النتائج - استثناء التكاليف العامة الثابتة

15 - في حين أن المنهجية الوارد وصفها أعلاه هى طريقة ملائمة لقياس كامل تكاليف الخدمات المقدمة للمشروعات، فمن الظاهر، ولعدة أسباب، أنها ليست هدفا ملائما لاسترداد التكاليف. وأول هذه الأسباب يتعلق بالانعكاسات على الهيكل المالى للمنظمة إذا ما اتبعت سياسات استرداد كامل التكاليف. فهذه السياسات تفترض ضرورة أن يستمد جزء من تمويل التكاليف الثابتة (مثلا هيكل الإدارة العليا) من أموال استرداد تكاليف الدعم. بيد أن ذلك حرى بأن يتهدد الجدوى المالية للمنظمة إذا ما تعرضت البرامج المموّلة من موارد من خارج الميزانية (والتي يعتمد عليها هذا الاسترداد للأموال) لانخفاض كبير. وفي حين ستنخفض الإيرادات، فإن التكاليف الثابتة لن تنخفض - مما يتخلف عنه عجز لابد من تغطيته من مصادر أموال أخرى. ولهذا السبب، فإن الاستشاريين الذين قدموا المشورة للمنظمة وللعديد من منظمات الأمم المتحدة الأخرى، لم يوصوا باسترداد التكاليف الثابتة ما لم يكن لا مفر من ذلك، نظرا لأن المنظمة تعتمد كلية، في إيراداتها، على أموال استرداد تكاليف الدعم.

16 - ثانيا، أوضحت الجهات المتبرعة جليا أنها على غير استعداد لدفع تكاليف الموظفين الأساسيين الذين ينبغي تمويلهم من البرنامج العادي، كما أن هذا الأسلوب سيترتب عنه، في واقع الأمر، عنصر ازدواجية الميزانية. وعل سبيل المثال، إذا ما أدرجت وظيفة المدير العام المساعد في الميزانية العادية، ثم حملت أيضا بوصفها تكاليف دعم غير مباشرة، فإن هذا المبلغ سيتم تخصيصه مرتين.

17 - ومن شأن منهجية استثناء التكاليف العامة الثابتة أن تزيل العناصر التالية من التكاليف، للتوصل للتكاليف غير المباشرة لدعم المشروعات في إطار الخدمات الإدارية والتنفيذية. وهذه المنهجية هي نفس المنهجية المتبعة في دراسات التكاليف في برنامج الأمم المتحدة الإنمائي.

18 - وفيما يلى التكاليف الثابتة المستثناة:

الاستنتاجات

19 - تتبع المنظمة إجراءات استخدمت في دراسات مماثلة أجريت لحكومات محلية في الولايات المتحدة الأمريكية، وفى الجامعات والمنظمات غير الحكومية الدولية. وتتبع الاجراءات مبادئ المحاسبة الدولية، وجرى استعراضها وقبولها من جانب المراجعين الخارجيين فى برنامج الأمم المتحدة الإنمائي ووكالات الأمم المتحدة الأخرى، وفي منظمات غير حكومية دولية مثل الاتحاد الدولى لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر. ويتم توفيق جميع أرقام التكاليف والتسليم مع الكشوف المالية السنوية.
20 - يوفر كل من مسح قياس العمل ونظام قياس التكاليف للمنظمة وسيلة قيمة تتيح معرفة تكاليف أنشطتها. ويساعد ذلك على تحديد المجالات التى تعتبر باهظة التكاليف بالمقارنة مع منظمات أخرى، والتعرف على التكاليف الحقيقية لأنشطتها حتى يتسنى تسعير خدماتها بناء على ذلك، علاوة على المساندة، عموما، للإدارة المالية عن علم فى المنظمة.